Die Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab 2014

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1 Die Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab 2014 Mit dem Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts vom wurden die bisherigen steuerlichen Bestimmungen zum steuerlichen Reisekostenrecht mit Wirkung ab dem neu geregelt. Die bestehenden Regelungen zum steuerlichen Reisekostenrecht in den Lohnsteuer-Richtlinien 2013 sind ab dem nicht mehr anzuwenden, soweit sie von der neuen Rechtslage abweichen. Gleiches gilt grundsätzlich für die bisherige Rechtsprechung, insbesondere für die Rechtsprechung zur regelmäßigen Arbeitsstätte. Das Bundesministerium der Finanzen hat am ein Einführungsschreiben zur Anwendung des steuerlichen Reisekostenrechts ab 2014 herausgegeben, in dem es zu einer ganzen Reihe von Zweifelsfragen umfassend Stellung genommen hat. Nachfolgend möchten wir Ihnen die wichtigsten Änderungen vorstellen: I. Erste Tätigkeitsstätte Die erste Tätigkeitsstätte ist zentraler Punkt der Neuregelung und ersetzt ab dem den bisherigen Begriff der sogenannten regelmäßigen Arbeitsstätte. Die erste Tätigkeitsstätte ist nunmehr gesetzlich definiert. Sie hat zum einen Bedeutung für die Frage, ob beispielsweise bei der Nutzung eines Firmenwagens für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte ein lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtiger Sachbezug oder Reisekosten vorliegen; zum anderen dafür, ob die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nur im Rahmen der Entfernungspauschale steuerlich geltend gemacht werden können oder nach Reisekostengrundsätzen. Ein Arbeitnehmer kann je Dienstverhältnis höchstens eine erste Tätigkeitsstätte haben. Voraussetzung für das Vorliegen einer ersten Tätigkeitsstätte ist, dass der Arbeitnehmer einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung des lohnsteuerlichen Arbeitsgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten (z.b. Kunde) dauerhaft zugeordnet ist. Somit ist ab dem gesetzlich festgeschrieben, dass auch andere ortsfeste betriebliche Einrichtungen als die des lohnsteuerlichen Arbeitgebers als erste Tätigkeitsstätte in Betracht kommen. Das häusliche Arbeitszimmer des Arbeitnehmers ist jedoch wie bisher keine betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers oder eines Dritten und kann demzufolge auch keine erste Tätigkeitsstätte sein. Die Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte erfolgt vorranging anhand der arbeits- und dienstrechtlichen Festlegungen. Sind solche nicht vorhanden oder nicht eindeutig, werden hilfsweise quantitative Kriterien herangezogen. Nur wenn keine arbeits- oder dienstrechtlichen Festlegungen vorliegen und auch die quantitativen Kriterien nicht erfüllt werden, hat der Arbeitnehmer keine erste Tätigkeitsstätte. Hauptniederlassung: Mitglied der Promenadenstraße 1 Fon +49 (0) 2131 / Mail D Neuss Fax +49 (0) 911 / Web

2 1. Dienst- oder arbeitsrechtliche Zuordnung Die dauerhafte Zuordnung des Arbeitnehmers wird durch die dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen sowie die diese ausfüllenden Absprachen oder Weisungen bestimmt, unabhängig davon, ob sie schriftlich oder mündlich erteilt worden sind. Zur besseren Beweiskraft empfehlen wir jedoch in jedem Fall eine schriftliche Fixierung. Ist der Arbeitnehmer einer bestimmten Tätigkeitsstätte arbeits- oder dienstrechtlich dauerhaft zugeordnet, ist es unerheblich, in welchem Umfang er seine berufliche Tätigkeit an dieser oder auch an anderen Tätigkeitsstätten ausübt. Folglich kommt es auf die Regelmäßigkeit des Aufsuchens dieser Tätigkeitsstätte nicht an. Ebenfalls ist ab dem nicht mehr entscheidend, wo der qualitative Schwerpunkt der Tätigkeit des Arbeitnehmers liegt. Ab 2014 gilt somit: Nutzt der Arbeitgeber die Möglichkeit, eine bestimmte ortsfeste betriebliche Einrichtung als erste Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers dienst- oder arbeitsrechtlich festzulegen, folgt das Steuerrecht dieser Vorgabe. Wichtig ist nur, dass der Arbeitnehmer dort tatsächlich tätig wird. Der zeitliche oder qualitative Umfang der Tätigkeit spielt dabei keine Rolle. Indiz für eine arbeits- oder dienstrechtliche Zuordnungsentscheidung des Arbeitgebers kann auch sein, dass keine Reisekosten gezahlt werden bzw. die Besteuerung eines geldwerten Vorteils bei Dienstwagengestellung erfolgt. Die Zuordnung allein aus tarifrechtlichen, mitbestimmungsrechtlichen oder organisatorischen Gründen, ohne dass der Arbeitnehmer in dieser Einrichtung auch nicht in geringem Umfang - tätig werden soll, ist jedoch keine Zuordnung im oben beschriebenen Sinne. 2. Dauerhaftigkeit Eine dauerhafte Zuordnung zu einer ersten Tätigkeitsstätte bedeutet, dass der Arbeitnehmer dort entweder unbefristet (z.b. bis auf Weiteres), für die gesamte Dauer des - befristeten oder unbefristeten - Dienstverhältnisses oder über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus tätig werden soll. Für die Beurteilung, ob eine dauerhafte Zuordnung vorliegt, ist eine Betrachtung im Vorhinein maßgebend. Weichen die tatsächlichen Verhältnisse durch unvorhersehbare Ereignisse (z.b. Krankheit) von der ursprünglichen Festlegung der dauerhaften Zuordnung ab, bleibt die zuvor getroffene Prognoseentscheidung für die Vergangenheit maßgebend. Bei einer sogenannten Kettenabordnung (einzelne Abordnungen, die zeitlich hintereinander geschaltet sind) ist keine dauerhafte Zuordnung zu einer Tätigkeitsstätte gegeben, wenn die einzelne Abordnung jeweils einen Zeitraum von weniger als 48 Monate umfasst. Die Finanzverwaltung wertet Kettenabordnungen nicht als Gestaltungsmissbrauch. Soll der Arbeitnehmer also dauerhaft bei einem Kunden tätig werden, wird der Betrieb des Kunden nicht zu einer ersten Tätigkeitsstätte, wenn die aufeinanderfolgenden Abordnungen jeweils weniger als 48 Monate betragen. 3. Bestimmung nach quantitativen Kriterien Die Neuregelung sieht nur die Möglichkeit einer Zuordnungsentscheidung des Arbeitgebers zu einer bestimmten Tätigkeitsstätte vor. Eine dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegung des Arbeitgebers, dass der Arbeitnehmer keiner Tätigkeitsstätte dauerhaft zugeordnet ist (Negativfestlegung), ist daher unbeachtlich. Allerdings kann der Arbeitgeber festlegen, dass sich die Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte nach den quantitativen Kriterien im Sinne der Neuregelung richten soll. Die Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte nach quantitativen Merkmalen erfolgt auch dann, wenn der Arbeitgeber keine Entscheidung über eine dauerhafte Zuordnung getroffen hat oder die getroffenen Vereinbarungen nicht eindeutig sind / Seite 2 von 9

3 Auf Basis der quantitativen Merkmale ist die erste Tätigkeitsstätte die betriebliche Einrichtung, an der der Arbeitnehmer typischerweise arbeitstäglich oder je Arbeitswoche 2 volle Arbeitstage oder mindestens 1/3 seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden soll. Dabei muss der Arbeitnehmer an der betreffenden betrieblichen Einrichtung anders als in den Fällen einer dienst- oder arbeitsrechtlichen Zuordnung seine eigentliche Tätigkeit ausüben. Ein regelmäßiges Aufsuchen der betrieblichen Einrichtung (z.b. für Abholung oder Abgabe von Kundendienstfahrzeugen oder Material oder zur Berichtsfertigung) reicht alleine nicht aus, damit nach den quantitativen Merkmalen eine erste Tätigkeitsstätte vorliegt. Auch die quantitativen Merkmale sind anhand einer in die Zukunft gerichteten Prognose zu beurteilen (also im Vorhinein). Weichen die tatsächlichen Verhältnisse durch unvorhersehbare Ereignisse von dieser Beurteilung ab, bleibt es für die Vergangenheit bei der zuvor getroffenen Prognoseentscheidung. Die Prognoseentscheidung hat so lange Bestand, bis sich das Berufsbild des Arbeitnehmers oder die quantitativen Kriterien dauerhaft ändern. Erfüllen mehrere Tätigkeitsstätten die quantitativen Voraussetzungen für eine erste Tätigkeitsstätte, kann der Arbeitgeber eine dieser Tätigkeitsstätten als die erste bestimmen. Dabei muss es sich nicht um die Tätigkeitsstätte handeln, an der der Arbeitnehmer den zeitlich oder qualitativ bedeutsameren Teil seiner Tätigkeit ausüben soll. Macht der Arbeitgeber von seinem Bestimmungsrecht keinen Gebrauch oder ist die Bestimmung nicht eindeutig, ist die der Wohnung des Arbeitnehmers am nächsten liegende Tätigkeitsstätte die erste Tätigkeitsstätte. 4. Bildungseinrichtung Im Gegensatz zu der bisherigen Rechtsprechung ist ab dem erste Tätigkeitsstätte auch eine Bildungseinrichtung, die außerhalb eines Dienstverhältnisses zum Zwecke eines Vollzeitstudiums oder einer vollzeitigen Bildungsmaßnahme aufgesucht wird. 5. Zusammenfassung Im Ergebnis ist eine Zuordnungsentscheidung des Arbeitgebers durch dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegung nur erforderlich, wenn er die erste Tätigkeitsstätte abweichend von den quantitativen Zuordnungskriterien festlegen will. Hat der Arbeitgeber den Arbeitnehmer nicht dauerhaft einer betrieblichen Einrichtung zugeordnet und werden weder die quantitativen Merkmale erfüllt, noch eine Bildungseinrichtung aufgesucht, hat der Arbeitnehmer keine erste Tätigkeitsstätte. Es handelt sich dann demzufolge um eine Auswärtstätigkeit, bei der der Arbeitgeber die entsprechenden Aufwendungen nach Reisekostengrundsätzen steuerfrei ersetzen kann / Seite 3 von 9

4 II. Fahrtkosten 1. Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte oder Sammelpunkt a) Erste Tätigkeitsstätte Fahrtkosten des Arbeitnehmers von seiner Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte (bisher: Fahrten Wohnung Arbeitsstätte) sind weiterhin mit der Entfernungspauschale in Höhe von 0,30 EUR je vollen Entfernungskilometer als Werbungskosten anzusetzen. Bei Nutzung eines Firmenfahrzeugs liegt ein lohnsteuerpflichtiger Sachbezug vor. b) Sammelpunkt Ein Sammelpunkt ist ein Ort, der nicht die unter I. beschriebenen Kriterien für eine erste Tätigkeitsstätte erfüllt, für den der Arbeitgeber aber durch dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegung bestimmt, dass der Arbeitnehmer sich an diesem Ort (z.b. Busdepot, Flughafen) dauerhaft typischerweise arbeitstäglich einfinden soll, um von dort seine eigentlichen Einsatzorte aufzusuchen oder seine eigentliche Tätigkeit aufzunehmen. Die Fahrten des Arbeitnehmers von seiner Wohnung zu diesem Sammelpunkt werden wie Fahrten von der Wohnung zu einer ersten Tätigkeitsstätte behandelt (Fiktion). Das heißt, die Fahrtkosten dorthin sind nur mit der Entfernungspauschale steuerlich berücksichtigungsfähig bzw. bei Nutzung eines Firmenfahrzeugs liegt ein lohnsteuerpflichtiger Sachbezug vor. Die o.g. Fiktion bzw. Einschränkung in Bezug auf die steuerliche Berücksichtigung der Fahrtkosten gilt nicht für privat organisierte Fahrgemeinschaften. Ferner hat die Behandlung der Kosten für Fahrten zu einem Sammelpunkt keinen Einfluss auf die steuerliche Berücksichtigung von Verpflegungspauschalen oder Übernachtungskosten als Werbungskosten oder steuerfreier Reisekostenersatz, da weiterhin eine Auswärtstätigkeit vorliegt. 2. Fahrtkosten zum oder innerhalb eines weiträumigen Tätigkeitsgebietes Soll der Arbeitnehmer auf Anweisung des Arbeitgebers seine berufliche Tätigkeit typischerweise arbeitstäglich in einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet ausüben, gilt für die Fahrten von der Wohnung des Arbeitnehmers zu diesem Tätigkeitsgebiet ebenfalls nur die Pauschale von 0,30 EUR je Entfernungskilometer. In Abgrenzung zur ersten Tätigkeitsstätte liegt ein weiträumiges Tätigkeitsgebiet vor, wenn die vertraglich vereinbarte Arbeitsleistung auf einer festgelegten Fläche und nicht innerhalb einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines Dritten ausgeübt werden soll. Die gilt in der Regel z.b. für Forstarbeiter, Zusteller oder Hafenarbeiter. Die Regelung gilt jedoch nicht für Bezirksleiter, Vertriebsmitarbeiter, die verschiedene Niederlassungen betreuen, mobile Pflegekräfte sowie Schornsteinfeger oder Handelsvertreter und Ähnliche. Die Sonderregelung bei einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet gilt nur im Hinblick auf die Fahrtkosten, nicht für sonstige Reisekosten. Diese können als Werbungskosten abgezogen oder nach Reisekostengrundsätzen steuerfrei ersetzt werden. 3. Fahrtkosten bei beruflich veranlasster Auswärtstätigkeit Hier ändert sich ab 2014 nichts. Bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit können die Fahrtkosten wie bisher in Höhe der tatsächlichen Aufwendungen als Werbungskosten abgezogen oder vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden. Statt der tatsächlichen Aufwendungen können bei der Benutzung eines Pkw auch pauschal 0,30 EUR je gefahrenen Kilometer als Werbungskosten abgezogen oder steuerfrei ersetzt werden. Bei anderen motorbetriebenen Fahrzeugen gilt eine Pauschale von 0,20 EUR/km / Seite 4 von 9

5 III. Verpflegungsmehraufwendungen 1. Abwesenheitszeiten und Pauschalen Die bisherige dreistufige Staffelung der Pauschalen und Mindestabwesenheitszeiten wird ab dem durch eine zweistufige Staffelung ersetzt. Ab dem können nunmehr bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden 12,00 EUR 24 Stunden 24,00 EUR als Werbungskosten abgezogen oder steuerfrei ersetzt werden. Bei einer mehrtägigen Dienstreise steht dem Arbeitnehmer für den An- und Abreisetag ohne Prüfung einer Mindestabwesenheitszeit jeweils eine Pauschale von 12,00 EUR zu. Die Pauschale von 12,00 EUR steht dem Mitarbeiter auch zu, wenn er über zwei Kalendertage ohne Übernachtung auswärts tätig und dabei mehr als 8 Stunden abwesend ist. Die Verpflegungspauschale wird dann für den Tag berücksichtigt, an dem der Arbeitnehmer zum überwiegenden Teil der Zeit abwesend ist. Bei Auslandsdienstreisen gilt im Hinblick auf die Mindestabwesenheitszeiten ab dem ebenfalls die zweistufige Staffelung. Die entsprechenden Pauschalen betragen 120% und 80% der Auslandstagegelder nach dem Bundesreisekostengesetz und werden durch ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums offiziell bekannt gemacht. 2. Dreimonatsfrist Wie bisher können Verpflegungsmehraufwendungen bei einer beruflichen Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte nur für die ersten drei Monate steuerfrei ersetzt oder als Werbungskosten abgezogen werden. Jedoch wird die Berechnung der Dreimonatsfrist ab dem vereinfacht, in dem eine rein zeitliche Unterbrechungsregelung eingeführt wird. Danach führt eine Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist, wenn die Unterbrechung mindestens vier Wochen dauert. Der Grund der Unterbrechung ist dabei anders als bisher unerheblich. Eine Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte liegt nur vor, wenn der Arbeitnehmer an dieser an mindestens drei Tagen wöchentlich tätig wird. Die Dreimonatsfrist beginnt demzufolge nicht, solange der Arbeitnehmer die auswärtige Tätigkeitsstätte an nicht mehr als zwei Tagen wöchentlich aufsucht. Die Prüfung des Unterbrechungszeitraums und des Ablaufs der Dreimonatsfrist erfolgen stets im Nachhinein. Bei beruflichen Tätigkeiten auf mobilen, nicht ortsfesten betrieblichen Einrichtungen (z.b. Fahrzeuge, Flugzeuge) oder in einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet gilt die Begrenzung auf die ersten drei Monate nicht. IV. Mahlzeitengestellung durch den Arbeitgeber im Rahmen einer Auswärtstätigkeit Dies betrifft aus unserer Sicht im Wesentlichen Fälle des Hotelfrühstücks. Zur Erinnerung: Die Abgabe einer Mahlzeit ist durch den Arbeitgeber veranlasst, wenn er die Aufwendungen dienst- oder arbeitsrechtlich ersetzt und die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist. Hieran wird sich auch ab dem nichts ändern. Bisher konnte der geldwerte Vorteil aus der Gestellung einer Mahlzeit entweder mit seinem tatsächlichen Wert oder mit dem amtlichen Sachbezugswert angesetzt werden. Bei einer Bewertung mit dem amtlichen Sachbezugswert durfte der tatsächliche Wert der Mahlzeit nicht mehr als 40,00 EUR (übliche Beköstigung) betragen. Bei einer Bewertung mit dem tatsächlichen Wert war die Mahlzeit insoweit steuerfrei, als dem Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand (entweder als Werbungskosten oder steuerfreier Reisekostenersatz) zustand. Der darüber hinausgehende Betrag konnte in die Prüfung der 44-EUR-Freigrenze einbezogen werden / Seite 5 von 9

6 Bei einer Bewertung mit dem amtlichen Sachbezugswert musste der Sachbezugswert entweder lohnversteuert oder von der steuerfreien Verpflegungspauschale, soweit dem Arbeitnehmer eine solche zustand, oder vom Nettogehalt abgezogen werden. Ab dem gilt nunmehr Folgendes: Eine übliche Beköstigung im Rahmen einer Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Preis der Mahlzeit nicht mehr als 60,00 EUR (bisher: 40,00 EUR) beträgt. Eingenommene Getränke sind einzubeziehen. Zuzahlungen des Arbeitnehmers sind bei der Prüfung der 60-EUR-Grenze nicht zu berücksichtigen. Soweit eine übliche Beköstigung vorliegt, muss die jeweilige Mahlzeit zwingend mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet werden. Ab dem Jahr 2014 betragen die amtlichen Sachbezugswerte 1,63 EUR für ein Frühstück und 3,00 EUR für ein Mittag- oder Abendessen. Das Wahlrecht, wonach die Mahlzeit auch mit ihrem tatsächlichen Preis berücksichtigt werden kann, entfällt ab dem Unterbleiben einer Lohnversteuerung Kürzung Verpflegungsmehraufwand Die Gestellung einer Mahlzeit zur üblichen Beköstigung im Rahmen einer Auswärtstätigkeit stellt grundsätzlich einen lohnsteuerpflichtigen geldwerten Vorteil in Höhe des amtlichen Sachbezugswertes dar. Eine Lohnversteuerung dieses geldwerten Vorteils unterbleibt jedoch ab dem , wenn der Arbeitnehmer für die Auswärtstätigkeit eine Verpflegungspauschale als Werbungskosten abziehen könnte (siehe III.) oder einen entsprechenden Anspruch auf steuerfreien Reisekostenersatz hätte. Allerdings sind dann die dem Arbeitnehmer zustehenden Verpflegungspauschalen entsprechend zu kürzen, und zwar wie folgt: für ein Frühstück um 20% und für ein Mittag- oder Abendessen um 40% der Verpflegungspauschale für eine 24-stündige Abwesenheit; bei einer inländischen Auswärtstätigkeit also um 4,80 EUR für Frühstück bzw. 9,60 EUR für Mittag- oder Abendessen. Die Kürzungsregelung gilt auch dann, wenn Reisekostenvergütungen wegen dieser Mahlzeiten einbehalten oder gekürzt oder vom Arbeitgeber pauschal versteuert werden. Die Kürzung der Verpflegungspauschalen entfällt, soweit der Arbeitnehmer für die Verpflegung ein Entgelt zu zahlen hat. Beispiel: Ein Arbeitnehmer ist auf einer dreitätigen Dienstreise. Der Arbeitgeber hat für den Arbeitnehmer in einem Hotel zwei Übernachtungen jeweils mit Frühstück sowie je ein Mittag- und ein Abendessen gebucht und bezahlt. Lösung: Dem Arbeitnehmer steht für die dreitägige Dienstreise eine Verpflegungspauschale in Höhe von jeweils 12,00 EUR für den An- und Abreisetag sowie 24,00 EUR für den Zwischentag zu, insgesamt also 48,00 EUR. Da der Arbeitnehmer für alle drei Tage Anspruch auf eine Verpflegungspauschale hat, muss er für die Gewährung der vier Mahlzeiten keinen geldwerten Vorteil versteuern. Die Verpflegungspauschale von insgesamt 48,00 EUR ist jedoch wie folgt zu kürzen: für das Frühstück 2 x 20% von 24,00 EUR = 2 x 4,80 EUR = 9,60 EUR, für das Mittag- und Abendessen je 40% von 24,00 = 2 x 9,60 EUR = 19,20 EUR, insgesamt also um 28,80 EUR. Die verbleibende Verpflegungspauschale von 48,00 EUR./. 28,80 EUR = 19,20 EUR kann der Arbeitnehmer entweder als Werbungskosten geltend machen oder vom Arbeitgeber als Reisekostenersatz steuerfrei ausgezahlt bekommen. Würde der Arbeitnehmer für die Mahlzeiten beispielsweise eine Zuzahlung von insgesamt 10,00 EUR leisten, würde sich der Kürzungsbetrag von 28,80 EUR entsprechend mindern. Demzufolge könnte der Arbeitnehmer 29,20 EUR statt 19,20 EUR als Werbungskosten geltend machen oder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet bekommen / Seite 6 von 9

7 2. Pauschalbesteuerung üblicher Mahlzeiten bei Auswärtstätigkeit Wenn der Arbeitnehmer nicht mehr als 8 Stunden abwesend ist, der Arbeitgeber die Abwesenheit nicht überwacht oder kennt oder die Dreimonatsfrist abgelaufen ist, steht dem Arbeitnehmer für den betreffenden Tag keine Verpflegungspauschale zu. Somit müsste die Mahlzeit mit ihrem amtlichen Sachbezugswert der Lohnsteuer unterworfen werden. Für diese Fälle sieht das Gesetz ab dem die Möglichkeit einer Pauschalbesteuerung mit 25% vor, vorausgesetzt, der Wert je Mahlzeit beträgt nicht mehr als 60,00 EUR. 3. Arbeitsessen oder geschäftlich veranlasste Bewirtung im Rahmen einer Dienstreise Sogenannte Arbeitsessen oder die Beteiligung von Arbeitnehmern an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung sind von der Neuregelung grundsätzlich nicht betroffen, da es sich insoweit schon dem Grunde nach nicht um steuerpflichtigen Arbeitslohn handelt. Gleichwohl ist die oben beschriebene Kürzung der Verpflegungspauschale vorzunehmen, wenn der Arbeitgeber das Essen bezahlt hat. Bei einer geschäftlich veranlassten Bewirtung durch einen Dritten ist dagegen keine Kürzung vorzunehmen. 4. Angaben in der Lohnsteuerbescheinigung Der Arbeitgeber ist ab 2014 verpflichtet, bei der Gestellung üblicher Mahlzeiten anlässlich von Auswärtstätigkeiten in der Lohnsteuerbescheinigung den Großbuchstaben M anzugeben. In Fällen, in denen die Finanzverwaltung für steuerfreie Reisekostenvergütungen bislang eine andere Aufzeichnung als im Lohnkonto zugelassen hat, ist für eine Übergangszeit bis maximal zum Jahr 2015 eine Bescheinigung des Großbuchstabens M nicht zwingend erforderlich. V. Unterkunftskosten bei beruflich veranlasster Auswärtstätigkeit Bei Unterkunftskosten im Rahmen einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit ist lediglich die berufliche Veranlassung zu prüfen, nicht die Angemessenheit (z.b. Hotelkategorie). Der Abzug von Unterkunftskosten als Werbungskosten oder die steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber ist bei einer Tätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte nach Ablauf von 48 Monaten begrenzt auf 1.000,00 EUR pro Monat. Eine Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte von mindestens 6 Monaten führt zu einem Neubeginn des 48-Monats-Zeitraums. Auch in Bezug auf die Unterkunftskosten liegt eine Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte nur vor, wenn der Arbeitnehmer diese an mindestens 3 Tagen pro Woche aufsucht. Die 48-Monats- Frist beginnt daher nicht, solange der Arbeitnehmer die Tätigkeitsstätte an weniger als 3 Tagen pro Woche aufsucht. Die Prüfung des Unterbrechungszeitraums und des Ablaufs der 48-Monats-Frist haben stets im Nachhinein zu erfolgen. Bei Unterkunftskosten im Zusammenhang mit Auslandsdienstreisen gilt die Begrenzung auf monatlich 1.000,00 EUR nicht. VI. Doppelte Haushaltsführung Eine doppelte Haushaltsführung liegt vor, wenn der Arbeitnehmer außerhalb des Ortes, an dem er einen eigenen Hausstand unterhält, beschäftigt ist, am Beschäftigungsort (= erste Tätigkeitsstätte) übernachtet und keine Auswärtstätigkeit vorliegt. Zu den steuerlich berücksichtigungsfähigen Aufwendungen für eine doppelte Haushaltsführung zählen u.a. die Kosten für die Zweitwohnung, Verpflegungsmehraufwendungen sowie Fahrtkosten. Daran ändert sich auch ab 2014 nichts / Seite 7 von 9

8 1. Kosten der Unterkunft Anders als bisher muss ab dem keine Angemessenheitsprüfung mehr stattfinden. Das bedeutet, die Begrenzung auf die ortsübliche Miete für eine nach Lage und Ausstattung durchschnittliche 60 m²-wohnung gilt nicht mehr. Stattdessen werden die steuerlich berücksichtigungsfähigen Kosten ab dem auf einen Höchstbetrag von monatlich 1.000,00 EUR begrenzt. Soweit der monatliche Höchstbetrag nicht ausgeschöpft ist, ist eine Übertragung des nicht ausgeschöpften Volumens in andere Monate im selben Kalenderjahr möglich. Der Höchstbetrag von monatlich 1.000,00 EUR umfasst sämtliche entstehende Aufwendungen wie Miete, Betriebskosten, Reinigung und Pflege der Wohnung, Abschreibung für notwendige Einrichtungsgegenstände, Zweitwohnungssteuer, Rundfunkbeitrag sowie Miete für Kfz-Stellplätze etc. Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer dagegen sind nicht einzubeziehen. Hierfür gelten die allgemeinen Grundsätze. 2. Begriff des eigenen Hausstands Eine doppelte Haushaltsführung liegt wie bisher nur dann vor, wenn der Arbeitnehmer außerhalb des Ortes seiner ersten Tätigkeitsstätte einen eigenen Hausstand unterhält und auch am Ort der ersten Tätigkeitsstätte wohnt. Der Begriff des eigenen Hausstands wird ab dem nunmehr gesetzlich definiert. Das Vorliegen eines eigenen Hausstands außerhalb des Ortes der ersten Tätigkeitsstätte erfordert ab dem neben dem Innehaben einer Wohnung aus eigenem Recht oder als Mieter auch eine angemessene Beteiligung an den Kosten der Lebensführung. Es genügt somit nicht mehr, wenn der Arbeitnehmer im Haushalt der Eltern lediglich ein oder mehrere Zimmer unentgeltlich bewohnt oder wenn ihm eine Wohnung im Haus der Eltern unentgeltlich zur Nutzung überlassen wird. Die finanzielle Beteiligung an den Kosten der Haushaltsführung ist darzulegen und kann auch bei volljährigen Kindern nicht generell unterstellt werden. Eine Beteiligung mit Bagatellbeträgen (bis zu 10% der Kosten) reicht nicht. Bei Barleistungen des Arbeitnehmers von mehr als 10% der monatlich regelmäßig anfallenden Kosten (z.b. Miete, Nebenkosten, Lebensmittel) geht die Finanzverwaltung von einer Beteiligung oberhalb der Bagatellgrenze aus. 3. Verpflegungsmehraufwendungen Im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung können Verpflegungsmehraufwendungen wie bisher nur für die ersten drei Monate berücksichtigt werden. Hinsichtlich der Höhe der Aufwendungen sowie der Berechnung der Dreimonatsfrist wird auf die Ausführungen unter III. verwiesen. Geht der doppelten Haushaltsführung eine berufliche Auswärtstätigkeit an der neuen ersten Tätigkeitsstätte unmittelbar voraus, ist deren Dauer auf die Dreimonatsfrist anzurechnen. 4. Mahlzeitengestellung durch den Arbeitgeber anlässlich doppelter Haushaltsführung Für die Frage der Mahlzeitengestellung durch den Arbeitgeber im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung gelten grundsätzlich die Ausführungen unter IV. Beträgt der Wert der Mahlzeit einschließlich Getränken demnach nicht mehr als 60,00 EUR und steht dem Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand (entweder als Werbungskosten oder steuerfreier Reisekostenersatz) zu, muss der amtliche Sachbezugswert der Mahlzeit nicht der Lohnsteuer unterworfen werden. Gleichzeitig ist eine Kürzung der Verpflegungspauschale erforderlich. Dies gilt jedoch nur für die ersten drei Monate. Nach Ablauf der Dreimonatsfrist steht dem Arbeitnehmer keine Verpflegungspauschale mehr zu. Demzufolge ist der geldwerte Vorteil aus einer Mahlzeitengestellung in Höhe des amtlichen Sachbezugswertes lohnsteuerpflichtig / Seite 8 von 9

9 5. Fahrtkosten (Familienheimfahrten) Wie bisher können für eine Heimfahrt wöchentlich 0,30 EUR je Entfernungskilometer entweder als Werbungskosten abgezogen oder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Nutzt der Arbeitnehmer für Familienheimfahrten ein Firmenfahrzeug, ist bei maximal einer Heimfahrt pro Woche kein geldwerter Vorteil zu versteuern. Allerdings ist dann ein Werbungskostenabzug ebenso ausgeschlossen wie eine steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber. VII. Zusammenfassung Nutzt der Arbeitgeber die ab 2014 bestehende Möglichkeit, eine bestimmte ortsfeste betriebliche Einrichtung als erste Tätigkeitsstätte arbeits- oder dienstrechtlich festzulegen, folgt das Steuerrecht dieser Vorgabe. Hierdurch erhalten alle Beteiligten Rechts- und Planungssicherheit. Arbeitgeber und Arbeitnehmer haben es im Zuge der vertraglichen Vereinbarungen und innerhalb der gesetzlichen Möglichkeiten in der Hand, die erste Tätigkeitsstätte und damit die steuerlichen Folgen im Hinblick auf den Abzug bzw. die steuerfreie Erstattung von Reisekosten festzulegen. Bitte zögern Sie nicht uns anzusprechen, wenn noch Fragen offen geblieben sind / Seite 9 von 9

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