Immobilien-Bewirtschaftung

Transkript

1 Immobilien-Bewirtschaftung Teil 4: Das Protokoll im Stockwerkeigentum Verfasst von: Antonio Federico Eidg. Dipl. Immobilien-Treuhänder Immobilienbewirtschafter mit eidg. Fachausweis MAS Real Estate Management MAS Corporate Finance

2 Inhaltsverzeichnis 1 Definition 2 Protokollinhalt 3 Protokollführung 4 Versammlungsbeschlüsse 5 Aufbewahrungsdauer Einleitung Jeder Mensch wohnt und jeder Mensch ist täglich mit Immobilien in Kontakt. Ob als Mieter, Eigentümer oder Nutzer sind die Immobilien in der heutigen Welt omnipräsent. Wo Menschen, Technik und Umwelt zusammenkommen, braucht es Prozesse, Strategien, Strukturen und Entwicklungsmodelle für Erneuerungen und Optimierungen. Diese komplexen Systeme erfordern in der heutigen Zeit viel Know-how, um allen Anspruchsgruppen gerecht zu werden. Die immobilienwirtschaftlichen Kurzbeiträge werden aus Fachbüchern, Referaten, Schulungen sowie Erfahrungen aus der Praxis zusammengestellt und sollen unseren geschätzten Kunden sowie Interessierten der Immobilienbranche Fachwissen auf einfache und verständliche Art und Weise vermitteln. Bewusst wird jeweils lediglich ein einzelnes Thema aus der breiten Palette der Immobilienwirtschaft herausgegriffen und analysiert. In diesem Sinne wünschen wir Ihnen viel Spass beim Lesen und stehen Ihnen für allfällige Fragen gerne zur Verfügung. Allma Verwaltungs AG 2

3 1 Definition Das Gesetz macht in den Bestimmungen über das Stockwerkeigentum keine näheren Angaben zum Protokoll oder zur Protokollführung einer Eigentümerversammlung. Grundsätzlich muss ein Protokoll geführt werden, doch für dessen Ausführung besteht ein grosser Freiraum. Das Protokoll kann von einem Stockwerkeigentümer, vom Verwalter oder einem Dritten geführt werden. Gesetzlich besteht keine Pflicht, dieses zu unterzeichnen, eine solche sollte aber reglementarisch festgeschrieben werden. Gemäss Art. 712n Abs. 2 ZGB sind die Beschlüsse der Stockwerkeigentümerversammlung zu protokollieren. Demnach verlangt der Gesetzgeber mindestens ein Beschlussprotokoll (nicht ein Verhandlungsprotokoll), welches die erfolgten Anträge, Wahlen und die gefassten Beschlüsse beinhaltet. Wird ein Beschluss zwar korrekt gefasst, aber nicht protokolliert, ist gemäss Bundesgericht ein Beschluss ganz einfach nicht vorhanden und damit nichtig und nicht anwendbar. 3

4 2 Protokollinhalt Die entsprechenden Abstimmungsergebnisse, d.h. die zustimmenden und ablehnenden Stimmen sowie allfällige Enthaltungen sind in einem Protokoll festzuhalten. Ablehnende Stimmen müssten grundsätzlich namentlich erwähnt werden. Es ist nur den ablehnenden und abwesenden Stimmen gestattet, allfällige Beschlüsse anzufechten (Aktivlegitimation). Über die Form des Protokolls äussert sich der Gesetzgeber nicht, doch ist aus Beweis- und Archivierungsgründen die Schriftlichkeit vorzuziehen. Das Protokoll ist als solches zu bezeichnen und hat den Namen der Stockwerkeigentümergemeinschaft sowie Ort und Datum der Stockwerkeigentümerversammlung zu enthalten. Daneben ist es zweckmässig, die Namen des Vorsitzenden und des Protokollführers anzuführen und die Anzahl der anwesenden Stockwerkeigentümer sowie die vertretenen Stimmen und Wertquoten anzugeben, sodass die ordnungsgemässe Einberufung und Beschlussfähigkeit der Versammlung festgehalten werden kann. Schliesslich ist das Protokoll vom Protokollführer und vom Versammlungsvorsitzenden zu unterzeichnen. 4

5 3 Protokollführung Auch hinsichtlich der Protokollführung sind keine genügenden gesetzlichen Bestimmungen vorhanden. Das Vorliegen eines Verhandlungsprotokolls kann bei der Auslegung von Beschlüssen und für Rechtsnachfolger von Stockwerkeigentümern eine Erleichterung bedeuten, indem es einen Überblick über die Rechtslage im Innenbereich des Gemeinschaftsverhältnisses verschafft. Wird deshalb anstatt eines Beschlussprotokolls ein Versammlungsprotokoll bevorzugt, ist es sinnvoll, Ausführungsbestimmungen im Stockwerkeigentumsreglement zu erlassen. Darin kann vorgeschrieben werden, dass auch die wichtigsten Erläuterungen des Vorsitzenden sowie die bedeutsamsten Voten der Teilnehmer protokolliert werden müssen. Anmerkungen oder weiterführende Ergänzungen dienen den Eigentümern zur Unterstützung und liegen im Ermessen des Protokollführers. 5

6 4 Versammlungsbeschlüsse Obwohl keine gesetzliche Pflicht zur Verteilung des Protokolls besteht, entspricht es eher den heutigen Gepflogenheiten, jedem Stockwerkeigentümer ein Protokoll zuzustellen. Theoretisch würde es genügen, wenn das Protokoll bloss zur Verfügung steht. Ist eine Zustellung gewünscht, sollte im Reglement die Frist für die Zustellung festgehalten sein, welche in der Regel drei bis vier Wochen oder sogar bis zu sechs Monate nach der Versammlung beträgt. Nach der Zustellung des Protokolls werden die 30 Tage Einsprachefrist abgewartet, bis mit dem Umsetzen der Beschlüsse begonnen werden kann (Anfechtungsfrist). Wegen fehlender gesetzlicher Grundlagen kann ebenfalls im Protokoll festgelegt werden, dass das Protokoll der letzten Versammlung an der folgenden Stockwerkeigentümerversammlung zu genehmigen ist. Will man aber von einem solchen Genehmigungsvorbehalt absehen, kann jedem Stockwerkeigentümer eine Frist von 30 Tagen seit Zustellung des Protokolls gewährt werden, um Berichtigungen anzubringen, welche den übrigen Stockwerkeigentümern zur Kenntnis und Stellungnahme weiterzuleiten sind. Die Versammlungsbeschlüsse können innerhalb einer Frist von einem Monat seit Kenntnisnahme beim Friedensrichter angefochten werden. Stockwerkeigentümer, die nicht an der Versammlung teilgenommen haben, erhalten regelmässig erst mit der Zustellung des Protokolls Kenntnis vom Inhalt der Beschlüsse. Damit nicht eine längere Ungewissheit über deren Gültigkeit besteht, ist es sinnvoll, dem Protokollführer im Reglement eine bestimmte Frist zur Erstellung und Verteilung des Protokolls anzusetzen. 6

7 5 Aufbewahrungsdauer Nach Art. 712n Abs. 2 ZGB hat der Verwalter bzw. der Vorsitzende der Versammlung die Pflicht, das Protokoll aufzubewahren. Bei Bedarf (z.b. in einem Verfahren) dient das Protokoll der Verwaltung und den Stockwerkeigentümern als Nachweis über die gefassten Beschlüsse und erfolgten Wahlen. Gesetzlich ist die Aufbewahrungsdauer wiederum nicht geregelt. Enthält das Reglement auch keine entsprechenden Vorschriften, ist nach herrschender Lehre für die Aufbewahrungsdauer der Protokolle die Existenzdauer der Stockwerkeigentümergemeinschaft als massgebend zu erachten, d.h. die Protokolle sind ohne zeitliche Beschränkung aufzubewahren. Entsteht einem Stockwerkeigentümer oder der Stockwerkeigentümergemeinschaft zufolge Verletzung dieser Pflicht ein Schaden, ist die entsprechende Person zur Verantwortung zu ziehen. 7

8 Immobilien-Bewirtschaftung Teil 1: Der Erneuerungsfonds im Stockwerkeigentum Teil 2: Hauswart: Was ist zu beachten? Teil 3: Mieternebenkosten Teil 4: Das Protokoll im Stockwerkeigentum Allma Verwaltungs AG - Rätusstrasse Chur Fon +41 (0) Fax +41 (0) info@allma.ch - 8