Wie Sie mit s Ihre Ziele erreichen

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2 Wie Sie mit s Ihre Ziele erreichen Wir alle schreiben täglich zig s und erhalten mindestens ebenso viele. Daher ist es wichtig, dass Sie Ihre s so schreiben, dass Ihr Empfänger sofort erfasst, was Sie von ihm möchten. Doch wie machen Sie das? Ein wesentlicher Punkt besteht in einer klaren, gut nachvollziehbaren Struktur. Die Struktur einer das Wichtigste zuerst Die Struktur bildet den roten Faden, an dem Sie sich beim Schreiben entlang hangeln, und erleichtert dem Empfänger das Lesen und das Verstehen. Denn eine gute Struktur macht unsere verzweigten Gedanken für den Leser nachvollziehbar. Da wir es im Beruf stets eilig haben, ist zum Strukturieren und Gliedern Ihrer s das Prinzip der (umgekehrten) Pyramide zu empfehlen. Mit dieser Methode teilen Sie Ihre E- Mail in 3 Abschnitte: 1) Der Anfang kommen Sie gleich zum Punkt: Beim Pyramidenprinzip steht die Kernaussage direkt am Anfang des Textes. Schreiben Sie vorab nur einen kurzen einführenden Satz, in dem Sie sich höflich für das Interesse, die Nachfrage oder die Information bedanken. 2) Die Mitte weitere Informationen: Begründungen, Erläuterungen und/ oder weitere Aspekte werden in abnehmender Wichtigkeit aufgeführt.

3 Idealerweise gliedern Sie die einzelnen Punkte in übersichtliche, kurze Absätze. Pro Gedankengang ein Absatz. Wenn es sich anbietet, nutzen Sie Aufzählungen und Bulletpoints. Das macht die luftiger und steigert die Lesbarkeit. 3) Das Ende Call-to-Action: Wenn Sie den Leser durch Ihre zum Handeln animieren wollen, formulieren Sie am Ende der eine eindeutige Handlungsaufforderung. Aus der Werbesprache entlehnt, nenne ich das den Call-to-Action. Wenn Sie nicht explizit kommunizieren, was Sie von Ihrem Leser erwarten, dürfen Sie nicht davon ausgehen, dass er es weiß selbst wenn es für Sie bereits aus den vorangegangenen Darlegungen ersichtlich ist. Warum ist die umgekehrte Pyramide gerade bei E- Mails so wichtig? Wir lesen den Anfang und das Ende von Texten in der Regel aufmerksamer als den Mittelteil. Dieser wird eher überflogen. Am Anfang hat der Empfänger noch Lese-Energie. Er schaut, worum es in der geht, liest meist noch relativ genau. Sobald jemand aber glaubt, erfasst zu haben, worum es geht, liest er die flüchtiger. Wenn Sie in der Mitte (oder erst am Ende der ) schreiben, was Sie eigentlich wollen, kann es Ihnen passieren, dass der Leser dies nicht richtig wahrnimmt. Was ist das Wichtigste? Die Regel beim Pyramidenprinzip scheint also einfach: das Wichtigste zuerst. Doch: Was ist das Wichtigste? Was das Wichtigste ist, hängt von Ihrem Leser und Ihrem Kommunikationsziel ab. Wenn Sie dies

4 herausgefunden haben, helfen Ihnen die unausgesprochenen Fragen Ihres Lesers, eine klare, nachvollziehbare Struktur für Ihre zu finden. Handlungen auslösen: Call-to-Action Wenn Sie eine Handlung durch Ihre auslösen möchten, müssen Sie diese konkret ausformulieren. Es genügt nicht, dass sich der Leser eigentlich denken könnte, was er zu tun hat. Im Zweifelsfall denkt er sich nämlich gar nichts dabei. Durch konkrete Handlungsanweisungen weiß er hingegen genau, inwiefern er aktiv werden soll. Das ist der sogenannte Call-to-Action, wie es in der Werbesprache heißt. Selbst wenn Sie alle Inhalte in Ihrer gut strukturiert und anschaulich dargelegt haben: Ein fehlender oder in zu geringem Maße handlungsauffordernder Call-to-Action kann dazu führen, dass der Empfänger nicht oder zumindest nicht zeitnah auf Ihre reagiert. Hier sind unterschiedliche Gründe denkbar. Möglicherweise hat er tatsächlich nicht verstanden, was er unternehmen soll, oder er hat die lediglich überflogen und im Mittelteil überlesen, was er tun sollte. Wichtig ist daher, dass Sie am Ende Ihrer einen handlungsauffordernden Satz schreiben, in dem eindeutig formuliert ist, was Sie vom Empfänger erwarten.

5 Haben Sie keine Angst, zu bestimmend oder unhöflich zu wirken. Die meisten Menschen sind dankbar, wenn Sie ihnen klar mitteilen, was sie tun sollen. Das spart ihnen die Zeit, es selbst herauszufinden. Ein klassisches Beispiel für einen fehlenden handlungsauffordernden Schluss: Bettina Beispiel arbeitet in einem Steuerberatungsbüro. Um die Einkommensteuererklärung eines Mandanten bearbeiten zu können, fehlen ihr noch einige Unterlagen. Also schreibt sie dem Mandanten eine . Guten Tag, Herr Meier, vielen Dank für Ihre Unterlagen zur Einkommensteuererklärung. Um Ihre Einkommensteuererklärung bearbeiten zu können, fehlen uns noch die Nachweise über Ihre Kapitaleinkünfte sowie über Ihre gezahlten Sozialversicherungsbeiträge. Mit vielen Grüßen Bettina Beispiel Natürlich hat sie mit dieser gesagt, dass sie noch die Nachweise über die Kapitaleinkünfte sowie über die Sozialversicherungsbeiträge benötigt und wer weiterdenkt, weiß, dass Herr Meier ihr diese zusenden soll. Allerdings hat sie dies nicht explizit mitgeteilt. Ihre besteht aus der reinen Information, dass Unterlagen fehlen.

6 Was sind handlungsauffordernde Sätze und wie schreibt man sie? Im oben aufgeführten Beispiel fehlt eine konkrete Handlungsanweisung, wie: Bitte senden Sie uns diese Nachweise bis zum 15. Juni. Nach diesem Satz ist für den Empfänger verständlich, was er und bis wann er es tun soll. Wenn Sie möchten, dass jemand tätig wird, schreiben Sie eine klare Handlungsaufforderung in Ihre . Verfassen Sie diese im Aufforderungsmodus bzw. in der Befehlsform. Damit es nicht zu harsch klingt, sollten Sie selbstverständlich ein Bitte einfügen. Mit Fragen aktivieren Wenn Sie eine Reaktion bzw. Feedback hervorrufen möchten, können Sie auch mit Fragen aktivieren. Zum Beispiel: Anbei erhalten Sie das Protokoll des Meetings. Sind die Inhalte korrekt wiedergegeben? Bitte geben Sie mir Ihr Feedback bis zum 15. Juni. oder Als Termin kann ich Ihnen den 14. oder den 15. Juni jeweils um 15 Uhr anbieten. Welcher der Termine passt Ihnen besser?

7 Auf einen Blick: So formulieren Sie den Call-to-Action Schreiben Sie in der Befehlsform (Imperativ): Senden Sie mir bitte. Leiten Sie diese Information bitte an Ihre Mitarbeiter weiter. Vermeiden Sie Umschreibungen im Konjunktiv. Sie schwächen Ihre Aussage ab: Würden Sie mir die Unterlagen bitte bis zum 15. Juni senden? Vermeiden Sie können als Einleitung. Fragen, die mit können beginnen, sind geschlossene Fragen, die ein Ja oder ein Nein zur Antwort haben. Punkt. Sie fordern nicht explizit zur Handlung auf. Fassen Sie konkret zusammen, was der Empfänger tun soll: Senden Sie mir bitte die Kopie Ihrer Geburtsurkunde. Setzen Sie präzise Termine. Ohne Termin nehmen Sie die Dringlichkeit aus Ihrer , und dann geschieht (meist) nichts. Nennen Sie ein Datum oder eine Anzahl von Tagen, bis wann Sie eine Reaktion erwarten: bis zum 15. Juni. Legen Sie fest, wer etwas macht (z.b. wer anruft). Soll der Empfänger mehrere Handlungen ausführen, zählen Sie diese vollständig auf (eventuell mit Bulletpoints).

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