LOHN- BUCHHALTUNG. Software zum Staunen

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1 LOHN- BUCHHALTUNG Software zum Staunen Die ASP INTOS ist eine Software-Generation, die auf einer relationalen Datenbank basiert und mit verschiedenen Betriebssystemen, auf vielen Computern und auch in Netzwerken eingesetzt werden kann (siehe separate Zusammenstellung des ASP INTOS Konzepts). Die ASP MAGIC LOHNBUCHHALTUNG wurde im 1991 durch die ASP Software-Ingenieure entwickelt und 2004 durch ASP INTOS abgelöst und erfüllt sämtliche in der Schweiz üblichen Anforderungen von Buchhaltern und Revisionsstellen an eine Lohnbuchhaltung. ASP Informatik AG, Sonneggweg 10, 3066 Stettlen,

2 HAUPTMERKMALE - Frei wählbare Personalstammaufnahme mit Personalnummer (7-stellig alphanumerisch oder 7-stellig numerisch vom Programm automatisch vergeben) oder mit Personalnamen. - Alle Lohnarten können mit FIBU-Kontierungen erfasst und die Buchungen bei Bedarf auch gedruckt werden. Diese FIBU-Buchungen können auch direkt in die Finanzbuchhaltung übernommen werden, sofern die ASP INTOS FIBU ebenfalls installiert ist. Es kann jederzeit problemlos in zwei Geschäftsjahre gebucht werden. - Lückenlose Buchungsjournale für die Revision. - Sämtliche Zahlen auf der Lohnabrechnung werden gespeichert und können jederzeit nach irgendwelchen Kriterien ausgewertet werden. - Standardbuchungstexte ab "Textkonserven" für LOHN und FIBU verfügbar. - Pro Person sind beliebig viele Lohnarten verknüpfbar. - Erfassung der Lohndaten: - Anzeige der letzten 11 Buchungen (blättern) - Es müssen nur die Angaben erfasst werden, die seit der letzten Lohnauszahlung geändert haben. - Zugriff auf Personalstamm und Lohnartenstamm mit Nummer oder Namen bzw. Bezeichnung (blättern) - Personalstammerfassung/ -mutation jederzeit möglich. Dasselbe gilt für den Lohnartenstamm. - Lohndatenblatt pro Person am Bildschirm (blättern) - Umfassendes Personalstammblatt für jeden Mitarbeiter mit allen wichtigen Personal- und Lohnstammdaten - Individueller Aufbau des Lohnartenstamms bezüglich Nummerierung, Lohnartenbezeichnung, Sprachen und Berechnungsarten - Mehrere Lohnbasen zur Ermittlung von Zwischentotalen weiterer Lohnarten (z.b. steuerpflichtiger Lohn) oder für Berechnungen frankenmässiger oder prozentualer Zulagen und Abzüge (SUVA, AHV, ALV, BVG usw.). - Aussagefähige, übersichtliche Lohnabrechnung pro Mitarbeiter, 6 Sprachen frei wählbar, gleichzeitiges Nachführen und Ausweisen zusätzlicher Informationen pro Mitarbeiter wie Feriensaldo, Pensionskassekonto, Darlehenssaldo usw. - Verschiedene Möglichkeiten der Lohnauszahlung: - bar - bargeldlos auf Bank- oder Postcheckkonto mit Vergütungsauftrag oder DTA (separates Modul) - aufgeteilt in drei Teile: bar, Bank 1, Bank 2

3 - SUVA-, AHV-, ALV-Abrechnung und Lohnausweis gemäss bestehender Vorschriften - Gleichzeitige Verarbeitung von mehreren Firmen mit getrennter Abrechnung. Verarbeitung selektiv nach Firma, Abteilung, Kostenstellen, Auszahlungsart, Personalkategorie und Personalnummer möglich. - Schutz der vertraulichen Personaldaten vor unberechtigtem Zugriff durch Passwort-Kontrolle. PAKETBESCHREIBUNG LOHNABRECHNUNG Es werden einmalig pro Personalkategorie Standard-Lohnartenraster definiert, die dann für alle Personen pro Kategorie dupliziert werden können (z.b. Monatslöhne mit fixem Gehalt, Stundenlöhner, Lehrlinge, Rentner, Personal mit Lohn auf Provisionsbasis usw.). Anschliessend müssen nur noch vor der Lohnauszahlung die variablen Daten erfasst werden. Einer Person können beliebig viele Lohnarten zugewiesen werden. Es sind bis 31 Lohnauszahlungen pro Monat möglich. Als Vorbereitung zur Lohnabrechnung kann ein Probelohn auf Papier oder am Bildschirm durchgeführt werden. Der Probelohn, welcher vor der eigentlichen Lohnabrechnung erstellt wird, ermöglicht die Überprüfung der vorbereiteten Lohndaten und allfällige Korrekturen. Auch nach der definitiven Lohnabrechnung lässt sich eine einzelne Abrechnung löschen und / oder wiederholen. Die Programme bieten die Möglichkeit der Kontoführung (Ferientage, Überzeit, Darlehen, Leasing, Spesen usw.). Auf der Lohnabrechnung können dann Informationen zu diesen Konten gedruckt werden (Feriensaldo, Kontostände, kumulative Zahlen seit Anfang Jahr usw.) In der Lohndatenerfassung wird jede eingegebene Position mit den zehn letzten sofort am Bildschirm angezeigt. Bei Bedarf können auch jederzeit elf Positionen mit Vorwärts- / Rückwärtsblättern angezeigt werden. PERSONALSTAMM Zur Unterstützung kann der Personalstamm am Bildschirm angezeigt (inkl. Vorwärts- / Rückwärtsblättern) und eine Person bequem als Prototyp für eine neue Person genommen werden. Bei der Installation der Lohnbuchhaltung kann definiert werden, ob eine automatische Personalnummerierung erfolgen soll oder ob der Benutzer die Personalnummer selber vergeben will.

4 Zusätzlich kann mit dem Personalnamen eingestiegen und geblättert werden. Nebst den üblichen Personalangaben wie Adresse, Telefon, AHV-Nummer, Geburtsdatum, Geschlecht, Zivilstand, Funktion, Beruf, Abteilung, Kostenstelle, Beschäftigungsgrad usw. können auch Angaben wie Darlehensbezüger, Abwesenheiten, Leasingnehmer usw. eingegeben werden. Der Personalstamm kann auch jederzeit gedruckt werden, wobei gewählt werden kann, ob für den täglichen Bedarf nur das Wichtigste oder zum Kontrollieren alle Stammangaben gedruckt werden sollen. INTERNE AUSWERTUNGEN Die Gruppe von Programmen erlaubt die Erstellung von Auswertungen verschiedener Art: - Parametrisierbare Journale: Hier besteht die Möglichkeit, diverse Auswertungen nach Mitarbeiternamen, gruppiert nach den Kriterien Firmen, Personalkategorie, Betrag und Auszahlungskolonnen zu spezifizieren - Mitarbeiterlisten pro Lohnart: Dieses Programm erstellt Auswertungen, in denen pro ausgewählte Lohnart alle Mitarbeiter aufgeführt werden. Pro Personalkategorie, Firma erfolgt eine Totalisierung der Werte. Auswertungen dieser Art dienen in der Regel der Überwachung von Zulagen und Abzügen. - Lohnartenlisten: Diese Auswertungen weisen pro Firma, Personalkategorie oder Mitarbeiter alle belegten Lohnarten aus. Diese Listen werden u.a. als Lohnkonto oder Jahreslohnabrechnungen pro Mitarbeiter sowie als Buchungsbeleg pro Firma verwendet. - Personaldatenlisten: Der selektive Ausdruck von Daten aus dem Personalstamm in einer gewünschten Sortierfolge kann jederzeit ausgeführt werden, so beispielsweise: - Liste aller Mitarbeiter in alphabetischer Folge - Liste aller ausländischen Arbeitskräfte - Persönliches Lohnblatt - Adressliste - Adressetiketten - Abteilungsstatistik - SUVA-Lohnjournal

5 EXTERNE AUSWERTUNGEN Die in dieser Gruppe enthaltenen Auswertungen sind: - SUVA-Abrechnung - AHV-Abrechnung - ALV-Abrechnung - Lohnausweis DATEN-EXPORT Mit dieser Funktion können Sie beliebige Daten aus Ihrer Datenbank extrahieren (exportieren) und diese Daten weiterverarbeiten (z.b. mit dbase, EXCEL, Editor usw.). Sie erhalten hierfür alle notwendigen Datensatzeinteilungen. Die Eingabewerte können in einer Datei gespeichert werden. Pro Datenbank können beliebig viele Dateien ausgelagert werden. Anwendungsbeispiele: - Lohnentwicklung über mehrere Jahre - Graphiken - usw. DATEN-IMPORT Mit dieser neuen Option können Sie aus einer beliebigen Applikation (z.b. EXCEL, Editor, F & A usw.) Daten in Ihre Datenbank einlesen (importieren). Achtung: Diese Daten müssen die ASP INTOS Konventionen erfüllen! Anwendungsbeispiele: - Uebernehmen von Lohndaten der Vorjahre - Globales Aendern von Personalkategorien - usw.

6 TECHNISCHE DATEN (siehe auch separate Zusammenstellung des ASP INTOS Konzepts) Personalnummer 7 Stellen numerisch (automatisch vom System vergeben) oder 7 Stellen alphanumerisch (vom Benutzer vergeben) Adressblock 6 Adresszeilen zu je 30 Stellen Buchungstext FIBU 50 Stellen Buchungstextabkürzung 3 Stellen alphanumerisch Lohnartenbezeichnung 24 Stellen Kostenstelle 6 Stellen alphanumerisch Beträge 6 Stellen vor, 2 Stellen nach dem Komma Anzahl Lohnarten pro Person unbeschränkt Anzahl Lohnauszahlungen pro Monat 31

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