Trainingsunterlagen Schnittstellen zu fibu-doc

Transkript

1 Trainingsunterlagen Schnittstellen zu fibu-doc Übergabe der Patientenzahlungen aus fibu-doc in die Rechnungsverwaltung von computer konkret Übergabe der Barzahlungen aus computer konkret in die Buchhaltung in fibu-doc fibu-doc opos Übernahme der Patientenzahlungen aus dem Onlinebanking in die Offene-Posten-Verwaltung von Computer Konkret*. 2

2 fibu-doc Das runde Bankimport-Icon in der Symbolleiste ist für den Import der Bankdaten belegt, da dies der häufigste Importvorgang ist. Bei der ersten Anwahl des Import-Icons müssen Sie angeben, mit welchem Onlinebanking-Produkt Sie arbeiten (s. nächste Seite). Diese Einstellung wird für zukünftige Importe gespeichert. Klicken Sie nach dieser Angabe noch einmal auf das Import-Icon und Sie gelangen in das Menü Datenimport Bankdaten. Die Benutzeroberfläche ist für alle Onlinebanking- Programme gleich. 3 fibu-doc In fibu-doc können Sie im Menü Einstellungen / Praxiseinstellungen zwischen verschiedenen Olinebanking-Produkten Ihre Banksoftware auswählen. Eine Anleitung, wie die Bankdaten aus dem jeweiligen Onlinebanking-Produkt abzuspeichern sind, finden Sie in fibu-doc unter Hilfe. 4

3 fibu-doc Legen Sie unter dem Menüpunkt Datenimporte / Importregeln fest. Diese Importregeln wirken als Filter. Offene Posten, welche per Lastschrifteinzug bereits abgeglichen sind, werden in fibu-doc abgegrenzt und nicht an die Praxisverwaltung weitergegeben. Das Gleiche gilt für die KZV-Zahlungen. 5 Anwendung von fibu-doc-importregeln in Ihrer Praxisverwaltung 6 Legen Sie unter dem Menüpunkt Einstellungen / Einstellungen Zahlungsverkehr den Lastschrifthinweis für Ihre Ratenzahlung fest. Dabei sollte der verwendete Hinweis mit der im fibu-doc erfassten Importregel gleich sein.

4 Anwendung der fibu-doc-importregeln in Ihrer Praxisverwaltung 7 Unter dem Menüpunkt Einstellungen / Einstellungen/ Zahlungsverkehr/ Lastschriften definieren Sie den Lastschrifthinweis für Ihre Rechnungen. Der verwendete Text sollte mit der Importregel in fibu-doc identisch sein. Übergabe Ihrer Bankdatei an fibu-doc Wählen Sie Sie in fibu-doc Bankimport 1. Wählen Sie das Importverzeichnis der exportierten Bankdatei aus 2. Stellen Sie Ihr Buchungskonto ein 3. Klicken Sie auf Anzeige Importdaten und anschließend auf Kontierung Bankimporte. 8

5 9 Verbuchen der Patientenzahlungen in fibu-doc Per Klick auf OPOS- Eingabehilfe werden alle Patientenzahlungen markiert. 2. Die KZV-Zahlungen und die Lastschriften bekommen automatisch durch die Importregeln eine andere Nummer. 3.Per Klick auf Buchungsdaten importieren werden die Patientenzahlungen in fibu-doc übernommen. Der automatische Abgleich Ihrer offenen Posten mit Hilfe von fibu-doc Voraussetzung für das automatische Abgleichen der Offenen Posten, welche per Überweisung erfolgten, ist das Erstellen einer Übergabedatei. Im Menü-Punkt OPOS können Sie diese für einen definierten Zeitraum erstellen. Per Klick auf Übergabedatei erstellen wird die Coko-Datei erstellt. 10

6 Die Bedienung der Schnittstelle fibu-doc in Ihrer Praxisverwaltung Wechseln Sie bitte im Programmteil Zahlungsverkehr in den Ordner Offene Posten. Das automatische Abgleichen der Offene Posten mit Hilfe von fibu-doc wird per Klick auf das Diskettensymbol gestartet. 11 Schnittstelle fibu-doc Aus dem angebotenen Fenster muss die COKO-Datei ausgewählt werden. 12

7 Schnittstelle fibu-doc Geben Sie eine Belegnummer und ein Belegdatum ein. Die Belegnummer und das Belegdatum kann man in unserem Programm im Ordner Zahlungen / Belege aufrufen. Die Belegnummer kann eine fortlaufende Nummer sein z.b. 03 für März oder 03/01 für März 1. Buchung. 2. Klicken Sie auf den Schalter alle zugeordneten verbuchen 13 Schnittstelle fibu-doc 3. Alle Buchungen, die optisch mit dem grünen Haken gekennzeichnet sind, werden automatisch abgeglichen. 3. Klicken Sie auf den Schalter erledigte ausblenden 14

8 Schnittstelle fibu-doc Wählen Sie eine nicht zugeordnete Buchung aus. 5. Sortieren Sie sich die Patientennamen Klicken Sie auf die Schalterfläche >> 7. Die bereits zugeordneten Buchungen werden addiert Klicken Sie auf Verbuchen. Schnittstelle fibu-doc Klicken Sie auf die nicht zu klärende Buchung Klicken Sie auf Unklar 11. Wählen Sie als Interimskonto das Interimskonto aus. 12. Klicken Sie zum Schluss auf alle zugeordneten verbuchen 16

9 Kontrolle der abgeglichen Posten Im Ordner Zahlungen / Belege können die abgeglichen OPs jederzeit aufgerufen werden. Es kann nach dem Beleg-Datum bzw. dem Beleg differenziert werden. Alle unklaren Zahlungseingänge werden optisch im hellen Orange gekennzeichnet. Per rechter Maustaste können diese zugeordnet werden. 17 Buchhaltung mit fibu-doc 18

10 Übergabe Ihrer Kassendatei an fibu-doc Wir empfehlen Ihnen ebenfalls die elektronische Übergabe Ihrer Kassenbuchdatei an fibu-doc. Wechseln Sie dazu in Ihr Kassenbuch und klicken Sie die rechte Maustaste. Wählen Sie die Funktion Export zu FIBU-doc. 19 Übergabe Ihrer Kassendatei an FIBU-doc 20 Entscheidend für den Inhalt der Übergabe an fibu-doc ist das Kassenstanddatum. Es werden alle Kassenbuchungen ab diesem Kassenstanddatum exportiert. Achten Sie bitte auf einen korrekten Buchungszeitraum. Per Klick auf das Symbol erfolgt der Monatsabschluss und die Veränderung des Kassenstanddatums.

11 Übergabe Ihrer Kassendatei an fibu-doc-doc Wechseln Sie in FIBU-doc auf Kassenimport 1. Wählen Sie das Importverzeichnis der exportierten Kassendatei aus 2. Stellen Sie Ihr Buchungskonto ein 3. Klicken Sie auf Anzeige Importdaten und anschließend auf Kontierung Bankimporte. 21