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1 Mailimport / Interessentenübernahme aus MS Outlook Auf den folgenden Seiten wird erklärt, wie das Einlesen von E- Mails bzw. das Anlegen von Interessenten aus Anfrag s aus MS Outlook funktioniert. Ziel der Anbindung über das Outlook- PlugIn ist es, eingehende Informationen in die Kontakthistorie der Maklersoftware aufnehmen zu können. Weiterhin ist es möglich, eingehende Anfragen aus den führenden Portalen automatisch in die Immobiliensoftware zu integrieren. Interessenten können mittels der neuen Funktionalität direkt innerhalb der Anwendung angelegt werden. EXPOSÉ bzw. EXPOSÉ commercial nehmen Ihnen somit das lästige, manuelle eintragen der Interessentendaten ab. Wo finden Sie diese Importfunktionen? Der erste Start: Bitte legen Sie einen Speicherort für die übertragenen Daten aus MS Outlook fest! (Im Netzbetrieb auf dem Server!) Diese sich öffnende Maske ermöglicht Ihnen, den Speicherort für die Daten aus MS Outlook zu wählen. Klicken Sie auf DMS: (Beachten Sie bitte, dass der hier hinterlegte Pfad lediglich ein Demo- Eintrag ist!) M. Hampf node GmbH Februar 05 Seite 1 von 8

2 Mit Hilfe dieser Schaltfläche in der Symbolleiste starten Sie das erweiterte MS Outlook PlugIn. Folgende Ansicht wird geöffnet: Alle im Eingang von MS Outlook befindlichen Mails werden dargestellt! (Anfrag s wie auch normale Mails ) M. Hampf node GmbH Februar 05 Seite 2 von 8

3 Funktionserklärung: Mit Hilfe der markierten Schaltflächen können Sie folgendes tun: Update: Die Einträge in MS Outlook werden erneut aktualisiert! Aktionserklärung: Ablegen: manuell Ablegen: Anfrage bearbeiten: grüne autom. Ablegen: Sie können Einträge in unseren Produkten ablegen Einträge können bei frei gewählten Datensätzen abgelegt werden Anfragen aus Portalen können als Interessentenkartei abgelegt werden (Übertrag der Daten zu Interessenten) grün eingefärbte Datensätze sind Nachrichten bekannter Adressen (Mailadresse bereits in Ihrer Immobiliensoftware), diese Nachrichten können automatisiert abgelegt werden M. Hampf node GmbH Februar 05 Seite 3 von 8

4 Legende: Mit Hilfe der hier dargestellten Farbcodes visualisiert unser PlugIn, aus welchem Portal die Anfragen stammen. Mit der grünen Farbe werden in der Liste des Einganges die bekannten Einträge dargestellt. (Grün= Einträge von bereits bekannten Adressen; die Mailadressen sind bereits erfasst!) In dieser Legende werden die Anzahlen der jeweiligen Einträge aufsummiert. Wird ein Eintrag in der Liste markiert, so ist er farblich hervorgehoben: Im unteren Teil der Maske sehen Sie eine Vorschau des Inhalts der Mail: M. Hampf node GmbH Februar 05 Seite 4 von 8

5 Übertragung von Interessentendaten in EXPOSÉ bzw. EXPOSÉ commercial Durch Klick auf die Schaltfläche werden die in der E- Mail vorhandenen Daten an den Bereich Interessenten übertragen. (Siehe Graphik) Nach erfolgter Wahl der passenden Lageeinträge können die Daten in der Interessentenmaske weiter bearbeitet bzw. gespeichert werden. WICHTIGER TIP: Sorgen Sie dafür, dass die Anfragen möglichst viele Informationen enthalten. Bei einigen Portalen können Sie hierfür den so genannten Schnellkontakt deaktivieren!! M. Hampf node GmbH Februar 05 Seite 5 von 8

6 Das rot markierte Notizfenster zeigt alle Daten der Mailanfrage in Kurzform. Die vorhandenen Daten wurden automatisch in der Interessentenmaske eingetragen. Sie können jetzt den Datensatz speichern oder aber weiter bearbeiten. z.b. Exposés aussenden, Telefonate führen, etc.! M. Hampf node GmbH Februar 05 Seite 6 von 8

7 Ablage der E- Mails aus MS Outlook Mailinformationen werden innerhalb von EXPOSÉ bzw. EXPOSÉ commercial im DMS abgelegt. Auch bei der automatischen Anlage von Interessentendaten werden die Anfrage- Mails der jeweiligen Portale auf diese Art & Weise archiviert. Sie finden einen automatisch verknüpften DMS Eintrag vor und können jederzeit die Informationen erneut einsehen! (Siehe nachstehende Graphik) M. Hampf node GmbH Februar 05 Seite 7 von 8

8 Hilfetool zu MS Outlook Wer Microsoft Outlook einsetzt und ein anderes Gerät (Mobiltelefon, PDA, etc.) für die Synchronisierung der Termine und Adressen benutzt, kennt das: Siehe Maske: Outlook fragt bei jedem externen Zugriff, ob das (ein) anderes Programm auf MS Outlook zugreifen darf. Damit Sie nicht ständig diese Abfragen bei der Arbeit mit Outlook und EXPOSÉ erhalten, können wir Ihnen eine Freeware empfehlen, welche diesen Dialog unterdrückt. Das Programm nennt sich EXPRESS ClickYes und kann von der Internetseite mit folgendem Link heruntergeladen werden: Informationen unter: Download unter: M. Hampf node GmbH Februar 05 Seite 8 von 8