Appliance. Innovative Komplettlösung zur. automatischen Rechnungsverarbeitung. ready-to-run -Server. Hoher Automatisierungsgrad

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1 Digidok DIGIDOK.Invoice Appliance Innovative Komplettlösung zur automatischen Rechnungsverarbeitung. ready-to-run -Server Hoher Automatisierungsgrad 50% Zeitersparnis bei Rechnungen Revisionssichere Archivierung Festpreis- und Mietmodelle

2 DIGIDOK.Invoice Appliance DIGIDOK.INVOICE Appliance ist die out-of-the-box -Lösung zur Rechnungserfassung und Archivierung der DIGIDOK GmbH. Sie besteht aus einem Server-PC mit RAID-1-Festplattensystem, einem fertig installierten Linux Betriebssystem, der PostgreSQL-Datenbank, der ABBYY FineReader OCR-Runtime-Lizenz und DIGIDOK.INVOICE, der DIGIDOK Anwendungssoftware. Die Appliance ist einfach in das IT-Netzwerk des Anwenders einzubinden und, nach Einstellung der Verzeichnisse für den Dokumentenaustausch, sofort einsatzbereit. Es sind keine weiteren Systemkomponenten oder Lizenzen für Software von Drittherstellern erforderlich. Das PLUS + an praxiserprobter Software DIGIDOK.INVOICE Appliance findet in Rechnungen und Gutschriften ohne Anlernprozess automatisch die zur Verbuchung erforderlichen Daten. Es prüft diese auf Plausibilität (z.b. Belegdatum passt nicht zum Buchungsmonat, Doppelerfassungen), rechnerisch (z.b. falsche Mehrwertsteuerberechnung) und formal gemäß UStG (z.b. fehlende Rechnungsnummer). Es können optional auch sämtliche Positionsdaten automatisch erfasst und verprobt werden. Fehler werden vom System angezeigt und lassen sich umgehend manuell korrigieren. Zeitverluste durch Suchen aufgrund von Tippfehlern gehören zukünftig ebenfalls der Vergangenheit an. Denn erst wenn es für eine Rechnung keine Beanstandungen mehr gibt, generiert DIGIDOK.INVOICE einen Buchungssatz zum Import in das Finanzbuchhaltungssystem und parallel in smart.compliance, dem revisionssicheren Archiv.

3 Digidok Revisionsicher archiviert und hochverfügbar Im online verfügbaren Dokumentenarchiv sind die Rechnungen revisionssicher und mit smart.web jederzeit abrufbar abgelegt. Mit smart.view lässt sich jede Rechnung bequem direkt aus der FiBu-Software heraus anzeigen. ready-to run Server Linux-OS auf schneller SSD Für den Dauerbetrieb ausgelegte Hardware 1TB-RAID-1 System für variable Daten und Archiv Betriebsfertig installiert Administrationsfrei Das besondere Technik Plus + Die DIGIDOK.INVOICE Appliance bietet folgende Optionen: Hardware Dokumentenscanner Externes Backupsystem alternative Server-Hardware möglich Software smart.xtract-plus zur Erkennung und Analyse von Positionsdaten smart.xcat zur Klassifikation von Dokumenten, z.b. für eine automatische Postverteilung smart.flow die professionelle Workflow- Lösung, z.b. für einen Rechnungsprüfungsworkflow smart.printer zum GDPdU-konformen Archivieren von beliebigen Dokumenten beim Druckvorgang, z.b. Ausgangsrechnungen oder Bestellungen Natürlich lässt sich jedes bereits vorhandene Archivoder Workflow-System alternativ anbinden Ein PLUS + an Erfahrung Die DIGIDOK GmbH ist seit über 10 Jahren als Spezialist für Datenextraktion und Archivierung bekannt. Besonders das Auslesen von buchungsrelevanten Daten aus Rechnungen, die Übergabe an ein beliebiges Buchhaltungssystem sowie die revisionssichere Archivierung sind unsere Stärke. Als DIGIDOK.INVOICE für Unternehemen oder als DIGIDOK.ABC für Steuerberater ist unsere Software seit Jahren in der Praxis erprobt.

4 Die Funktionen... Importiert PDF-Rechnungen aus dem Dateianhang eingehender s Liest gescannte Papierdokumente als TIFF-, PDF-, PNG- oder JPG-Dateien ein Barcodegesteuerte Dokumentseitenheftung und Anlagenerkennung Automatische Extraktion buchungsbzw. archivierungsrelevanter Felder Einfache Definition und Positionszeilenfeldern zu extrahierender Individual- und Positionszeilenfelder Automatische Kreditorenerkennung Abgleich ausgelesener Daten mit SQL-Datenbanken (z.b. Stammdaten) Systemseitige formale, rechnerische, Plausibilitäts- und UStG-Konformitätsprüfungen auf einen Blick Buchungsaufteilung bei der Nachbearbeitung oder wie gewohnt im FiBu-System Erzeugt Buchungssätze mit Belegverknüpfung zum Import in das FiBu-System Generierung und Export von z.b. PDF-, XML- oder EDI-Dateien Farbvariationen Revisionssichere Archivierung mit smart.compliance Zeitstempel, Prüfsummen, Verschlüsselung, Versionierung Rollenbasiertes Zugangsberechtigungssystem für Benutzer und Gruppen Protokollfunktionen

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