BDI The Voice of German Industry

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1 BDI The Voice of German Industry Interessenvertretung der Industrie Reform des steuerlichen Reisekostenrechts zum 1. Januar 2014 Oktober 2013 Steuern und Finanzpolitik 1

2 Agenda Erste Tätigkeitsstätte ( 9 Abs. 4 EStG-neu) o Definition der ersten Tätigkeitsstätte o Ort der Tätigkeitsstätte Fahrtkosten Verpflegungsmehraufwand ( 9 Abs. 4a EStG-neu) o Neue Verpflegungspauschalen o Dreimonatsfrist o Kürzung bei Mahlzeitengestellungen Mahlzeiten ( 8 Abs. 2 S. 8 EStG, 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 1a EStG-neu) o Bewertung von Mahlzeiten o Pauschalierung Übernachtungskosten ( 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 5 und Nr. 5a EStG-neu) o Auswärtstätigkeit o Doppelte Haushaltsführung Oktober 2013 Steuern und Finanzpolitik 2

3 Reform des steuerlichen Reisekostenrechts Gesetzgebungsverfahren Ziele Ablauf Vereinfachung der Reisekostenabrechnung Reduzierung der Prüfungs- und Nachweispflichten der Arbeitgeber 19. September 2012: Kabinettsbeschluss 23. November 2012: Beratung Bundesrat 20. Februar 2013: Beschluss Bundestag 25. Februar 2013: Veröffentlichung im Bundesgesetzblatt (Teil I 2013, S. 285) 1. Januar 2014: Inkrafttreten der neuen Regelungen Oktober 2013 Steuern und Finanzpolitik 3

4 Schlüsselfunktion Erste Tätigkeitsstätte : Wohnung des Arbeitnehmers Keine Reisekosten! Entfernungspauschale Reisekostenersatz des Arbeitgebers (Auswärtstätigkeit) Kunde Kunde Betriebssitz des Arbeitgebers = Erste Tätigkeitsstätte Oktober 2013 Steuern und Finanzpolitik 4

5 Gesetzliche Definition einer ersten Tätigkeitsstätte, 9 Abs. 4 EStG (neu) 1 Erste Tätigkeitsstätte ist die ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens ( 15 des Aktiengesetzes) oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten, der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist. 2 Die Zuordnung im Sinne des Satzes 1 wird durch die dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen sowie die diese ausfüllenden Absprachen und Weisungen bestimmt. 3 Von einer dauerhaften Zuordnung ist insbesondere auszugehen, wenn der Arbeitnehmer unbefristet, für die Dauer des Dienstverhältnisses oder über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus an einer solchen Tätigkeitsstätte tätig werden soll. 4 Fehlt eine solche dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegung auf eine Tätigkeitsstätte oder ist sie nicht eindeutig, ist erste Tätigkeitsstätte die betriebliche Einrichtung, an der der Arbeitnehmer 1. typischerweise arbeitstäglich tätig werden soll oder 2. je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden soll. 5 Je Dienstverhältnis hat der Arbeitnehmer höchstens eine erste Tätigkeitsstätte. 6 Liegen die Voraussetzungen der Sätze 1 bis 4 für mehrere Tätigkeitsstätten vor, ist diejenige Tätigkeitsstätte erste Tätigkeitsstätte, die der Arbeitgeber bestimmt. 7 Fehlt es an dieser Bestimmung oder ist sie nicht eindeutig, ist die der Wohnung örtlich am nächsten liegende Tätigkeitsstätte die erste Tätigkeitsstätte. Oktober 2013 Steuern und Finanzpolitik 5

6 Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte Prüfungsschema: Oktober 2013 Steuern und Finanzpolitik 6

7 Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte : Ortsfeste betriebliche Einrichtung Orte einer betrieblichen Einrichtung : Nicht: Home Office Einrichtungen des Arbeitgebers Kein fester Ort: auf Schiffen, Fahrzeugen Sonderfall: Bildungseinrichtung etst, wenn vollzeitige Bildungsmaßnahme (nicht bei nebenberuflicher Fortbildung) Orte Verbundene Unternehmen Dritte (z.b. Kunde) Achtung: bei Dritten (Kunde) nur etst, wenn auch dauerhaft tätig = > 48 Monate Oktober 2013 Steuern und Finanzpolitik 7

8 Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte : Zuordnung des Arbeitgebers Dokumentation der Zuordnung des Arbeitgebers durch: Arbeitsvertrag, Tarifvertrag Protokollnotizen, Einsatzpläne Dienst- oder arbeitsvertragliche Festlegung des Arbeitgebers: Reisekostenabrechnungen Organigramm Ziel: Prüfung/ Streit vermeiden! Neue Zuordnung: Wenn wesentliche Änderung der Verhältnisse Oktober 2013 Steuern und Finanzpolitik 8

9 Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte : Merkmal Dauerhaft Befristeter Arbeitsvertrag Mehr Als 48 Monate Kettenabordnung unschädlich (wenn Verlängerung jeweils um < 48 Monate) Unbefristeter Arbeitsvertrag Maßstab Prognose ( tätig werden soll ): Zeitlicher Umfang der tatsächlichen Tätigkeit dann unbeachtlich! Oktober 2013 Steuern und Finanzpolitik 9

10 Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte : Zeitliche Kriterien Bei Fehlen der Zuordnung oder wenn Zuordnung nicht eindeutig: Zeitanteile Typischerweise arbeitstägliches Aufsuchen Zwei volle Arbeitstage/ Woche Mind. 1/3 der vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit Achtung: Hilfstätigkeiten (Abholen von Material, Teilnahme an Meetings etc.) unbeachtlich Maßstab: Prognose ( tätig werden soll )! Oktober 2013 Steuern und Finanzpolitik 10

11 Prüfung der ersten Tätigkeitsstätte bei mehreren Tätigkeitsstätten Zuordnung des AG Zeitliche Kriterien Bestimmung des AG Arbeits-/ dienstrechtliche Zuordnung Weisungen, Absprachen Arbeitstäglich > 2 Arbeitstage/Woche Mind. 1/3 der vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit = Prognose! Wenn AN an mehreren Tätigkeitsst. mind. 1/3 seiner Arbeitszeit tätig werden soll = AG kann bestimmen, welche seine etst sein soll Im Zweifel: die zur Wohnung nächstgelegene Tätigkeitsstätte Sonst: Ggfs. keine etst Oktober 2013 Steuern und Finanzpolitik 11

12 Verpflegungsmehraufwand: Neue Verpflegungspauschalen (Inland) Neu Bisher Eintägige Dienstreisen > 8 Stunden Abwesenheit 12 Euro 6 Euro (> 8 Std.) / 12 Euro (> 14 Std.) Mehrtägige Dienstreisen An-/Abreise 12 Euro 6 Euro (> 8 Std.) / 12 Euro (> 14 Std.) Zwischentage 24 Euro 24 Euro Oktober 2013 Steuern und Finanzpolitik 12

13 Verpflegungsmehraufwand: Neue Verpflegungspauschalen (Ausland) Auslandspauschalen Zwei (statt bisher drei) Pauschalen > 24 Stunden Abwesenheit Alle übrigen Fälle 120 % der nach dem BRKG festgesetzten Tagegelder 80 % der nach dem BRKG festgesetzten Tagegelder Neue Pauschalen ab 2014 (voraussichtlich) Oktober 2013 Steuern und Finanzpolitik 13

14 Beispiele zum Verpflegungsmehraufwand Vergleich alte/neue Verpflegungspauschale: 1. Eintägige Dienstreise innerhalb Berlins: Start 7.00 Uhr Wohnung, Rückkehr Uhr Steuerfreie Pauschale von 12 Euro (Erstattung durch AG oder Werbungskostenersatz), da Abwesenheit von mehr als 8 Stunden Vergleich heute: Steuerfreie Pauschale von 6 Euro 2. Zweitägige Dienstreise nach München: Start 1. Tag um 7.00 Uhr, Rückkehr 2. Tag um Uhr Steuerfreie Pauschale von jeweils 12 Euro für An- und Abreisetag = 24 Euro (zusätzlich 24 Euro nur für Zwischentage ) Vergleich heute: Steuerfreie Pauschalen von 2 x 12 Euro = 24 Euro 3. Dreitägige Dienstreise nach München: Start 1. Tag um 7.00 Uhr, Rückkehr 3. Tag um Uhr Steuerfreie Pauschale von jeweils 12 Euro für An- und Abreisetag und zusätzlich 24 Euro für Zwischentag = 48 Euro Vergleich heute: Steuerfreie Pauschalen von Euro = 42 Euro Oktober 2013 Steuern und Finanzpolitik 14

15 Vereinfachung der Dreimonatsfrist (gilt nicht für Fahrtätigkeit) Maßgeblich allein zeitliche Unterbrechung von 4 Wochen Berechnung der Dreimonatsfrist: Keine Prüfung und Nachweis von Anlass der Unterbrechung (Urlaub, Krankheit etc.) Vereinfachung! Voraussetzung dieselbe Tätigkeit : Wenn die auswärtige Tätigkeitsstätte an > 1-2 Tagen aufgesucht wird Ansonsten Neubeginn der Dreimonatsfrist! Oktober 2013 Steuern und Finanzpolitik 15

16 Mahlzeiten: Steuerfreie Erstattung nur noch, wenn tatsächlicher Aufwand Bewertung von Mahlzeiten Neu Sachbezugswert Bei Mahlzeiten bis max. 60 Euro Besteuerung von arbeitgeberseitig gewährten Mahlzeiten Bisher Wahlrecht: tatsächlicher Wert oder Sachbezugswert Bei Mahlzeiten bis max. 40 Euro Keine Besteuerung, aber Kürzung der Verpflegungspauschale: - um 4,80 (Frühstück) - um 9,60 (Mittagoder Abendessen) Wahlrecht: Besteuerung des Sachbezugswerts oder des tatsächlichen Werts (Anwendung der 44-Euro- Freigrenze) Zusätzlich Option: Pauschalbesteuerung i.h.v. 25 % Oktober 2013 Steuern und Finanzpolitik 16

17 Mahlzeitenkürzung (Details) Kürzung gilt nicht für: Geschäftsessen ( wenn der Dritte eingeladen hat ) Teilnahme an Arbeitsessen eines Dritten Belohnungsessen (Wert > 60 ) Mahlzeiten im Rahmen von Betriebsveranstaltungen Neue Bescheinigungspflichten: Nachweis in LSt-Bescheinigung durch Buchstabe M, dass AN unentgeltliche/verbilligte Mahlzeit erhalten hat Keine detaillierten AG-Bescheinigungen über Anzahl der erhaltenen Mahlzeiten erforderlich (über Reisekostenabrechnung hinaus) Neuer Arbeitgeberaufwand! Oktober 2013 Steuern und Finanzpolitik 17

18 Mahlzeitengestellung: Pauschale Besteuerung durch Arbeitgeber Neue Möglichkeit der Pauschalversteuerung durch Arbeitgeber ( 40 Abs. 2 Nr. 1a EStG): Wenn Abwesenheit von < 8 Stunden Wenn Dreimonatsfrist abgelaufen ist Wenn keine Aufzeichnungen über die Abwesenheitsdauer geführt werden Hinweis: Pauschalversteuerung wie bisher auch dann möglich, wenn höhere als die gesetzlich steuerbefreiten Verpflegungspauschalen gezahlt werden Oktober 2013 Steuern und Finanzpolitik 18

19 Unterkunftskosten bei längerfristiger Auswärtstätigkeit Begrenzung auf 48 Monate Steuerfreie Erstattung von der Höhe nach unbegrenzten Unterkunftskosten beschränkt auf 48 Monate Voraussetzung: Dieselbe Auswärtstätigkeit Unterbrechung von 6 Monaten führt zu Neubeginn der 48-Monatsfrist Neue Obergrenze: Nach 4 Jahren max pro Monat Danach Beschränkung auf DHH Nach Ablauf von 48 Monaten: Beschränkung auf /Monat (gilt auch f. Hotelrechnungen) Achtung: Gilt auch, wenn Beginn der Tätigkeit vor dem Maßstab nicht Prognose, sondern tatsächlicher Zeitablauf Keine Verlängerung! Dokumentationspflicht des AG! Unterbrechung von 6 Monaten Tatsächlicher Zeitablauf Oktober 2013 Steuern und Finanzpolitik 19

20 Unterkunftskosten bei doppelter Haushaltsführung Neue Obergrenze: Steuerfreie Erstattung bis max /Monat Erfasst sind: Miete inkl. Nebenkosten, Garagenkosten, AfA, Gebühren etc Grenze gilt nur für Inland, im Ausland tatsächliche Mietkosten (wie bisher) Neu (BMF): Bei Überschreiten Ausgleich in anderem Monat möglich Definition eigener Hausstand 1. Voraussetzung: Innehaben einer Wohnung 2. Voraussetzung: Angemessene Beteiligung an den Kosten der Lebensführung ( Umsonst -Wohnen bei Eltern nicht ausreichend) Pauschale Regelung: Dann, wenn AN mind. 10 % der monatlichen Kosten trägt Vereinfachung: Wegfall von Prüfung und Nachweis der ortsüblichen Miete! Oktober 2013 Steuern und Finanzpolitik 20

21 Reform des Reisekostenrechts Vereinfachung überwiegt Pro Rechtssicherheit durch gesetzliche Definition der ersten Tätigkeitsstätte Vereinfachung beim Verpflegungsmehraufwand Vereinfachung bei der Doppelten Haushaltsführung Kontra Umstellung auf neuen Begriff der ersten Tätigkeitsstätte Zum Teil neue Bescheinigungspflichten der Arbeitgeber Keine durchgreifende Vereinfachung Oktober 2013 Steuern und Finanzpolitik 21

22 Rechtzeitig auf die neuen Regelungen vorbereiten! Buchhaltung anpassen Interne Reiserichtlinie überarbeiten Mitarbeiter informieren Rücksprache mit Steuerberater Kontakt mit Softwarehersteller Übernahme der neuen Regelungen Prüfung von Kosten des Arbeitgebers und Möglichkeiten der Erstattung Interne Abstimmung mit Geschäftsführung / Betriebsrat Eigene Information durch Rundschreiben / Gespräche Anbieten von externer Weiterbildung Oktober 2013 Steuern und Finanzpolitik 22