6.2 Der Beleg als Grundlage jeder Buchung

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1 Im weiteren Verlauf dieses Buches wird nach dem Kontenrahmen für das Handwerk in Anlehnung an den SKR 20 und dem SKR 04 kontiert. Die Kontennummern in Klammern entsprechen dem SKR 04. Damit wird der Tatsache Rechnung getragen, dass auch viele Handwerksbetriebe nach dem SKR 04 kontieren. Bei beiden Kontenrahmen handelt es sich um Auszüge. 1 Eine Beschränkung auf die wesentlichen Hauptkonten ist für schulische Zwecke sinnvoll. Die volle Kontentiefe der einzelnen Kontenrahmen würde zulasten der Überschaubarkeit gehen. Die Kontenbezeichnungen folgen grundsätzlich dem Handwerkskontenrahmen. Merke Kontenrahmen und Kontenplan dienen dazu, die unterschiedlichen Konten systematisch zu ordnen. Der Kontenplan ist auf die betriebsindividuellen Bedürfnisse zugeschnitten. 6.2 Der Beleg als Grundlage jeder Buchung Jeder Buchung muss ein Beleg zugrunde liegen. Der wichtigste Grundsatz ordnungsmäßiger Buchführung lautet: Keine Buchung ohne Beleg! Man unterscheidet Fremdbelege und Eigenbelege: Fremdbelege gelangen von außen in das Unternehmen. Eigenbelege werden vom Unternehmen selbst erstellt. Beispiele: Fremdbelege - Eingangsrechnungen - Bankbelege (z. B. Kontoauszüge) - Quittungen - Steuerbescheide (z. B. Gewerbesteuer, Grundsteuer) - Postbelege (z. B. Quittungen über Postwertzeichen, Telefonabrechnungen) Beispiele: Eigenbelege - Durchschriften von Ausgangsrechnungen - Lohn- und Gehaltslisten - Belege über Privatentnahmen (Entnahme von Leistungen oder Bargeldentnahmen) - Durchschriften von Quittungen Kommt ein Originalbeleg abhanden oder war ein Fremdbeleg nicht zuerhalten, so kann ein Not- oder Ersatzbeleg erstellt werden, der Zeitpunkt, Grund und Höhe der Ausgabe enthält. 1 Kontenrahmen: vgl. Anlagen

2 Die Bearbeitung der Belege umfasst folgende Arbeitsstufen: a) Überprüfung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit b) Sortierung nach Belegart (z. B. Eingangsrechnungen, Bankbelege) c) fortlaufende Nummerierung d) Vorkontierung der Belege (Angabe des Buchungssatzes mit Kontonummern) e) Buchung imgrund- und Hauptbuch f) Ablage und Aufbewahrung der Belege (10 Jahre Aufbewahrungsfrist, gerechnet vom Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist) Heinrich Mehl Buchenweg Darmstadt vom 2. Juli / Juli Juli 20.. sofort ohne Abzug Wir lieferten und montierten Treppengeländer, 18 lfd. Meter gemäß Ihrer Zeichnung und unserem Angebot vom 3. Juni ,00 Wir danken für Ihren Auftrag 8.400, , ,00 AR = Belegart Ausgangsrechnung À 66 = Belegnummer à Kontierung mit Handzeichen Õ Gebucht-Stempel als Vermerk dafür, dass der Beleg in das Grundbuch eingetragen (gebucht) wurde

3 6.3 Die Bücher der Buchführung Buchführungsbücher sind Geschäftsbücher, in denen die Geschäftsfälle erfasst werden. Sie werden heute in der Regel nicht mehr in gebundener Form erstellt, sondern als organisch zusammenhängende lose Blätter, Karteikarten, Bild- und Datenträger aller Art geführt. Grundbuch (Journal oder Tagebuch) Im Grundbuch werden alle Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge anhand der Belege aufgezeichnet. Sämtliche Geschäftsvorfälle sind zeitnah und der Zeitfolge nach in Grundbüchern zu erfassen. Tägliche Aufzeichnungen von unbaren Geschäftsvorfällen sind nicht erforderlich. In der Praxis werden diese Geschäftsvorfälle periodenweise (wöchentlich oder monatlich) buchmäßig erfasst. Journal Monat: Mai 20.. Seite... Datum Beleg Nr. 1 Buchungstext Kto.-Nr. Soll Hauptbuch Im Hauptbuch werden alle Geschäftsvorfälle sachlich gegliedert auf so genannten Sachkonten (Bestands- und Erfolgskonten) gebucht. Auf den Sachkonten werden die Wertveränderungen festgehalten. Hauptbuch S 1110 (1800) Bank H AB 1.000,00 Ford. 780,00 Nebenbücher S 1400 (1200) Forderungen H AB 1.980,00 Bank 780,00 Das Hauptbuch wird ergänzt durch verschiedene Nebenbücher, die einzelne Sachkonten näher erläutern. Hierzu zählen vor allem: Das Kontokorrentbuch, das den Geschäftsverkehr mit den einzelnen Lieferern und Kunden erfasst. 2 Das Lohn- und Gehaltsbuch, das die Abrechnung der Löhne und Gehälter erfasst. Das Anlagenbuch, das die Veränderungen der Anlagengegenstände durch Zugänge, Abgänge und Abschreibungen nachweist. 1 Abkürzungen: BA = Bank, ER = Eingangsrechnung, KA = Kasse 2 Das Kontokorrentbuch wird auch als Geschäftsfreundebuch bezeichnet. Haben 1. Mai Übertrag Mai BA 24 Überw. Kunde Faller, Rg. Nr. 45/ , ,00 8. Mai ER233 Rohstoffeinkauf bei Mahr, ,00 Rg. Nr , , Mai KA462 Büromaterial , , ,

4 Das Kassenbuch, in dem Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich aufgezeichnet werden sollen. 1 Kassenbuch Monat: September Tag: 30. September Beleg Vorgang Einnahmen Ausgaben Nr. brutto USt netto brutto VSt netto Übertrag Schornsteinfeger 44,00 7,03 36,97 96 Briefmarken 24,00 24,00 97 Kunde Lind, Rg. Nr ,56 38,73 203,83 98 Barentnahme privat 1.000, Die Kontokorrentbuchhaltung Aus den Sachkonten 1400 (1200) Forderungen und 1600 (3300) Verbindlichkeiten lässt sich nicht ersehen, wie hoch die Forderungen gegenüber den einzelnen Kunden (= Debitoren) und wie hoch die Verbindlichkeiten gegenüber den einzelnen Lieferern (= Kreditoren) sind. Das Konto Forderungen wird inkundenkonten und das Konto Verbindlichkeiten in Liefererkonten (Kreditoren) aufgeteilt. Diese Aufteilung dient vor allem der Überwachung der Zahlungen. Während des Geschäftsjahres wird auf die Kontokorrentkonten gebucht. Zum Jahresabschluss werden die Salden auf die Konten 1400 (1200) Forderungen und 1600 (3300) Verbindlichkeiten übertragen. Die Kontokorrentkonten erhalten in der EDV-Buchführung i.d.r.fünfstellige Nummern: Debitorenkonten: = Debitoren = Kreditoren Kundenkonto: Max Bauß, Allee 44, Kto.-Nr Frankfurt/Main Datum Beleg 2 Text Soll Haben Saldo Saldovortrag 250,00 250, Juni KA 34 Rg.-Nr. 66/ ,00 0,00 4. Aug. AR 699 Rg.-Nr. 88/ ,00 420,00 Kundenkonto: Peter Fertig, Hauptstraße 19, Kto.-Nr Wiesbaden Datum Beleg Text Soll Haben Saldo Saldovortrag 680,00 680, Juni GS 22 Gutschrift wegen Mängel 300,00 300,00 4. Aug. AR 7449 Rg.-Nr. 89/ , , Abs. 1 Abgabenordnung (AO) 2 Abkürzungen: KA = Kasse, AR = Ausgangsrechnung, GS = Gutschrift

5 S 1400 (1200) Forderungen H AB 4.000,00 Saldo Ku.-Ktn ,00 Bei unbaren Geschäftsvorfällen müssen Entstehung der Forderungen oder Schulden und ihre Tilgung grundsätzlich als getrennte Geschäftsvorfälle behandelt werden sie sind demnach über Kontokorrentkonten zu buchen. Rechnungen, die unmittelbar beglichen werden, müssen kontokorrentmäßig nicht erfasst werden. 1 Ist die Zahl der unbaren Geschäftsvorfälle verhältnismäßig gering, so gelten folgende Erleichterungen: Ein Kontokorrentbuch braucht nicht geführt werden, es reicht, wenn Wareneingangs- und Warenausgangsbücher geführt und am Bilanzstichtag über die bestehenden Forderungen und Schulden Personenübersichten aufgestellt werden. 6.5 Die einfache Buchführung für Kleingewerbetreibende Kleingewerbetreibende, die nicht aufgrund gesetzlicher Vorschriften verpflichtet sind Bücher zu führen und regelmäßig Abschlüsse zu machen, können als Gewinn den Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ansetzen. Die Gewinnermittlung erfolgt als reine Geldrechnung (Zu- und Abflussprinzip). 2 Die Vorschriften über die Absetzung für Abnutzung sind zu befolgen. Bei der einfachen Buchführung haben wir ebenfalls verschiedene Bücher. Ein wesentlicher Unterschied liegt aber darin, dass hier nur im Soll oder im Haben gebucht wird. Beispiel für die Aufzeichnung der Ausgaben: Beleg Datum Text Brutto VSt Nettoaufwand Nr. Kfz Mat. Löhne Miete Bürom.... Sonst. Am Ende des Jahres ist anstelle einer Bilanz und GuV-Rechnung eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung beim Finanzamt einzureichen. Einnahmen-Ausgaben-Rechnung Einnahmen: Umsatzerlöse netto ,00 vereinnahmte Umsatzsteuer , ,00 Ausgaben: gezahlte Umsatzsteuer ,00 Abschreibungen ,00 Bürobedarf ,00 Raumkosten ,00 Telefonkosten ,00 Stromkosten , ,00 Gewinn ,00 1 Abschnitt 29 Abs. 2 Nr. 3 Einkommensteuer-Richtlinien (EStR) 2 Gewinnermittlung nach 4 Abs. 3 Einkommensteuergesetz (EStG)

6 6.6 Buchhaltung mit EDV Auch für die Buchführung am PC muss das Basiswissen der Buchführung vorausgesetzt werden. Finanziell erschwingliche Finanzbuchhaltungsprogramme ermöglichen es auch dem kleineren Unternehmen, bei entsprechenden Kenntnissen, die Buchführung mithilfe der EDV zu erledigen. Die Vorteile der EDV-Finanzbuchführung sind z. B.: Die Stammdaten müssen nur einmal eingegeben werden und können jederzeit korrigiert und ergänzt werden. Die EDV-Buchführung kann eine Vielzahl von Buchungsdaten in kürzester Zeit erfassen, automatisch verarbeiten, auswerten und speichern. Aufwändige Schreib- und Rechenarbeiten werden von der EDV-Anlage durchgeführt. Das Summieren, Zusammenstellen, Übertragen und Abstimmen von Konten und Beträgen wird vom Programm erledigt. Dadurch werden Fehlerquellen minimiert. Die Berechnung oder Herausrechnung des Umsatzsteuerbetrages oder des Skontobetrages erfolgt automatisch. Die Ergebnisse können jederzeit abgerufen und ausgedruckt werden. Programmdaten können in andere Programmmodule übernommen und ausgewertet werden (z. B. Kostenrechnung, Lagerbuchführung, betriebswirtschaftliche Auswertung). Programmpakete, die Module für Auftragsbearbeitung mit Rechnungsschreibung, Lohn- und Kassenbuchführung enthalten, geben ihre Daten unmittelbar an die Finanzbuchhaltung weiter. Eine zusätzliche Erfassung entfällt in diesem Falle. Häufig wird die Buchhaltung auch außer Haus über eine Buchstelle für das Handwerk oder über einen Steuerberater abgewickelt. Viele Steuerberater arbeiten mit der DA- TEV 1 zusammen. Die DATEV erstellt für ihremitglieder Finanzbuchführungen, Lohnabrechnungen, betriebswirtschaftliche Auswertungen und bietet Service in steuerlichen und wirtschaftlichen Fragen. Die Buchungsbelege können im Betrieb oder beim Steuerberater erfasst werden. Werden die Buchführungsdaten beim Steuerberater erfasst, dann müssen vom Mandanten die Buchungsbelege in geordnetem Zustand regelmäßig dem Steuerbüro übergeben werden. Die Entscheidung darüber, ob die Buchführung außer Haus oder im Haus erledigt werden soll, hängt von verschiedenen Faktoren ab: Vorteile Entlastung durch fachmännischen Beistand bei den laufenden Buchführungsarbeiten stets Anschluss an modernste Computertechnik Nutzung ausgereifter Programme geringes Anpassungsrisiko Wartung und Pflege durch das Rechenzentrum EDV-FIBU außer Haus Nachteile individueller Auswertungsspielraum bei Standardprogrammen begrenzt Abhängigkeit vom Rechenzentrum Datenanfall und Datenverarbeitung liegen räumlich und zeitlich auseinander. Wichtige Unterlagen sind oft viele Tage außer Haus. 1 Datenverarbeitungsorganisation des steuerberatenden Berufes, eingetragene Genossenschaft mit Sitz in Nürnberg

7 Vorteile Selbstbestimmung der Verarbeitung und der Auswertung Auswahl von Hard- und Software nach eigenen individuellen Wünschen und Bedürfnissen jederzeit direkter Zugriff auf Daten Programmschnittpunkte zu Lohn- und Fakturierungsprogrammen sind möglich. EDV-FIBU im Haus Nachteile Investitionskosten für Hard- und Software Datenschutz und Datensicherung liegen im eigenen Verantwortungsbereich. Bedarf an fachlicher Kompetenz Die Anpassung der Software muss selbst vorgenommen werden. Die auf dem Markt befindlichen Buchführungsprogramme weisen grundlegende Gemeinsamkeiten auf. Nach der Installation des Programms werden Stammdaten wie Name, Anschrift, Bankverbindung eingegeben. Ein vorgegebener Kontenrahmen kann an die betrieblichen Bedürfnisse angepasst und die Personenkonten können angelegt werden. Nachdem die Firma eingerichtet ist, kann mit der laufenden Buchhaltung begonnen werden. Diese Tätigkeiten bestehen aus: Eingabe der Bestände der Sach- und Kontokorrentkonten. Erfassen und Buchen der laufenden Geschäftsfälle. Ausdruck von Journal, Saldenliste, Offene-Posten-Listen 1 und einzelnen Konten. Ausdruck von Umsatzsteuerlisten, die in das amtliche Formular übernommen werden können. Automatische Auswertung mit betriebswirtschaftlichen Übersichten während des Geschäftsjahres und amjahresende. Nach der Erfassung und Buchung von Abschlussbuchungen am Ende des Geschäftsjahres können Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz sowie Saldenliste, Kontenblätter und Umsatzsteuerlisten mit den Jahresdaten ausgedruckt werden. 6.7 Ein Geschäftsgang mit dem Programm Lexware financial office Im folgenden Beispiel wird mit dem FiBu-Programm Lexware financial office die Buchführung mit EDV dargestellt. Die Buchungen erfolgten auf der Grundlage des Kontenrahmens für das Handwerk. 1 OP-Listen zeigen den Stand der einzelnen Kontokorrentkonten

8 Bildschirmmaske nach Programmaufruf: Der Handwerksbetrieb Heinz Fried, Elektromeister in Frankfurt, weist zum 30. November 20.. folgende vorläufige Saldenbilanz auf: Kto.-Nr. Soll Haben 0200 Elektromaschinen , Lastkraftwagen , Betriebsausstattung , Darlehen , Eigenkapital , Kasse , Bank , Forderungen , Verbindlichkeiten , Rohstoffe , Löhneu.Gehälter , Büromaterial , Kfz-Unterhalt , Erlöse ,00 Summen , ,00 Die Forderungen (Konto 1400) setzen sich aus folgenden Debitorenkonten zusammen: Kunden Kontonr. offene Posten Betrag Friedrich Schuster Nr ,00 Firma Sanner &Co Nr ,

9 Die Verbindlichkeiten (Konto 1600) setzen sich aus folgenden Kreditorenkonten zusammen: Lieferanten Kontonr. offene Posten Betrag Verschiedene diverse ,00 Firma Bahr GmbH Nr ,00 Karl Mahr Nr ,00 Im Dezember fallen folgende Geschäftsfälle an: a) 2. Dez.: Kunde Sanner &Co. überweist auf unser Bankkonto ,00. b) 5. Dez.: Barkauf von Büromaterial für 476,00 brutto. c) 8. Dez.: Kfz-Reparaturkosten über 1.190,00 brutto werden mit Scheck bezahlt. d) 12. Dez.: Zielkauf von Rohstoffen bei Lieferant Bahr GmbH über 4.760,00 brutto. e) 13. Dez.: Barabhebung vom Bankkonto für Geschäftskasse 1.000,00. f) 15. Dez.: Banküberweisung an Lieferant Bahr ,00. g) 20. Dez.: Ausgangsrechnung für selbst hergestellte Erzeugnisse an Kunden Schuster über ,00 brutto. Vorgehensweise Zunächst müssen die Stammdaten, die Anfangsbestände und Salden der Sachkonten sowie die noch nicht beglichenen Kunden- und Liefererrechnungen auch offene Posten genannt eingegeben werden. Danach werden die Geschäftsfälle (in der Praxis Belege) vorkontiert und gebucht. Man unterscheidet zwischen Stapelbuchungen (Batchbuchungen) und Dialogbuchungen: Stapelbuchungen Die Buchungen werden vor der endgültigen Verarbeitung vom Programm in einem Zwischenspeicher gestapelt. Solange sich die Buchungen im Zwischenspeicher befinden, können sie jederzeit ergänzt oder korrigiert werden. Bevor sie durch einen endgültigen Verarbeitungsbefehl auf die entsprechenden Konten übertragen werden, kann man sich zur Kontrolle ein Buchungserfassungsprotokoll ausdrucken lassen. Dialogbuchungen Bei diesem Verfahren werden die Buchungen sofort auf die entsprechenden Konten gebucht. Sie können dann nicht mehr bearbeitet, sondern nur noch storniert werden. Aufbau der Buchungseingabemaske:

10 Reihenfolge der Eingabe: Belegdatum. Zu jeder Buchung gehört ein Beleg- bzw. Buchungsdatum. Lexware financial office schlägt zu Beginn der Arbeitssitzung das Datum des zuletzt gebuchten Beleges oder das aktuelle Datum als Belegdatum vor. Für jede weitere Buchung wird das Datum der letzten Buchung automatisch übernommen und erspart in der Regel somit die erneute Eingabe. Belegnummer. Die Vergabe von Belegnummern erleichtert die Organisation der Belegaufbewahrung und ist somit eine Voraussetzung für eine ordnungsmäßige Buchführung. Das Programm bietet für unterschiedliche Belegarten unterschiedliche Belegnummernkreise. So kann der laufenden Belegnummer z. B. das Kürzel Ka für den Buchungskreis Kasse vorangestellt werden. Buchungstext. Der Eintrag eines Buchungstextes ist nicht zwingend vorgeschrieben. Da die Buchführung aber auch für einen sachverständigen Dritten (z. B. Betriebsprüfer des Finanzamtes) ohne übermäßigen Aufwand nachvollziehbar sein muss und dies die eventuelle Fehlersuche vereinfacht, sollte auf den Eintrag eines sinnvollen Buchungstextes nie verzichtet werden. Betrag. Eine Buchung ist erst vollständig, wenn zuvor ein gültiger Betrag eingegeben wurde. Über den Schalter B/N kann die Betragseingabe entweder als Nettobetrag (ohne USt) oder als Bruttobetrag (einschließlich USt) vorgenommen werden. Sollkonto/Habenkonto. Die Kontierung bei Lexware financial office beginnt so, wie es in der Buchführung üblich ist, immer mit der Eingabe des Sollkontos und anschließend mit dem Habenkonto. Soll und Haben gleichen sich bei jeder Buchung aus. Steuer. Die Angaben im Eingabefeld Steuer werden über die Kontierung geregelt. Das Programm übernimmt die beim Einrichten eines Kontos festgelegte Steuerart (Vor- oder Umsatzsteuer) und den jeweils für das Belegdatum gültigen Steuersatz. Sollte bei einem speziellen Geschäftsfall der vom Programm ausgewählte Vorsteuersatz nicht mit der Buchung übereinstimmen, so kann über den rechten Schalter ein Auswahlfenster mit allen verfügbaren Steuersätzen und Steuerarten geöffnet und aus diesen die richtige Steuer ausgewählt werden. Buchungsmaske Geschäftsfall 1:

11 Buchungsmaske Geschäftsfall 2: Nachdem alle Buchungen eingegeben wurden, kann zur Kontrolle der erfassten und noch nicht verarbeiteten Buchungen der Buchungsstapel ausgedruckt werden. In diesem Stadium kann jede Buchung verändert werden. Wenn alle eingegebenen Buchungen in Ordnung sind, kann der Buchungsstapel zur Verarbeitung freigegeben werden. Die Buchungen werden damit den angesprochenen Konten zugeschrieben. Die Salden der Personenkonten werden auf die entsprechenden Sammelkonten (Forderungen bzw. Verbindlichkeiten) übertragen. Die Buchungen können jetzt nicht mehr verändert werden. Bei Fehlern muss eine Stornobuchung vorgenommen werden. Folgende Auswertungen können erstellt werden: Buchungsjournal. Auf dem Buchungsjournal erscheinen, wie auf dem Buchungserfassungsprotokoll, die Buchungen inder Reihenfolge ihrer Erfassung. Das gedruckte Buchungsjournal unterliegt der Nachweis- und Aufbewahrungspflicht gegenüber dem Finanzamt. Kontenblätter. Die Kontenblätter beinhalten alle Buchungen, die auf dem Konto vorgenommen wurden. Vorläufige Kontenblätter beinhalten die erfassten, noch nicht verarbeiteten Buchungen und lassen sich vor den jeweiligen Periodenab schlüssen ausdrucken. Nach den jeweiligen Periodenabschlüssen lassen sich endgültige Kontenblätter ausdrucken. Die endgültigen Kontenblätter müssen ebenso wie das Buchungsjournal sorgfältig aufbewahrt werden. Offene-Posten-Liste. Die Listen mit den offenen Posten geben einen Überblick über den aktuellen Bestand an offenen Posten von Kunden und bei Lieferern. Saldenliste. Die Saldenliste zeigt den aktuellen Kontostand (Saldo), die Eröffnungsbilanz (Saldovortrag) sowie die aufsummierten Monats- und Jahreswerte im Soll und Haben für jedes Konto. Grundlage sind die endgültigen Buchungen. Umsatzsteuer-Voranmeldung. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung muss in elektronischer Form an das zuständige Finanzamt übermittelt werden. Bilanz und GuV-Rechnung. Die Bilanz und die GuV-Rechnung sind fest vorgegeben. Der Ausdruck der Bilanz und der GuV-Rechnung ist so aufgebaut, dass zu jeder Position jeweils zwei Werte ausgegeben werden (aktuelle Werte und z.b.vorjahreswerte) sowie in einer dritten Spalte die prozentuale Differenz dieser beiden Werte

12 Verschiedene Auswertungen im Original: Journal vom bis