Import von SEPA-Lastschriften in der VR-NetWorld-Software über Excel

Transkript

1 Import von SEPA-Lastschriften in der VR-NetWorld-Software über Excel 1. Vorhandene Excel-Tabelle der Mitglieder für SEPA erweitern Ihre vorhandene Excel-Tabelle besteht bisher aus folgenden Spalten: Mitgliedsnummer Name des Mitglieds Vorname des Mitglieds Beitrittsdatum Kontonummer des Mitglieds BLZ des Mitglieds Mitgliedsbeitrag Erweitern Sie nun Ihre Tabelle um folgende Einträge bzw. Formeln: Mandats-Nr = Mitgliedsnummer Zahlungspflichtiger = Name und Vorname (Formel: =Feld[Name]& &Feld[Vorname]) Termin der Lastschrift Lastschriftsequenz (einmalig, erstmalig, wiederkehrend, letzte) Gleichbleibender Text vom Verwendungszweck (z.b. Mitgliedsbeitrag 2013, SEPA-Lastschrifteinzug zum , Glaeubiger ID DE12ZZZ ) Verwendungszweck (Formel: =Feld$[gleichbleibender Text]&", "& Mandats-Nr &Feld[Mandats-Nr]&", "& Mitgliedsbeitrag &Feld[Mitgliedsbeitrag]&" Euro") 2. Excel-Tabelle als CSV-Datei abspeichern Wenn Sie nun Ihre Tabelle erweitert haben, speichern Sie diese dann nicht als XLS-Datei ab, sondern als CSV(Trennzeichen-getrennt)-Datei. 3. CSV-Datei in VR-NetWorld importieren Starten Sie nun die VR-NetWorld-Software und melden Sie sich wie gewohnt an. Für den Import der CSV-Datei wählen Sie Datei è Import è Aufträge è Freies Format: 1

2 Legen Sie bei Format zunächst das Dateiformat Ihrer Mitgliederliste fest: CSV (Text mit Trennzeichen). Anschließend wählen Sie bei Datei importieren Ihre Mitgliederliste aus, die Sie im CSV-Format gespeichert haben. Anschließend müssen Sie festlegen, welche Auftragsart Sie verwenden möchten: Für den Lastschrifteinzug der Mitgliedsbeiträge wählen Sie als Euro-Lastschrift (SEPA). Jetzt müssen Sie für den Import noch Ihr Vereinskonto auswählen, auf welchem die Gutschriften eingehen sollen. 2

3 Sollte Ihre Excel-Datei eine Überschriftzeile haben, setzen Sie bei erste importierte Zeile ist die Spaltenüberschrift? einen Haken. Als nächstes erfolgt die Zuordnung der benötigten Felder für die Lastschrift. Teilweise übernimmt die VR-NetWorld-Software die Zuordnung. Bei den Feldern mit der Kennzeichnung <nicht importieren> müssen Sie die Zuordnung manuell durchführen: Wählen Sie hier über das Dropdown-Menü die entsprechenden Felder aus. 3

4 Danach schaut die Ansicht folgendermaßen aus: Ist die Zuordnung abgeschlossen, klicken Sie auf den Button OK. Sie haben nun Ihre SEPA- Lastschriften sendebereit im Ausgangskorb. Die VR-NetWorld-Software hat die Kontonummern und die Bankleitzahlen automatisch in IBAN und BIC umgerechnet. Wichtig: Sollte eine automatische Konvertierung (z.b. alte BLZ, die nach einer Fusion nicht mehr existiert) nicht durchgeführt werden können, erhalten Sie einen Hinweis. Bestätigen Sie dieses Fenster mit OK. 4. SEPA-Lastschriften einziehen Wechseln Sie nun auf den Menüpunkt Ausgangskorb. Dort finden Sie die entsprechenden sendebereiten Lastschriften mit IBAN und BIC. Mit einem Doppelklick auf die einzelne Lastschrift öffnet sich das SEPA-Lastschriftformular und Sie können die Einträge nochmals überprüfen. 4

5 Hier sehen Sie den Inhalt des Verwendungszwecks. Überprüfen Sie auch die Fälligkeit (hier: Freitag, 25. Januar 2013), die Mandatsreferenz (hier: 1), die Lastschriftsequenz (hier: wiederkehrende Lastschrift) und das Eintrittsdatum (hier: ). 5. Vorgehensweise bei Folgelastschriften Bei den Folgelastschriften im nächsten Jahr sind folgende Dinge zu beachten: Ändern Sie in Ihrer Excel-Tabelle das Ausführungsdatum, falls notwendig Ändern Sie auch beim Verwendungszweck die Jahreszahl Ändern Sie ggf. die Kontonummer und BLZ des Mitglieds, falls sich die Bankverbindung geändert haben sollte Beachten Sie die unterschiedlichen Vorlauffristen: o Vorlauffrist bei wiederkehrender SEPA-Lastschrift: 3 Arbeitstage o Vorlauffrist bei erstmaliger SEPA-Lastschrift (für neue Mitglieder): 6 Arbeitstage Ändern Sie unter dem Feld Lastschriftsequenz den Inhalt entsprechend ab Beachten Sie auch, dass Sie Lastschriften mit unterschiedlichen Vorlauffristen getrennt an die Bank senden müssen Beachten Sie: Die Mandatsdaten der SEPA-Lastschrift werden durch den Excel-Import nicht übernommen 5