Themen dieser Ausgabe - auf einen Blick:

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1 Themen dieser Ausgabe - auf einen Blick: Vereinsspezial Anhang: Checkliste für Vereine zur Umstellung auf SEPA Sehr geehrte Damen und Herren, aus dem Kreise der Leser wurde häufig die Frage an uns herangetragen, ob zum Thema SEPA bei Vereinen, Stiftungen oder sonstigen gemeinnützigen Gesellschaften Besonderheiten zu beachten sind. Viele Mitarbeiter/innen aus den Finanzabteilungen üben häufig ehrenamtliche Tätigkeiten rund um das Vereinsleben aus. Gerne entsprechen wir diesem Wunsch und haben auf den folgenden Seiten die zu berücksichtigenden Punkte aufgeführt. Welcher Handlungsbedarf besteht? Zieht Ihr Verein Beiträge bereits per Lastschrift (DTA-Verfahren) ein? NEIN Kein Handlungsbedarf (Barzahlung oder Überweisung durch die Mitglieder). Die Umstellung auf SEPA ist allerdings ein guter Zeitpunkt, um auf den Lastschrifteinzug zu wechseln. JA Dann müssen die DTA-Lastschriften spätestens zum auf SEPA-Lastschriften umgestellt werden! Was muss berücksichtigt werden?» Für die Verwendung von SEPA-Lastschriften benötigen Sie eine Gläubiger-ID. Den Aufbau kennen Sie bereits die Geschäftsbereichskennung (ZZZ) bietet Ihnen die Möglichkeit einer individuellen Nutzung.» Für die Vergabe dieser Gläubiger-ID ist in Deutschland die Deutsche Bundesbank zuständig. 1

2 » Die Vergabe erfolgt über das Internet: Die von der Deutschen Bundesbank zur Verfügung gestellte Gläubiger-Identifikationsnummer ist Ihrer BANK IM BISTUM ESSEN mitzuteilen, da diese hier hinterlegt sein muss.» Des Weiteren ist die Gläubiger-Identifikationsnummer in der von Ihnen genutzten Vereinsverwaltungs- bzw. Zahlungsverkehrssoftware einzupflegen (nachfolgendes Bild auf Seite 3 verdeutlicht die Hinterlegung in der VR-NetWorld-Software). 2

3 Die Gläubiger-Identifikationsnummer liegt vor was folgt nun?» Grundsätzlich benötigt der Lastschrift-Einreicher (Verein) vom Bezogenen (Mitglied) ein SEPA-Lastschriftmandat.» Vergabe einer Mandatsreferenz (z. B. Mitglieder-Nummer max. 35-stellig) je SEPA-Lastschrift- Mandat.» Am ist die Umdeutungslösung in Kraft getreten, die es Inhabern von Einzugsermächtigungen ermöglicht, diese mittels einfacher Mitteilung an den Bezogenen (Mitglied) in ein SEPA-Basis-Lastschriftmandat umzuwandeln.» Wichtig ist, dass nur gültige Einzugsermächtigungen (EZE) in SEPA-Mandate umgewandelt werden können. Daher ist es erforderlich, den Datenbestand an EZE s zu überprüfen und ggf. zu aktualisieren bzw. ein neues Mandat einzuholen (gültig ist eine EZE nur in Schriftform mit der Unterschrift des Mitglieds).» Sofern Sie von der Umdeutungslösung Gebrauch machen möchten, sind Ihre Mitglieder in geeigneter Form - z. B. mittels Anschreiben - über folgende Punkte zu informieren: Gläubiger-Identifikationsnummer Mandatsreferenz Umstellungstermin» Es ist keine explizite Zustimmung des Zahlungspflichtigen erforderlich. Die Lastschriftinkassovereinbarung mit Ihrer BANK IM BISTUM ESSEN muss das SEPA-Basis-Lastschrift-Verfahren beinhalten! Im August 2012 wurde allen bisherigen Lastschrifteinreichern eine neue Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch Lastschriften zugeschickt. Falls noch nicht geschehen, reichen Sie diese bitte unterschrieben an Ihre BANK IM BISTUM ESSEN zurück. 3

4 SEPA-Basis-Lastschrift-Verfahre Wie nutzt man die Möglichkeit der Umdeutung sinnvoll und richtig?» Wenn Mitgliedsbeiträge in regelmäßigen Abständen und in gleicher Höhe eingezogen werden, kann mit dem Anschreiben auch die Verpflichtung der Vorabinformation erfüllt werden.» Alle Mitglieder, von denen eine gültige EZE vorliegt, werden in geeigneter Form - z. B. ergänzend zu einer ohnehin erfolgenden Kommunikation (Einladung zur Jahreshauptversammlung, Mitgliederzeitung, ) - darüber informiert, dass ab einem bestimmten Termin der Einzug von Lastschriften auf das SEPA-Verfahren umgestellt wird von der Umdeutungslösung Gebrauch gemacht wird die Gläubiger-Identifikationsnummer des Vereins wie folgt lautet die Mandatsreferenz wie folgt lautet (z. B. Mitglieds-Nummer) welche Beträge (Mitgliedsbeiträge, sonstige Leistungen) in welcher Höhe eingezogen werden. Vorabankündigung (Pre-Notification)» Verpflichtende Information des Vereins an das Mitglied über den anstehenden Einzug des Mitgliedsbeitrages.» Der Zahlungspflichtige kann so für ausreichende Kontodeckung sorgen.» Die Vorabankündigung kann auch separat per: Brief, Vertrag, Rechnung SMS, Telefon, , Fax, Mitglieder-Zeitschrift Einladung zur Jahreshauptversammlung erfolgen. Mandatsverwaltung / Mandatserstellung / Einzug der fälligen Aufträge Unsere VR-NetWorld-Software - im Übrigen natürlich auch Profi cash - unterstützt Sie nach den bislang getätigten Vorarbeiten:» aktiv bei der Konvertierung bestehender Mitgliedsdaten (Kontonummer / Bankleitzahl) in IBAN / BIC.» bei der Erstellung von Mandaten aus bestehenden Lastschriften.» beim Druck / Versand der Mandate an das Mitglied zum Einholen eines Mandats.» beim Druck / Versand der Mandatsinformationen im Rahmen der Umdeutung einer Einzugsermächtigung in ein SEPA-Basis-Lastschriftmandat.» bei der automatischen Anpassung der Lastschriftsequenz ( erstmalig zu wiederkehrend ). 4

5 Achtung!» Wenn die Satzung Ihres Vereins vorsieht, dass Bankaktivitäten (Zahlungen / Einzüge) nur von zwei Personen gemeinsam durchgeführt werden dürfen (z. B. durch zwei Unterschriften auf dem Disketten-Begleitzettel), dann sollten Sie berücksichtigen, dass die Einreichung von Datenträgern in Zukunft nicht mehr möglich ist.» Verschiedene Software-Produkte bieten das 4-Augen-Prinzip für die Verarbeitung von Zahlungsaufträgen nicht an (z. B. VR-NetWorld-Software). Lösung 1: Nutzung von Profi cash mit HBCI Lösung 2 Satzungsänderung bei der nächsten Hauptversammlung» Ein Mandat verfällt 36 Monate nach letztem Lastschrifteinzug. (Achtung bei etwaiger Beitragsbefreiung!) Abonnieren Sie unseren kostenfreien SEPA-Newsletter! Nutzen Sie unser Wissen über die SEPA-Details. Gerne versorgen wir Sie regelmäßig mit aktuellen Informationen rund um das Thema SEPA per . Bitte melden Sie sich für diesen Service unter (Kontakt & Service -> Newsletter) an. Alle bisherigen Ausgaben unseres SEPA-Newsletters finden Sie in unserem SEPA-Newsletter Archiv unter Wir sind fit für SEPA gerne begleiten wir auch Sie aktiv bei Ihrem Umstellungsprozess! Ihre BIB Impressum Herausgeber: BANK IM BISTUM ESSEN eg, Gildehofstraße 2, Essen, in Zusammenarbeit 5 mit der WGZ BANK

6 Checkliste für Vereine zur Umstellung auf SEPA Sie ziehen Ihre Mitgliedsbeiträge per Lastschrift mit Einzugsermächtigung ein? Damit Ihr Verein fit für SEPA wird, haben wir für Sie eine Check- und Arbeitsliste entwickelt. Haben Sie noch Fragen, die wir gemeinsam lösen können? Bitte sprechen Sie uns an. Aufgaben Informationen Umsetzung Termin Erledigt (Ja/Nein) Voraussetzungen Beantragen einer Gläubiger- Identifikationsnummer Teilen Sie uns die Gläubiger-ID mit Abschluss einer neuen Inkassovereinbarung mit uns Nutzen Sie für neue Mitglieder die neuen Laschtschrift-Mandate Jeder Lastschrifteinreicher benötigt eine eindeutige ID. Die wird über die Internetseite beantragt. Die Bundesbank teilt diese Gläubiger-ID dann per mit. Damit Sie Lastschriften einreichen können, muss die Gläubiger-ID des Vereins bei der Bank hinterlegt sein. Im Zuge der SEPA-Umstellung wurde allen bisherigen Lastschrifteinreichern eine neue Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch Lastschriften zugeschickt. Bislang haben Sie sich von Ihren Mitgliedern eine Einzugsermächtigung unterschreiben lassen. Unter SEPA spricht man von Mandaten. Häufig wird die Einzugsermächtigung auf der Beitrittserklärung bzw. dem Aufnahmeantrag erteilt. Ändern Sie ggf. Ihre Formulare: - Nennen Sie Ihre Gläubiger-ID - Verwenden Sie den Mandatstext gemäß der offiziellen Vorlage - Erfragen Sie IBAN und BIC Ihres Mitglieds Wir stellen Ihnen unter Mandatsformulare zur Verfügung. ID beantragt ID erhalten ID an Bank gemeldet Neue Vereinbarung unterschrieben und an die Bank weitergeleitet Aufnahmeantrag bzw. Beitrittserklärung angepasst Mandatsformular von der Bank genutzt Einsatztermin für die neuen Formulare Seite 1 von 4

7 Aufgaben Informationen Umsetzung Termin Erledigt (Ja/Nein) Mandatsreferenz festlegen Keine Lastschriftbelege für SEPA Keine Einreichung von DTA-Disketten (USB-Sticks, CDs usw.) SEPA-Fähigkeit Ihrer Software prüfen Jedes Mandat wird durch eine eindeutige Mandatsreferenz gekennzeichnet. Überlegen Sie sich, wie diese Referenznummern in Ihrem Verein gestaltet sein sollen. Folgende Vorgaben sind zu beachten: - max. 35 Zeichen - kein Leerzeichen - eingeschränkter Zeichensatz ohne Umlaute: A-Z, a-z, +,?, -, :, (, ),.,,, ` Sie können z. B. Mitgliedsnummern als Referenznummer verwenden. Alternativ nummerieren Sie einfach in alphanummerischer Folge durch. Sie haben nur wenige Mitglieder und deshalb für Ihren Beitragseinzug die Lastschriften bisher beleghaft eingereicht? Unter SEPA gibt es keine Lastschriftbelege mehr!!! Nehmen Sie mit uns Kontakt auf, damit ggf. ein Online-Banking-Zugang eingerichtet werden kann. Unter SEPA ist die Einreichung von DTA-Datenträgern nicht mehr möglich. Übertragen Sie uns den Beitragseinzug einfach online. Sprechen Sie uns zur Umstellung an: Unsere Programme, wie z. B. VR-NetWorld (Version 4.4) und Profi-Cash (Version 10.2) sind dafür bereits vorbereitet. Die Software, mit der Sie Ihren Beitragseinzug durchführen, muss künftig alle notwendigen SEPA-Daten verarbeiten können, wie z. B. Gläubiger-ID, Mandatsreferenz, IBAN, BIC usw.. In unseren Programmen werden die SEPA-Funktionen durch Online-Updates regelmäßig weiter angepasst. Verwenden Sie die Software eines Drittanbieters, klären Sie bitte mit diesem, ob das Programm SEPA-fähig ist. Mandatsreferenz entschieden Referenz = Mitgliedsnummer? Referenznummer wird wie folgt gebildet: Umstellung der beleghaften Lastschriften auf komfortable Online-Lastschriften wurde vereinbart Umstellung der Datenträger auf Online- Übermittlung wurde vereinbart Software ist auf dem aktuellsten Stand / SEPA-fähig Zeitpunkt für die Umstellung festlegen Künftige Termine für den Beitragseinzug festlegen Legen Sie fest, ab wann Sie (nur noch) mit SEPA-Lastschriften arbeiten möchten. Achtung! Die Umstellung muss zum abgeschlossen sein. Bislang haben Sie möglicherweise Ihre Beiträge eher innerhalb eines bestimmten Zeitraums etwa zum Jahresanfang / oder Mitte November eingezogen. Die SEPA-Lastschrift sieht einen exakten Fälligkeitstermin vor, der den Mitgliedern im Vorfeld mitgeteilt werden muss. Zeitpunkt beschlossen. Umstellung zum Beitragstermin festgelegt auf Seite 2 von 4

8 Aufgaben Informationen Umsetzung Termin Erledigt (Ja/Nein) Umstellung Wandlung Ihrer bestehenden Einzugsermächtigungen in SEPA- Lastschriftmandate Einholen neuer SEPA-Mandate Einzugsermächtigungen, die Ihnen schriftlich vorliegen, können Sie in ein sogenanntes SEPA-Basis-Lastschriftmandat wandeln. Sie benötigen somit nicht von jedem Mitglied eine Unterschrift auf einem neuen Formular. Sie müssen Ihre Mitglieder von der Wandlung lediglich unterrichten und dabei die relevanten Daten angeben. Sie erfüllen Ihre Benachrichtigungspflicht beispielsweise während Ihrer Mitgliederversammlung, über Ihre Vereinszeitschrift oder per Brief an jedes einzelne Mitglied. Der Informationstext kann z. B. lauten: Wir verwenden Ihre uns vorliegende Einzugermächtigung ab (Umstellungsdatum) als SEPA-Mandat. Unsere Gläubiger-ID für den Lastschrifteinzug lautet: DE Als Mandatsreferenz verwenden wir Ihre Mitgliedsnummer. Verwenden Sie ab dem Umstellungszeitpunkt nur noch SEPA-Mandate. Diese sind für alle neuen Mitglieder, aber ggf. auch für jene notwendig, die nicht gewandelt werden konnten, weil die Einzugsermächtigungen nicht vorlagen. Benachrichtigung der Mitglieder über die Wandlung erfolgt am / per Neue Formulare sind im Einsatz Aufbewahrung der Mandate organisieren Beitragseinzug Vorabinformation bzw. Pre-Notification über die Beitragsbelastung Sie müssen im Streitfall in der Lage sein, die unterschriebenen SEPA-Mandate im Original vorzulegen. Bewahren Sie die Formulare dementsprechend auf. Beachten Sie, dass ein Mandat 36 Monate nach dem letzten Einzug seine Gültigkeit verliert, wenn es nicht mehr genutzt wird. Mitglieder, die austreten und nach mehr als 3 Jahren erneut beitreten, müssen ein neues Mandat unterzeichnen. Ein Mandat, welches noch nicht eingezogen wurde, ist unbegrenzt gültig, bis der erste Einzug erfolgt. Sie sind verpflichtet, Ihre Mitglieder mit einem Vorlauf von mindestens 14 Tagen vor dem Fälligkeitstermin über die Belastung zu informieren. Eine kürzere Vorlaufsfrist kann mit Ihren Mitgliedern beispielsweise in der Satzung vereinbart werden. Es genügt eine generelle Vorabankündigung z. B. in der Mitgliederversammlung, im Vereinsblatt, per Aushang oder ähnlichem. Die Ankündigung könnte wie folgt aussehen: Wir ziehen den Mitgliedsbeitrag jährlich zum 1. Montag im März ein. Fällt dieser nicht auf einen Bankarbeitstag, erfolgt der Einzug am unmittelbar darauf folgenden Bankarbeitstag. Die Vorabankündigung kann auch Bestandteil des Aufnahmeantrags / der Beitrittserklärung sein! Ablage der Mandatsformulare wurde geregelt Kürzere Vorlaufsfrist wurde beschlossen Vorabankündigung wurde geregelt. Mitteilung erfolgt am / per: Aufnahmeantrag wurde um Vorabankündigung ergänzt Seite 3 von 4

9 Aufgaben Informationen Umsetzung Termin Erledigt (Ja/Nein) SEPA-Lastschriften müssen mit einer Vorlaufsfrist eingereicht werden. Diese beträgt vom Fälligkeitsdatum gerechnet: - bei erstmaliger Einreichung 6 Bankarbeitstage vor dem Fälligkeitsstermin - danach 3 Bankarbeitstage Einreichung / Vorlaufsfristen Achtung! Gemeint ist damit nicht die erstmalige oder wiederholte Einreichung einer SEPA- Lastschrift durch Sie als Verein insgesamt. Vielmehr geht es um Ihr Mitglied, bei dem erstmals oder zum wiederholten Male auf Basis des vereinbarten Mandats eine SEPA-Lastschrift abgebucht wird. Beispiel: Sie haben 2013 für sämtliche Mitglieder erstmalig SEPA-Lastschriften eingereicht. Dabei haben Sie die Lastschriften 6 Tage vor Fälligkeitstermin bei uns eingereicht führen Sie einen wiederholten Beitragseinzug durch. Dabei sind auch drei neue Mitglieder zu belasten. Für jedes Mitglied, das bereits 2013 seinen Beitrag per SEPA-Lastschrift abgebucht bekommen hat, dürfen Sie wiederholte Lastschriften einreichen. Diese dürfen spätestens 3 Arbeitstage vor Fälligkeit bei Ihrer Bank eingereicht werden. Für die o. g. drei neuen Mitglieder ist es aber die erstmalige Belastung. Deshalb müssten diese drei mit den vollen 6 Tagen vor Fälligkeit eingereicht werden. Da dies in der Praxis schwer zu handhaben sein könnte, empfehlen wir Ihnen grundsätzlich die Lastschriften 6 Bankarbeitstage vor dem Fälligkeitstermin einzureichen. Zeitvorlauf eingeplant Die Einreichung bei der Bank erfolgt am Rücklastschriften mangels Deckung / erneute Einreichung Weitere Informationen Trotzdem Sie Ihre Mitglieder per Vorabankündigung über den Fälligkeitstermin und die Beitragshöhe informieren, wird es in der Praxis immer wieder zu Rücklastschriften kommen. Sie werden vermutlich mit dem Mitglied Rücksprache halten und den Beitrag erneut einziehen. Beachten Sie, dass auch hier eine neue Vorabankündigung erfolgen muss und die o. g. Fristen gelten. Wenn Sie wie oben empfohlen kürzere Fristen für die Vorabankündigung festgelegt haben, können Sie den erneuten Einzug zeitnah durchführen. Vorgehensweise bei Rücklastschriften geklärt Aktuelle Informationen, Musterschreiben und unser SEPA-Newsletter-Abo finden Sie unter Seite 4 von 4

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