Navision Financials. Finanzbuchhaltung

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1 Navision Financials Finanzbuchhaltung

2

3 Finanzbuchhaltung

4 Die in diesem Buch enthaltenen Informationen können ohne vorherige Ankündigung bei Bedarf geändert werden. Navision Software a/s lehnt jede Haftung für Fehler und Unterlassungen in dieser Publikation ab. Die beschriebenen Programme dürfen nur gemäß den Lizenzbedingungen angewendet oder kopiert werden. Ohne ausdrückliche schriftliche Erlaubnis von Navision Software a/s dürfen diese Unterlagen in keiner Art und Weise vervielfältigt oder kopiert werden. Navision, C/SIDE und Navigator sind eingetragene Warenzeichen von Navision Software a/s, AssistButton, C/AL, SIFTWARE, FlowField, FlowFilter, SIFT, SumIndex, SumIndexField und TrendScape sind Warenzeichen von Navision Software a/s. Microsoft ist ein eingetragenes Warenzeichen und Windows und Windows NT sind eingetragene Warenzeichen von Microsoft Corporation. IBM und OS/2 sind eingetragene Warenzeichen und LAN Server, OS/2 LAN Server, Presentation Manager und WIN-OS/2 sind Warenzeichen der International Business Machines Corporation. Novell und NetWare sind eingetragene Warenzeichen von Novell Inc. UNIX ist ein eingetragenes Warenzeichen von UNIX System Laboratories Inc. Paintbrush ist ein eingetragenes Warenzeichen von Zsoft Corporation. Dieses Buch wurde gedruckt unter Zuhilfenahme der Xerographie. Die in diesem Buch verwendete Schriftart ist MetaPlus. Copyright 1997 Navision Software a/s. Alle Rechte vorbehalten. ISBN Publiziert von Navision Software a/s. Gedruckt in Dänemark 1997.

5 Vorwort Dieses Buch ist ein Handbuch der Navision Financials Anwendung. Es ist ein Teil eines umfassenden Pakets an Dokumentation und Hilfen für das Navision Financials Management Informationssystem. Das Benutzerhandbuch ist als Referenz konzipiert, in der Sie die notwendigen Informationen für die Erledigung Ihrer Aufgaben mit Navision Financials finden. Es ist nicht notwendig, ein Spezialist in Finanzbuchhaltung zu sein, es wird jedoch vorausgesetzt, daß Sie generelle Kenntnisse in Buchhaltung und Datenverarbeitung besitzen. Das Handbuch ist anhand betriebswirtschaftlicher Thematik aufgebaut. Es ist in vier Abschnitte unterteilt, wobei sich jeder auf eines von vier Hauptmodulen der Anwendung bezieht: Finanzbuchhaltung, Debitoren & Verkauf, Kreditoren & Einkauf und Lager. Die Kapitel umfassen verschiedene Bereiche der Betriebswirtschaft, wie z.b. Fakturierung und Preiskalkulationen. Jeder Teilabschnitt enthält eine schrittweise Beschreibung bestimmter betriebswirtschaftlicher Abläufe. Es handelt sich dabei um praxisorientierte Beispiele mit Daten des mitgelieferten Demomandanten, die Ihnen helfen sollen, alle wichtigen Abläufe mit Navision Financials durchzuführen. Aufgrund des ablauforientierten Aufbaus zeigt dieses Handbuch nicht alle Einzelheiten der Anwendung. Wenn Sie genaueres über einzelne Felder oder Fenster in Erfahrung bringen wollen, können Sie die Online Hilfe verwenden. Sie führt in alle Teile der Applikation, wie Tabellen, Berichte, Fenster, Felder, Menüs und Stapelverarbeitungen. Im Handbuch Einführung erhalten Sie einen Überblick über Inhalte und Funktionsweise der Anwendung. Die mehr technisch orientierten Aspekte von Navision Financials werden im Handbuch Installation und Systemeinrichtung beschrieben. Von einigen Ausnahmen abgesehen basieren die Beispiele des Benutzerhandbuchs auf dem Demomandanten. Der Anhang A beschreibt dieses fiktive Unternehmen genau.

6 In diesem Handbuch werden Sie oft Befehlswörter sehen mit den Namen von Menüs, Menüpunkten und Schaltflächen, die Sie darüber Informieren, wie ein spezielles Fenster geöffnet oder eine Funktion ausgeführt wird. Wenn es sich nicht um ein Fenster handelt, welches bereits geöffnet ist, wird die gesamte Sequenz ausgeschrieben, z.b.: Wählen Sie Finanzbuchhaltung, Einrichtung, Buchhaltung Einrichtung. Beachten Sie, daß der erste Befehl immer der Name einer der Hauptprogrammodule ist: Finanzbuchhaltung, Debitoren & Verkauf, Kreditoren & Einkauf, Lager. Das Hauptmenü besteht aus Schaltflächen für die jeweiligen Module, jedes mit einem eigenem Hauptmenü. Aufrufe aus der Menüleiste (wie z.b. Bearbeiten, Kopieren), werden sie entsprechend gekennzeichnet. Sie können die Maus oder die Tastatur benutzen, um einen Befehl auszuwählen oder um eine Funktion in Navision Financials auszuführen. Gibt es für einen Befehl eine Zugriffstaste, wird der entsprechende Buchstabe unterstrichen dargestellt. Sie rufen den Befehl auf, indem Sie die Alt-Taste niederhalten und die entsprechende Taste drücken. Mehr über Zugriffstasten erfahren Sie mehr im Handbuch Einführung. Darüberhinaus sollten Sie sich mit den Symbolen und den typografischen Konventionen in den Navision Financials Handbüchern vertraut machen. In der Liste unten können Sie sehen, wie die verschiedenen Elemente der Applikation durch Hervorhebung und Symbole kenntlich gemacht werden: Hervorhebung Element Alt F1 Tasten der Tastatur. Sie werden in kleinen Kapitälchen geschrieben. Design Menüpunkte und Schaltflächen in Fenstern. Die Zugriffstaste wird unterstrichen dargestellt. Adresse Feldnamen und Programmsymbole. Sie sind in halbfett hervorgehoben und beginnen mit einem Großbuchstaben. Debitorenposten Namen von Tabellen, Fenstern, Dialogfeldern und Registern. Sie sind halbfett, kursiv geschrieben und haben einen großen Anfangsbuchstaben. Hansen Benutzereingaben wie z.b. Debitorennamen oder...geben Sie Ja in dieses Feld ein. Sie sind in Kursivschrift hervorgehoben. fin.flf Dateinamen. Sie werden in Kleinbuchstaben, in der Schriftart Courier geschrieben. p o f a b k Spezielle Symbole, die in den Fenstern erscheinen.

7 Inhaltsverzeichnis Kapitel 1 Mandanten einrichten 1 Übersicht zum Einrichten eines Mandanten 2 Grundregeln zur Numerierung 4 Finanzbuchhaltung Einrichtung 22 Mandantendaten Einrichten 23 Einrichtung der Buchungsabläufe 25 Rechnungsrundung 39 Buchhaltungsperioden 47 Dimensionen eines Mandanten 50 Standardtexte 61 Angaben zu Fremdwährungen 66 Ländercodes 73 Sprachcodes 76 Eröffnungsposten eingeben 78 Kapitel 2 Kontenplan 87 Checkliste zum Einrichten von Sachkonten 88 Kontenplan einrichten 91 Sachkonten ändern und löschen 100 Kapitel 3 Mit Bankkonten arbeiten 103 Übersicht zum Einrichten von Bankkonten 104 Bankkonten ändern und löschen 107 Transfer zwischen Bankkonten 109 Bankkonten abstimmen 113 Bankkontostatistik 123 Kapitel 4 Fibubuchungsblätter 131 Buchungen mit Fibu Buchungsblättern 132 Geldkonten abstimmen 147 Wiederkehrende Buchungen in der Finanzbuchhaltung 149 Buchungen mit Verteilungsschlüsseln 155 i

8 Inhalt Kapitel 5 Mit der Finanzbuchhaltung arbeiten 161 Nach Buchhaltungsdaten suchen 162 Sachkonten auswerten 166 Cash Flow Prognosen 171 Sachposten auswerten 176 Buchungen nachvollziehen 188 Stornierungen 193 Geschäftsjahr abschließen 197 Auslandskonten 202 INTRASTAT Berichterstellung 219 Kapitel 6 Mehrwertsteuerbuchung 233 MWSt Verwaltung 234 Mehrwertsteuer auswerten und berechnen 252 Kapitel 7 Finanzbudgets 261 Finanzbudget einrichten 262 Mehrfachbudgets 270 Teilbudgets 273 Budgets zusammenfassen 277 Budgets kopieren 283 Budgetvergleich 289 Kapitel 8 Konsolidierungen 293 Allgemeine Informationen zu Konsolidierungen 294 Konsolidierungsmandanten einrichten 296 Konzernmandanten einrichten 299 Daten in eine Datei exportieren 301 Daten überprüfen 303 Daten in den Konsolidierungsmandanten importieren 306 Eliminierungen 310 Konsolidierte Rohbilanzen 313 Anhang A CRONUS AG 315 Unternehmensgeschichte 316 Unternehmensorganisation 318 ii

9 Inhalt Geschäftsführung 319 Probleme 321 Entscheidungen 325 Jahresabschlüsse (2000 und 2001) 327 iii

10 Inhalt iv

11 Kapitel 1 Mandanten einrichten Nachdem Sie Navision Financials installiert und einen neuen Mandanten erstellt haben, müssen Sie einige Einstellungen vornehmen, bevor die Anwendung für die Aufzeichnung der täglichen Geschäftsvorfälle bereitsteht. In diesem Kapitel finden Sie zu Anfang eine Übersicht der Aufgaben, die Sie vor dem Start erledigen müssen, einschließlich einer Erklärung der für die erste Einrichtung notwendigen Schritte. Es ist in folgende Abschnitte gegliedert: Übersicht zum Einrichten eines Mandanten Grundregeln zur Numerierung Finanzbuchhaltung Einrichtung Mandantendaten Einrichten Einrichtung der Buchungsabläufe Rechnungsrundung Buchhaltungsperioden Dimensionen eines Mandanten Standardtexte Angaben zu Fremdwährungen Ländercodes Sprachcodes Eröffnungsposten eingeben

12 Kapitel 1. Mandanten einrichten 1.1 Übersicht zum Einrichten eines Mandanten Bevor Sie einen Mandanten in Navision Financials einrichten können, muß die Anwendung selbst installiert und die technische Konfiguration des Systems abgeschlossen sein. Informationen zu diesen beiden Schritten finden Sie im Handbuch Installation and System Management. Wenn Sie einen neuen Mandanten in Navision Financials anlegen (wählen Sie hierzu im Menü Datei, Mandant, Neu), müssen Sie zunächst einige Stammdaten eingeben, bevor Sie mit dem Mandanten arbeiten können. Nachstehend finden Sie eine Übersicht der Bereiche, für die Daten eingegeben werden müssen: Information Bemerkungen Verweis Firmendaten Stammdaten des Mandanten. Siehe Seite 23. Finanzbuchhaltung Einrichtung Buchungsmatrix Einrichtung Buchhaltungsperioden Kontenplan Bankkonten Einrichtung: allgemeine Buchhaltungsdaten. Herkunftscodes und Ursachencodes. Nummernserien. Festlegen von Geschäftsbuchungsgruppen, Produktbuchungsgruppen und hieraus gebildeten Kombinationen, um Anpassungen für die MWSt, Fakturierung und den Lagerbestand vorzunehmen. Festlegen der Perioden des Geschäftsjahres. Einrichten von Konten in der Finanzbuchhaltung. Einrichten der verschiedenen Bankkonten. Siehe Seite 22. Siehe Seite 190. Siehe Seite 4. Siehe Seite 28. Siehe Seite 47. Siehe Seite 91. Siehe Seite

13 1.1 Übersicht zum Einrichten eines Mandanten Information Bemerkungen Verweis Weitere Daten Einrichtung: Standardtexte Kostenstellen und Kostenträgern Postleitzahlen Gebietscodes Sprachcodes Ländercodes Währungscodes Siehe Seite 61. Siehe Seite 50. Siehe Handbuch Marketing Siehe Seite 76. Siehe Seite 73. Siehe Seite 66. Eröffnungsposten Einrichten von Eröffnungssalden und Eröffnungsposten. Siehe Seite 80. Abhängig welche weiteren Module Sie installiert haben, müssen Sie auch zu diesen Bereichen Informationen und Stammdaten einrichten. Mehr dazu können Sie in den Handbüchern Debitoren & Verkauf, Marketing, Kreditoren & Einkauf, Lager, Anlagenbuchhaltung, sowie Personalwesen, Ressourcen und Projekte lesen. 3

14 Kapitel 1. Mandanten einrichten 1.2 Grundregeln zur Numerierung In jedem Mandanten müssen Sie eindeutige Codes zur Identifizierung sämtlicher Konten, Artikel, Rechnungen und Belege vergeben. Die Numerierung ist jedoch nicht nur zur Identifikation bedeutend; ein praktisches Numerierungssystem dient auch dazu, das gesamte Unternehmen besser leiten und die anfallenden Daten leichter auswerten zu können. Es verringert zudem die Möglichkeit einer fehlerhaften Dateneingabe. Navision Financials verfügt über ein vollständiges Nummernserien System bestehend aus einer unbeschränkten Anzahl von Nummernserien für die automatische Vergabe in allen Bereichen und Belegen (mit Ausnahme für Sachkonten). Sie können diese mit einer manuellen Vergabe für einzelne Bereiche kombinieren, oder ausschließlich die manuelle Vergabe verwenden. In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie Nummernserien einrichten und für folgende Aufgaben verwenden: Numerierung der Stammdaten (Debitoren, Kreditoren, Artikel, usw.), sowie der Verkaufs und Einkaufsbelege (Bestellungen, Rechnungen, etc.). Numerierung von Belegen in Buchungsblättern (Fibu Buch. Blättern, Artikel Buch. Blättern, Anlagen Buch. Blättern, etc.). Ersetzung vorläufiger Belegnummern durch endgültige bei der Buchung. Transaktions numerierung Beachten Sie, daß in Ergänzung zu den manuell oder automatisch vergebenen Nummern allen Transaktionen (Posten) automatisch eine fortlaufende Nummer durch Navision Financials zugeordnet wird. Diese Nummer finden Sie im Feld Lfd. Nr. aller Postentabellen. Sie können sie weder ändern noch löschen. Nummernserien einrichten Sie richten das System der Nummernserien ein, indem Sie zunächst Codes für die Nummernserien definieren (Einen oder mehrere Codes je Stammdatenbereich oder Belegart). So können Sie z.b. Codes für die Numerierung von Debitoren, für Verkaufsrechnungen sowie für Belege in Buchungsblättern festlegen. Möchten Sie dagegen für einen 4

15 1.2 Grundregeln zur Numerierung Stammdatenbereich (z.b. für Debitorennummern) oder eine Belegart ausschließlich eine manuelle Numerierung verwenden, ist die Einrichtung einer Nummernserie für den entsprechenden Bereich nicht notwendig. Zu jeder Nummernserie müssen Sie mindestens eine Zeile einrichten. Die Zeilen enthalten neben der Start und Endnummer weitere Angaben zur Anwendung der Serie. Nummernseriencodes einrichten Um Nummernseriencodes einzurichten, gehen Sie wie folgt vor: 1 Wählen Sie Finanzbuchhaltung, Einrichtung, Nummernserie. Daraufhin erscheint das Fenster Nummernserie: 2 Um einen neuen Nummernseriencode einzurichten, drücken Sie F3, um eine neue Zeile zu öffnen. 3 Füllen Sie die Felder gemäß den folgenden Richtlinien aus: Feld Code Bezeichnung Bemerkungen Geben Sie hier einen eindeutigen Namen oder eine eindeutige Nummer, die zum Identifizieren der Nummernserie dient ein. Geben Sie hier eine kurze Beschreibung der Nummernserie ein. 5

16 Kapitel 1. Mandanten einrichten Feld Startnr. Endnr. Letztes Datum verwendet Letzte Nr. verwendet Vorgabenr. Bemerkungen Diese Felder werden automatisch durch die Anwendung gefüllt, nachdem Sie die Einrichtung im Fenster Nr. Serienzeilen abgeschlossen haben. Nähere Informationen zur Einrichtung von Nummernserienzeilen finden Sie auf Seite 6. Versehen Sie dieses Feld mit einem x, um die automatische Nummernvergabe zu ermöglichen. Auf einer Stammdatenkarte (z.b. Artikel) oder einem Ein und Verkaufsbeleg wird die nächsthöhere Nummer aus der Serie automatisch eingefügt, wenn Sie im Feld Nr. der jeweiligen Karte Enter drücken. (Dieses Feld hat keine Auswirkungen auf Buchungsblätter.) Manuelle Nr. Setzen Sie in diesem Feld ein x, um die manuelle Numerierung zuzulassen. Dies bedeutet, daß die Möglichkeit besteht, Nummern außerhalb der vorgegebenen Nummernserie manuell einzutragen. Dies gilt für Stammdatenkarten sowie für Belege des Ein und Verkaufs. (Dieses Feld hat keine Auswirkungen auf Buchungsblätter.) Chronologisch Ein x in diesem Feld bewirkt, daß die Nummernserien zusätzlich zur aufsteigenden Numerierung in chronologischer Reihenfolge sein müssen. Die Anwendung prüft, daß die chronologische Reihenfolge der Belegnummern stets eingehalten wird. (Dieses Feld gilt nur für Buchungsblätter und gebuchte Ein bzw. Verkaufsbelege.) 4 Wiederholen Sie den Ablauf für jede einzurichtende Nummernserie. Nummernserienzeilen einrichten Nachdem Sie einen Code für die jeweilige Nummernserie eingegeben haben, müssen Sie mindestens eine Nummernserienzeile einrichten. Dies geschieht folgendermaßen: 1 Im Fenster Nummernserie wählen Sie die Zeile, zu der Sie Nummernserienzeilen hinzufügen möchten. 6

17 1.2 Grundregeln zur Numerierung 2 Klicken Sie auf die Schaltfläche Serien f, Zeilen, woraufhin das Fenster Nr. Serienzeilen geöffnet wird: 3 Füllen Sie die Felder folgendermaßen aus: Feld Startdatum Startnr. Endnr. Letztes Datum verwendet Bemerkungen Geben Sie das erste Gültigkeitsdatum der Serie an. Es ist möglich, in der Zukunft liegende Dati einzugeben. Sie werden dann gültig, wenn das Arbeitsdatum gleich oder später als das Startdatum liegt. Tragen sie die erste Nummer der Serie ein. Es ist möglich, Ziffern und Buchstaben zu verwenden, die Nummer muß jedoch mindestens eine Ziffer enthalten. Die Position der Ziffer(n) ist beliebig (z.b. A1, BC01XY, XM15BX3). Bei mehr als einem Ziffernblock wird der letzte Ziffernblock bei der Numerierung erhöht. Hier geben Sie die letzte gültige Nummer der Serie ein. Bei Buchstaben Ziffernkombinationen stellt die Anwendung automatisch sicher, daß Start und Endnummer miteinander stimmig sind. Ist z.b. die Startnummer A1 und die Endnummer 99A, ändert die Anwendung die Startnummer in 01A. In dieses Feld trägt die Anwendung das Datum ein, an dem die Zeile innerhalb der jeweiligen Nummernserie zum letzten Mal verwendet wurde. 7

18 Kapitel 1. Mandanten einrichten Feld Letzte Nr. verwendet Warnungsnr. Erhöhung um Nr. Offen Bemerkungen Wenn Sie bereits zuvor Nummernserien vor der alten Numerierung verwendet haben, können Sie in diesem Feld die letzte Nummer Ihres alten Nummernkreises eintragen. Bei der automatischen Nummernvergabe durch die Anwendung wird dieses Feld automatisch mit der zuletzt vergebenen Nummer gefüllt. In diesem Feld können Sie die Nummer eintragen, ab der Sie eine Warnunmeldung erhalten, die sie darauf hinweist, daß der in der Zeile vergebene Nummernkreis in Kürze seine Gültigkeit verliert. Legen Sie in diesem Feld fest, um welchen Wert die Nummer der Serie nach jeder Verwendung erhöht werden soll (z.b. um 1, 5, oder 10. Die Anwendung füllt dieses Feld mit einem x, um anzuzeigen, daß in der jeweiligen Serie noch freie Nummern vorhanden sind. 4 Wiederholen Sie diesen Vorgang für die Eingabe weiterer Zeilen, wenn Sie möchten, daß innerhalb des Nummernseriencodes mehrere Nummernkreise zur Verfügung stehen sollen. Verbindungen zwischen Nummernseriencodes Haben Sie mehr als einen Nummernseriencode für dieselben Stammdaten oder Buchungsblätter eingerichtet, können Sie Verbindungen zwischen den zusammenhängenden Codes herstellen. Verbindungen herstellen Vor dem Herstellen von Verbindungen, müssen die entsprechenden Nummernseriencodes eingerichtet sein (Siehe Seite 4). In den folgenden Beispielen aus den Demodaten wird gezeigt, in welcher Weise die Verbindungen hergestellt und bei der Numerierung neuer Datensätze verwendet wurden. 1 Wählen Sie Finanzbuchhaltung, Einrichtung, Nummernserie. Darauf öffnet sich das gleichnamige Fenster: 8

19 1.2 Grundregeln zur Numerierung Es wurden fünf Nummernseriencodes zur Numerierung von Artikeln eingerichtet. Um Verbindungen zwischen den fünf Nummernserien nachzuvollziehen, gehen Sie wie folgt vor: 2 Klicken Sie auf die Zeile mit dem Code ARTIKEL1. 3 Wählen Sie Serien, Verbindungen, woraufhin das Fenster Nr. Serien Verbindungen geöffnet wird. Die Verbindungen sind ausgehend vom Code ARTIKEL1 zu den anderen vier Nummernserien hergestellt worden. Mit dieser Hilfe kann dem Benutzer ständig die Liste aller verbundenen Nummernserien gezeigt werden, wenn ein neuer Artikel numeriert werden soll. Die Verbindungen wurden lediglich für den Nummernseriencode ARTIKEL1 hergestellt. 9

20 Kapitel 1. Mandanten einrichten Eine neue Verbindung herstellen Um eine neue Verbindung herzustellen klicken Sie auf den AssistButton p des Feldes Serien Code, woraufhin das Fenster Nummernserien erscheint. Wählen Sie die gewünschte Zeile mit einem Doppelklick oder einem Klick auf OK aus. Wiederholen Sie den Vorgang für alle Verbindungen, die Sie herstellen möchten. Verbindungen anwenden Um die Numerierung neuer Artikel aus einer der fünf eingerichteten Nummernserien zu übernehmen, ist die Nummernserie ARTIKEL1 in der Lager Einrichtung voreingestellt worden. Um diese einzusehen wählen Sie Lager, Einrichtung, Lager Einrichtung und dort das Register Numerierung. Um die Verbindungen bei der Nummernvergabe von Artikeln anzuwenden, klicken Sie auf den AssistButton... im Feld Nr. einer leeren Artikelkarte. Das Fenster Nummernserie wird geöffnet und zeigt die fünf miteinander in Verbindung stehenden Codes an: In diesem Fenster wählen Sie die jeweilige Nummernserie (in Abhängigkeit von der Art des Artikels), indem Sie auf die entsprechende Zeile klicken. Nach einem Klick auf OK fügt die Anwendung automatisch die nächste Nummer der Serie ein. 10

21 1.2 Grundregeln zur Numerierung Achtung Wenn Sie bei einem neuen Artikel Enter anstelle des AssistButtons... drücken, wählt die Anwendung die als letztes gewählte Nummernserie aus. Wurde zuvor keine Nummernserie explizit angewählt, wird die in der Lager Einrichtung angegebene Serie (in diesem Fall ARTIKEL1) verwendet. Ist ein x im Feld Vorgabenr. der jeweiligen Nummernserie vorhanden, wird die nächste Nummer der Serie dem Datensatz zugewiesen, anderenfalls erhalten Sie eine Fehlermeldung Im Handbuch Lager erfahren Sie näheres über die Einrichtung des Lagerwesens sowie einzelner Artikeln. Numerierung von Stammdaten und Belegen Jede Art Stammdaten und jede Belegart im Ein und Verkauf werden in eigenen Fenstern erfaßt. In jeder dieser Tabellen gibt es ein Feld Nr. zur eindeutigen Identifizierung des jeweiligen Datensatzes. Die Nummer kann Ziffern und Buchstaben von maximal 20 Zeichen enthalten. Sie können auf drei verschiedene Weisen Nummern vergeben: Drücken Sie Enter, um die nächste Nummer der jeweiligen Serie einfügen zu lassen. Diese Nummernserie haben Sie in der Einrichtung des betreffenden Moduls ausgewählt. Klicken Sie im Feld Nr. auf den AssistButton k, um das Fenster Nummernserie öffnen zu lassen. Es wird die in der Einrichtung des jeweiligen Moduls gewählte und die mit ihr verbundenen Nummernserien angezeigt. (Dies ist wichtig, wenn Sie mehrere Nummernserien eingerichtet und Verbindungen unter ihnen erstellt haben.) Füllen Sie das Feld Nr. manuell aus. Automatische Numerierung Um die automatische Numerierung anwenden zu können, müssen die Nummernserien, wie auf Seite 4 beschrieben eingerichtet sein. Anschließend müssen Sie in der Einrichtung jedes Moduls eine Nummernserie im Register Numerierung in den dafür vorgesehenen Feldern angeben. 11

22 Kapitel 1. Mandanten einrichten Achtung In den Fenstern Debitoren & Verkauf Einrichtung und Kreditoren & Einkauf Einrichtung gibt es einige Felder, die mit Gebucht oder Registriert beginnen. Diese Felder müssen gefüllt werden, ansonsten können die entsprechenden Belege nicht gebucht bzw. registriert werden. Mehr über diese Eigenschaften können Sie auf Seite 16 erfahren Das folgende Bild aus dem Demomandanten zeigt die Codes zur Numerierung von Interessenten und Kampagnen der Marketing Einrichtung. (Um zu diesen Einstellungen zu gelangen, wählen Sie Marketing, Einrichtung, Marketing Einrichtung.) Näheres zur Einstellung der Nummernserien erfahren Sie in den Handbüchern zu den jeweiligen Modulen. Manuelle Numerierung Es ist möglich, auf zwei verschiedene Arten zu numerieren: Vollständige manuelle Numerierung. Dies bedeutet, daß Sie die Numerierungssysteme nicht verwenden. Teilweise manuelle Nummernvergabe. Damit wenden Sie die automatische Numerierung an, haben jedoch die Möglichkeit, Nummern außerhalb der jeweiligen Serie zu vergeben. 12

23 1.2 Grundregeln zur Numerierung Vollständige manuelle Numerierung Wenn Sie bereits ein Numerierungsprinzip anwenden (beispielsweise die DATEV Nummernkreise) können Sie diese Nummern weiterhin manuell vergeben. Es ist möglich, die manuelle Numerierung für einige Stammdatenkarten oder Belege zu verwenden und die übrigen Daten automatisch numerieren zu lassen. Beispielsweise können Sie in der Marketing Einrichtung festlegen (siehe voriges Bild), daß Interessenten automatisch und Kampagnen manuell numeriert werden. Um die Nummern auf Stammdatenkarten vollständig manuell zu vergeben, lassen Sie in der Einrichtung des jeweiligen Moduls die entsprechenden Felder des Registers Numerierung leer. In unserem Beispiel der Marketing Einrichtung müßten Sie im Feld Interessentennummern eine Nummernserie angeben und das Feld Kampagnennummern leer lassen. Partielle Manuelle Numerierung Wenn Sie die automatische Nummernvergabe wünschen, jedoch gleichzeitig Nummern außerhalb des Nummernkreises vergeben möchten, geben Sie ein x in das Feld Manuelle Nr. für den jeweiligen Nummernseriencode ein. Das folgende Bild aus dem Demomandanten zeigt Möglichkeiten der manuellen Numerierung: Die x im Feld Manuelle Nr. bedeuten, daß die manuelle Vergabe von Nummern außerhalb des im Feld Vorgabenr. gegebenen Nummernkreises möglich ist. Ansonsten richten Sie die Numerierung so ein, wie Im Abschnitt Numerierung von Stammdaten und Belegen auf Seite 11 beschrieben. 13

24 Kapitel 1. Mandanten einrichten Numerierung von Sachkonten Die Numerierung von Sachkonten ist dasselbe wie die Erstellung eines Kontenplans. Die Sachkonten sind nach dem Feld Nr. in alphabetischer Reihenfolge sortiert (Ziffern vor Buchstaben). In den meisten Buchhaltungen sind jedoch rein numerische Sachkontonummern erforderlich. Die Berichte, wie z.b. Rohbilanzen oder Kontenblätter behalten diese Sortierreihenfolge bei. Da Sachkonten im Kontenplan zwischen existierenden Konten eingefügt werden und außerdem die Sachkontennummern weitgehend festgelegte Bedeutungen haben, ist es unpraktikabel, den Kontenplan automatisch zu numerieren. Deshalb ist er in den Nummernserien nicht vorhanden. Näheres zu diesem Thema können Sie im Abschnitt Kontenplan einrichten auf Seite 91 lesen. Numerierung von Schecks Wenn Sie die Möglichkeit des Scheckdrucks verwenden, können Sie auf jeder Bankkontokarte eine Nummernserie für Schecks festlegen. Im Register Buchen im Feld Letzte Schecknummer können Sie die Nummer des zuletzt verwendeten Schecks eingeben. Belegnumerierung in Buchungsblättern Bei der Eingabe von Buchungen in Fibubuchungsblättern, muß im Feld Belegnr. eine Nummer zugewiesen werden. Die Anwendung weist diese Nummer den folgenden Zeilen solange zu, bis sich Soll und Habenbeträge ausgleichen und das Feld Saldo am unteren rechten Rand des Fensters Null ergibt. Für die dann darauffolgenden Zeilen wird die Belegnummer um Eins erhöht. Sie können die Belegnummer von der Anwendung vergeben lassen oder diese manuell einfügen. Automatische Numerierung Um die automatische Belegnumerierung zu aktivieren, müssen Nummernseriencodes sowie Nummernserienzeilen, wie auf Seite 4 beschrieben, eingerichtet sein. 14

25 1.2 Grundregeln zur Numerierung Auf jeder Buchungsblattvorlage oder jedem Buchungsblattnamen muß eine Nummernserie im Feld Nummernserie eingetragen werden. Wird die Serie in der Buchungsblattvorlage festgelegt, wird sie automatisch allen zugehörenden Buchungsblattnamen zugewiesen. Sie können die Vorgabe ggf. im Buchungsblattnamen ändern. Wird keine Nummernserie im gleichnamigen Feld der Buchungsblattvorlage angegeben, müssen Sie dem jeweiligen Buchungsblattnamen Nummernserien zuweisen. Das folgende Bild aus dem Demomandanten zeigt die Nummernseriencodes, die für die Buchungsblattnamen der Vorlage ALLGEMEIN angegeben wurden. (Um die Buchungsblattnamen einzusehen, klicken Sie auf Finanzbuchhaltung, Fibu Buch. Blätter. Im Fibu Buch. Blatt klicken Sie auf den AssistButton p des Feldes Buch. Blattname.) Mehr über die Einrichtung von Buchungsblattvorlagen und namen können Sie im Abschnitt Buchungen mit Fibu Buchungsblättern auf Seite 132 Achtung Für wiederkehrende Buchungsblätter ist es nur möglich, Buchungsnr. Serien festzulegen. Mehr zu diesem Thema erfahren Sie im Abschnitt Buchungen mit Fibu Buchungsblättern auf Seite 132. Mehr Informationen über wiederkehrende Buchungsblätter können Sie im Abschnitt Wiederkehrende Buchungen in der Finanzbuchhaltung auf Seite 149 lesen

26 Kapitel 1. Mandanten einrichten Manuelle Numerierung Um Belege in Buchungsblättern manuell zu numerieren, lassen Sie das Feld Nummernserie im jeweiligen Buchungsblattnamen leer. Sie können in der Einrichtung der Anwendung sowohl manuelle als auch automatische Numerierung für verschiedene Buchungsblattnamen zulassen. In den Buchungsblattnamen des vorigen Beispiels könnten Sie sich entscheiden, die Belege des Buchungsblattnamens Bar manuell und diejenigen des -namens Standard automatisch numerieren zu lassen. In diesem Beispiel der Fibu Buch. Blätter würde dies bedeuten, daß Sie in den Zeilen mit dem Buchungsblattnamen Bar den Inhalt des Feldes Nummernserie löschen und den FIB-BUCHB Code in der Zeile mit dem Namen Standard stehenlassen müssen. Temporäre Belegnummern durch endgültige ersetzen Es ist möglich, temporäre Belegnummern den Buchungsblattzeilen sowie den Ein und Verkaufsbelegen zuzuweisen. Die Anwendung ersetzt beim Buchungsvorgang die vorläufigen Nummern und ersetzt sie durch endgültige. Dieses Merkmal sichert eine aufeinanderfolgende Numerierung der gebuchten Belegnummern, in den Posten. Es vermindert das Risiko, Lücken in Nummernserien von gebuchten Geschäftsvorfällen zu erhalten, wenn: Client oder Serverrechner während der Buchung heruntergefahren werden der Benutzer Buchungen durch Anklicken der Schaltfläche Abbrechen unterbricht nicht aufeinanderfolgende oder vorig verwendete Nummernserien benutzerseitig eingegeben wurden. Bevor Sie diesen Teil der Anwendung verwenden können, müssen die benötigten Nummernserien eingerichtet sein. Es ist möglich, getrennte Nummernserien für jede Belegart festzulegen. Näheres zu diesem Thema erfahren Sie im Abschnitt Nummernserien einrichten auf Seite 4. 16

27 1.2 Grundregeln zur Numerierung Ein und Verkaufsbelege Um gebuchten Belegen endgültige Nummern zuzuweisen, müssen die entsprechenden Nummernseriencodes in der Debitoren & Verkauf Einrichtung sowie in der Kreditoren & Einkauf Einrichtung festgelegt sein. Die Namen dieser Felder beginnen mit Gebucht oder Registriert. Endgültige Nummernserien müssen Ein und Verkaufsbelegen zugewiesen werden, damit sie gebucht werden können. Das folgende Bild aus dem Demomandanten zeigt, daß endgültige Nummernserien folgenden Belegarten zugewiesen werden: Gebuchten Rechnungen, Lieferungen und Gutschriften Registrierten Mahnungen und Zinsrechnungen. Buchungsnr. Serien werden in diesen Feldern festgelegt (Um genau dieses Fenster einzusehen, wählen Sie Debitoren & Verkauf, Einrichtung, Debitoren & Verkauf Einrichtung.) Belegnummern in Buchungsblättern Um endgültige Belegnummern in Buchungsblättern festzulegen, müssen Sie auf dem jeweiligen Buchungsblattnamen im Feld Buchungsnr. Serien eine Nummernserie festlegen. Beispielsweise können Sie eine Nummernserie FIBU2 einrichten, die gebuchten Geschäftsvorfällen aus Fibu Buchungsblättern zugewiesen werden sollen. Für das Bild auf Seite 15 sähe die Zuweisung wie folgt aus: 17

28 Kapitel 1. Mandanten einrichten Der Code FIBU2 ist beiden Namen zugewiesen Sie haben die Möglichkeit, jedem einzelnen Buchungsblattnamen endgültige Nummernserien zuzuweisen. Möchten Sie dieses allgemein durchführen, legen Sie die Buchungsnr. Serien in der jeweiligen Buchungsblattvorlage fest. Diese gilt dann für alle unter der jeweiligen Vorlage eingerichteten Buchungsblattnamen. Nummernserien überblicken Es gibt verschiedene Berichte, die es Ihnen ermöglichen, Ihre Nummernserien zu überwachen und eventuelle Diskrepanzen zu erkennen. Nummernserie Der Bericht Nummernserie gibt die Nummernserien nach ihrem Code sortiert aus. Der Bericht zeigt die Felder des Fensters Nummernserie und zusätzlich die jedem Code zugehörenden Zeilen. Um den Bericht zu drucken, wählen Sie Finanzbuchhaltung, Berichte, Nummernserie. Vor dem Ausdrucken des Berichts, ist es möglich Filter zu setzen, um lediglich eine gezielte Auswahl an Nummernserien und deren Zeilen ausgeben zu lassen. Im folgenden ein Beispiel des Berichts: 18

29 1.2 Grundregeln zur Numerierung Nummernserie 25. September 1997 CRONUS AG Seite 1 Letzte Nr. Erhöhung Startdatu Startnr. Endnr. verwendet Waraungsnr um Nr. Offen ANBBL-ERR Vorgabenr. Manuelle Nr. Chronologisch Anlagen Buch.-Blatt Ja Ja Nein A00001 A Ja ANL Vorgabenr. Manuelle Nr. Chronologisch Anlage Ja Ja Nein ANL ANL ANL Ja ANL-BUCHBL Vorgabenr. Manuelle Nr. Chronologisch Anlagen Buch.-Blatt Ja Nein Nein G05001 G Ja ARTBBL-UML Vorgabenr. Manuelle Nr. Chronologisch Umlager. Buch.-Blatt Ja Ja Nein T01001 T Ja ARTIKEL1 Vorgabenr. Manuelle Nr. Chronologisch Teilweise hergestellt Ja Ja Nein Ja Verbundene Nr. Serien ARTIKEL2 Farbe Ja ARTIKELS Lose Metallwaren Ja Nr. Serie Prüfen Der Bericht Nr. Serie Prüfen listet alle zu einem Nummernseriencode gehörenden Zeilen auf. Zum Aufrufen des Berichts, wählen Sie Finanzbuchhaltung, Berichte, Nummernserie. Es möglich Filter zu setzen, um lediglich eine gezielte Auswahl an Nummernserien und deren Zeilen ausgeben zu lassen. Im nächsten Bild sehen Sie ein Beispiel des Berichts: 19

30 Kapitel 1. Mandanten einrichten Nr. Serie Prüfen 25. September 1997 CRONUS AG Seite 1 Letzte Nr. Erhöhung Code Bezeichnung Startdatu Startnr. Endnr. verwendet Warnungenr um Nr. E-ANFR Einkaufsanfrage E-GS Einkaufsgutschrift E-RG Einkaufsrechnung V-ANGEB Verkaufsangebot V-GS Verkaufsgutschrift V-MAHN Mahnung V-RG Verkaufsrechnung V-ZINSRG Zinsrechnung ARTIKEL1 Teilweise hergestellt ARTIKEL2 Farbe ARTIKEL3 Lose Metallwaren V-AUFTR Auftrag (ausgelaufen) V-AUFTR-1 Verkaufsauftrag V-AUFTR-2 Verkaufsauftrag V-LIEF Lieferung V-RG+ Geb. Verkaufsrechnung V-GS+ Geb. Verkaufsgutschrift V-MAHN+ Registrierte Mahnungen E-BEST Einkaufsbestellung V-ZINSRG+ Registrierte Zinsrechnungen E-LIEF Lieferung E-RG+ Geb. Einkaufsrechnung E-GS+ Geb. Einkaufsgutschriften INTERESS Interessent ANL Anlage ANL ANL ANL ANBBL-ERR Anlagen Buch.-Blatt A00001 A STLBBL-ER Stückliste Buch.-Blatt B00001 B BANK Bank B010 B WDK-STLBB Wiederk. Stücklisten Buch.-BI. B01001 B DEB Debitor D00010 D FIBBBL-ERR Fibu Buch.-Blatt G00001 G VK-BUCHBL Verkaufs Buch.-Blatt G01001 G ZLGEINGBB Zahlungs.-Eing. Buch.-BI. G02001 G EK-BUCHBL Einkauf Buch.-Blatt G03001 G ZLGAUS-BB Zahlungsausgangs Buch.-Blatt G04001 G ANL-BUCHB Anlagen Buch.-Blatt G05001 G WIEDK-BUB Wiederk. Fibu Buch.-Blatt G06001 G PROBBL-ER Projekt Buch.-Blatt J00001 J PROBBL-WD Wiederk. Projekt Buch.-Blatt J01001 J KAMP Kampagne KP0001 KP Verwendete Nummernserien Die im folgenden aufgeführten Berichte zeigen die in den einzelnen Modulen verwendeten Nummernserien: Im Modul Finanzbuchhaltung Fibu Belegnummern Im Modul Debitoren & Verkauf Debitor Belegnummern Mahnungsnummern Verkaufsgutschriftnummern Verkaufsrechnungsnummern Zinsrechnungsnummern 20

31 1.2 Grundregeln zur Numerierung Kreditoren & Einkauf Einkaufsgutschriftsnummern Einkaufsrechnungsnummern Kreditor Belegnummern Die Berichte zeigen alle gebuchten Belege und geben Auskunft über die verwendete Nummernserie. Befinden sich Lücken in den Serien, zeigt der Bericht an der betreffenden Stelle eine Warnung an. Um die Berichte aufzurufen, klicken Sie auf eines der in der obigen Tabelle aufgeführten Module und wählen anschließend den entsprechenden Bericht. Vor der Ausgabe auf Drucker oder Bildschirm, haben Sie die Möglichkeit Filter zu setzen um nur die für Sie relevanten Belege einzusehen. Im folgenden Bild ein Beispiel des Berichts Verkaufsrechnungsnummern: Verkaufsrechnungsnummern 25. September 1997 CRONUS AG Seite 1 Rech. an Nr. Buchungs Deb.-Nr. Rechnung an Name Herkunftsco Source Beschreibung Benutzer ID Die Nr. Serien V-RG+ Geb. Verkaufsrechnung wurden für die folgenden Posten vonwendet: MÖBEL-MULLER KG VERKAUF Verkauf Blumenhaus GmbH VERKAUF Verkauf Hanse Merkur Versicherungs AG VERKAUF Verkauf Hamburger Bäderland AG VERKAUF Verkauf Warnung! Die Belege wurden nicht nach dem Buchungsdatum aufgeführt, weil Sie nicht in dieser Reihenfolge eingegeben wurden MÖBEL-MULLER KG VERKAUF Verkauf BYT s.r.o. VERKAUF Verkauf Blumenhaus GmbH VERKAUF Verkauf Designstudio Gmunden VERKAUF Verkauf Blumenhaus GmbH VERKAUF Verkauf ALLCOPY VERKAUF Verkauf Auto-GüntherKG VERKAUF Verkauf Progressive Home Furnishings VERKAUF Verkauf Blumenhaus GmbH VERKAUF Verkauf Klubben VERKAUF Verkauf Englunds KontorsmöblerAB VERKAUF Verkauf Heimilisprydi VERKAUF Verkauf Nyform VERKAUF Verkauf 21

32 Kapitel 1. Mandanten einrichten 1.3 Finanzbuchhaltung Einrichtung Bevor Sie mit dem Buchen von Geschäftsvorfällen beginnen können, müssen Sie zunächst einige Einstellungen für die Buchhaltung vornehmen. Dies geschieht im Fenster Finanzbuchhaltung Einrichtung (wird über Finanzbuchhaltung, Einrichtung, Finanzbuchhaltung Einrichtung aufgerufen). Füllen Sie die Felder wie folgt aus Feld Bemerkungen Register Allgemein: Buchungen zugel. ab Buchungen zugel. bis Lokales Adreßformat Eingabe des Start oder Enddatums, um den Zeitraum einzugrenzen, in dem Buchungen möglich sind. Auswählen des Formats, das auf gedruckten Berichten erscheinen soll. Rechnungsrundungspräz. (DM) Siehe Seite 42. Rechnungsrundungsart (DM) Siehe Seite 42. Register MWSt: Skonto v. Nettobetrag Skonto berichtigen Aktivieren Sie dieses Feld mit einem x, wenn Skonti bei Verkaufs und Einkaufsvorgängen vom Nettobetrag berechnet werden sollen. In Deutschland wird jedoch das Skonto vom Bruttobetrag berechnet. Siehe Handbuch Debitoren und Verkauf im Kapitel Skonto bei Verkaufsvorgängen. Unrealisierte MWSt Siehe Seite 238. Register Numerierung: Bankkontonummern Klicken Sie auf den AssistButton p, um in das Fenster Nummernserie zu gelangen. Wählen sie die Serie für Ihre Bankkonten mit OK aus 22

33 1.4 Mandantendaten Einrichten 1.4 Mandantendaten Einrichten In Navision Financials wird der Begriff Mandant verwendet, um die gesamte Einheit aus Buchhaltung und Finanzmanagement für ein Unternehmen zu beschreiben. Sie können in der Anwendung mehrere Mandanten einrichten, beispielsweise für eine Muttergesellschaft und deren Tochtergesellschaften. Wenn Sie einen Mandanten in Navision Financials einrichten, müssen Sie die Daten des Unternehmens eingeben. Er erscheint danach in der Übersicht der Mandanten, die angezeigt wird, wenn Sie in der Menüleiste Datei, Mandant, Öffnen wählen; zudem sind sie auf den Kopfteilen der Berichte enthalten. Auch wenn Sie in der Anwendung den offiziellen Firmennamen bereits als Mandantennamen angegeben haben, müssen Sie trotzdem den offiziellen Firmennamen sowie einige weitere Angaben im Fenster Firmendaten eintragen. Das Fenster Firmendaten Sie rufen das Fenster Firmendaten über den Menüpunkt Finanzbuchhaltung, Einrichtung, Firmendaten auf. Das Fenster gliedert sich in die Register Allgemein, Kommunikation, Zahlung, Lieferung und Intrastat, in denen Sie die jeweils benötigten Daten eingeben können. Für die Eingabe dieser Daten gibt es keine besonderen Regeln. 23

34 Kapitel 1. Mandanten einrichten Bilder Sie können im Register Allgemein ein Bild (wie z.b. ein Firmenlogo) einfügen, soweit Ihnen ein solches im BMP Format vorliegt. Wenn Sie ein Bild verwenden möchten, wählen Sie die Schaltfläche Bild f,import. Das Bild wird daraufhin eingelesen und in der Datenbank gespeichert. Sie können es später über die Funktion Export wieder als separate Datei abspeichern. Änderungen am Bild lassen sich nur durchführen, indem Sie eine neue BMP Datei importieren; Sie können das Bild auch löschen, indem Sie den Menüpunkt Löschen wählen. Felder für Lieferdaten Wenn Sie die Bestellungen verwenden und für Einkaufsbestellungen eine spezielle Lieferadresse verwenden möchten (z.b. wenn sich ein Warenlager an einem anderen Ort befindet als die Verwaltungszentrale), können Sie die entsprechenden Daten im Register Lieferung aufnehmen. Lagerorte Wenn Sie über mehrere Warenlager an unterschiedlichen Orten verfügen, können Sie über das Feld Lagerortcode das Warenlager bestimmen, das beim Buchen einer Einkaufsbestellung als Standardlager verwendet werden soll. Das ist meist der Fall, wenn es zwar verschiedene Warenlager gibt, aber Lieferungen stets im Hauptlager eingehen. Wenn Bewegungen zwischen den verschiedenen Warenlagern stattfinden, müssen Sie diese im Artikelbuchungsblatt eingeben. Näheres hierzu finden Sie im Handbuch Lager im Abschnitt Verschiedene Lagerorte. E Mail In dem gleichnamigen Feld geben Sie die E mail Adresse des Mandanten ein. Wenn Sie auf die Schaltfläche neben dem Feld klicken, wird der Sendedialog Ihres E Mail Programmes geöffnet und die Adresse, die Sie in dem Feld E Mail eingegeben haben, übertragen. Internet Homepage Im Register Kommunikation ist es möglich, im Feld Homepage die Internetadresse (URL) des Mandanten einzugeben. Anschließend startet bei erneutem anklicken der Schaltfläche der Internet Browser, den Sie in diesem Feld angegeben haben. 24

35 1.5 Einrichtung der Buchungsabläufe 1.5 Einrichtung der Buchungsabläufe Die zentralen Finanzberechnungen befinden sich in Navision Financials im Bereich Finanzbuchhaltung. Wenn Sie die entsprechenden Module zur Arbeit mit Anlagen, Debitoren, Kreditoren, Artikeln oder Bankkonten verwenden, müssen Sie Verknüpfungen zwischen diesen und den Sachkonten herstellen. Die in diesem Kapitel beschriebenen Zuweisungen müssen nur eingerichtet werden, wenn Sie neben der Finanzbuchhaltung andere Module installiert haben. Bevor Sie Buchungsgruppen bestimmen können, müssen Sie zuerst den Kontenplan einrichten. Verknüpfungen werden in zwei verschiedenen Arten von Buchungsgruppen festgelegt: Buchungsgruppen Sie müssen für die folgenden Bereiche Buchungsgruppen einrichten: Anlagen, Debitoren, Kreditoren, Artikel, Projekte und Bankkonten. Matrixbuchungsgruppen Hierbei müssen Sie eine oder mehrere Geschäftsbuchungsgruppen, sowie eine oder mehrere Produktbuchungsgruppen einrichten. Danach müssen Sie die notwendigen Kombinationen aus diesen beiden Gruppenarten in der Buchungsmatrix Einrichtung eintragen. Nachdem Sie die Buchungsgruppen angelegt haben, müssen Sie diese allen Anlagen AfA Büchern, Debitoren, Kreditoren, Artikeln, Ressourcen, Projekten sowie Bankkonten zuweisen. Als Beispiel hierfür werden in der nachstehenden Abbildung die beiden Verknüpfungen dargestellt, mit denen Sie ein Debitorenkonto über Buchungsgruppen zwei verschiedenen Sachkonten zuweisen können: 25

36 Kapitel 1. Mandanten einrichten Debitoren Debitorenbuchungsgruppe Sachkonto Produktbuchungsgruppe Geschäftsbuchungsgruppe Buchungsmatrix Einrichtung Sachkonten Buchungsgruppen Buchungsgruppen werden verwendet, um verschiedene Sachkonten für die unterschiedlichen Module als Schnittstelle festzulegen. Dieser Abschnitt beschreibt, wie Buchungsgruppen für Bankkonten eingerichtet werden. Um die Buchungsgruppen für die untenstehenden Module einzurichten, lesen Sie die entsprechenden Abschnitte für: Debitoren im Handbuch Debitoren & Verkauf Kreditoren im Handbuch Kreditoren & Verkauf Artikel im Handbuch Lager Projekte im Handbuch Personalwesen, Ressourcen und Projekte Anlagen im Handbuch Anlagenbuchhaltung Bankbuchungsgruppen einrichten Um eine Bankbuchungsgruppe einzurichten, gehen Sie wie folgt vor: 1 Wählen Sie Finanzbuchhaltung, Einrichtung, Bankkonto, Buchungsgruppen. Darauf erscheint das Fenster Bankbuchungsgruppen. 2 Geben Sie im Feld Code den Code für die Gruppe ein, die Sie einrichten möchten. Verwenden Sie dabei einen aussagekräftigen Codenamen, der sowohl aus Ziffern als auch aus Buchstaben bestehen darf. 3 Klicken Sie im Feld Bankkonto Sachkontonr. auf den AssistButton p, um den Kontenplan aufzurufen. Klicken Sie hier auf das gewünschte Konto und anschließend auf OK, um die Kontonummer in das Feld zu übernehmen. 26

37 1.5 Einrichtung der Buchungsabläufe Buchungsgruppen festlegen Sie können beliebig viele Buchungsgruppen einrichten. Beispielsweise kann es von Vorteil sein, eine Gruppe für jede Bank, mit der Sie zusammenarbeiten, zu erstellen. Oder Sie können eine Gruppe für Vermögenskonten und eine andere für Geschäftskonten einrichten oder eine Gruppe für inländische und eine andere für ausländische Banken etc. Abhängig davon, wie Sie Ihren Kontenplan erstellen, können Sie verschiedene Gruppen mit dem gleichen oder unterschiedlichen Sachkonten verknüpfen. Beispiel Ein Mandant hat drei Bankbuchungsgruppen eingerichtet eine für jede Bank, mit der er zusammenarbeitet. Alle drei Gruppen sind mit unterschiedlichen Bankkonten verknüpft. Beachten Sie, daß diese Gruppen nicht unbedingt exakt den Konten entsprechen müssen, die der Mandant bei den Banken eingerichtet hat. Jedes Konto muß in Navision Financials lediglich als eigenes Bankkonto eingerichtet werden. Weitere Informationen hierzu finden Sie auf Seite 104. Buchungsgruppen Bankkonten zuweisen Nachdem Sie die Buchungsgruppen für Bankkonten erstellt haben, müssen Sie auf allen Bankkontokarten einen Buchungsgruppencode eingeben. Gehen Sie hierzu folgendermaßen vor: 1 Wählen Sie einen den Menüpunkt Finanzbuchhaltung, Bankkonten. 27

38 Kapitel 1. Mandanten einrichten Wechseln Sie zur entsprechenden Karte, auf der ein Buchungsgruppencode eingegeben werden soll. 2 Klicken Sie auf das Register Buchen. 3 Klicken Sie im Feld Bankkontobuchungsgruppe auf den AssistButton p, um das entsprechende Buchungsgruppenfenster aufzurufen. 4 Klicken Sie auf die Zeile mit der gewünschten Buchungsgruppe und dann auf OK. 5 Wiederholen Sie diese Vorgehensweise für alle Bankkonten. Buchungsmatrix Einrichtung In die Buchungsmatrix Einrichtung errichten Sie so viele Kombinationen wie Sie erforderlich enthalten. Sie umfaßt zwei Bereiche: Geschäftsbuchungsgruppen Produktbuchungsgruppen Geschäftsbuchungsgruppen Codes werden verwendet, um die Sachkonten einer Buchung in Abhängigkeit des Sitzes (des Landes) des am Vorgang beteiligten Debitoren oder Kreditoren zu bestimmen. Mit Produktbuchungsgruppen werden die Sachkonten für eine Buchung in Abhängigkeit der Art des verkauften oder eingekauften Artikels gebucht. Der Zusammenhang wird nachstehend dargestellt: VON WEM / AN WEN Sie Artikel (ver)kaufen WELCHE ARTIKEL Sie ein oder verkaufen Geschäftsbuchun gsgruppe + Produktbuchungsgr = uppe Buchungsmatrix Einrichtung 28

39 1.5 Einrichtung der Buchungsabläufe Hinweis Die Buchungsmatrix Einrichtung kann nicht für Bankkonten verwendet werden Statistisch gesehen sind die Möglichkeiten für Auswertungen unbegrenzt. Durch geeignetes Festlegen der nötigen Geschäfts und Produkt Buchungsgruppen können Sie äußerst detaillierte Statistiken für den Ein und Verkauf erstellen. Bevor Sie jedoch die Buchungsmatrix einrichten, müssen Sie zuerst die erforderlichen Geschäfts und Produktbuchungsgruppen festlegen. Hierbei müssen verschiedene Aspekte beachtet werden, die nachstehend detailliert erläutert werden: Geschäftsbuchungsgruppen einrichten Beim Einrichten von Geschäftsbuchungsgruppen müssen Sie zunächst folgendes bedenken: wieviele Gruppen für unterschiedliche MWSt Sätze notwendig sind wieviele Gruppen zum Aufschlüsseln von Verkäufen nach Debitoren benötigt werden wieviele Gruppen zum Aufschlüsseln von Einkäufen nach Kreditoren notwendig sind Ein Beispiel: Sie müssen mit zwei verschiedenen MWSt Sätzen arbeiten (z.b. 7% und 15%), möchten Ihre Verkäufe nach fünf geographischen Gebieten (z.b. A, B, C, D, E) gliedern und zudem auch zwischen Einkäufen bei in und ausländischen Kreditoren unterscheiden können. 29

40 Kapitel 1. Mandanten einrichten In diesem Beispiel müssen Sie 2 * (5 + 2) = 14 Geschäftsbuchungsgruppen einrichten, nämlich folgende: MWSt % Einkaufsgruppe Verkaufsgruppe Geschäfts Buchungsgruppenname (Beispiel) INLAND INLAND AUSLAND AUSLAND A B C D E A B C D E IL7 IL15 AL7 AL15 A7 B7 C7 D7 E7 A15 B15 C15 D15 E15 Anzahl von Gruppen verringern In vielen Fällen ist es jedoch möglich, die Anzahl der Gruppen zu reduzieren, da nicht immer alle Kombinationen tatsächlich notwendig sind. Wenn beispielsweise für alle Einkäufe der gleiche MWSt Satz gilt, verringert sich die Anzahl der Geschäftsbuchungsgruppen auf 2 * = 12 (anstelle der ersten vier Gruppen sind nur noch zwei nötig). Wenn hingegen für alle Verkäufe der gleiche MWSt Satz zutrifft, reduziert sich die Anzahl der Geschäftsbuchungsgruppen auf 2 * = 9. Gruppen eingeben Nachdem Sie entschieden haben, welche Geschäftsbuchungsgruppen Sie benötigen, können Sie sie einrichten. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: 1 Wählen Sie Finanzbuchhaltung, Einrichtung, Buchungsmatrixgruppen, Geschäftsbuchungsgruppen. 2 Geben Sie im Feld Code einen kennzeichnenden Code für die Gruppe ein, oder lassen Sie es leer. 30

41 1.5 Einrichtung der Buchungsabläufe 3 Geben Sie im Feld Beschreibung eine kurze Bezeichnung für die Gruppe ein. 4 Wiederholen Sie diese Schritte für alle weiteren gewünschten Geschäftsbuchungsgruppen. Produktbuchungsgruppen einrichten Zum Einrichten von Produktbuchungsgruppen müssen Sie zunächst folgendes festlegen: wieviele Gruppen für unterschiedliche MWSt Sätze notwendig sind wieviele Gruppen zum Aufschlüsseln von Verkäufen nach Artikeln benötigt werden wieviele Gruppen zum Aufschlüsseln von Einkäufen nach Artikeln notwendig sind Ein Beispiel: Sie müssen mit unterschiedlichen MWSt Sätzen arbeiten (z.b. 7% für Bücher und 15% für sonstige Artikel) und möchten die Buchverkäufe und einkäufe in drei Kategorien (B1, B2 und B3) gliedern. In diesem Beispiel müssen Sie wie nachstehend gezeigt = 4 Produktbuchungsgruppen definieren: Einkaufs- Verkaufs- MWSt % Produkt Buchungsgruppen- kategorie kategorie name (Beispiel) SONSTIGES B1 B2 B3 SONSTIGES B1 B2 B SONSTIGES BÜCHER1 BÜCHER2 BÜCHER3 Genauso wie bei Geschäftsbuchungsgruppen läßt sich meist die theoretisch maximale Gesamtzahl an Produktbuchungsgruppen entsprechend den Anforderungen reduzieren. Gruppen eingeben Nachdem Sie entschieden haben, welche Produktbuchungsgruppen Sie benötigen, können Sie diese einrichten. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: 31