Reisekostenrecht für den Alltag

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1 Reisekostenrecht für den Alltag 1

2 Ziel des Vortrages Erläuterungen der wichtigsten Vorschriften des Reisekostenrechts anhand häufig gestellter Fragen aus der täglichen Praxis 2

3 1. Fragen zur Genehmigung von Dienstreisen und Dienstgängen 3

4 1.1 Nach welchen Vorschriften werden bei der Universität des Saarlandes (UdS) Dienstreisen/Dienstgänge abgerechnet? 1.2 Was versteht man unter einer Dienstreise? 1.3 Was versteht man unter einem Dienstgang? 1.4 Wer kann einen Dienstreiseantrag stellen? 1.5 Was sind triftige Gründe für das Benutzen des eigenen Pkw? 4

5 1.6 Wie hoch ist die Wegstreckenentschädigung? 1.7 Warum muss die Benutzung des Flugzeuges oder eines Mietautos begründet werden? 1.8 Was bedeutet Großkundenrabatt der Bahn? 1.9 Was ist mit HRS gemeint? 1.10 Warum sollte die Hotelrechnung auf UdS lauten? 5

6 1.11 Was ist mit Beginn und Ende einer Dienstreise oder eines Dienstganges gemeint? 1.12 Zu welcher Uhrzeit ist der Beginn bzw. das Ende von Dienstreisen/Dienstgängen zumutbar? 1.13 Werden Kosten bei Vorstellungsreisen erstattet? 1.14 Welcher Versicherungsschutz besteht bei einer Dienstreise bzw. bei einem Dienstgang? 1.15 Dienstreisen in Krisengebiete? 1.16 Wie ist der Ablauf des Verfahrens bei Dienstreisen/Dienstgängen in Kurzform? 6

7 2. Fragen zur Abrechnung von Dienstreisen und Dienstgängen 7

8 2.1 Was bedeutet die Ausschlußfrist von 6 Monaten? 2.2 Was ist mit höheren Hotelkosten gemeint und warum müssen sie begründet werden? 2.3 Warum muss eine Taxi-Benutzung begründet werden? 2.4 Können dienstlich erworbene Bonusmeilen privat verwendet werden? 2.5 Was ist eine Abschlagszahlung? 8

9 2.6 In welcher Höhe besteht Anspruch auf Tagegeld? 2.7 Wann erfolgt eine Kürzung des Tagegeldes? 2.8 Kann eine Bahn-Card der DB erstattet werden? 2.9 Wie werden Dienstreisen abgerechnet, die mit einer privaten Reise verbunden werden? 2.10 Welche Kosten können als Nebenkosten erstattet werden? 2.11 Checkliste für die Abrechnung v. Dienstreisen 9

10 3. Antworten zur Genehmigung von Dienstreisen und Dienstgängen 10

11 1.1 Nach welchen Vorschriften werden bei der Universität des Saarlandes (UdS) Dienstreisen/Dienstgänge abgerechnet? Saarländische Reisekostengesetz (SRKG) Auslandsreisekostenverordnung des Bundes Eigene Rundschreiben, Informationschreiben Richtlinien anderer Geldgeber (Drittmittel). 11

12 1.2 Was versteht man unter einer Dienstreise? Dienstreisen sind Reisen zur Erledigung von 1. Dienstgeschäften 2. außerhalb des Dienstortes, 3. die von der zuständigen Dienststelle 4. schriftlich angeordnet oder genehmigt worden sind. 12

13 1.3 Was versteht man unter einem Dienstgang? Dienstgänge sind Gänge oder Fahrten am 1. Dienst- oder Wohnort 2. zur Erledigung von Dienstgeschäften 3. außerhalb der Dienststätte, 4. die von der zuständigen Dienststelle vorher angeordnet oder genehmigt worden sind. 13

14 1.4 Wer kann einen Dienstreiseantrag stellen? a) Beamtinnen und Beamte b) Angestellte sowie Arbeiterinnen u. Arbeiter c) Studentische Hilfskräfte, wenn die Reise im Zusammenhang mit ihrem Beschäftigungsverhältnis steht. Dieses gilt auch für Bedienstete, die aus Mitteln Dritter vergütet werden. 14

15 Keine Dienstreisenden sind: a) Emeritierte und pensionierte Professorinnen und Professoren, es sei denn, sie sind mit der Wahrung von Dienstgeschäften beauftragt, b) Privatbedienstete einer Professorin oder eines Professors, c) Studierende, Stipendiaten, Diplomanden, Doktoranden, d) Personen, die nicht bei der UdS beschäftigt sind. Sofern die vorgenannten Personen eine Reise im dienstlichen Interesse der UdS durchführen, erhalten sie Reisekosten wie Dienstreisende. 15

16 1.5 Was sind triftige Gründe für das Benutzen des eigenen Pkw? Triftige Gründe liegen z.b. vor: 1. Transport von umfangreichem Material/Geräten 2. Schwere Erreichbarkeit des Geschäftsortes 3. Besondere Dringlichkeit des Dienstgeschäftes 4. Erhebliche Dienstzeitersparnis (z.b. Dienstgeschäft kann an einem Tag erledigt werden) 5. Mitnahme weiterer Mitreisender. 16

17 Wichtiger Hinweis Sind im Dienstreiseantrag keine triftigen Gründe für die Benutzung des privaten Pkw angegeben, darf die Wahl dieses Verkehrsmittels nicht gestattet werden. Wenn der Dienstreisende dennoch lieber mit seinem eigenen Auto fahren möchte, kann er dies tun, allerdings trägt er 17

18 dann das damit verbundene Risiko für Schäden an seinem Fahrzeug selbst. Die Fahrtkosten werden in diesem Fall nur in Höhe der kostengünstigsten Beförderungsmöglichkeit (z.b. Bahn 2. Kl.) erstattet. 18

19 Ist die Benutzung des Privat-Pkw genehmigt, werden Sachschäden nur bis 330 Euro ersetzt, weil die Wegstreckenentschädigung nach SRKG kalkulatorisch die Prämie für eine Fahrzeug- Vollversicherung mit 330 Euro Selbstbeteiligung einschließt. Diese Versicherung wird allgemein unterstellt und auch für zumutbar gehalten. 19

20 1.6 Wie hoch ist die Wegstreckenentschädigung? Für Strecken, die der Dienstreisende mit seinem privaten Pkw zurücklegt, werden je Kilometer erstattet: 1. Hubraum mehr als 50 bis 350 ccm 12 Cent 2. Hubraum mehr als 350 bis 600 ccm 18 Cent 3. Hubraum mehr als 600 ccm 25 Cent Für die Mitnahme von anderen Dienstreisenden erhält der Fahrer je Person und Kilometer 1,5 Cent 20

21 1.7 Warum muss die Benutzung des Flugzeuges oder eines Mietautos begründet werden? Nach dem SRKG dürfen nur die notwendigen Fahrtkosten erstattet werden. Die Notwendigkeit der Benutzung des Flugzeuges oder eines Mietautos müssen dargelegt werden. (z.b. Zeit- u. Kostenersparnis, Überseereisen, mehrere Mitreisende im Mietauto) 21

22 1.8 Was bedeutet der Großkundenrabatt der Bahn? Die UdS erhält bei der Bahn als Großkunde 7 % Rabatt auf die regulären Fahrpreise. Der Großkundenrabatt (GKR) sollte nach Möglichkeit genutzt werden. Den Antrag auf einen Zugang zum Online- Buchungssystem sowie weitere Infos zum GKR finden Sie in unserem Intranet. 22

23 1.9 Was ist mit HRS gemeint? Mit der Hotel Reservation Service GmbH (HRS) hat die UdS einen Vertrag abgeschlossen, der allen Mitarbeitern Sonderkonditionen bei der Buchung von Hotelunterkünften weltweit gewährt. Um Zugang zum HRS-Buchungsportal zu erhalten, müssen Sie sich zunächst über unsere 23

24 Universität bei HRS einloggen. Die Zugangsdaten können Sie sich bei unserem IT-Servicezentrum (Rechenzentrum) anfordern. Weitere Infos (Handbücher für Gruppenreisen und Buchungsanleitungen) finden Sie in unserem Intranet. 24

25 1.10 Warum sollte die Hotelrechnung auf UdS lauten? Seit werden für Hotelübernachtungen ein Umsatzsteuersatz für das Frühstück von 19 % und 7 % für die Übernachtung erhoben. (vorher gab es nur einen Gesamtpreis (Inklusivpreis) Die getrennt erkennbaren Frühstückskosten sind ab aus dem zustehenden Tagegeld 25

26 in Höhe von 4,80 Euro zu bezahlen. Wenn allerdings die Rechnung auf die UdS lautet, können die gesamten notwendigen Frühstückskosten (wie früher) erstattet werden. 26

27 1.11 Was ist mit Beginn und Ende eines Dienstgeschäftes gemeint? Damit ist der tatsächliche Beginn und das Ende einer Veranstaltung, einer Besprechung, einer Tagung usw. gemeint. Die Dauer der Dienstreise/Dienstgang ist auf die unbedingt notwendige Zeit zu beschränken. 27

28 1.12 Zu welcher Uhrzeit ist der Beginn bzw. das Ende einer Dienstreise oder eines Dienstganges zumutbar? Dienstreisen und Dienstgänge sind in den Monaten von April bis September ab 6 Uhr und von Oktober bis März ab 7 Uhr anzutreten. Das Erreichen des Geschäfts- oder Wohnorts ist bis 24 Uhr zumutbar. 28

29 1.13 Werden Kosten bei Vorstellungsreisen erstattet? Grundsätzlich werden für Vorstellungsreisen keine Reisekosten erstattet. Auf diese Regelung sind die Bewerberinnen und Bewerber rechtzeitig vor Antritt der Vorstellungsreise hinzuweisen. 29

30 1.14 Welcher Versicherungsschutz besteht bei einer Dienstreise bzw. einem Dienstgang? Folgender Versicherungsschutz ist geregelt: 1. Gesetzlicher Unfallschutz im In- und Ausland 2. Krankenversicherung 3. Kosten einer Stornobuchung 4. Gepäckversicherung 5. Sachschäden Privat - Pkw 6. Haftpflichtversicherung 30

31 1. Gesetzlicher Unfallschutz im In- und Ausland Der Mitarbeiter ist über seinen genehmigten Dienstreiseantrag unfallversichert. Wissenschaftliche und studentische Hilfskräfte sind als Beschäftigte auf Dienstreisen und Dienstgängen auch gesetzlich unfallversichert. Ein Gastwissenschaftler ist bei Reisen für die Universität nur dann unfallversichert, wenn er per Vertrag für die Dauer des Gastaufenthaltes zum Beschäftigten der Universität wird. 31

32 2. Krankenversicherung Im Rahmen der Dienstreise oder eines Dienstganges ist der Dienstreisende nicht gesondert krankenversichert. Bitte informieren Sie sich bei Ihrer Krankenkasse, in welchen Ländern der Krankenversicherungsschutz auch weiterhin besteht und passen Sie ggf. Ihren Versicherungsschutz an. 32

33 3. Kosten einer Stornobuchung Im Rahmen der Reisekostenabrechnung sind die Kosten einer Reiserücktrittversicherung nicht erstattungsfähig. Erstattungsfähig sind jedoch ggf. entstehende Reiseauslagen und Stornokosten bei Nichtantritt einer Reise aus Gründen, die der Dienstreisende nicht zu vertreten hat. 33

34 4. Gepäckversicherung Die Kosten einer Gepäckversicherung sind im Rahmen der Reisekostenabrechnung erstattungsfähig. 34

35 5. Sachschäden an privaten Fahrzeugen Der Sachschaden für private Fahrzeuge ist im Fall der Anerkennung erheblicher Gründe auf 330 Euro begrenzt. 35

36 6. Haftpflichtversicherung Im Rahmen der Dienstreise oder eines Dienstganges ist der Dienstreisende nicht gesondert über die Universität haftpflichtversichert. Geschützt ist der Dienstreisende ausschließlich über seine private Haftpflichtversicherung. 36

37 1.15 Dienstreisen in Krisengebiete? Im Genehmigungsverfahren sollte die genehmigende Stelle mit dem Dienstreisenden abwägen, ob die Dienstreise notwendig ist oder ob das Dienstgeschäft nicht auf andere Weise erledigt werden kann. Das Auswärtige Amt informiert über Krisengebiete und gibt dazu spezielle Sicherheitshinweise. 37

38 1.16 Wie ist der Ablauf des Verfahrens bei Dienstreisen/Dienstgängen in Kurzform? 1. Die Dienstreisenden füllen die erste und zweite Seite unseres Reisekostenvordrucks aus und leiten ihn an die für die Genehmigung zuständige Stelle (unmittelbarer Vorgesetzter) weiter. 38

39 2. Die Genehmigung wird erteilt (oder auch nicht). 3. Lassen Sie die Reisekostengenehmigung in Ihrem Arbeitsbereich liegen. 4. Nach Rückkehr von der Dienstreise füllen Sie die 3. Seite unseres Reisekostenvordrucks vollständig aus und schicken ihn mit den Originalbelegen an die Reisekostenstelle. 39

40 3. Antworten zur Abrechnung von Dienstreisen und Dienstgängen 40

41 2.1 Was bedeutet die Ausschlussfrist von 6 Monaten? Die Reisekostenvergütung wird auf schriftlichen Antrag innerhalb einer Ausschlussfrist von sechs Monaten nach Beendigung der Dienstreise gewährt. Nach Ablauf dieser Frist kann Reisekostenvergütung nicht mehr gewährt werden. 41

42 2.2 Wann und in welcher Höhe besteht ein Anspruch auf Übernachtungsgeld? Das Übernachtungsgeld für eine notwendige Übernachtung ohne belegmäßigen Nachweis beträgt 20 Euro. Ab der Preis Obergrenze von 83 Euro ist eine aussagekräftige Begründung notwendig. 42

43 2.3 Wann können Taxikosten erstattet werden? Es müssen triftige Gründe vorliegen. Triftige Gründe liegen insbesondere vor, wenn - im Einzelfall dringende dienstliche oder persönliche Gründe vorliegen (z.b. Gesundheitszustand) - regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel nicht oder nicht zeitgerecht verkehren - Fahrten zwischen 23 und 6 Uhr erfolgen müssen. 43

44 2.4 Können dienstlich erworbene Vergünstigungen privat verwertet werden? Dienstlich erworbene Vergünstigungen wie z.b. Meilengutschriften von Fluggesellschaften, Bonuspunkte der Bahn usw. dürfen nur für dienstliche Zwecke verwertet werden. Eine Verwertung zu privaten Zwecken ist in jedem Fall ausgeschlossen. 44

45 2.5 Was ist eine Abschlagszahlung? Ein Abschlagszahlung ist eine Vorauszahlung. Auf schriftlichen Antrag werden 80 % auf die zu erwartende Reisekostenvergütung erstattet. Dem schriftlichen Antrag sind beizufügen: 1. Genehmigter Dienstreiseantrag 2. Vorabbelege (Rechnungen, Kontoauszug usw). Bitte beachten Sie, dass Abschläge unverzüglich nach Reiseende abzurechnen sind. 45

46 2.6 In welcher Höhe besteht Anspruch auf Tagegeld? Die Höhe des Tagegeldes für die Verpflegung des Dienstreisenden beträgt bei: - Abwesenheit von mindestens 8 bis 14 Std. 6 Euro - Abwesenheit von mehr als 14 Std. 12 Euro - vollen Kalendertagen 24 Euro 46

47 2.7 Wann erfolgt eine Kürzung des Tagegeldes? Erhalten Dienstreisende unentgeltlich Verpflegung, werden folgende Beträge von Tagegeld einbehalten: Frühstück 4,80 Euro (20% von 24 Euro) Mittagessen 8,40 Euro (35% von 24 Euro) Abendessen 8,40 Euro (35% von 24 Euro) 47

48 2.8 Kann eine BahnCard der DB erstattet werden? Die Erstattung einer BahnCard ist gesondert zu beantragen. Eine Abrechnung innerhalb der Laufzeit ist erst dann möglich, wenn die vollen Kosten eingespart wurden. Wer innerhalb der Gültigkeit der BahnCard nicht die vollen Anschaffungskosten eingespart hat, erhält eine Teilerstattung. 48

49 2.9 Wie werden Dienstreisen abgerechnet, die mit einer privaten Reise verbunden werden? Die Reisekostenvergütung ist so zu berechnen, als ob nur die Dienstreise durchgeführt worden wäre. 49

50 2.10 Welche Kosten werden als Nebenkosten erstattet? Alle zur Erledigung des Dienstgeschäftes notwendigen Auslagen sind erstattungsfähig. Als Nachweise können grundsätzlich nur die Originalbelege (Rechnungen u. Quittungen) anerkannt werden. 50

51 Als Nebenkosten kommen z.b. in Betracht: a) Eintrittsgelder b) Tagungsgebühren c) Gepäckkosten d) dienstlichetelefongebühren e) Garagenmiete f) Mautgebühren g) Parkgebühren h) dienstliche Internetkosten 51

52 Keine Nebenkosten sind u.a.: a) Trinkgelder b) Auslagen für Stadtpläne, Landkarten c) Gastgeschenke d) Auslagen für Kreditkarten e) Tageszeitungen f) Kosten für Reiseausstattung (z.b. Koffer) 52

53 2.11 Checkliste für die Abrechnung von Dienstreisen Wenn Sie eine Dienstreise abrechnen wollen, beachten Sie bitte folgende Punkte: - Liegt der Abrechnung die Reisegenehmigung bei? - Sind alle Originalbelege vorhanden? - Sind hohe Hotelkosten begründet?. - Ist die Angabe, ob die Kosten für das Frühstück in den Hotelkosten enthalten waren, gemacht? - Ist die Angabe, ob Verpflegung unentgeltlich war, gemacht? - Sind Taxikosten begründet? 53

54 - Ist der Reiseverlauf lückenlos nachvollziehbar? - Wurden Zuschüsse/Zuwendungen gewährt? - Waren die nachgewiesenen Telefonkosten dienstlich oder privat? - Wurde ein Abschlag gezahlt? - Wurden Kosten (z.b. Tagungsgebühren, Flugrechnungen, Bahnrechungen) bereits von der UdS beglichen (Direktüberweisung)? - Ist die Reisekostenrechnung vom Antragsteller und vom unmittelbaren Vorgesetzten unterschrieben? 54

55 Danke für die Aufmerksamkeit 55

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