IT-Sicherheit: neue Herausforderungen souverän meistern

Transkript

1 Mai 2015 IT-Sicherheit: neue Herausforderungen souverän meistern Zukunftsorientierung in der Personalwirtschaft: P&I LOGA überzeugt im Gesundheitswesen E-Vergabe: spätestens ab 2018 komplett elektronisch Datenschutz an Schulen: Gemeinde Jork setzt auf Kooperation

2 02 Inhalt Inhalt 03 Inhalt Wir fördern das Titelthema IT-Sicherheit: Konzepte, Strategien, Herausforderungen KDO-Kunden Karl-Jaspers-Klinik: P&I LOGA seit 1. Januar 2015 in Betrieb KDO-Partner E-Vergabe und EU-Richtline Worauf ist zu achten? KDO engagiert Deutschlandstipendium: Die KDO setzt auf Nachwuchs Wachsende Datenvolumen und neue technische Entwicklungen: Mit zunehmender Digitalisierung wird das Thema IT-Sicherheit für Kommunen immer wichtiger. Die ausbaufähige Komplettlösung für Buchhaltung und Mitarbeiterverwaltung wird den besonderen HR-Anforderungen im Krankenhausbetrieb gerecht. Ab April 2016 ist es Pflicht, die elektronische Vergabe (E-Vergabe) zu nutzen. Bis dahin müssen die neuen Vergaberichtlinien umgesetzt werden. Im Rahmen des Deutschlandstipendiums fördert die KDO insgesamt drei Studierende an der Hochschule Osnabrück und der Universität Oldenburg. 05 Editorial Titelthema 06 Informationssicherheit in der kommunalen Verwaltung 07 Mit Sicherheit ein gutes Jahr. Erfolgreiche Kampagne der Stadt Oldenburg für mehr IT-Sicherheit und Datenschutz 08 GovConnect unterstützt Kommunen bei IT-Sicherheit 09 IT-Sicherheit als Herausforderung und Chance: neue Ansätze Made in Germany 10 Aufgepasst Initiative für mehr Informationssicherheit infos & News 12 Wolfenbüttel auf Wechselkurs 13 newsystem: Hamelner Finanzdaten jetzt im Oldenburger Rechenzentrum KDO-Kunden 14 KDO-DMS&more: Akten-Digitalisierung leicht gemacht 15 KDO-ServiceLine: Zufriedenheit auf hohem Niveau 16 Karl-Jaspers-Klinik: P&I LOGA seit 1. Januar 2015 in Betrieb 19 Gemeinde Jork: Musterlösung für Datenschutz KDO-Partner 20 E-Vergabe und EU-Richtlinie Worauf ist zu achten? 21 Kurznews 22 Kinderleicht verwalten: Kita-Planer 2 von arxes-tolina KDO Engagiert 23 Deutschlandstipendium: Die KDO setzt auf Nachwuchs KDO Persönlich 24 Technik und Menschen zusammenbringen Maria-Therese Schneider, Notfallbeauftragte 25 Firmensportabzeichen KDO als Arbeitgeber: Mitarbeiter vergeben Bestnoten 27 Zukunftstag bei der KDO 27 Impressum Veranstaltungen 28 Wachsendes Interesse an Infotagen 29 Veranstaltungstermine Interessantes & Amüsantes 30 Kolumne 31 Rätsel

3 04 Editorial Editorial 05 IT-Sicherheit: Der Mensch steht im Vordergrund Die aktuelle Ausgabe der KOM:in können Sie jederzeit auch online lesen als blätterbare Ausgabe oder als PDF zum Herunterladen. Die Links dazu finden Sie direkt auf Liebe Leserin, lieber Leser, das Titelthema der aktuellen Ausgabe der KOM:in ist IT-Sicherheit. Dabei denken die meisten an technische Standards, die Datensicherheit gewährleisten sollen. Aber die Technik ist nur ein Faktor im gesamten Prozess der IT-Sicherheit. Vielmehr muss der Fokus auch auf den einzelnen Mitarbeiter bzw. die gesamten Organisationsstrukturen gelegt werden. Die sichere Firewall nützt nichts, wenn Anwender ihre Rechner nicht sperren oder freizügig mit Passwörtern umgehen was zumeist nicht einmal vorsätzlich, sondern einfach aus Unwissenheit geschieht. Statt der reinen Technik muss die gesamte Informationssicherheit im Vordergrund stehen und es gilt, jegliche Datenquellen ob digital oder analog zu schützen. Die Industrie setzt hier neue Maßstäbe mit der Entwicklung von innovativen Technologien für die sichere Datenübertragung. Als kommunaler IT-Dienstleister stellen wir ein sicheres und hochverfügbares Rechenzentrum zur Verfügung zur punktuellen Nutzung oder für die Auslagerung der kompletten IT. In den Bereichen Datenschutz und IT-Sicherheit engagieren wir uns seit Jahren und nun zusätzlich mit der GovConnect, der Tochter der niedersächsischen Datenzentralen. Mit der Sensibilisierung von Mitarbeitern in öffentlichen Stellen wird eine weitere Lücke geschlossen, um Informationssicherheit zu gewährleisten. Auch wenn Nutzer von sozialen Netzwerken freizügig private Daten preisgeben Kommunen müssen das verfassungsmäßig verankerte Grundrecht auf informationelle Selbstbestimmung des Einzelnen gewährleisten. Gern mit unserer Unterstützung! Ich wünsche Ihnen eine angenehme und spannende Lektüre! Ihr Dr. Rolf Beyer Verbandsgeschäftsführer

4 06 Titelthema Titelthema 07 7 Informationssicherheit in der kommunalen Verwaltung Die Digitalisierung der Verwaltung erfordert ein Umdenken in Sachen IT-Sicherheit: Nicht nur Betreiber der IT-Systeme, sondern auch Behördenleitungen sind zur Gewährleistung von IT-Sicherheit verpflichtet. Daniel Grimm, Referent für Informationsmanagement bei VITAKO, erläutert in seinem Beitrag die aktuellen Strategien zur Prävention und Bekämpfung von Cyberspace-Gefahren. Sogenannte Cyberangriffe haben in den letzten Jahren einen enormen Zuwachs erfahren. Dabei handelt es sich um gezielte Attacken von zumeist außenstehenden Personen oder Organisationen auf wichtige Computernetzwerke. Nicht zuletzt die Enthüllungen um die NSA-Affäre verdeutlichen hier eine Sicht der Bedrohungslage, zumal sich auch die Täterstruktur fernab der Geheimdienste verändert hat. Waren es in frühen Jahren des Internets zumeist hochspezialisierte Einzeltäter, die Cyberangriffe durchführten, so sind es heutzutage häufig Kriminelle ohne spezifische Fachkenntnisse. Teilweise organisiert, werden im Rahmen von Cyber Crime verfügbare Bausteine wie zum Beispiel Botnetze, Rootkits, Mal- und Spyware sowie Viren und Trojaner genutzt, um illegal digitale Informationen zu erbeuten und damit Gewinne zu erwirtschaften. Was aber bedeutet dies alles für die kommunale Verwaltung? Auch Behörden können Opfer von Cyberangriffen wie Distributed Denial of Service, Drive-by-Download oder Social Engineering werden. Diese und andere Gefahren machen das tägliche sichere Agieren im und mit dem Internet auch für Behörden immer schwerer. Durch die Digitalisierung der Verwaltung, den steigenden Grad der Vernetzung und die Abhängigkeit von IT-gestützten Verfahren werden die Gefahren aus dem Cyberraum auch mehr und mehr zur Bedrohung für die IT-Systeme in kommunalen Verwaltungen. Das Credo lautet demnach, die Anforderungen an die Informationssicherheit der Bedrohungslage ständig anzupassen. Entgegen der weitläufigen Meinung sind es aber nicht die Betreiber der IT-Systeme kommunaler Verwaltungen, die die Verantwortung für die Initiierung und Umsetzung der entsprechenden Informationssicher- heit tragen, sondern hier stehen vielmehr die Behördenleitung und deren Führungskräfte in der Pflicht. Vor diesem Hintergrund haben der Deutsche Städtetag, der Deutsche Landkreistag und der Deutsche Städte- und Gemeindebund gemeinsam mit der Bundes-Arbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister in Deutschland (VITAKO) eine Handreichung für die Verwaltungen von Städten, Landkreisen und Gemeinden veröffentlicht. Die Handreichung zur Ausgestaltung der Informationssicherheitsleitlinie in Kommunalverwaltungen erläutert, wie ein speziell auf die Anforderungen des kommunalen Bereichs angepasstes Managementsystem für Informationssicherheit aufgebaut und unterhalten sowie die zugrunde liegende Informationssicherheitsleitlinie konzipiert und realisiert werden können. Die Handreichung wurde von kommunalen Praktikern erstellt und orientiert sich an den in Deutschland verbreiteten Standards zur Informationssicherheit und den Vorgaben, die der IT-Planungsrat über seine Leitlinie zur Informationssicherheit erstellt hat. Dipl.-Ing. Daniel Grimm grimm@vitako.de Weitere Informationen zur Handreichung Informationssicherheitsleitlinie finden Sie unter: Mit Sicherheit ein gutes Jahr Erfolgreiche Kampagne der Stadt Oldenburg für mehr IT-Sicherheit und Datenschutz Es gibt in jeder Verwaltung gesetzliche und interne Regelwerke, die jedoch nicht immer und überall gelebt und wahrgenommen werden. Dieses zu ändern, ist die Idee hinter der Sensibilisierungskampagne, mit der die Stadt Oldenburg seit 2014 ihre Mitarbeiter auf dem Weg zu mehr IT-Sicherheit und Datenschutz unterstützt. Ein Artikel von Kai de Barse und Thorsten Meyer. Das Konzept der Kampagne entwickelte eine kleine Gruppe von Mitarbeitern aus den Bereichen Informationstechnik, Organisation, IT- Sicherheit und dem behördlichen Datenschutzbeauftragten, die feststellte: Es gibt Bedarf an Information und Bedarf an Sensibilisierung. Zum Start gab es neben einem Artikel in der hauseigenen Mitarbeiterzeitung OLround eine Sammelbox für die monatlich folgenden Informationsbroschüren und einen bürotauglichen Wandkalender. Wichtige Aspekte waren die stete Präsenz der Informationen in Büro und Intranet, aber auch regelmäßige Veröffentlichungen. Den Blick schärfen: für IT-Sicherheit und Datenschutz insgesamt Für das Jahr 2014 wurden zwölf monatliche Themen geplant, von Hinweisen zu mobilen Endgeräten, über clevere Gedächtnisstützen bei Passwörtern bis hin zu den Rechtsgrundlagen im Datenschutzgesetz. Die Informationen wurden nicht alleine für den dienstlichen Bereich aufbereitet. Dadurch richteten sie sich an alle der etwa Mitarbeiter, auch wenn nur davon über einen PC-Arbeitsplatz verfügen. Denn der Anspruch war, den Blick auf IT-Sicherheit und Datenschutz insgesamt zu schärfen. Auch bei der Gestaltung der Kommunikationsmittel zeigte sich die Arbeitsgruppe kreativ. Von drei Layoutentwürfen wurde der mit einem Maskottchen ausgewählt. Der spontanen Verwunderung, was nun ausgerechnet ein Jack-Russell-Terrier namens WOLFI mit IT-Sicherheit zu tun hat, folgte schnell Sympathie für den Vierbeiner und Neugierde auf die nächsten Veröffentlichungen, zeigt er sich doch stets in passender Verkleidung. Die Idee und die Inhalte erarbeiteten Mitglieder der fünfköpfigen Arbeitsgruppe, die Gestaltung übernahm das Pressebüro. Die externen Kosten reduzierten sich so auf Druckkosten und Bildlizenzen gerade einmal 1,25 Euro pro Mitarbeiter für die gesamte Aufklärungskampagne. Fazit: Kampagnen dieser Art werden gebraucht! Zum Abschluss erhielten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Anfang 2015 die Gelegenheit, die Kampagne per Umfrage im städtischen Intranet zu bewerten und weitere Themenvorschläge für die Zukunft einzubringen. Die Wünsche reichten von Organisationsregelungen und Erste Hilfe bis hin zur Nutzung von Internet und Cloud- Diensten sowie Tipps zu EDV-Programmen. Aus diesen und vielen weiteren Vorschlägen wird die Arbeitsgruppe bei passender Gelegenheit die Punkte aufgreifen, zu denen ein aktueller Bezug besteht. Sehr erfreulich war die äußerst positive Gesamtbewertung: Über 80 % der Umfrageteilnehmer wünschen sich vergleichbare Kampagnen zu anderen Themen. Der Oldenburger WOLFI ist mittlerweile auch über die Grenzen Oldenburgs und Niedersachsens hinaus bekannt. Auf verschiedenen Veranstaltungen von Datenschützern, IT-Leitern oder zuletzt beim Deutschen Städtetag fanden Flyer, Türanhänger und Wandkalender großen Absatz und die Oldenburger Kampagne hat vielen anderen Kommunen Mut gemacht, ähnliche Sensibilisierungsmaßnahmen auf den Weg zu bringen. Weitere Informationen finden Sie unter:

5 08 Titelthema Titelthema 09 9 GovConnect unterstützt Kommunen bei IT-Sicherheit Als Tochtergesellschaft der niedersächsischen kommunalen Datenzentralen arbeitet die GovConnect eng mit dem Land Niedersachsen zusammen. Neben E-Government-Lösungen befasst sich die GovConnect auch mit dem Thema Datenschutz und bietet den Kommunen unterschiedliche Services im Bereich Informationssicherheit an. Kommunale Verwaltungen ohne IT-gestützte Prozesse sind heute nicht mehr denkbar. Auch die Bürgerinnen und Bürger werden Dienstleistungen von Kommunen zukünftig wann immer möglich online in Anspruch nehmen. Dadurch wächst das Datenvolumen der Kommunen rasant und bei zunehmender Vernetzung und Komplexität der IT-Systeme gewinnt das Thema Informationssicherheit eine immer größere Bedeutung. Nicht nur technische Störungen der IT- Systeme oder Anwendungen, sondern auch organisatorische Mängel können hierbei eine Gefährdung für die Sicherheit der IT und damit für die Funktionsfähigkeit der Kommune darstellen. Das Bewusstsein für die Fragen der Informationssicherheit und des Datenschutzes wächst in den Kommunen ebenso wie bei den Bürgerinnen und Bürgern. Auf Bundesebene wird derzeit ein IT- Sicherheitsgesetz erstellt, in dem der Gesetzgeber insbesondere bei besonders schutzwürdigen Infrastrukturen entsprechende Sicherheitsvorkehrungen vorschreibt. Das Thema Datenschutz ist im letzten Jahr verstärkt diskutiert und von den Bürgerinnen und Bürgern zur Kenntnis genommen worden (Stichwort NSA) wenn auch noch ohne sichtbare Veränderung des Nutzungsverhaltens von Online- Diensten und Social-Media-Anwendungen. Kommunen erkennen wachsenden Handlungsbedarf In den Kommunalverwaltungen ist das Thema Datenschutz in der Regel schon seit einiger Zeit fest verankert; das Thema Informationssicherheit rückt durch neue Anforderungen sowie die zunehmende Komplexität der IT-Systeme nun immer mehr in den Vordergrund. Uns erreichen in letzter Zeit vermehrt Anfragen zum Thema Informationssicherheit von Kommunen, die einen Handlungsbedarf bei sich erkannt haben, berichtet Nina Fleer, Produktmanagerin bei der GovConnect. Dabei reicht die Bandbreite vom Bedarf an gezielten Schulungen bis zur Zusammenarbeit bei der Erstellung eines Informationssicherheits-Managementsystems (ISMS). Die GovConnect bietet daher nun zum Thema Informationssicherheit unterschiedliche Services an, um die Bedürfnisse der Kommunen zu bedienen. Die kommunalen Datenschutzbeauftragten können zum Beispiel mit dem Datenschutzregister der GovConnect auf eine Cloud-Applika- End-to-End-Verschlüsselung von Daten Elementar ist auch eine sichere Übertragung zwischen Endgerät und Server gerade im Zusammenhang mit mobilen Antion zurückgreifen, mit der die optimale Verwaltung von Verfahrensbeschreibungen nach dem Niedersächsischen Datenschutzgesetz (NDSG) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) möglich ist. Verwaltungen sind mit dem Datenschutzregister gegenüber Aufsichtsbehörden und Bürgern schnell auskunftsfähig; Doppelerfassungen werden vermieden und die Arbeit der Datenschutzbeauftragten wird erheblich erleichtert. Mit dem Datenschutzportal wird zukünftig eine Wissensplattform unter anderem mit E-Learning-Angeboten zum Thema Datenschutz bzw. Informationssicherheit zur Verfügung stehen. Die GovConnect bietet darüber hinaus Beratungsdienstleistungen im Bereich Informationssicherheit an von der punktuellen Beratung bei spezifischen Themen über einen IT-Sicherheitscheck zur Selbstevaluation bis hin zur Stellung des Informationssicherheitsbeauftragten für Kommunen. Notwendige Sicherheitsanforderungen wirtschaftlich realisieren Mit dem Land Niedersachsen arbeitet die GovConnect auch beim Thema Informationssicherheit eng zusammen. Im Rahmen des Gesamtvorhabens Möglichkeiten der Zusammenarbeit von Land und Kommunen im IT-Bereich hat im Dezember 2014 eine Arbeitsgruppe, der die GovConnect angehört, die Arbeit aufgenommen. Ihr Ziel ist die Ausarbeitung von Rahmenbedingungen zur Beteiligung des kommunalen Bereichs am N-Cert (Niedersachsen Computer Emergency Response Team) des Landes Niedersachsen. Land und Kommunen streben eine stärkere gemeinsame Nutzung von IT-Infrastrukturen an. Hierfür ist ein angemessenes Mindestsicherheitsniveau der Netzinfrastrukturen von Bund, Ländern und Kommunen zu etablieren, um gemeinsame Verfahren auf sicheren Infrastrukturen einfach zu integrieren und betreiben zu können. Das gemeinsame Vorgehen soll insbesondere sicherstellen, die notwendigen Sicherheitsanforderungen wirtschaftlicher realisieren zu können, als es jeder Einzelne für sich könnte und so das Risiko hoher Folgekosten aufgrund möglicher Sicherheitsvorfälle zu reduzieren. Monika Bär baer@govconnect.com IT-Sicherheit als Herausforderung und Chance: neue Ansätze Made in Germany Wer dem Thema IT-Sicherheit umfassend gerecht werden will, muss es vom Anfang bis zum Ende betrachten. Zentral sind Rechenzentren, die weder von außen noch von innen angreifbar sind (Stealth Data Center), sichere Übertragungswege für Daten sowie abhörsichere Geräte, die einen Angriffsversuch anzeigen. Künftige Sicherheitskonzepte brauchen ganzheitliche Ansätze Die potenziellen Bedrohungen sind zahlreich, die Vielzahl der möglichen Angriffspunkte ist groß. Für einen wirksamen Schutz von Informationen braucht es daher die vollständige Abstraktion besonders sensibler Programme und Inhalte vom Rest der IT-Infrastruktur. Diese Kapselung schützt Anwendungen und die Datenübertragung selbst in einer prinzipiell unsicheren IT-Umgebung. Das bedeutet: Bestehende Hardware und Netzwerk-Infrastrukturen können mit einem solchen Ansatz auch weiterhin genutzt werden. Großes Medieninteresse herrschte bei der Vorstellung des Stealth Data Center auf der CeBIT. wendungen. Gefragt sind Sicherheitskonzepte, die drei Bereiche abdecken: Sie müssen auf bestehende Infrastrukturen aufsetzen können, das gesamte Spektrum abdecken und die sichere Anbindung mobiler Endgeräte vereinfachen. Entscheidend ist die umfassende Verschlüsselung vom einen Ende der Verbindung bis zum anderen als homomorphe End-to-End-Verschlüsselung. Forschungsprojekt bei Fujitsu: digitale Souveränität An den deutschen Entwicklungsstandorten in Augsburg, Paderborn und München arbeiten Spezialisten von Fujitsu an einem umfassenden Ansatz, der besonders schutzbedürftigen Daten eine umfassende Sicherheit bieten soll vom Endgerät bis hin zum Rechenzentrum. Dabei haben die Entwickler mögliche Einbruchstellen identifiziert und technische Maßnahmen entwickelt, um diese schließen zu können: beim Endgerät: Abstraktion von Hardware und Betriebssystem, Kapselung der Einfallsstellen, Monitoring der Schnittstellen und des Speichers auf dem Transportweg: homomorphe Endto-End-Verschlüsselung, höhere Verschlüsselungsstärke ( äußerer und innerer Schlüssel) im Rechenzentrum: neuartige Mehrfaktorenabsicherung gegen interne Angriffe, durchgehendes Monitoring und Auditierbarkeit, automatisierte Verschlüsselung, verbesserter Schutz gegen verteilte Angriffe von außen sowie Absicherung gegen Seitenkanalangriffe Jochen Michels jochen.michels@ts.fujitsu.com

6 10 Titelthema Titelthema 11 Aufgepasst Initiative für mehr Informationssicherheit Es gehört zu den Aufgaben aller Landesbediensteten, mit Informationen besonders sorgfältig umzugehen. Im Niedersächsischen Ministerium für Inneres und Sport arbeitet eine ressortübergreifende Projektgruppe daher an einem Konzept, um die Mitarbeiter in den Behörden dafür zu sensibilisieren. Zu den Maßnahmen gehören spannende Live-Hacking-Veranstaltungen, bedarfsgerechte Hintergrundinformationen und kreative Materialien. Mitarbeiter spielen im Informationssicherheitsprozess eine zentrale Rolle. Sie haben durch den unmittelbaren Umgang mit Informationen viel Einfluss auf Beeinträchtigungen der Informationssicherheit. So kann eine Unachtsamkeit bereits gravierende Folgen haben, die vom Datenabfluss bis hin zur Manipulation von Mensch und Technik reichen können. Daher sind es vor allem die Mitarbeiter, die aktiv in den Informationssicherheitsprozess einbezogen werden müssen. Doch wie gelingt es einer Behörde, diese ganz spezielle Materie zu vermitteln? Die einfachste Möglichkeit ist: persönliche Betroffenheit erzeugen. Sensibilisierung funktioniert vor allem auf der Gefühlsebene. Echte Vorfälle schaffen Betroffenheit. Das Internetbanking meiner Bank wird schon sicher sein, oder? Wer sollte sich denn für meine Daten interessieren? Ich kann mir keine langen Kennwörter merken; das ist doch kein Problem, oder? Die Initiative Aufgepasst gibt Antworten auf diese und viele andere Alltagsfragen im Zusammenhang mit der Informationssicherheit und macht damit auf die persönliche Verantwortung eines jeden Einzelnen aufmerksam. Grundlage der Kampagne: Ermittlung des Status quo Die erstmals zum Thema Informationssicherheit durchgeführte Umfrage kam über einen Zeitraum von einem Monat auf eine Teilnehmerquote von knapp über 60 %, wobei sich mit 15 % auch Führungskräfte proportional beteiligt haben. Die Umfrage lieferte durchaus bemerkenswerte Erkenntnisse: So gehen zum Beispiel über 70 % der Befragten davon aus, dass ihnen dienstlich ein sicherer Arbeitsplatz durch ihre Behörde gewährleistet werde und sie lediglich am heimischen PC besonders vorsichtig sein müssten. Dies wird durch die hohe Zustimmung zu der Aussage An meiner dienstlichen IT-Ausstattung kann ich gefahrlos im Internet recherchieren unter- strichen. Anhand der Ergebnisse wurde außerdem deutlich, dass sich die Befragten eine bessere Darstellung und Vermittlung von Informationen im Zusammenhang mit der Informationssicherheit durch ihre Behörde wünschen. Dabei zeigte sich, dass bereits bestehende Regelungen und Hilfestellungen zum Teil gar nicht bekannt gewesen waren. 3 Aussagen 1 Ziel Um den Erfolg dieser Kampagne messen zu können, wurde mittels einer Umfrage erst einmal ein Ist-Stand fixiert. Dabei sollte die Erhebung kein Instrument sein, um ein Fehlverhalten der Kolleginnen und Kollegen aufzuzeigen. Vielmehr sollten die Aussagen die Stimmungslage widerspiegeln, indem auf die subjektive Empfindung jedes Einzelnen abgestellt wurde. Zu sieben Kernthemen (personenbezogene Daten und das Internet, Internetrecherche, Umgang mit s, Verhalten bei Sicherheitsvorfällen, Umgang mit externen Speichermedien, mobile Endgeräte und Informationssicherheit im Allgemeinen) wurden jeweils drei Aussagen formuliert, die auf das Empfinden, die persönliche Einschätzung und den Kenntnisstand jedes einzelnen Mitarbeiters abstellten. Um das Thema Informationssicherheit immer wieder in das Bewusstsein der Bediensteten zu rufen, sendete die Projektgruppe regelmäßig s mit Informationen und Tipps zu den sieben Themen. Datenschutz immer vor Augen Zur Umsetzung der Kampagnenziele ist darüber hinaus ein Konzept mit konkreten Handlungsempfehlungen erstellt worden. Mit Abschluss des Projektes wurden das Konzept und die gesamten Materialien zur weiteren Verwendung anderen Dienststellen zur Verfügung gestellt. Mit Plakaten, Post-it-Blöcken mit dem Aufdruck Analoges Informationsmedium, Türanhängern, Flyern oder Kantinenunterlagen kann die Kampagne damit auch in anderen Häusern und Behörden durchgeführt werden. Keine Chance für Hacker Ein wichtiger Teil der Kampagne waren auch die sehr gut besuchten Informationsveranstaltungen mit dem Titel Die Hacker kommen! Tatsachen, Techniken und Tipps. Die von der Bundesakademie für öffentliche Verwaltung (BAköV) und dem Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) konzipierte Veranstaltung machte die Teilnehmer auf Gefahrenpotenziale aufmerksam, die einen Angriff auf die Informationssicherheit ihrer Behörde von außen und innen zur Folge haben könnten. Langfristig positive Effekte Die Kampagne Aufgepasst wurde über einen Zeitraum von vier Monaten durchgeführt und die Ergebnisse der Evaluation sind sehr umfassend. Wie erfolgreich die Kampagne tatsächlich gewesen ist, zeigen wohl am besten die 94 % der Befragten, die angegeben haben, die Tipps und Hinweise der Kampagne im Arbeitsalltag künftig zu berücksichtigen. Die Initiative für mehr Informationssicherheit des Ministeriums für Inneres und Sport unterstützt damit die Aufgabe aller Behörden, die Informationssicherheit bestmöglich zu gewährleisten. Da über die Qualität der Informationssicherheit an jedem einzelnen Arbeitsplatz entschieden wird, ist die Sensibilisierung der eigenen Belegschaft unerlässlich. Mitarbeiter zu sensibilisieren, ist allerdings keine einmalige Aufgabe, sondern ein Prozess, der als Teil der Organisationskultur dauerhaft etabliert werden muss. Projektleitung: Anna Bartels, Steffen Dütemeyer Nds. Ministerium f. Inneres u. Sport infosic@mi.niedersachsen.de Anzeige Ihre Praxis. Unsere Kompetenz. Sichere Zukunft. DER KLICK FÜRS WESENTLICHE WO? Regelmäßig aktuell informiert mit den INFOMA-NEWSLETTERN Sie wollen automatisch und ohne lang suchen zu müssen über Neuigkeiten von uns und aus der Branche informiert werden? Kein Problem. Wir senden Ihnen gern regelmäßig unsere aktuellen Newsletter mit interessanten Themen rund um den öffentlichen Bereich zu. Melden Sie sich jetzt an! Informiert sein unter INF-A _Anz_Newsletter_KDO.indd :58

7 12 Infos & News Infos & News 13 Wolfenbüttel auf Wechselkurs Zum 1. Januar 2016 startet die Stadt Wolfenbüttel in den Echtbetrieb von newsystem. Mit der neuen Software aus dem Hause INFOMA soll das gesamte Finanzwesen der Stadt noch einfacher und transparenter gestaltet werden. Der Auftrag für die Einführung und Betreuung wurde im Rahmen einer öffentlichen Ausschreibung an die KDO vergeben. Die Idee, die bestehende Software abzulösen, hat sich über Jahre entwickelt, berichtet Axel Sievers, der Projektleiter der Stadt Wolfenbüttel. Als Grund dafür gibt er die wachsenden Anforderungen an ein modernes Finanzwesen an: Für eine zukunftsorientierte Verwaltung braucht man eine leistungsstarke und ausbaufähige Software. newsystem überzeugte uns mit hoher Funktionalität und modernem Design. Auch die hohe Integrierbarkeit der Anwendung spielte bei der Kaufentscheidung eine große Rolle: Die Zusatzmodule ermöglichen einen systematischen Ausbau des gesamten Finanzwesens. In Wolfenbüttel steht aktuell die Einführung des Zusatzmoduls Liegenschafts- und Gebäudemanagement zur Debatte, erklärt Axel Sievers. Mit guter Planung zum Erfolg Zurzeit laufen die Vorbereitungen für die Systemeinführung des Finanzwesens auf Hochtouren. Die Anwender werden intensiv geschult: In Workshops, Präsenzschulungen und Webinaren wird ihnen das nötige Wissen rund um die neue Software vermittelt. Gleichzeitig finden Installationen und Testläufe statt. Axel Sievers und seine Kollegen sind mit dem bisherigen Projektablauf sehr zufrieden: Dadurch, dass der Projektplan mit allen Terminen bis zum Jahresende feststeht, können auch wir gut planen. Zudem unterstützt uns die KDO sowohl per als auch telefonisch und persönlich bei allen Fragen rund um den Wechselprozess. Auf Details kommt es an! Für einen reibungslosen Systemübergang sorgen die Workshops vor Ort. Gemeinsam werden wichtige Anwendungsdetails erarbeitet. Das ist insbesondere beim Thema Altdatenübernahme von großer Bedeutung, hebt Axel Sievers hervor. Wir freuen uns, dass wir mit der KDO einen zuverlässigen Partner für das Projekt gefunden haben. Auch beim Thema Akzeptanz der neuen Software bei den Mitarbeitern ist Axel Sievers zuversichtlich: Mit Schulungen hilft uns die KDO, unseren Mitarbeitern die Angst vor der Umstellung zu nehmen. Den größten Zuspruch findet newsystem bei den jüngeren Kollegen: Das moderne Produktdesign und die intuitive Menüführung entsprechen dem, was die jungen Menschen aus ihrem privaten oder schulischen Alltag gewohnt sind. Axel Sievers Kick-off in Wolfenbüttel: das Projektteam der Stadt Wolfenbüttel und der KDO vor dem Rathaus newsystem: Hamelner Finanzdaten jetzt im Oldenburger Rechenzentrum Die Stadt Hameln hat den Betrieb des Finanzwesens newsystem erfolgreich in das Hochleistungsrechenzentrum der KDO verlagert. Seit Ende Februar nutzen über 120 Mitarbeiter die Dienstleistungen des Oldenburger Rechenzentrums. Bereits Anfang 2014 gab es die ersten Gespräche für diesen, aus Sicht der Stadt Hameln, strategischen Wechsel. Bernd Schnörch, innerhalb der Organisation/EDV zuständig für das Finanzwesen, und Dominik Grandt aus der Finanzabteilung erläutern einige Gründe: Das Finanzwesen ist eine der zentralen Anwendungen im Haus und muss daher hochverfügbar und ausfallsicher sein. Darüber hinaus stehen in den nächsten Monaten wichtige Projekte an, wie zum Beispiel die Migration auf newsystem 7 und der geplante Einsatz des Moduls Berichtswesen plus mit einer möglichen Ausbaustufe zu einem BI-System. In einer weiteren Ausbaustufe werden wir durch die Nutzung des neuen Webclients mittels Browser und mobiler Endgeräte mehr Mobilität bei der Anwendung des Finanzwesens zur Verfügung stellen können. Projekt mit Herausforderungen erfolgreich gemeistert Ende 2014 erfolgte dann schließlich der Projektstart mit einer ersten Testumgebung im zentralen Betrieb der KDO. Danach galt es, einige Herausforderungen zu meistern, wie zum Beispiel die reibungslose Einbindung der Schnittstellen zu weiteren Fremdverfahren, die vielschichtige Druckerlandschaft oder die Anbindung eines DMS-Verfahrens, welches direkt bei der Stadtverwaltung betrieben wird. Und schließlich sollten die Ausfallzeiten bei der Umstellung Ende Februar möglichst gering gehalten werden. Nach zwei Monaten Echtbetrieb ziehen Bernd Schnörch und Dominik Grandt nun ein positives Zwischenfazit: Wir sind mit dem Projektverlauf und dem Wechsel ins Rechenzentrum sehr zufrieden. Der tatsächliche Ausfall des Systems war minimal, denn wir sind mit der Umstellung an einem Donnerstagmittag Der Softwarebetrieb im Rechenzentrum der KDO bietet ein Höchstmaß an Stabilität und Sicherheit. gestartet und bereits ab Freitagmittag konnten wir wieder auf das Finanzwesen zugreifen. Ab Montagmorgen lief newsystem einwandfrei aus dem Rechenzentrum der KDO. Sowohl die Kolleginnen und Kollegen hier aus dem Haus als auch die KDO haben sich in diesem Projekt sehr engagiert und das wurde belohnt! Version 7 und Berichtswesen plus Die nächsten Projekte mit der Stadt Hameln stehen bereits in den Startlöchern. So erfolgte im Mai die Testinstallation des Moduls Berichtswesen plus. Danach werden die Anwender in entsprechenden Schulungen auf die neue Benutzeroberfläche von newsystem 7 vorbereitet, damit diese Umstellung dann ebenfalls erfolgreich verlaufen kann.

8 14 KDO-Kunden KDO-Kunden 15 KDO-DMS&more: Akten-Digitalisierung leicht gemacht Die Samtgemeinde Altes Amt Lemförde aus dem Landkreis Diepholz ist Anfang 2015 mit der Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) gestartet. Gerd-Dieter Bühning, Projektleiter und allgemeiner Vertreter des Bürgermeisters, erläutert im Interview mit KOM:in die Beweggründe und den Mehrwert einer solchen Lösung. Herr Bühning, was hat Sie bewogen, ein Dokumentenmanagement einzuführen? Unser Ziel war es, insbesondere die Verwaltungsprozesse zu optimieren. Mit einem DMS können wir die Aktenhaltung im Rathaus weitestgehend digitalisieren. Dann können mehrere Personen gleichzeitig einen Aktenvorgang einsehen und auch unabhängig vom (Büro-)Arbeitsplatz ist ein Zugriff möglich. Durch die digitale Akte schaffen wir Platz wir benötigen dann kein großartiges Archiv mehr. Außerdem entfallen die Ablage-, Such- und Wegezeiten. Und nicht zu vergessen ist natürlich die Sicherheit: Die digitale Akte schafft Platz im Rathaus und minimiert die Gefährdung durch äußere Einflüsse. Papierakten sind immer durch äußere Einflüsse, wie zum Beispiel Feuer oder Wasser, gefährdet. Bei einem DMS mit ordnungsgemäßer Datensicherung kann nichts mehr verloren gehen. Warum ist die Entscheidung zugunsten von KDO-DMS&more gefallen? Uns war es wichtig, dass wir einen Partner für alle Anfragen haben. Die KDO betreut unter anderem auch unser Finanzwesen so bekommen wir alles aus einer Hand. Außerdem arbeitet die KDO laufend daran, die kommunalen Ausprägungen des Systems weiterzuentwickeln. Damit bekommen wir immer wieder Lösungen, die auf uns zugeschnitten sind. Und im Rahmen von Arbeitskreisen können wir darauf auch noch Einfluss nehmen. Sie starten in Kürze mit dem Modul Rechnungseingangsworkflow. Welche Vorteile erhoffen Sie sich davon? Viele! Wir haben in unserer Verwaltung neben der Haupt- auch eine Nebenstelle. Das bedeutet, dass zum Beispiel Kassenanordnungen zur Unterschrift per Bote hin- und hergereicht werden müssen. Allein das entfällt schon. Dann benötigen wir zukünftig auch keine Aktenkopien der Rechnungen in den Fachämtern mehr, weil ja alles automatisch durch das DMS erzeugt wird. Die Suche im DMS nach Belegen geht viel schneller als bei den Papierakten, die Ablage entfällt. Wir sind aber auch viel schneller auskunftsfähig, wenn zum Beispiel einmal im laufenden Buchungsprozess eine Rechnung benötigt wird, weil es eine Nachfrage gibt. Und die Prüfung durch das Rechnungsprüfungsamt (RPA) wird auch vereinfacht. Kleine Kommunen scheuen oft den koordinativen Aufwand bei der Einführung eines DMS? Wie haben Sie das empfunden? Jede Einführung einer neuen Software bedeutet natürlich Aufwand. Aber hier hat uns die KDO rundum betreut, also von der Installation des Rechners über die Bereitstellung der Software bis hin zur Anwenderschulung. Wir haben hier im Haus natürlich ei- nen Ansprechpartner für das Projekt, aber der Aufwand, das zu koordinieren, war nicht extrem spürbar. Man hört immer wieder, dass DMS-Projekte endlos Ressourcen fordern und letztlich doch nicht immer zum gewünschten Erfolg führen. Können Sie diesen Eindruck bestätigen? Ja, das soll es geben und deswegen haben wir uns auch für eine fertige kommunale Lösung entschieden. Wir haben bei einem Kick-off gemeinsam mit der KDO alle Fragen zur Einrichtung der Software besprochen. Die fertige, also auf unsere Bedürfnisse abgestimmte DMS-Lösung, stand dann wenige Wochen später zum Test zur Verfügung. Als Samtgemeinde hatten wir dann noch einige Besonderheiten, die die KDO aber zeitnah umgesetzt hat. Und in Kürze können wir anfangen zu arbeiten. Wie geht es weiter, wenn der Rechnungseingangsworkflow läuft? Wir warten erst einmal in Ruhe die Resonanz aus dem Haus ab. Konkrete Entscheidungen über weitere Schritte sind noch nicht getroffen worden, aber gedanklich werden wir uns demnächst wohl mit der digitalen Bauakte und der Personalakte beschäftigen. Weil wir die Lösung sukzessive ausbauen können, entstehen auch keine langfristigen Baustellen und alle Mitarbeiter sind zufrieden und motiviert. Gerd-Dieter Bühning KDO-ServiceLine: Zufriedenheit auf hohem Niveau Als kunden- und serviceorientierter Dienstleister führt die KDO regelmäßig Kundenzufriedenheitsanalysen durch. Zum einen dienen sie der Erfolgskontrolle, zum anderen der nachhaltigen Qualitätsverbesserung. Im Mittelpunkt der im Herbst 2014 durchgeführten repräsentativen Umfrage stand die KDO-ServiceLine. Befragt wurden Kunden, die sich mit Fragen zur Handhabung von Fachanwendungen oder Meldungen zu Störungen im Betriebsablauf an die KDO gewendet haben. Um möglichst differenzierte Ergebnisse zu erzielen, wurden insgesamt 652 Anwender aus den Bereichen Technik, Finanz-, Einwohner-, Personal-, Jugend- und Ordnungswesen sowie GIS ausführlich interviewt. Sie beantworteten allgemeine Fragen zur fachlichen Qualität der Lösung, Erreichbarkeit und Bearbeitungsdauer sowie spezifische Fragen zu konkreten Vorgängen. Die Ergebnisse der Umfrage belegten eine hohe Zufriedenheit der Nutzer. Über 90 % der Befragten beurteilten die Kompetenz, Schnelligkeit und Freundlichkeit der KDO-ServiceLine-Mitarbeiter als gut oder sehr gut. Die Kunden lobten vor allem die kurzen Bearbeitungszeiten: In 70 % der Fälle wurde ihr Anliegen in weniger als einem Tag bearbeitet. Auch zum Thema Erreichbarkeit äußerte sich die deutliche Mehrheit der Befragten durchgehend positiv. 89,7 % gaben an, bei der Klärung eines Anliegens direkt einen Mitarbeiter der KDO- ServiceLine erreicht zu haben. Gesamtzufriedenheit: Tendenz steigend Im Vergleich zur letzten Kundenbefragung im Herbst 2012 verbesserte sich der Mittelwert für die Gesamtzufriedenheit auf der verwendeten 5er-Skala von 1,8 auf 1,7. Im Finanzwesen war der Anstieg nach Abschluss der Umstellungsphase auf das neue kommunale Rechnungswesen am deutlichsten. Besonders stark wurde die positive Veränderung von den Befragten im Personalwesen wahrgenommen, die seit Ende 2013 einen vollständigen Support durch die KDO-ServiceLine erhalten. Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass die Ergebnisse der Umfrage überaus positiv ausgefallen sind. Ute Ahlers, langjährige Mitarbeiterin der KDO, die unter anderem für die ServiceLine verantwortlich ist, freut sich über den Zuspruch: Die Kundenzufriedenheit hat sich auf einem hohen bis sehr hohen Niveau eingependelt. Das ist nicht nur für das Team eine wichtige Bestätigung, sondern für die gesamte KDO von großer Bedeutung!

9 16 KDO-Kunden KDO-Kunden 17 Karl-Jaspers-Klinik: P&I LOGA seit 1. Januar 2015 in Betrieb Das Thema Personalmanagement wird für eine erfolgreiche Klinikführung zunehmend wichtiger. Die Nachfrage nach leistungsfähigen und bedarfsgerechten HR-Systemen ausbaufähigen Komplettlösungen für Buchhaltung und Mitarbeiterverwaltung steigt. Auch die Karl-Jaspers-Klinik in Bad Zwischenahn hat sich eine zukunftsorientierte Personalwirtschaft auf die Fahnen geschrieben: Am 1. Januar 2015 wurde P&I LOGA im zentralen Betrieb der KDO eingeführt. Diverse Lohnarten, Zeitzuschläge und Jahressonderzahlungen: Das Personalabrechnungsverfahren im Gesundheitswesen ist besonders komplex. Thomas Ruhl, der Personalleiter der Karl-Jaspers-Klinik, kennt die HR-Herausforderungen im Krankenhausbetrieb. Gemeinsam mit seinem Team pflegt und verwaltet er rund 900 Datensätze von Mitarbeitern verschiedener Berufs- und Lohngruppen. Die Ablösung der bestehenden Buchhaltungssoftware KIDICAP war daher eine willkommene Maßnahme. Mehr Zukunftsorientierung mit P&I LOGA Mit der Einführung einer modernen HR-Lösung sollten alle Bedürfnisse der Abteilung von der Kostenabrechnung über die Planung bis hin zum Weiterbildungs- und Bewerbermanagement nach und nach befriedigt werden. P&I LOGA wurde dieser Anforderung gerecht: Durch ein umfangreiches Spektrum an voll integrierten Zusatzmodulen bietet das Programm die Möglichkeit zum systematischen Ausbau des Personalwesens in allen relevanten Bereichen. Dienstleistung oder Lizenz? Thomas Ruhl rät dazu, bei einer Kaufentscheidung die eigenen Kompetenzen richtig einzuschätzen. Folgende Fragen sollten vorab geklärt werden: Wird das eigene Know-how zum technischen Betrieb der Lösung ausreichen? Ist externe Unterstützung gewünscht? Werden zukünftig weitere Dienstleistungen in Anspruch genommen? Nach reiflicher Überlegung entschied sich der Personalleiter für die Service-Variante. Der Einsatz von P&I LOGA im zentralen Betrieb der KDO bietet ihm und seinem Team erhebliche Vorteile. Erstens werden Softwareaktualisierungen und Anpassungen an gesetzliche Änderungen im KDO-Rechenzentrum automatisch vorgenommen. Zweitens wird die Abteilung durch den umfangreichen technischen Support massiv entlastet. Nicht zuletzt sprach die Kalkulierbarkeit der Kosten für den zentralen Betrieb: Bei der KDO erhalte ich ein Komplettpaket zum Festpreis. Thema erledigt! Reibungsloser Ablauf dank exakter Planung Bei einer Softwareumstellung minimiert eine solide Planung die unvermeidbaren Beeinträchtigungen im Tagesgeschäft. Um Thomas Ruhl und sein Team von Beginn an zu unterstützen, war die KDO vor Ort präsent. Nachdem eine Aufwandsschätzung durchgeführt und die wesentlichen Umsetzungspunkte aufgestellt wurden, erarbeitete man gemeinsam einen Projektplan. Alles im Vorfeld zu berücksichtigen, quer zu denken und sich einen Puffer einzubauen hat sich als besonders wichtig erwiesen. Später lief alles nach Plan. Seit dem 1. Januar 2015 arbeiten Thomas Ruhl und sein Team nun mit P&I LOGA. Momentan befinden sie sich noch in der Lern- und Einarbeitungsphase. Für den Personalleiter lässt sich aber bereits heute ein Fazit ziehen: Gute Kommunikation und das Fachwissen der KDO haben uns die Umstellung sehr erleichtert. P&I LOGA war eindeutig die richtige Entscheidung. Thomas Ruhl Lob & Kritik: Ihre Meinung ist uns wichtig! Wir freuen uns auf Ihre Fragen, Wünsche und Anregungen: Anzeige App auf die Straße! pmowi-app ist die smarte Lösung für die mobile Daten erfassung von Ordnungs wi drig - keiten. Einfach, kom fortabel, sicher und wirt schaftlich. GovConnect GmbH info@govconnect.de GOV-14_AZ-pmOWIapp_KOMin-89x173_RZ.indd :57

10 18 KDO-Kunden KDO-Kunden 19 Anzeige Mehr Sicherheit für Ihr IT-Netzwerk Mit der dezentralen Firewall von EWE Die Folgen einer fehlenden Firewall sind schnell dramatisch: Verlust von sensiblen Geschäftsdaten, defekte Software und schlimmstenfalls Schäden von vielen Tausend Euro. Hinzu kommen Haftungsrisiken, sollte einer Ihrer Mitarbeiter illegale Internetseiten aufrufen und dort beispielsweise Musik oder Filme downloaden. Schützen Sie sich und Ihre Verwaltung am besten mit der dezentralen Firewall von EWE: Ihr persönlicher Ansprechpartner: Andreas Temmen T andreas.temmen@ewe.de EWE TEL GmbH, Cloppenburger Straße 310, Oldenburg Die Hard- und Software sowie deren Pflege und Updates sind inklusive. Wir übernehmen nicht nur die Erstkonfiguration für Sie, sondern die gesamte Arbeit und zwar dauerhaft. Über unsere kostenfreie Hotline sind wir 24 Stunden für Sie erreichbar. Sie haben keinen Investitionsaufwand und profitieren zudem von Investitionsschutz durch einen soliden Partner. Sie benötigen nur eine Internetanbindung mit fester IP-Adresse. Gemeinde Jork: Musterlösung für Datenschutz Internet, Computer und Netzwerke, Lernplattformen und Zeugnisverwaltungsprogramme: Informationelle Technologien bestimmen immer mehr den Schulalltag. Umso wichtiger ist es, dass sensible Daten von Schülern, Erziehungsberechtigten und Lehrern sicher aufbewahrt und gut geschützt sind. Im niedersächsischen Jork greift die Gemeinde den Schulen bei der Umsetzung des Datenschutzes unter die Arme. Um die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften zu gewährleisten, sind Schulen per Gesetz dazu verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Diese Funktion kann sowohl von einer externen als auch von einer internen Kraft bekleidet werden. Die Voraussetzungen dafür sind die volle Objektivität und ein aktuelles, umfassendes Fachwissen. Matthias Riel, allgemeiner Vertreter des Bürgermeisters der Gemeinde Jork, kennt die damit verbundene Problematik: Für eine konsequente Umsetzung des Datenschutzes braucht man Sorgfalt, Zeit und Fachkunde. Aus Ressourcengründen können Schulen den Datenschutz in der benötigten Qualität und Kontinuität nicht alleine umsetzen. Ähnliche Erfahrungen machte er in der Kernverwaltung: In der Vergangenheit haben wir mehrere Geschäftsprozesse digitalisiert. Dabei bemerkten wir schnell, wie komplex die Aufgaben im Bereich Datenschutz sind und haben uns die fachliche Unterstützung der KDO an Bord geholt. Mit dem Gemeinsamen Datenschutzbeauftragten einer Fachkraft der KDO, die wir zum behördlichen Datenschutzbeauftragten bestellt haben, fühlen wir uns zu jedem Zeitpunkt sicher. Klasse Idee! 2009 bis 2010 nutzte die Gemeinde Jork die Landesförderung aus dem Konjunkturpaket II und stattete ihre Schulen mit moderner EDV- Technik wie Beamer und interaktiven Whiteboards aus. Mit der neuen Hardware stiegen die Anforderungen an das EDV-Wissen und den Datenschutz die Schulen konnten sie aus eigener Kraft nicht mehr stemmen. Vor diesem Hintergrund haben wir uns dazu entschlossen, unsere Kooperation mit der KDO auszuweiten und den Gemeinsamen Datenschutzbeauftragten auch unseren Schulen zur Verfügung zu stellen, erklärt Matthias Riel. Dabei spielte für ihn der Blick von außen eine wichtige Rolle. Die sogenannte Betriebsblindheit wird vermieden. Die Kollegen der KDO können die potenziellen Sicherheitslücken besser erkennen und durch Praxisbeispiele Lehrer und Rektoren für das Thema Datenschutz sensibilisieren. Fachlich, sachlich, sicher Die Kooperation mit der KDO hat einen weiteren Vorteil: Gemeinsam mit den Datenschutzexperten können Schulleitungen technische und organisatorische Maßnahmen zum Datenschutz individuell festlegen. Anschließend erhalten sie einen Empfehlungskatalog, den sie Schritt für Schritt und im Rahmen des gegebenen Budgets umsetzen können. Von den Pädagogen und den Rektoren Interaktive Whiteboards sind digitale Tafeln, die mit einem Computer verbunden sind. Matthias Riel, allgemeiner Vertreter des Bürgermeisters und Datenschutzkoordinator der Gemeinde Jork wurde die Zusammenarbeit mit dem Gemeinsamen Datenschutzbeauftragten sehr positiv aufgenommen. Es ist ein gutes Gefühl, in Sachen Datenschutz in allen unseren Einrichtungen auf dem neuesten Stand zu sein, fasst Matthias Riel zusammen.

11 20 KDO-Partner KDO-Partner 21 E-Vergabe und EU-Richtlinie Worauf ist zu achten? Ab April 2016 ist es bei der Vergabe von Aufträgen Pflicht, die elektronische Vergabe (E-Vergabe) zu nutzen. Dies schreibt die Vergaberichtlinie 2014/24/EU vor. Aber was bedeutet dies konkret für Vergabestellen und deren Arbeitsalltag? Ein Artikel von Daniel Zielke. Die drei neuen Vergaberichtlinien, von denen die oben genannte eine ist, müssen bis April 2016 in nationales Recht umgesetzt werden. Wie sich abzeichnet, wird die Umsetzung Übergangsfristen für die vollständige Umstellung auf die E-Vergabe enthalten und damit den Gesamtprozess in zwei Stufen digitalisieren. Ab April 2016 müssen Vergabestellen die Bekanntmachung elektronisch veröffentlichen und die Vergabeunterlagen elektronisch zur Verfügung stellen. Hier ist darauf zu achten, dass Artikel 53 der Richtlinie vorschreibt, dass Bieter unentgeltlich einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang zu Bekanntmachung und Vergabeunterlagen (also den Auftragsunterlagen) erhalten müssen. Damit geht einher, dass künftig der öffentliche Auftraggeber alle Kosten des elektronischen Verfahrens tragen muss und Bietern keine Kosten (auch keine Abonnementkosten) für die Recherche, den Abruf der Bekanntmachung, den Bezug der Vergabeunterlagen, die Kommunikation sowie die Angebotsabgabe entstehen dürfen. Was ist für die Umstellung aufseiten der Vergabestellen zu tun? Hilfreich für den Umstellungsprozess war die Einrichtung einer Zentralen Vergabestelle des Landkreises Osterholz, die den Einführungsprozess zentral steuern und begleiten konnte. Die Zentrale Vergabestelle ist auch für die administrativen Eingaben in der E-Vergabe zuständig, sagt Doris Sonström, Leiterin der Zentralen Vergabestelle des Landkreises Osterholz, der die Systeme der Deutschen evergabe nutzt. Generell stellt sich auch die Frage, ob jede Gemeinde oder Stadt selbst E-Vergabe betreiben muss oder ob dies im Rahmen der interkommunalen Zusammenarbeit eine andere Körperschaft übernehmen kann. Sonström: Der Landkreis Osterholz bietet den kreisangehörigen Kommunen an, deren Vergabeverfahren über die Zentrale Vergabestelle des Landkreises gegen Kostenerstattung abzuwickeln. Das Vergabemanagementsystem wird dafür vom Landkreis administriert und einsatzbereit zur Verfügung gestellt. Die Systempflege und Schulungen werden ebenfalls von der Zentralen Vergabestelle des Landkreises vorgenommen. Die kreisangehörigen Kommunen werden als Untermandanten in das System eingebunden. Auch die Kreise Minden-Lübbecke und Gütersloh oder die Stadt Paderborn schreiben über das Vergabeportal der Deutschen evergabe für benachbarte bzw. kreisangehörige Gemeinden aus. Dabei bleibt die Beschaffungsautonomie aller erhalten, lediglich die Durchführung des Verfahrens wird einem Dritten übertragen. Dies kann insbesondere bei Energieausschreibungen sinnvoll sein, auf deren elektronische Auktionierung sich beispielsweise die Firma switch.on aus Herzebrock-Clarholz spezialisiert hat. Spätestens ab 2018 komplett elektronisch Die zweite Stufe der E-Vergabe-Nutzung sieht vor, dass ab Oktober 2018 zusätzlich zu Bekanntmachung und Vergabeunterlagen auch die Kommunikation sowie die Abgabe der Teilnahmeanträge und Angebote elektronisch erfolgen müssen. Bereits ab April 2017 muss die vollständige elektronische Abwicklung des Verfahrens erfolgen, sofern der Auftraggeber eine zentrale Beschaffungsstelle im Sinne der Richtlinie ist: Zentrale Beschaffungsstellen haben die Aufgabe, entgeltlich oder unentgeltlich für andere öffentliche Auftraggeber Ankäufe zu tätigen, dynamische Beschaffungssysteme zu verwalten oder öffentliche Aufträge zu vergeben beziehungsweise Rahmenvereinbarungen zu schließen. Die öffentlichen Auftraggeber, für die eine Rahmenvereinbarung geschlossen wird, sollten sie für einzelne oder wiederkehrende Aufträge nutzen können. (Erwägungsgrund 69) Eine andere Frage ist, ob mit Blick auf einheitliche Prozesse und die Dokumentation die Kommunikation mit dem Bieter in Form eines Nachrichtenmanagements innerhalb der E-Vergabe- Lösung schon ab 2016 sinnvoll erscheint. Daniel Zielke, Leiter Marketing und Vertrieb Weitere Informationen zur EU-Richtlinie finden Sie unter: Deutsche evergabe ist eine Marke der Healy Hudson GmbH. +++ Kurznews Erfolgsmodell IT aus der Steckdose: Bereits zehn Kommunen haben sich für den KDO-Cloud-Arbeitsplatz entschieden und ihre komplette IT in das KDO-Rechenzentrum ausgelagert. Vier weitere Verwaltungen folgen in diesem Jahr. Ausschlaggebend sind unter anderem der steigende Sicherheitsbedarf von Kommunen sowie hohe Kosten für Personal und Infrastruktur in der IT. +++ Rechenzentrumsfähig das neue KDO-Jugendwesen: Der Pilotbetrieb für das neue Jugendwesen läuft bei den Verwaltungen der Städte Wilhelmshaven, Wiesbaden und Emden an. Daneben testen noch weitere Städte und Landkreise die neue Software. Die moderne Fachanwendung wird auch im zentralen Betrieb des KDO-Rechenzentrums angeboten: Datensicherheit und Hochverfügbarkeit garantiert. +++ IT-Sicherheit Mobile-Device-Management (MDM): Die sichere Administration mobiler Endgeräte stellt für IT-Abteilungen in den Verwaltungen eine große Herausforderung dar. KDO-MDM ermöglicht insbesondere bei Verlust Kontrolle über die Geräte und gewährleistet Datensicherheit beim Zugriff auf sensible Informationen. +++ Entscheidungsgrundlage Daten mit GIS anschaulich präsentieren: Geoinformationssysteme bieten interessante Daten wenn man sie auswerten kann. Dafür bietet die KDO jetzt vielfältige Möglichkeiten in Verbindung mit dem Finanz- oder Einwohnerwesen an. So lässt sich der Bedarf an Spielplätzen und Schulen ebenso grafisch darstellen wie Informationen zu Veranlagungsarten oder Eigentumsverhältnissen. GIS ist damit die ideale Datendrehscheibe, um Projekte und Planungen für die Politik anschaulich zu präsentieren

12 22 KDO-Partner KDO engagiert 23 Kinderleicht verwalten: Kita-Planer 2 von arxes-tolina Durch den Rechtsanspruch auf einen Kinderbetreuungsplatz sind die Nachfrage und das Angebot an Betreuungsplätzen in den letzten Jahren gestiegen ebenso wie der Verwaltungsaufwand. Mit dem webbasierten Kita- Planer 2 der arxes-tolina GmbH wird der gesamte Prozess transparenter und effizienter. Niedersächsische Kommunen können das Verfahren zukünftig im kommunalen Rechenzentrum der KDO hosten. Das Dilemma bei der Vergabe von Kinderbetreuungsplätzen ist immer dasselbe: Viele Einrichtungen haben ihre eigenen Wartelisten und um sicher zu gehen, bewerben Eltern sich gleich auf mehrere Plätze. So sind zeitweise mehr Plätze blockiert als benötigt und den Kommunen fehlt der Überblick, wie der Bedarf tatsächlich ist. Zentrales Portal für Eltern und Kitas Beim Kita-Planer 2 sind alle Daten vernetzt. Eltern können sich die verfügbaren Plätze in einem zentralen Internetportal anzeigen lassen, erhalten dort auch weitere Informationen und können sich direkt bewerben. Kitas und Tagesmütter arbeiten mit einer zentralen kombinierten Warteliste, die Mehrfachanmeldungen berücksichtigt. Damit erhalten Kommunen verlässliche Zahlen für ihre Bedarfsplanung und werden auskunftsfähig und noch familienfreundlicher. Durch das Hosting des Kita-Planers im kommunalen Rechenzentrum der KDO in Oldenburg ist gewährleistet, dass die sensiblen personenbezogenen Daten sicher und hochverfügbar gespeichert sind. Starten wird im Sommer die Stadt Hameln, die bereits seit vielen Jahren Kunde der KDO ist und den Betrieb des KDO-Rechenzentrums auch für andere Fachverfahren nutzt. Andreas Breitkopf, Leiter der Abteilung Kindertagesstätten, Schulen und Sport in Hameln, bringt den Mehrwert der Lösung auf den Punkt: Mit dem Hamelner Kita-Planer wollen wir unseren Familien mehr Informationen und Service zur Verfügung stellen. Zudem erhalten wir durch die Software genauere Zahlen, damit wir zukünftig eine bedarfsgerechte Planung unseres Betreuungsangebotes sicherstellen. Der Kita-Planer ist modular aufgebaut und so kann zum Beispiel die Verwaltungsarbeit durch eine integrierte Elternbeitragsberechnung, Personalverwaltung oder diverse Statistiken weiter optimiert werden. Ist bereits eine Kita-Verwaltungssoftware im Einsatz, dann kann der webbasierte Kita-Planer auch unabhängig davon eingesetzt werden. Mit dem Hamelner Kita-Planer wollen wir unseren Familien mehr Informationen und Service zur Verfügung stellen. Zudem erhalten wir durch die Software genauere Zahlen, damit wir zukünftig eine bedarfsgerechte Planung unseres Betreuungsangebotes sicherstellen. Andreas Breitkopf, Leiter der Abteilung Kindertagesstätten, Schulen und Sport in Hameln Deutschlandstipendium: Die KDO setzt auf Nachwuchs Finanzielle Unabhängigkeit während des Studiums: Im Rahmen des Deutschlandstipendiums fördert die KDO insgesamt drei Studierende an der Hochschule Osnabrück und der Universität Oldenburg. Das Engagement der KDO reicht jedoch weit über das Finanzielle hinaus: Neben der Förderung wird den Studierenden auch eine berufliche Perspektive geboten. Larissa Beckmann zog nach Osnabrück, um Öffentliche Verwaltung zu studieren. Das Stipendium ist für sie weit mehr als eine finanzielle Unterstützung: Es ist schön, Anerkennung zu erfahren. Das spornt mich an und bestätigt, dass ich das Richtige tue! Larissa Beckmann Beste Chancen für den Berufsstart Dabei spielt der Netzwerkgedanke für die Studentin schon heute eine Rolle. Um die Weichen für einen erfolgreichen Berufsstart frühzeitig zu stellen, möchte sie neue Kontakte knüpfen. Im Sommer wird sie ein Praktikum bei der KDO absolvieren: Eine Einrichtung wie die KDO näher kennenzulernen, ist für mich eine wertvolle Erfahrung. Dadurch eröffnen sich neue Perspektiven und Chancen sowohl während des Studiums als auch danach. Larissa Beckmann ist überzeugt: Aufgrund des hohen Nachwuchsbedarfs in der öffentlichen Verwaltung stehen die Karrierechancen gut. Mein Studiengang bietet einen hohen Bezug zur Praxis und damit auch eine Grundlage für einen guten Start in die Berufswelt. Bei dem Deutschlandstipendium kommt es nicht nur auf gute Noten an soziales Engagement wird einem ebenfalls hoch angerechnet. Simon Bonhaus Simon Bonhaus, Student des Öffentlichen Managements an der Hochschule Osnabrück, erfuhr in einem Brief von seiner Hochschule über die Fördermöglichkeit. Die Wahl des Absenders fiel nicht zufällig auf den 24-Jährigen: Er ist durch überdurchschnittlich gute Prüfungsergebnisse aufgefallen. Daraufhin informierte sich der Student genau über das Bewerbungsverfahren. Bei dem Deutschlandstipendium kommt es nicht nur auf gute Noten an soziales Engagement wird einem ebenfalls hoch angerechnet. Seit meiner Schulzeit engagiere ich mich mit viel Spaß in der Jugendarbeit. Aus diesem Grund schienen mir die Chancen auf das Stipendium gar nicht schlecht. Mehr Zeit für das Studium Damit lag der Student richtig und wurde zu einem von bundesweit Deutschlandstipendiaten Die Förderung hat ihm den Alltag als Student erheblich erleichtert: Ohne die finanzielle Unterstützung müsste ich während des Semesters arbeiten. Die Zeit für die Vor- und Nachbereitung von Studieninhalten oder für ein Praktikum würde dadurch stark eingeschränkt werden.

13 24 KDO Persönlich KDO persönlich 25 Technik und Menschen zusammenbringen Maria-Therese Schneider, Notfallbeauftragte Maria-Therese Schneider ist seit 1979 bei der KDO und hat bereits in vielen unterschiedlichen Bereichen gearbeitet, von der Entwicklung über die Systemadministration bis hin zum Produktmanagement. KOM:in sprach mit ihr über ihre aktuelle Funktion als Notfallbeauftragte. Frau Schneider, Sie sind für die Weiterentwicklung des Notfallmanagements verantwortlich. Was bedeutet diese Aufgabe? Notfallmanagement ist für die KDO eine existenzielle Aufgabe und bedeutet ein strukturiertes und organisiertes Vorgehen bei einem Notfall. Mein Ziel ist es, dass wir für alle denkbaren Notfälle gerüstet sind. Das bedeutet vor allem, einen Notfallplan zu haben, der immer aktuell ist und immer griffbereit sein muss. Warum wurden gerade Sie für diese Aufgabe ausgesucht? (lachend) Dafür gibt es zwei Gründe: Erfahrung und Hartnäckigkeit. Ich bin schon so lange bei der KDO, dass ich die Abläufe und Zuständigkeiten sehr gut kenne. So kann ich Situationen, die zu Notfällen führen könnten, im Vorfeld identifizieren und Lebensmotto: Ich bin nicht auf der Welt, um so zu sein, wie andere mich haben wollen. Was ich mag: Essen: Tartufo-Eis, Rindersteak medium, Grünkernfrikadellen Hobbys: Malen, Trommeln, Schießen Musik: alles was Rhythmus hat meist Rock und Oldies Lieblingsfilm: Dornenvögel Nächster Urlaub: Wanderurlaub in der Eifel damit gegebenenfalls verhindern. Tritt dennoch ein Notfall ein, dann regelt der Notfallplan die Zuständigkeiten und Abläufe. Und außerdem bin ich sehr hartnäckig und gehe Dingen auf den Grund. Nachlässigkeit kann beim Notfallmanagement fatale Folgen haben! Was wäre denn für die KDO ein Notfall? Stellen Sie sich vor, bei der Polizei, die sich direkt neben der KDO befindet, geht eine Bombendrohung ein und das Gebiet muss weiträumig evakuiert werden. Unsere Mitarbeiter müssten ihre Arbeitsplätze verlassen und wir wären für unbestimmte Zeit für unsere Kunden nicht erreichbar. Das wäre zum Beispiel ein Notfall. Aber wie können Sie in diesem Fall gegensteuern? Diesen Notfall können wir nicht verhindern, aber Szenarien entwickeln, wie wir dennoch weiterarbeiten können. Viele Mitarbeiter könnten zum Beispiel im Homeoffice arbeiten, Telefone könnten umgestellt werden. Darum haben wir alle Notfallpläne auch nicht nur auf Papier im Schrank, sondern zusätzlich digital an einem sicheren Ort. So können die Befugten jederzeit und überall darauf zugreifen, um dann im Falle eines Falles schnell und richtig zu reagieren. Woher wissen denn die Mitarbeiter, wie sie in den Notfällen reagieren müssen? Das muss natürlich geübt werden! Denn dadurch erkennt man erst, ob ein Plan auch in der Realität funktioniert. Wir führen regelmäßig Notfallübungen durch. Für manche sind sie zwar eine lästige Arbeitsunterbrechung, aber für effektives Notfallmanagement unverzichtbar. Bewerkstelligen Sie dieses Projekt denn ganz alleine? Notfallmanagement ist kein Projekt, sondern ein Prozess. Es gibt kein definiertes Ende, denn bei jeder Strukturveränderung wie zum Beispiel technischen Erweiterungen, Neueinstellungen oder Umzug auch innerhalb des Hauses müssen die Notfallpläne aktualisiert werden. Es ist wie bei einem Haus: Man muss immer was daran tun. Und auch wenn ich als Vollzeitkraft nur für diese Aufgabe zuständig bin, so benötige ich Hilfe aus dem ganzen Haus. Meine Kollegen liefern mir viele wichtige Informationen und unterstützen mich durch Mitdenken und Mitmachen bei der Erarbeitung von Lösungswegen. Ganz wichtig ist, dass unser Geschäftsführer das Notfallmanagement mit trägt und mit hoher Priorität eingestuft hat. Frau Schneider, wir bedanken uns für das Gespräch! Maria-Therese Schneider KDO Wir sind für Sie da! Mehr Informationen zu unseren Lösungen und IT-Dienstleistungen finden Sie auf Firmensportabzeichen 2014 Auch 2014 haben sich die Mitarbeiter der KDO wieder sportlich gezeigt und beim Firmensportabzeichen der Barmer GEK teilgenommen: Insgesamt 26 Teilnehmer konnten am Ende eine Urkunde in Empfang nehmen. Beim Wettstreit in Sachen Fitteste Firma hat die KDO damit den zweiten Platz erreicht und ein Speerwurf Training beim Leichtathletiktrainer Heiner Möller gewonnen, der 2014 an den Leichtathletik Hallen- Weltmeisterschaft der Seniorinnen und Senioren in Budapest teilgenommen hat. Aber nicht nur der von der Barmer GEK ausgelobte Preis ist für die sportlichen KDO ler ein Anreiz. Zweckverbandsgeschäftsführer Dr. Rolf Beyer belohnt jeden erfolgreichen Teilnehmer mit einem Tag Sonderurlaub. Das mag ein Grund dafür sein, dass die Zahl der Anmeldungen jedes Jahr steigt. Allerdings ist nicht jeder Kandidat erfolgreich, denn neben Standarddisziplinen wie Radfahren, Laufen und Schwimmen gilt es auch im Kugelstoßen, Hoch- oder Weitsprung Meter zu machen. Und das sieht leichter aus, als es ist. Geht mit gutem Beispiel voran: Herr Dr. Beyer beim Hochsprung

14 26 KDO Persönlich KDO persönlich 27 KDO als Arbeitgeber: Mitarbeiter vergeben Bestnoten Gerade für serviceorientierte IT-Dienstleister mit intensivem Kundenkontakt gilt: Ausgeglichene, motivierte und leistungsfähige Mitarbeiter führen zu zufriedenen Kunden. Um ein aussagekräftiges Bild über das Befinden und die Motivation von Fachkräften aus allen Betriebsbereichen zu erhalten, führte die KDO im Herbst 2014 hierzu erneut eine umfassende Mitarbeiterbefragung durch. Sind Sie mit dem Verhältnis zu Ihrem Vorgesetzten zufrieden? Können Sie sich bei Problemen auf Unterstützung von Kollegen verlassen? Gelingt es Ihnen, nach der Arbeit richtig abzuschalten? Diese und andere betriebsrelevante Fragen wurden von insgesamt 183 Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen der KDO beantwortet. Gekommen, um zu bleiben Laut einer Studie der ManpowerGroup, einer der drei größten Personaldienstleister weltweit, plante im Jahre 2014 jeder zweite Arbeitnehmer in Deutschland einen Arbeitsplatzwechsel. Erfreulicherweise verzeichnete die KDO-Mitarbeiterbefragung ein anderes Ergebnis. Für die Mehrzahl der Befragten kam ein Jobwechsel nicht infrage. Ganz im Gegenteil: 91 % der Teilnehmer hätten ihren Freunden und Verwandten empfohlen, sich auch bei der KDO zu bewerben. 99 % der Befragten hielten die KDO für einen insgesamt attraktiven Arbeitgeber. Als Gründe dafür nannten sie das angenehme und produktive Betriebsklima, den hohen kollegialen Zusammenhalt sowie den respektvollen und wertschätzenden Umgang seitens der Führungskräfte. Mehrwert für alle Beschäftigten Auch zum Thema Entspannung und Freizeit äußerte sich die Mehrzahl der Befragten überwiegend positiv. 85 % gaben an, sich in der arbeitsfreien Zeit ausreichend erholen zu können. 75 % berichteten, trotz eines hohen Arbeitseinsatzes immer noch genügend Zeit für Familie und Freunde zu haben. Nicht zuletzt zeichneten die freiwilligen Zusatzleistungen die KDO als einen attraktiven Arbeitgeber bei den Befragten aus. Als besonders wichtig empfanden sie in diesem Zusammenhang das umfangreiche Gesundheits- und Sportangebot, diverse Vorsorgeaktionen sowie frisches Obst am Arbeitsplatz. Zukunftstag bei der KDO Forscher, Softwareentwickler und IT-Experten von morgen beim KDO-Zukunftstag 2015 Ungewohnter Lärm auf den Fluren der KDO: 14 Kinder und Jugendliche im Alter von 10 bis 15 Jahren konnten im Rahmen des Zukunftstags einen Blick hinter die Kulissen werfen und einmal erleben, was Mama, Papa und die weiteren Kollegen den ganzen Tag machen. Kein leichtes Unterfangen, wie Christiane Beier aus dem Marketing erfahren musste: Einem Zehnjährigen zu erklären, was man macht und warum, ist schwieriger als man denkt aber eine sehr interessante Erfahrung. Mit Werbung machen haben die Kinder sich schließlich zufriedengegeben. Lachend ergänzt Frau Beier: Beim nächsten Mal sage ich einfach, dass ich bei der KDO die Kugelschreiber mache. Das beeindruckt sie bestimmt! Außer beim Marketing durften die jungen Gäste auch an der Zentrale, bei den Datenschützern, im Rechnungswesen, bei den Entwicklern, der Technik, dem Personalrat und der KDO-AKADEMIE ihre Fragen stellen. Ob an diesem Tag bereits Nachwuchs für die KDO angeworben wurde, das wird sich in ein paar Jahren zeigen. Mai 2015 Herausgeber KDO Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg Elsässer Straße Oldenburg Tel Fax info@kdo.de Verantwortlich für den Inhalt gemäß 5 Telemediengesetz (TMG): Dr. Rolf Beyer Redaktion Christiane Beier, komin@kdo.de Konzeption, Layout und Text Rauschenberg Kommunikation GmbH Druck Druckerei Joh. Burlage, Münster Erscheinungsweise/Auflage Halbjährlich/2.500 Exemplare Bildnachweis Jonah_H/istock (Titel); Syda Productions/fotolia (S. 3); Javier Brosch/fotolia (S. 7); drubig-photo/ fotolia (S. 22); Picture-Factory/fotolia (S. 26); Oleg Zhukov, bennnn, katoosha, Punto Studio Foto, Africa Studio alle fotolia (S. 30); Roland Schiffler, Bremen (S. 2, S. 13); Foto und Bilderwerk, Oldenburg (S. 5, S. 24, S. 28); Fujitsu (S. 9); Gemeinde Wolfenbüttel (S. 12); Gemeinde Lemförde (S. 14); Karl-Jaspers-Klinik (S. 18); Gemeinde Jork (S. 19); KDO (S. 25, S. 27, S ) Hinweis In diesem Magazin wird aus Gründen der besseren Lesbarkeit bei Personenbezeichnungen oft die männliche Form der Begriffe verwendet, sie steht jedoch stellvertre tend auch für die weibliche Form. Urheberrechte Die im Magazin enthaltenen Beiträge sind urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte werden vorbehalten. Redaktionelle Beiträge geben nicht unbedingt die Meinung des Herausgebers wieder. Wie hat Ihnen diese Ausgabe gefallen? Wir freuen uns über Ihre Anregungen, Fragen, Lob und Kritik. Schreiben Sie uns: komin@kdo.de

15 28 Veranstaltungen Veranstaltungen 29 Wachsendes Interesse an Infotagen Informationsveranstaltungen haben derzeit Hochkonjunktur bei der KDO und ihren Kunden: Zu den Infotagen Finanzwesen mit newsystem 7 und Liegenschafts- und Gebäudemanagement (LuGM) Ende April kamen über 120 Teilnehmer nach Oldenburg. Martin Sunder, verantwortlicher Produktmanager, freut sich über das große Interesse: Für mich ist das ein klarer Beweis, dass die Kommunen in der Doppik angekommen sind und jetzt alle Möglichkeiten ausschöpfen wollen. Manche Systeme bieten da leider nicht viele Möglichkeiten aber mit INFOMA sind wir hier bestens aufgestellt! Das zeigt auch das positive Fazit der beiden Referenzkunden für das Liegenschaftsund Gebäudemanagement (LuGM), Petra Ahlers vom Landkreis Vechta und Britta Sauthof vom Landkreis Goslar. Für die Verknüpfung mit dem Finanzwesen kommt in beiden Fällen eine Integrationsanbindung zu SAP zum Einsatz, mit der die Daten zwischen den Anwendungen automatisiert ausgetauscht werden. Für Kommunen, die bereits newsystem im Einsatz haben ist LuGM voll integriert und für andere Finanzwesenlösungen können wir diese Anbindung ebenfalls entwickeln. Denn vorrangiges Ziel ist es doch, Gebäude und Liegenschaften effizient zu verwalten und Kostentransparenz zu schaffen ohne dabei doppelten Buchungsaufwand zu erzeugen, wie Martin Sunder erläutert. Dabei ist LuGM nicht nur etwas für große Kommunen: Neben vier Landkreisen betreut die KDO auch vier Gemeinden in einer Größenordnung zwischen und Einwohnern. Unsere KDO-Veranstaltungen IT aus der Steckdose der KDO-Cloud-Arbeitsplatz KDO, Oldenburg Infotag KDO-doppik&more: Rechnungseingangsworkflow, Steuerakte & weitere Module KDO, Oldenburg Infotag Meldewesen: neues Bundesmeldegesetz, E-Government & mehr KDO-Nebenstelle Osthafen (FAMOversum), Oldenburg Arbeitskreis IT-Leiter der Landkreise KDO, Oldenburg Arbeitskreis IT-Leiter der Städte & Gemeinden KDO, Oldenburg Präsentation KDO-DMS&more KDO, Oldenburg Viele Besucher der Infotage interessierten sich vor allem für die neuen Möglichkeiten der Fachanwendungen. Auch auf dem Infotag Finanzwesen mit newsystem 7 wurde umfassend präsentiert, welche zahlreichen Möglichkeiten die Software bietet. Dazu gehören unter anderem die Integration eines Rechnungsworkflows über eine DMS-Anbindung, ein modernes Berichtswesen und die Übernahme von Personalkosten-Plandaten aus P&I LOGA. Einen kurzen Überblick zu den beiden Fachanwendungen erhalten Sie hier: für LuGM unter für newsystem 7 unter Strategisches in Bild und Ton Sie können strategische Aussagen von Dr. Rolf Beyer zu aktuellen Fragen rund um IT-Lösungen für Kommunen nicht nur lesen, sondern auch als Videobotschaft anschauen. Die aktuelle Videobotschaft finden Sie unter: Weitere wichtige Termine 02. bis dbb-kongress neueverwaltung CCL, Leipzig 09. bis Deutscher Städtetag Hauptversammlung Dresden 16. bis Infoma Anwendertreffen Kassel 23. bis Zukunftskongress Staat & Verwaltung Berlin Mitgliederversammlung des nds. Städte- und Gemeindebundes Emden 03. bis Kommunales IuK-Forum Varel Weitere Informationen finden Sie unter: Anne Hutfilter Tel anne.hutfilter@kdo.de

16 30 Interessantes & Amüsantes Interessantes & Amüsantes 31 Erholung pur: Urlaub ohne Fettnäpfchen Schnell von Begriff? Bald beginnt die Urlaubszeit. Es warten ferne Länder. Eines sollte man beim Bereisen exotischer Ziele allerdings beachten: Alle Kulturen haben ihre jeweiligen Besonderheiten. Sie zu kennen, erspart dem Reisenden das eine oder andere Fettnäpfchen. Zudem ist das Kennen und Beachten von kulturell bedingten Regeln ein Zeichen von Respekt. Von der Kehrichtabfuhr bis zur Inhaftierung von Verbrechern: Die Aufgaben der öffentlichen Verwaltung sind sehr vielseitig. Lösen Sie das Kreuzworträtsel und testen Sie Ihr Wissen rund um den Berufsalltag in Ämtern und Behörden. Viel Spaß! 8 Hinweis: Benutzen Sie bei Umlauten die normale Schreibweise. Dubai: Liebe hinter Mauern In Dubai gilt das Händchenhalten in der Öffentlichkeit als verpönt. Wer seinem Partner oder seiner Partnerin beim Stadtbummel einen Kuss gibt, riskiert sogar strafrechtliche Konsequenzen. Für Verliebte beruhigend: Hinter den geschlossenen Hotelmauern sind die Regeln nicht ganz so streng einzuhalten. Japan: Ja? Nein? Vielleicht! In Japan wird eine eindeutige Verneinung als unhöflich empfunden. Statt eines klaren Neins nutzen Japaner lieber ausweichende Formulierungen. Das Gleiche gilt beim Äußern von Wünschen: Einen Satz sollte man dort nicht mit ich will anfangen. Generell ist es ratsam, vor Ort etwas zurückhaltender in der Kommunikation zu sein. Indien: heilig statt lecker Anders als in vielen anderen Kulturen, könnte in Indien ein teureres und großes Gastgeschenk leicht als Beleidigung aufgefasst werden. Wer seinem Gastgeber dennoch eine Freude machen will, sollte am besten zu essbaren Mitbringseln aus der Heimat greifen. Die wohl schlechteste Wahl wäre dabei ein Rinderschinken: In Indien gilt die Kuh als heilig. Thailand: Ärger im Gepäck Buddha-Darstellungen sind für Thailänder heilig und gelten sogar als individuell belebte Wesen. Ohne Sondergenehmigung ist ihre Ausfuhr streng verboten. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich bei den Statuen um ein Kunstobjekt oder ein Souvenir handelt. Ausgenommen sind lediglich kleine Figuren, die leicht von einer Person getragen werden können Waagerecht: Was bringt ein System auf den neuesten Stand? Wo ist alles alphabetisch, chronologisch und sogar durchnummeriert? Was steht vor jedem Gesetzestext? Hier sind alle Unterlagen in bester Ordnung. Womit muss man rechnen, wenn man das Recht bricht? Wodurch wird Informationssicherheit unter anderem gewährleistet? In diesem Geschäft wird intensiv gearbeitet. Senkrecht: Was ist die erste Anlaufstelle nach einem Umzug? Wer verwahrt den Schlüssel der Stadt? Auf die Kameralistik folgt die... Wer so etwas stellt, möchte eine Entscheidung von oben. Rechtsgelehrte sprechen hier auch von Erlass Lösungswörter: 1. Update; 2. Register; 3. Paragraf; 4. Akte; 5. Sanktion; 6. Datenschutz; 7. Workshop; 8. Bürgerbüro; 9. Bürgermeister; 10. Doppik; 11. Antrag; 12. Dekret

17 Zweckverband Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO) Elsässer Straße Oldenburg Tel Fax Der Weg zur Vollkommenheit und zu jedem Fortschritt ist fortwährende Selbstkritik. Kurt Schwitters ( ), dt. Maler und Schriftsteller