Installation & Administration. Finanzwesen. Leistungsbeschreibung. Anlagenbuchhaltung. Kostenrechnung. Personalwirtschaft

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1 Installation & Administration Finanzwesen Leistungsbeschreibung Anlagenbuchhaltung Kostenrechnung Personalwirtschaft

2 IMPRESSUM Varial Finanzwesen Leistungsbeschreibung Basis: Release VWE 1.57 März 2007 by Varial Software AG Hauptstraße Siegen Alle Rechte vorbehalten. Vervielfältigungen bedürfen der schriftlichen Genehmigung des Eigentümers. Änderungen des Textes bleiben vorbehalten. 2

3 INHALTSVERZEICHNIS 1. Allgemeine Funktionen und Einstellungen der VWE Benutzer- und Rollenverwaltung Wiedervorlage/ Verwalten von Aufgaben und Terminen Anzahl Firmen Konzernfähigkeit Sprachen Länder und landesspezifische Formate Mengeneinheiten Firmenübergreifende Nutzung von Stammdaten 7 2. Finanzbuchhaltung Basisfunktionen (enthält 1 Juristiktion) (Art.-Nr.: 10000) Modulübergreifende Funktionen Beschreibung der Buchungsprogramme Belegarten Sequenznummern Vorlagen GdPdU-Export Sachbuch Wiederkehrende Sachbuchung Bilanz und GuV Bank / Kasse OP-Status Bankeinzug Einzelzahlungen Debitoren Mahnwesen (inkl. per Fax und ) Wiederkehrende Ausgangsrechnung / -gutschrift Automatische Rückzahlung Scheckeinreichung Zusammenfassende Meldung Kreditoren Wiederkehrende Eingangsrechnung / -gutschrift Zusatzmodule und -funktionen in der Finanzbuchhaltung Teil Multi-Site (Art.-Nr.: 10010) 18 3

4 2.2.2 Analysecodes (Art.-Nr.: 10020) Fremdwährung (Art.-Nr.: 10030) Filialabrechnung (Art.-Nr.: 10040) Verbandslogik (Art.-Nr.: 10050) Zusatzmodule und -funktionen in der Finanzbuchhaltung Teil Anzahlungsbuchhaltung (Art.-Nr.: 10100) Rechnungseingangsbuch (Art.-Nr.: 10110) UVA nach fremdem Steuerrecht (Art.-Nr.: 10120) Wechselbuchführung (Art.-Nr.: 10130) Anforderung von Zinsen und Differenzen (Art.-Nr.: 10140) Ratenzahlungen (Art.-Nr.: 10150) AZV (1. Land) (Art.-Nr.: 10160) AZV (jedes weitere Land) (Art.-Nr.: 10170) Automatische Zahlungseingangsbuchungen (BIV) (Art.-Nr.: 10180) Budgetierung / Saisonkurve (Art.-Nr.: 10190) Betriebswirtschaftliches Reporting (Art.-Nr.: 10200) Buchen Avise (Art.-Nr.: 10210) Perfidia (nur DE) (Art.-Nr.: 10220) Einlesen Wechselkurse per Internet (Art.-Nr.: 10230) Anlagenbuchhaltung Grundfunktionen Anlagengruppen / Anlagegüter Bewegungsdaten Wiedervorlage offener Belege Anzahl Bewertungsbereiche Individuelle Berechnungsarten Sonderabschreibungen Amtliche AfA-Tabellen (Deutschland) Ausbaustufen Unbegrenzte Anzahl Bewertungsbereiche (Art.-Nr.: 20060) Kostenrechnung Vollkostenrechnung (Art.-Nr.: 30000) Plankostenrechnung (Art.-Nr.: 30010) Teilkostenrechnung (Art.-Nr.: 30020) Sollkostenrechnung (Art.-Nr.: 30030) Allgemein 39 4

5 5.1 Jurisdiktionen Sprachversionen Benutzeroberfläche Sprachversionen Online-Hilfe Schnittstellen Export Winkons / Konsis < 5 Gesellschaften (FB und AB) (Art.- Nr.: 50000) Export Winkons / Konsis < 10 Gesellschaften (FB und AB) (Art.-Nr.: 50010) Export Winkons / Konsis > 10 Gesellschaften (FB und AB) (Art.-Nr.: 50020) Factoring VR-Factoring Euro-Sales Factoring Postbank-Factoring 42 5

6 1. Allgemeine Funktionen und Einstellungen der VWE 1.1 Benutzer- und Rollenverwaltung Das Konzept der frei definierbaren Benutzerrollen erlaubt eine sehr flexible und differenzierte Gestaltung der Benutzerberechtigungen. Es existieren vordefinierte Standardrollen (z.b. Debitoren- oder Chefbuchhalter), die in dieser Form genutzt oder abgewandelt werden können. Es können auch weitere Rollen definiert werden. Einem Anwender können mehrere Rollen zugeordnet werden; dabei können die Berechtigungen eines Anwenders von Firma zu Firma variieren. Der Aufbau des Navigationsmenüs spiegelt die typische Einteilung der Finanzbuchführung in Kontenbereiche. Alternativ kann das Menü auch individuell gestaltet werden, d.h. die einzelnen Menüpunkte der Applikation können beliebig angeordnet und gruppiert oder ganz ausgeblendet werden. Auf diese Weise kann das Menü an die Tätigkeitsbereiche (oder die persönlichen Wünsche) des Einzelnen angepasst werden. 1.2 Wiedervorlage/ Verwalten von Aufgaben und Terminen Mit dem integrierten Aufgaben- und Terminkalender können Termine/Aufgaben für sich selbst oder für andere Anwender (auch wiederkehrende) hinterlegt und verwaltet werden. Bei Fälligkeit wird der jeweilige Empfänger automatisch an den Termin erinnert. Das Wiedervorlageprogramm ist funktional mit einer Reihe von Buchhaltungsprozessen verknüpft; in diesem Zusammenhang werden diverse Wiedervorlagen automatisch erzeugt (für sich oder andere Mitarbeiter). Unter anderem im Bereich des Forderungsmanagements und des Rechnungseingangsbuches dient die Funktion als internes Kommunikationsmedium und steuert so den anwender- und applikationsübergreifenden Workflow. 1.3 Anzahl Firmen Die Software kann von einer unbegrenzten Zahl von Firmen genutzt werden. Stammdaten, die in mehreren Firmen vorkommen (z.b. Währungen, Kurse, Steuersätze, Zahlungskonditionen), werden firmenübergreifend gespeichert und müssen nur einmal verwaltet werden. 6

7 1.4 Konzernfähigkeit Die Firmen können zu einer beliebigen Anzahl von Konzernen zusammengefasst werden. Über diese Funktion kann die Umsatzsteuermeldung für eine Organschaft erstellt werden. 1.5 Sprachen Es können beliebig viele Sprachen angelegt werden. In diesen Sprachen können zusätzliche Beschreibungstexte (Bsp.: Kontenbezeichnung) oder Korrespondenztexte für Mahnungen und Saldenbestätigungen verwendet werden. 1.6 Länder und landesspezifische Formate Länderabhängige Formate können frei verwaltet werden (wie Adressformate oder das Format der UStId-Nr.). Dadurch wird sichergestellt, dass für die eigene Firma wie auch für ausländischen Partner die jeweils ortsüblichen Formate verwendet werden. 1.7 Mengeneinheiten Mengeneinheiten (wie Stück, m2, Stunde, Anzahl Personen) können im System frei verwaltet werden und stehen in allen Applikationen zur Verfügung. Die Verwaltung von Mengeneinheiten ist z. B. auch Voraussetzung für die Verschlüsselung von Mess- / Bezugsgrößen in der Kostenrechnung. 1.8 Firmenübergreifende Nutzung von Stammdaten Ein und derselbe Kontenplan kann von mehreren Firmen parallel genutzt werden. Kontenänderungen betreffen alle Firmen und müssen daher nur einmal vorgenommen werden. Auf Wunsch kann auch für jede Firma ein eigener Kontenplan hinterlegt werden. 7

8 2. Finanzbuchhaltung 2.1 Basisfunktionen (enthält 1 Juristiktion) (Art.-Nr.: 10000) Modulübergreifende Funktionen Die Finanzbuchführung ist aufgeteilt in folgende Konten- und Arbeitsbereiche: Sachbuch, Bank/Kasse, Debitoren, Kreditoren; entsprechend ist die Gliederung des Buchungsstoffes. Diese logische Einteilung unterstützt eine klare Zuweisung von Aufgabengebieten an einzelne Anwender und hilft dem Anwender, sich schnell im Programm zurecht zu finden. Es existieren getrennte Kontenbereiche für Kostenstellen und Analysecodes. Optional können diverse Stammdaten firmenübergreifend verwaltet werden. Der Kontenplan ist frei definierbar. Für bestimmte Landesversionen wird ein landesüblicher Standard-Kontenplan mit ausgeliefert. Die Länge des Geschäftsjahres ist frei wählbar (auch Rumpfgeschäftsjahr). Die flexible Periodisierung des Geschäftsjahres (Einteilung bis auf Tagesperioden) erlaubt eine beliebige Anzahl von Abschlussperioden je Geschäftsjahr. Entscheidend für die Buchung ist immer das Buchungsdatum (Buchen in frei wählbaren Perioden). Liegt das Buchungsdatum in einer Abschlussperiode, so kann die Buchung wahlweise dem neuen oder dem alten Jahr zugeordnet werden Beschreibung der Buchungsprogramme Durch die klare Unterteilung der Steuerschlüssel eines Landes in "Typen" können auch komplexe Steuerbuchungen automatisch vorgenommen werden (z. B. Altteilesteuer, EU-Erwerb, Einfuhrumsatzsteuer, Bewirtungskosten mit reduziertem Vorsteuerabzug). Die Steuerermittlung und -verprobung erfolgt automatisch. Eine Buchung kann auf diverse Gegenkonten aufgeteilt werden (Splitbuchung); auch die Kostenaufteilung erfolgt zeilenweise (wahlweise prozentual oder absolut). Für entsprechend verschlüsselte Sachkonten besteht die Möglichkeit Mengen zu führen (fix oder variabel). Sofern das Modul Analysecodes erworben wurde, besteht die Möglichkeit, den einzelnen Buchungszeilen für die jeweils relevanten Analysecodes Werte zuzuordnen. 8

9 Die angesprochenen Konten und Gegenkonten werden beim Speichern der Buchung aktualisiert; Kontrollsummen für Beleg und Buchungsstapel werden stets eingeblendet. Buchungen können auch "unfertig" gespeichert und zu einem späteren Zeitpunkt "fertig" gestellt werden. Je Firma kann individuell festgelegt werden, zu welchem Zeitpunkt die Buchungen journalisiert, also endgültig festgeschrieben werden: Beim Buchen der Sitzung (Stapelabschluss) Beim Periodenabschluss (Prima Nota) Noch nicht journalisierte manuelle Buchungen können erneut bearbeitet oder gelöscht werden. Fehlerhafte journalisierte Buchungen müssen nicht manuell storniert und dann neu erfasst werden - es reicht aus, die falschen Werte zu korrigieren und die "Umbuchung" zu bestätigen. Die Buchung wird dann automatisch storniert und die neue Buchung gebucht. In den Buchungsprogrammen steht Ihnen eine flexible und fein differenzierbare Buchungssuche zur Verfügung Belegarten Über die Definition eigener Belegarten können die vom System vorgesehenen Buchungstypen (z.b. Ausgangsrechnung) weiter differenziert werden (z.b. Warenlieferung und sonstige Dienstleistung; Lieferung Ausland und Lieferung Inland). Jeder Buchung kann eine Belegart mitgegeben werden. Später lassen sich die Buchungen über die Belegart sortieren und gruppieren Sequenznummern Diese Funktionalität beinhaltet die automatische Nummerierung der Belege (Paginierstempel). Es können beliebig viele Sequenzen definiert werden (mit eigenem Präfix). Die Zuordnung einer Sequenz erfolgt wahlweise pro Buchungstyp oder Belegart; alternativ ist auch eine Mehrfachzuordnung einer Sequenz zu mehreren Belegarten möglich. Die Nummernvergabe erfolgt wahlweise beim Erfassen der Buchung, beim Speichern (lückenlos), beim Periodenabschluss (lückenlos), beim Speichern (lückenlos mit aufsteigendem Buchungsdatum) oder beim Erfassen der Buchung (mit Prüfung auf Eindeutigkeit) 9

10 2.1.5 Vorlagen Für häufig auftretende und standardisierte Buchungen können Kontierungsvorlagen hinterlegt werden (für jede Belegart). Die Kontierung erfolgt prozentual oder in absoluten Beträgen. Dies gilt ebenfalls für die Kostenstellenaufteilung. Kontierungsvorlagen beschleunigen Routinebuchungen wie Abschreibungen oder Ausbuchungen. Einfache standardisierte Buchungen können damit auch von Personen mit geringem buchhalterischem Wissen vorgenommen werden (z.b. öfters vorkommende Kassenbuchungen). Vorlagen für verschiedene Typen von Debitoren (z.b. EU-Ausländer, verschiedene Mahngruppen etc.) rationalisieren die Stammdatenanlage und dienen zur Vervollständigung importierter Debitorendaten. In den Vorlagen können auch die wichtigsten Voreinstellungen für Buchungen oder Mahnungen hinterlegt werden (wie Abstimmkonto, Zahlungskondition, Steuerschlüssel). Vorlagen für verschiedene Typen von Kreditoren (z.b. EU-Ausländer) rationalisieren die Stammdatenanlage und dienen zur Vervollständigung importierter Kreditorendaten. In den Vorlagen können auch die wichtigsten Voreinstellungen für Buchungen hinterlegt werden (wie Abstimmkonto, Zahlungskondition, Steuerschlüssel). Existierende Personenkonten können als Vorlage gespeichert werden; anschließend stehen sie bei der Neuanlage als Schablone zur Verfügung GdPdU-Export Der Finanzbehörde wird nach der neuen Abgabenordnung im Rahmen der steuerlichen Außenprüfung ein direkter Zugriff auf die Datenverarbeitungssysteme der zu prüfenden Firmen eingeräumt. Die Finanzbuchführung kann die geforderten Daten aufbereitet für die Prüfsoftware liefern. Ferner ist es möglich eine Benutzerrolle mit Leserechten für den Wirtschaftsprüfer einzurichten Sachbuch Dieser Kontenbereich beinhaltet den Buchungstyp Sachbuchung. Es sind auch Sachbuchungen mit Steuer möglich (z.b. Privatentnahme). Mit der Sachkonteninformation steht Ihnen am Bildschirm ein zentraler Auskunftsdialog über alle Sachkonten zur Verfügung. Über die Drill-Down-Funktion kann der Kontensaldo bis zur Einzelbuchung verfolgt werden. Im Programm Verrechnen Sachkonten-OPs können Sachkonten-OPs zu einem späteren Zeitpunkt miteinander verrechnet werden. 10

11 Journale und Kontenblätter für den Bereich Sachbuchungen können wahlweise als Buchungsdokumentation (mit fixen Einstellungen) oder vorläufig gedruckt werden (Informationscharakter). Bei vorläufigen Auswertungen sind die Einstellungen flexibel und die Betrachtungszeiträume frei definierbar (optional mit Verdichtung auf Tagessummen). Alternativ kann auch ein Gesamtjournal sortiert nach Buchungstyp oder Buchungsvorgang gedruckt werden. Das gilt auch für die Saldenliste Sachkonten; dabei können Sie entweder einen bestimmten Zeitraum fokussieren oder eine vergleichende Analyse anstreben. All diese Auswertungen lassen sich als Vorlage speichern und sind für die aktuelle Periode jederzeit auf Knopfdruck verfügbar. Die Ermittlung der UVA-Beträge je Position erfolgt automatisch auf der Basis der Steuerschlüssel. Die Periodenzuordnung orientiert sich wahlweise am Buchungsdatum oder am Leistungsdatum. Das amtliche UVA-Formular wird automatisch erstellt; ebenso die Datei für die elektronische Übermittlung. Der Umsatzsteuereinzelnachweis dient der Umsatzsteuerverprobung und kann direkt am Bildschirm eingesehen oder als Liste gedruckt werden. Für die Einzelnachweise stehen verschiedene Sortierkriterien zur Verfügung (nach Steuerschlüssel, Personenkonto, Sachkonto, Sequenznummer und Position, ferner summiert nach Sachkonten) Es besteht die Möglichkeit, den UVA-Zahlbetrag automatisch als Einzelzahlung anzuweisen. Die UVA-Korrekturmeldung für Vormonate wird automatisch erstellt Wiederkehrende Sachbuchung Periodisch wiederkehrende Sachbuchungen können mit diesem Programm gänzlich automatisiert werden (ohne manuellen Anstoß). Der Ausführungs-zeitraum ist frei definierbar - genauso wie Sperren, Pausen und abweichende Buchungen. Es existiert eine Historie der bereits getätigten Buchungen Bilanz und GuV Beliebig viele Auswertungen für Bilanz, GuV und BWA können über Positionszeilen frei verschlüsselt werden. Ferner können über Summenzeilen Zwischenergebnisse definiert werden. Eine Auswertung kann firmenübergreifend mit Zuordnung mehrerer Kontenpläne erfolgen. Der Saldenvortrag erfolgt bei Personenkonten und Sachkonten automatisch nach Anlage des neuen Geschäftsjahres. Die GuV-Konten werden über ein Gewinnvortragskonto (Bilanzkonto) abgeschlossen. 11

12 Bank / Kasse Bank-/Kassenkonten werden getrennt von den Sachkonten verwaltet, so das zu jedem dieser Konten Informationen, Vorhaben und Zinskonditionen festgehalten werden können. Die Software unterstützt die landesüblichen Dateiformate für Inlandszahlungsverkehr und Bankeinzug. Zur Übertragung wird eine gängige Bankensoftware vorausgesetzt. Die Automatische Zahlung erstellt Zahlungsvorschläge für fällige Eingangsrechnungen. Über diverse Filterkriterien lassen sich die automatischen Zahlungs-vorschläge flexibel eingrenzen; Sofern angegeben, berücksichtigt das System das geplante Datum der nächsten Zahlung und unterstützt so die Skontoertragsmaximierung. Eine manuelle (Nach-)Bearbeitung der Zahlungsvorschläge ist möglich (z. B. Hinzufügen/Entfernen einzelner OPs oder Konten). Anschließend können die Zahlungen direkt gebucht und die Zahlungsträger erstellt werden. Die OP-Verrechnung erfolgt voll automatisch. Die Buchung und Zahlung kann alternativ auch im Programm Scheckdruck/Überweisung erfolgen. Zusätzlich zur normalen Bank/Kassebuchung (für EZ und AZ) gibt es die Möglichkeit, einen Geldtransfer firmenintern von einem Bank-/Kassekonto auf ein anderes zu buchen. Ein zusätzliches Programm (Scheckdruck/Überweisung) erlaubt es, erfasste Einzelzahlungen und Zahlungsvorschläge aus dem Zahllauf stapelweise zu buchen und anzuweisen. Auf diese Weise können Zahlungsträger gezielt von dem dazu autorisierten Anwender erstellt werden. Journale und Kontenblätter können wahlweise als Buchungsdokumentation (mit fixen Einstellungen) oder vorläufig gedruckt werden (Informationscharakter). Bei vorläufigen Auswertungen sind die Einstellungen flexibel und die Betrachtungszeiträume frei definierbar. Die Auswertungen lassen sich als Vorlage speichern und sind für die aktuelle Periode jederzeit auf Knopfdruck verfügbar." OP-Status Die OP-Verrechnung erfolgt voll automatisch. Mit der Option Nur OP-Status ändern werden die Zahlungen nicht direkt gebucht. Stattdessen werden die Verbindlichkeiten beim Ändern des OP-Status auf ein spezielles Verbindlichkeitskonto für Zahlungen im Umlauf umgebucht. Tatsächlich gebucht wird die Zahlung erst wenn der Auftrag von der Bank ausgeführt und auf dem Bankkontoauszug dokumentiert wurde. 12

13 Bankeinzug Das Programm Bankeinzug dient dazu, fällige Ausgangsrechnungen mit der Zahlungsweise Lastschriftverfahren oder Bankeinzug zu selektieren und vom Kunden einzuziehen. Über diverse Filterkriterien lassen sich die zu berücksichtigenden Rechnungen und damit die automatischen Einzugsvorschläge flexibel eingrenzen. Eine manuellen (Nach-)Bearbeitung der Vorschläge ist möglich (z. B. Entfernen oder Hinzufügen einzelner OPs). Anschließend können die Zahlungen direkt gebucht und die Datei für den Bankeinzug erstellt werden. Die OP-Verrechnung erfolgt voll automatisch. Mit der Option Nur OP-Status ändern werden die Zahlungen nicht direkt gebucht. Stattdessen werden die Forderungen beim Ändern des OP-Status auf ein spezielles Forderungskonto für Zahlungen im Umlauf umgebucht. Diese Vorgehensweise ist besonders dann empfehlenswert, wenn Unsicherheit darüber besteht, ob die Bank den Auftrag wie gewünscht bearbeitet. Tatsächlich gebucht wird die Zahlung erst wenn der Auftrag von der Bank ausgeführt und auf dem Bankkontoauszug dokumentiert wurde." Einzelzahlungen Über das Programm Einzelzahlungen können Sie Zahlungen, die nicht an bestimmte Rechnungen gebunden sind, buchen und erstellen. Es kann eine Zahlung ohne zuvor erfassten OP erstellt werden. Diese Funktion steht nicht für den Auslandszahlungsverkehr zur Verfügung Debitoren Die Software unterstützt einfache Zahlungskonditionen, Konditionsketten und Teilzahlungen. Die Möglichkeit, Zahlungskonditionen wahlweise zeitraum- oder datumsbezogen zu erfassen und die dreistufige Skontostaffelung erlauben eine flexible Gestaltung auch sehr komplexer Konditionen. Zahlungskonditionen des Typs Teilzahlung ermöglichen es, einzelne Rechnungen in mehrere OPs - mit gleicher Belegnummer aber unterschiedlicher Fälligkeit und unterschiedlicher Zahlungsweise - aufzuteilen. Die Aufteilung erfolgt prozentual vom Rechnungsbetrag. Debitoren - Stammdaten werden firmenbezogen gespeichert. Dabei geht das Debitoren-Programm weit über die Stammdatenverwaltung hinaus. Einmal hinterlegte Anschriften werden in einer Tabelle gespeichert und stehen anschließend für alle Neuanlagen zur Verfügung (für Debitoren wie auch für Kreditoren); dadurch erübrigt sich die Mehrfachpflege ein und derselben Anschrift. Pro Konto können mehrere Ansprechpartner erfasst werden. Sofern das Modul Analysecodes erworben wurde, besteht die Möglichkeit, für jeden Debitor zusätzliche benutzerdefinierte Daten zu erfassen. 13

14 In den einzelnen Personenkonten liefern diverse Anzeigen direkten Zugriff auf sämtliche Bewegungsdaten (Kontoauszüge, OPs und OP-Historie, Warenumsätze, Altersstruktur der Forderungen bzw. Verbindlichkeiten). Die mehrstufige Drill-Down- Funktion macht es möglich, einzelne Daten bis auf Belegebene zurückzuverfolgen. Für Einmal-Kunden können separate CPD-Konten ("Conto pro diverse") geführt werden. Die Erfassung der individuellen Details erfolgt beim Buchen. Beim Buchen von Ausgangsrechnungen oder -gutschriften werden die im jeweiligen Personenkonto hinterlegten Voreinstellungen eingeblendet (übliches Erlöskonto, Zahlungskonditionen, Steuerschlüssel); sie können übersteuert werden. Die Zuordnung des Steuerschlüssels ist wahlweise pro Buchung oder pro Position möglich; dasselbe gilt für die Skontofähigkeit. Die OP-Verrechnung erfolgt entweder direkt aus dem Zahlungsprogramm heraus oder nachträglich im Programm OP-Verrechnung. Mit der automatischen Verrechnungsfunktion können OPs schnell und bequem verrechnet werden - wahlweise nach Alter oder nach monatlicher Fälligkeit. OPs können komplett ausgeglichen oder teilverrechnet werden. Kürzungen oder "Bagatellreste" lassen sich einfach ausbuchen oder können als neuer Rest-OP angelegt werden. Auch Überzahlungen können abgehandelt werden. Die Skontoermittlung und -prüfung erfolgt automatisch unter Berücksichtigung der Zahlungskonditionen und der eingestellten Toleranzen. Entsprechend gekennzeichnete Verrechnungen können jederzeit wieder bearbeitet werden; dadurch unterstützt das System auch größere Verrechnungen, die mehrere Schritte oder Unterbrechungen erfordern. Journale und Kontenblätter können wahlweise als Buchungsdokumentation (mit fixen Einstellungen) oder vorläufig gedruckt werden (Informationscharakter). Bei vorläufigen Auswertungen sind die Einstellungen flexibel und die Betrachtungszeiträume frei definierbar. Das gilt auch für die Saldenliste. Es besteht die Möglichkeit, einen bestimmten Zeitraum zu fokussieren oder eine vergleichende Analyse anzustreben. Für Debitoren existieren diverse OP-Listen (Altersstruktur) mit flexiblen Anzeige- Optionen. Durch verschiedene Optionen in einer Vorauswahl können Konten und Offenen Posten nach diversen Kriterien selektiert werden. Das Aging-Raster ist frei definierbar (bis zu 5 Spalten). Saldenbestätigungen incl. Rückantwort können erstellt werden. Alle Auswertungen lassen sich als Vorlage speichern und sind für die aktuelle Periode auf Knopfdruck verfügbar. 14

15 Mahnwesen (inkl. per Fax und ) Die automatisch generierten Mahnvorschläge lassen sich flexibel eingrenzen und berücksichtigen die entsprechenden Einstellungen im Debitorenkonto (Mahngruppe, Mahnweg etc). Die Mahngruppen werden je Firma definiert und bestehen aus mehreren Mahnstufen, denen jeweils eine Aktion und ein Text geordnet werden. Zusätzlich zum Anschreiben an den Kunden können auch Briefe an Vertriebsmitarbeiter und Inkassobüros erstellt und verschickt werden. Mit diesem Modul können Sie Mahnbriefe zusätzlich (oder ersatzweise) als Fax oder E- Mail verschicken (PDF). An Fax-Software unterstützen wir zur Zeit: Tobit- Faxware David Ferrari-Fax Office Master Cycos MRS Wenn die Mahngruppe entsprechend verschlüsselt wurde, berechnet das System Mahngebühren und/ oder Mahnzinsen. Neben dem traditionellen Mahnen per Brief unterstützt das System das sogenannte Chasing, also das telefonische Mahnen (extra Vorschlagsliste). Telefonisch abgesprochene Zahlungsvereinbarungen können unmittelbar im Debitorenstamm festgehalten werden. Die automatische Erinnerungsfunktion hilft, die Einhaltung der Zahlungsvereinbarungen zu überwachen. In einer dritten Liste ermittelt das System die kritischen Fälle (d.h. diejenigen Kunden, die das für sie festgelegte Kreditlimit oder die für sie zulässige Anzahl Überfälligkeitstage überschritten haben). Die nachträgliche Bearbeitung der Mahnvorschläge ist möglich (z.b. das Entfernen einzelner OPs oder Konten). Die automatische Benachrichtigungsfunktion informiert entsprechend festgelegte Anwender automatisch über bestimmte Ereignisse (Mahnung, überzogenes Kreditlimit, Buchungs- oder Liefersperre); die Benachrichtigung erfolgt wahlweise über oder die Wiedervorlagefunktion. Sämtliche Informationen zum Forderungsmanagement werden im Debitorenkonto festgehalten und sind jederzeit einsehbar Wiederkehrende Ausgangsrechnung / -gutschrift Periodisch wiederkehrende Ausgangsrechnungen/-gutschriften können mit diesem Programm gänzlich automatisiert werden (ohne manuellen Anstoß). Der Ausführungszeitraum ist frei definierbar - genauso wie Sperren, Pausen und abweichende Buchungen. Es existiert eine Historie der bereits getätigten Buchungen. 15

16 Automatische Rückzahlung Das Programm ermittelt Kunden mit einem Haben-Saldo und unterstützt den Anwender bei der Bearbeitung, Buchung und Erstellung von Rückzahlungen. Rückzahlungen können z. B. erforderlich sein aufgrund von Überzahlungen, doppelten Zahlungen oder Gutschriften für bereits bezahlte Rechnungen Scheckeinreichung Das Modul ermöglicht es, eine beliebige Anzahl von Schecks zu einem Scheckeinreicher zusammenzufassen; sie können so mit einer einzigen Buchung erfasst und in gebündelter Form eingereicht werden. Ein Standardformular mit allen zum Einreichen erforderlichen Daten kann gedruckt werden Zusammenfassende Meldung Die Erstellung der Meldung über innergemeinschaftliche Warenlieferungen erfolgt voll automatisch. Das amtliche Formular wird vom Programm erzeugt und gedruckt. Auch die Korrekturmeldung der Zusammenfassenden Meldung kann automatisch erstellt und gedruckt werden Kreditoren Die Software unterstützt einfache Zahlungskonditionen, Konditionsketten und Teilzahlungen. Die Möglichkeit, Zahlungskonditionen wahlweise zeitraum- oder datumsbezogen zu erfassen und die dreistufige Skontostaffelung erlauben eine flexible Gestaltung auch sehr komplexer Konditionen. Zahlungskonditionen des Typs Teilzahlung ermöglichen es, einzelne Rechnungen in mehrere OPs - mit gleicher Belegnummer aber unter-schiedlicher Fälligkeit und unterschiedlicher Zahlungsweise - aufzuteilen. Die Aufteilung erfolgt prozentual vom Rechnungsbetrag. Kreditoren-Stammdaten werden firmenbezogen gespeichert. Dabei geht das Debitoren-Programm weit über die Stammdatenverwaltung hinaus. Einmal hinterlegte Anschriften werden in einer Tabelle gespeichert und stehen anschließend für alle Neuanlagen zur Verfügung (für Debitoren wie auch für Kreditoren); dadurch erübrigt sich die Mehrfachpflege ein und derselben Anschrift. Pro Konto können mehrere Ansprechpartner und mehrere Bankverbindungen erfasst werden. Falls gewünscht kann die Bankverbindung auch pro OP angegeben werden. Sofern das Modul Analysecodes erworben wurde, besteht die Möglichkeit, für jeden Kreditor zusätzliche benutzerdefinierte Daten zu erfassen. 16

17 In den einzelnen Personenkonten liefern diverse Anzeigen direkten Zugriff auf sämtliche Bewegungsdaten (Kontoauszüge, OPs und OP-Historie, Warenumsätze, Altersstruktur der Forderungen bzw. Verbindlichkeiten). Die mehrstufige Drill-Down- Funktion macht es möglich, einzelne Daten bis auf Belegebene zurückzuverfolgen. Für Einmal-Lieferanten können separate CPD-Konten ("Conto pro diverse") geführt werden. Die Erfassung der individuellen Details erfolgt beim Buchen. Beim Buchen von Eingangsrechnungen oder -gutschriften werden die im jeweiligen Personenkonto hinterlegten Voreinstellungen voreingeblendet (übliches Gegenkonto, Zahlungskonditionen, Steuerschlüssel); sie können übersteuert werden. Die Zuordnung des Steuerschlüssels ist wahlweise pro Buchung oder pro Position möglich; dasselbe gilt für die Skontofähigkeit. In der Regel erfolgt die OP-Verrechnung direkt mit dem automatischen Zahllauf. Für manuelle Verrechnungen und Korrekturen steht das Programm OP-Verrechnung zur Verfügung; eine Verrechnung kann jederzeit wieder bearbeitet werden. Sofern das Modul Fremdwährungen erworben wurde, kann die Verrechnung der Belege auch in unterschiedlichen Währungen vorgenommen werden; Kursdifferenzen werden automatisch ermittelt und gebucht (wobei eine manuelle Anpassung innerhalb der festgelegten Toleranzen möglich ist). Journale und Kontenblätter können wahlweise als Buchungsdokumentation (mit fixen Einstellungen) oder vorläufig gedruckt werden (Informationscharakter). Bei vorläufigen Auswertungen sind die Einstellungen flexibel und die Betrachtungszeiträume frei definierbar. Das gilt auch für die Saldenliste. Es besteht die Möglichkeit, einen bestimmten Zeitraum zu fokussieren oder eine vergleichende Analyse anzustreben. Für Kreditoren existieren diverse OP-Listen (Altersstruktur) mit flexiblen Anzeige- Optionen. Durch verschiedene Optionen in einer Vorauswahl können Konten und Offenen Posten nach diversen Kriterien selektiert werden. Das Aging-Raster ist frei definierbar (bis zu 5 Spalten). Saldenbestätigungen incl. Rückantwort können erstellt werden. Alle Auswertungen lassen sich als Vorlage speichern und sind für die aktuelle Periode auf Knopfdruck verfügbar Wiederkehrende Eingangsrechnung / -gutschrift Periodisch wiederkehrende Eingangsrechnungen/-gutschriften können mit diesem Programm gänzlich automatisiert werden (ohne manuellen Anstoß). Der Ausführungszeitraum ist frei definierbar - genauso wie Sperren, Pausen und abweichende Buchungen. Es existiert eine Historie der bereits getätigten Buchungen. 17

18 2.2 Zusatzmodule und -funktionen in der Finanzbuchhaltung Teil 1 Die folgenden Module beziehen sich auf die Gesamtzahl der gekauften Benutzerlizenzen (Named User) Multi-Site (Art.-Nr.: 10010) Im Rahmen der Multi-Site-Funktionen können firmenübergreifende Zahlungen abgewickelt werden. Eine Firma kann z.b. für die anderen zum Konzern gehörenden Unternehmen Zahlungen durchführen. Dies wird durch die Bereitstellung aller Konten und Offenen Posten zur Selektion eines Zahllaufes erreicht. Der Ausgleich der Offenen Posten in den einzelnen Firmen gehört ebenso zum Leistungsumfang wie der Ausgleich der durch den Zahllauf entstanden Intercompany-Forderungen / -Verbindlichkeiten Analysecodes (Art.-Nr.: 10020) Mittels selbst definierter Analysecodes können Sie den Stammdaten oder auch den Bewegungen zusätzliche, vom System nicht vorgesehene Informationen mitgeben. Die Informationskategorien werden frei definiert, ebenso wie die Werte, die innerhalb einer Kategorie zulässig sind. Auswertungen ermöglichen es Ihnen, Ihren gesamten Datenbestand nach diesen Werten zu analysieren. Analysecode-Werte eignen sich außerdem gut als Filter- oder Suchkriterien. Für die Anwendungsbereiche Finanzbuchhaltung und Anlagenbuchhaltung stehen bis zu 10 Analysecodes zur Verfügung. 18

19 2.2.3 Fremdwährung (Art.-Nr.: 10030) Es können beliebig viele Währungen im System hinterlegt werden. Zu den angelegten Währungen werden unterschiedliche Kurstabellen (Bsp. Tageskurs, Mittelkurs, Konzernkurs etc.) angelegt. In diversen Programmen werden die so erfassten Kurse den Funktionen zugeordnet. (Bsp.: Bank/ Kasse Buchungen, Neubewertung etc.) Die Verrechnung von Belegen kann in unterschiedlichen Währungen vorgenommen werden; Kursdifferenzen werden automatisch ermittelt und gebucht (wobei eine manuelle Anpassung innerhalb der festgelegten Toleranzen möglich ist) Filialabrechnung (Art.-Nr.: 10040) Geplant ab Release Verbandslogik (Art.-Nr.: 10050) Mit der Verbandslogik lassen sich mehrere Kunden und/oder Lieferanten zu Verbänden zusammenfassen. Mahnungen und Zahlungen können dann gezielt über die jeweilige Verbandszentrale abgewickelt werden. (Zentralzahler). Zahlungskonditionen für Verbände und deren Mitglieder können separat verwaltet werden. 2.3 Zusatzmodule und -funktionen in der Finanzbuchhaltung Teil 2 Die folgenden Module können pro User gekauft werden. (Concurrent User) 19

20 2.3.1 Anzahlungsbuchhaltung (Art.-Nr.: 10100) Neben dem Buchen von Anzahlungen und Schlussrechnungen unterstützt das System auch die Erfassung debitorischer oder kreditorischer Anzahlungsrechnungen. Diese "Rechnungen" werden nicht gebucht, sondern nur als statistische OPs geführt, so dass sie beim Mahnen (und in Zukunft auch im automatischen Zahllauf sowie im Bankeinzug) berücksichtigt werden können. Zur Erfassung dienen die Programme Anzahlungsrechnung Debitoren bzw. Anzahlungsrechnung Kreditoren. Je Anzahlung wird ein "Anzahlungs-OP" erzeugt, der mit der Schlussrechnung verrechnet wird. Die erforderlichen Rückbuchungen und die OP-Verrechnung erfolgen bei der Erfassung der Schlussrechnung Rechnungseingangsbuch (Art.-Nr.: 10110) Um die lückenlose Erfassung der eingegangenen Rechnungen sicherzustellen, sollten sie noch vor der sachlichen und rechnerischen Prüfung (vor-)erfasst werden. Mit dem Rechnungseingangsbuch besteht die Möglichkeit, den gesamten organisatorischen Durchlauf in einem einzigen Programm zu erledigen - von der Vorerfassung, über die Weiterleitung der Rechnung zur Prüfung bis hin zur tatsächlichen Buchung. Vorerfasste Rechnungen können von verschiedenen Anwendern geändert, korrigiert oder vervollständigt werden; dabei dient das Programm als internes Kommunikationsmedium ( oder Wiedervorlage). Über die Historie sind der Verbleib und der Bearbeitungsstand einer Rechnung jederzeit einsehbar. Über diverse Filterkriterien bei der Anzeige können Sie die rechtzeitige Bezahlung gewährleisten und diverse andere Auswertungen vornehmen. Der Buchhalter entscheidet über die Übernahme der komplett erfassten Rechnungen in die Finanzbuchführung UVA nach fremdem Steuerrecht (Art.-Nr.: 10120) Dieses Programm bietet Ihnen die Möglichkeit eine Umsatzsteuermeldung nach fremdem Steuerrecht zu erstellen. Auf Wunsch kann eine Einzelaufstellung aller Buchungen erstellt und als PDF-Datei gedruckt werden. Beim Abschluss werden die Steuerbeträge auf ein Zahllastkonto umgebucht. Nicht abgeschlossene Auswertungen können gelöscht und neu erstellt werden. 20

21 2.3.4 Wechselbuchführung (Art.-Nr.: 10130) Unternehmen, die mit Wechsel arbeiten, können mit der Software Wechsel erstellen und weiterverarbeiten. Hierzu dienen die Programme Erstellen Besitzwechsel und Erstellen Schuldwechsel. Hier werden entweder Wechsel gedruckt (z. Zt. nur französische Wechsel) oder Wechsel-Dateien für die Bank (Französisches LCR/BOR- Verfahren) erstellt. Die OP-Verrechnung erfolgt nach der Bank- / Kassebuchung über Bankzwischenkonten oder im Wechsel-Status hinterlegten Forderungs- / -Verbindlichkeitskonten Anforderung von Zinsen und Differenzen (Art.-Nr.: 10140) Es wird eine Liste für verspätete und nicht vollständig geleistete Zahlungen Ihrer Kunden zur Anforderung oder Ausbuchung erstellt. Wählen Sie die Option Anfordern, werden die ausgewählten OPs in ein Anschreiben aufgenommen; evtl. werden Zinsen vom Datum der Fälligkeit bis zum Datum der Zahlung berechnet und automatisch über eine Kontierungsvorlage gebucht. Eine evtl. Ausbuchung erfolgt anhand der Auswertung manuell in der OP-Verrechnung Ratenzahlungen (Art.-Nr.: 10150) Mit diesem Programm können Sie offene Rechnungen Ihrer Kunden in Ratenzahlungen einschließlich Zinsberechnung (Annuitätendarlehen) umwandeln. Sie haben die Möglichkeit, die Offenen Posten eines Kunden flexibel auszuwählen, die Vertragsdaten zu verwalten und die Raten und Zinsen zu ermitteln und zu buchen. Der Kunde erhält ein Schreiben, in dem alle Details der vereinbarten Ratenzahlung aufgeführt sind AZV (1. Land) (Art.-Nr.: 10160) Dieses Programm gleicht in Aufbau und Funktionsweise dem Programm Automatische Zahlung (Inland), d.h. Sie erstellen Zahlläufe für bereits gebuchte Eingangsrechnungen. Im Unterschied zur Inlandszahlung berücksichtigt das Programm hier jedoch nur Rechnungen in Fremdwährung und Zahlungen an Lieferanten, deren Bankkonto ein anderes Land der Bank hat. In Deutschland werden EU-Überweisungen in die jeweils gültigen Höchstbeträge aufgeteilt AZV (jedes weitere Land) (Art.-Nr.: 10170) Zusätzlich zum deutschen Auslandszahlungsverkehr sind Formate anderer Länder in der Software realisiert. Diese können zusätzlich zum deutschen AZV eingesetzt werden. (Formate auf Anfrage) 21

22 2.3.9 Automatische Zahlungseingangsbuchungen (BIV) (Art.-Nr.: 10180) Mit der automatischen Zahlungseingangsbuchung werden sämtliche Bankbuchungen aus der Datei Umsatz.txt automatisch übernommen, zugeordnet und verbucht. Der Anwender kann das Programm schulen, indem er bestimmte Merkmale der Bankbuchungen speichert, die nicht automatisch erkannt wurden. Es entsteht ein hoher Rationalisierungseffekt in der Finanzbuchhaltung Budgetierung / Saisonkurve (Art.-Nr.: 10190) Budget Sachkonten Das Programm dient der Planung auf Sachkontenebene, sei es für Erlöskonten, Kostenkonten, Bankkonten oder Anlagekonten. Je Geschäftsjahr können beliebig viele Budgets erstellt werden. Die zeitliche Planung orientiert sich an den Standardperioden des Geschäftsjahres. Die Planwerte können in verschiedenen Auswertungen für Plan- Ist-Vergleiche herangezogen werden Saisonkurven In Saisonkurven wird der periodische Verlauf von Kosten, Erträgen oder Mengen über ein Kalenderjahr hinweg erfasst. Sie werden für die Planung verwendet, um z.b. einen Betriebskalender abzubilden. Saisonkurven Plankosten unterstützen den Planungsprozess und verteilen die budgetierten Jahreswerte nach frei definierbaren Mustern oder Kriterien. 22

23 Betriebswirtschaftliches Reporting (Art.-Nr.: 10200) Das Reporting Sachkonten ermöglicht es, kontenbezogene Auswertungen auf flexible Weise zu erstellen (Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen und sonstige betriebswirtschaftliche Auswertungen). Auch vollständig freie Berichte sind möglich. Der Anwender kann beliebig viele Reports erstellen. Leistungsmerkmale: Auswertung von beliebigen Sachkonten Firmenübergreifende Auswertungen Darstellung beliebig vieler Spalten und Hierarchiestufen Vergleich mehrerer Firmen Formatierungsmöglichkeiten Direkte Übergabe zu MS-Office-Produkten Freie Definition von Rechenzeilen und spalten 23

24 Buchen Avise (Art.-Nr.: 10210) Mit diesem Modul kann ein Buchhalter erhaltene Zahlungsavise seiner Kunden erfassen, bearbeiten und buchen. Außerdem können Zahlungsavise in elektronischer Form vorliegen, die vom Programm eingelesen und verarbeitet werden können. Die Formate, in denen die Avise vorliegen, können sowohl einen fixen, als auch einen variablen Charakter haben, oder auch normiert sein (Bsp.: EDIFACT). Geplant für Release Perfidia (nur DE) (Art.-Nr.: 10220) Seit dem müssen in Deutschland Unsatzsteuer-Voranmeldungen, Lohnsteuer-Anmeldungen und Lohnsteuer-Bescheinigungen per ELSTER an die Zuständigen Finanzämter übermittelt werden. Die elektronischen Datenübermittlungssoftware PERFIDIA signiert, verschlüsselt und übermittelt Dateien, die aus den Buchhaltungssystem oder der Lohnabrechnung erzeugt werden, gemäß der Anforderungen der StDÜV (Steuerdaten- Übermittlungsverordnung) Einlesen Wechselkurse per Internet (Art.-Nr.: 10230) Eine Alternative zur manuellen Aktualisierung ist die Aktualisierung über das Internet. Diese Funktionalität ist nur mit einem speziellen Service des Softwareherstellers möglich. Voraussetzung ist, dass in der Listen-Ansicht eine Internetadresse für diesen Zweck hinterlegt wurde. Wenn Sie das Symbol Kurse aus Internet anklicken, werden die Kurse aller aufgelisteten Währungen automatisch aus dieser Quelle aktualisiert. Zur Zeit wird eine Aktualisierung der Kurse über die Europäische Zentralbank unterstützt. Andere Internetdienste werden kundenspezifisch in Projekten realisiert. 24

25 3. Anlagenbuchhaltung 3.1 Grundfunktionen Die Anlagenbuchführung ist unterteilt in die Arbeitsbereiche allgemeine Stammdaten, Anlagegüter/Anlagegruppen, Bewegungsdaten sowie das Berichtswesen. Diese klare Trennung der Bereiche unterstützt den Anwender bei der Organisation des Anlagevermögens. Das Führen von Bewertungsbereichen erlaubt es einem Unternehmen, sein Anlagevermögen nach den unterschiedlichsten Kriterien zu bewerten. Außer der steuerrechtlichen Bewertung (Standard) kann beispielsweise ein separater Bereich eingerichtet werden, in dem die Abschreibung nach speziellen Konzernrichtlinien ermittelt wird (optional). Aufgrund dieser Flexibilität trägt das Programm auch der steigenden Anforderung Rechnung, die Anlagegüter nach internationalen Standards zu bewerten. Die zentrale Funktion der Anlagenbuchführung ist neben der Verwaltung des Anlagevermögens die Berechnung der Abschreibungen. Die "Absetzung für Abnutzung" (AfA) wird in der Regel in den unterschiedlichen Bewertungsbereichen differenziert behandelt. Die Berechnung von Abschreibung, Sonderabschreibung und Zinsen wird über spezielle Parameter gesteuert, die aufgrund ihrer Einstellmöglichkeiten und der damit verbundenen Flexibilität alle denkbaren Bewertungsmethoden abbilden können. Je Anlagegut und Bewertungsbereich kann der Anlagenbuchhalter somit unterschiedliche Abschreibungsmethoden hinterlegen. Anhand frei definierbarer Indexreihen kann einerseits das Anlagevermögen auf Basis von Wiederbeschaffungswerten bewertet werden und andererseits eine jährliche Berechnung von Versicherungsneuwerten durchgeführt werden. Sogenannte Kontierungsgruppen erleichtern dem Anwender die Zuordnung der einzelnen Sachkonten beim Verwalten der Anlagegüter. Zudem wird sichergestellt, dass bei allen Anlagegütern je Bewertungsbereich (z.b. fiskalisch) die Buchungen immer auf dieselben Sachkonten erfolgen. Stammdaten, die in mehreren Firmen vorkommen (z.b. Währungen, Abschreibungsarten, Mengeneinheiten), werden firmenübergreifend gespeichert und müssen nur einmal verwaltet werden. Die Länge und der Zeitraum des Geschäftsjahres sind frei wählbar. Somit können sowohl Rumpfgeschäftsjahre als auch abweichende Jahre problemlos dargestellt werden. 25

26 3.1.1 Anlagengruppen / Anlagegüter Die Gruppierung des Anlagevermögens und seiner unterschiedlichen Anlagegüter ist sowohl aus Sicht des Berichtswesens als auch aus Sicht der Verwaltung von Zu- und Abgängen wünschenswert. Um die Hierarchie des Anlagevermögens optisch nachvollziehen zu können, werden die Anlagengruppen und deren Anlagegüter in Form einer Baumstruktur dargestellt. Anlagegüter, die aus steuerlicher oder betriebswirtschaftlicher Sicht gleichartig sind, können in einer Anlagengruppe zusammengefasst werden. Sofern das Modul Analysecodes erworben wurde, besteht die Möglichkeit, den einzelnen Anlagegruppen bzw. -gütern für die jeweils relevanten Analysecodes Werte zuzuordnen. Die Anlagegüter selbst enthalten neben den abschreibungsrelevanten Daten wie Abschreibungsart, Prozentsatz und Nutzungsdauer auch Daten mit informativem Charakter (Anschaffungsdatum, Standort, Lieferant). Sie bilden somit das Kernstück der Anlagenbuchführung und enthalten somit die grundlegenden Daten für die Abschreibung Bewegungsdaten Im Leben eines Anlageguts gibt es mitunter eine Reihe von Veränderungen, die sich wertmäßig auf die Anlage auswirken. Man unterscheidet zwischen Bewegungen, die die Anschaffungskosten fortschreiben, und solchen, die die Wertberichtigungen aufgrund der Abnutzung oder Alterung des Anlagegutes widerspiegeln. Das Programm bietet für jeden Geschäftsfall eine separate Bewegungsart (Zugänge, Abgänge, Umbuchungen, manuelle Abschreibungen, etc.). Das Buchen der Abschreibungen auf die betreffenden Aufwands- und Wertberichtigungskonten wird vom System in periodischen Buchungsläufen durchgeführt Wiedervorlage offener Belege Der hohe Integrationsgrad der Software spiegelt sich insbesondere bei der Erfassung von Zugängen wieder. Die Zugangsbuchung erfolgt in der Regel über die Eingangsrechnung der Kreditorenbuchhaltung. Um den betrieblichen Ablauf möglichst einfach und transparent zu gestalten, werden alle Zugangsbuchungen automatisch in einer Wiedervorlage für die Anlagenbuchführung gesammelt. Der Anlagenbuchhalter hat nun die Aufgabe, diese offenen Zugangsbelege zu verrechnen, indem er die gebuchten Belege bestehenden Anlagegütern zuweist (Nachaktivierungen, Teilzugänge), oder indem er neue Anlagegüter anlegt. 26

27 3.1.4 Anzahl Bewertungsbereiche In einem Bewertungsbereich werden generelle Einstellungen vorgenommen, die zur Bewertung der Anlagegüter herangezogen werden. Diese Einstellungen steuern unter anderem den Ablauf der Stammdatenverwaltung, die Integration zu anderen Arbeitsgebieten und die Abschreibungsberechnung. Beispielsweise kann in einem Bewertungsbereich festgelegt werden, dass: die lineare Abschreibung vom Wiederbeschaffungswert zulässig ist die Abschreibung unter Null erfolgen kann die Ermittlung von Zinsen zulässig ist die Abschreibung monatlich gebucht werden soll. In der Basisversion sind bis zu 3 Bewertungsbereiche anzulegen Individuelle Berechnungsarten Um die Berechnung von Abschreibung und Zinsen flexibel zu gestalten, kann der Anwender auch eigene Parameter erzeugen. Sollte beispielsweise in einem kalkulatorisch geführten Bewertungsbereich aufgrund unternehmens-spezifischer Anforderungen eine neue Abschreibungsvariante notwendig sein, kann der Anwender dafür eine zusätzliche Abschreibungsart anlegen, die den neuen Bestimmungen Rechnung trägt. Um die unterschiedlichsten Anforderungen je Land bzw. Bewertungsbereich abzudecken, können auch mehrere Abschreibungsarten miteinander verkettet werden Sonderabschreibungen Mit dem Erwerb dieser Funktion können Sonderabschreibungen aufgrund gesetzlicher Bestimmungen vorgenommen werden (z.b. Sonderabschreibung für kleine und mittlere Betriebe gemäß 7g EStG in Deutschland) Amtliche AfA-Tabellen (Deutschland) Sie haben jederzeit Zugriff auf die vom Bundesfinanzministerium vorge-gebenen amtlichen Abschreibungstabellen für Anlagegüter. Dadurch wird vor allem die Eingabe der Nutzungsdauer erheblich vereinfacht, da diese durch Auswahl des betreffenden Anlagegutes automatisch in den Anlagenstamm übernommen wird. 27

28 3.2 Ausbaustufen Die Anlagenbuchhaltung steht in folgenden Ausbaustufen zur Verfügung: Ausbaustufe Artikel-Nr. Basis bis 150 Anlagegüter Basis bis 300 Anlagegüter Basis bis 500 Anlagegüter Basis bis 1000 Anlagegüter Basis bis 3000Anlagegüter Je weitere 1000 Anlagegüter Unbegrenzte Anzahl Bewertungsbereiche (Art.-Nr.: 20060) Das Führen einer beliebigen Anzahl von Bewertungsbereichen erlaubt es dem Unternehmen, sein Anlagevermögen nach unterschiedlichen Kriterien zu bewerten. In jedem Bewertungsbereich (z.b. Steuerbilanz, Kalkulation, Handelsbilanz, Konzernbilanz, Bereich für internationale Standards, etc.) können die Anlagegüter mit unterschiedlichen Abschreibungsmethoden und Währungen geführt und berechnet werden. 28

29 4. Kostenrechnung Die Grundfunktionen der Kostenrechnung ermöglichen eine Übernahme der primären Kosten auf Kostenstellen, je nach Ausbaustufe auch auf Kosten-träger und deren Auswertung auf Ist-Kosten-Basis. Die Zuordnung der Ist-Gemeinkosten auf Kostenstellen wird bereits in der Finanzbuchführung vorgenommen. 4.1 Vollkostenrechnung (Art.-Nr.: 30000) BASISEINSTELLUNGEN FÜR DIE KOSTENRECHNUNG GESCHÄFTSJAHR Die flexible Periodisierung (nach Betriebskalender, Monat, Quartal oder Jahr) erlaubt in Abstimmung mit der Finanzbuchführung eine weitgehende Anpassung an betriebliche Abschlussintervalle innerhalb eines Geschäftsjahres. KOSTENARTEN Die Aufwands- und Ertragskonten werden automatisch in die Betriebs-abrechnung als Kosten- und Erlösarten übernommen, wenn auch die Finanzbuchführung der gleichen Anwendung im Einsatz ist. Wurden die Erfolgskonto für die Kostenrechnung aktiviert, so sind sie anschließend im Systemkreis der Kostenrechnung noch um betriebswirtschaftlich relevante Eigenschaften zu ergänzen. Die Funktion Neuanlage von Kostenarten ist in den Grundfunktionen der Kostenrechnung nicht aktiv. Ist eine systemfremde Finanzbuchführung im Einsatz, sind die primären Kosten- und Erlösarten und deren Eigenschaften über eine definierte Schnittstelle zu übergeben. KOSTENSTELLEN Weiterhin sind die für die Grundfunktionen notwendigen Stammdaten für Kostenstellen zu verwalten. Da die Grundfunktionen keine innerbetriebliche Leistungsverrechnung beinhalten (siehe Kostenstellenrechnung), können nur Hauptkostenstellen verwaltet werden. 29

30 ÜBERNAHME DER BEWEGUNGSDATEN Bei Einsatz der Finanzbuchführung der gleichen Anwendung werden die periodischen Buchungen auf den Erfolgkonten, die als kostenrechnungs-relevant gekennzeichnet wurden, automatisch in die Betriebsabrechnung übergeben. Ist eine systemfremde Finanzbuchführung im Einsatz, sind die periodischen Buchungen über eine definierte Schnittstelle zu übergeben. ABSTIMMUNG FINANZBUCHFÜHRUNG KOSTENRECHNUNG Der Benutzer startet die Auswertung, um Abweichungen bzw. Differenzen frühzeitig zu erkennen. In der Kostenrechnung besteht die Möglichkeit Beträge zu Kostenarten manuell zu erfassen. Ebenso werden Daten von Fremdsystem integriert. Aus diesem Grund werden die Bewegungsdaten abgegriffen und zur Kontrolle summiert. Der Anwender erhält eine Auswertung, in der Abweichungen auffällig markiert sind. Geplant Release 1.70 BERICHTSWESEN Das Berichtswesen übernimmt die Daten der Kostenrechnung für zyklische (periodische) und gezielte (spezielle) Auswertungen. Dies kann vergleichend erfolgen, wobei die Vergleichswerte aus Zeiträumen oder Berechnungswerten (Ist- oder Plan) ermittelt werden. Die möglichen Auswertungen sind abhängig von der Ausbausstufe der Kostenrechnung. Die Auswertungen im Rahmen der Grundfunktion beinhalten zum einen eine Liste der Kostenarten, differenziert nach Kostenstellen und, falls aktiviert, nach Kostenträgern. Zum anderen können Kostenstellen und/oder Kostenträger differenziert nach Kostenarten ausgewertet werden. Eine Drilldown-Funktion ermöglicht eine Sicht bis auf Belegniveau, wenn die Finanzbuchführung ein Bestandteil der Systemfamilie ist. Eine Auswertung mittels von / bis-code sowie eine Bestimmung des Auswertungszeitraums ist vorgesehen. Damit eine operative Nutzung der Kostenrechnung mit möglichst wenig Aufwand erfolgen kann, dabei aber eine optimale Informationsversorgung mit betriebswirtschaftlichen Daten erfolgt, ist es sinnvoll, Standardberichte zu erstellen, die später als Vorlage für individuelle und ad-hoc-berichte genutzt werden können. Kostenartenauswertungen, wahlweise mit periodischen Zeitvergleich Kostenstellenauswertungen, wahlweise mit periodischen Zeitvergleich 30