Drittmittelverwaltung an der Universität Oldenburg

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1 Drittmittelverwaltung an der Universität Oldenburg Dezernat 2 Finanzen, Abteilung Finanzmanagement, Finanzreferat 2 Finanzreferentin Marie Kristin Garbers (Dipl. Verwaltungsbetriebswirtin (FH)) 1

2 Inhaltsverzeichnis 1. Finanzierung der Universität Oldenburg 1.1 Haushaltsmittel - Grundzuweisung des Landes 1.2 Sondermittel - Sonderzuweisung des Landes 1.3 Drittmittel Mittel anderer Geldgeber 1.4 Studienbeiträge 2. Drittmittelverwaltung 2.1 Einwerbung bzw. Beantragung von Mitteln Dritter Wer beantragt bzw. wirbt die Mittel Dritter ein? Wie werden die Mittel Dritter eingeworben? Für wen werden die Mittel Dritter formal eingeworben? Wie kommen die Mittel Dritter in die Universität? 2.2 Finanzielle Abwicklung und Bewirtschaftung von geförderten Vorhaben bzw. Maßnahmen Einrichtung einer Finanzstelle und einer Kostenstelle Finanzstelle Kostenstelle Fonds Warum so viele Finanzstellen und Fonds Grundlagen für die Bewirtschaftung Mittelabruf Verantwortlichkeit für die Mittelbewirtschaftung 2.3 Abschluss von geförderten Vorhaben bzw. Maßnahmen 3. Sonstiges 3.1 Indikatorengesteuerte Mittelverteilung 3.2 Beauftragung von Werk- und Dienstleistungen 3.3 Bewirtungsrichtlinien 3.4 Pauschalen, Gemeinkostenzuschläge, Verteilungsschlüssel 3.5 EU-Förderung Umstellung auf Vollkostenrechnung 2

3 1. Finanzierung der Universität Oldenburg Die Finanzierung wird durch die Mittel, die der Hochschulträger, das Land Niedersachsen zur Verfügung stellt und weitere Zuweisungen bestimmt. Darüber hinaus sind Einnahmen aus Studienbeiträgen und von anderen Geldgebern sog. Dritten eine Finanzierungsquelle der Universität. 1.1 Haushaltsmittel - Grundzuweisung des Landes Im Rahmen des Haushaltsplanes des Landes ist ein bestimmter Betrag als Grundzuweisung für die Universität Oldenburg vorgesehen. Nach Abzug vorgegebener Haushaltstitel (z. B. Personal, Bauunterhaltung) verbleibt ein Restbetrag der durch die sog. indikatorengesteuerte Mittelverteilung (siehe 3.1) auf die einzelnen Organisationseinheiten umgelegt wird. Die Mittel werden jährlich zugewiesen. Sie stehen beim Land auf Abruf zur Verfügung und werden bedarfsgerecht abgerufen. 1.2 Sondermittel - Sonderzuweisung des Landes Das für die Universität zuständige Ministerium für Wissenschaft und Kultur (MWK) verfügt im Rahmen des Haushaltsplanes über eigene Mittel, die für bestimmte Maßnahmen vorgesehen sind. Die Universität kann, z. B. für Neuberufungen, ergänzende Geräteausstattungen, Forschungsprojekte, Frauenfördermaßnahmen, etc., Anträge auf Förderung durch Sondermittel stellen. Das MWK entscheidet über eine Förderung und stellt der Universität im Rahmen besonderer Mittelzuweisung per Erlass zweckgebunden Mittel zur Verfügung. Grundsätzlich ist die Verwendung dieser Mittel an ein Haushalts- bzw. Wirtschaftsjahr gebunden, eine Restübertragung ist auf Antrag möglich. Auch Mittelzuweisungen anderer Ministerien des Landes Niedersachsen zählen zu den Sondermitteln des Landes. 1.3 Drittmittel - Mittel anderer Geldgeber Unter dem Begriff Drittmittel können pauschaliert alle Einnahmen von anderen Geldgebern als dem Land Niedersachsen verstanden werden. Es handelt sich somit um alle sonstigen Einnahmen der Universität. Diese können z. B. 3

4 in Form von Zuschüssen, Spenden oder Aufträgen an die Universität gelangen. 1.4 Studienbeiträge Seit dem Wintersemester 2006/2007 werden Studienbeiträge erhoben. Der Studienbeitrag ist landesweit einheitlich mit 500 Euro pro Semester gesetzlich festgelegt worden. Studienbeiträge werden von den Hochschulen erhoben. Die Einnahmen aus den Studienbeiträgen stehen den Hochschulen zur Verfügung. Damit wird allgemein das Ziel verfolgt, die Studienbedingungen zu verbessern. Beispielsweise im Bereich der Personalkosten für Mentoren, Tutoren, wissenschaftliche Mitarbeiter sowie studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte. Für sachbezogene Aufwendungen wie die Verbesserung der Ausstattung und Nutzung elektronischer Medien, der Beratung der Studierenden, die Verlängerung von Öffnungszeiten der Bibliotheken und die Verbesserung des Bibliotheksservices etc. Entscheidend ist, dass die Mittel aus Studienbeiträgen zur Verbesserung der Studienbedingungen, nicht aber zur quantitativen Ausweitung des Lehrangebots eingesetzt werden. Land Niedersachsen Jahreshaushalt 1. Grundzuweisung 2. Sondermittel MWK, sowie andere Ministerien des Landes 3. Drittmittel, sonstige öffentliche und private Stellen 4. Studienbeiträge Carl von Ossietzky Universität Oldenburg 4

5 Carl von Ossietzky Universität Oldenburg als Landesbetrieb Vermögensverwaltung Zuständigkeit: Abteilung 2.1 Hoheitlicher Bereich Wirtschaftlicher Bereich (Drittmittel) Zuführung des Landes (Haushaltsmittel) Gebühren (Fonds: Einnahmen) Zuschüsse des Landes - Sondermittel - Mittel Dritter (Drittmittel) Steuerrelevanter Bereich (Umsatzsteuer - Ertragssteuern) Zuständigkeit: Abteilung 2.1 Zuschüsse des Landes - ESF/EFRE - Zuständigkeit: Abteilung 2.2 BgA Auftragsforschung Studienbeiträge Zuschüsse Dritter Andere Mittel Dritter BgA Forschungsdienstleistungen Mittel des DAAD Mittel des Bundes Spenden BgA Weiterbildung Mittel von Stiftungen Mittel der EU Frei verfügbare Mittel BgA Veranstaltungen Mittel sonstiger Dritter Mittel der DFG BgA Sponsoring(Aktive Werbung) BgA Dienstleistungen 5

6 2. Drittmittelverwaltung Die Sachbearbeitung im Dezernat 2 Finanzen, Abteilung Finanzmanagement, Finanzreferat 1 und 2 ist für den Bereich der Sonder- und Drittmittel in einzelne Gebiete unterteilt. Für einen bestimmten Förderbereich ist somit immer ein hauptverantwortlicher Ansprechpartner benannt. Aufgrund der vielfältigen Vorgaben und Regelungen wird die sachgebietsbezogene Aufgabenverteilung den Anforderungen und Fragestellungen durch das gesammelte Fachwissen besser gerecht und ist damit einer organisationsbezogenen Verteilung vorgezogen. Die Zuständigkeiten können im Internet abgerufen werden. Drittmittel sind durch die verschiedenen Möglichkeiten der Einwerbung bzw. Beantragung und der damit verbundenen Vorgaben und Abwicklungsmodalitäten Einzeln zu betrachten. Trotzdem können grobe Kriterien festgelegt werden, die bei der Bearbeitung und Verwaltung zu beachten sind. 2.1 Einwerbung bzw. Beantragung von Mitteln Dritter Wer beantragt bzw. wirbt die Mittel Dritter ein? 22 I 1 NHG Forschung mit Mitteln Dritter Die in der Forschung tätigen Mitglieder der Hochschule sind berechtigt im Rahmen ihrer dienstlichen Aufgaben Forschungsvorhaben durchzuführen, die aus Mitteln Dritter finanziert werden. 16 NHG Hochschulmitglied Mitglieder der Hochschule sind die an der Hochschule nicht nur vorübergehend oder Gastweise hauptberuflich Tätigen, In der Forschung tätig und im Rahmen ihrer dienstlichen Aufgaben Die Dienstaufgaben der verschiedenen Beschäftigungstypen an der Hochschule richten sich nach den NHG z. B. Professorinnen und Professoren - 24 NHG nehmen die ihrer Hochschule obliegenden Aufgaben in Wissenschaft und Kunst, Forschung und Lehre sowie Weiterbildung und Dienstleistung in ihren Fächern selbständig wahr 6

7 z. B. Wissenschaftliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter - 31 NHG erbringen wissenschaftliche Dienstleistungen, in dem sie weisungsgebunden an der Aufgabenerfüllung der Hochschule insbesondere in Wissenschaft, Forschung, Lehre und Weiterbildung mitwirken Wie werden die Mittel Dritter eingeworben? Antragstellung Es gibt eine Großzahl von Förderern (z. B. BMBF, DFG, VW-Stiftung, DBU, EU ), bei denen Anträge eingereicht werden können. In der Regel haben die Förderer ihre jeweils eigenen Richtlinien für die Antragstellung. Die Fördermittel werden gewöhnlich im Rahmen von Bewilligungsschreiben oder Förderzusagen vergeben. Die auf diese Weise eingeworbenen Mittel sind grundsätzlich den Zuschüssen Dritter zuzuordnen. Angebotsabgabe Manche Förderer haben an den zu erwartenden Ergebnissen auch ein sehr hohes eigenes Interesse, so dass sie z. B. Forschungstätigkeiten im Rahmen von Ausschreibungsverfahren vergeben. Sofern man ausgewählt wurde, werden die Einzelheiten (Leistung - Gegenleistung) in einem Vertrag geregelt. Hierbei handelt es sich um Aufträge Dritter. Die im Rahmen des Vertrags ausgeführten Leistungen sind steuerpflichtig. Spendenaufruf Eine Spende ist eine freiwillige Unterstützung, ohne das hier eine Gegenleistung gewährt wird. Spenden zählen zu den anderen Mittel Dritter Für wen werden die Mittel formal eingeworben? Es gibt grundsätzlich zwei Varianten, wie die Mittel formal eingeworben werden können: Die Mittel werden von der Universität Oldenburg eingeworben Einige Förderer bestehen darauf, dass die Mittel von der Universität eingeworben werden (z.b. BMBF). Auch bei dem Abschluss von Verträgen geht der Auftraggeber in der Regel davon aus, dass die Universität der Vertragspartner ist. 7

8 Die Universität Oldenburg wird von ihrer Präsidentin rechtsverbindlich nach außen vertreten ( 38 (1) NHG). Daneben können für die Universität Oldenburg rechtsverbindliche Erklärungen auch von den weiteren Mitgliedern des Präsidiums oder Beauftragten des Präsidiums abgegeben werden. Eine Professorin/ein Professor ist in der Regel nicht vertretungsberechtigt. Sollen die Mittel also im Namen der Universität eingeworben werden, wäre immer auch die Unterschrift eines Vertretungsberechtigten der Universität erforderlich. In diesen Fällen ist das Finanzdezernat rechtzeitig zu informieren und die Unterlagen sind möglichst vollständig vorzulegen, so dass eine formale Prüfung noch möglich ist. Die Mittel werden von dem Antragssteller eingeworben Andere Förderer vergeben ihre Drittmittel an die antragstellende Person (z.b. DFG), d.h. als personengebundene Förderung. In diesen Fällen beantragt damit nicht die Universität die Fördermittel, sondern der jeweilige Antragsteller. In der Regel gehen die Förderer jedoch davon aus, dass die Abwicklung über die Verwaltung der Hochschule läuft. In beiden Fällen muss das Finanzdezernat rechtzeitig informiert werden, d.h. eine Kopie des Antrages und des Finanzierungsplans erhalten. Daneben sind Drittmittelvorhaben auch dem Senat zur Kenntnis zu geben Wie kommen die Mittel Dritter in die Universität? Die Art und Weise, wie die Universität zu den Mitteln Dritter kommt, ist für eine Vielzahl von Fragen hinsichtlich der Zuordnung und Abwicklung der Drittmittel wichtig. Entsprechend der erwähnten Möglichkeiten, wie Mittel Dritter einzuwerben sind, gibt es folgende Varianten: Bewilligungs- oder Zuwendungsbescheid, Förderzusagen Unterstützungen von Vorhaben im Rahmen von Forschung und Lehre werden zum größten Teil im Rahmen von Bewilligungs- oder Zuwendungsbescheiden bzw. Förderzusagen abgewickelt. Handelt es sich bei dem Förderer um eine öffentlich-rechtliche Einrichtung, erhält die Universität einen Bewilligungs- oder Zuwendungsbescheid. Hier handelt es sich um einen, auf öffentlichem Recht (Verwaltungsrecht) basierenden Verwaltungsakt. Sofern es sich 8

9 bei dem Förderer um eine Einrichtung des privaten Rechts handelt, erhält die Universität Oldenburg eine Förderzusage, die sich auf Privatrecht (BGB) stützt. Verträge Stellt ein von der Universität oder einem Mitglied der Universität abgegebenes Angebot die Grundlage für die Förderung dar, so wird grundsätzlich zwischen Förderer und Universität ein Vertrag geschlossen. Dieser kommt zustande durch die rechtsverbindliche Annahme einer Auftragsbestätigung, den Abschluss eines Vertrages, durch Annahme der Leistung durch den Förderer und Rechnungsstellung durch die Universität. Freiwillige Leistungen (z.b. Spenden) In diesem Fall kommt die Universität Oldenburg durch die Überweisung der Fördersumme an die Mittel. Einen Rechtsanspruch auf eine Spende gibt es nur in Ausnahmen, wenn eine verbindliche Spendenzusage vorliegt. Sofern eine Spende erwartet wird, sollte diese dem Finanzdezernat mit dem Vordruck Anzeige einer Spende angezeigt werden. Rechnungsstellung Durch das in Rechnung stellen von Leistungen, ohne vorherige vertragliche Regelung, kommt nach Abschluss des Vorhabens der Vertrag zustande. Aus Gründen der rechtlichen Absicherung sollte dieses Verfahren grundsätzlich vermieden werden. 2.2 Finanzielle Abwicklung und Bewirtschaftung von geförderten Vorhaben bzw. Maßnahmen Einrichtung einer Finanzstelle und einer Kostenstelle Sobald die Unterlagen über ein neues Vorhaben dem Finanzdezernat vollständig zur Verfügung stehen, kann eine neue Finanzstelle und Kostenstelle eingerichtet werden. Die Finanzstellen bestehen seit 2007 aus einer 10- stelligen, die Kostenstellen aus einer 8-stelligen Zahlenkombination. Für die Einrichtung einer entsprechenden Finanzstelle soll der Vordruck Antrag auf Einrichtung einer Finanzstelle genutzt werden. 9

10 Finanzstelle Eine Finanzstelle dient dem Zweck der Mittelbewirtschaftung. Mit ihrer Hilfe werden verfügbares Budget, Erträge (Einnahmen) und Aufwand (Ausgaben) dargestellt. Sie bildet die Grundlage für Mittelanforderungen und Verwendungsnachweise. Grundsätzlich wird für jedes Vorhaben eine eigene Finanzstelle eingerichtet. Für kleinere Maßnahmen und Spenden kann eine Finanzstelle als Sammelfinanzstelle eingerichtet. Seit 2007 sind die 10-stelligen Drittmittelfinanzstellen zum einen daran zu erkennen, dass an der 6. Stelle der Finanzstelle eine 2 steht (z.b ) und zum anderen an den letzten zwei Ziffern. Diese geben Auskunft über die Mittelherkunft und klassifizieren auch in die jeweiligen Sachbereiche. Die ersten 5 Ziffern der Finanzstelle bilden eine Gliederungskennziffer, die die Organisationseinheit (z. B. Fakultät, Institut, Arbeitsgruppe, Seminar, Professur) abbildet. Jede Finanzstelle kann nur einem Finanzstellenverantwortlichen zugeordnet werden und wird in eine universitäre Finanzstellenhierarchie eingepflegt. Sobald die Finanzstelle budgetiert und bebucht wurde, ist grundsätzlich eine Veränderung in der Hierarchiezuordnung nicht mehr möglich. In Zusammenhang mit der Finanzstelle werden folgende Begriffe verwendet: Bewilligungssumme: durch den Drittmittelgeber zugesagte Förderung, wird in der Regel als Budget erfasst Ertrag, Einnahme: wird durch die Debitorenbuchhaltung als Ausgangsrechnung erfasst Budgeterhöhende Einnahmen: im Bereich Spenden und steuerpflichtige bzw. steuerbefreite Forschung/Lehre kann nur über tatsächlich eingegangene Mittel verfügt werden. Die gezahlten Einnahmen wirken sich daher erhöhend auf das zur Verfügung stehende Budget aus. Aufwand, Ausgabe: wird durch die Kreditorenbuchhaltung als Eingangsrechnung erfasst 10

11 Übersicht über die Kennziffer 2 Aufbau einer Finanzstelle A B C D E F G H I J 1. Gliederungskennziffer 2. Kennziffer 1 3. Weitere Untergliederung 4. Kennziffer Haushaltsmittel 00 und bis Eigene Einnahmen 19 Sondermittel der Hochschulträgers 20 Unterstützung von Forschung und Lehre 21 Berufungs- und Bleibezusagen 22 Wissenschaftliche Zusammenarbeit mit dem Ausland 23 Großgeräte 24 Ersteinrichtung 25 Baumaßnahmen 29 Uni als Bewilligungsbehörde Hoheitlicher Bereich 30 EU 31 ESF/EFRE 35 BMBF 36 Andere Bundesministerien und Bundeseinrichtungen 37 DAAD 40 DFG Normalverfahren 41 DFG Schwerpunktverfahren 42 DFG Sonstige (SFB/TR, DFG- Graduiertenkollegs, DFG-Tagungen) 45 Land (Projektförderungen) 46 Andere Bundesländer 50 Stiftungen 59 Sonstige Einrichtungen Betrieb gewerblicher Art unsatzsteuerfrei, wenn zu mind. 50 % kostendeckend (bzw. befreit) Betrieb gewerblicher Art umsatzsteuerpflichtig 60 Veranstaltungen 61 Weiterbildung 62 Sonstige Dienstleistungen 70 Auftragsforschung 71 Forschungsdienstleistungen 72 Sponsoring 73 Sonstige Dienstleistungen 79 Sonderrücklage wirtschaftliche Tätigkeit Freie Mittel 80 Spenden 89 Freiverfügbare Mittel aus abgeschlossenen Vorhaben Studienbeiträge 90 Studienbeiträge 11

12 Kostenstelle Seit 1998 gibt es folgende Einteilung bei den Drittmittelkostenstellen: = Mittel des Bundes (z.b. BMBF, DAAD,...) = Mittel der EU und anderer europäischer Fördereinrichtungen = Mittel von Stiftungen (z.b. VW-Stiftung, DBU,...) = Sonstige Drittmittelgeber = Sondermittel des Landes/ESF-Mittel = Mittel der DFG = Auftragsforschung (ab 2004) = Spendenmittel = Auftragsforschung/Forschungsdienstleistungen (ab 2005 ersetzt durch 7 ) = Frei verfügbare Mittel aus abgeschlossenen Vorhaben Ab 2005 ist die Einteilung um folgende weitere Nummernkreise erweitert worden: = Forschungsdienstleistungen = Weiterbildungsmaßnahmen 74.. = Sonderrücklage wirtschaftliche Tätigkeit = Veranstaltungen = Sponsoring (aktive Werbung) und = Dienstleistungen Die nach diesen o. a. ersten Zahlen folgende Zahlenkombination, ist eine laufende Nummerierung. Die Kostenstelle dient Zwecken der Kostenrechnung. Auf ihr werden die so genannten Primär- und Sekundärkosten sowie die Erträge dargestellt Fonds Im Drittmittelbereich stellt der Fonds eine weitere Unterteilung nach einzelnen größeren Geldgebern dar. Für den Bereich des Haushalts werden ebenfalls Fonds zur Darstellung der Rücklagen und der Einnahmen genutzt. Jede Drittmittelfinanzstelle wird einem Fonds zugeordnet. Der Fonds dient Zwecken der weitergehenden Auswertungen im Rahmen des Jahresabschlusses, sowie für Statistiken. 12

13 Warum so viele Finanzstellen und Fonds? Differenzierung der Zuständigkeiten und Bewirtschaftungsregeln Die aktuelle Einteilung der Finanzstellenkreise ist für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Finanzdezernat sprechend, d.h. aufgrund der Finanzstelle können Zuständigkeiten innerhalb des Dezernats und die groben Bewirtschaftungsregeln (s. S. 17) abgeleitet werden. Sondermittel des Hochschulträgers 20 Unterstützung von Forschung und Lehre Meies 21 Berufungs- und Bleibezusagen Meies 22 Wissenschaftliche Zusammenarbeit mit dem Ausland Meies 23 Großgeräte Meies 24 Ersteinrichtung Meies 25 Baumaßnahmen Meies 29 Uni als Bewilligungsbehörde Meies Hoheitlicher Bereich 30 EU Geruschke 31 ESF, EFRE Bockmeyer/Geruschke 35 BMBF Hunstock 36 Andere Bundesministerien und Bundeseinrichtungen Hunstock 37 DAAD Von Borstel 40 DFG - Normalverfahren Tönjes 41 DFG-Schwerpunktverfahren Tönjes 42 DFG-Sonstige Tönjes 45 Land (Projektförderung) Meyerholz 46 Andere Bundesländer Meyerholz 50 Stiftungen Meyerholz 59 Sonstige Einrichtungen Jung Betriebe gewerblicher Art - Umsatzsteuerfrei 60 Veranstaltungen Jung 61 Weiterbildung Jung 62 Sonstige Dienstleistungen Jung Betriebe gewerblicher Art - Umsatzsteuerpflichtig 70 Auftragsforschung Garbers 71 Forschungsdienstleistungen Garbers 72 Sponsoring Jung 74 Sonderrücklage wirtschaftliche Tätigkeit Garbers 73 Sonstige Dienstleistungen Jung Freie Mittel 80 Spenden Meyerholz 89 Freiverfügbare Mittel aus abgeschlossenen Vorhaben Meyerholz Studienbeiträge 90 Studienbeiträge Hunstock 13

14 Anforderungen der Bilanzierungsrichtlinie Nach der Bilanzierungsrichtlinie ist jedes Vorhaben gesondert zu bewirtschaften und darzustellen. Die Universität Oldenburg hat sich dafür entschieden, dieser Anforderung über Finanzstellen nachzukommen. Anforderungen des Wirtschaftsprüfer Im Rahmen des Jahresabschlusses muss eine detaillierte Aufstellung über die Verbindlichkeiten, Forderungen und Sonderrücklagen der Drittmittel getrennt nach großen Geldgeberblöcken erstellt werden. Für jedes einzelne Vorhaben ist der entsprechende kaufmännische Kassenbestand zu errechnen und darzustellen. Hierfür ist die Kombination von Finanzstellen und Fonds hilfreich. Statistiken Statistische Abfragen fordern eine Aufschlüsselung der Drittmittel nach verschiedenen Mittelherkünften. Über die Fonds ist eine solche Zuordnung möglich. Steuerrecht Das Steuerrecht verlangt eine Trennung verschiedener Handlungsfelder der Universität. Über die Finanzstellenstruktur kann dieser Anforderung nachgekommen werden. In der Universität Oldenburg wurden die so genannten Betriebe gewerblicher Art (BgA) nicht auf die einzelnen Einrichtungen bezogen, sondern nach einheitlichen Handlungsfeldern definiert. Zudem ist aufgrund dieser Finanzstellenstruktur auch ein automatisierter Vorsteuerabzug in den umsatzsteuerpflichtigen BgA s möglich. Jede Vermischung von verschiedenen Drittmittelarten oder von Drittmitteln mit Sondermitteln bzw. Haushaltsmitteln bedeutet eine Verfälschung der Daten. Dieses kann auch zu negativen Folgen für die Universität führen. Vermischungen sind daher möglichst zu vermeiden Grundlagen für die Bewirtschaftung Nach 22 (1) NHG sind die Vorhaben über den Haushalt der Universität abzuwickeln. Dies bedeutet, dass grundsätzlich zunächst die haushaltsrechtlichen Vorschriften des Landes, allem voran die Landeshaushaltsordnung, 14

15 anzuwenden sind. Das Präsidium kann die Bewirtschaftung der Drittmitteln gesondert regeln. Die Mittel können außerdem abweichend von diesen Vorschriften nach den Bedingungen der Drittmittelgeber bewirtschaftet werden, soweit die Bindung der Mittel an die Aufgaben der Universität gewährleistet ist. Dies bedeutet, das zunächst das Haushaltsrecht des Landes anzuwen den ist, sofern es besondere Bewirtschaftungsbedingungen des Drittmittelgebers gibt, diese dem Landeshaushaltsrecht und den universitären Regelungen vorangehen. Wichtige Vorschriften für die Bewirtschaftung: - Einhaltung der Haushaltsgrundsätze (Sparsamkeit, Wirtschaftlichkeit,...) - Feststellung der sachlichen Richtigkeit (vgl. VV Nr. 11 zu 70 LHO) - Vergaberichtlinien (VOL) - AN-BestP Mittelabruf Für den Mittelabruf gelten vorrangig die Bedingungen des jeweiligen Drittmittelgebers. Hier gibt es ganz unterschiedliche Regelungen. Beim BMBF dürfen die Mittel jeweils nur in Höhe des Bedarfs der nächsten 2 Monate abgerufen werden. Ein zu hoher Abruf kann zu Zinsansprüchen des BMBF führen. Die EU überweist zum Teil zu Beginn eines Vorhabens eine festgelegte erste Abschlagszahlung, die auf einen Bedarf von 18 Monaten festgelegt ist. Weitere Zahlungen werden erst nach Vorlage und Prüfung von Verwendungsnachweisen geleistet. Mit der DFG wurde im Jahr 2003 ein so genannter Globalabruf vereinbart, bei dem für einen Großteil der DFG-Vorhaben nur ein Mittelabruf pro Quartal für die gesamte Universität notwendig ist. Die jeweiligen Anteile müssen jedoch aus statistischen und Abrechnungstechnischen Gründen im nachhinein den einzelnen Vorhaben zugeordnet werden. Der Mittelabruf wird durch die Mitarbeiter des Dezernat 2 vorgenommen. Dadurch wird u. a. auch die Verbuchung der Einnahmen zum jeweiligen Projekt sichergestellt. 15

16 2.2.4 Verantwortlichkeit für die Mittelbewirtschaftung Gegenüber den Drittmittelgebern ist die Universität Oldenburg verantwortlich für die ordnungsgemäße Bewirtschaftung und Verwendung der Mittel. Dieses wird durch die jeweiligen Bestätigungen des Finanzdezernats auf den Verwendungsnachweisen dokumentiert, die im Auftrage für das Präsidium unterschrieben werden. Innerhalb der Universität Oldenburg liegt die Verantwortung bei der Projektleitung. Sie ist für die ordnungsgemäße und zweck entsprechende Verwendung der Mittel verantwortlich. Derjenige, der Rechnungsbelege Sachlich richtig zeichnet, übernimmt diese Verantwortung. Im Falle von Prüfungen wäre diese Person diejenige, die zu den Vorgängen Stellung nehmen müsste. Sofern es für das Finanzdezernat offensichtlich ist, dass Vorgänge nicht mit haushaltsrechtlichen Vorschriften oder Bewilligungsbedingungen übereinstimmen, werden diese Vorgänge mit der Verantwortlichen/dem Verantwortlichen besprochen. Allerdings ist das Finanzdezernat keine Rechnungsprüfungseinrichtung, sondern eine Einrichtung, in der Rechnungen bearbeitet werden. 2.3 Abschluss von geförderten Vorhaben bzw. Maßnahmen Nach Abschluss des Vorhabens ist, je nach Vorhaben, die Verwendung der Mittel gegenüber dem Förderer nachzuweisen oder eine Abschlussrechnung zu erstellen. Je nach Art des Vorhabens sind Restmittel an den Förderer zurückzuzahlen oder stehen der Projektleitung weiterhin zur Verfügung. In letzterem Fall wird die Finanzstelle des Vorhabens abgeschlossen und die Restmittel auf eine gesonderte Finanzstelle umgebucht. Grundsätzlich haben die Förderer, besonders im Bereich der Zuschüsse Dritter, das Recht, die Verwendung der Fördermittel zu überprüfen. Dies kann durch Vorlage der Originalbelege oder aber auch durch Vor-Ort-Prüfungen durch den Förderer oder dessen Prüfeinrichtungen (z.b. Bundesrechnungshof) geschehen. Allerdings ist bei einzelnen Geldgebern die Prüfung der Verwendungsnachweise durch die Innenrevision der Universität Oldenburg vorgeschrieben, die eine entsprechende Prüfung durchführt und darüber einen Prüfvermerk erstellt. 16

17 Antrag Bewilligung Mittelabruf Nachweis Besonderes MWK (20-29) Erlass Jährlich EU (30) Bewilligung/Vertrag Im Voraus/ nach Nachweis Form C Audit Innenrevision ESF/EFRE (31) Bewilligungsbescheid ZN/VWN Belegliste, Innenrevision BMBF/Bundesministerien, - Antragsprogramm Bewilligungsbescheid 2-Monatsrhythmus ZN/VWN, Belegliste, In- Zahlungsplan anpassen einrichtungen (35, 36) (AZA) nenrevision DAAD (37) Bewilligungsbescheid 2-Monatsrhythmus Jährlich, Belegliste, Innenrevision DFG (40-42) Bewilligungsbescheid Globalabruf ZN/VWN Stelle nicht Mittel Land Projektförderung (45) Bewilligungsbescheid Andere Bundesländer (46) Bewilligungsbescheid Stiftungen (50) Bewilligungsbescheid Sonstige Einrichtungen (59) Bewilligungsbescheid Veranstaltungen (60) Rechnung TN Steuerbefreiung Weiterbildung (61) Rechnung TN Steuerbefreiung Sonstige Dienstleistungen Rechnung Steuerbefreiung (62) Auftragsforschung (70 Angebot Vertrag Beauftragung Rechnung Umsatzsteuerpflicht Overheadabgabe Forschungsdienstleistung (71) Angebot Vertrag Beauftragung Rechnung Umsatzsteuerpflicht Overheadabgabe Sponsoring (72) Vertrag Rechnung Umsatzsteuerpflicht Ertragssteuerrückstellung Sonstige Dienstleistung (73) Angebot Vertrag Rechnung Umsatzsteuerpflicht Overheadabgabe Spenden (80) Spendenaufruf Überweisung Anzeige einer Spende Sonderrücklage (89) Restmittel aus abgeschlossenen Vorhaben Studienbeiträge Sondermaßnahmen VP-L Bewirtschaftungsregeln Zuwendungsbescheid VP-L Intern durch Dez. 2 17

18 3. Sonstiges 3.1 Indikatorengesteuerte Mittelverteilung Für die indikatorengesteuerte Mittelverteilung wird der Bereich Drittmittel als Verteilungskriterium herangezogen. Hierzu wäre zunächst zu klären: Was sind Mittel Dritter und welche Grundlagen gibt es für die Definition Mittel Dritter bzw. Drittmittel? Es sind verschiedene Ansatzmöglichkeiten zur Klärung denkbar: Niedersächsisches Hochschulgesetz (NHG) Forschung mit Mitteln Dritter NHG enthält keine Definition. Enthält aber u. a. Regelungen, wer berechtigt ist, Forschungsvorhaben aus Mitteln Dritter durchzuführen, wie diese Mittel zu verwalten und wie die eingeworbenden Mittel zu kalkulieren sind. Bilanzierungsrichtlinie Grundlage der Buchführung für Hochschulen des Landes Niedersachsen Die Bilanzierungsrichtlinie bezieht sich auf die Definition nach der Hochschulfinanzstatistik. Hiernach werden folgende Arten von Drittmitteln zur Förderung der Forschung, der Lehre und der Weiterbildung unterschieden: Zuschüsse Dritter Zuschüsse Dritter sind Drittmittel, denen keine bestimmte Gegenleistung der Hochschule gegenüber steht. Keine Gegenleistung in diesem Sinne sind: Abschlussberichte, Schlussverwendungsnachweise u. ä.. Entgelte aus Aufträgen Dritter Aufträge Dritter sind Forschungsvorhaben, deren Ergebnisse ausschließlich dem Geldgeber zur Verfügung und Verwertung bereitgestellt werden müssen. Andere Mittel Dritter Keine Definition! Die Bilanzierungsrichtlinie enthält eine beispielhafte Aufzählung was zu den Zuschüssen Dritter zählt (sowie weitere Ausführungen hierzu), einen Negativkatalog (was nicht zu den Zuschüssen Dritter gehört), Ausführungen zu den Aufträgen Dritter, sowie eine beispielhafte Aufzählung was unter Andere Mitteln Dritter zu verstehen ist. 18

19 Controlling Nach den vorstehenden Definitionen und Abgrenzungen unterscheidet das Controlling folgende Kriterien, nach denen die Mittel Dritter unterteilt werden können. Auf dieser Grundlage erfolgt dann die Einrechnung in die indikatorengesteuerte Mittelverteilung bzw. der Abzug: Drittmittel Nach der geltenden Definition des Statistischen Bundesamtes, der sich der Wissenschaftsrat angeschlossen hat, sind Drittmittel solche Mittel, die zur Förderung von Forschung und Entwicklung, sowie des wissenschaftlichen Nachwuchses und der Lehre, zusätzlich zum regulären Hochschulhaushalt (Grundausstattung) von öffentlichen und privaten Stellen eingeworben werden. Sowohl das Statistische Bundesamt als auch der Wissenschaftsrat unterscheiden nicht zwischen Drittmitteln der Forschung und der Lehre. Für die amtliche Statistik entfällt ebenfalls eine Abgrenzung dieser Kategorien. Diese Definition muss für offizielle Statistiken im Rahmen eines Vergleichs mit anderen Hochschulen eingehalten werden. Gemäß dieser Definition sind solche Mittel, die vom Hochschulträger - also vom Land Niedersachsen - vergeben werden, nicht einbezogen. Zum Beispiel: Mittel aus Hochschulsonderprogrammen Mittel aus dem Innovationsfonds für Forschungsnachwuchsgruppen oder Promotionsstudiengänge Mittel aus dem Kapitel 0608 Förderung der Forschung in Niedersachsen Demgegenüber zählen Drittmittel für die Lehre, die nicht vom Hochschulträger kommen (z.b. EU-Mittel), eindeutig zu den Drittmitteln, nicht aber Mittel der personenbezogenen Förderung (Stipendien). Die Arbeitsgruppe Mittelverteilung an der Universität Oldenburg hat für die universitätsinterne leistungsbezogene Mittelverteilung beschlossen, dass die Drittmittel in die leistungsbezogene Mittelverteilung einbezogen werden, die laut Statistischem Bundesamt und Wissenschaftsrat als solche definiert werden. 19

20 Sonstige Mittel Mangels Legaldefinition dieses Begriffs, wird vom Statistischen Bundesamt nur eine Liste der Mittel veröffentlicht, die nicht zu den Drittmitteln zählen. Die Aufteilung der Sonstigen Mittel in die Kategorien Sonstige leistungsbezogene Mittel und Sonstige Mittel zur Verbesserung der Struktur, erfolgt nur für interne Zwecke im Rahmen der leistungsbezogenen Mittelverteilung. Sonstige leistungsbezogene Mittel Sonstigen Mittel werden in die Mittelverteilung miteinbezogen, wenn sie für die Forschung und Lehre z.b. vom Hochschulträger eingeworben werden. Kriterium für die Berücksichtigung dieser Mittel ist, dass sie auf Antrag und nach Qualitätsprüfung vergeben werden. Diese Mittel werden als Sonstige leistungsbezogene Mittel bezeichnet. Sie fließen in die universitätsinterne Mittelverteilung ein, sind aber keine Drittmittel. Zu ihnen gehören z.b.: - Forschungsprojekte - Wissenschaftliche Veranstaltungen - Maßnahmen in Hochschulsonderprogrammen (Studiengänge) - Innovationsfonds (Forschernachwuchsgruppe, Promotionsstudiengänge). Sonstige Mittel zur Verbesserung der Struktur Die zweite Kategorie der Sonstigen Mittel umfasst z.b. Mittel für: - Ersteinrichtungen - Reise- und Aufenthaltskosten im Rahmen wissenschaftlicher Zusammenarbeit mit dem Ausland - Geräte und Stellen aus dem Forschungspool - Maßnahmen im Hochschulsonderprogramm III (Sprachkurse, Tutorien). Diese Mittel fließen nicht in die Mittelverteilung ein und sind auch keine Drittmittel. 3.2 Beauftragung von Werk- und Dienstleistungen Die Beauftragung von Werk- und Dienstleistungen wird zentral über die Abt. Einkauf im Finanzdezernat abgewickelt. Vordrucke stehen im Internet zur 20

21 Verfügung und sind rechtzeitig einzureichen. Gleiches gilt für die Abrechnung von Honoraren für Gastreferenten. 3.3 Bewirtungsrichtlinien/Repräsentationsausgaben Das Präsidium hat 2005 eine Richtlinie für so genannte Bewirtungskosten beschlossen. 3.4 Pauschalen, Gemeinkostenzuschläge, Verteilungsschlüssel Von der Deutschen Forschungsgemeinschaft werden für Sonderforschungsbereiche/Transregios (SFB/TRS) und Graduiertenkollegs (GK) ab 2007 und für alle neuen Sachbeihilfen ab 2008 Programmpauschalen i. H. v. 20 % bewilligt. Die genaue Höhe wird nach Abschluss des Vorhabens in Abhängigkeit zur Höhe der abgerechneten Fördersumme festgestellt. Auch das BMBF gewährt seit dem Jahr 2011 eine Projektpauschale, die für bereits in 2011 laufende und neu bewilligte Projekte 10% beträgt und für neue Projekte ab dem Jahr 2012 in Höhe von 20% gewährt wird. Weiter gibt es den Gemeinkostenzuschlag bei der Auftragsforschung und den Forschungsdienstleitungen. Dieser ist auf das wissenschaftliche Personal anzuwenden und wird jährlich durch das Controlling ermittelt. Mindestens sind aber 20% zu berücksichtigen, soweit kein wissenschaftliches Personal tätig wird oder wenn die Gesamtkosten im Verhältnis zu dem ermittelten Zuschlag unter 20% fallen. Lt. Beschluss des Präsidiums ist die Aufteilung zu Gunsten der Projektleitung mit 30 %, der Fakultät mit 20% und des Präsidiums mit 50% vorzunehmen. 3.5 EU-Förderung, Umstellung auf Vollkostenrechnung Im Rahmen der geänderten Vorgaben der EU und in diesem Zusammenhang notwendigen Änderungen in der Finanzplanung wird eine Vollkostenrechnung an der Universität eingeführt werden. D. h. alle Kosten und nicht nur die tatsächlichen Ausgaben die mit einem Projekt in Zusammenhang stehen werden diesem auch zugeordnet. 21