Handbuch Rechnungswesen. 9.2 Auage ab Version

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1 Handbuch Rechnungswesen 9.2 Auage ab Version

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3 ab Version 13 Technische Änderungen vorbehalten. Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil dieses Handbuches darf ohne ausdrückliche Genehmigung in irgendeiner Form ganz oder in Auszügen reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Wir behalten uns vor, ohne besondere Ankündigung, Änderungen am Handbuch und am Programm vorzunehmen. SelectLine Auftrag, SelectLine Rechnungswesen, SelectLine Kassabuch, SelectLine Lohn, SelectLine Artikelmanager und SL.mobile sind Produkte der SelectLine Software AG. MS-Windows und MS-DOS sind Warenzeichen der Microsoft Corp. Alle anderen Warenzeichen sind Eigentum des jeweiligen Rechtsinhabers. Um die in diesem Handbuch beschriebene Software nutzen zu können, wird eine lizenzierte Originalversion von Microsoft Windows benötigt. Printed in Switzerland. Copyright 2013 SelectLine Software AG iii

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5 Inhaltsverzeichnis 1 Einführung Willkommen In eigener Sache Allgemeine Programmbeschreibung Update Service Datenschutz Datensicherheit Handbuch Erste Schritte Allgemein Die Menüs des Rechnungswesens Applikationsmenü Allgemeines Rechnungswesen Jahreswechsel Anlagen - Übernahme Vorjahr Anlagen neu Berechnen Buchungen neu verarbeiten Salden prüfen Budgets prüfen Prüiste OP/Kontensalden Bankverbindungen prüfen Programmeinstellungen Mandant Stammdaten Buchen Auswertungen Oene Posten Anlagen Kostenrechnung Eigene Daten Schnittstellen Fenster Hilfe Mandanten Vorüberlegungen Mandant anlegen Aktualisierung Vorlagemandant v

6 Inhaltsverzeichnis Geschäftsjahr / Wirtschaftsjahr Versteuerungsart Versteuerungsmethode Saldosteuersatz- und Pauschalsteuersatz-Methode Mandantenoptionen Mandant wählen / wechseln Mandanteneinstellungen Adresse Finanzamt Optionen Zahlungsverkehr EZ-Verkehr Mahnungen Buchungsmaske Freie Felder Anlagenbuchhaltung Kostenrechnung Datenaustausch Bankassistent Zusatzinformationen Felder anzeigen Buchungstexte Optionen Zugrisrechte und Listeneinstellungen Verwaltung Masken- und Toolbox-Editor Regionaleinstellungen Stammdaten Konten Konten Konto Salden / Budget Kontenblatt Vorjahreswerte Einstellungen Automatikkonten Kontenplan Struktur Gruppen Konten Zähler Kennzahlen Konstanten Steuerschlüssel Währungen Banken Bankbezüge Buchungstexte vi

7 Inhaltsverzeichnis Geschäftsvorfälle Nummernkreise Weitere Finanzämter PLZ-Verzeichnis Ländercodes Sprachen Textbausteine Formate, Etiketten und Schriften Anpassung Datenaktualisierung Kontoänderungsassistent Buchen Buchen Konguration der Buchungsmaske Nutzer- und Mandanteneinstellungen Eingabereihenfolge Abstimmsumme Buchungstext Dialogbuchen Einfachbeleg Sammelbeleg Belegart Funktionen der Buchungsmaske Buchungen bearbeiten Abstimmsumme Prüfroutine Funktion Bereich löschen Stapelbuchen Transitorische Buchungen Bankassistent Buchen mit Oenen Posten OP wählen OP anlegen OP-Ausgleich manuelle Zuordnung OP-Ausgleich automatische Zuordnung Periodenabschluss Erönungsbilanz Valuta-Ausgleich Steuer umbuchen Ansicht Bilanzen Buchungssätze xieren Auswertungen Druckjobs vii

8 Inhaltsverzeichnis 6.2 Monatsauswertungen Buchungslisten Kontoauszug Saldenliste Tagessalden Monatssummen Jahresauswertungen Bilanz Bilanzentwicklung Kontokorrentliste Erfolgsrechnung Jahresübersicht Kennzahlen Mehrwertsteuer MWST-Abrechnung Vordrucke MWST-Abrechnung (DE - AT - CH) Kontenzuordnung MWST Mehrwertsteuer-Sondervorauszahlung Mehrwertsteuer-Zahlungen Mehrwertsteuer-Abstimmung Parameter Stempel Datum für Ausdrucke Fehlerprotokolle Oene Posten Personendaten Debitoren & Kreditoren Adresse Kontaktadresse Zahlungskonditionen Verbandsregulierung Kontoauszug Mahnhistorie Text, Freie Felder, Notizen und Extrafelder Zahlungsbedingungen Mitarbeiter Postenliste Oene Posten bearbeiten Ausgleich und Zahlung Zahlung aus der Postenliste Zahlung aus dem Ausgleichsdialog OP-Ausgleich Ausgleichsinformationen und -rücknahme Nachlass ausbuchen Oene Posten zusammenfassen Ratenzahlung viii

9 Inhaltsverzeichnis Währung anpassen OP-Informationen Oene Posten-Vortrag Kleindierenzen ausbuchen OP-Reorganisation Zahlungsverkehr Mahnwesen Mahnvorschlag Mahnbeleg Betreibungsliste Auswertungen Oene Posten Oene Posten Konten Umsatzliste Kontoauszug Fälligkeitsliste Zahlungsmoral Forderungsalter Liquiditätsvorschau Automatischer Zahlungsverkehr Einstellungen Mandant Zahlungsverkehr EZ Verkehr Stammdaten Kunden Stammdaten Lieferanten Stammdaten generelle Funktionen und Informationen Zahlungsarten Zahlungsverkehr Zahlungsläufe (Archiv) Zahlungsläufe Stati Zahlungslauf bearbeiten Menüführung, Icons, Symbolleiste Schalter und Führung durch Assistent Zahlungsvorschlag Assistent - automatischer Zahlungsvorschlag Teilnahme für Zahlungsvorschlag festlegen (1/4) OP-Auswahllter für den Zahlungsvorschlag einstellen (2/4) Gelterte OPs übernehmen (3/4) Zahlungsvorschlag bearbeiten /speichern (4/4) Zahlungen ausführen und verbuchen Manueller Zahlungsvorschlag Zahlungslauf manuell anlegen Manueller Zahlungslauf bearbeiten / speichern ix

10 Inhaltsverzeichnis Zahlungen ausführen und verbuchen Zahlung bearbeiten Zahlungslauf verbuchen Zahlungstransfer Zahldatum Nummerierung und Nummernvergabe Einstellungen und Zusatzfunktionen Transferdatei erstellen und Transfer zurücksetzen Zahlungslauf für Verbuchung sperren, LSV+-/Debit Direct-Rückmeldung Zahlungsart Zahlungseingang für LSV+/Debit-Direct Bankbezug mit Währung CHF und EUR Währung des Kunden muss zur Währung des Bankbezugs passen Zahlsperre Zahlsperre im Auftrag Zahlsperre im Rechnungswesen OPOS Zahlungsarten SEPA-Basis und SEPA-Firmenlastschrift (D- A-CH) Generelle Information Wartungsassistent SEPA-Prüfroutine Zahlungsarten SEPA-Basislastschrift und SEPA-Firmenlastschrift im Kunden-/Debitorenstamm Funktion Zahldatum für SEPA-Lastschrift automatisch ermitteln Zahlungsarten SEPA-Basislastschrift und SEPA-Firmenlastschrift im Zahlungslauf Banken/IBAN weitere Funktionen Bankassistent Kontoauszug einlesen Einstellungen Allgemein Suchtexte Kennzeichen Funktion Als gesperrt kennzeichnen Positionen bearbeiten Positionen verbuchen EZ einlesen Einlesevorgang und Zuweisungsabfrage des Einzahlungsscheintyps Erkennung / Verarbeitung Bankteilnehmernummer Erfassung mehrerer Artikel EZ-Assistent Speicherung der Einzahlungsscheine und Filterung des Status Zuweisungsabfrage bei Lieferanten mit derselben Bank-ESR- Teilnehmernummer x

11 Inhaltsverzeichnis Zuweisungsabfrage bei unbekanntem Lieferanten Abbruch der Aktion Löschung der Bankverbindung Eingangsrechnung EZ zuordnen EZ Zuordnung aufheben Anlagenbuchhaltung Voreinstellungen Mandanteneinstellungen Anlagen Anlagen aufnehmen Zugang Vortrag Angaben zur Anlage Anlage Erweiterte Angaben zur Anlage Bewegungen erfassen bearbeiten Buchungen Journal Anlagespiegel Abschreibungsarten Weitere Organisationseinheit / Anlagegruppe / Standort Abschreibungskreise Nummernkreise Kunden, Mitarbeiter Finanzbuchhaltung Anlagenstapel Buchungen erstellen Buchungen löschen Wartungsmenü Übernahme Vorjahr Anlagen neu berechnen Auswertungen Anlagespiegel Abschreibungsvorschau Inventarliste Zugangs- und Abgangsliste Buchungsliste Wiederbeschaungs- und Versicherungsliste Liste Abschreibungsarten Bewegungslisten Kostenrechnung Voreinstellungen Mandanteneinstellungen xi

12 Inhaltsverzeichnis Konten Kostenstruktur Kostenarten Kostenstellen & Kostenträger Strukturplan Verteilungsschemata Verteilungstypen Buchschema Kostenrechnung Kosten erfassen Kosten anlegen Buchungsmaske Kosten separat buchen Kosten bearbeiten Kosten verteilen Auswertungen Kostenrechnung Kostenarten Journal Kostenartenblatt Summen und Salden Kostenstellen Journal Kostenstellenblatt Summen und Salden Budgetabrechnung Erfolgsrechnung Betriebsabrechnungsbogen Kostenträger Deckungsbeitragsrechnung Schnittstellen D-A-CH eigenes Modul Mandant anlegen Update Bewegungsdaten / Währungen MWST-Abrechnung Zahlungen Abstimmung Steuerland in Konto und Steuerschlüssel Kurse Kalkulationskurs Tageskurse Monatskurse Intrastat SEPA-Lastschrift xii

13 Inhaltsverzeichnis 13 Lizenz und Gewährleistung 327 xiii

14 Inhaltsverzeichnis xiv

15 1 Einführung 1.1 Willkommen Willkommen zum SelectLine Rechnungswesen, dem leicht zu bedienenden, professionellen Softwarepaket, bestehend aus den Modulen Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Kostenrechnung, unter Windows. Wir danken Ihnen, dass Sie sich für unser Produkt entschieden haben. Dieses Programmpaket wurde konsequent objektorientiert in der Programmiersprache Borland Delphi programmiert. Dies und der modulare Aufbau ermöglichen eine enge Verknüpfung vieler Programmteile, einen kompakten Programmcode und eine leichte Anpassung an Anwenderwünsche. Die SelectLine-Anwendungen stehen als SQL- (Structured Query Language) Version zur Verfügung. SelectLine SelectLine Software AG Achslenstrasse 15 CH-9016 St. Gallen Die Internetadresse erreichen Sie bequem mit dem Schalter Internet oder über Hilfe / Internet / Homepage. Auf der Homepage können Sie sich jederzeit über Neuigkeiten der SelectLine Software informieren. 1.2 In eigener Sache Alle Gegebenheiten und Funktionen, die in allen SelectLine-Produkten identisch sind, werden ausführlich im SelectLine Systemhandbuch beschrieben. Um Vorgehensweisen möglichst ezient zu erklären, wird auf Beispiele aus verschiedenen Applikationen zurückgegrien. Diese SelectLine-Anwendung steht als MS-SQLServer-Version (nachfolgend auch als SQL-Version bezeichnet) mit Transact-SQL (als Abfragesprache) zur Verfügung. Die Datenbank muss als Client-Server-Datenbank (mind. SQL-Server 2008) extra erworben werden, 1

16 1.3. ALLGEMEINE PROGRAMMBESCHREIBUNG 1.3 Allgemeine Programmbeschreibung Allg. Programmbeschreibung Das SelectLine Rechnungswesen erfüllt alle Anforderungen an ein kompetentes, multifunktionales Buchhaltungsprogramm mit anwenderspezischen Bilanzierungsmöglichkeiten, synchroner Anlagenbuchhaltung und integrierter Kosten- und Ergebnisrechnung. Die modulare Programmorganisation bietet den unterschiedlichen Anwendern das jeweils optimale Programm. Damit ist es für den Einsatz in grossen Unternehmen ebenso geeignet wie für kleinere Firmen. Zugleich wird es durch die uneingeschränkte Mehrmandantenfähigkeit auch dem Steuerberater gerecht, der viele Firmen betreut. Besonders ezient wird die Arbeit, wenn das Rechnungswesen im Komplex mit weiteren Programmen der SelectLine-Reihe eingesetzt wird, z.b.: Selectline Auftrag Selectline Kassabuch Selectline Artikelmanager Selectline Lohnbuchhaltung In diesem Fall können Sie die Programme teilweise mit dem selben Datenbestand bearbeiten bzw. auf diese Daten zugreifen. Das SelectLine Rechnungswesen bietet Ihnen: Stamm- und Bewegungsdatenverwaltung Konten mit frei gestaltbaren Kontenplänen Buchungen in Dialogform oder im Stapelbetrieb Fremdwährungen OP-Verwaltung mit Zahlun gsmodul und Mahnwesen Verbandsregulierung Kostenstellen- und Kostenträgerverwaltung als Grundlage der Kosten- und Leistungsrechnung Verwaltung von Anlagen Import- und Export von Daten (Text, dbase, Paradox, XML, Rema, Stapel) Ausgaben und Auswertungen zahlreiche vordenierte Formulare, die beliebig erweitert oder geändert werden können Ausdrucke in Listenform, als Datenblatt oder auf Etikettenformulare 2

17 KAPITEL 1. EINFÜHRUNG von den Finanzbehörden anerkannte Ausdrucke Geschäftsgraken Passwortverwaltung jede Menge Extras Aufgaben- und Terminverwaltung Kontierungsassistent SQL-Assistent Netzkommunikation Toolboxeditor Interne und externe Archivierung Bei der Entwicklung des SelectLine Rechnungswesens wurden folgende Zielvorstellungen realisiert: Komfortable Bedienungsmechanismen Hohe Flexibilität Sichere Handhabung Beachtung der gesetzlichen Voraussetzungen Unbegrenzte Mandantenfähigkeit Komplette Ausstattung Kompakter Programmcode Zukunftssicherheit und Erweiterbarkeit Das Programm erlaubt das gleichzeitige Oenhalten mehrerer Eingabemasken und Dialogfenster. Sie können zwischen den Fenstern wechseln. Das jeweils aktive Programm steht zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung. Durch die aktiven Menüs und Funktionsschalter können jederzeit weitere Untermenüs und Funktionen aufgerufen werden. Einmal erfasste Daten können über einfache Auswahlmechanismen weiterverwendet werden. Einstellungen bleiben erhalten, wenn Sie das Programm zwischendurch verlassen. Um Ihrer gewohnten Arbeitsweise entgegen zu kommen, lassen sich viele Aktionen über unterschiedliches Handling steuern - per Mausklick, über Kontextmenüs, mit Funktionstasten und Tastenkombinationen oder per Drag & Drop. Das Drücken der Taste [F1] bringt Ihnen eine kontextbezogene Hilfe zum jeweils aktuellen Fenster. Stammdaten, die für spezielle Zeiträume gelten, z.b. Währungskurse und Steuern, werden zeitabhängig verwaltet und können vom Nutzer selbst aktualisiert werden. Mit den Freien Feldern oder Extrafeldern stehen Ihnen zusätzliche Datenfelder zur Verfügung, die Sie nach Ihren Gegebenheiten verwenden können. Komfortable Bedienmechanismen Flexibilität 3

18 1.4. UPDATE SERVICE Gemeinsamer Datenbestand Zukunftsorientiert Alle Formulare und Ausdrucke können entsprechend Ihren Wünschen angepasst werden. Zusätzliche, eigene Auswertungen, das Herausltern von Daten nach betriebsbedingten Kriterien und beliebige andere Aktionen lassen sich mit Hilfe des Makro- Assistenten verwirklichen. Über vielfältige Import- und Exportmöglichkeiten ist ein einfacher Datenaustausch mit anderen Programmen möglich. Mit der COM-Schnittstelle steht für Softwareentwickler eine Programmierschnittstelle zur Verfügung. So kann das SelectLine Rechnungswesen zusammen mit anderen Programmen aus der SelectLine-Reihe einen gemeinsamen Datenbestand nutzen. Das betrit sowohl Daten, wie z.b. Debitoren, Kreditoren, Oene Posten, Postleitzahlen und Passwörter als auch Druckvorlagen für diese Daten. Eine Datensicherung sichert programmübergreifend die Daten aller Programme. Auch die Nutzerkommunikation erfolgt programmübergreifend. Das Rechnungswesen und das Kassenbuch stehen auch in einer englischen Version zur Verfügung. Wir garantieren für ein zukunftssicheres Programm. Ergeben sich aufgrund von neuen gesetzlichen Bestimmungen oder durch eine veränderte betriebliche Situation notwendige Änderungen und Erweiterungen des Programms, so sind diese ohne grossen Aufwand für den Anwender zu realisieren. 1.4 Update Service Update-Vertrag Nutzen Sie die Möglichkeit, mit Ihrem Programm immer auf dem aktuellsten Stand zu sein! Über den Service aus dem Update-Vertrag erhalten Sie automatisch bzw. per Download die Updates auf alle sich ergebenden Programmerweiterungen. 1.5 Datenschutz Datenschutz Die SelectLine-Produkte bieten als Schutz vor unberechtigtem Zugri eine Passwortkontrolle für das Programm insgesamt oder für bestimmte Programmbereiche an. Die Passwortverwaltung wird ausführlich im SelectLine Systemhandbuch beschrieben. 1.6 Datensicherheit Datensicherheit Die Programme gewährleisten keinen Schutz der gespeicherten Daten vor Verlust (z.b. durch Zerstörung von Daten bei Hardwaredefekten, durch Verlust der Rechentechnik bei Diebstahl, oder nur durch versehentliches Löschen auf Betriebssystemebene). 4

19 KAPITEL 1. EINFÜHRUNG Die Sicherheit der erfassten Daten liegt in der Verantwortung des Anwenders. Dieser hat durch geeignete Datensicherungsmassnahmen dafür zu sorgen, dass bei Datenverlust aus den vorhandenen Datensicherungen, ohne nennenswerten Aufwand der vorherige Zustand wieder hergestellt werden kann. 1.7 Handbuch Generell ist ein SelectLine-Handbuch kein Lehrbuch, sondern es setzt Grundkenntnisse des jeweiligen Fachgebietes voraus. In diesem Handbuch werden alle Gegebenheiten und Funktionen beschrieben, die speziell dieses Fachgebiet betreffen. Die Handhabung von Programmfunktionen, die generell alle Programme aus der SelectLine-Reihe betreen, wird im SelectLine Systemhandbuch ausführlich beschrieben. Einzelne Programmfunktionen werden an Hand von allgemeinen, in jeder Firma auftretenden und für das jeweilige Programm massgeblichen Geschäftsvorfällen erläutert. Wenn Ihnen der Sachverhalt vertraut ist, nden Sie in diesem Handbuch die Informationen, wie Sie vorgehen müssen, um alle erforderlichen Abläufe mit diesem Programm zu realisieren. Bitte nutzen Sie auch die Online-Hilfe zum Programm. Sie enthält in der Regel Beschreibungen von Funktionserweiterungen sofort mit dem Update auf die aktuelle Version. Damit Sie schnell zum Ergebnis kommen, hier die Konventionen der Schreibweise: Stammdaten Buchen / OenePosten [Alt] Daten Buchen Menüs werden kursiv dargestellt Hauptmenü/Untermenü Tastaturtasten Verzeichnis- und Tabellennamen Schalter in Eingabemasken 1.8 Erste Schritte Allgemein Erste Informationen über das Programm vermittelt das Hilfesystem, das Sie über die Menüleiste Hilfe oder [F1] erreichen. Es bietet Ihnen zum Einen über das Inhaltsverzeic Hilfeindex Passwortverwaltung 5

20 1.8. ERSTE SCHRITTE Tipp des Tages Vorüberlegungen Verbindung Konten + Debitoren / Kreditoren Checkliste hnis eine Einführung in das Programm in logischer Abfolge der einzelnen Kapitel, zum Anderen haben Sie die Möglichkeit eine Stichwortsuche zu starten. So erhalten Sie Erläuterungen im Kontext zum Suchbegri. In aufgelockerter Form erhalten Sie hier hilfreiche Tipps und Anregungen für eine optimale Programmnutzung. Der Einsatz des Rechnungswesens kann zu jedem beliebigen Zeitpunkt erfolgen mit Beginn der Firmengründung, mit einem neuen Wirtschaftsjahr oder unterjährig. Für jede Firma, die verwaltet werden soll, wird zuerst ein Mandant angelegt und der Zeitraum des ersten Buchungsjahres bestimmt. Übernehmen Sie für einen neuen Mandanten in Deutschland bestimmte Stammdaten aus einem der mitgelieferten Vorlagemandanten SKR03 oder SKR04, für einen neuen Mandanten in Österreich die Daten des Vorlagemandanten RLG und für die Schweiz aus dem Vorlagemandanten VKMU. Jedem Mandanten wird mit der Zuordnung des Kontenrahmens auch das Steuerschlüsselsystem zugeordnet. Die Verwaltung der Kontenstammdaten erfolgt je Buchungsjahr. Kontenpläne, Steuerschlüsseldetails, wie Automatik- und Skontokonten getrennt nach Gültigkeitszeiträumen, werden zeitraumübergreifend je Mandant verwaltet. Salden aus einer vorigen Buchhaltung können Sie über manuelle Erönungsbuchungen oder als Vortragswerte erfassen. Neben den Personenkonten, unterschieden nach Typ Kreditor und Debitor, werden Kreditoren- und Debitorenstammdaten (Lieferanten- und Kundenstammdaten) separat verwaltet. Sind Kontonummer und Adressnummer nicht identisch, also nicht synchron, können Sie in den Personenstammdaten das entsprechende Personenkonto, das vorher manuell angelegt wurde, hinterlegen. In diesem Fall wird beim Bebuchen eines Personenkontos in einem zusätzlichen Feld der jeweilige Debitor oder Kreditor erfasst. Dies ist für die Oene Posten-Verwaltung von Bedeutung. Die Art und Weise der Verbindung zwischen den Personenstammdaten und Personenkonten wird mandantenabhängig festgelegt. Ziel des Rechnungswesens ist es, Sie in Ihrer eigenen Vorgehensweise zu unterstützen. Aber damit Sie zu Beginn Ihrer Arbeit mit dem neuen Programm nicht die Übersicht verlieren und sicher sein können, nichts Wichtiges zu vergessen, empfehlen wir Ihnen folgende Bearbeitungsreihenfolge: Mandant anlegen Mandant bearbeiten Konten, Kontenpläne Zahlungsbedingungen Bankbezüge Debitoren / Kreditoren bei Nutzung der Kostenrechnung: 6

21 KAPITEL 1. EINFÜHRUNG Kostenarten Kostenstellen Kostenträger Verteilungsschemen und Buchungsschemen bei Nutzung der Anlagenbuchhaltung: Strukturierung Anlagespiegel Abschreibungsarten Strukturplan für die Zugehörigkeit der Anlagegüter erstellen ggf. Vortragswerte erfassen 7

22 1.8. ERSTE SCHRITTE 8

23 2 Die Menüs des Rechnungswesens Verschaen Sie sich einen Überblick über die Menüstruktur des Rechnungswesens, indem Sie die einzelnen Menüs einmal önen. Eine ausführlichere Beschreibung der Menüpunkte, die für alle Programme gültig sind und nicht in diesem Handbuch beschrieben werden, nden Sie im System- Handbuch der SelectLine-Programme. 2.1 Applikationsmenü Allgemeines In allen SelectLine-Programmen werden über das Applikationsmenü die Einstellungen der verwendeten Vorlagen für Ausdruck, die Datensicherung, Einstellungen SQL-Server, Reorganisation, Einstellungen der Passwörter und grundsätzliche Einstellungen für die Bedienoberäche getroen. Für die einzelnen Applikationen gibt es spezische Abläufe, welche es nur im Applikationsmenü dieser Programme gibt. Sie stehen unter Applikationsmenü / Wartung / (jeweiliger Programmname) /... Diese Abläufe sind in den entsprechenden Handbüchern beschrieben unter Abschnitt Menü. Abbildung 2.1: Applikationsmenü Von hier aus erfolgt die Aktualisierung der Stammdaten, das Importieren der 9

24 2.1. APPLIKATIONSMENÜ Tages- und Monatskurse. Hier werden auch Routinen zur Reorganisation der Datenbanken und zur Erstellung bzw. zum Einlesen einer Datensicherung gestartet. Ausserdem erreichen Sie über dieses Menü die Passwort- und Druckvorlagenverwaltung sowie die Internetverbindung zur SelectLine Software AG. Weiterhin können Sie über Einstellungen Kongurationen zum Programm, wie z.b. farbliche Darstellung, Fensterverwaltung, Programmmeldungen, Prüntervalle und Archivierung, denieren. Die detaillierte Beschreibung zu diesen allgemeinen Anwendungen im Applikationsmenü entnehmen Sie dem Systemhandbuch der SelectLine Programme Rechnungswesen Spezische Anwendungen im Applikationsmenü im SelectLine Rechnungswesen. Sie nden diese unter Applikationsmenü / Wartung / Rechnungswesen. Die Beschreibung zu den Positionen Applikationsmenü / Wartung / Aktualisieren - Reorganisieren - Datensicherung nden Sie im System-Handbuch. Abbildung 2.2: Wartungsmenü Jahreswechsel Hier legen Sie ein neues Geschäftsjahr für den bestimmten Mandanten an. 10

25 KAPITEL 2. DIE MENÜS DES RECHNUNGSWESENS Abbildung 2.3: Statistik aktualisieren Der unter Applikationsmenü / Wartung / Rechnungswesen bendliche Jahreswechsel hat ebenfalls Einuss auf die Saldo- und Pauschalsteuersatz-Methode. Hier ist es möglich, mit Saldo-/Pauschalsteuersatz-Methode zu steuern, ob ab dem nächsten Buchungsjahr diese Methode aktiviert oder wieder deaktiviert werden soll. Falls der Mandant über die Versteuerungsart Pauschal verfügt, ist diese Checkbox automatisch aktiviert und müsste im Falle eines Wechsels der Versteuerungsart deaktiviert werden. Falls Sie bereits nach einer im erwähnten Dokument vorhandenen Variante arbeiten, müssen bei einem Wechsel u. U. diverse manuelle Anpassungen vorgenommen werden. Wir empfehlen im Zweifelsfall das Anlegen eines komplett neuen Mandanten mit der Versteuerungsart pauschal in Betracht zu ziehen, vor allem dann, wenn es sich um eine mit dem Auftrag gekoppelte Installation handelt, da im Auftrag die Versteuerungsart nicht mehr gewechselt werden kann! Aus diesem Grund haben wir auch ein- und denselben Vorlagemandanten beibehalten und diesen um die erwähnten Steuerschlüssel ergänzt, die dann in der Methode 11

26 2.1. APPLIKATIONSMENÜ eektiv nicht gebraucht werden bzw. die Vorsteuerschlüssel in der Methode pauschal Anlagen - Übernahme Vorjahr Unter Applikationsmenü / Wartung / Rechnungswesen erreichen sie den Menüpunkt Anlagen - Übernahme Vorjahr. Gibt es ein Vorjahr, steht im Menü Anlagen der Punkt Übernahme Vorjahr zur Verfügung. Damit werden nachträglich im Ist die Option aktuelle Anlagedaten komplett löschen aktiv, wird der komplette Anlagenstamm des aktuellen Jahres überschrieben und mit dem des Vorjahres ersetzt. Diese Option löscht bereits im neuen Jahr erfasste Anlagen! Ist die Option deaktiviert, werden nur nachträglich im Vorjahr angelegte Anlagen hinzugefügt. Nachträglich im Vorjahr bedeutet nach dem ersten Jahreswechsel Anlagen neu Berechnen Die Anlagen werden mit den neuen Daten, neu berechnet Buchungen neu verarbeiten Bei nicht erklärbaren Saldendierenzen, die u.a. ihre Ursache im unkontrollierten Programmende durch Rechnerabsturz, Stromausfall oder Netzwerkproblem haben können, sollte die Funktion "Buchungen neu Verarbeiten" ausgeführt werden. Dabei werden sämtliche Buchungssätze neu gebucht und je aktiver Option die Folgeaktionen/ -prüfungen ausgeführt. Es ist ratsam, vor dem Start dieser Routine, die aktuellen Daten zu sichern Salden prüfen Sie erhalten eine Saldenübersicht als Gesamtsaldo oder einzeln je Periode. Hieraus lässt sich schon vor der Bilanzerstellung erkennen, ob evtl. Konten bebucht wurden, die im Kontenplan nicht korrekt eingeordnet sind, für die evtl. kein/e Spiegelkonto/ -gruppe da ist, bzw. ob Konten keine oder eine falsche Zuordnung haben und der Konten-/Gruppensaldo darum nicht mit in die Auswertung eingeht. "Konten ohne Zuordnung" zeigt den Saldo dieser Konten. Für Bilanz- und Erfolgs- Konten sind nur die Zuordnungen APBG erlaubt Budgets prüfen Mit Hilfe dieser Funktion werden optional die in Konten, Kostenstellen und Kostenträgern hinterlegten Budgetwerte mit den tatsächlich gebuchten Werten abgeglichen und als Ergebnis angezeigt. 12

27 KAPITEL 2. DIE MENÜS DES RECHNUNGSWESENS Prüiste OP/Kontensalden Die Saldenprüiste vergleicht den Endsaldo der Konten mit dem OP-Bestand zu einem eingegebenen Datum. Eventuelle Unstimmigkeiten zwischen den Salden der Konten und den Salden der OP's werden als Dierenz ausgewiesen. Tauchen hier entsprechende Zeilen auf, gibt es ein Problem innerhalb der Buchhaltung, welches gefunden und behoben werden sollte. Eine Korrektur eventueller Dierenzen erfolgt nicht, da es sich lediglich um eine Auswertung handelt. Achtung: Diese Prüiste arbeitet jahresbezogen, d.h. es kann immer nur das aktuell gewählte Buchungsjahr ausgewertet werden. Demnach ist darauf zu achten, dass der Auswertungszeitraum das Wirtschaftsjahr nicht unter bzw. überschreitet Bankverbindungen prüfen Hier erhalten Sie ein Fehlerprotokoll betreend der einzelnen Bankverbindungen. Bitte beachten Sie die Hinweise, Warnungen und Fehler, die in den Fehler- und Ereignisprotokollen gelistet sind! Korrigieren Sie aufgezeichnete Fehler und starten Sie ggf. eine Prüfroutine danach erneut Programmeinstellungen Grundsätzliche Programmeinstellungen nehmen Sie vor unter Applikationsmenü / Einstellungen. Diese sind näher beschrieben im SelectLine Systemhandbuch. 2.2 Mandant Über das Menü Mandant erreichen Sie die Mandantenverwaltung und können spezielle Tabellenvorgaben denieren. Mandant Abbildung 2.4: Menü Mandant Die Funktion Liste bietet eine einfache, komfortable Handhabung zur schnellen Information über alle Stammdaten und sonstige angelegte Datenbestände. Spezielle Nutzerfunktionen, wie die Notiz- und Terminverwaltung, sowie die windowsüblichen Bearbeitungswerkzeuge stehen hier ausserdem zur Verfügung. 13

28 2.3. STAMMDATEN 2.3 Stammdaten Stammdaten Über das Menü Stammdaten werden spezielle und allgemeine nanzbuchhalterische Stammdaten zu Konten, Steuerschlüsseln, Banken, Währungen usw. verwaltet. Abbildung 2.5: Menü Stammdaten Den Wechsel der Gewinnermittlung, die Übernahme von Daten aus Ihrem Vorlagemandanten und Erweiterungen der Kontonummern hinsichtlich ihrer Stelligkeit können Sie hierüber tätigen. 2.4 Buchen Buchen Über das Menü Buchen erreichen Sie diverse Buchungsverfahren - Dialogbuchen, Stapelbuchen, den Bankassistenten, Periodenabschlüsse, Valuta-Ausgleich, usw. Abbildung 2.6: Menü Buchen Über die verschiedenen Ansichten können Sie sich zusätzlich zur Buchungsmaske bestimmte Informationen, z.b. eine Liste aller Buchungssätze und/oder der Oenen Posten, anzeigen lassen. Ein Abgleich der Salden bzw. Budgets erreichen Sie über die Prüfroutinen Salden prüfen bzw. Budgets prüfen im Applikationsmenü. 2.5 Auswertungen Auswertungen Das Menü Auswertungen liefert Ihnen alle mandantenbezogenen Auswertungen zur Buchungskontrolle und zur Gewinn- und Bilanzermittlung. Über das Untermenü Mehrwertsteuer drucken Sie die MWST-Abrechnung. Auch die entsprechende Zuordnung der Konten zu den Steuerkennzahlen nden Sie hier. 14

29 KAPITEL 2. DIE MENÜS DES RECHNUNGSWESENS Abbildung 2.7: Menü Auswertungen Es ist möglich, mehrere vorkongurierte Auswertungen in einem Druckjob zusammenzufassen. Dieser steht Ihnen dann jeweils als weiteres Untermenü zur Verfügung. 2.6 Oene Posten Die Verwaltung der Forderungen und Verbindlichkeiten (Oene Posten), den Zahlungsverkehr und das Mahnwesen erreichen Sie über das Menü Oene Posten. Das Menü umfasst sowohl die Stamm- und Bewegungsdaten als auch deren vielfältigen Auswertungsmöglichkeiten. Oene Posten Abbildung 2.8: Menü Oene Posten 2.7 Anlagen Das Menü Anlagen erhalten Sie nur bei lizenzierter SelectLine Anlagenbuchhaltung. Hierüber nden Sie sämtliche Eingabe- und Auswertungsmöglichkeiten um Ihr Anlagevermögen zu verwalten. Anlagen- Buchhaltung Abbildung 2.9: Menü Anlagen Über den Anlagenstapel können Sie die anlagenbuchhalterischen Daten aus dem Modul Finanzbuchhaltung automatisch in das Anlag-Modul übernehmen. 15

30 2.8. KOSTENRECHNUNG 2.8 Kostenrechnung Kostenrechnung Bei lizenziertem Kostenrechnungsmodul steht Ihnen der Menüpunkt Kostenrechnung zur Verfügung. Das Rechnungswesen realisiert die Zuweisung von Aufwendungen und Erlösen auf Kostenstellen und Kostenträger bzw. Hilfskostenstellen/-trägern, sowie verschiedene Möglichkeiten der Kostenumverteilung. Sie nden entsprechende Stammdaten, Verteilungsschemen und Bewegungsdaten, sowie umfangreiche Auswertungen bzgl. der Kostenkontrolle unter diesem Menüpunkt. Abbildung 2.10: Menü Kostenrechnung 2.9 Eigene Daten Eigene Daten Das Menü Eigene Daten enthält den Makro-Assistenten und Menüpunkte zur Toolbox. Es kann mit Menüpunkten zum Starten eigener Makro-Abfragen und mit eigenen Dialogen erweitert werden. Abbildung 2.11: Menü Eigene Daten 2.10 Schnittstellen Schnittstellen Über das Menü Schnittstellen erreichen Sie verschiedene Verfahren des Datenaustausches, d.h. verschiedene Möglichkeiten zum Daten-Import bzw. Export. Details zum Menü Schnittstellen nden Sie im Systemhandbuch der SelectLine Programme. 16

31 KAPITEL 2. DIE MENÜS DES RECHNUNGSWESENS Abbildung 2.12: Menü Schnittstellen 2.11 Fenster Im Menü Fenster können Sie die Anordnung der geöneten Fenster und die Anzeige der Fensterleiste organisieren. Details zum Menü Fenster nden Sie im Systemhandbuch der SelectLine Programme. Fenster Abbildung 2.13: Menü Fenster 2.12 Hilfe Das Menü Hilfe bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten, um mehr Informationen und Tipps über das Arbeiten mit den SelectLine Programmen zu erhalten. Informationen über - Kalender - Rechner - Nachricht senden - Homepage - Newsletter - Dokumente und weitere Details hierzu erhalten Sie im SelectLine Systemhandbuch. Hilfe Abbildung 2.14: Menü Hilfe Unter Hilfeindex nden Sie die Beschreibung der einzelnen Programmfunktionen, die thematisch gegliedert sind bzw. in der Sie gezielt über Suchbegrie Informationen abrufen können. Interessante Anregungen über zusätzliche Verfahrensweisen nden Sie im Tipp des Tages. Hilfeindex Tipp des Tages 17

32 2.12. HILFE Lizenzierung Informationen zur Programmversion bzw. zur Datenbank stehen unter Programmversion bzw. Systeminformation bereit. Über Registrierung kann ein als Demoversion installiertes SelectLine-Programm in eine registrierte Vollversion umgewandelt oder eine Lizenzänderung vorgenommen werden. Geben Sie dazu Firmenname, PLZ und Ort in der Form genau so ein, wie in Ihrem Registrierungsbescheid ausgewiesen. Sowohl An- und Abmeldung für den SelectLine-Newsletter als auch das Önen der SelectLine-Homepage regeln Sie über den Menüpunkt Hilfe. Die Ereignisanzeige bzw. die Meldungsliste protokollieren alle Vorgänge bzw. Programmmeldungen innerhalb der SelectLine-Anwendung. Auch ein Nachrichtenaustausch (Nachricht senden) zwischen den aktiven Nutzern kann hierüber organisieren werden. Um bei Problemen ggf. schnell und eektiv mit Ihrem Fachhändler zu kommunizieren haben Sie die Möglichkeit ein Fernwartungstool in den Programmeinstellungen zu integrieren (Vgl. SelectLine Systemhandbuch). 18

33 3 Mandanten 3.1 Vorüberlegungen Das Programm kann gleichzeitig die Datenbestände mehrerer Firmen (Mandanten) verwalten. Allgemeingültige Daten, wie Passwörter, Postleitzahlen, Steuerämter, Finanzämter, Formeln, Schriften und Etiketten werden zentral in der Datenbank SL_Daten verwaltet. Diese vom Mandanten unabhängigen, so genannten Programmdaten werden vom Programm geliefert und ggf. per Update aktualisiert (Bankarchiv, PLZ) oder sie werden erst mit der Nutzung erstellt (Passwörter). Für die mandantenspezischen Daten, wie Bankbezüge, Kunden, Lieferanten, Geschäftsvorfälle etc., wird für jeden Mandanten ein eigener Datenbestand verwaltet. Je Mandant wird dazu eine neue Datenbank unter dem Namen M, ergänzt um die Mandantennummer, angelegt. Z.B. werden die Daten des Mandanten mit Kennzeichen Test im Verzeichnis Mtest verwaltet. Für jahresabhängige Daten, wie Konten, Anlagespiegel, Kostenstellen und -träger, werden unter dem Mandantenverzeichnis weitere Ordner für die jeweiligen Jahre angelegt. Dabei wird der Name der Datenbank aus dem Buchungsjahr und dem Startmonat gebildet. Zum Beispiel beginnt das Buchungsjahr im Januar 2010, so wird die Datenbank Sl_mtest angelegt. Auch wenn Sie selbst nur die Daten einer Firma verwalten wollen, können Sie die Mandantenfähigkeit dazu nutzen, an einem Testmandanten mit überschaubarem Datenbestand das Programm kennen zu lernen und Aktionen, deren Ausgang Ihnen unklar erscheint, erst einmal mit dem Testmandanten auszuprobieren. mandantenunabhängig mandantenabhängig jahres-abhängig Hinweis 3.2 Mandant anlegen Über das Menü Mandant erreichen Sie den Dialog zur Anlage eines neuen Mandanten. Wählen Sie hier die Schaltäche Neu. Es önen sich aufeinander folgende Abfragedialoge zur Eingabe der spezischen Mandantendaten. Die Mandantennummer kann aus maximal 6 Zeichen bestehen. Da diese Nummer zur Erstellung eines Verzeichnisses innerhalb des Datenverzeichnisses genutzt wird, darf sie neben Ziern und Buchstaben nur Zeichen enthalten, die den Konventionen für gültige Dateinamen entsprechen. Das Programm prüft Ihre Eingabe und weist Sie ggf. auf Unzulänglichkeiten hin. Ein neuer Rewe-Mandant kann auch zu einem vorhandenen Nicht-Rewe-Mandanten (z.b. ein bisher reiner Auftragsmandant) angelegt werden. Der bestehende Mandant wird um die Rewe-Daten erweitert. Über den Schalter wählen Sie den entsprechende Mandant aus einer Liste aus. Um Mandanten aus anderen Programmen angezeigt zu bekommen, aktivieren Sie in der angezeigten Liste Mandant neu Mandantennummer 19

34 3.2. MANDANT ANLEGEN Auswahl Mandanten die Option werden grau dargestellt.. Die Nicht-Rewe-Mandanten Abbildung 3.1: Mandant anlegen Land Hinweis Vorlagemandant In Abhängigkeit vom gewählten Land werden länderspezische Funktionalitäten im Programm freigeschaltet bzw. gesperrt. Bei lizenziertem SelectLine DACH- Modul kann zusätzlich zur Schweiz auch ein Mandant aus Deutschland und Österreich angelegt werden. Für das Anlegen von Mandanten sind die Rechte eines Datenbank-Administrators erforderlich. Im Installationsumfang sind die Vorlagemandanten VKMU (VKMUF, VKMUI) für die Schweiz und SKR03 und SKR04 für Deutschland oder RLG für Österreich enthalten. Der Vorlagemandant bestimmt das Mandantenland des neuen Mandanten, d.h. wird ein österreichischer Mandant angelegt, muss auch ein österreichischer Vorlagemandant verwendet werden. Aus den Vorlagemandanten werden Konten, Steuerschlüssel, Kontenplan, Umsatzsteuerzuordnungen und Abschreibungsarten in den neu angelegten Mandanten übernommen. Bei einem Jahreswechsel können neue Konten und sonstige Änderungen und Erweiterungen aus dem aktualisierten Vorlagemandanten übernommen werden Aktualisierung Vorlagemandant Bei der Neuanlage von Mandanten kann optional der Vorlagemandant aktualisiert werden. Auf der Seite für den Vorlagemandanten kann entschieden werden, ob dieser komplett neu geladen werden soll. Diese Funktionalität steht nur für die internen Vorlagemandanten SKR03, SKR04, RLG, VKMU, VKMUI und VKMUF für die Programme Kassenbuch und Rechnungswesen zur Verfügung. Dabei werden alle Skripte für alle Jahre neu ausgeführt. 20

35 KAPITEL 3. MANDANTEN Abbildung 3.2: Aktualisierung Vorlagemandant Geschäftsjahr / Wirtschaftsjahr Der Assistent zur Anlage eines Mandanten führt Sie nach der Auswahl des Vorlagemandanten zur Festlegung des Geschäftsjahresbeginn. Hier legen Sie Startmonat und Startjahr fest. Es ist auch möglich ein abweichendes Wirtschaftsjahr anzulegen. Das Buchungsjahr ist dann abweichend, wenn es nicht mit dem Kalenderjahr übereinstimmt.liegt ein abweichendes Wirtschaftsjahr vor, wird dieses vom Programm automatisch berücksichtigt und beim Buchen entsprechend geprüft. Bei allen periodenbezogenen Auswertungen ist die Eingabe des Auswertungszeitraumes nur innerhalb des Buchungsjahres möglich. Datumseingaben bei den tagesgenauen Auswertungen, Primanota und Journal, die ausserhalb der Grenzen des Buchungsjahres liegen, werden vom Programm intern auf die Grenzwerte korrigiert. Unberührt von der Einstellung des Geschäftsjahres bleiben die Mehrwertsteuerauswertungen. Sie beziehen sich stets auf das Kalenderjahr. Daten, die für eine Mehrwertsteuerauswertung relevant sind, werden vom Programm aus den angrenzenden Buchungsjahren geholt. Auswertungen mit Vorjahresvergleich (Bilanz, Erfolgsrechnung, BWA) sind nur dann sinnvoll, wenn auch die entsprechenden Buchungsjahre hinsichtlich Beginn und Dauer vergleichbar sind. Die Anzahl der Monate im Wirtschaftsjahr ist fest vorbelegt mit 12 Monaten und kann nicht über das Programm angepasst werden. Ein Rumpfwirtschaftsjahr, z.b. bei unterjähriger Geschäftserönung mit Wahl WJ = KJ, anzulegen ist somit nicht aus einer Programmfunktion heraus möglich. Jedoch besteht die Möglichkeit in der Jahresdatenbank die Perioden für das Jahr, von Standard 12 Monate, auf eine beliebige Periode zu ändern. Die genaue Vorgehensweise erklärt gerne unser Support. Um Ihre Jahresabschlüsse übersichtlich zu gliedern können Sie bis zu acht Abschlussperioden einstellen. Diese Einstellung kann jederzeit nachträglich in den Mandanteneinstellungen angepasst werden. abweichendes Wirtschaftsjahr Rumpfwirtschaftsjahr Abschlussperioden 21

36 3.2. MANDANT ANLEGEN Abbildung 3.3: Daten zum Geschäftsjahr Währung Der Mandant kann in jeder beliebigen Währung geführt werden. Der hier hinterlegte Währungscode gilt als Mandantenwährung. Abbildung 3.4: Fehlende Jahre Fehlen in Vorlagemandanten die gewünschten Jahre als Quelle, wird auf das letzte verfügbare Jahr zurückgegrien, um Datenbanken und Daten aus dem gewählten Vorlagemandant bereit zu stellen Versteuerungsart vereinbart vereinnahmt Sie können zwischen der Versteuerungsart vereinbart oder vereinnahmt wählen. Bei der Abrechnung der Steuer nach vereinbarten Entgelten muss die steuerpichtige Person das Entgelt in derjenigen Abrechnungsperiode deklarieren, in der sie die Leistungen ihren Kunden in Rechnung gestellt hat. Dementsprechend kann sie die Vorsteuer in der Abrechnungsperiode abziehen, in welcher sie die Rechnung vom Leistungserbringer erhalten hat. Bei der Abrechnung nach vereinnahmten Entgelten entsteht die Umsatzsteuerschuld hingegen in dem Moment, in dem die steuerpichtige Person das Entgelt 22

37 KAPITEL 3. MANDANTEN tatsächlich erhält. Der Anspruch auf den Vorsteuerabzug entsteht im Zeitpunkt der Bezahlung. Diese Abrechnungsart ist auch möglich, wenn eine Debitorenbuchhaltung geführt wird. Das Buchen von Ausgangsrechnungen ist bei beiden Formen gleich. Programmintern wird jedoch bei der vereinnahmten Versteuerung der Steuerbetrag auf das im Steuerschlüssel hinterlegte Nicht fällig-konto gebucht. vereinnahmte Versteuerung Versteuerungsmethode Saldosteuersatz- und Pauschalsteuersatz-Methode Generelle Information Es ist möglich, Mandate im Rechnungswesen über die sogenannte Saldosteuersatzund Pauschalsteuersatz-Methode zu führen und abzurechnen. Weiter ist es auch möglich, im Auftrag den Export für das Rechnungswesen dafür aufzubereiten. Aufgrund der relativ langen Begriserklärungen und Schreibweisen einigten wir uns auf den durchgängigen Terminus pauschal der aber selbstverständlich auch die Saldosteuersatz-Methode beinhaltet. Hier zeigen wir die Unterschiede auf: Abbildung 3.5: Steuermethode Ausnahme Wenn in der Pauschalsteuersatz-Methode mehr als zwei Steuersätze verwendet werden, kann dies bei Bedarf so verbucht, aber nicht mehr mit dem von uns hinterlegten Formular ausgewertet werden. Die eidgenössische Steuerverwaltung schreibt in diesem Fall für die Deklaration die Verwendung eines Mischsatzes vor, mit dem die zu entrichtende Steuer des Gesamtumsatzes berechnet wird. Informationen Weitere Informationen zur ganzen Thematik und den verschiedenen Steuersätzen entnehmen Sie der Broschüre MWST-Info 12 Saldosteuersätze der eidgenössischen Steuerverwaltung. Die Versteuerungsmethode schlägt standardmässig eektiv vor, dies kann erst bei einem Jahreswechsel wieder geändert werden. Auswahl: eektiv pauschal Versteuerungsmethode 23