Praxisleitfaden E-Rechnung an den Bund ab DI(FH) Helge Wallner neteco IT-Lösungen und Service

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1 Praxisleitfaden E-Rechnung an den Bund ab 2014 DI(FH) Helge Wallner neteco IT-Lösungen und Service

2 Unser Plan für heute Wieso? Weshalb? Warum? Warum will der Bund Rechnungen nur mehr elektronisch? Vorteile für den Bund und Sie Welche Institutionen sind hiervon betroffen? Was muss ich jetzt tun? ABLAUF: Voraussetzungen / Anmeldung USP / Verrechnung ANLEITUNG: Erstregistrierung E-Rechnung am USP LÖSUNGEN: Ich verrechne derzeit mit Word oder Excel Branchenlösung (zb Handwersprogramm) Kaufmännischer Software (ERP, FiBu, WaWi)

3 E-Rechnung wozu? Grundsätzlich: Umsetzung EU-Richtlinie RL 2010/45/EU FÜR DEN BUND: effizientere Verwaltung durch Kürzere Wege Schnellere Abwicklung Automatisierung der Rechnungsprüfung (formal) Geringerer Personalaufwand FÜR SIE: Kostensenkung: 1 Papierrechnung kostet im Schnitt 10,- Schnellere Durchlaufzeit schnellere Zahlung! Eventuell Initiator für erste Kaufmännische Software

4 Welche Bundesdienststellen sind betroffen? Nur BUNDESdienststellen (noch NICHT Länder, Gemeinden) Übersicht der betroffenen Dienstellen: Serviceportal: BBG: BBG (Bundes Beschaffungs GmbH): Ebenfalls E-Rechnung ab Eigenes Serviceportal Ähnliche Funktionalität wie Serviceportal des Bundes (USP)

5 ABLAUF 1. Voraussetzung für die Registrierung Für die Anmeldung zur E-Rechnung brauche ich Finanz-Online-Zugang Erhalte ich vom zust. Finanzamt oder Handy-Signatur ( Online (RSA-Brief, einige Tage Wartezeit) Finanzämter, Gemeinden, SVA, etc. oder Bürgerkarte ( Chipkarte mit aktivierter Signatur (zb ecard)

6 ABLAUF 2. Erstregistrierung für die E-Rechnung Am UnternehmensServicePortal anmelden Beim Ersteinstieg: Administratorfunktion festlegen Administrator darf Benutzer anlegen Finanz Online: Bestätigung per Post abwarten: 3-4 Tage Mit Handysignatur/Bürgerkarte: Sofort einsatzbereit Für manuelles Erstellen (Formular) oder Hochladen: E-Rechnungsbenutzer anlegen Für vollautomatisches Hochladen (WaWi / FiBu Software) Webservicebenutzer anlegen

7 ABLAUF 3. Erstellung und Versand Erstellung der E-Rechnung per Formular direkt im Portal oder Erstellung per einfacher Software (Word Plugin, ) oder Manuelles Hochladen am USP Erstellung per kaufmännischer Software (online/lokal) Speichern XML-Format, Hochladen am USP Automatischer Versand zum USP per Webservice Automatische Umsetzung und Versand per Onlineservice eines Drittanbieters

8 ANLEITUNG Erstregistrierung am USP Anmeldung Anmelden per Handysignatur Bürgerkarte Finanzonline

9 ANLEITUNG Erstregistrierung am USP Anlegen des E-Rechnungs-Benutzers Auf Administration aufrufen klicken Auf Verfahrensrechte verwalten klicken In der Kontoauswahl ein Benutzerkonto auswählen In Verfügbaren Verfahrensrechte wird nun das Verfahren e-rechnung an den Bund angezeigt. Hier ist die Checkbox Einbringer zu aktivieren. Klick auf Ja in Verfahrensrechte zuordnen Erst ab der nächsten Anmeldung wirksam! Funktion nach wenigen Minuten verfügbar!

10 Welche Daten muss ich vorher haben? Vor Rechnungsstellung: offizieller AUFTRAG! Hieraus: Kreditorennummer: Kundennummer beim Bund: 8-stellig, zb stellig bei BBG-Lieferanten, beginnend mit ES zb ES Auftragsnummer Weiters müssen vorbereitet sein: Evtl. Bestellpositionsnummern Klassische Rechnungsdaten Die beauftragende Dienststelle (Abteilung, Adresse, Bearbeiter) Absender (Firma, Anschrift, , UID, Bank: IBAN/BIC) Rechnungsnummer, -datum Positionen (Bezeichnung, Menge, Einzel-, Gesamtpreis) Rechnungssumme (Brutto, Netto, Umsatzsteuer)

11 Var. 1: ONLINEFORMULAR - Start Für die gelegentliche Einbringung Direkt online im USP möglich (

12 Var. 1: ONLINEFORMULAR Details, Anhänge Mitsenden von Anhängen - Lieferschein/e - Aufmass/ - Rechnung aus der WaWi -

13 Var. 1: ONLINEFORMULAR Prüfung + Bestätig. Nach Absenden wird die Rechnung formal geprüft. Wenn OK, erscheint die folgende Bestätigung: EINGANGSBESTÄTIGUNG: Kopie als PDF herunterladen

14 Var. 2: PLUGIN für Microsoft Word 2007/10/13 Gratis-Download: Gesonderte Version: E-Rechnung an den Bund! Installation lt. Leitfaden Rechnungen wie gewohnten in Word erstellen Firmendaten, Kundendaten abspeicherbar

15 Var. 2: Word-Plugin Schritt-für-Schritt Führung

16 Var. 2: Word-Plugin: Positionen Assistent für die Positionen

17 Var. 2: Word-Plugin: Speichern + Versenden Nach Fertigstellung: Speichern Rechnung wird geprüft und als.xml-datei gespeichert. Die Rechnung kann jetzt zum USP hochgeladen werden Es folgt die Rückbestätigung per samt PDF-Beleg.

18 Word-Plugin Business-Version Mit Direktzustellung an das USP-Webservice PDF mit eingebettetem XML (Firma zu Firma) Eigenes Logo integrierbar Inkl. telefonische Unterstützung Beim Hersteller des Plugins: Kosten: 45,- p.a

19 Kaufmännische Software mit eb/interface Welche Lösung unterstützt die E-Rechnung direkt? WKO-geprüft "Große" ERP-Lösungen SAP (Zusatzmodul) BMD NTCS Mesonic Winline Kostengünstige ERP/Warenwirtschaftslösungen: WoAx IT "EasyFirma" ITG "WWPlus" Warenwirtschaft

20 Kaufmännische Software mit eb/interface Günstige Online-Lösungen: Everbill Belege, Lager, OP ab 15,- monatlich FreeFinance Belege, OP, FiBu ab 100,- Jahr (E/A-Rechnung) ProSaldo.net Belege, OP, FiBu ab 15,- monatlich Finanzfenster Belege, OP, FiBu ab 49,- / Jahr IT Hausverstand Belege ab 150,- einmalig Eventuell gute Alternativen zur Faktura per Word!

21 ANLEITUNG Für automatische Übermittlung Einmalig: Festlegen des Webservice-Benutzers Neues Webservicekonto einrichten durch Klick auf Administration aufrufen Aufruf der Benutzer- Administration Klick auf Webservicekonten verwalten und Neues Konto anlegen Adresse eintragen und auf Anlegen klicken Klick auf Zugangsdaten anzeigen

22 ANLEITUNG Für automatische Übermittlung Einmalig: Festlegen des Webservice-Benutzers Dem neuen Webservicekonto die ER>B- Berechtigung zuordnen: Klick auf Webservicerechte verwalten unter Kontoauswahl den Benutzernamen des neuen oder sonstig bestehenden Webservice-Kontos in der Dropdown-Liste auswählen unter Verfügbare Webservicerechte die Checkbox Einbringer unter E- Rechnung an den Bund Webservice markieren Klick auf Zuordnen und Zuordnung bestätigen Anzeigen der Zugangsdaten -> Eingabe in Ihr ERP-System

23 Kaufmännische Software Meine Software unterstützt die E-Rechnung nicht. Was tun? Erweiterung der Software: eb/invoice ist ein simpler XML-Bericht Erweiterung durch Softwareanbieter / -betreuer anbieten lassen Evtl. durch Modul von ebinterface API Rechnung in der WaWi + Erstellung Online ( Kopie ) Rechnung klassisch in der Warenwirtschaft erstellt, PDF Erstellung einer Kopie im Online-Portal Evt.: Nur 1 Belegposition, Mitsenden des PDFs als Anhang GEFAHR: Ungleichheiten / Durcheinander Nutzung eines Übersetzer- / Zustellservices Anbieter WKO-geprüft: neopost

24 Kaufmännische Software mit NEOPOST Universeller Übersetzerdienst Wandelt nahezu beliebiges Format in E-Rechnung an den Bund um

25 neopost - Funktionsweise Auf Ihrem System: Aus WaWi Druck auf neopost Drucker Automatische Übertragung zu neopost.at Bei neopost: Umwandlung in eb/interface Autmatische Zustellung an das USP per Webservice Autom. Versand per Webservice

26 neopost- Kosten Kosten neopost Software kostenlos Gebühr pro Rechnung 0,25 Einmalige Anpassung an Ihr System 250,- pro Dokumententyp ALTERNATIVER Umwandler : Canon Readiris Ähnliche Funktionsweise wie neopost lokal am PC, NICHT online Kosten: ca ,- einmalig

27 Vielen Dank! Ich bin gerne für Ihre Fragen da!