IT-Governance Gibt es einen Unterschied zwischen Hochschulen und der Privatwirtschaft?

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1 Herbsttagung der Rechenzentrumsleiter der deutschen Hochschulen in Cottbus Gibt es einen Unterschied zwischen Hochschulen und der Privatwirtschaft? Katja Radom Managerin, Advisory Services

2 Die Zielsetzungen von privaten Unternehmen und Hochschulen sind sehr verschieden Hochschulen Forschung & Lehre Keine Gewinnerzielung sondern kosteneffizientere Gestaltung der Arbeitsprozesse durch IT-Unterstützung Eigenwirtschaftliche Betätigung gewinnt allerdings an Bedeutung Privatwirtschaft Gewinnmaximierung Erzielung von messbarem Gewinn aufgrund getätigter IT-Investitionen (Wertbeitrag der IT) Seite 2

3 Hochschulen und private Unternehmen folgen den gleichen Grundsätzen - jedoch in anderer Ausprägung Hochschulen Akkreditierungsverfahren Drittmittelbewirtschaftung Haushaltsabschluss (Überleitung der Kameralistik in die Doppik) Hochschul- & Studienstatistiken Auskunftsfähigkeit gegenüber Bund und Land Studierenden Transparenz Validität Vollständigkeit Richtigkeit Privatwirtschaft Unternehmensanmeldung Ressourcenbeschaffung (Kredite, Personal etc.) Bilanzerstellung nach HBG / IFRS Nachweis der rechtlichen Compliance nach SOX Auskunftsfähigkeit gegenüber BAFIN Aktionären Aufgabe der IT ist es, die Anforderungen durch die Bereitstellung der Daten abzudecken sowie Prozesse und Workflows effizient zu unterstützen. Seite 3

4 Die IT wird in Hochschulen vielfach noch anders als in vielen privaten Unternehmen wahrgenommen Hochschulen Losgelöst von Hochschul-Strategie IT-Strategie Privatwirtschaft Ausrichtung an Geschäftsstrategie Variabel, keine einheitlichen Services Prozesse Standardisierung & Automatisierung An Entscheidungsfindung kaum beteiligt Späte Wahrnehmung und Äußerung Geringe Berücksichtigung Dezentral in Fachbereichen Integration der IT Fachliche Anforderungen an IT Investitionen Anforderungen der Nutzer Rechenzentren Beachtung bei Entscheidungsfindung Einhergehende Einflussnahme Erfüllung führt zu hoher Akzeptanz Zentrale Ansiedlung Die IT an Hochschulen sollte sich zu einem Business Partner entwickeln. Seite 4

5 Local Tasks Carry out purchase process Approve invoices Handle special cases (e. g. litigation) Tasks of the SSC Maintain vendor master data Register and scan invoices Carry out invoice verification Process payments Process Name Sub Processes Activities Tool OS SSC GAR CS Oth Purchase to pay Process Invoices Interface GR to SAP SAP FI X Purchase-to-pay process, PTP: Level 2 Standard Step PTP PTP Send into approval circulation Basware IP Review cash pool account and IHC statement SAP FI X Review clearing account SAP FI Process X invoices Archive payment list SAP FI PTP 1.3.8a Approval Period End Closing and Reporting GR/IR clearing and split SAP MM Basware IP PTP Check invoice, add posting information & cost objects Basware IP Step performed depending on transaction Receive invoice and forward to SSC OCR X X Receive invoice SAP FI X Check recipient SAP FI X Request new / change vendor or partner role SAP FI X Match with purchase order, match with goods receipt SAP MM, FI X Create accrued expense if necessary SAP FI X Create recurring document SAP FI X Check invoice, add posting information and cost objects SAP workflow X Send into approval circulation SAP workflow X Approve invoice SAP workflow X X Make reclamations: request credit note & post accordingly SAP FI X Post journal entries SAP FI X Archive invoice X Transfer to payment SAP FI X Process Payments Run and review payment proposal SAP FI Approve payments by entity SAP FI X Handle blocked invoices and bank accounts SAP FI X Correct bank accounts ( update vendor master data) SAP FI X Run and review payment run SAP FI X Transfer payment run to IHC Idoc X Approve and transfer all payment runs to Nordea Opus capita IHC Receive bank statement Opus capita, Cotel IHC Posting and creation of bank statement SAP FI IHC Review bank statement SAP FI X Recurring entries and reversal SAP FI X Create accruals SAP FI X Run error reports, analyze and correct SAP FI, CO X Make reclamations; PTP PTP PTP PTP request Manage credit period note closing and Check opening & transfer to Post journal entries SAP Archive FI invoice X SAP & post accordingly Phone / Mail / Fax Basware IP / SAP SAP IBMCM Run devaluation, supplement, PC transfer run SAP FI X Reconciliation of AP subledger and General ledger, create corrections if SAP FI X X X X PTP Transfer to payment SAP X End Realisierbare Ziele mit Shared Service Centern Treiber für Shared Services Strategie Standardisierung Konzentration auf Kernaktivitäten und Effektivität der Supportprozesse Vereinheitlichung der Prozesse durch Optimierung und standardisierte Prozessen soweit sinnvoll Bedeutung für Benteler Niedrig Hoch Hoch Mittel Mittel Niedrig Kontrolle Standardisierte Kontrollen durch harmonisierte Prozesse Hoch Mittel Niedrig Flexibilität Kosten Qualität Skaleneffekte Gruppenweite Anpassung an veränderte Rahmenbedingungen ist im SSC schnell möglich Kosteneinsparungen durch Skaleneffekte, Leistungsorientierung und Wettbewerb mit Dritten Dienstleistungscharakter und höhere Qualität der Supportprozesse Skaleneffekte durch Zusammenlegung von redundanten Funktionen und standardisierte Vorgehensweise Shared Services erlauben die Umsetzung einer Vielzahl von strategischen Vorteilen Hoch Hoch Hoch Hoch Mittel Mittel Mittel Mittel Niedrig Niedrig Niedrig Niedrig In-sourced vs. outsourced SSC pilot scope SSC pilot locations Roadmap to shared services SSC full scope (Organisation) SSC full scope (Processes) Fully captive shared services One process, one country Exiting location (Mauritius) Process by process roll-in TNT Express, Europe Only Only AR, AP, and GL Outsourcing of key transactional processes Tow or more pro-cesses, one country New near shore location (Eastern Europe) Country by country roll-in TNT Express, all major business units All major transactional processes One, tow or more processes Shared services with limited outsourcing (e. g. with parts of AP) Hybrid method Two or more processes, two or more countries New off shore location (India) TNT Express and TNT Mail Transaction and selective decision support processes APSSC Manager Shared Service Organization Asia Pacific Team Lead Purchase to Pay UK SPC 1 Benelux SPC 1 Italy SPC 1 SPC 1 SPC 1 CoE 2 Local GAAP Cash Mgmt. Projects Team Lead Invoice to Cash Head of SSO Global Shared Services ESSC Manager Shared Service Organization Europe Team Lead General Accounting Team Lead Billing ASSC Manager Shared Service Organization America Team Lead Payroll incl. Travel & Expenses In der Privatwirtschaft als auch an Hochschulen ist IT- Governance für den gezielten Ressourceneinsatz notwendig Fragen, die adressiert Liefert die Strategie eine ausreichende Klarheit für die Ausrichtung der IT? Aspekte einer 1 Strategie Preliminary preference Not an option Ist die Organisation zur Umsetzung der strategischen Vorgaben optimal strukturiert? 4 Tools 2 Organisation Unterstützen die IT Prozesse optimal den Betrieb, technischen Fortschritt und die IT Steuerung? High level central-local split Detailed central-local split SSC Business unit Leitplanken Ist die Leistungserbringung und deren Steuerung ausreichend automatisiert und zukunftssicher? 3 Prozesse Seite 5

6 Performance Measurement Die Inhalte von IT Governance gelten für beide Organisationsformen gleichermaßen Strategische Ausrichtung Ausrichtung der IT auf die betrieblichen Abläufe / Geschäftsprozesse Steuerung & Kontrolle der Performance wirtschaftlicher Umgang mit IT-Ressourcen, Überwachung der IT Services Risiko Management Überwachung der mit dem IT-Einsatz verbundenen Risiken IT - Compliance Sicherstellung der gesetzlichen und vertraglichen Regelungen im Bereich der IT-Landschaft Ressourcen Management Optimierung von Personal, Knowhow und IT-Infrastruktur IT Governance Seite 6

7 Mögliche Aktivitäten im Rahmen der Einführung von Erstellen / Schärfen einer IT-Strategie Integration der IT Strategie in die Hochschulstrategie Vereinheitlichung der Prozesse Entwicklung und Implementierung von Kontrollsystemen zur Überwachung und Steuerung der Risiken sowie der Einhaltung der Compliance Erstellen eines Service-Katalogs Stärkere Beteiligung und Unterstützung der IT bei Gremienentscheidungen Stärkere Berücksichtigung der Anforderungen der Endnutzer bei IT-Projekten Die IT entwickelt sich von einem reinen EDV-Dienstleister hin zu einem kompetenten, integrierten Ansprechpartner der Hochschulleitung, der Verwaltung sowie aller dezentralen Fachbereiche. Seite 7

8 Die Einhaltung und Aktualität der IT Governance muss kontinuierlich nachgehalten werden Strategische Ausrichtung Steuerung & Kontrolle der Performance Wirksamkeit messen Ziele identifizieren Risiko Management IT - Compliance Maßnahmen umsetzen Soll- / Ist- Vergleich Ressourcen Management Maßnahmen entwickeln Seite 8

9 Zusammenfassung Die Anforderungen an IT in Hochschulen als auch an Privatunternehmen sind umfangreich. Die IT unterstützt die Prozesse durch die Bereitstellung der wesentlichen Daten und Informationen. Beide Organisationsformen müssen interne Kontroll- und Steuerungsmaßnahmen etablieren (und in das Interne Kontrollsystem integrieren), um eine hohe Servicequalität zu erreichen. Nur dann können die Ziele erreicht werden. Die Fokussierung des RZ auf die Bereitstellung von Daten und Rechenleistung ist notwendig aber nicht ausreichend. Das RZ muss Daten, IT-Systeme, Prozesse und Organisation zusammenführen. betrifft Privatwirtschaft und Hochschulen in gleichem Maße. Die Ausprägungen der Governance Komponenten sind unterschiedlich geschuldet den unterschiedlichen Zielen der Hochschule, bzw. des Unternehmens. Seite 9

10 Herzlichen Dank für Ihr Interesse.

11 Katja Radom Manager Ernst & Young GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Rothenbaumchaussee Hamburg Telefon Fax Mobil Seite 11

12 Ernst & Young führt regelmäßig Studien zu Trends und Herausforderungen durch Top Privacy Issues - Insights on IT Risks 1th Quarter 2010: (Ernst & Young, 2010) IT trends Cost reduction through virtualization and cloud computing (Ernst & Young, 2009) Managing the IT agenda The balancing act for business and IT leaders (Ernst & Young, 2009) Lessons from change Findings from the market (Ernst & Young, 2009) Moving beyond compliance Ernst & Young s 2008 Global Information Security Survey (Ernst & Young, 2009) The 2009 Ernst & Young business risk report The top 10 risks for global business (Ernst & Young, Oxford Analytica, 2009) Weitere Informationen unter: Seite 12

13 Ernst & Young Assurance Tax Transactions Advisory Ernst & Young im Überblick Ernst & Young ist einer der Marktführer in der Wirtschaftsprüfung, Steuerberatung, Transaktionsberatung sowie Risiko- und Managementberatung. Rund Mitarbeiter sind durch gemeinsame Werte und einen hohen Qualitätsanspruch verbunden. Gemeinsam mit den Mitarbeitern der internationalen Ernst & Young- Organisation betreut Ernst & Young Mandanten überall auf der Welt. Das Ziel von Ernst & Young ist es, das Potenzial seiner Mitarbeiter und Mandanten zu erkennen und zu entfalten. Weitere Informationen finden Sie unter Der Name Ernst & Young bezieht sich in dieser Publikation auf alle deutschen Mitgliedsunternehmen von Ernst & Young Global Limited (EYG), einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung nach englischem Recht. Jedes EYG-Mitgliedsunternehmen ist rechtlich selbstständig und unabhängig und haftet nicht für das Handeln und Unterlassen der jeweils anderen Mitgliedsunternehmen. Alle EYG- Mitgliedsunternehmen weltweit werden gemeinsam auch als die internationale Ernst & Young-Organisation bezeichnet Ernst & Young GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft All Rights Reserved Diese Publikation ist lediglich als allgemeine unverbindliche Information gedacht und kann daher nicht als Ersatz für eine detaillierte Recherche oder eine fachkundige Beratung oder Auskunft dienen. Obwohl diese Publikation mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, besteht kein Anspruch auf sachliche Richtigkeit, Vollständigkeit und/oder Aktualität, insbesondere kann diese Publikation nicht den besonderen Umständen des Einzelfalls Rechnung tragen. Eine Verwendung liegt damit in der eigenen Verantwortung des Lesers. Jegliche Haftung seitens der Ernst & Young GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft und/oder anderen Mitgliedsunternehmen der internationalen Ernst & Young-Organisation wird ausgeschlossen. Bei jedem spezifischen Anliegen sollte ein geeigneter Berater zurate gezogen werden. Seite 13

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