LESS-FIBU Firmen-Wechsel 1

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1 LESS-FIBU Firmen-Wechsel 1 Modul FIRMEN-WECHSEL Das FIBU-Modul FIRMENWECHSEL ermöglicht es Ihnen, mehrere Firmen mit den Programmen der FINANZBUCHHALTUNG zu verwalten. Dabei erscheint es während der Arbeit mit FINANZBUCHHALTUNG so, als wenn nur die aktuelle Firma installiert ist. Zwischen den einzelnen Firmen besteht kein Datenkontakt! Es können bis zu 1000 verschiedene Firmen eingerichtet werden. Ist gleichzeitig die FAKTURA oder LOHN installiert, so sind die FAKTURA-/ LOHN-Mandantennummern gleich den Firmen-Nummern in der FINANZ- BUCHHALTUNG.

2 LESS-FIBU Firmen-Wechsel 2 1. Mandantenwechsel/Menüsteuerung Mit Installation des Moduls MANDANTEN-WECHSEL wird in allen Menüs des FINANZBUCH- HALTUNGS-Programmpaketes der jeweils letzte Menüpunkt 'FIRMEN-WECHSEL' aktiv. Dieser Menüpunkt ist anzuwählen, wenn ein Wechsel zur Bearbeitung einer anderen Firma beabsichtigt ist. In allen Menüs wird rechts oben unter dem Datum die aktuelle Firmen-Nummer angezeigt, soweit Sie nicht mit der Haupt-Firma Nummer 0 arbeiten. In der untersten Zeile des Menü wird - soweit Sie nicht in Haupt-Firma 0 sind - der Name der aktuellen Firma angezeigt. Der Name der Haupt-Firma wird immer im Menü-Kopf angezeigt. Das vorliegende Handbuch gliedert sich wie folgt: 1. Mandantenwechsel/Menüsteuerung Erweiterungen der Stammdaten-Programme Allgemeines Firmen-Wechsel... 4

3 LESS-FIBU Firmen-Wechsel 3 2. Erweiterungen der Stammdaten-Programme In den Programmen zur Stammdaten-Verwaltung wird zur besseren Übersicht in der ersten Bildschirmzeile zusätzlich die Firmen-Nummer mit angezeigt, soweit nicht die Haupt-Firma Nummer 0 bearbeitet wird. 3. Allgemeines Bei jeglicher Bearbeitung ist außer der Auswahl einer Firma über den Menüpunkt FIRMEN- WECHSEL keine zusätzliche Eingabe erforderlich. Alle Programme arbeiten automatisch mit der aktuellen Firma. Wenn Sie das FINANZBUCHALTUNGS-Paket verlassen und zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufrufen, ist automatisch die zuletzt bearbeitete Firma wieder aktiv. In Mehrplatz-Systemen können verschiedene Firmen gleichzeitig von den einzelnen Terminals bearbeitet werden. In den einzelnen Programmen wird jeweils in der 1. Bildschirmzeile links die aktuelle Firmen-- Nummer angezeigt, soweit sie ungleich der Hauptfirma (Firma 0) ist. Folgende Stammaten sind für alle Mandanten identisch: 1. Bankenstamm 2. PLZ-/Orte-Stamm 3. VSt-/MWSt-Sätze 4. Währungen 5. Zahlungsziele 6. Firmenname Firma 0. Folgende Stammdaten sind für die Grundversionen FAKTURA, FIBU und LOHN im jeweils gleichen Mandaten identisch: 1. Firmenbankkonten 2. Kunden-/Lieferantenstamm.

4 LESS-FIBU Firmen-Wechsel 4 4. Firmen-Wechsel Mit Anwahl des Menüpunktes 'FIRMEN-WECHSEL' erscheint nachfolgende Bildschirmmaske: F I R M E N - W E C H S E L Anwender... : Aktuelle Firma... : Neue Firma... : 000 Societät Bellmann & Co. 000 Infoform GmbH Heimannsweg Hamburg 34 F1 - F3 - F5 - F7 - F9 - F2 - F4 - F6 - F8 - F10- Im Feld 'Neue Firma' können Sie jetzt eine neue Firmen-Nummer eingeben oder über F3 ein Passwort für den Firmen-Wechsel zu dieser Firma eingeben oder ändern. Bei Antwort mit F3 wird folgende Zusatzmaske eingeblendet: Firmen-Passwort... : Das Programm verlangt nun bei einem bestehenden Passwort zuerst die Eingabe dieses Passwortes und danach ein neues Passwort, wobei das Passwort gelöscht wird, wenn Sie nur mit <RETN> antworten. Bestand noch kein Passwort, so können Sie sofort das neue Passwort eintragen. Danach verzweigt das Programm wieder zur Eingabe der neuen Firmen-Nummer. F1 - Rückkehr ins übergeordnete Menü F3 - Eingabe/Änderung eines Passwortes F4 - Drucken der Firmen-Übersichtsliste F5 - Übersichts-Auswahl über alle Firmen F6 - Löschen aller Firmendaten einer Firma F9 - Drucken von Adressetiketten

5 LESS-FIBU Firmen-Wechsel 5 Über die Funktionstaste F4 erhalten Sie eine Liste aller Firmen über Drucker. Über die Funktionstaste F5 erhalten Sie eine Übersicht aller gespeicherten Firmen zur Auswahl. Soweit Sie eine Firmen-Nummer eingeben und die neue Firma ist bereits erfaßt, dann wird die Firma selektiert und das Programm verzweigt wieder in das Menü. Ist für die neue Firma ein Passwort eingetragen, so wird dieses zuvor abverlangt. Ist die angewählte Firma noch nicht erfaßt, dann fragt das Programm nach, ob diese Firmen- Nummer neu angelegt werden soll. Wenn Sie diese Frage mit 'N' beantworten, verzweigen Sie wieder zur Eingabe der Firmennummer. Bei 'J' erscheint folgende Zusatz-Maske auf dem Bildschirm: Datentransfer von Firma : 000 Gruppenstammtexte...NEIN Buchungsstammtexte... NEIN Sachkontenstamm... NEIN Festkontenstamm... NEIN Mitarbeiter-ID... NEIN BWA/Bilanz/GuV-Formular... NEIN Kostenstellen... NEIN Kostenarten... NEIN Wenn Sie keine Datenübernahme von einer bestehenden Firma wünschen, so beenden Sie jetzt den Firmenwechsel mit der Taste F1. Ansonsten geben Sie die gewünschte Firmen-Nummer ein. Besteht die angewählte Firma nicht, so müssen Sie erneut die Firmen-Nummer eingeben. Nun können Sie festlegen, welche Daten der angewählten Firma übernommen werden sollen. Dazu stellen Sie sich auf die gewünschte Datenbezeichnung und stellen mit der Leertaste den Balken von auf NEIN oder umgekehrt. Wenn Sie alle Daten markiert haben, beenden Sie die Auswahl mit F1. F1 - Rückkehr ins übergeordnete Menü F3 - Eingabe/Änderung eines Passwortes F4 - Drucken der Firmen-Übersichtsliste F5 - Übersichts-Auswahl über alle Firmen F6 - Löschen aller Firmendaten einer Firma F9 - Drucken von Adressetiketten

6 LESS-FIBU Firmen-Wechsel 6 Das Programm kopiert nun die Daten in die neue Firma. Der Vorgang läßt sich mit weiteren Firmen wiederholen, so daß Sie den Basis-Datenbestand der neuen Firma auch aus mehreren unterschiedlichen Firmen erstellen können. Unberüht von der Datenübertragung bleibt die spätere Änderungsmöglichkeit der übernommenen Daten über das Firmenstammdaten-Programm. Als nächstes erhalten Sie vom Programm die Möglichkeit, ein Passwort für den Aufruf des Firmen-Wechsels zu dieser Firma einzugeben. Dazu wird die Passwort-Zusatzmaske eingeblendet. Wollen Sie kein Passwort, so antworten Sie nur mit <RETN>! Auf jeden Fall sollten Sie nach Erstellen einer neuen Firma als ersten Schritt alle Stammdaten der neuen Firma eingeben bzw. überarbeiten! Über die Funktionstaste F9 haben Sie die Möglichkeit, für einen oder mehrere Mandaten Anschriften-Etiketten ausdrucken zu lassen. Dazu wird folgendes Bildschirmfenster eingeblendet: DRUCKEN MANDANTEN-ETIKETTEN von Mandanten-Nr.... : bis Mandanten-Nr.... : Anzahl je Mandant...: Beantworten Sie die Felder wie bezeichnet. Über die Funktionstaste F2 haben Sie die Möglichkeit, den Etikettenaufbau zu gestalten. Dazu wird ein weiteres Fenster angezeigt: ETIKETTEN-AUFBAU Druckbereich in Zeilen..: Zwischenraum in Zeilen : F1 - Rückkehr ins übergeordnete Menü F2 - Etikettenaufbau F6 - Löschen aller Firmendaten einer Firma

7 LESS-FIBU Firmen-Wechsel 7 Die Standardvorgabe für den Etikettenaufbau beträgt 8 Datenzeilen und 1 Trennzeile zwischen den einzelnen Etiketten. Dies entspricht der Standard-Etikettengröße von ca. 89 x 39 mm. Das Löschen einer bestehenden Firma ist möglich, wenn Sie nach Auswahl einer Firmen- Nummer auf die Frage RICHTIGER MANDANT <J>A ODER <N>EIN die Taste F6 drücken. Soweit dieser Mandant als Standard-Mandant für andere Arbeitsplätze eingetragen ist, erscheint folgende Warnung: WARNUNG: MANDANT IST FÜR ANDEREN USER EINGETRAGEN! LÖSCHEN = <J>: Soweit Sie ein Zeichen ungleich 'J' eingeben, wird der Löschvorgang abgebrochen. Ansonsten wird bei den betroffenen Arbeitsplätzen der Mandant 0 als Standard-Mandant eingetragen. Das Programm bringt nun folgende Meldung auf den Bildschirm: SOLL DIESER MANDANT GELÖSCHT WERDEN? <J>A ODER <N>EIN Die weitere Verarbeitung wird nur dann eingeleitet, wenn Sie hier mit 'J' antworten. Da konsequent alle Firmendaten gelöscht werden, fragt das Programm nun nochmals nach: LÖSCHEN DES MANDANTEN? <L>ÖSCHEN, SONSTIGE TASTE ABBRUCH Auch hier wird die weitere Verarbeitung nur eingeleitet, wenn Sie korrekt mit 'L' antworten. Nachdem die speziellen Daten der Finanzbuchhaltung gelöscht sind, erscheint folgende weitere Abfrage: SOLLEN DIE GEMEINSAMEN DATEN (FAKT/FIBU/LOHN) GELÖSCHT WERDEN?J/N: Diese Frage dürfen Sie nur mit 'J' beantworten, wenn die FAKTURA und/oder der LOHN nicht installiert sind oder Sie den Mandanten auch in diesen Bereichen löschen wollen! Ansonsten gehen Daten wie z.b. der gemeinsame Bankenstamm verloren! Soweit Sie die Frage mit 'J' beantworten wird auch hier nochmals zusätzlich nach der Löschung abgefragt. Beantworten Sie diese Frage ebenfalls mit 'L'.

8 LESS-FIBU Firmen-Wechsel 8 Wenn die gelöschte Firma die gerade aktuelle Firma war, so führt das Programm automatisch eine Mandantenwechsel zur Hauptfirma mit der Firmennummer 0 durch, damit eine korrekte Weiterarbeit möglich ist.

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