DATAC Fibu Sicht CD / Sichtprogramm Die DATAC Sicht CD / DVD enthält Buchführungsdaten einschließlich Ihrer digitalisierten Belege.

Transkript

1 DATAC Fibu Sicht CD / Sichtprogramm Die DATAC Sicht CD / DVD enthält Buchführungsdaten einschließlich Ihrer digitalisierten Belege. Daten suchen und finden Selbständiger Ausdruck von Listen und Auswertungen Belege suchen und finden Suche und Auffinden gewünschter Beleg und Dokumente Daten übernehmen Daten und Belege von der Sicht - CD sofort einlesen oder auf den Rechner kopieren Daten ausdrucken Wiederherstellen der Belege in Papierform Daten aufbewahren Umgang mit dem Papier-Beleggut bei der digitalen Archivierung Gesetzliche Vorschriften Erfüllen der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist Die DATAC Sicht CD enthält immer alle Daten und im Falle der digitalen Archivierung auch alle Belege des Geschäftsjahres bis zum aktuellen Perioden Ende. Die DATAC Lese - CD gibt Ihnen die Möglichkeit, auf Listen und Daten sofort zuzugreifen. Am schnellsten geht das, wenn Sie den CD- Inhalt immer auf Ihren Rechner kopieren. (Siehe Daten übernehmen) Immer nur eine SICHT-CD auf dem Rechner ist möglich eine neue CD überschreibt alte SICHT-CD

2 Nach dem Starten erscheint : Danach bestätigen Sie dies mit OK. Geben Sie Kürzel und Ihr Password ein.dies finden Sie in den Anschreiben Daten-CD für Jahr... Es erscheint folgende Maske : Wählen Sie den gewünschten Mandanten aus und bestätigen Sie dies mit Bearbeiten.

3 Es erscheint danach folgende Maske : Sie befinden sich nun in der Buchungsmaske. Ein Buchen ist allerdings nicht möglich. Jedoch steht Ihnen ein Vielzahl von Möglichkeiten des Ansehens und der Kontrolle sowie auch der Ausdruck der Auswertungen zur Verfügung. Ausgangspunkt ist immer diese Buchungsmaske. Sind Sie in anderen Programmpunkten kommen Sie mit der ESC Taste immer wieder zu dieser Hauptmaske zurück. Soweit Belege mit archiviert sind, ( diese sind bei der jeweiligen Buchung dann hinterlegt ) können Sie diese mit einfachen Anklicken Ansehen oder ausdrucken. Buchungen die rechts vom Buchungstext einen Stift als Icon haben, haben eine Notiz hinterlegt. Die Notiz können sie sich anschauen in dem Sie mit der Maus auf den Stift klicken Sie erhalten mit Ihrer DATAC Sicht-CD immer den vollständigen Stand Ihres Geschäfts- oder Kalenderjahres bis zum Ende der aktuellen Buchungsperiode. Der Vorteil der Sicht-CD ist auch ein besonders schneller Zugriff auf Daten und bei digitaler Archivierung insbesonders auch auf Belege. Dabei ist das Handling mit CD s eher zeitaufwändig: CD einlegen, CD läuft an, gewünschte Funktion auswählen, Suche auf der CD ist erheblich langsamer als auf der Festplatte Ihres Rechners. Wir empfehlen deshalb, die Daten nach Erhalt der Sicht-CD immer sofort auf Ihren Rechner zu kopieren. Der Vorgang ist automatisiert. Nach Einlegen der CD oder DVD erhalten Sie dieses Fenster: Sie wählen die Funktion: "auf Festplatte kopieren und von dort starten". Beim der ersten Verwendung einer Lese-CD wird der Pfad "\Programme\DATAC Fibu - Sichtprogramm\" vorgegeben und bei Auslösen von "Starten" dorthin kopiert. Es wird automatisch eine Verknüpfung erstellt und auf dem Desktop dargestellt. Sie können dann durch Doppelklick auf dieses Symbol jederzeit Einsicht in Ihre Daten und Belege nehmen. Wenn Sie eine weitere CD mit neuen Daten erhalten, ist der Vorgang identisch. Wenn Sie beim ersten Kopiervorgang den Zielpfad verändert haben, wird ab sofort dieser angezeigt und kann ohne Neueingabe verwendet werden.

4 Hinweis: Falls die CD nicht automatisch startet, gehen Sie wie folgt vor: - Explorer öffnen - CD/DVD Verzeichnis aufrufen - Anwendung START per Dopppelklick öffnen - dann wie oben beschrieben fortfahren Weitere Funktionen stehen Ihnen nun unter anderen zur Verfügung : Wechsel in eine andere Periode : STRG + F3 Suche Konto : F 2

5 Suchen nach Konten - Eingabe von Kontonummer und Enter ruft Konto - Leertaste und Teil des Kontennamens sucht Konto rechte Maustaste ruft Menuefenster - Einstellung, ob nur Periode oder ganzes Geschäftsjahr gezeigt werden soll - Datumseingrenzung der anzuzeigenden Buchungen - Eingrenzung einer bestimmten Betragshöhe - Umsortierung der Anzeige nach gewünschten Kriterien Soll eine bestimmte Buchung innerhalb des Kontoblattes näher betrachtet werden, so kann die Buchung angeklickt und mit rechter Maustaste die dazugehörige Buchung angezeigt oder direkt zur Buchung gesprungen werden. Drucken : ALT + 1 DRUCKEN : Die Reiter führen Sie in die verschiedenen Auswertungen und Ausdrucke mit den Detail-Schalter können Sie diverse Einstellungen vornehmen. Achten Sie auf die jeweilige Periode in der Sie stehen Sie wollen eine betriebswirtschaftliche Auswertung drucken: - Klicken Sie den Schalter Drucken an - Klicken Sie oben Mitte die Periode an, bis zu der die Daten enthalten sein sollen. - Klicken Sie in der Spalte "Einzeln" BWA kurz oder lang an - im Schalter Detail bestimmen Sie den Umfang der Ausdrucke und gewünschte Einstellungen Sie wollen den Inhalt eines bestimmten Kontos drucken: Möglichkeit 1: - Klicken Sie den Schalter Drucken an - Klicken Sie oben Mitte die Periode an, bis zu der die Daten enthalten sein sollen - Klicken Sie in der Spalte "Einzeln" Kontendruck an - im Schalter Detail klicken Sie "Kontendruck als Arbeitskonto" an. Mit der Lese-CD ist nur diese Variante des Kontendrucks möglich - unter "von Konto xx bis Konto xx" können Sie einschränken, welche Konten Sie ausgedruckt haben wollen. "Von Konto 1234 bis Konto 1234" druckt z.b. nur dieses eine Konto aus)

6 - unter "Periode" können Sie einschränken, welche Kontenbewegungen "von Periode X" "bis Periode Y" im Ausdruck enthalten sein sollen. Möglichkeit 2: - Klicken Sie den Schalter "Ansehen" an - Geben Sie die gewünschte Kontonummer ein. Wenn Sie die Nummer nicht wissen, können Sie diese mit Leertaste plus Angabe eines Teils der Kontenbezeichnung suchen lassen. - Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Kontenfläche. Sie erhalten dann ein Fenster mit Einstellmöglichkeiten und können damit die Kontenbewegungen zeitlich einschränken oder Umsortierungen bewirken. Ansehen von Offenen Posten Durch Anklicken der Taste "Offene Postenverwaltung" öffnet sich ein Fenster. Sie entscheiden, ob Sie Offene Posten im Bereich Debitoren oder Kreditoren ansehen wollen. Danach öffnet sich die Offen-Posten-Liste. Das Feld am Bildschirm oben mittig zeigt an, in welchem Kunden/Lieferanten sich der Mauszeiger gerade befindet. Ist kein einzelner offener Posten angeklickt, ist es mit der rechten Maustaste möglich, eine Umsortierung der offenen Posten zu erreichen. Wird ein einzelner offener Posten angeklickt, ist es mit der rechten Maustaste möglich, Steuersätze und Gegenkonto einzusehen. Sie wollen eine "Offene Posten - Liste" drucken: Klicken Sie den Schalter Drucken an Klicken Sie den Reiter "Aktuelle OP" an- Klicken Sie Offene Posten an Klicken Sie an, ob Sie Kunden (Debitoren) oder Lieferanten (Kreditoren) ausdrucken wollen Im Detailschalter bestimmen Sie wieder den Ausdruckumfang Ansehen von Listen und Auswertungen Jede der in der Druckfunktion ausdruckbare Liste oder Auswertung kann mit der Taste "Vorschau" angezeigt werden. Im Sichtmodus der jeweiligen Liste oder Auswertung ist auch eine Volltextsuche möglich. Dazu im Feld links vom Fernglassymbol den Suchbetrag oder Suchbegriff eingeben und mit der Taste daneben die Suche starten. Legen sie das gewünschte Finanzbuchhaltungskonto ein. Mit der Leertaste können sie Konten nach Namen suchen. Es erscheint dann eine Auflistung mit den Buchstaben oder der Buchstabenfolge die Sie eingeben.

7 Kto ansehen : STRG + 1 KONTO ANSEHEN : Suchen und Finden von einzelnen Buchungen: Suche nach Vorgang Hier haben Sie die Möglichkeit, eine einzelne Buchung innerhalb einer oder mehrere Perioden oder innerhalb des ganzen Jahres zu suchen. Bei der Suche können die Zeichen * und? verwendet werden. * ersetzt eine unbegrenzte Zahl von Zeichen,? nur ein einziges Zeichen. suchen Beispiel: Sie suchen einen Betrag, von dem Sie nur wissen, dass es 150 Euro waren, aber die Cent nicht kennen. Sie geben in das Betragsfeld ein: 150?? Sie suchen eine Buchung, bei der im Buchungstext das Wort Telefon vorkommt, Sie wissen jedoch nicht genau, wo im Text. Sie geben in das Betragsfeld ein: *Telefon* Der Suchvorgang startet in der momentan aufgerufenen Periode. Wenn Sie einen anderen Suchzeitraum wollen, geben Sie die Perioden in "von" "bis" ein. Wollen Sie Taste Suchen löst den Suchvorgang aus. Gibt es mehrere im ganzen Geschäftsjahr suchen, drücken Sie den Schalter ganzes Jahr. Buchungen, auf die das gleiche Suchkriterium zutrifft, können Sie mit wiederholtem Betätigen der Taste Suchen von Buchung zu Buchung springen.

8 WEITERE PUNKTE SIND : Mit STRG + F2 kommen Sie in < Vorgang suchen>. Mit anklicken < Ganzes Jahr > können sie je nach dem in welchen grünen Feld Sie einen Eintrag vornehmen einen Vorgang suchen. z.b. 100,00 Euro im Soll und danach <Suchen > anklicken, wird im ganzen Jahr der Betrag von 100,00 Euro im Soll gesucht. Für weitere Einträge klicken Sie >suchen > an und es werden weitere Einträge mit dem gleichen Suchbegriff gesucht. Mit Alt + 6 gelangen Sie in die Anlagenbuchhaltung. Klicken Sie für die Steuerbilanz OK In dem Reiter < Übersicht > sehen Sie alle aktivierten Wirtschaftsgüter, den Anschaffungswert, den Anschaffungstag, die Abschreibung und den Buchwert. Mit einen Doppelklick auf das einzelne Wirtschaftgut werden die Details sichtbar. Soweit Digitalisiert wurde finden Sie den Beleg bei der jeweiligen Buchung. Das Konto hierzu steht im Stammbatt unter >Fibu.Kto<.. Unter ALT + 9 finden Sie weitere statistische Auswertungen. Auswertungen mit Konsolidierung können Sie mit STRG + 6 und unter den Reiter >Mandaten< aktivieren. Die eizelnen Auswertungsmöglichkeiten finden Sie dann unter den Reiter >Auswertungen<. Mit STRG + 8 kommen Sie in die Jahresabschlussarbeiten. Hier können Sie unter den Programmpunkt >Auswertungen< sich z.b. die Hauptabschlussübersicht

9 anschauen oder ausdrucken. Abschlussbuchungen sind in der Buchungsmaske mit einen roten Haken versehen Die Daten lassen sich unter anderen im Datevformat exportieren unter ALT + 0 Mit STRG + 5 finden Sie das sonstiges Archiv öffnen Sie den Programmpunkt > Module < unter Punkt 3 > Archiv und bestätigen Sie mit OK

10 Unter den Reiter 7 > sonstiges Archiv < finden Sie rechts dann die Ordner > Sonstiges Archiv < Hier sind unter dem Ordner die Sie mit einen Klick auf dem Pluszeichen, die Archivierung von Verträgen, Schriftverkehr, Meldungen, Steuererklärungen, Steuerbescheide und vieles mehr Daten aufbewahren Die Aufbewahrungsfristen erfüllen Zehn Jahre müssen Kontenblätter und steuerlich relevante Auswertungen aufbewahrt werden. Mit der DATAC Sicht-CD müssen Sie kein Papier mehr aufheben. Diese Daten- CD/DVD genügt den Anforderungen des Finanzamts. Sie selbst als Unternehmer wollen das Zahlenwerk von Vorjahren natürlich auch jederzeit zur Verfügung haben. Auch Daten müssen jederzeit verfügbar sein Ein seit 2002 bestehendes Gesetz besagt, dass auch die Daten Ihrer Buchführung selbst aufbewahrt werden müssen und Programme, mit denen diese Daten lesbar gemacht werden können. Die DATAC Sicht-CD/DVD erfüllt beide Anforderungen auf einmal! Auch eine Schnittstelle zur elektronischen Betriebsprüfung des Finanzamts ist bereits enthalten. Gesetzliche Vorschriften Die Abgabenordnung ist die Grundlage Digitale Archivierung nicht steuerlicher Unterlagen und Dokumente gibt es schon einige Zeit. Die Auslegung der Abgabenordnung für die Archivierung steuerlich relevanter Belege besagt, dass gescannte Belege nicht fälschbar sein dürfen und jederzeit wiederherstellbar sein müssen. Diese Voraussetzungen erfüllt das DATAC Belegarchiv! Und das empfehlen wir Ihnen Für Ihre Beleg- oder Dokumenteneinsicht benötigen Sie die Papierunterlagen nicht mehr. Bewahren Sie Ihr Beleggut trotzdem ungeordnet monatsweise gebündelt auf und verstauen Sie die Unterlagen einfach jahrgangsweise in Kartons. Diese Vorgehensweise empfehlen wir, bis der Gesetzgeber die digitale Archivierung direkt abgehandelt hat. Bei weiteren Fragen zur Anwendung stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Ihr Datac Team MFB Büro Ottmar Lehnert Coburger Strasse Weitramsdorf Tel Fax