FiBu in motion Digitalisieren von Geschäftsprozessen.

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1 FiBu in motion Digitalisieren von Geschäftsprozessen. Informationen und Entscheidungshilfen für Mandanten. Informationen und Entscheidungshilfen für Mandanten. Ihre Ihre Vorteile Vorteile Funktionsbeschreibung Kosten Kosten Checklisten Technische Voraussetzungen Leistungsumfang der der einzelnen Programm-Module Unsere Empfehlung für viele Mandanten: Unsere Empfehlung für viele Mandanten: Starten Sie jetzt in die digitale Finanzbuchführung mit Zukunft. Starten Sie jetzt in die digitale Finanzbuchführung mit Zukunft. Eine Eine Lösung Lösung von von Melzer Melzer & & Kollegen in in Kooperation mit mit DATEV. DATEV. Hauptsitz Lahr: Schwarzwaldstraße Lahr Telefon + 49 (0) 78 21/ Niederlassung Freiburg: Rehlingstraße 16a Freiburg Telefon + 49 (0) 76 1/

2 FiBu in motion Digitalisieren von Geschäftsprozessen. Ihre Vorteile: Schnellere und aktuellere Buchführung Zeitersparnis im Unternehmen Einfache Erfassung Original-Belege bleiben immer im Unternehmen Durchgängige Prozesse Tagesaktuelle Buchhaltungs- und Lohnauswertungen Mehr Service in der Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater Unsere Jederzeit Empfehlung elektronischer für viele Mandanten: Zugriff von allen lizenzierten Stellen Starten im Sie Unternehmen jetzt in die digitale Finanzbuchführung mit Zukunft. Sicherer Datenaustausch Was kostet FiBu in motion? Ab 9,00 /Monat können Sie FiBu in motion nutzen. Eine detaillierte Übersicht der Kosten und Leistungen haben wir Ihnen auf Seite 4 zusammengestellt.

3 Digitalisierung von Geschäftsprozessen Buchführung mit Zukunft Unternehmen online Unternehmen online bietet Ihnen die Möglichkeit Ihre Belege zu digitalisieren und dadurch ein elektronisches Archiv im DATEV-Rechenzentrum aufzubauen. Sie müssen die Belege nur per Fax oder Scanner an das DATEV Rechenzentrum übermitteln. Das bedeutet Sie können Ihre Rechnungseingangs- und Ausgangsbücher über das Internet im DATEV Programm Unternehmen online verwalten, ggf. vorkontieren und falls gewünscht, den Zahlungsverkehr damit durchführen. Ebenso können Sie, in der von Ihnen bereits gewohnten Umgebung, online die DATEV- Kassenerfassung vornehmen. Dieses Kassenbuch online erfüllt alle Kriterien der Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (Testat einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft liegt vor). Unsere Buchhaltungsabteilung wird dann Ihre im Rechenzentrum hinterlegten Belege und Ihre Kasse abrufen und zur Erstellung Ihrer Finanzbuchhaltung verwenden. So bleiben Ihre Originalbelege immer bei Ihnen im Haus. Eine weitere Leistung von Unternehmen online ist, dass Sie über das Internet Ihre von uns erstellten Buchhaltungs-und Lohnauswertungen tagaktuell einsehen können. Hier einige Auswertungen als Beispiel: Offene Posten Auswertungen Kontoblatt Summen- und Saldenliste Umsatzsteuer - Voranmeldung hreszusammenstellung der USt - Werte BWA Betriebsvergleich Lohnauswertungen Seite 3

4 Digitalisierung von Geschäftsprozessen Buchführung mit Zukunft Welche Kosten fallen für Sie an? Hardwarekosten: 1. Bildschirm mindestens 22 Zoll ab ca. EUR 150,00 2. Scanner lt. empfohlenen Mindestanforderungen von DATEV ab ca. EUR 300,00 3. Zeitstunden Servicetechniker für Einrichtung bei Neuanschaffung ca. 1 Stunde EUR 80,00 Software- und Supportkosten: 1. Programm Unternehmen online (mit allen Komponenten) - bis 10 Nutzungslizenzen (pro Betriebsstätte) monatlich EUR 9,00 - jede weitere Nutzungslizenz (pro Betriebsstätte) monatlich EUR 2,00 2. der erste midentity kompakt Stick einmalig EUR 0,00 3. jeder weitere midentity kompakt Stick einmalig EUR 54,00 4. Speichergebühr für die elektr. Belege bis 0,5 GB monatlich EUR 3,00 5. Speichergebühr für die elektr. Belege ab 1,0 GB monatlich EUR 7,00 6. Speichergebühr für die elektr. Belege jedes weitere 0,5 GB monatlich EUR 3,50 (1 DIN A4-Seite hat ca KB) 7. Zeitstunden Kanzlei Melzer & Kollegen für Hilfestellung bei der Einrichtung und Einführung der Programme pro Stunde EUR 80,00 8. Einführungspreis für "Versuchs-Mandate" pro Stunde EUR 0,00 Haben Sie als unser Mandant eines der folgenden Programme im Einsatz, können Sie das Angebot kostenlos nutzen: Rechnungswesen pro DATEV Rechnungswesen, DATEV Rechnungswesen Einzelplatz pro DATEV Rechnungswesen Einzelplatz oder DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro DATEV Kanzlei-Rechnungswesen Stand April 2011 Seite 4

5 Digitalisierung von Geschäftsprozessen Buchführung mit Zukunft Wollen Sie die Belege faxen? Vor- und Nachteile beim Faxen der Belege: + einfaches Handling + keine weitere technische Ausstattung notwendig + nur ein Arbeitsgang - nur für geringe Belegmengen geeignet - nur wenn die Belege einseitig bedruckt sind (nicht Vor- und Rückseite) - Qualität der übermittelten Belege ist nicht immer optimal Wenn Sie Ihre Belege faxen wollen, sollten Sie vorab folgende Fragen zu den technischen Voraussetzungen mit JA beantworten können. Technische Voraussetzungen Faxgerät Status Rufnummern-Mitgabe (Clip-Funktion) ist freigeschaltet? (Die Freischaltung veranlassen Sie bei Ihrem Telefonbetreiber z.b. Telekom...) Ihr Faxgerät kann Papierbelege stapelweise einziehen? Kleinere Belege als DIN A 4 können in Faxhüllen gelegt werden. Das Faxgerät zieht diese ein? Welche Rufnummer-Übermittlung ist in Ihrem Fax hinterlegt? Seite 5

6 Digitalisierung von Geschäftsprozessen Buchführung mit Zukunft Wollen Sie die Belege einscannen? Vor- und Nachteile beim Scannen der Belege: + für größere Belegmengen geeignet + sinnvoll für Belege, die beidseitig bedruckt sind (Vor- und Rückseite) + optimale Grundlage für die automatische Rechnungserkennung zum Buchen - mehr technische Ausstattung notwendig Wenn Sie Ihre Belege einscannen wollen, sollten Sie vorab folgende Fragen zu den technischen Voraussetzungen mit JA beantworten können. Ziel ist es beim Scannen ein möglichst kleines Dateiformat bei guter Lesbarkeit zu erhalten. Technische Voraussetzungen Scanner: Status Scan-Geschwindigkeit ab 25 Blätter pro Minute Stapeleinzug (ADF) ca. 50 Blatt möglich Duplex-Scan möglich? Vorder- u. Rückseite in einem Durchgang Funktion zur Optimierung der Bildqualität ist vorhanden? Scanner-Analyse durchgeführt? Ist in den Eigenschaften des Scanners eine TWAIN-Schnittstelle vorhanden? Handelt es sich um einen lokalen Scanner Handelt es sich um einen Netzwerk-Scanner Seite 6

7 Digitalisierung von Geschäftsprozessen Buchführung mit Zukunft Welche Programme von Unternehmen online wollen Sie nutzen? Bitte kreuzen Sie an welche Programme von Unternehmen online Sie gerne nutzen möchten. Eine detaillierte Beschreibung der einzelnen Programme können Sie beiliegenden DATEV- Informationen entnehmen. Programm mit Beschreibung: Status Belegverwaltung online Digitale Belegsammlung (Datenbasis) Kassenbuch online Kassenerfassung nach GoB Rechnungseingangsbuch Führung eines Rg.-Eingangsbuches auf Papier oder digital Rechnungsausgangsbuch Führung eines Rg.-Ausgangsbuches auf Papier oder digital Zahlungsverkehr online Zahlungsaufträge erstellen Vom Steuerbüro erstellte Auswertungen über das Internet einsehen? Buchführung: Lohn: Seite 7

8 Digitalisierung von Geschäftsprozessen Buchführung mit Zukunft Technische Voraussetzungen für Ihren PC + Internet Damit Sie alle Funktionen der beschriebenen Programme von Unternehmen online gut nutzen können, sollten Sie vorab folgende Fragen zu den technischen Voraussetzungen mit JA beantworten können: Technische Voraussetzungen PC + Internet Status Welches Betriebssystem haben Sie im Einsatz? - Windows 2000 professional mit SP4 - Windows XP professional mit SP3 - Windows XP Home Edition mit SP3 - Windows Vista (32-bit) - Windows Vista (64-bit) (Versionen Business, Enterprise, Ultimate, Home Basic, Home Premium) - Windows 7 Welchen Microsoft Internetexplorer haben Sie im Einsatz? -Microsoft Internetexplorer 6 mit SP 2 (bei Windows 2000) -Microsoft Internetexplorer 6 mit SP3 -Microsoft Internetexplorer 7 -Microsoft Internetexplorer 8 (bei Windows 7) Haben Sie mindestens DSL 2000? Haben Sie einen ständigen Internetzugang? Flat-Rate Haben Sie einen Bildschirm mit mindestens 22 Zoll? Stand April 2011 Seite 8

9 Seite 1 von 4 Leistungsumfang 1. Leistungsumfang Die Leistungsbeschreibung für das Programm Belegverwaltung online ist auch gültig für Folgeversionen, in denen keine Änderungen in den Funktionen und in den Hard- und Software-Voraussetzungen erfolgt sind. Der Zugang zu Belegverwaltung online erfolgt über MyDATEV Online-Anwendungen DATEV-Unternehmen online Meine Anwendungen Belegwesen Belegverwaltung. Für Belegverwaltung online ist keine Programminstallation nötig, da die Anwendung direkt im Internet Browser aufgerufen und genutzt werden kann. Lediglich der SmartCard-Leser inkl. Treiber oder midentity und das SmartCard-Sicherheitspaket müssen lokal installiert sein. 1.1 Programmziel Belegverwaltung online ist ein Dokumentenverwaltungsprogramm im DATEV-Rechenzentrum. Hier können digitale Dokumente gespeichert, verwaltet und indiziert werden. Die Belege können in der Belegverwaltung online in einer frei definierbaren Ablagestruktur verwaltet werden. Über die Suchfunktion kann gezielt nach Belegen gesucht werden (z. B. Suche nach Betrag, Datum, Belegnummer). Im Leistungsverbund mit dem Mandanten ist Belegverwaltung online die gemeinsame Datenbasis für den Belegaustausch. Der Mandant gibt die Belege nicht mehr außer Haus, sondern sendet sie per Fax ("Fax- Lösung") oder Beleg-Upload ("Upload-Lösung") in die Belegverwaltung online im DATEV-Rechenzentrum. Bei der "Fax-Lösung" führt der Mandant die Beleg-Digitalisierung durch, indem er die Belege an ein speziell für ihn eingerichtetes Postfach in der Belegverwaltung online faxt. Nähere Informationen finden Sie im Dokument Digitales Belegbuchen - Buchen mit digitalen Belegen über Belegverwaltung online - Digitalisierung der Belege per Fax. Bei der Mandanten-Neuanlage in der Belegverwaltung online wird automatisch durch das Programm für jeden Mandanten eine persönliche, nur für diesen Mandanten gültige Ziel-Faxnummer generiert. Die von einem "autorisierten Faxgerät" an die persönliche Ziel-Faxnummer gefaxten Belege werden in der Belegverwaltung online im Postfach des entsprechenden Mandanten gespeichert. "Autorisiertes Faxgerät" bedeutet in diesem Zusammenhang, dass die Absender-Faxnummer(n) in der Belegverwaltung online hinterlegt sein muss. Bei der "Upload-Lösung" werden die Belege zuerst mit Scanner oder Digitalkamera digitalisiert und auf der lokalen Festplatte des Systems gespeichert. Aus dem Programm Belegverwaltung online werden die Dateien dann per Upload von der lokalen Platte in das Postfach des Mandanten im DATEV-Rechenzentrum übernommen. Nähere Informationen finden Sie im Dokument Digitales Belegbuchen - Buchen mit digitalen Belegen über Belegverwaltung online - Digitalisierung der Belege per Scanner. Die Kanzlei kann sich die Belegbilder aus Belegverwaltung online in Kanzlei-Rechnungswesen anzeigen lassen und direkt vom Belegbild buchen. Ist ein Beleg indiziert, so wird der Buchungssatz in Kanzlei- Rechnungswesen mit den entsprechenden Angaben vorbelegt (z. B. Betrag, Datum, Rechnungsnummer). Buchung und Belegbild werden automatisch verbunden und das Belegbild kann später aus den Auswertungen heraus angezeigt werden. Beim Buchen in Kanzlei-Rechnungswesen und bei der Belegbild-Anzeige muss eine Online-Verbindung zu Belegverwaltung online bestehen. Alternativ können die Belege gesammelt aus dem DATEV-Rechenzentrum (Belegverwaltung online) geholt und im lokal installierten DATEV-Dokumenten-Verwaltungsprogramm gespeichert werden (DATEV-DMS ab Version 2.0 bzw. Dokumentenorganisation in Eigenorganisation compact, classic, comfort ab Version 4.0). In Kanzlei-Rechnungswesen können dann die Belegbilder aus dem entsprechenden Dokumenten- Management-System angezeigt und "offline" gebucht werden. Auch hier wird eine Verbindung ("Verlinkung") zwischen Belegbild und Buchungssatz geschaffen.

10 Seite 2 von 4 Hinweis: Die SmartCard-Rechte für die Belegverwaltung online können Sie differenziert für jeden einzelnen SmartCard-Nutzer einrichten. Dies geschieht durch die Kanzlei in Unternehmen online über die Rechteverwaltung im Bereich Administration. Weitere Informationen zu den Detailrechten der Belegverwaltung online erhalten sie hier. 1.2 Programminhalt Programmbereiche: Das Programm Belegverwaltung online umfasst im Wesentlichen folgende Programmbereiche: - Mandanten Bestehende Mandanten können verwaltet (Bearbeiten, Löschen), neue Mandanten können angelegt werden. - Stammdaten In den Stammdaten können Sie die die Ablagestruktur für die Belege einrichten. Die Ablagestruktur (Kategorie, Ordner und Register) kann frei angelegt werden. Für die "Fax-Lösung" werden unter diesem Menüpunkt die Ziel -Faxnummer angezeigt und die Absender-Faxnummer(n) verwaltet. Unter Stammdaten Belegtyp kann das "Fax-Deckblatt" für die einzelnen Belegtypen gedruckt werden. Es können neue Belegtypen angelegt werden. Alle Belege, die nach dem Deckblatt gefaxt werden, werden in der Belegverwaltung online automatisch dem entsprechenden Belegtyp zugeordnet. Unter Stammdaten Belegtyp kann ein Fax-Trennblatt ausgegeben werden. Um die Belege automatisch zu heften ist es notwenig vor den Belegen das Fax-Trennblatt SEITENFANG und nach den Belegen das Fax- Trennblatt SEITENENDE zu faxen. Unter Stammdaten Kooperationen können Sie Kooperationspartner anlegen, die DATEV elektronische Rechnungsdaten zur Verarbeitung zur Verfügung stellen. Weitere Informationen dazu finden Sie hier. - Belege Neue Belege können per Beleg-Upload in das Postfach hochgeladen, dort angezeigt und bearbeitet werden (Indizieren, Sortieren, Heften, Ablegen, Belegtyp ändern). - Suche Detaillierte Suche nach Belegen z. B. nach Betrag, Datum, Belegnummer, Text. Voraussetzung ist, dass die Belege indiziert und in Ordnern abgelegt wurden. - Auswertungen erstellen In der Belegverwaltung online gespeicherte Belege können im PDF-Format gedruckt werden. Dazu muss das Programm Adobe Reader auf dem lokalen System installiert sein. - Protokolle Protokolliert werden die Verarbeitungsschritte im Programm, die Historie der Belege, die Historie der Stammdaten und die Faxzugänge. - Datenvolumen Der Programmbereich liefert Ihnen die Übersicht über die Anzahl der im DATEV-Rechenzentrum gespeicherten Belege und über das Datenvolumen des entsprechenden Mandanten.

11 Seite 3 von 4 Datenspeicherung im DATEV-Rechenzentrum: Auf die im Rechenzentrum gespeicherten Belegbilder wird seitens DATEV eg im Rahmen der Auftragserfüllung zur Aufbereitung von Auswertungen, zur Archivierung der Belegbilder in Verbindung mit Buchungsinformationen, zur Erstellung einer Rechnungswesen-Archiv-DVD und zur Serviceerbringung zugegriffen. Der Kreis der Betroffenen nach 11 Abs. 2 BDSG umfasst Mandanten, Kunden und Interessenten. Die hierfür notwendige Datenverarbeitung oder -nutzung erfolgt unter Wahrung der Datenschutzbestimmungen seitens der DATEV eg. 2. Einarbeitung Für die Anwendung Belegverwaltung online sind Kenntnisse im Umgang mit dem Betriebssystem (Windows 98/2000/XP/2003/Vista) und dem Internet nötig. Die Einarbeitung kann im Selbststudium anhand - der Broschüre "Buchführung mit Zukunft - Leitfaden für Einsteiger" (Art.-Nr ), - der schrittweisen Anleitungen in der Informations-Datenbank (Dok.-Nr ) und - der Hilfe im Programm erfolgen. Bei Bedarf werden von den DATEV-Informationszentren DATEV-Anwenderseminare, Kanzleitraining oder Individualschulungen durchgeführt. 3. Nutzung, Pflege und Weiterentwicklung Das Programm Belegverwaltung online wird für den Einsatz in der Kanzlei und beim Mandanten produziert und unterliegt der Pflege und Weiterentwicklung. Die Nutzung des Programms Belegverwaltung online ist auch in Österreich möglich. 4. Technische Voraussetzungen für die Programmnutzung 4.1 Hardware für ein PC-System Die aktuellen Hardware-Informationen für ein PC-System entnehmen Sie bitte dem Dokument "Information zur Anschaffung neuer PC-Systeme / PC-Marktspiegel" (Dok.-Nr ) auf der Informations- Datenbank. 4.2 Speicherbedarf Für die Nutzung von Belegverwaltung online benötigen Sie ca. 114 MB Festplattenspeicher (Dokumentenviewer ca. 4 MB, Acrobat Reader ca. 110 MB). 4.3 Software für ein PC-System Folgende Betriebssysteme werden unterstützt: -Microsoft Windows 2000 Professional mit Servicepack 4 und Internet Explorer 6 mit Servicepack 2 -Microsoft Windows XP Professional mit Servicepack 3 und Internet Explorer 6 mit Servicepack 3 oder Internet Explorer 7 -Microsoft Windows XP Home Edition mit Servicepack 3 und Internet Explorer 6 mit Servicepack 3 oder Internet Explorer 7

12 Seite 4 von 4 -Microsoft Windows VistaTM (32-bit) in den Versionen Business, Enterprise, Ultimate, Home Basic oder Home Premium -Microsoft Windows VistaTM (64-bit) in den Versionen Business, Enterprise, Ultimate, Home Basic oder Home Premium Folgende Versionen des MS Internet Explorer werden nicht unterstützt: IE 64bit Weitere Einsatzvoraussetzungen finden Sie in der Informations-Datenbank Dok.-Nr Windows, Windows 2000, Windows XP, Windows Vista, Internet Explorer sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation, Redmond, Washington DATEV

13 Seite 1 von 3 Leistungsumfang 1. Leistungsumfang Die Leistungsbeschreibung für das Programm Kassenbuch online ist auch gültig für Folgeversionen, in denen keine Änderungen in den Funktionen und in den Hard- und Software-Voraussetzungen erfolgt sind. Der Zugang zu Kassenbuch online erfolgt über MyDATEV Online-Anwendungen DATEV -Unternehmen online Meine Anwendungen Belegwesen Kassenbuch. Für Kassenbuch online ist keine Programminstallation nötig, da die Anwendung direkt im Internet Browser aufgerufen und genutzt werden kann. Lediglich der SmartCard-Leser inkl. Treiber oder midentity und das SmartCard-Sicherheitspaket müssen lokal installiert sein. 1.1 Programmziel Mit dem Kassenbuch online können Kassen-Belegsätze browserunterstützt über das Internet erfasst werden. Benötigt werden nur ein Internet-Anschluss und die DATEV-SmartCard. Während der Erfassung der Belegsätze unterstützt Sie das Programm durch laufende Prüfung der Eingaben (Kassenminus, Chronologie und Vollständigkeit) bei der Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben (GoB). Die Ordnungsmäßigkeit der Anwendung wurde durch eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft testiert (siehe Dok.-Nr Prüfungsbericht). Die damit verbundenen organisatorischen Anforderungen sind in der Hilfe zum Programm hinterlegt. Bei der Erfassung der Kasse kann zusätzlich zu den Bewegungsdaten eine Nachricht an die Kanzlei weitergeben werden. Die in Kassenbuch online erfassten Daten können über das DATEV-Rechenzentrum in die Finanzbuchführung mit Kanzlei-Rechnungswesen oder Rechnungswesen übernommen werden. Dort können die fehlenden Angaben ergänzt werden. Mit dem Buchen elektronischer Belegsätze in Kanzlei- Rechnungswesen/ Rechnungswesen lässt sich dieser Vorgang mit Hilfe der Lerndatei weitgehend automatisieren. 1.2 Programminhalt Programmleistung Erfassung von Belegsätzen online über Internet Erfassung vom Belegbild (i. V. m. Nutzung von Belegverwaltung online) Anwendernutzen Minimaler Installations- und Wartungsaufwand Nachvollziehbarkeit Anlage mehrerer Kassen flexible Anpassung an die Organisationsstruktur Laufende Prüfung der Eingaben (Kassenminus, Chronologie, Vollständigkeit) Unterstützung der ordnungsmäßigen Kassenbuchführung (Testat für Kassenbuch online: siehe Dok.-Nr Mitteilung über Prüfung der Ordnungsmäßigkeit)

14 Seite 2 von 3 Optional erweiterbare Erfassungsmaske mit Eingabemöglichkeit von z. B. Steuerschlüssel, Gegenkonto und KOST-Feldern vollständige Buchungssatzerfassung möglich Speicherung von Belegtexten in der Erfassung Auswahlmöglichkeit gespeicherter Belegtexte Unterstützung bei der Erfassung Erleichterung der Weiterverarbeitung in der Finanzbuchführung (vor allem beim Einsatz der Lerndatei) Druck des Kassenbuches Bereitstellung der erfassten Belegsätze für die Finanzbuchführung Weiterverarbeitungsmöglichkeit der Belegsätze aus dem Kassenbuch online in Kanzlei-Rechnungswesen. Über die Lerndatei können Buchungsvorschläge erzeugt werden Dokumentation der ordnungsmäßigen Kassenbuchführung Einfache Übernahme analog Bankkontoauszügen; Nochmalige Erfassung in der Finanzbuchführung nicht erforderlich Geringer Kontierungsaufwand Unmittelbare Speicherung der Belegsätze im DATEV- Rechenzentrum hohe Datensicherheit Datenzugriff für Steuerberater und Mandanten möglich Identifikation durch DATEV-SmartCard Sicherheit bei Zugang und Datenübertragung 2. Einarbeitung Für die Anwendung Kassenbuch online sind Kenntnisse im Umgang mit dem Betriebssystem (Windows 98/2000/XP/2003/Vista) und dem Internet nötig. Die Einarbeitung kann im Selbststudium anhand der Hilfe im Programm erfolgen. Bei Bedarf werden von den DATEV-Informationszentren DATEV-Anwenderseminare, Kanzleitraining oder Individualschulungen durchgeführt. 3. Nutzung, Pflege und Weiterentwicklung Das Programm Kassenbuch online wird für den Einsatz in der Kanzlei und beim Mandanten produziert und unterliegt der Weiterentwicklung. 4. Technische Voraussetzungen für die Programmnutzung 4.1 Hardware für ein PC-System Die aktuellen Hardware-Informationen für ein PC-System entnehmen Sie bitte dem Dokument "Information zur Anschaffung neuer PC-Systeme / PC-Marktspiegel" (Dok.-Nr ) in der Informations- Datenbank. 4.2 Speicherbedarf Für die Nutzung von Kassenbuch online benötigen Sie ca. 114 MB Festplattenspeicher. 4.3 Software für ein PC-System Folgende Betriebssysteme werden unterstützt: -Microsoft Windows 2000 Professional mit Servicepack 4 und Internet Explorer 6 mit Servicepack 2

15 Seite 3 von 3 -Microsoft Windows XP Professional mit Servicepack 3 und Internet Explorer 6 mit Servicepack 3 oder Internet Explorer 7 -Microsoft Windows XP Home Edition mit Servicepack 3 und Internet Explorer 6 mit Servicepack 3 oder Internet Explorer 7 -Microsoft Windows VistaTM (32-bit) in den Versionen Business, Enterprise, Ultimate, Home Basic oder Home Premium -Microsoft Windows VistaTM (64-bit) in den Versionen Business, Enterprise, Ultimate, Home Basic oder Home Premium Folgende Versionen des MS Internet Explorer werden nicht unterstützt: IE 64bit Weitere Einsatzvoraussetzungen finden Sie in der Informations-Datenbank Dok.-Nr Windows, Windows 2000, Windows XP, Windows Vista, Internet Explorer sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation, Redmond, Washington DATEV

16 Seite 1 von 3 Leistungsumfang 1. Leistungsumfang Die Leistungsbeschreibung für das Programm Rechnungsausgangsbuch online ist auch gültig für Folgeversionen, in denen keine Änderungen in den Funktionen und in den Hard- und Software-Voraussetzungen erfolgt sind. Der Zugang zu Rechnungsausgangsbuch online erfolgt über MyDATEV Online- Anwendungen DATEV-Unternehmen online Meine Anwendungen Belegwesen Rechnungsausgangsbuch. Für Rechnungsausgangsbuch online ist keine Programminstallation nötig, da die Anwendung direkt im Internet Browser aufgerufen und genutzt werden kann. Lediglich der SmartCard-Leser inkl. Treiber oder midentity und das SmartCard-Sicherheitspaket müssen lokal installiert sein. 1.1 Programmziel Mit dem Rechnungsausgangsbuch online können auf Papier oder digital (i. V. m. Belegverwaltung online) vorliegende Rechnungs- und Gutschriftsbelege browserunterstützt über das Internet erfasst werden. Benötigt werden nur ein Internet-Anschluss und die DATEV-SmartCard. Bei der Erfassung der Belegsätze kann zusätzlich zu den Bewegungsdaten eine Nachricht an die Kanzlei weitergeben werden. Die in Rechnungsausgangsbuch online erfassten Daten können über das DATEV- Rechenzentrum in die Finanzbuchführung mit Kanzlei-Rechnungswesen oder Rechnungswesen übernommen werden. Dort können die fehlenden Angaben ergänzt werden. Mit dem Buchen elektronischer Belegsätze in Kanzlei-Rechnungswesen/ Rechnungswesen lässt sich dieser Vorgang mit Hilfe der integrierten Lerndatei weitgehend automatisieren. 1.2 Programminhalt Mit dem Rechnungsausgangsbuch online erfassen Sie Rechnungs- und Gutschriftsbelege schnell und einfach. Voraussetzung für die Erfassung der Belegsätze ist, dass die Stammdaten des Mandanten und ein Rechnungsordner angelegt sind. Zur Neuanlage eines Mandanten führt Sie ein Assistent durch den gesamten Ablauf. Programmleistung Online-Erfassung von Belegsätzen Belegerfassung vom digitalen Beleg (i. V. m. Nutzung von Belegverwaltung online) Anwendernutzen Minimaler Installations- und Wartungsaufwand Zuordnung von Belegsätzen zu Belegbildern Assistentenunterstützte Anlage unter Verwendung vorhandener Stammdaten aus dem DATEV- Rechenzentrum Einfache Einrichtung Import von Geschäftspartnern aus Kanzlei- Rechnungswesen oder lokalen Dateien im CSV- Format Übernahme von vorhandenen Geschäftspartnerlisten ohne erneute Eingabe

17 Seite 2 von 3 Speicherung von neuen Geschäftspartnern Anlage einer individuellen Ordnerstruktur für Ausgangsrechnungen Erweiterung der vorhandenen Geschäftspartnerlisten flexible Anpassung an vorhandene Organisation Druck des Rechnungsausgangsbuches Dokumentation der Rechnungsausgänge Bereitstellung der erfassten Belegsätze für die Finanzbuchführung Weiterverarbeitungsmöglichkeit der Belegsätze in (Kanzlei-) Rechnungswesen. Über die Lerndatei im elektronischen Belegbuchen können Buchungsvorschläge erzeugt werden Einfache Übernahme analog Bankkontoauszügen; nochmalige Erfassung in der Finanzbuchführung nicht erforderlich Geringer Kontierungsaufwand Unmittelbare Speicherung der Belegsätze im DATEV- Rechenzentrum Identifikation durch DATEV-SmartCard hohe Datensicherheit, Datenzugriff für Steuerberater und Mandanten möglich Sicherheit bei Zugang und Datenübertragung 2. Einarbeitung Für die Anwendung Rechnungsausgangsbuch online sind Kenntnisse im Umgang mit dem Betriebssystem (Windows 98/2000/XP/2003/Vista) und dem Internet nötig. Die Einarbeitung kann im Selbststudium anhand der Hilfe im Programm erfolgen. Bei Bedarf werden von den DATEV-Informationszentren DATEV-Anwenderseminare, Kanzleitraining oder Individualschulungen durchgeführt. 3. Nutzung, Pflege und Weiterentwicklung Das Programm Rechnungsausgangsbuch online wird für den Einsatz in der Kanzlei und beim Mandanten produziert und unterliegt der Weiterentwicklung. 4. Technische Voraussetzungen für die Programmnutzung 4.1 Hardware für ein PC-System Die aktuellen Hardware-Informationen für ein PC-System entnehmen Sie bitte dem Dokument "Information zur Anschaffung neuer PC-Systeme / PC-Marktspiegel" (Dok.-Nr ) auf der Informations- Datenbank. 4.2 Speicherbedarf Für die Nutzung von Rechnungsausgangsbuch online benötigen Sie ca. 114 MB Festplattenspeicher. 4.3 Software für ein PC-System Folgende Betriebssysteme werden unterstützt: -Microsoft Windows 2000 Professional mit Servicepack 4 und Internet Explorer 6 mit Servicepack 2 -Microsoft Windows XP Professional mit Servicepack 3 und Internet Explorer 6 mit Servicepack 3 oder Internet Explorer 7 -Microsoft Windows XP Home Edition mit Servicepack 3 und Internet Explorer 6 mit Servicepack 3 oder Internet Explorer 7 -Microsoft Windows VistaTM (32-bit) in den Versionen Business, Enterprise, Ultimate, Home Basic oder Home

18 Seite 3 von 3 Premium -Microsoft Windows VistaTM (64-bit) in den Versionen Business, Enterprise, Ultimate, Home Basic oder Home Premium Folgende Versionen des MS Internet Explorer werden nicht unterstützt: IE 64bit Weitere Einsatzvoraussetzungen finden Sie in der Informations-Datenbank Dok.-Nr Windows, Windows 2000, Windows XP, Windows Vista, Internet Explorer sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation, Redmond, Washington DATEV

19 Seite 1 von 3 Leistungsumfang 1. Leistungsumfang Die Leistungsbeschreibung für das Programm Rechnungseingangsbuch online ist auch gültig für Folgeversionen, in denen keine Änderungen in den Funktionen und in den Hard- und Software-Voraussetzungen erfolgt sind. Der Zugang zu Rechnungseingangsbuch online erfolgt über MyDATEV Online- Anwendungen DATEV-Unternehmen online Meine Anwendungen Belegwesen Rechnungseingangsbuch. Für Rechnungseingangsbuch online ist keine Programminstallation nötig, da die Anwendung direkt im Internet Browser aufgerufen und genutzt werden kann. Lediglich der SmartCard-Leser inkl. Treiber oder midentity und das SmartCard-Sicherheitspaket müssen lokal installiert sein. 1.1 Programmziel Mit dem Rechnungseingangsbuch online können Rechnungs- und Gutschriftsbelege browserunterstützt über das Internet erfasst werden. Benötigt werden nur ein Internet-Anschluss und die DATEV-SmartCard. Bei der Erfassung der Belegsätze kann zusätzlich zu den Bewegungsdaten eine Nachricht an die Kanzlei weitergegeben werden. Die in Rechnungseingangsbuch online erfassten Daten können über das DATEV- Rechenzentrum in die Finanzbuchführung mit Kanzlei-Rechnungswesen oder Rechnungswesen übernommen werden. Dort können die fehlenden Angaben ergänzt werden. Mit dem Buchen elektronischer Belegsätze in Kanzlei-Rechnungswesen/ Rechnungswesen lässt sich dieser Vorgang mit Hilfe der integrierten Lerndatei weitgehend automatisieren. 1.2 Programminhalt Programmleistung Online-Erfassung von Belegsätzen Belegerfassung vom digitalen Beleg (i. V. m. Nutzung von Belegverwaltung online) Anwendernutzen Minimaler Installations- und Wartungsaufwand Zuordnung von Belegsätzen zu Belegbildern Übernahme von Belegdaten in elektronischer Form Sortieren der erfassten Rechnungen nach Brutto- und Nettofälligkeit manuelle Eingabe entfällt Unterstützung beim Zahlungsmanagement Zahlungsfunktion: Überweisungen können aus den eingegebenen Rechnungen erstellt und an Zahlungsverkehr online übergeben werden Keine zusätzliche Erfassung der Zahlungen notwendig Vermeidung von Fehlern Import von Geschäftspartnern aus Kanzlei- Rechnungswesen oder lokalen Dateien im CSV- Format Übernahme von vorhandenen Geschäftspartnerlisten ohne erneute Eingabe Speicherung von neuen Geschäftspartnern Erweiterung der vorhandenen Geschäftspartnerlisten

20 Seite 2 von 3 Anlage einer individuellen Ordnerstruktur für Eingangsrechnungen flexible Anpassung an vorhandene Organisation Druck des Rechnungseingangsbuches Verschiedene Auswertungen: Umsatzliste Lieferanten, Umsatzliste Top-Lieferanten, Grafik Lieferanten Konzentration Liquiditätsplanung : Gegenüberstellung aller geplanten Einzahlungen und Auszahlungen einer Periode auf Basis von selbsterfassten Planwerten. Der Saldo ergibt entweder einen Überschuss oder auch einen Fehlbetrag Dokumentation der Rechnungseingänge Informationen zu Lieferanten, z. B. mit welchen Lieferanten wird am meisten Umsatz erzielt, wie viel Umsatz wird mit wie viel Prozent der Lieferanten getätigt Schnelle Auswertung zur Unternehmensplanung Bereitstellung der erfassten Belegsätze für die Finanzbuchführung Weiterverarbeitungsmöglichkeit der Belegsätze in (Kanzlei-) Rechnungswesen. Über die Lerndatei im elektronischen Belegbuchen können Buchungsvorschläge erzeugt werden Einfache Übernahme analog Bankkontoauszügen; nochmalige Erfassung in der Finanzbuchführung nicht erforderlich Geringer Kontierungsaufwand Unmittelbare Speicherung der Belegsätze im DATEV- Rechenzentrum Identifikation durch DATEV-SmartCard hohe Datensicherheit, Datenzugriff für Steuerberater und Mandanten möglich Sicherheit bei Zugang und Datenübertragung 2. Einarbeitung Für die Anwendung Rechnungseingangsbuch online sind Kenntnisse im Umgang mit dem Betriebssystem (Windows 98/2000/XP/2003/Vista) und dem Internet nötig. Die Einarbeitung kann im Selbststudium anhand der Hilfe im Programm erfolgen. Bei Bedarf werden von den DATEV-Informationszentren DATEV-Anwenderseminare, Kanzleitraining oder Individualschulungen durchgeführt. 3. Nutzung, Pflege und Weiterentwicklung Das Programm Rechnungseingangsbuch online wird für den Einsatz in der Kanzlei und beim Mandanten produziert und unterliegt der Weiterentwicklung. 4. Technische Voraussetzungen für die Programmnutzung 4.1 Hardware für ein PC-System Die aktuellen Hardware-Informationen für ein PC-System entnehmen Sie bitte dem Dokument "Information zur Anschaffung neuer PC-Systeme / PC-Marktspiegel" (Dok.-Nr ) auf der Informations- Datenbank. 4.2 Speicherbedarf Für die Nutzung von Rechnungseingangsbuch online benötigen Sie ca. 114 MB Festplattenspeicher. 4.3 Software für ein PC-System Folgende Betriebssysteme werden unterstützt: -Microsoft Windows 2000 Professional mit Servicepack 4 und Internet Explorer 6 mit Servicepack 2

21 Seite 3 von 3 -Microsoft Windows XP Professional mit Servicepack 3 und Internet Explorer 6 mit Servicepack 3 oder Internet Explorer 7 -Microsoft Windows XP Home Edition mit Servicepack 3 und Internet Explorer 6 mit Servicepack 3 oder Internet Explorer 7 -Microsoft Windows VistaTM (32-bit) in den Versionen Business, Enterprise, Ultimate, Home Basic oder Home Premium -Microsoft Windows VistaTM (64-bit) in den Versionen Business, Enterprise, Ultimate, Home Basic oder Home Premium Folgende Versionen des MS Internet Explorer werden nicht unterstützt: IE 64bit Weitere Einsatzvoraussetzungen finden Sie in der Informations-Datenbank Dok.-Nr Windows, Windows 2000, Windows XP, Windows Vista, Internet Explorer sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation, Redmond, Washington DATEV

22 Seite 1 von 3 Leistungsumfang 1. Leistungsumfang Funktion: Erfassen von Inlands-Zahlungen (Überweisungen und Lastschriften) online Erfassen von Auslands-Zahlungen (EU-Standardüberweisungen und Auslandsüberweisung, inkl. Meldedaten) online Erfassen von Vorlagen (Überweisungen, Lastschriften, Auslands- und EU-Standardüberweisung) Übernahme von Zahlungen und Rechnungen aus den Rechnungsbüchern online Weitergabe von Zahlungen im HBCI PIN/TAN Verfahren (z.b. itan, mtan, smstan, chiptan manuell/comfort, etc.) möglich Weitergabe von Zahlungen im DATEV-Sammelverfahren mit Begleitzettel Herunterladen von Inlands-Zahlungen im standardisierten DTAUS-Format Herunterladen von Auslands-Zahlungen im standardisierten DTAZV-Format Ändern / Löschen / Zusammenfassen von Zahlungsaufträgen Kontoumsatzabholung über RZ-Bankinfo (Verfahren von DATEV eg) Kontoumsatzabholung über HBCI PIN/TAN (RZ-Bankinfo+) Archivierung von Zahlungsaufträgen nach Ausführung Bitte beachten Sie! Die Erfassung von Auftraggeber-/ Empfänger-Adressen und -Bankverbindungen erfolgt ab sofort nicht mehr in der Anwendung Zahlungsverkehr. Sie erfolgt zentral in der Anwendung Stammdaten online (Aufruf: Belegwesen Stammdaten). Die Leistungsbeschreibung für das Programm Zahlungsverkehr online ist auch gültig für Folgeversionen, in denen keine Änderungen in den Funktionen und in den Hard- und Software-Voraussetzungen erfolgt sind. Der Zugang zu Zahlungsverkehr online erfolgt über MyDATEV Online-Anwendungen DATEV-Unternehmen online Meine Anwendungen Zahlungsverkehr. Für Zahlungsverkehr online ist keine Programminstallation nötig, da die Anwendung direkt im Internet Browser aufgerufen und genutzt werden kann. Lediglich der SmartCard-Leser inkl. Treiber oder midentity und das SmartCard-Sicherheitspaket müssen lokal installiert sein. Die Verlinkung von der Beraterhomepage auf Zahlungsverkehr online ist möglich. Die Verlinkung von externen Homepages aus auf Zahlungsverkehr online ist über DATEV-Unternehmen online möglich (

23 Seite 2 von Programmziel Mit dem Zahlungsverkehr online erstellen Sie Ihre Zahlungsaufträge schnell und einfach. Voraussetzung für die Erstellung von Zahlungsaufträgen ist, dass Sie einen Mandanten in der Anwendung Stammdaten online (Aufruf: Belegwesen Stammdaten) angelegt haben. 1.2 Programminhalt Online-Erfassung von Inlands-Zahlungen: Überweisungen und Lastschriften Online-Erfassung von Auslands-Zahlungen: EU-Standardüberweisungen und Auslandsüberweisung (inkl. Meldedaten) Erfassung von Vorlagen: Überweisungen, Lastschriften, Auslands- und EU-Standardüberweisung Übernahme von Zahlungen aus den Rechnungsbüchern online Export von Inlands-Zahlungen im standardisierten DTAUS-Format Export von Auslands-Zahlungen im standardisierten DTAZV-Format Weitergabe von Zahlungen im DATEV-Sammelverfahren mit Begleitzettel Verwaltung von Zahlungsaufträgen (ändern, zusammenfassen, löschen, ausführen) Ausführen von Zahlungsaufträgen per HBCI PIN/TAN im Ein-Schritt-Verfahren Ausführen von Zahlungsaufträgen per HBCI PUN/TAN im Zwei-Schritt-TAN-Verfahren (z.b. itan, mtan, smstan, chiptan manuell/comfort, etc. ) Archivierung von Zahlungsaufträgen (Sammlerauflösung in der Finanzbuchhaltung) Abholung von Kontoumsätzen (per HBCI PIN/TAN und RZ-Bankinfo) Bitte beachten Sie: SEPA-Überweisungen sind mit Zahlungsverkehr online nicht möglich. 2. Einarbeitung Für die Anwendung Zahlungsverkehr online sind Kenntnisse im Umgang mit dem Betriebssystem (Windows 2000/XP/2003/Vista) und dem Internet nötig. 3. Nutzung, Pflege und Weiterentwicklung Das Programm Zahlungsverkehr online wird für den Einsatz in der Kanzlei und beim Mandanten produziert und unterliegt der Weiterentwicklung. 4. Technische Voraussetzungen für die Programmnutzung 4.1 Hardware für ein PC-System Die aktuellen Hardware-Informationen für ein PC-System entnehmen Sie bitte dem Dokument "Information zur Anschaffung neuer PC-Systeme / PC-Marktspiegel" (Dok.-Nr ) auf der Informations- Datenbank. 4.2 Software für ein PC-System Folgende Betriebssysteme werden unterstützt: -Microsoft Windows 2000 Professional mit Servicepack 4 und Internet Explorer 6 mit Servicepack 2 -Microsoft Windows XP Professional mit Servicepack 3 und Internet Explorer 6 mit Servicepack 3 oder Internet

24 Seite 3 von 3 Explorer 7 -Microsoft Windows XP Home Edition mit Servicepack 3 und Internet Explorer 6 mit Servicepack 3 oder Internet Explorer 7 -Microsoft Windows VistaTM (32-bit) in den Versionen Business, Enterprise, Ultimate, Home Basic oder Home Premium -Microsoft Windows VistaTM (64-bit) in den Versionen Business, Enterprise, Ultimate, Home Basic oder Home Premium Folgende Versionen des MS Internet Explorer werden nicht unterstützt: IE 64bit Weitere Einsatzvoraussetzungen finden Sie in der Informations-Datenbank Dok.-Nr Windows, Windows 2000, Windows XP, Windows Vista, Internet Explorer sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation, Redmond, Washington. Detaillierte Informationen erhalten Sie im Dokument Übersicht aktuell unterstützter Arbeitsplatz-/Server- Betriebssysteme, Service Packs und Systemkomponenten" Dok.-Nr auf der Informations- Datenbank. Aktuellen Änderungen zu den Support- und Beratungszusagen der DATEV finden Sie ebenfalls in der Informationsdatenbank Dok.-Nr Programmeinsatz im Netz Die zu installierenden Komponenten SmartCard-Sicherheitspaket und Kartenlesertreiber müssen lokal auf der Workstation installiert werden. Unter dieser Restriktion kann Zahlungsverkehr online im Netzwerk betrieben werden. Im WTS-Umfeld muss am Server das SmartCard-Sicherheitspaket installiert werden, am Client wird der Kartenleser inkl. Treiber und wiederum das SmartCard-Sicherheitspaket installiert. 4.4 Programmspezifische Voraussetzungen für die Programmnutzung Online-Zugang: Der Zugang zu Zahlungsverkehr online erfolgt wahlweise über einen beliebigen Internet-Zugang, DATEV online oder DATEVnet. Zur Anzeige der Inhalte von Zahlungsverkehr online benötigen Sie den Microsoft Internet Explorer ab Version 6.0 (SP2). SmartCard und SmartCard-Leser: Um die Stammdaten im Zahlungsverkehr online anzulegen und für die Bearbeitung der Belege wird die DATEV-SmartCard oder midentity benötigt. Näheres hierzu erfahren Sie im Dok.-Nr Technische Einsatzvoraussetzungen für die Online- Anwendungen im Bereich Rechnungswesen DATEV