Schulung 50Hertz Lieferantenportal für Dienstleister. Projektkommunikation

Transkript

1 Schulung 50Hertz ieferantenportal für Dienstleister Projektkommunikation Berlin, 15. September 2015

2 Inhaltsverzeichnis 1. Registrierung und Anmeldung im ieferantenportal 1.1 Anmeldemaske ieferantenportal 2. P2P - Von der Bestellung bis zur Bezahlung Rechnungslegung 3. P2P Von der Bestellung bis zur Bezahlung - Gutschriftsverfahren 4. Von der Bestellung bis zur Bestellbestätigung 4.1 Bestätigung und Änderung der Bestellung 4.2 Ablehnung einer Bestellung 5. eistungserfassung 5.1 eistungserfassung anlegen 5.2 eistungserfassung bearbeiten 5.3 Prozess nach der eistungserfassung 6. Von der Gutschrift bis zur Zahlung 7. Versand der Gutschrift 8. Aktualisierung der ieferantendaten 2

3 1. Registrierung und Anmeldung im ieferantenportal 1 ink zum ieferantenportal für Bestandslieferanten 2 ink zum Registrierungsformular für potenzielle ieferanten 3

4 1.1 Anmeldemaske ieferantenportal 4

5 Aufmaß Aufmaß 2. P2P - Von der Bestellung bis zur Bezahlung Rechnungslegung durch den ieferanten Vorprozess 50Hertz (BANF*, Ausschreibung etc.) Erzeugung Bestellung und Übermittlung ins Bestätigung der Bestellung im Aufmaßerstellung FP Ö Einkäufer ieferant ieferant Örtl. Bauüberwacher oder Anforderer ERF** im durchführen und Aufmaßblatt scannen Genehmigung der ERF** bei 50Hertz Ö BU Rechnungslegung durch ieferant unter Angabe der ERF**- Nummer Rechnungsprüfung bei 50Hertz/Zahlung entsprechend Zahlungszielen FA ieferant * BANF = Bestellanforderung ** ERF = eistungserfassung Örtl. Bauüberwacher oder Anforderer / Budgetverantwortlicher ieferant Rechnungswesen 5

6 Aufmaß Aufmaß 3. P2P - Von der Bestellung bis zur Bezahlung Gutschriftverfahren Vorprozess 50Hertz (BANF*, Ausschreibung etc.) Erzeugung Bestellung und Übermittlung ins Bestätigung der Bestellung im Aufmaßerstellung FP Ö Einkäufer ieferant ieferant Örtl. Bauüberwacher oder Anforderer ERF** im durchführen und Aufmaßblatt scannen Genehmigung der ERF** bei 50Hertz Automatische Erzeugung Gutschrift und Übertragung ins Zahlung entsprechend Zahlungszielen Ö BU FA ieferant * BANF = Bestellanforderung ** ERF = eistungserfassung Örtl. Bauüberwacher oder Anforderer / Budgetverantwortlicher Rechnungswesen 6

7 3. Von der Bestellung bis zur Bestellbestätigung 7

8 3.1 Bestätigung und Änderung der Bestellung Alle Positionen einer Bestellung müssen vom ieferanten bestätigt oder abgelehnt werden. Ansonsten kann eine Bestellbestätigung nicht versendet werden (2 und 3). Hierzu muss zuerst die Bestellung geöffnet und mit einem Klick auf den Button Bearbeiten im Bearbeitungsmodus gewechselt werden. Welche Belege zur Bestellung gefordert sind, ist in dem Bereich Grunddaten hinterlegt (1). Das Bestellformular im PDF-Format ist im Abschnitt Anlagen zu finden und kann von dort aus entweder lokal abgespeichert oder ausgedruckt werden. 8

9 3.2 Ablehnung einer Bestellung Eine Ablehnung kann analog zur Bestätigung erfolgen Eine Ablehnung vom ieferanten muss begründet werden, da die Ablehnung sonst nicht gesendet werden kann Nachdem der Ablehnungsgrund eingetragen wurde (1), muss dieser gespeichert werden (2) 9

10 4. eistungserfassung Eine erbrachte eistung sowie mit 50Hertz vereinbarte Vorabzahlungen, werden durch den ieferanten im 50Hertz ieferantenportal erfasst. Vorteile: Reduzierter Aufwand beim ieferanten eistungserfassung wird zur Rechnung, es sind keine Abweichungen zwischen eistungserfassung und Rechnung mehr möglich Zeitnahe Erfassung und Prüfung von eistungen, dies ermöglicht einen zügigeren Zahlungsprozess Der Nachweis für die erbrachte eistung kann in Abstimmung mit 50Hertz individuell gestaltet werden. Dieser muss durch 50Hertz bestätigt und als Anlage zur eistungserfassung hinzugefügt werden. 10

11 4.1 eistungserfassung anlegen Eine eistung kann erst erfasst werden, nachdem die betreffende Bestellung bestätigt wurde. Hierzu muss die Bestellung zuerst mit einem Klick auf die Belegnummer in der Übersicht geöffnet werden. Das bezeichnet eistungserfassungen als Bestätigungen. Nachdem die Bestellung bestätigt wurde, erscheint der Button Bestätigung anlegen. Der Button Bestätigung anlegen ist nur ersichtlich für die Mitarbeiter mit der Rolle ieferant Auftragsabwicklung. 11

12 4.2 eistungserfassung bearbeiten In dem Fenster Bestätigung bearbeiten, müssen alle leistungsrelevanten Daten eingetragen werden (1). Positionen können einzeln bestätigt (2) oder gelöscht (3) werden. In dem Bereich Nachrichten, kann eine Information für den zuständigen Genehmiger bei 50Hertz hinterlegt werden. Mit einem Klick auf dem Button Bestätigen (4) wird die eistungserfassung an 50Hertz übermittelt. 12

13 4.3 Prozess nach der eistungserfassung Der Status einer eistungserfassung ändert sich, nachdem diese gesendet wurde, in zurückgemeldet. Es erfolgt eine Genehmigung durch 50Hertz (4-Augen-Prinzip). Nach Genehmigung oder Ablehnung der eistungserfassung durch 50Hertz (max. 10 Tage) wechselt der Status in vom Kunden angenommen, vom Kunden abgelehnt oder teilweise bestätigt. Eine durch 50Hertz abgelehnte eistungserfassung kann nicht bearbeitet und muss neu angelegt werden. Hierzu kann die Kopierfunktion genutzt werden. Ohne eine durch 50Hertz genehmigte eistungserfassung im werden keine Gutschriften erstellt, und der ieferant erhält keine Zahlung. eistungserfassungen sind sowohl in dem Reiter eistungserfassungen als auch in der Übersicht aller Bestellungen ersichtlich. 13

14 5. Von der Gutschrift bis zur Zahlung Buchung eistungserfassung A Erzeugung Gutschrift falls zahlungsrelevantes Ereignis erreicht Übermittlung der Gutschrift ins Zahlung entspr. Zahlungszielen und positivem Plausibilitätscheck Buchung Wareneingang Plausibilitätscheck Gutschrift A (Bürgschaften vorliegend, Pönale, etc.) ieferant 14

15 6. Versand einer Gutschrift Der Bereich Gutschriften enthält eine Übersicht aller empfangenen Gutschriften. Das bezeichnet Gutschriften als Rechnungen. Gutschriften können mit einem Klick auf die Belegnummer geöffnet werden. Das Gutschriftformular im PDF-Format ist im Abschnitt Anlagen zu finden und kann von dort aus entweder lokal abgespeichert oder ausgedruckt werden. 15

16 7. Aktualisierung der ieferantendaten Eingang der zur jährlichen Aktualisierung autom. Versand einer zur Prüfung & Aktualisierung Bearbeitung und Rücksendung über Genehmigung Eingang der zur Aktualisierung Dokumente 16

17 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Annechien Pletz & René Nerlich 50Hertz Transmission GmbH Eichenstraße 3A Berlin Berlin, den 15. September 2015

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