INNOVATIONSOFFENSIVE OFFICE 21 INNOVATION CAMPAIGN OFFICE 21

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1 FRAUNHOFER-INSTITUT FÜR Arbeitswirtschaft und Organisation IAO PROJEKTBESCHREIBUNG INNOVATIONSOFFENSIVE OFFICE 21 Forschungsphase project description INNOVATION CAMPAIGN OFFICE 21 Research phase

2 Smarter Working: Erfolgsfaktoren für die Gestaltung einer modernen Arbeitswelt Erforschen Smarter Working: success factors for new working and office environments Die Globalisierung, der technologische Wandel und die Volatilität internationaler Märkte nehmen stetig zu. Unternehmen stehen im weltweiten Wettbewerb steigenden Anforderungen an Effizienz, Innovationskraft und Kreativität gegenüber. Diese Entwicklungen verändern Wertschöpfungsprozesse und führen zu einer massiven Veränderung in der Büro- und Wissensarbeit. Der Schwerpunkt der Büroarbeit verschiebt sich von stabilen Abwicklungsprozessen und standardisierten Routinetätigkeiten hin zur Wissensarbeit mit komplexen und sich dynamisch veränderten Aufgaben und Tätigkeiten. Zugleich nehmen Leistungsdruck und Arbeitsdichte zu; neue Formen der Organisation von Arbeit erfordern mehr Kompetenz, Zusammenarbeit und Selbstorganisation. Gleichzeitig erfahren und fordern Mitarbeiter eine neue Wertschätzung von ihren Arbeitgebern. Sie werden zu einer gefragten und umworbenen Ressource. Selbstbewusst verlangen sie eine optimale Arbeitsumgebung im Sinne von Wohlbefinden, Leistungsfähigkeit und Flexibilität, die es ermöglicht, individuelle Lebensphasen und Lebensstile zu integrieren. Im Rahmen eines Forecast-Prozesses haben wir ein Szenario unter dem Titel»Arbeitswelten 4.0 Wie wir morgen arbeiten und leben«entwickelt und auf wesentliche Entwicklungen in einer sich abzeichnenden vierten Evolutionsstufe hingewiesen: Büroarbeit wird hyperflexibel, multilokal, individuell und nachhaltig. Die Integration von Arbeit und Freizeit wird sich weiter verbreiten, Personen und Geräte werden sich umfassend vernetzen, Büroarbeit wird individueller organisiert und gestaltet werden. Globalisation, the technological revolution and the volatility of international markets are all steadily growing. Companies are faced with increasing demands for efficiency, innovation and creativity in the global economy. These developments change value-added processes and lead to massive shifts in office work and the knowledge sector. The focus of office work has moved from stable transaction processes and standardised routine tasks to knowledge-based work characterised by complex and dynamically changing functions and activities. Simultaneously, pressure to perform and work density are on the rise; new forms of work organisation require improved skills, collaboration and self-organisation. At the same time, employees are experiencing and demanding new levels of appreciation from their employers. They are becoming a sought-after and coveted resource; they confidently demand pleasant working environments with regard to wellbeing, motivation and flexibility that enable them to integrate individual phases of life and lifestyles. As part of our forecast process, we have developed a scenario with the title Working environments 4.0 how we will live and work tomorrow and focused on significant developments in an emerging fourth evolutionary phase: Office work will become hyperflexible, multilocal, sustainable and individual. The integration of work and leisure will continue to spread, people and devices will become comprehensively networked, office work will be organised and configured in a more individualised manner. 2 3

3 Die Einführung von neuen Arbeits- und Bürowelten hat weitreichende Bedeutung für eine Organisation und entwickelt sich unter den veränderten Anforderungen der Wissensgesellschaft zu einem essentiellen Erfolgsfaktor. So zeigen Studien aus vorangegangenen Forschungsphasen, dass die organisatorische, technologische und räumliche Gestaltung der Arbeitsumgebung einen enormen Einfluss auf Wohlbefinden, Motivation und Leistungsfähigkeit hat. Die Gestaltung von innovativen und innovationsförderlichen Arbeitsumgebungen stellt somit ein wichtiges Managementinstrument dar, um den steigenden Anforderungen aus Sicht der Mitarbeiter und Unternehmen erfolgreich zu begegnen. Mit welchen Fragestellungen sollten sich Organisationen in diesem Zusammenhang beschäftigen und was bedeutet das für die Konzeption, Planung und Realisierung von neuen Arbeits- und Bürowelten? Welche Vorgehensweisen zur Entwicklung erfolgreicher Lösungen gibt es? Im Verbundforschungsprojekt Office 21 stellen wir uns der Komplexität dieser Fragen gemeinsam mit einem multidisziplinären Netzwerk aus Wissenschaftlern, innovativen Lösungsanbietern und vorausdenkenden Anwendern. The introduction of new working and office environments will have far-reaching consequences for organisations and will develop into an essential success factor with the changing requirements of the knowledge society. Various studies from previous research phases have shown that organisational, technological and spatial configuration of the working environment has an enormous influence on well-being, motivation and performance. Designing innovative and innovation-promoting working environments is a powerful management tool for meeting the increasing demands of employees and enterprises successfully. Which issues should organisations concentrate on in this context and what does it mean for the conception, planning and implementation of new working and office environments? Which approaches are available for the development of successful solutions? The Office 21 joint research project confronts the complexity of these issues in collaboration with an interdisciplinary network of scientists, innovative solutions providers and forward-thinking users. Führung/Aufbau und Prozessorganisation Management/structure and process organisation Prozess-Qualität // Process quality Service-Qualität // Service quality Services/Dienstleistungen Services Informations- und Kommunikationstechnologie Information and communication technology Individuum Team Individual Team IuK-Qualität // ICT quality Human Performance // Human performance Gebäude-Qualität // Building quality Arbeitsplatz-Qualität // Workstation quality Arbeitsplatz Workstation Gebäude und Raum Building and interior Wirkungs- und Gestaltungsmodell. Design and impact model. Szenario Arbeitswelten 4.0 Wie wir morgen arbeiten und leben Scenario Working environments 4.0 how we will live and work tomorrow Video (deutsch) Video (English) 4 5

4 Zielsetzung des Forschungsprojektes // Research project objective Zielgruppe des Projekts // Project target group Ziel des Verbundforschungsprojektes Office 21 ist es, aktuelle und zukünftige Entwicklungen frühzeitig zu identifizieren und konkrete Handlungsoptionen zur erfolgreichen Gestaltung und Implementierung neuer Arbeitswelten in den Unternehmen zu entwickeln. Auf Basis arbeitswissenschaftlicher Methoden entwickelt das Fraunhofer IAO gemeinsam mit den Forschungspartnern praxisrelevante Szenarien, Konzepte und Methoden, die den Anforderungen an eine nachhaltige Gestaltung unserer Arbeits- und Lebenswelt gerecht werden. Der Fokus der Forschung liegt auf der Verbesserung von Kommunikation, Konzentration, Wohlbefinden, Produktivität, Motivation, Kreativität und Innovation. Darauf basierend werden konkrete Wege für die Weiterentwicklung der eigenen Organisation, individueller Lebensläufe aber auch für die Entwicklung von Produkten und Dienstleistungen rund um die Büroarbeit aufzeigt. Folgende Zielsetzungen sind im Office 21 -Verbund handlungsleitend: Innovationsführerschaft, Zukunftssicherheit, Nachhaltigkeit, Praxisrelevanz, öffentliche Wahrnehmung, Networking, interdisziplinäres und branchenübergeifendes Arbeiten. The aim of the OFFICE 21 joint research project is to identify current and future developments at an early stage and to develop concrete options for the successful design and implementation of new working environments within enterprises. Using ergonomic methods, Fraunhofer IAO and their research partners are developing practical scenarios, concepts and methods that fulfil the demands of designing sustainable working and living environments. The aim is to gain ergonomic findings in the fields of communication processes, powers of concentration, well-being, productivity, motivation, creativity and promotion of innovation. This is intended to indicate specific methods of further development within entire organisations or individual careers and also for the creation of products and services connected with office work. The Office 21 network is guided by the following objectives: Innovation leadership Future-proofing Sustainability Practical relevance Public perception Networking Interdisciplinary and intersectoral collaboration Das Verbundforschungsprojekt wendet sich an Unternehmen, die die Potenziale erschließen wollen, welche sich aus neuen organisatorischen, technologischen und räumlichen Lösungen ergeben. Angesprochen sind natürlich auch Hersteller und Anbieter von»bürolösungen«, dazu zählen beispielsweise Ausstattungselemente, Accessoires, Möblierung, Beleuchtung, Hard- und Software oder Immobilien: Büromöblierung und -ausstattung, Innenausbau, Informations- und Kommunikationstechnologie, Elektrotechnik und Gebäudeautomation, Beleuchtungstechnik, Immobilienentwicklung, Immobilienfonds und FM, Personaldienstleister, Anwendungspartner: national und international tätige Unternehmen aus den Bereichen Finanzdienstleistung, Telekommunikation, Konsumgüter, Automotive, Maschinenund Anlagenbau, öffentliche Verwaltungen etc.. In the same way, the joint research project addresses manufacturers and providers of office solutions. These include fittings, accessories, furniture, lighting, hardware, software and property. It is also directed at companies wishing to exploit the potential arising from new organisational, technological or spatial solutions for the benefit of their enterprise and employees: Office furniture, office equipment and interior design Information and communication technology Electrical engineering, building automation Lighting technology Property development, property funds and FM Human resources service providers And as an application partner: national and international companies in the fields of financial services, telecommunications, consumer goods, the automobile industry, mechanical and plant engineering, public administration etc.. 6 7

5 LOREM IPSUM DOLOR SIT Alle Fotos wurden bei Best- Practice-Besuchen im Rahmen der Office 21 -Meetings erstellt. Nutzen für die Partner // Partner benefits LOREM IPSUM DOLOR SIT All photos from best practice visits within the framework of Office 21 meetings. Teilnehmende Unternehmen im Verbundforschungsprojekt Office 21 können ihre Partnerschaft vielfältig nutzen, wobei vor allem die folgenden Vorteile hervorzuheben sind: Companies participating in the Office 21 joint research project can utilise their partnerships in numerous ways. The following benefits are particularly advantageous: wissenschaftliche Expertise, Öffentlichkeitswirksamkeit als forschendes Unternehmen, Wissensvorsprung gegenüber Mitbewerbern, Ausbau des Wissensnetzwerks. Scientific expertise Public profile as a research company Superior knowledge compared to competitors Extension of knowledge network Die Partnerunternehmen profitieren sowohl von der arbeitswissenschaftlichen Expertise des Fraunhofer IAO als auch von seiner konzeptionellen und praktischen Projekterfahrung bei der Konzeption und Entwicklung von zahlreichen Arbeitsumgebungen. Partner companies profit both from the ergonomic expertise of the Fraunhofer IAO in the execution of research projects and from their conceptual and practical project experience in the design and development of numerous working environments. Die Verbundforschungspartner erhalten einen Wissensvorsprung durch den exklusiven Zugang zu den Forschungsergebnissen und die Teilnahme an Best-Practice-Besuchen. Darüber hinaus können Sie auf das Office 21 -Expertennetzwerk zugreifen. Die Ergebnisse der Forschungsarbeiten werden sowohl für die strategische Frühnavigation in der Produktentwicklung als auch für die Identifikation notwendiger Optimierungspotenziale in den Anwendungsunternehmen genutzt. Die Forschungspartner profitieren von der hohen öffentlichen Wahrnehmung, der thematischen Innovationsführerschaft und der Glaubwürdigkeit des Projekts und können diese Punkte bei eigenen Kommunikationsmaßnahmen gegenüber Mitarbeitern, Führungskräften, Arbeitnehmervertretern und der Öffentlichkeit einsetzen. Zahlreiche Partner schätzen zudem das vertrauensvolle, branchenübergreifende Netzwerk für den Erfahrungsaustausch zwischen Lösungsanbietern und Anwendern. Office 21 hat sich kontinuierlich zu der Plattform für führende und innovative Akteure rund um die»büro- und Wissensarbeit«entwickelt und bietet damit einen exklusiven Rahmen, um strategische Kontakte zu knüpfen und gemeinsame bilaterale Projekte zu initiieren. Joint research partners will gain superior knowledge thanks to exclusive access to the research results and participation in best practice visits. Furthermore, they will be able to access the Office 21 expert network. Research results will be used for strategic, early navigation in product development and for the identification of necessary optimisation potential in participating companies. Research partners will profit from high levels of public visibility, topical innovation leadership and the credibility of the project. These factors can be utilised for their own communications with employees, executives, employee representatives and the public. Many partners also value the trusting, intersectoral network for the exchange of experience between solution providers and users. Office 21 has continuously developed into a platform for leading and innovative stakeholders in the field of office work and the knowledge sector. In this way, it provides an exclusive framework for establishing strategic contacts and initiating joint, bilateral projects

6 Projektstruktur und Vorgehensweise // Project structure and approach Das Fraunhofer IAO ist für die Projektleitung und das Projektmanagement sowie für die Konzeption und Bearbeitung der Forschungsthemen verantwortlich. Gemeinsam mit den Partnern werden die Forschungsthemen und das Erkenntnisinteresse definiert. Auf dieser Basis wird ein geeignetes Forschungsdesign entwickelt. Dreimal im Jahr werden in Projektsteuerungsmeetings die Ergebnisfortschritte vorgestellt und gemeinsam mit den Industriepartnern diskutiert, evaluiert und weiterentwickelt. Zwischen den übergreifenden Projektsteuerungstreffen finden bedarfsorientiert Abstimmungen und Workshops statt, um spezifische Themen voranzutreiben und die Expertise der Forschungspartner zu integrieren. Die in Deutschland und Europa durchgeführten, in der Regel zweitägigen Projektsteuerungstreffen, dienen neben der Abstimmung der Forschungsarbeit auch dem Networking zwischen den Projektpartnern. Im Rahmen der Projekttreffen werden Best-Practice-Besuche organisiert, sie sind ein essentieller Bestandteil der Projektarbeit und dienen dem interdisziplinären und branchenübergreifenden Austausch. Im Rahmen dieser Unternehmensbesuche können die Forschungspartner beispielhafte Lösungen im Hinblick auf die Gestaltung der Arbeitswelt persönlich erleben und mit den Unternehmensvertretern vor Ort diskutieren. Die Projektmeetings und Besuche werden durch Fachvorträge mit wertvollen Informationen zu den Spezifika der einzelnen Regionen, Märkte und Unternehmen ergänzt. Für Projektpartner besteht die Möglichkeit, ihren Kunden eine Teilnahme an den Best-Practice-Besuchen zu ermöglichen und diesen dadurch einen ersten Eindruck in die Forschungsarbeiten zu geben. The Fraunhofer IAO is responsible for leading and managing the project and for the conception and processing of research topics. Research topics and focus will be defined in collaboration with our partners. This will form the basis for developing a suitable research plan. Progress will be reported at project control meetings three times a year and discussed, evaluated and developed in cooperation with our industrial partners. Demand-oriented polls and workshops will take place between the general project management meetings to spur on specific topics and integrate research partners expertise. The project management meetings will take place in Germany and in cities elsewhere in Europe and will usually last two days. Their purpose is twofold: to coordinate research and enable participants to network with project partners. Best practice visits will also be arranged during project meetings. These are an essential component of the project and facilitate interdisciplinary and intersectoral exchange. During company visits, research partners can, for example, personally experience solutions for designing working environments and discuss them with company representatives on site. Project meetings and visits will be supplemented by specialist lectures providing valuable information on the specifics of individual regions, markets and enterprises. Project partners will have the opportunity to include their customers in best practice visits to give them a first impression of the research being conducted. Konzeption und Bearbeitung der Forschungsthemen // Conception and processing of research topics Projektmanagement // Project management Öffentlichkeitsarbeit // Public relations organisiert organises Projektsteuerung // Project control Best-Practice-Besuche // Best practice visits Networking // Networking Projektstruktur und -organisation. Fraunhofer IAO Fraunhofer IAO Projektsteuerungsmeeting (national/international) Project control meeting (national/international) Project structure and organisation. betreibt operates schlägt vor suggest Workspace Innovation Lab im ZVE Workspace Innovation Lab in the ZVE Lived-In-Labor für Leading-Edge-Produkte // Working laboratory time for partner's leading edge products Feedback an Partner // Feedback to partners integriert integrate Projektpartner Project partners Teilnahme PSM // Participation in PCMs Teilnahme Fachworkshops // Participation in specialist workshops Transfer ins Unternehmen // Transfer to company Einbringen von Fachwissen // Specialist knowledge import Finanzierung // Financing 10 11

7 Des Weiteren steht den Forschern und Partner mit dem Workspace Innovation LAB im Zentrum für Virtuelles Engineering des Fraunhofer IAO eine einmalige Plattform für die explorative Umsetzung von Produktkonzepten in einem lebenden Labor zur Verfügung. In diesem Labor können Besucher unterschiedliche räumliche und technologische Arbeitssituationen wie sie heute und zukünftig in Bürogebäuden vorkommen in Verbindung mit multilokalen Arbeitsszenarien erforschen und erleben. Furthermore, researchers and partners will have access to the Workspace Innovation LAB in the Fraunhofer IAO Centre for Virtual Engineering - a unique platform for the exploratory implementation of product concepts in a working laboratory. In this laboratory, visitors can research and experience various spatial and technological working environments in office buildings as they exist today, and as they will be in the future, in connection with multilocal working scenarios

8 Forschungsthemen Research topics In der vorangegangenen Forschungsphase erhielten wir im Rahmen der umfassenden Delphi-Studie und dem darauf basierenden Szenario»Arbeitswelten 4.0«ein systematisches Bild von unserer künftigen Arbeits- und Bürowelt im Jahr Auf Basis dieses Forecast-Prozesses werden konsequent die Schwerpunktthemen für die aktuelle Forschungsphase abgeleitet. Die Ergebnisse der neuen Forschungsphase sollen als Handlungsanleitungen für die Konzeption zukunftsorientierter, organisatorischer, technologischer und räumlicher Arbeitsumgebungen dienen. Dabei werden folgende Zielsetzungen verfolgt: wissenschaftlich abgesicherte Handlungsleitfäden, exklusive Ergebnisse für die Forschungspartner, Einbindung und Darstellung der Expertise der Forschungspartner, Publikation von Teilergebnissen als Beitrag zur Öffentlichkeitswirksamkeit. In the preceding research phase, a comprehensive Delphi study was employed to create the Working environments 4.0 scenario and gain a systematic impression of our future working and office environments in the year Subsequently, main topics for the current research phase were derived from this forecast process. The results of the new research phase are intended to serve as operational guidelines for the conception of new, future-oriented, organisational, technological and spatial working environments. The following objectives are being pursued: Scientifically validated guidelines Exclusive results for research partners Integration and presentation of research partners expertise Publication of interim results to contribute to public visibility In Abhängigkeit der einzelnen Themen wählt das Fraunhofer IAO geeignete Methoden und Methodenkombinationen wie Metastudien, explorative Laborstudien oder empirische Feldstudien aus und wendet diese an. Die Ergebnisse werden jeweils in einem exklusiven Partnerbericht und einem reduzierten Kompendium zur Publikation bereitgestellt. Die Auswahl und Priorisierung der Forschungskapazitäten auf die einzelnen Studien der Studienreihe erfolgt in Abstimmung mit den Forschungspartnern aus folgenden Themen: Office Analytics Erfolgreich arbeiten durch systematische Individualisierung, Smart Working Cultures Das richtige Maß an Autonomie bestimmen, Corporate Coworking Inspiration und Kreativität maximieren, Digital and Social Working Flexible Arbeitsweisen technologisch unterstützen, Office Design Wirkung von Formen, Farben und Materaialien nutzen, Office Lighting Leistung und Wohlbefinden gezielt steuern, Office Typologies Investitionssichere Büros gestalten. In den folgenden Abschnitten werden die einzelnen Themenvorschläge für die Studienreihe erläutert. Depending on the individual topics, the Fraunhofer IAO will select and employ suitable methods and combinations of methods such as literature studies, panel studies, exploratory lab studies or empirical field studies. Each set of results will be made available in an exclusive partners report and published in an abridged compendium. The selection and prioritisation of research capacity to the separate studies in the series will be agreed by the research partners based on the following topics: Office analytics success through systematic individualisation Smart working cultures determining the ideal level of independence Corporate coworking maximising inspiration and creativity Digital and social working technological support for flexible working methods Office design using forms, colours and materials Office lighting selectively controlling performance and well-being Office typologies designing offices and safeguarding investments The various suggested topics for the study series are briefly presented below

9 Forschungsthemen // Research topics LOREM IPSUM DOLOR SIT Office Analytics Erfolgreich arbeiten durch systematische Individualisierung // Success through systematic individualisation Berücksichtigt man konsequent die individuellen Anforderungen von Mitarbeitern und Teams, so steigert dies deutlich deren Leistungsfähigkeit, Motivation und Innovationskraft. Die Aufgabe besteht also darin, Modelle zu entwickeln, die diese Individualität systematisch und effizient managen. Auf Basis fortlaufender empirischer Untersuchungen werden die Anforderungen unterschiedlicher Typen von Büro- und Wissensarbeitern ermittelt, beispielsweise anhand des Aufgabenprofils, des Mobilitätsverhaltens oder ihrer zeitlichen und räumlichen Autonomie sowie den genutzten Technologien. Ziel ist die Identifikation von typspezifischen Erfolgsvoraussetzungen und die darauf basierende Entwicklung von organisatorischen, räumlichen und technologischen Arbeitsumfeldern, in denen Leistung und Innovationskraft von Individuen und Teams gesteigert werden. Dieser neuartige, typbezogene Forschungs- und Gestaltungsansatz ermöglicht durch die systematische Individualisierung die Erschließung neuer, hoher Optimierungspotenziale in der Gestaltung von Büro- und Wissensarbeit. Ziel dieses Schwerpunktthemas ist die Entwicklung von modellhaften, praxisnahen Gestaltungsvorschlägen für unterschiedliche Arbeitstypen, Branchen und Kulturen. Consistent consideration of the individual requirements of employees and teams significantly improves their performance, motivation and innovation. Therefore, the main task is to develop models that manage individuality systematically and efficiently. The requirements of different types of office work and knowledge-based jobs will be investigated based on ongoing empirical studies, for instance task profiles, mobility, culture or generation, flexibility of working hours, work locations, workspaces and the technologies employed. The objective is to identify type-specific success factors and use them to develop organisational, spatial and technological working environments which improve the performance and innovative powers of individuals and teams. This new, type-related approach to research and design allows unprecedented and great potential for optimisation in the field of office work and the knowledge sector to be exploited. The aim of this topic is to develop exemplary and practical design concepts for different types of work, sectors and cultures. Klassifikationskriterien Classification criteria Kommunikation // Communication Konzentration // Concentration Komplexität der Aufgabe // Complexity of task Neuartigkeit der Aufgabe // Novelty of task Koordinationsbedarf // Coordination requirements Kollaborationsbedarf // Collaboration requirements familiäre Einbindung // Family integration Mobilität // Mobility etc. // etc. Types Vernetzung und Komplexität // Networking and complexity hoch // high Entwickler // Developer Createur // Creator Zusammenhang Administrator // Administrator Hypermobiler // Hypermobile Netzwerker // Networker Routinier // Routinier gering // low hoch // high Flexibilität und Mobilität // Flexibility and mobility Typbildung Combination Office 21 -Erfolgskriterien Office 21 -success criteria Leistungsfähigkeit // Performance Motivation // Motivation Wohlbefinden // Well-being Innovationskraft // Innovative power Arbeitstypen als Bezugsgröße Types of workers as references für zukünftige Studien for future studies 16

10 Forschungsthemen // Research topics Smart Working Cultures Das optimale Maß an Autonomie bestimmen // Determining the ideal level of independence Flexible Arbeitsweisen stehen in der Diskussion. Einerseits setzen immer mehr Unternehmen auf mehr Flexibilität um eine verbesserte Work-Life-Integration ihrer Mitarbeiter zu unterstützen, andererseits kündigten einige Unternehmen zuletzt an, wieder zu einer Präsenzkultur zurückzukehren. Die essenzielle Frage für Unternehmen ist dabei, wie produktiv sind Mitarbeiter abseits ihres Büros? Ist zu viel Freiraum und Selbstbestimmung kontraproduktiv und wirkt sich negativ auf die Identifikation mit dem Unternehmen aus? Wie viel Abwesenheit verträgt welche Unternehmenskultur und wie viel die persönliche Karriere? Welche unterschiedlichen Ausprägungen von flexiblen Arbeitskulturen existieren zwischen Branchen und auch im internationalen Vergleich. Nicht nur für multinationale Unternehmen, sondern auch für regional tätige Unternehmen stellt sich die Frage nach dem Optimum an räumlicher und zeitlicher Autonomie, einer wirklich smarten Arbeitskultur um private und organisatorische Interessen erfolgreich miteinander zu vereinbaren. Ziel dieses Forschungsthemas ist es, auf Basis der oben beschriebenen Office-Analytics-Methode typ- und branchenspezifische Handlungsleitfäden für eine Smart-Working-Kultur zu entwickeln. Flexible work methods are increasingly a matter of debate. On the one hand, more and more companies emphasise improved flexibility to support better work/life integration; on the other, several companies recently announced that they were returning to standard office hours. The essential question for companies is; how productive are my employees away from their offices? Is too much independence and self-determination counterproductive and does it have a negative effect on employees identifying with the company? How are corporate culture and personal careers affected by these levels of absence? Which different forms of flexible working cultures can be found in different branches and countries? The issue of finding ideal levels of spatial and temporal independence is critical both for multinational and regional companies if they are to develop a truly smart working culture which can successfully reconcile private and professional interests. The aim of this topic is to develop type-specific and sector-specific guidelines for smart working cultures based on the office analytics methods described above. 19

11 Forschungsthemen // Research topics Corporate Coworking Inspiration und Kreativität maximieren // Maximising inspiration and creativity Das Coworking-Phänomen ist in aller Munde. Allerdings handelt es sich bisher um eine neuartige Form der Organisation von Arbeit und Zusammenarbeit, die in der Regel von Selbstständigen der Kreativ- und der IT-Branche genutzt wird. In der vergangenen Forschungsphase haben wir diese Entwicklung explorativ untersucht und konnten zahlreiche Potenziale für»klassische«mittlere und große Unternehmen und deren Mitarbeiter identifizieren. Diese liegen neben einer Optimierung der Integration von Arbeit und Freizeit vor allem in der Inspirationskraft, dem informellen Lernen und darin, die Kreativität von Mitarbeitern, Teams und Teilen von Organisationen zu steigern. Einige Corporate versuchen bereits, wenn auch noch in sehr eingeschränkten Umfang, die Spezifika auf sich selbst anzuwenden oder Kooperationen einzugehen. Aufbauend auf unseren bereits bestehenden Ergebnissen und einer empirischen Untersuchung im Bereich der mittleren und kleinen Unternehmen werden wir in diesem Schwerpunktthema die Fragen beantworten, in welcher Hinsicht Unternehmen durch die Nutzung von Coworking-Spaces profitieren? Inwieweit werden Flexibilität, Kreativität und Innovationsfähigkeit beeinflusst? Existieren möglicherweise auch Risiken? Darauf aufbauen werden wir konkrete Modelle für ein»corporate Coworking«entwickeln und planen dies gemeinsam mit unseren Forschungspartnern im Unternehmensalltag zu evaluieren und weiterzuentwickeln. The coworking phenomenon is a hot topic. However, it is still a novel method of organising work and collaboration that is generally utilised by freelance workers in the creative and IT sectors. In the preceding phase of research, we investigated these developments and identified huge potential for classic types of medium and large enterprises and their employees. In addition to a partial optimisation of work/life integration, the main potential lay in promoting the powers of inspiration and informal learning and in enhancing the creativity of employees, teams and company departments. Some corporations are already attempting, albeit to a limited degree, to utilise this feature within their own companies or to enter into cooperative relationships. Building on our existing results and an empirical investigation in the area of SMEs, this topic will address the question of how companies can profit from the utilisation of coworking spaces. How are flexibility, creativity and innovation affected? Are there any risks involved? On this foundation, we will develop concrete models for a corporate coworking concept. We plan to evaluate and expand upon this from a view of everyday company life in collaboration with our research partners

12 Forschungsthemen // Research topics Digital and Social Working Flexible Arbeitsweisen technologisch unterstützen // Technological support for flexible working methods Moderne Wissensarbeit zeichnet sich durch einen intensiven Einsatz von IKT sowie durch eine kommunikations- und interaktionsbasierte (sozial vernetzte) Arbeitsweise aus. Hierfür muss die Arbeitsinfrastruktur in der Lage sein, alle relevanten Arbeitsprozesse überall und jederzeit zu unterstützen. Neben den individuellen Arbeitstätigkeiten gilt es auch gruppenspezifische Tätigkeiten wie Meetings, Multiprojektmanagement oder Abstimmungsprozesse zu ermöglichen. Parallel zu diesem technologischen Upgrade müssen Organisationen lernen, mit dieser neuen, sozial vernetzten Arbeitsweise umzugehen. Im Mittelpunkt dieses Forschungsthemas stehen die Fragen nach erfolgreichen Strategien und nach Produktivitätspotenzialen. Dabei sollen in einer Literaturstudie die wesentlichen Voraussetzungen und Hemmnisse einer»digital and social working«organisation untersucht werden. Begleitend dazu sollen Konzepte für Büroinfrastruktur entwickelt und prototypisch realisiert werden, die sowohl individuelle als auch gruppenspezifische Arbeitsprozesse in dieser Hinsicht unterstützen. Modern knowledge work is characterised by intensive use of ICT and by working methods based around communication and interaction (social networks). For this to function, the work infrastructure must be capable of supporting all relevant work processes no matter where or when. In addition to separate work activities, the infrastructure must enable group-specific tasks such as meetings, multi-project management and decision-making processes to be carried out. In parallel to upgrading their technology, organisations have to learn how to handle these new, socially networked working methods. The focus of this research topic is the issue of finding successful strategies and productivity potential. The basic requirements for and obstacles to digital and social working will be investigated in a literature review. In connection, we will be producing prototypes and developing concepts for office landscapes that support both individual and group-based work processes with regard to this issue. Technologisches Upgrade // Technological upgrade wenig Papier // little paper viel digitale Vernetzung // extensive digital networking viel Papier // much paper wenig digitale Vernetzung // /little digital networking I. Technologische Hilfsmittel einführen // Introduce technological resources II. Arbeitsweise anpassen // Adapt work methods 2 Gleichzeitige Anpassung der Arbeitsweise und Einführung neuer technologischen Hilfsmittel // Simultaneous adaptation of work methods and introduction of new technological resources I. Arbeitsweise anpassen // Adapt work methods II. Technologische Hilfsmittel einführen // Introduce technological resources 1 3 statisch // static Büro // office flexibel // flexible mobil // mobile Organisatorische Veränderung // Organisational change Zusammenhang zwischen organisatorischen Veränderungen und Einführung von technologischen Arbeitsmitteln. Relationship between organizational changes and the introduction of technological work equipment

13 Forschungsthemen // Research topics Office Design Wirkung von Formen, Farben und Materialien nutzen // Using forms, colours and materials Die Wirkung von Formen, Farben und Materialien auf den Menschen ist unbestritten. Das zeigen auch unsere empirischen Untersuchungen aus der vergangenen Forschungsphase. Allerdings gibt es bisher nur wenige wissenschaftlich abgesicherte Erkenntnisse darüber wie genau und wie stark diese Elemente der räumlichen Umgebung auf den arbeitenden Menschen wirken. Tragen diese nur zur Stimmung bei, fördern sie das Wohlbefinden, können sie wirklich Kreativität fördern oder auch verhindern? Mit diesem Schwerpunkthema wollen wir uns nach einer umfassenden Literaturrecherche mit den stärksten Wirkungszusammenhängen im Rahmen einer Laborstudie beschäftigen. Ziel ist es, Entscheidern und Gestaltern einen fundierten Handlungsleitfaden in die Hand zu geben. Dieser Leitfaden soll neben der Individualität der genannten Zielgruppe auch die wechselnden Anforderungen, die sich aus der jeweiligen Tätigkeit ergeben, berücksichtigen. The effect of forms, colours and materials on human beings is indisputable. This is also evidenced by our empirical investigations during previous research phases. However, there are very few scientifically validated findings yet available concerning exactly how and to what extent these interior environmental elements actually affect workers. Do they merely influence the atmosphere, do they promote well-being, can they really promote, or could they even impede, creativity? After a comprehensive literature review, we wish to use this topic to conduct a study under laboratory conditions to ascertain the strongest interdependencies. The objective is to provide decision-makers and designers with a well-founded set of guidelines. The guidelines will take into account both the individuality of the specified target group and the changing requirements arising from respective activities

14 Forschungsthemen // Research topics Office Lighting Leistung und Wohlbefinden gezielt steuern // Selectively controlling performance and well-being Im Büro nehmen wir jeden Tag eine enorme Menge unterschiedlicher optischer Reize wahr. Dabei spielt das richtige Licht eine zentrale Rolle. Auch die Wirkung von Licht in Bezug auf Sehleistung oder Wohlbefinden ist weithin bekannt. Every day in the office, we experience a huge amount of visual stimuli. The right type of light is of critical importance. The effects of lighting on our eyesight and well-being are widely known. Doch inwieweit spielen dabei Tätigkeiten, unterschiedliche Raum- und Arbeitsumgebungen, Gewohnheiten oder individuelle Aspekte eine Rolle? Welche Kriterien, Gütemerkmale und Kennwerte kennzeichnen unter welchen Umständen ein ideales Beleuchtungskonzept? Was können LEDs leisten und was kommt danach? But what role is played by factors such as current activity, different interiors and working environments, habits and individual aspects? Which criteria, quality standards and parameters identify an ideal lighting concept and under which conditions? What can we achieve using LEDs and what will come next? Im Rahmen einer Metastudie sollen hierzu wesentliche Erkenntnisse und Studien zusammengestellt, unterschiedliche Beleuchtungskonzepte und Best-Practice-Beispiele auf ihre Wirkungspotenziale hin analysiert, anwendungsnahe Handlungsoptionen abgeleitet sowie zukünftige Entwicklungen und Lösungsideen aufgezeigt werden. To answer these questions, we will collate significant findings and studies in a meta-study, analyse the potential effects of different lighting concepts and best practice examples, derive practical options and identify future developments and possible solutions

15 Forschungsthemen // Research topics LOREM IPSUM DOLOR SIT Future Office Typologies Investitionssichere Büros // Safe investment in offices Neue Formen der Arbeitsorganisation, veränderte Verhaltensmuster und neuartige Kommunikations- und Medientechnologien führen zu einer Verschiebung der funktionalen, qualitativen und auch emotionalen Anforderungen an Büroflächen und -gebäude. Sind es wirklich die offenen, tiefen Räume mit ihrem Nimbus der Flexibilität, die Entwicklern, Fonds und Eigennutzern Investitionssicherheit über den langen Lebenszyklus einer Büroimmobilie verheißen? Wie müssen sich räumliche Angebote und Strukturen zum Beispiel infolge zunehmenden Spracheintrags, großformatiger Displayflächen oder die veränderte Rolle des Büros als temporärer Kommunikationsknotenpunkt verändern? Bewegen wir uns zurück in die Zelle oder entstehen völlig neuartige Bürotypologien? Auf Basis unserer Studien zur Entwicklung der Büro- und Wissensarbeit werden wir neuartige, zukunftssichere räumliche Büroraumund Gebäudetypologien vorausdenken und unter Berücksichtigung gebäudetechnischer, architektonischer und wirtschaftlicher Rahmenbedingungen diese hinsichtlich ihrer Zukunftssicherheit evaluieren. Dabei liegt unser Fokus sowohl auf dem Neubau als auch auf der Übertragung der identifizierten Erfolgsprinzipien auf die Revitalisierung des typischen Gebäudebestands. New types of work organisation, changing patterns of behaviour and innovative communications and media technology lead to a shift in the functional, qualitative and even emotional requirements of office space and buildings. Do open-plan, deep interiors with their aura of flexibility really promise developers, investors and owner occupants safe investment and long service lives for office properties? How will spatial demands and structures have to change in the face of, for example, increasing speech input capabilities, large-format screens or the changing role of the office as a temporary communication hub? Are we moving back towards cubicles or will entirely new office typologies emerge? Based on our studies to develop office environments and knowledge work, we will think ahead to innovative, future-proof spatial office environments and building typologies. We will evaluate these typologies with regard to future viability, taking such considerations as buildings engineering, architecture and economic conditions into account. We will focus both on new constructions and on the application of the identified successful principles to the refurbishment of typical existing buildings. Steigende akustische Belastung // Increasing acoustic stress Sinkende Anwesenheit und neue Arbeitsorte // Falling presence and new workspaces Flexible Arbeitsplatznutzung // Flexible use of workstations Steigende Anforderungen an Individualität // Increasing demands for individuality Physische Umgebung als Performancefaktor // Physical environment as performance factor Veränderte Anforderungen an Changing office typology Wie zukunftsfähig sind aktuelle Arbeitsplatzund Bürotypologien? // How future-proof are current workspace and office typologies? Nachhaltigkeit // Sustainability Gesichtslosigkeit // Facelessness Investitionssicherheit // Safe investment Wandelbarkeit // Variability Büroflächenleerstand // Vacant office space Bürotypologien. requirements

16 Öffentlichkeitsarbeit // Public relations Verleihung des KYOCERA Umweltpreises im Rahmen des Zukunftsforums 2013 durch Prof. Klaus Töpfer. LOREM IPSUM DOLOR SIT Prof. Klaus Töpfer awarding the KYOCERA environment prize during the 2013 future forum. Office 21 steht für zukunftssichere Visionen und praktische Lösungen im Bereich der Informations- und Kommunikationstechnik sowie der Büro- und Immobilienwirtschaft und hat sich zu einem leistungsstarken Instrument der Öffentlichkeitsarbeit für die Forschungspartner entwickelt. Regelmäßige Publikationen zu aktuellen Trends unterstreichen die Reputation der Projektpartner als innovative, zukunftsorientierte Unternehmen. Office 21 hat sowohl in der Fachwelt als auch in der öffentlichen Wahrnehmung einen sehr hohen Bekanntheitsgrad erreicht. Unzählige Veröffentlichungen, Beiträge, Interviews und Referenzierungen in Wirtschafts- und Fachmedien stellen eine erstaunliche Bilanz für ein Verbundforschungsprojekt dar. Dabei helfen uns regelmäßige eigene Publikationen mit Teilergebnissen. So wurden bisher fast Exemplare unserer aktuellen Studie»Arbeitswelten 4.0«bestellt, das begleitende Video wurde über Mal im Internet angeschaut. Office 21 stands for future-proof visions and practical solutions in the field of ICT and the office and property industry and has developed into a high-performance marketing tool for research partners. Regular publications on current trends emphasise the reputation of our project partners as innovative, forward-looking companies. Office 21 has achieved a high degree of recognition among experts as well as in the public eye. Innumerable publications, contributions, interviews and references in business and trade media are evidence of astonishing results for a joint research project. Regular in-house publication of interim results has helped us to achieve this coverage. We have sold almost copies of our current study Working environments 4.0 and the accompanying video has been watched more than times online. Fachveranstaltungen, die vom Fraunhofer IAO, mit einzelnen Partnern des Forschungsverbunds oder vollständig im Verbund durchgeführt werden, sind ein weiteres Element der Öffentlichkeitsarbeit und des Networkings über den Partnerkreis hinaus. So bietet das jährlich stattfindende Zukunftsforum mit seinem exklusiven Partnertag an dem auch die mit uns forschenden Unternehmen aus anderen Verbundprojekten und Innovationsnetzwerken teilnehmen eine ideale Plattform für die Vernetzung über Projektgrenzen hinweg, die bereits erfolgreiche, bilaterale Kooperationen hervorgebracht hat. Specialist events are further vital factors for public relations and networking beyond the group of partners. They are conducted by the Fraunhofer IAO, in collaboration with single partners from the research association or by the entire group. The annual future forum also features an exclusive partners day. It is attended by companies from other joint projects and innovation networks conducting research in collaboration with us and provides the ideal platform for networking beyond the bounds of the project. It has already generated further successful, bilateral cooperations. Publikationen im Rahmen der Innovationsoffensive Office 21. Office 21 publications 30 31

17 Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart Kommunikationsqualität (ß = 0.349) Kommunikationsaufwand (ß = 0.324) sehr gering sehr gering sehr hoch Nutzerstudie E-Work-II Abschlussbericht Forschungsphase , Seite 21 Die Studie wurde gefördert von den Mitgliedsfirmen des Verbundforschungsprojektes Ausgewählte Forschungsaktivitäten im Rückblick // Review of selected research activities Studie Arbeitswelten 4.0 // Der Rückblick auf die bisher abgeschlossenen Forschungsphasen dokumentiert eine außerordentlich positive Bilanz. Die durchgeführten Studien und entwickelten Methoden haben bis heute eine verlässliche und noch weiter zunehmende Relevanz und Gültigkeit und bestätigen somit den Zukunfts- und Nachhaltigkeitsanspruch der Office 21 -Aktivitäten. A review of previously completed research phases reveals an exceptionally positive result. The reliability, relevance and validity of the completed studies and developed methods remain undiminished, and indeed are actually increasing, thus confirming the authority of future requirements and sustainability standards determined in the course of Office 21 activities. Abbildung 15: Auszüge von Forschungsaktivitäten im Rückblick. Study Working Environments 4.0 Szenario Arbeits- und Lebenswelt 2025 // Scenario working and living environment In der folgenden Grafik wird eine Auswahl von Arbeiten aus dem Office 21 -Verbund dargestellt. The following graphics show a selection of activities from the Office 21 community s store. Figure 15: Review of selected research activities // 2014 Buch Green Office // Book Green Office Buch Office 21 // Information Eröffnung des Office Innovation Book Office 21 Workers Workplace // Forecast 2025 // Center in Stuttgart // Opening Gerhard Hube Inaki Lozano-Ehlers of the Office Innovation Center in Stuttgart Szenario Genius II // International Office Survey // Expertenstudie 2006 International Office Survey ZVE - Workspace Innovation Lab // Scenario Genius II Internationale Trends und vergleichende Analysen zur Büroarbeit im weltweiten Vergleich 1996 // 1998 Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart Projektbeschreibung Phase , Seite // // // 2010 Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart Projektbeschreibung Phase , Seite // // // // 2012 Gründung als branchenübergreifendes Eröffnung der Interactive Creativity Nutzerstudie E-Work II Kommunikation und Meetings Verbundprojekt // Founded as cross-industry collaborative project Landscape // Opening of the Interactive Creativity Landscape sehr hoch Information Worker Performance Office 21, Fraunhofer IAO, 2006 Studie E-Work I & II // Study E-Work I & II Studie Information Work 2009 // Study Information Work 2009 Entwicklung der Globalszenarien METROPOLIS, EDEN & ORION // Development of global scenarios METROPOLIS, EDEN & ORION Studien Office Performance Soft Success Factors // Study Office Performance Soft Success Factors Office Score Beurteilung von Büroimmobilien // Office Score Evaluation of office properties 32 33

18 Teilnahme // Participation Aktuelle Projektpartner Current project partners Die aktuellen Partnerunternehmen im Verbundforschungsprojekt Office 21 sind auf der Projektseite unter office21.de aufgelistet. Current partner companies in the Office 21 joint research project are listed on the project homepage at office21.de. Laufzeit und Forschungsbeitrag Duration and project contribution Das Projekt gliedert sich in zweijährige Forschungsphasen: Die Forschungsphase beginnt am 1. April 2014 und endet am 31. März Eine Teilnahme am Projekt ist nach Absprache auch im Verlauf einer Forschungsphase möglich. Der Forschungsbeitrag beträgt jährlich EUR. The project is divided into two-year research phases: Research phase begins on the 1st April 2014 and ends on 31st March Participants can also join the project during the course of a research phase on agreement. The annual project contribution is EUR 33,500. Projektbeschreibung Stand: Januar 2014 Project description Date of issue: Januar 2014 Bildquellen Copyrights UNStudio, ASPLAN Fraunhofer IAO: Titelbild UNStudio, ASPLAN Fraunhofer IAO: Cover infotainweb AG, München: Illustration Seite 2 infotainweb AG, München: Illustration Page 2 Christian Richters, Fraunhofer IAO: Seite 4 Christian Richters, Fraunhofer IAO: Page 4 Jörg Bakschas, Headroom Consult, Fraunhofer IAO Seite 8 links, rechts oben, rechts unten; Seite 12; Seite 13 links Mitte, unten und rechts; Seiten 18 und 20; Seite 24 links oben; Seite 25; Seite 26 rechts oben; Seite 31; Seite 35. Jörg Bakschas, Headroom Consult, Fraunhofer IAO Page 8 left, top right, bottom right; Page 12; Page 13 center-left, bottom and right; Pagen 18 und 20; Page 24 top left; Page 25; Page 26 top right; Page 31; Page 35. Workspace Innovation, Fraunhofer IAO Seite 8 rechts Mitte; Seite 24 links unten, rechts oben, rechts unten; Seite 26 rechts unten und links. Workspace Innovation, Fraunhofer IAO Page 8 center-right; Page 24 bottom left, top right, bottom right; Page 26 bottom right, left. Bernd Müller, Fraunhofer IAO: Seite 13 links oben; Seite 14. Bernd Müller, Fraunhofer IAO: Page 13 top left; Page 14. shoot4u fotolia.com, infotainweb AG, München Seiten 32 links, Seite 33 rechts shoot4u fotolia.com, infotainweb AG, München Pagen 32 left, Page 33 right Zuckerfabrik Fotodesign Fraunhofer IAO: Portraits Seite 36. Zuckerfabrik Fotodesign Fraunhofer IAO: Portraits, Page

19 LOREM IPSUM DOLOR SIT Kontakt // Contact Fraunhofer IAO Nobelstraße Stuttgart Prof. Dr.-Ing. Wilhelm Bauer Institutsleitung // Head of Institute Stefan Rief Projektleitung // Project Leadership Mitja Jurecic Projektmanagement // Project Management Telefon // Phone Telefon // Phone Telefon // Phone

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