Buchungen. Kontoplan. Auswertungen. Einstellungen

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1 Buchungen Kontoplan Auswertungen Einstellungen Version informatik.ch Seite 1 von 16

2 20 Jahre Pendeal Fibu Einführung: Die erste Version von Pendeal Fibu entstand im Jahre 1993 als Version 1.0 auf Basis Filemaker 2.0. Versionsübersicht: 1993 Pendeal Fibu 1.0 auf Basis Filemaker Pro Pendeal Fibu 1.8 auf Basis Filemaker Pro 2.0 (erste Version mit MWST) Testbericht MACWORLD SCHWEIZ Dezember 1994 Nur drei Programme waren damals mit MWST- Funktionalität verfügbar: Cashobox, Small Busniness Fibu und PenDeal Fibu Bei allen anderen war das Statement Wir arbeiten daran... Original- Auszug aus Testbericht: 1996 Pendeal Fibu 3.0 auf Basis Filemaker Pro Pendeal Fibu 4.0 auf Basis Filemaker Pro Pendeal Fibu 5.0 auf Basis Filemaker Pro Pendeal Fibu 6.0 auf Basis Filemaker Pro Pendeal Fibu 6.2 auf Basis Filemaker Pro 6.0 Neuentwicklung ab Filemaker Pendeal Fibu 11 auf Basis Filemaker Pro Pendeal Fibu 12 auf Basis Filemaker Pro 12 Version informatik.ch Seite 2 von 16

3 Inhaltsverzeichnis: Programminstallation Kontenplan Buchen Fremdwährungen Auswertungen - Kontoauszug - Eröffnungsbilanz - Journal - Bilanz - Erfolgsrechnung - MWST- Abrechnung - Umsatzliste - Saldoliste - Budgetvergleich - Kontenplan Mandanten Einstellungen Kontogruppen Import/Export Seite 04 Seite 06 Seite 07 Seite 07 Seite 09 Seite 09 Seite 09 Seite 09 Seite 11 Seite 11 Seite 12 Seite 12 Seite 12 Seite 12 Seite 12 Seite 13 Seite 15 Seite 16 Version informatik.ch Seite 3 von 16

4 Progamminstallation: Laden Sie die gewünschte Version (Mac/Win) herunter und speichern Sie die Datei z.b. auf Ihrem Desktop/Schreibtisch. Entpacken Sie die Datei: Win: Rechte Maustaste auf Datei und Alle extrahieren... Mac: Doppelklick auf Datei Der entpackte Ordner liegt dann auf dem Desktop/Schriebtisch Programmstart Runtime- Version: Mac: Starten Sie das Programm immer mit Doppelklick auf Pendeal Fibu 12 Start Win: Starten Sie das Programm immer mit Doppelklick auf Pendeal Fibu 12.exe Nicht Runtime- Versionen starten Sie mit Doppelklick auf Pendeal Fibu 12 oder bei Serverinstallation aus dem Hauptmenu Pendeal. Version informatik.ch Seite 4 von 16

5 Sicherheitsmeldung: Wenn Sie das Programm via Internet herunter laden kommt einmalig folgende Meldungen welche Sie mit Öffnen bestätigen können: Login: Das Login lautet: Kontoname: fibu Passwort: 123 Version informatik.ch Seite 5 von 16

6 Kontoplan: Den Kontoplan erreichen Sie via Taste Kontoplan oben. Die Tasten Neues Konto, Suchen und Alle zeigen sind selbsterklärend. Pflichtfelder für ein neues Konto sind: Konto Nr., Bezeichnung, Kontoklasse, Währung MWST- Einstellungen: MWST- Buchungskonten: In der Regel müssen drei Konten definiert werden: Vorsteuer Materialaufwand: MWST- Typ Vorsteuer Vorsteuer Investitionen: MWST- Typ Vorsteuer Umsatzsteuer: MWST- Typ Umsatzsteuer MWST- Pflichtige Konten: Bei jedem MWST- Pflichtigen Konto muss der korrekte MWST- Code hinterlegt werden. Beispiele: 3000 Handelswaren: VM8.0B (Vorsteuer Material 8.0% Brutto) 4700 Büromaterial: VI8.0B (Vorsteuer Investitionen 8.0% Brutto) 6200 Ertrag: U8.0B (Umsatzsteuer 8.0% Brutto) Die hier verwendeten MWST- Codes sind in den Einstellungen frei definierbar. Gruppe/Untergruppe: Für gruppierte Auswertungen bei Bilanz/Erfolgsrechnung definieren Sie in diesen beiden Spalten die gewünschte Struktur. Die möglichen Gruppen werden in den Einstellungen vordefiniert. Version informatik.ch Seite 6 von 16

7 Buchen: Zu den Buchungen gelangen Sie mit der Taste Buchungen oben links. Geben Sie in den blau hinterlegten Feldern die gewünschte Buchung ein: Datum, Belegtext, Beleg, Kst, Soll, Haben, Betrag (Beleg und Kst sind optional) Klicken Sie danach auf Buchen. Die erfasste Buchung erscheint danach in der Liste der Buchungen unten. Buchung ändern: Klicken Sie die gewünschte Buchung in der Liste an und sie erscheint dann in den blau hinterlegten Eingabefeldern. Nachdem Sie die Änderungen durchgeführt haben klcken Sie auf die Taste Ändern womit die Buchung in die Liste unten übertragen wird. Buchung löschen: Klicken Sie bei der zu löschenden Buchung auf das Papierkorbsymbol. Buchung suchen: Klicken Sie auf die Taste suchen und sie gelangen in die Suchmaske. Verwenden Sie für die Suche die Funktionen im obersten Statusbalken 1) Klicken Sie oben auf Suchen (Lupe) 2) Geben Sie die Suchbegriffe ein 3) Klicken Sie auf Ergebnismenge suchen 4) Auflauf 1-3 kann wiederholt werden 5) Via Pfeil links gelangt man zur ausgewählten Buchung Fremdwährungen: Die Hauptwährung für alle Vorgänge ist die bei den Einstellungen definierte Basiswährung. Sämtliche Buchungen werden in der Basiswährung festgehalten. Bei Fremdwährungskonten wird zusätzlich der Wert in der Fremdwährung angezeigt. Version informatik.ch Seite 7 von 16

8 Beispiele (Basiswährung CHF): Bargeldbezug EUR 500 ab Bankkonto CHF: Geben Sie den EUR- Betrag im Feld Betrag FW ein. Das Programm rechnet dann den Betrag in CHF um. Kontoübertrag CHF 500 von Post CHF auf Bank EUR: Geben Sie den CHF- Betrag im Feld Betrag ein. Das Programm rechnet dann den Betrag in EUR um. Manuelle Eingabe der Beträge: Klicken Sie auf manuelle Eingabe wenn Sie die Beträge ohne automatische Kursumrechnung eingeben möchten. Version informatik.ch Seite 8 von 16

9 Auswertungen: Zu den Auswertungen gelangen sie mit der Taste Auswertungen. Eröffnungsbilanz: Zeigt die Eröffnungsbilanz. Geben Sie das richtige Konto der Eröffnungsbilanz an Journal. Dieses muss vorgängig im Kontoplan definiert sein mit Kontoklasse = neutral. Journal: Zeigt das Journal der Buchungen Kontoauszug (ohne Zeitabgrenzungen): Erstellt Kontoauszug aller Buchungen für ein Konto oder alle ausgewählten Konten. Die Vorauswahl der Konten definieren Sie im Kontenplan. Die Druckart und Drucklayout mit Beleg oder Buchungsnummer kann frei gewählt werden. Der Drucklauf kann mit gedrückter CTRL- Taste abgebrochen werden. Version informatik.ch Seite 9 von 16

10 Kontoauszug (mit Zeitabgrenzungen): Erstellt Kontoauszug für die gewünschte zeitliche Abgrenzung für ein Konto oder alle ausgewählten Konten. Die Vorauswahl der Konten definieren Sie im Kontenplan. Der Drucklauf kann mit gedrückter CTRL- Taste abgebrochen werden. Zeitliche Abgrenzung: Kontoauszug Druckart: Ab Version haben Sie umfassende Möglichkeiten für den gewünschten Ausdruck oder Speicherung als PDF. Drucker mit Druckdialog: Ideal für Druck Einzelkonto Drucker ohne Druckdialog: Ideal für Sammeldruck Seitenansicht: Ideal für schneller Kontoansicht auf dem Bildschirm PDF eine Datei pro Konto PDF eine Datei für Auswahl (alle Konten): Ideal für Versand an Treuhänder/Ablage Kontoauszug Drucklayout: Ab Version können Sie das Drucklayout wählen entweder mit Beleg- Nr. oder Buchungs- Nr. Version informatik.ch Seite 10 von 16

11 Druckauswahl / Konten: Ab Version können Sie die zu druckenden Konten direkt und gezielt aktivieren. Auswahl ändern: Mit der Taste Auswahl ändern können Sie die Druckauswahl bzw. Sammeldruck automatisch setzen lassen oder ganz aufheben: Aufheben: Alle Konten werden deaktiviert Saldo: Alle Konten mit Saldo werden aktiviert Alle: Alle Konten werden aktiviert Bilanz und Erfolgsrechnung: Erstellt Bilanz und Erfolgsrechnung. Zeitliche Abgrenzung ist möglich sowie auch die Auswertung nach Kostenstelle. Die bei den Buchungen verwendeten Kostenstellen erscheinen automatisch in der Aufklappliste. Bilanz und Erfolgsrechnung können mit oder ohne Gruppierungen ausgedruckt werden. Die Gruppen werden bei den Einstellungen erfasst und im Kontenplan zugeordnet. Version informatik.ch Seite 11 von 16

12 MWST- Abrechnung: Erstellt MWST- Abrechnung unter Berücksichtigung der zeitlichen Abgrenzung. Umsatzliste: Erstellt Umsatzliste unter Berücksichtigung der zeitlichen Abgrenzung. Saldoliste mit Budgetvergleich: Erstellt Saldoliste mit Budgetvergleich unter Berücksichtigung der zeitlichen Abgrenzung. Kontenplan: Erstellt bzw. druckt Kontenplan. Version informatik.ch Seite 12 von 16

13 Einstellungen: Register- Tab Allgemein: Hier stehen die Angaben für Lizenz, Mandant und Geschäftsjahr. Speichern Sie nach Mutationen den Mandanten sicherheitshalber mit folgendem Link ab: Erst danach wird die Bezeichnung und das Datum von/bis in der Liste aktualisiert. Im unteren Bereich ist die Mandantenverwaltung. Als Mandant gelten auch verschiedene Jahren der gleichen Firma. Mandant öffnen: Öffnen Sie den gewünschten Mandanten mit einem Klick auf Öffnen. Speichern Sie einen bereits geöffneten Mandanten vorgängig ab. Es kommt eine entsprechende Warnmeldung. Wird der vorgängig geöffnete Mandant nicht gespeichert so gehen die seit der letzten Speicherung getätigten Mutationen verloren. Mandant speichern: Klicken Sie auf folgenden Link: Version informatik.ch Seite 13 von 16

14 Mandant kopieren: Klicken Sie auf folgenden Link: Mandant kopieren benötigen Sie beispielsweise wenn Sie ein neues Jahr anlegen möchten. Saldi übernehmen für Vorjahresvergleich: Sie können die Saldi von einem Vorjahr zwischenspeichern. Speichern Sie zuerst das aktuelle Jahr ab. Öffnen Sie danach das Vorjahr und klicken Sie auf den Link: Die Vorjahreswerte sind zwischengespeichert und in der letzten Spalte im Kontenplan ersichtlich. Laden Sie nun das aktuelle Jahr und Sie sehen im Kontenplan die Saldi des laufenden Jahren sowie in der letzten Spalte die Saldi des Vorjahres. Register- Tab MWST- Codes: Hier verwalten Sie die MWST- Codes. Neue Einträge jeweils auf letzter Zeile. Löschen via Papierkorbsymbol. Die hier definierten MWST- Codes setzen Sie dann anschliessend im Kontenplan bei den betreffenden Konten ein. Version informatik.ch Seite 14 von 16

15 Register- Tab Kontogruppen: Hier verwalten Sie die Kontogruppen. Im Kontenplan ordnen Sie anschliessend die Gruppen den entsprechenden Konten zu. Eine Gruppierung des Kontenplan ist nicht zwingend notwendig, ist aber bei komplexeren Kontoplänen sinnvoll damit eine bessere Übersicht erreicht wird. Zusätzlich gibt es bei Bilanz/Erfolgsrechnung bei jedem Gruppenumbruch ein Zwischentotal. Register- Tab Währungen: Hier definieren Sie die Währungen. Version informatik.ch Seite 15 von 16

16 Register- Tab Import/Export/Easylink: Wichtig: Bitte vor jeder weiteren Aktion ein Backup machen. Es genügt eine lokale Kopie des Ordners. Bei Manipulationsfehlern besonders nach Lösch- oder Importvorgängen können Sie bei Bedarf auf das Backup zurückgreifen. Hier haben Sie die Möglichkeit Daten in allen Modulen zu importieren oder zu exportieren. Version informatik.ch Seite 16 von 16

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