SAP Travel Management mit Amadeus Harald Scherzer

Transkript

1 1 SAP Travel Management mit Amadeus Harald Scherzer

2 Travel Management 1. Überblick und Gesamtprozess SAP Travelmanagement

3 Überblick Travel Management 2 1 Beantragung /Anmeldung der Reise Genehmigung vor der Reise und Complianceprüfung 7 Abrechnung, Überleitung FI/CO, Reporting, Complianceprüfung Online- Buchung 3 Prüfung der Reise und Freigabe 6 Genehmigung der Reisekosten Reisekostenerfassung 4 5

4 Gesamtprozess Travel Management mit SAP ERP Manager Sachbearbeiter Genehmigungsprozess vor der Reise Genehmigung der Reisekosten Travel Arranger Beantragung der Reise Online-Buchung Reisekostenerfassung Mitarbeiter Prüfung der Reise & Kostenerstattung Mobility Manager/ HR Travel Manager Compliance und Risk Management auf Reisen Reporting, Einkaufsverhandlungen IT Festlegung und Abbildung der Reiserichtlinie

5 SAP Business Workflow Mit der Integration des SAP Business Workflow in SAP Travel Management wird der Genehmigungsprozess von Reisen deutlich beschleunigt. Die verfügbaren Standardszenarien decken verschiedene Prozesse ab, die durch die flexiblen Möglichkeiten von SAP Business Workflow Builder leicht erweitert und angepasst werden können: Beantragung von Reisen Reiseplanung Reisekostenerfassung Reisekostenabrechnung Genehmigung vor der Reise Genehmigung nach erfolgter Online-Buchung Genehmigung nach der Reise Automatische Genehmigung eines Reiseantrags oder einer Reisekostenabrechnung Automatische -Benachrichtigung/Extended Notification

6 HCM überall und jederzeit Desktop Telefon: Call Center Hohe Qualität der HCM- Services Portal Mobile Online-Collaboration zwischen allen Beteiligten des Prozesses Unterschiedliche UI für maximale Benutzerfreundlichkeit Telefon: Spracherkennung Mitarbeiter und Kiosksysteme Führungskräfte

7 Travel Management 1. Überblick und Gesamtprozess SAP Travelmanagement

8 360 Travel Management 1 Beantragung /Anmeldung der Reise Genehmigung vor der Reise und Complianceprüfung Abrechnung, Überleitung FI/CO, Reporting, Complianceprüfung Online- Buchung Prüfung der Reise und Freigabe Genehmigung der Reisekosten Reisekostenerfassung

9 Reiseantrag/-anmeldung Erfassen von Rahmendaten wie Datum, Uhrzeit, Ziel und Grund von Reisen Beantragen von Reisevorschüssen (bar oder unbar) Automatische Prüf- und Genehmigungsprozesse mit Hilfe des SAP Business Workflow Vorab-Zuordnung bzw. -Verteilung der voraussichtlichen Kosten auf SAP-Kontierungsobjekte Vergleichsmöglichkeiten von vor der Reise genehmigten und tatsächlich angefallenen Kosten Beantragung von Reisemitteln

10 Reiseantrag: Rahmendaten

11 Reiseantrag: Adressauswahl

12 Reiseantrag: geschätzte Kosten/ Transportmittel

13 Reiseantrag: Angabe der Reisemittel

14 Reiseantrag: Angabe der Reisemittel

15 Reiseantrag: Genehmigungsworkflow anstoßen

16 360 Travel Management 2 Beantragung /Anmeldung der Reise Genehmigung vor der Reise und Complianceprüfung Abrechnung, Überleitung FI/CO, Reporting, Complianceprüfung Online- Buchung Prüfung der Reise und Freigabe Genehmigung der Reisekosten Reisekostenerfassung

17 Genehmigungsworkflow

18 Genehmigung des Reiseantrages

19 Compliance und Risk Management bei Auslandsreisen Worauf ist zu achten, wenn Mitarbeiter eines global agierenden Unternehmens ins Ausland reisen: Einreiseregularien abhängig von der Dauer der Reise, der Tätigkeit sowie der Nationalität des Mitarbeiters Meldepflichtigkeit (Limosa in Belgien, 90 Tage in China, Sozialversicherung) Steuer- und Sozialversicherungspflichtigkeit im Ausland Notwendigkeit der Errichtung einer Betriebsstätte im Ausland Die Lösung: Legal Travel Advisor (LTA)* hilf Ihnen, vor der Reise die richtigen Immigrationsregeln zu ermitteln, die richtige Entscheidung zu treffen und Risiken bei Auslandsreisen abzuwägen. * Zusatzprodukt

20 360 Travel Management Beantragung /Anmeldung der Reise Genehmigung vor der Reise und Complianceprüfung Abrechnung, Überleitung FI/CO, Reporting, Complianceprüfung Online- Buchung 3 Prüfung der Reise und Freigabe Genehmigung der Reisekosten Reisekostenerfassung

21 Reiseplanung/-buchung Online-Buchung nach Unternehmensrichtlinien und Reiseprofil Firmenspezifische Tarife und bevorzugte Anbieter Vergleich von Flug- und Bahnpreis (NVS) Best-Price-Funktion bei Flugbuchungen Pricing Grid Multiple Flughafen-Suche Direktanbindung von GDS-Systemen/Synchronisierung Direktanschluss an Low Cost Carriern, Hotelreservierungssystemen und Mietwagenanbietern Integration mit Amadeus e-travel Management

22 Personenprofil des Reisenden Flug Sitzplatzwunsch Anforderungen für Behinderte Standard-Flughafen für Abflug Hotel Zimmerkategorie Bettgröße Raucher / Nichtraucher Bonusprogramm Mietwagen Standard / Automatik Klimaanlage Bevorzugte Automarke Bonusprogramm Bahn Sitzplatzwunsch Klasse Zugtyp Bahncard

23 Reiseplanung mit SAP Travel Management

24 Beispiel: Flugauswahl mit SAP Travel Management

25 Bahn-/Flugvergleich

26 Beispiel: Flugbuchung mit SAP Travel Management

27 Standard-Anbindungen SAP Travel Management Reiseplanung GDS-Anbindung XI-Standard- Schnittstellen LCC Air Hotel DB Anbindung an Partnerprodukte Anbindung an andere OBEs Als Projektlösung realisierbar

28 PI-Direktanschluss Reisedienstleister Rail Deutsch Bahn Hotel hotel.de hrs Air TravelFusion PI Content wird von SAP ausgeliefert Car* Air Hotel Rail Credit Card Sixt Avis Europcar Hertz opodo ebooker.com ehotel Trivago SBB SNCF Thalys UK Rail AmEx AirPlus PI Content wird nicht von SAP ausgeliefert und erfordert die Mitarbeit des Anbieters: OTA-konforme Schnittstellen und Zugang zum Anbietersystem.

29 Mitarbeiter Self Services bei SAP Österreich Reisemanagement

30 Mitarbeiter Self Services bei SAP Österreich Reiseantrag Planung - Spesenabrechnung Reiseantrag Reiseplanung direkt über Amadeus Online Reservierungssystem

31 Einbindung von Amadeus e-travel Management in SAP Travel Management Profile Genehmi gungs- Workflo w Ausgaben Abrechung Meeting Management Personalwese n Finanzen Andere Corporate IT Landschaft Reise Management Firmen nutzen viele verschiedene Anwendungen um ihre Prozesse zu optimieren.diese Anwendungen bilden die IT Landschaft des Unternehmensund müssen aber oftmals interagieren. Eine grosse Anzahl von Interaktionen besteht zwischen den verschiedenen IT Systemen die meist dem Finanz Abteilung und der HR/Personalwesen Abteilung zugeordnet sind. Amadeus und SAP haben eine Anwendung entwickelt, die die Reiseabrechung und das Reisemanagement vereint. Eine End to End Anwendung bestet seit 2008 umd Aadeus e-travel Management in SAP Travel Management zu integrieren. Mit dem Produkt Plan von 2010 werden neue Funktionen entwickelt die dann im Q zur Verfügung stehen werden. 31

32 HR Profile werden mit Amadeus e-travel Management synchronisiert Ich muss reisen Reiseantrag Genehmigungs Workflow Wenn der Reiseantrag genehmigt ist, kann die Buchung sofort online mit Amadeus e-travel Management gebucht werden. travel manager Mein Reiseprofil, meine Präferenzen, meine Reiserichtlinien Ich buche die Reise Nicht sichtbar für den Kunden ist die Einbindung der Buchung zurück in SAP Ich reise Amadeus Mobile Solutions unterstützt den Kunden während der Reise Nicht sichtbar für den Kunden ist die Einbindung der Reisekosten in SAP Ich übertrage meine Reiseabrechung Die Erstattung der Reisekosten Ausgaben, Diäten

33 SAP AeTM 2010 Architektur Die AMI ( Amadeus Mid-Office Integration) wurde weiterentwickelt. Das AMI Plugin funktioniert nun mit Amadeus Web Services. Amadeus Web Services nicht nur SAP bezogen. Es kann auch für andere Anwendungen ausser der Reiseabrechung herangezogen werden. SAP Personal Profile Reisen Abrechung Workflow AMI Web Services AMI server 33

34 SAP AeTM 2010 Funktionen Die Reisedaten werden direkt zu SAP übertragen. Die Reiseabrechungsdaten werden von SAP direkt in das T&E Modul eingespielt. SSO Übertragung Reisedaten Reisedaten Übertragung UI Master Data Übertragung: Booking changes/cancellations Direct connects Detailed cost elements SAP PDF Form Genehmigungs Prozesse Nur vom SAP SAP Portal möglich. (Mit Webdynpro ABAP URLs ohne dem Portal wird das SSO nicht unterstützt,). Zu SAP Reiseabrechung und SAP Reisemanagement Die Übetragung beinhaltet das SSO Login, Reise Inhalte, Profil Informationen, Reise ID, System ID, u.s.w Sobald der Kunde angemeldet ist, kann AeTM Reisen darstellen. AeTM ist für eine ideale Darstellung entwickelt worden. Profile: Amadeus unterstützt das erstellen, ändern und stornieren von Profilen. Die PNR # muss Teil der Calling URL sein. wird in ein MISC Segment eingetragen wird von AeTM für die Reisereporting bereitgestellt. ( lowest fare / highest fare verfügbar) Liest die AeTM Daten, sobald diese in den Travel Planing Table eingetragen wurden. Die Prozesse werden von AeTM ausgelesen (bestätigt, abgewiesen, storniert) und über Web Services übertragen. 34

35 360 Travel Management Beantragung /Anmeldung der Reise Genehmigung vor der Reise und Complianceprüfung Abrechnung, Überleitung FI/CO, Reporting, Complianceprüfung Online- Buchung Prüfung der Reise und Freigabe Genehmigung der Reisekosten Reisekostenerfassung 4

36 Reisekostenerfassung und Abrechnung Integration mit Reiseantrag / Reiseplan Vorschuss Zwischenziele Belege und Beleg-Wizard Abzüge/Pauschalen/Kilometer Unterschiedliche Währungen Kostenzuordnung und Überleitung an FI/CO Kreditkarten-Clearing Optische Archivierung Dokumentenanlagen

37 Reisekostenerfassung und Abrechnung Reisekostennachweis Offline-Erfassung der Reisekostenabrechnung Schnellerfassung/Wochen-, Monatsbericht über 20 vorkonfigurierte Länderversionen Integration Amadeus e-travel Management

38 Übersicht der Reiseaktivitäten

39 Reisekostenerfassung mit SAP Travel Management

40 Belegerfassung mit SAP Travel Management

41 Übersicht Reisekostenerfassung mit SAP Travel Management

42 Schnellerfassung/Wochen, Monatsbericht

43 Sammelerfassung mit mehreren Zielen

44 360 Travel Management Beantragung /Anmeldung der Reise Genehmigung vor der Reise und Complianceprüfung Abrechnung, Überleitung FI/CO, Reporting, Complianceprüfung Online- Buchung Prüfung der Reise und Freigabe Genehmigung der Reisekosten 5 Reisekostenerfassung

45 Genehmigung der Reisekosten

46 360 Travel Management Beantragung /Anmeldung der Reise Genehmigung vor der Reise und Complianceprüfung Abrechnung, Überleitung FI/CO, Reporting, Complianceprüfung Online- Buchung Prüfung der Reise und Freigabe 6 Genehmigung der Reisekosten Reisekostenerfassung

47 Prüfung & Freigabe

48 Prüfung & Freigabe

49 360 Travel Management Beantragung /Anmeldung der Reise Genehmigung vor der Reise und Complianceprüfung 7 Abrechnung, Überleitung FI/CO, Reporting, Complianceprüfung Online- Buchung Prüfung der Reise und Freigabe Genehmigung der Reisekosten Reisekostenerfassung

50 Überleitung ins Rechnungswesen

51 Compliance auf Auslandsreisen

52 Analyseszenarien im SAP Travel Management Wie hoch sind unsere Reisekosten? Welche Reisekosten haben wir pro Organisatorische Einheit? Wieviele Reisevorschüsse wurden an die Mitarbeiter gezahlt? Wäre es sinnvoll eine Corporate Credit Card einzuführen? SAP ERP: Standardreports SAP Query Wie bekommen wir zuverlässige Daten für die zukünftige Kostenplanung? Wie sieht die Top 10 der Hotelbuchungen pro Hotelkette aus? Wieviel Umsatz haben wir im Airline X, und Hotelkette Y erreicht? Hilft uns das in unseren nächsten Verhandlungen? Wurden die Reiserichtlinien von unseren Mitarbeitern befolgt? Werden wir das verhandelte Volumen erreichen? SAP Business Intelligence: Travel Management Business Content Business Objects: Crystal Reports Xcelsius BI-Widgets OLAP-Analysis

53 Reports & SAP Queries im SAP Travel Management SAP Travel Management beinhaltet mehr als 25 Standardreports zur Reiseplanung und Reisekostenabrechnung: Übersicht zu Anbietern (für Flug, Hotel, Mietwagen, Bahn) Übersicht Reisekosten nach Organizationseinheit und Kostenstelle Übersicht Reisekosten pro Mitareiter im Jahr Offene Vorschusszahlungen (älter als x Monate) Welche Mitarbeiter haben sich nich an die Travel Policy gehalten? Werbungskostennachweis Vorsteuer Rückforderung Aufenthaltsort der Reisenden (Wer ist wo?) Reisehistorie Individuelle Reports können mit Hilfe der SAPQuery erstellt werden.

54 Business Intelligence Content für Travel Management Reiseplanung Reisekosten Reise Planung: Buchungsdaten Einzelflüge Flugbuchungen nach City- Pairs Flugbuchungen nach Anbietern Hotelbuchungen nach Anbietern Hotelbuchungen nach geographischer Hierachie Mietwagenbuchungen nach Anbietern Mietwagenbuchungen nach geographischer Hierachie Reisekostenabrechnung: Summen und Belege Übersicht Reisekosten Anzahl Reisen Spesenbelege

55 Travel Management Dashboard

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