WISO Mein Verein Einzug der Mitgliedsbeiträge per DTA-Datei Mai.2010

Transkript

1 Software Thema Datum WISO Mein Verein Einzug der Mitgliedsbeiträge per DTA-Datei Mai.2010 Für die Erstellung einer DTA-Datei beachten Sie bitte die nachstehenden Hinweise. 1) Die Bankverbindung Überprüfen Sie unter "Stammdaten > Mein Verein > Bankverbindungen", ob die Bank als "Offlinekonto" deklariert ist. Unter "Voreinstellungen Offline Konten > Datenträgeraustausch (DTA)" tragen Sie den gewünschten Exportpfad für die Datei ein und bestimmen in welcher Form der Begleitschein gedruckt werden soll. 2) Die Mitgliederstammdaten Stellen Sie sicher, dass für alle relevanten Mitglieder unter "Stammdaten > Vereinsdaten" als Standard-Zahlungskondition die Option "Bankeinzug" gewählt ist und das Mitglied als "Selbstzahler" eingetragen ist. Hinterlegen Sie den gewünschten Beitragssatz und tragen Sie das Datum der Beitragsfälligkeit unter nächste Beitragsrechnung: ein. Seite 1

2 Unter dem Punkt Bearbeiten hinterlegen Sie die Bankverbindung und setzen die Hacken bei aktiv und autom. Verarbeitung (Online, Banking-Software oder DTA). 3) Weitere Einstellungen Klicken Sie in der Menüleiste auf Stammdaten > Zahlungsbedingungen. Wählen Sie den Karteireiter Lastschriften aus. Hier haben die die Möglichkeiten den Verwendungszweck und die Fälligkeit der Lastschriften anzupassen. Tipp Möchten Sie die Lastschriften am selben Tag des Beitragslaufs einziehen, tragen Sie bei Lastschriften 3 Tage nach Rechnungsdatum ausführen die Zahl 0 ein. 4) Der Beitragslauf Wechseln Sie in den Bereich Finanzen > Beitragsübersicht. Klicken Sie unten auf den Button Beitragslauf. Wählen Sie nun das Datum der Rechnung aus und hinterlegen Sie, ob Seite 2

3 die Rechnungen ausgedruckt werden sollen oder der Druckstatus nur auf gedruckt gesetzt werden soll. 4) Erstellen der DTA-Datei Im Bereich "Finanzen > Lastschriften und Überweisungen > Offene Lastschriften" sehen Sie die erstellten Lastschriften. Für die auszuführenden Lastschriften setzen Sie einen Haken in der Spalte Auswahl und wählen "Verarbeiten". Haben die Lastschriften Ihre Fälligkeit erreicht, sind alle automatisch zum Verarbeiten gekennzeichnet. Im Folgefenster wählen Sie unter "Auftraggeber Konto" die entsprechende Bankverbindung aus. Dann aktivieren Sie die Option "Ausführen" und lassen den Begleitzettel über das links oben befindliche Druckersymbol ausdrucken. Schließen Sie dann diesen Ausdruck. Die nachfolgende Frage kann mit "Nein" beantwortet werden, wenn der Ausdruck der Rechnung bereits erfolgt ist. Das Fenster "Lastschrift-Verarbeitung" bestätigen Sie mit "OK". Die Lastschriftdatei finden Sie in dem unter 1.) festgelegten Pfad. Diese Datei und den Begleitzettel geben Sie dann bitte an Ihr Kreditinstitut weiter. Standardmäßig wird die DTA Datei unter C:\Programme\Buhl\Mein Verein 2010\DTAUS abgespeichert. Seite 3

4 Wird keine DTA Datei erstellt, kann dies mehrere Ursachen haben. 1) Es steht vor den einzelnen Lastschriften nicht elektronisch sondern Ausdruck. In den Einstellungen der Bank unter Stammdaten > Mein Verein > Bankverbindungen > Bearbeiten ist nicht DTA sondern Ausdruck ausgewählt. Bitte stellen Sie hier Datenträgeraustausch (DTA) ein. 2) Das Kennzeichen autom. Verarbeitung wurde nicht aktiviert In einzelnen Mitgliedern unter Stammdaten > Mitglieder > Vereinsdaten > Bearbeiten ist der Hacken autom. Verarbeitung zu setzen. 3) Es wird Ihnen kein Begleitzettel ausgegeben Es liegen Eingabefehler in der Bankverbindung der Mitglieder vor. In der Bankverbindung und Bankleitzahl dürfen nur Zahlen stehen. Im Kontoinhaber dürfen keine Sonderzeichen oder Umlaute stehen. Prüfen Sie bitte die hinterlegten Bankverbindungen Ihrer Mitglieder. Wichtig Nachdem Sie Änderungen in den Stammdaten der Mitglieder vorgenommen haben, ist es Seite 4

5 notwendig die Rechnungen neu zu erstellen, da sonst keine Änderungen vorgenommen werden. Sind die Lastschriften aus den offenen Lastschriften nicht mehr sichtbar, wechseln Sie in den Karteireiter Ausgeführte Transaktionen und löschen den entsprechenden Job. Wechseln Sie nun in den Bereich Finanzen > Rechnungen. Markieren Sie die entsprechenden Rechnungen und klicken auf Alle löschen. Wechseln Sie nun nach Stammdaten > Mitglieder und markieren Sie die entsprechenden Mitglieder. Klicken Sie auf die Schaltfläche weitere Funktionen > Massenänderung durchführen. Seite 5

6 Setzen Sie nun den Hacken bei nächste Beitragsrechnung und setzen ein entsprechendes Datum ein. Bestätigen Sie die Eingabe mit der Schaltfläche Änderung durchführen. Wechseln Sie in den Bereich Finanzen > Lastschriften und Überweisungen > offene Lastschriften. Klicken Sie auf den Button fällige Rechnungen erzeugen. Wählen Sie nun aus, ob Sie die Rechnungen ausdrucken wollen oder nur der Druckstatus auf ausgedruckt gesetzt werden soll. Bestätigen Sie das Fenster mit OK. Führen Sie nun die Lastschriften wie in der Anleitung beschrieben erneut aus. Seite 6