Messebesuch mit Übernachtung

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1 Reisekosten Sie geben immer wieder Anlass für ärgerliche Diskussionen mit dem Finanzamt. Deshalb sind Sie auf gute Informationen angewiesen. Bei den Reisekosten gibt es besonders viele Möglichkeiten, das Finanzamt an den entstandenen Kosten zu beteiligen. Für die unterschiedlichen Reisekosten gibt es Pauschalen und Höchstbeträge. Grundsätzlich müssen Sie zwischen Reisekosten für den Unternehmer und den Arbeitnehmer sowie zwischen Inlands- und Auslandsreisen unterscheiden. Inhaltsverzeichnis 1. Praxis-Informationen 2. Fahrtkosten: Für Betriebs-Pkw tatsächliche Kfz-Kosten steuerlich absetzbar 3. Bei Verpflegungsmehraufwand gelten Pauschalen, nicht Einzelnachweis 4. Übernachtungskosten: Sie sind nachweispflichtig 5. Reisenebenkosten: Park-, Straßenbenutzungsgebühren oder Eintrittsgelder 6. So erfassen Sie Reisekosten in Ihrer Einnahme-Überschussrechnung 7. Schnell-Übersicht: Reisekosten 8. Praxis-Anleitung 1. Praxis-Informationen Beispiel: Betrieblich veranlasster Messebesuch dauert zwei Tage Messebesuch mit Übernachtung Als Kfz-Händler fahren Sie morgens um 8.oo Uhr zur Internationalen Automobil-Ausstellung (IAA) nach Frankfurt. Sie benutzen dafür Ihren eigenen Betriebs-Pkw. Für die Benutzung eines Parkplatzes müssen Sie 18 EUR bezahlen. Der Besuch der Messe dauert zwei Tage, sodass eine Hotelübernachtung mit Frühstück für 115 EUR notwendig wird. Für Mittagessen und Abendessen zahlen Sie insgesamt 75 EUR gezahlt. Die abendliche Runde mit Berufskollegen kostet 18 EUR. Am 2. Reisetag kehren Sie um Uhr in Ihren Betrieb zurück. Frage: In welcher Höhe können Sie die entstandenen Reisekosten und die Vorsteuer mit dem Finanzamt abrechnen? Wofür brauchen Sie Belege und wann gibt es Pauschalen? Lösung: Die Geschäftsreise ist eindeutig betrieblich veranlasst. Private Gründe spielen keine Rolle. Damit ist eine grundsätzliche Anerkennung der Reisekosten möglich. Absetzbar sind Fahrtkosten Mehrverpflegungsaufwendungen Übernachtungskosten und

2 Reisenebenkosten Am besten legen Sie getrennte Konten an Bei nur gelegentlichen Geschäftsreisen reicht es aus, wenn Sie die Aufwendungen nur auf ein Konto "Reisekosten" aufzeichnen. Anders jedoch bei Reisen in größerem Umfang. Hier sollten Sie Unterkonten nach den einzelnen Reisekosten-Arten bilden. 2. Fahrtkosten: Für Betriebs-Pkw tatsächliche Kfz-Kosten steuerlich absetzbar Bei einem Fahrzeug, das zum Betriebsvermögen gehört, sind die Fahrtkosten mit der Buchung der laufenden Kosten wie Abschreibung, Treibstoff, Reparaturen usw. erfasst. Das gilt dann auch wie in Beispiel 1 für die Fahrt zur IAA. Bei einem Privatfahrzeug buchen Sie die Aufwendungen mit den einzeln nachgewiesenen Kosten je Kilometer oder mit Kilometer-Pauschalen. Tankquittungen von unterwegs aufbewahren Nehmen Sie die Tankquittungen von unterwegs zu Ihrer Buchführung. Damit ist gewährleistet, dass die laufenden Treibstoffkosten vollständig erfasst sind. Das gilt vor allem dann, wenn sonst nur an einer Tankstelle am Betriebsort getankt wird und die Rechnung monatlich überwiesen wird. Gehört der Pkw zum Betriebsvermögen, dann ist es nicht möglich, die Pkw-Kosten mit Pauschalen abzurechnen ( 22 Abs. 2 EStR 1999). Handelt es sich um einen Privat-Pkw, haben Sie ein Wahlrecht: Sie ermitteln sämtliche Kfz-Kosten nach Belegen und berechnen daraus die Kosten je km. Oder Sie nehmen die Pauschalen in Anspruch. Diese betragen seit je gefahrenem Kilometer für ein Kfz 0,30 EUR, bei einem Motorrad oder Motorroller 0,13 EUR, bei einem Moped oder Mofa 0,08 EUR und bei einem Fahrrad 0,05 EUR. Nehmen Sie zusätzlich weitere Personen mit, erhöhen sich diese Pauschbeträge um 0,02 EUR bei einem Auto und 0,01 EUR bei einem Motorrad je mitgenommene Person. Welches Beförderungsmittel Sie benutzen, bleibt Ihnen überlassen. Das Finanzamt muss auch die Kosten mit dem Flugzeug dem Zug

3 einem Taxi einem Mietwagen anerkennen, auch wenn diese möglicherweise teurer sind. 3. Bei Verpflegungsmehraufwand gelten Pauschalen, nicht Einzelnachweis Die Absetzbarkeit von Verpflegungsaufwendungen richtet sich nach der Dauer der Geschäftsreise. Sie können aber nur die folgenden Pauschalen geltend machen, ein Einzelnachweis ist nicht möglich: Abwesenheit von Wohnung und Betrieb mindestens 8 Stunden mindestens 14 Stunden mindestens 24 Stunden Pauschbetrag ohne Einzelnachweis 6 EUR 12 EUR 24 EUR So errechnen Sie die Abwesenheitszeiten Aus Beispiel 1 ergibt sich folgender Verpflegungsmehraufwand. Am Anreisetag waren Sie von 8 Uhr bis 24 Uhr = 16 Stunden, am Abreisetag von 0 Uhr bis = 14 Std. und 15 Minuten unterwegs. Die Geschäftsreise dauerte an beiden Tagen mindestens 14 Stunden, sodass die absetzbare Pauschale 2 x 12 EUR = 24 EUR beträgt. 4. Übernachtungskosten: Sie sind nachweispflichtig Die Hotelrechnung gehört ebenso zu den Betriebsausgaben. Bei Übernachtungskosten im Inland fordert das Finanzamt einen Nachweis. Wichtig ist daher immer der Beleg des Hotels oder der Pension. Eine Schätzung der tatsächlichen Übernachtungskosten ist zwar grundsätzlich nicht ausgeschlossen. Sie müssen dann dem Finanzamt aber nachweisen, dass Sie tatsächlich Übernachtungskosten hatten, also nicht unentgeltlich bei Angehörigen oder Bekannten übernachtet haben. Frühstück abziehen! Die Frühstückskosten sind durch die Verpflegungspauschalen abgegolten. Schlüsselt die Rechnung nicht zwischen Übernachtungskosten und Kosten für das Frühstück auf, rechnen Sie pauschal 4,50 EUR für das Frühstück ab. Bei einer Übernachtung im Ausland kürzen Sie die Hotelrechnung um 20 % des höchsten Verpflegungspauschbetrags. Ihre Hotelrechnung belief sich in Beispiel 1 auf 115 EUR. Nach Abzug der 4,50 EUR für das Frühstück verbleiben 110,50 EUR als Übernachtungskosten.

4 5. Reisenebenkosten: Park-, Straßenbenutzungsgebühren oder Eintrittsgelder Als Reisenebenkosten können Sie alle zusätzlichen Aufwendungen geltend machen, die durch die Geschäftsreise entstanden sind. Hierzu gehören Parkplatzgebühren, Eintrittsgelder, Kommunikationskosten wie Telefon, Fax, Straßengebühren usw. Die Parkplatzkosten von 18 EUR aus Beispiel 1 zählen daher zu den Betriebsausgaben. Die abendliche Runde mit Berufskollegen gehört jedoch nicht dazu, da diese Aufwendungen mit den Verpflegungspauschalen abgegolten sind. 6. So erfassen Sie Reisekosten in Ihrer Einnahme- Überschussrechnung Sämtliche Reisekosten einschließlich der Reisenebenkosten sollten Sie auf einem gesonderten Konto erfassen. Im DATEV-Standard-Kontenrahmen (SKR) werden hierfür die Kontonummern 4670 (SKR 03) und 6670 (SKR 04) als "Reisekosten Unternehmer" angeboten. Ersetzen Sie Ihren Arbeitnehmern die entsprechenden Reisekosten, werden im Standard- Kontenrahmen hierfür die Kontonummern 4660 (SKR 03) und 6650 (SKR 04) angeboten. Bei einer Einnahme-Überschussrechnung von Hand oder per Excel-Liste erstellt reicht es aber auch aus, wenn Sie alle diese Kosten insgesamt unter "Reisekosten" erfassen. 7. Schnell-Übersicht: Reisekosten Fahrtkosten Als Fahrtkosten sind grundsätzlich die tatsächlichen Kosten absetzbar öffentliche Verkehrsmittel eigenes Fahrzeug im Betriebsvermögen privates Fahrzeug Einzelnachweis privates Fahrzeug pauschale Abrechnung je km ab 2001 Bahn Abschreibung Kosten absetzbar Kfz 30 Cent wie bei Pkw im Flugzeug Tankbelege Betriebsvermögen Motorrad/- roller 13 Cent Taxi Reparaturrechnungen usw. TÜV/ASU Umrechnung auf Kosten je gefahrenen km Moped/Mofa 8 Cent Fahrrad 5 Cent Versicherungen Mitnahme im Kfz je Person 2 Cent zusätzlich Kfz-Steuer Mitnahme Motorrad je Person 1 Cent zusätzlich Mehraufwand für Verpflegung

5 Abwesenheit von Wohnung und Betrieb mindestens 8 Stunden mindestens 14 Stunden mindestens 24 Stunden Pauschbetrag ohne Einzelnachweis 6 EUR 12 EUR 24 EUR Bei einer Geschäftsreise ins Ausland gelten wesentlich höhere Pauschalen für Verpflegung. Hinweis:Wenn Sie die Auslandspauschalen für Übernachtung und Verpflegung interessiert, fordern Sie Ihre kostenlose Service-Leistung mit der Nummer 201-7, Fax-Abruf Nr. 116 direkt beim Verlag Praktisches Wissen an: Tel.: / oder Fax: / Arbeitnehmer auf Dienstreise Eine Erstattung von Verpflegungsmehraufwand an Arbeitnehmer, die eine Dienstreise durchgeführt haben, ist in Höhe der Pauschbeträge steuerfrei möglich. Eine höhere Erstattung nochmals bis zu den Pauschalen ist mit 25 % pauschal vom Arbeitgeber zu versteuern. Der Steuer-Experte rät: Sind Ihre Arbeitnehmer in Ihrem Auftrag unterwegs, können Sie Folgendes tun: Wenn Sie schriftlich bei einem Hotel für Ihre Arbeitnehmer Übernachtung und Frühstück buchen und die volle Kostenübernahme erklären, dann gilt das Frühstück als Arbeitnehmerbewirtung und ist nur mit dem Sachbezugswert i.h. von 1,40 EUR von dem Pauschbetrag für die Verpflegungsmehraufwendungen abzuziehen. Ansonsten sind für das Frühstück 4,50 EUR zu kürzen. Bei den ohnehin knappen Pauschalen vielleicht eine kleine Entschädigung für Ihre Arbeitnehmer, die Sie nichts kostet und die das Finanzamt akzeptiert. Übernachtungskosten Art der Auswärtstätigkeit Pauschbetrag tatsächliche Kosten laut Nachweis Dienstreise Inland nein ja bis 20 EUR steuerfreie Erstattung durch Arbeitgeber Dienstreise Ausland ja ja bis zur Auslandspauschale Reisenebenkosten Absetzbar sind nur die tatsächlich nachgewiesenen Kosten wie z.b. Kfz-Unfallkosten

6 Straßenbenutzungsgebühren, insbesondere im Ausland Parkgebühren bei Abrechnung der Kfz-Kosten mit der Pauschale von 0,30 EUR Telefonkosten, Telefax oder ähnliche Kommunikationsgebühren Aufwendungen für das Reisegepäck wie Beförderung, Aufbewahrung und Versicherung Verlust oder Diebstahl von Gegenständen, die Sie bei der Dienstreise verwendet haben, z.b. Laptop (nicht aber der Verlust der Geldbörse) Unfallversicherungen, soweit sie auswärtige Berufsunfälle abdecken Eintrittsgelder Miete von Besprechungsräumen Vorsteuerabzug Neu und aktuell: Bei Übernachtungskosten von Arbeitnehmern hat der BFH den Fiskus gebremst. Im Urteil vom , Az. V R 49/00 hat er den Vorsteuerabzug von Übernachtungskosten zugelassen. Denn nach seiner Auffassung verstößt der vom deutschen Gesetzgeber in 15 Abs. 1 a Nr. 2 UStG beschlossene Vorsteuerausschluss gegen EU-Recht. Durch das Steuerentlastungsgesetz ist der Vorsteuerabzug von Reisekosten bei Geschäftsreisen seit ausgeschlossen durch ein BMF-Schreiben jedoch wieder zugelassen worden. Darunter fallen Verpflegungskosten, Übernachtungskosten und Fahrtkosten. Andere Aufwendungen während der Reise, z.b. Eintrittsgelder oder Messekataloge gehören nicht zu den Reisekosten, sodass Sie hierfür immer Vorsteuer abziehen dürfen. Auch wenn Sie bei einem Geschäftsessen die Kosten übernehmen, sind für 80 % der Aufwendungen Vorsteuern abzugsfähig Bewirtung von Geschäftsfreunden (BMF-Schreiben vom , IV D 1- S /99, BStBl. I 1999, S. 964) Der Steuer-Experte rät: Der Vorsteuerabzug ist seit ausgeschlossen, wenn die Reise vom Unternehmer oder dessen Arbeitnehmer ausgeführt wurde. Bei Aufwendungen für Reisen anderer Personen, z.b. freiberufliche Mitarbeiter, dürfen Sie weiterhin Vorsteuern abziehen. tatsächliche Vorsteuer Achten Sie auf den Ausweis des Steuersatzes und bei Rechnungen über 100 EUR zusätzlich auf den Steuerbetrag Geschäftsreise Pauschale Reisekosten Ein Vorsteuerabzug aus Reisekostenpauschalen ist ausgeschlossen

7 Mehraufwand für Verpflegung Abwesenheitsdauer Pauschbetrag Geschäftsreise mindestens 8 Stunden mindestens 14 Stunden 6 EUR 12 EUR 24 Stunden 24 EUR Liegen Ihnen Verpflegungsbelege mit Vorsteuerausweis vor, dürfen Sie Vorsteuer verbuchen. D.h., zahlen Sie die Pauschalen, dürfen Sie keine Vorsteuer herausziehen. Dies jedoch nur, wenn die Vorsteuer aus dem Beleg ausreicht. Übernachtungskosten Vorsteuern abziehen Es kommt nur ein tatsächlicher Vorsteuerabzug in Betracht. Achten Sie daher darauf, dass die Rechnung die notwendigen Angaben zum offenen Ausweis der Umsatzsteuer oder Angabe des Steuersatzes enthält. Aber auch aus den Übernachtungskosten Ihrer Arbeitnehmer können Sie die Vorsteuer geltend machen. Berufen Sie sich auf das BFH-Urteil vom , Az. V R 49/00. Fahrtkosten Fahrtkosten mit Betriebs-Pkw Fahrtkosten des Unternehmers mit privatem Pkw Einzelnachweise Pauschbetrag Geschäftsreise in den Rechnungen offen ausgewiesene Umsatzsteuer 0,30 EUR Ein Vorsteuerabzug ist ausgeschlossen 8. Praxis-Anleitung Beispiel: Zu Verhandlungen über einen neuen Auftrag sind Sie mit dem eigenen Betriebs-Pkw von Stuttgart nach Köln gefahren, Abfahrt morgens 8 Uhr. Erst am nächsten Tag kommt es zur Vertragsunterschrift. Gegen Mittag fahren Sie von Köln nach Düsseldorf, um einen weiteren Geschäftspartner aufzusuchen. Die Rückfahrt treten Sie gegen 15 Uhr an. Ihr Wohnhaus in Stuttgart erreichen Sie um 20 Uhr.

8 Die Übernachtung mit Frühstück hat in Köln 95 EUR, in Düsseldorf 105 EUR gekostet. Unterwegs haben sie für 48 EUR getankt. Wegen Falschparkens wurde gegen Sie ein Verwarnungsgeld über 15 EUR festgesetzt. Am nächsten Tag haben Sie daher ein Parkhaus aufgesucht und dafür 7 EUR gezahlt. Schritt 1: Fertigen Sie eine Aufstellung über die Gesamtkosten der Reise an. Unterscheiden Sie dabei zwischen den laut Belegen nachgewiesenen Kosten den auf Grund eigener Aufzeichnungen abziehbaren Kosten Halten Sie genau fest die Reisedauer die Reisestrecke die nicht belegten Nebenkosten Im Handel gibt es Musterformulare, die es Ihnen erleichtern, die für die Absetzbarkeit von Reisekosten erforderlichen Daten aufzuzeichnen. Schritt 2: Nehmen Sie die Belege der nachgewiesenen Kosten zur Hand und rechnen Sie wie folgt ab: Beleg Bruttobetrag Vorsteuer Nettobetrag Buchung Tankquittung 48 EUR 6,63 EUR 41,37 EUR auf Konto Kfz-Kosten Hotelrechnung Hotelrechnung 95 EUR abzüglich 4,50 EUR für Frühstück =90,50 EUR 105 EUR abzüglich 4,50 EUR für Frühstück = 100,50 EUR 12,48 EUR 13,86 EUR 78,02 EUR 86,64 EUR Auf Konto Reisekosten oder Unterkonto Übernachtungkosten buchen. Sofern Sie nach Datev-Kontenrahmen buchen, können Sie die Kontonummern 4670 (SKR 03) und 6670 (SKR 04)"Reisekosten Unternehmer" verwenden. Bei einer Einnahme-Überschuss-rechnung von Hand bzw. per Excel-Liste reicht auch die Erfassung als "Reisekosten" aus. Parkgebühren 7 EUR 0,97 EUR 6,03 EUR Auf Konto Reisekosten oder Unterkonto Reisenebenkosten

9 Verwarnungsgeld 15 EUR Ein steuerlicher Abzug ist nach 4 Abs. 5 Nr. 8 EStG i.v.m. R 24 EStR nicht zulässig Schritt 3: Bei den pauschalen Kosten sind in erster Linie die Mehraufwendungen für Verpflegung zu nennen. Vorsteuer können Sie nur abziehen, wenn Sie einen Verpflegungsbeleg haben. Entscheidend für die Höhe des Pauschbetrags ist die Abwesenheit vom Betrieb und von der Wohnung. Abfahrt/Beginn Ankunft/Ende Dauer Pauschbetrag Anreisetag 8 Uhr mindestens 14 Stunden 12 EUR zweiter Reisetag ganztätig = 24 Stunden 24 EUR Abreisetag 20 Uhr mindestens 14 Stunden 12 EUR Seitenanfang Übersicht Premium-Dokument Copyright 2002 Verlagsgruppe Praktisches Wissen, Offenburg (Germany) steuernetz.de - Informationsdienste für Wirtschaft, Recht, Steuern