Das CRM-Modul im Überblick

Transkript

1 Das CRM-Modul im Überblick Das CRM-Modul im Überblick Einleitung Das CRM-Modul ist ein Ergänzungstool für das Seminarverwaltungsprogramm Plan-IT. Es dient der gezielten Bearbeitung und Verwaltung der vertrieblichen Aktivitäten in einem Unternehmen. Das CRM-Modul ist vollständig in Plan-IT integriert und kann den Benutzern abhängig von Rechten zur Verfügung gestellt werden. Mit dem CRM-Modul können Sie: zusätzliche Informationen erfassen Das CRM-Modul stellt Eingabefelder bereit, die den Eintrag zusätzlicher vertriebsrelevanter Informationen auf Kunden - und Ansprechpartnerebene erlauben. Zu nennen sind beispielsweise Branche und Mitarbeiterzahl auf Kundenebene sowie Position, Rolle, Einfluß auf Entscheidung und Vertretung auf Ansprechpartnerebene. Kontakte dokumentieren Das CRM-Modul bietet die Möglichkeit, neben ausgehenden auch eingehende Kundenkontakte unterschiedlicher Art, z.b. Briefe, Telefonate, Faxe, festzuhalten sowie einen kontaktbezogenen Dokument- und Materialaustausch zu dokumentieren. vertriebliche Aktivitäten transparent bearbeiten Bereits auf dem Plan-IT Schreibtisch steht dem Benutzer im Zuordnungsfenster Kontaktübersicht die chronologische Sicht auf alle kundenbezogenen Kontakte zur Verfügung. Die Kontaktübersicht enthält wesentlich mehr Informationen als die bekannten kleinen Zuordnungsfenster. Durch eine Selektion im Zuordnungsfenster Aktueller Kunde lassen sich alle Ansprechpartner-, Abteilungs- oder Vorgangsbezogene Kontakte anzeigen. Vorgänge abbilden Um sämtliche Kundenkontakte zu einem bestimmten Thema bündeln zu können, erlaubt das CRM-Modul das Anlegen von Vorgängen. Diesen können vertriebsrelevante Informationen wie Stand, Wert, Mitbewerber, Wahrscheinlichkeit sowie eingebundene Ansprechpartner und Bearbeiter zugeordnet werden. Das CRM-Modul stellt damit ein ideales Zusatzprodukt für Plan-IT dar, durch dessen Einsatz die vertrieblichen Aktivitäten in einem

2 Unternehmen gesteigert werden können. Neuerungen auf einen Blick Das CRM-Modul zu Plan-IT liefert eine Erweiterung der bestehenden Plan-IT-Funktionalität in folgenden Bereichen: Neue Zuordnungsfenster auf dem Schreibtisch: Dokumente Materialien Kontaktübersicht Beschreibung s. Kapitel Neue Zuordnungsfenster und Kapitel Die Kontaktübersicht. Neue Funktion Eingehender Kontakt: Schaltfläche Eingehender Kontakt in der Symbolleiste Menübereich Kontakte: Befehl Eingehender Kontakt Eingabemaske Eingehender Kontakt Beschreibung s. Kapitel Anlegen eines eingehenden Kontaktes. Neue Registerkarten in den Masken: Registerkarte Vertrieb in der Kundenmaske Beschreibung s. Kapitel Die Registerkarte Vertrieb in der Kundenmaske. Registerkarteund Maske Vorgang in der Kundenmaske Beschreibung s. Kapitel Die Registerkarte Vorgang in der Kundenmaske. Registerkarte Vertrieb in der Ansprechpartnermaske Beschreibung s. Kapitel Die Registerkarte Vertrieb in der Ansprechpartnermaske. Registerkarte Kontakte in der Ansprechpartnermaske Beschreibung s. Kapitel Die Registerkarte Kontakte in der Ansprechpartnermaske. Neue Eingabemaske Erweitert: Diese Maske kann zu einem Kundenkontakt aufgerufen werden, um zusätzliche Dokumente oder Materialien einzutragen. Beschreibung s. Kapitel Die Maske Erweitert. Der Überblick über die Neuerungen macht deutlich, daß es sich bei dem CRM-Modul zwar um ein separates Tool handelt, dieses aber voll in

3 Das CRM-Modul im Überblick Plan-IT integriert ist. Plan-IT muß demnach geöffnet sein, damit Sie die Funktionalitäten des CRM-Moduls nutzen können.

4

5 Der Schreibtisch unter Plan-IT mit CRM-Modul Der Schreibtisch unter Plan-IT mit CRM-Modul Neue Zuordnungsfenster Auf dem Schreibtisch von Plan-IT stehen folgende Zuordnungsfenster zur Ansicht bereit: Aktueller Kunde / Lieferant / Abteilung Termine Telefonate Rechnungen WhatToDos Briefe Angebote/Aufträge Lieferscheine Bestellungen (nur auf Lieferantenebene) Veranstaltungen In Abhängigkeit des aktuell ausgewählten Kunden / Lieferanten / Abteilung werden in den Zuordnungsfenstern alle zugehörigen Schulungs- und Kontaktdaten sowie der gesamte Schriftverkehr angezeigt. Im CRM-Modul zu Plan-IT kommen für das Bezugsobjekt Kunde drei weitere Zuordnungsfenster hinzu: Dokumente zusätzliche Dokumente Materialien zusätzliche Materialien Kontaktübersicht alle Kundendaten auf einem Blick Beschreibung s. in Kapitel Die Kontaktübersicht Der einzelne Benutzer kann aus diesem Angebot die für seine Arbeit relevanten Zuordnungsfenster auswählen.

6 Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den Schreibtisch-Hintergrund. Die Auswahl der Zuordnungsfenster erfolgt aus dem Kontextmenü des Schreibtisch-Hintergrundes: Die Zuordnungsfenster Dokumente und Materialien können auch im Zusammenhang mit der Kontaktübersicht aufgerufen werden (s. Kapitel Die Kontaktübersicht). Die Kontaktübersicht Die Kontaktübersicht gibt es nur für Kunden, nicht für Lieferanten oder Abteilungen. Sind zwei oder weniger Zuordnungsfenster geöffnet, bleiben diese auf dem Schreibtisch. Die Kontaktübersicht dient wie alle Zuordnungsfenster der Ansicht aller Daten zum aktuellen Kunden auf einen Blick. Da sie die meisten Daten aus den übrigen Zuordnungsfenstern vereint, kann sie diese sinnvoll ersetzen. In der Kontaktübersicht werden alle Daten aus den Bereichen Korrespondenz (Briefe, Aufträge, Rechnungen u.a.) Kontakte (Telefonate, Termine u.a.) sowie darüber hinaus Dokumente Materialien zum aktuellen Kunden angezeigt. Das Zuordnungsfenster Kontaktübersicht nimmt den linken Schreibtischbereich fast vollständig ein. Daneben bleibt nur Platz für zwei weitere Zuordnungsfenster. Sind mehr als zwei Zuordnungsfenster geöffnet, erscheint deshalb beim Aktivieren des Zuordnungsfensters Kontaktübersicht die folgende Meldung:

7 Der Schreibtisch unter Plan-IT mit CRM-Modul Nach Bestätigung der Meldung werden die Zuordnungsfenster bis auf zwei durch die Kontaktübersicht ersetzt: Das Zuordnungsfenster Aktueller Kunde im rechten Schreibtischbereich bleibt in jedem Fall erhalten. Die vorgestellte Belegung des Schreibtisches mit Zuordnungsfenstern basiert auf einer Auflösung von 1280x1024. Maskenbeschreibung der Kontaktübersicht Zugehörige Dokumente bzw. Materialien zu einem markierten Kontakt ermitteln Sie mit der Taste F5. Die Taste F6 hebt diesen Filter wieder auf. Die Kontaktübersicht (KÜ) beinhaltet drei Tabellen: In der oberen Tabelle der Maske werden in Abhängigkeit der Auswahl im Zuordnungsfenster Aktueller Kunde bestehende Kontakte und Korrespondenzen angezeigt. In den beiden unteren Tabellen der Maske sind die zugehörigen Dokumente und Materialien aufgeführt. Die Tabelle Kontakte beinhaltet folgende Spalten: Datum Anlagedatum des Kontakts. EK Kontaktart Ansprechp. Ein Häkchen kennzeichnet einen eingehenden Kontakt. S. dazu Kapitel Anlegen eines eingehenden Kontaktes. Zeigt die Art des Kontakts an, z.b. Brief, Telefonat usw. Benennt den Ansprechpartner des Kontakts.

8 Abteilung Bearbeiter Vorgang Sales Cycle Kontaktort Notiz Zeigt die Abteilung des Ansprechpartners. Benennt den Mitarbeiter des Unternehmens, der den Kontakt angelegt hat. Zeigt den Vorgang an, dem der Kontakt zugeordnet ist, z.b. Akquise usw. Zeigt einen eingetragenen Verkaufszyklus zum Objekt an. Ort des Kontakts, insbesondere für Termine. Notizeintrag aus der Kontaktmaske, z.b. Brief, Rechnung usw. Ein markierter Kontakt kann mit Doppelklick zur Bearbeitung geöffnet werden. Je nach Kontaktart wird die entsprechende Plan-IT-Maske aktiviert (Termin: Terminemaske, Rechnung: Rechnungsmaske u.a.). Ein Klick auf die Schaltfläche in der Titelleiste der Kontaktübersicht sowie der kleinen Zuordnungsfenster Termine, Briefe, usw. führt direkt in die Maske Erweitert zu einem zuvor markierten Kontakt. Die Tabelle Dokumente beinhaltet folgenden Spalten: Anzahl Stückzahl eines Dokuments. Art Bezeichnung Applikation Version Ablageort Beschreibt die Art des Dokuments (Text, Grafik, Kalkulation). Name des Dokuments. Programm, mit dem das Dokument erstellt wurde. Version des Programms. Dort liegt das Dokument (z.b. c:\eigene Dateien\Liste). Ein markiertes Dokument kann mit Doppelklick zur Bearbeitung geöffnet werden. Je nach Dokumententyp werden die entsprechenden Werkzeuge aktiviert (WinWord, Excel u.a.). In der Tabelle Materialien werden folgenden Angaben angezeigt: Anzahl Stückzahl eines Materials. Art Bezeichnung Nummer Beschreibt die Art des Materials. Hier wird die Gruppenzuordnung, falls vorhanden, aus der Artikelmaske übernommen. Bezeichnung des Materials. Artikelnummer. Ein markiertes Material kann mit Doppelklick zur Bearbeitung geöffnet werden. Hier wird die Artikelmaske von Plan-IT aktiviert.

9 Anlegen neuer Kundenkontakte Anlegen neuer Kundenkontakte Was sind Kundenkontakte? Die Auswahl erfolgt aus einer Liste, die in den Optionen unter dem Menübereich Einstellungen zu füllen ist, s. Kapitel Einstellungen. Als Kontakte werden unterschieden: Ausgehende Kontakte (vom Unternehmen an Kunden) Briefe, Telefonate, Termine, Rechnungen, Angebote/Aufträge, Lieferscheine, WhatToDos Eingehende Kontakte (von Kunden an das Unternehmen) Brief, Fax, Im Zuordnungsfenster Aktueller Kunde kann der Benutzer eine Auswahl bezüglich Ansprechpartner, Vorgang und Abteilung zu einem neuen Kontakt treffen. Findet keine Auswahl statt, bieten die jeweiligen Kontaktmasken die Möglichkeit eines nachträglichen Eintrags. Zur Anlage eines neuen Kontaktes stehen Titelleiste, Symbolleiste und die Zuordnungsfenster zur Verfügung. Neu ist die Möglichkeit, eingehende Kontakte anzulegen. Diese können entweder über die Symbolleiste oder über den Menübereich Kontakte in der Titelleiste angelegt werden. Nach Auswahl der neu anzulegenden Kontaktart öffnet sich die zur Kontaktart gehörende Maske. Bei der Anlage eines neuen Kontaktes ist zwischen ausgehenden und eingehenden Kontakten zu unterscheiden. Beide Kontaktarten und deren Bearbeitungsmöglichkeiten werden im Folgenden beschrieben. Anlegen eines ausgehenden Kontaktes Ausgehende Kundenkontakte werden in Plan-IT folgendermaßen neu angelegt: über die Befehle im Menübereich Korrespondenz: Briefe Auftrag / Angebot Bestellung

10 Lieferschein Rechnung und im Menübereich Kontakte: Termine Telefonate WhatToDos über die Schaltflächen in der Symbolleiste Neuer Brief Neues Angebot / Lieferschein / Rechnung Neues WhatToDo / Termin / Telefonat In der Kontaktübersicht kann nur dann ein neuer Kontakt angelegt werden, wenn die gewünschte Kontaktart bereits enthalten ist. Dann die bereits bestehende Kontaktart markieren und Klick auf den Listenpfeil. über Klick auf den Listenpfeil in den Zuordnungsfenstern und in der Kontaktübersicht. Die Kontaktfenster im Einzelnen Aufbau und Handhabung der Masken unter den Menübereichen Korrespondenz und Kontakte sind im Handbuch zu Plan-IT ausführlich beschrieben. Mit dem CRM-Modul zu Plan-IT sind jedoch einige Änderungen in diesen Kontaktfenstern hinzugekommen, die hier im Folgenden behandelt werden. Fenster zum Anlegen von Terminen, Telefonaten und WhatToDos Das CRM-Modul bewirkt folgende Änderungen in den Plan-IT Masken Kunden-Termine, Kunden-Telefonate und Kunden-WhatToDos: In der Kontaktliste wird zusätzlich die Spalte Abteilung ausgewiesen.

11 Anlegen neuer Kundenkontakte Der Kontakt kann einem Vorgang zugewiesen werden. Die Auswahlliste Vorgang wird in den Optionen unter dem Menübereich Einstellungen gepflegt, s. Kapitel Einstellungen. Dem Kontakt kann ein Kontaktort zugewiesen werden. Zur Auswahl stehen die Optionen Im Hause, Beim Kunden und Liste. Letztere führt in die Kundenliste, aus der eine andere Kundenadresse als Kontaktort gewählt werden kann. Dem Kontakt kann aus dem Listenfeld Sales Cycle ein Verkaufszyklus zugeordnet werden. Die Auswahlliste Sales Cycle wird in den Optionen unter dem Menübereich Einstellungen gepflegt, s. Kapitel Einstellungen. Die Schaltfläche Erweitert (nur bei Kunden-Terminen!) führt in eine Maske, in der zum aktuellen Kontakt gehörende Dokumente und Materialien eingetragen werden können (s. dazu die Beschreibung im Kapitel Die Maske Erweitert ). Fenster zum Anlegen von Rechnungen, Angeboten und Lieferscheinen Das CRM-Modul bewirkt folgende Änderungen in den Plan-IT Masken Angebot, Auftragsbestätigungt, Lieferschein und Rechnung: Diese Masken wurden um die Felder Vorgang, Ort und Sales Cycle sowie um die Schaltfläche Erweitert ergänzt (zur Handhabung s. Kapitel Fenster zum Anlegen von Terminen).

12 Fenster zum Anlegen von Briefen In der Maske Briefe sind die Felder Abteilung, Vorgang und Kontaktort sowie die Schaltfläche Erweitert hinzugekommen (zur Handhabung s. Kapitel Fenster zum Anlegen von Terminen). Die Maske Erweitert In einigen der beschriebenen Fenster können durch Klick auf die Schaltfläche Erweitert zu einem Kontakt gehörende, weitere Dokumente oder Materialien (Artikel) hinterlegt werden: Die Angaben zu Kontaktart, Vorgang, Kontaktort, Ansprechp, Abteilung und Sales Cycle werden aus der vorangegangenen Kontaktmaske übernommen. Der Eintrag im Feld Bearbeiter stammt aus dem Plan-IT- Login, im Feld Datum steht das aktuelle Tagesdatum. Die Felder sind nicht editierbar.

13 Zuordnen von Dokumenten Hier können nur bereits angelegte Dokumente ausgewählt werden. Anlegen neuer Kundenkontakte Zwei Methoden der Zuordnung von Dokumenten zum Kunden sind zu unterscheiden: Freitexteintrag: Durch Klick in den Freiraum des leeren Dokumentenfeldes wird eine neue Datenzeile eingefügt. Ist bereits ein Eintrag vorhanden, wird mit Pfeil ab eine neue Zeile darunter erzeugt. Auswahl: Nach Klick auf den Listenpfeil oder dieschaltfläche öffnet sich das Dialogfeld Dokument auswählen, aus dem das gewünschte Dokument gewählt werden kann. Über die Schaltfläche können Sie die Auswahl des Dokuments wieder rückgängig machen. Klick auf die Schaltfläche öffnet das in der Tabelle zuvor markierte Dokument zur Bearbeitung. Die Tabelle Dokumente enthält folgende Spalten: Anzahl Stückzahl eines Dokuments Art Bezeichnung Applikation Version Ablageort Beschreibt die Art des Dokuments (Text, Grafik, Kalkulation) Name des Dokuments Programm, mit dem das Dokument erstellt wurde Version des Programms Dort liegt das Dokument (z.b. C:\Eigene\Liste) Zuordnen von Materialien (Artikeln) Hier können nur bereits in Plan-IT angelegte Materialien ausgewählt werden. Zwei Methoden der Zuordnung von Materialien zum Kunden sind zu unterscheiden: Freitexteintrag: Durch Klick in den Freiraum des leeren Materialfeldes wird eine neue Datenzeile eingefügt. Ist bereits ein Eintrag vorhanden, wird mit Pfeil ab eine neue Zeile darunter erzeugt. Auswahl: Nach Klick auf oder öffnet sich die Artikelliste, aus welcher der gewünschte Artikel ausgewählt werden kann. Über die Schaltfläche können Sie die Auswahl des Artikels wieder rückgängig machen. Klick auf die Schaltfläche öffnet die Artikelmaske des in der Tabelle Materialien zuvor markierten Datensatzes. Die Tabelle Material enthält folgende Spalten: Anzahl Stückzahl eines Materials Art Beschreibt die Art des Materials. Hier wird die

14 Bezeichnung Nummer Gruppenzuordnung, falls vorhanden, aus der Artikelmaske übernommen. Bezeichnung des Materials Artikelnummer Anlegen eines eingehenden Kontaktes Die Funktion Eingehender Kontakt dient dazu, eingehende Kundenkontakte unterschiedlicher Art (z.b. Briefe Telefonate, ) in Plan-IT festzuhalten. Die Maske Eingehender Kontakt wird folgendermaßen aufgerufen: mit Klick auf das Symbol in der Symbolleiste oder über den Befehl Eingehender Kontakt im Menübereich Kontakte oder mithilfe der Tastenkombination Strg + H. Die Schaltfläche Eingehender Kontakt ist beim Neustart von Plan- IT inaktiv. Sie wird erst aktiviert, wenn ein Kunde auf den Schreibtisch übernommen wird. Mit Klick auf das Symbol wird die Maske Eingehender Kontakt von Plan-IT geöffnet, in der die aktuellen Kundendaten Ansprechpartner und Abteilung bereits eingetragen sind Kontaktart, Vorgang und Anlaß können aus Listenfeldern ausgewählt werden. Ansprechpartner und Abteilung werden von der Kundeneinstellung des Schreibtisches übernommen, können hier aber noch geändert werden. Als Bearbeiter ist der Plan-IT Login-Name eingetragen, im Feld Datum steht das aktuelle Tagesdatum. Diese Felder sind nicht editierbar. Die Zuweisung von Dokumenten und Materialien zu einem eingehenden Kontakt erfolgt wie bereits in Kapitel Die Maske Erweitert beschrieben. Auf dem Schreibtisch werden eingehende Kontakte nur in der Kontaktübersicht angezeigt! Sie sind dort mit einem Kreuz in der Spalte EK gekennzeichnet.

15 Neue Registerkarten Neue Registerkarten Die Registerkarte Vertrieb in der Kundenmaske Mit dem CRM-Modul zu Plan-IT weist die Kundenmaske zusätzlich die Registerkarte Vertrieb, auf der das Kundenprofil beschrieben werden kann: Im oberen Bereich der Registerkarte werden in einer Tabelle bestehende Profile angezeigt oder neue angelegt. Das Neuanlegen eines Kundenprofils erfolgt durch die Freitexteingabe. Per Klick in den Freiraum der Tabelle erscheint eine neue Datenzeile zur Texteingabe. Ist bereits ein Profil angelegt, wird eine neue Zeile mit Pfeil ab aus der bereits bestehenden Zeile erzeugt. Ein Profil setzt sich aus folgenden Elementen zusammen: Leist.Bereich Listenauswahl eines Leistungsbereichs (Kostenträgers) Status Bewertung Ansprechp. V M K Bearbeiter VB Listenauswahl eines Status Listenauswahl einer Bewertung des Kunden Listenauswahl aus eingetragenen Ansprechpartnern des Kunden = Vertriebspartner, durch Klick aktivieren = Multiplikator, durch Klick aktivieren = Konkurrent, durch Klick aktivieren Auswahl aus der Plan-IT Benutzerliste = Vertriebsbeauftragter, Auswahl aus Plan-IT Benutzer-

16 liste Die Auswahl des Vertriebsbeauftragten ist an bestimmte Benutzerrechte gekoppelt. Die Einträge in den Listenfeldern werden jeweils in den Optionen unter dem Menübereich Einstellungen gepflegt (s. Kapitel Einstellungen). Im unteren Teil der Registerkarte lassen sich folgende Angaben hinterlegen: 1. Branche Listenauswahl verschiedener Branchen, denen der 2. Branche Kunde zugeordnet werden kann 3. Branche Mitarbeiterzahl Listenauswahl der Mitarbeiterzahl Konzern Zuständig Auswahl aus der Kundenliste Auswahl aus der Benutzerliste für den zentralen Mitarbeiter für diesen Kunden Die Auswahl des Zuständigen ist an entsprechende Benutzerrechte gekoppelt. Die Einträge in den Listenfeldern werden in den Optionen unter dem Menübereich Einstellungen gepflegt (s. Kapitel Einstellungen). Die Registerkarte Vorgang in der Kundenmaske Weiterhin weist die Kundenmaske mit dem CRM-Modul die Registerkarte Vorgang auf, die dazu dient, kundenbezogene Vorgänge festzuhalten: Bereits eingetragene Vorgänge werden in der Tabelle Vorgang mit folgenden Kriterien angezeigt: NR. Laufende Nummer der Vorgänge Vorgangsart Leistungsbereich Stand Name Anzeige der Vorgangsart Benennt den Leistungsbereich (Kostenträger), dem der Vorgang zugeordnet ist. Weist auf den Stand des Vorgangs hin. Anzeige des als Freitext vergebenen Vorgangsnamens.

17 Neue Registerkarten Neue Vorgänge werden mit Klick auf den Listenpfeil in der Titelleiste der Tabelle Vorgang angelegt. Bereits bestehende Vorgänge können mit Doppelklick zur Bearbeitung ausgewählt werden. In beiden Fällen öffnet sich die Vorgangsmaske: Die Maske enthält folgende Felder: Vorgangsart Listenauswahl der Vorgangsart Leistungsbereich Name angelegt am von letzte Änderung von Stand Wert Lfd. Nr. Erreichbarkeit Wahrsch. Notiz Ansprechpartner Bearbeiter Mitbewerber / Partner Listenauswahl des Leistungsbereichs (Kostenträger) Textfeld zur näheren Beschreibung des Vorgangs Anlegedatum + Plan-IT Benutzer Letztes Bearbeitungsdatum + Plan-IT Benutzer Listenauswahl zum Stand des Vorgangs Währungsfeld zur Angabe des voraussichtlichen Auftragvolumens Eindeutige laufende Nummer des Vorgangs Listenauswahl und Datumsfeld zur Erreichbarkeit des Kunden Listenauswahl einer Wahrscheinlichkeitsangabe zum Vorgang Textfeld für die Eingabe einer Notiz zum Vorgang Auswahl eines oder mehrerer Ansprechpartner aus der Ansprechpartnerliste des Kunden. Zuweisung eines oder mehrerer Bearbeiter aus der Plan-IT Benutzerliste. Auswahl eines oder mehrerer Mitbewerber aus der Kundenliste. Durch Aktivierung des Feldes P kann ein Mitbewerber als Partner gekennzeichnet werden. Die Einträge in den Listenfeldern wird in den Optionen unter dem Menübereich Einstellungen gepflegt (s. Kapitel Einstellungen).

18 Die Registerkarte Vertrieb in der Ansprechpartnermaske Die Ansprechpartnermaske erhält wie die Kundenmaske mit dem CRM- Modul eine weitere Registerkarte Vertrieb, auf der das Profil des Ansprechpartners zum aktuellen Kunden festgehalten werden kann: Hier werden alle Profile, in die der Ansprechpartner eingebunden ist, mit den zugehörigen Informationen angezeigt. Zum Anlegen eines neuen Profils wird mit Klick in den weißen Bereich der Tabelle Profil eine neue Datenzeile eingefügt. Die Tabelle beinhaltet folgende Spalten: Leist.Bereich Listenauswahl eines Leistungsbereichs (Kostenträger) Status Bewertung V M K Bearbeiter VB Listenauswahl eines Status Listenauswahl einer Bewertung des Ansprechpartners für den Leistungsbereich = Vertriebspartner, durch Klick aktivieren = Multiplikator, durch Klick aktivieren = Konkurrent, durch Klick aktivieren Auswahl aus der Plan-IT Benutzerliste = Vertriebsbeauftragter, Auswahl aus der Plan-IT Benutzerliste Unter der Tabelle können folgende Informationen hinterlegt werden: Zuständig 1 Listenauswahl des ersten Zuständigen aus der Plan-IT Benutzerliste. Darüber hinaus werden hier auch die Optionen - keine Angabe - noch nicht geklärt - nicht zu verfolgen angeboten. Zuständig 2 Listenauswahl des zweiten Zuständigen für den Ansprechpartner des Kunden. Funktionsbereich Listenauswahl des Funktionsbereichs, z.b. Bereichsleiter Vertretung Rolle Listenauswahl eines Vertreters aus den Ansprechpartnern des Kunden Listenauswahl der Rolle des Ansprechpartners beim

19 Neue Registerkarten Private Int. Kunden Textfeld für die Eingabe von privaten Interessen des Ansprechpartners Die Auswahl in den Listenfeldern wird in den Optionen unter dem Menübereich Einstellungen gepflegt (s. Kapitel Einstellungen). Die Registerkarte Kontakte in der Ansprechpartnermaske Die Registerkarte Kontakte in der Ansprechpartnermaske entspricht der Registerkarte Kontakte der Kundenmaske: Eine nähere Beschreibung finden Sie in der Programmbeschreibung zu Plan-IT.

20

21 Einstellungen Einstellungen Optionen Die Programmkomponente Optionen gehört zum Bereich Einstellungen und dient unter anderem der Verwaltung von Stammdaten, die als Optionen in Listenfeldern angeboten werden. Aufbau und Handhabung der Bearbeitungsmaske Optionen sind in der Programmbeschreibung zu Plan-IT beschrieben. Mit dem CRM-Modul zu Plan-IT sind jedoch zusätzlich Optionen in der Stammdatenpflege vorhanden, die hier im Folgenden behandelt werden. Die Registerkarte Allgemein Diese Registerkarte beinhaltet zwei Listen, die in Abhängigkeit voneinander stehen. Die Liste im linken Bereich zeigt alle Kategorien an, die als Listenfelder in den Programmkomponenten von Plan-IT vorkommen. Die rechte Liste führt alle Optionen auf, die als Listenelement für die jeweils markierte Kategorie bereits eingetragen sind. Sie weist je nach Kategorie eine unterschiedliche Anzahl und Benennung von Spalten auf. Folgende Kategorien betreffen das CRM-Modul von Plan-IT: Bewertung Hier können Sie Einträge für Bewertungen für Kunden bzw. Ansprechpartner vornehmen. Doc-To-Help Standard Template Einstellungen 21

22 Branche Dokumenten- Zuordnung Erreichbarkeit Funktionsbereich Kontakt-Anlaß Mitarbeiterzahl Rolle Spalte Bewertung Textfeld für Bewertungen, z.b. erfolgreich, kritisch usw. Auswahl im Menübereich Adressen, in der Kundenmaske bzw. Ansprechpartnermaske, Registerkarte Vertrieb Hier werden Branchen eingetragen, die Kundenadressen zugeordnet werden können. Spalte Kürzel Textfeld zur Eingabe des Branchenkürzels Spalte Branche Textfeld zur Eingabe einer Branche, z.b. IT-Unternehmen, Bildungsträger usw. Auswahl im Menübereich Adressen, in der Kundenmaske, Registerkarte Vertrieb Hier werden Extensionen und Applikationen für anzuhängende Dokumente eingetragen. Spalte Extension Textfeld zur Eingabe der Datei-Endung, z.b. *.doc für MS Word Spalte Applikation Dreipunkteschaltfläche zur Auswahl der Programmdateien der Applikationen samt Pfad z.b. C:\programme\microsoft office\office10\winword.exe Auswahl im Menübereich Kontakte in der Maske Eingehender Kontakt Hier können Sie Optionen für die Erreichbarkeit eines Kundenansprechpartners hinterlegen. Spalte Erreichbarkeit Textfeld Beispiele: wochentags, nur freitags Auswahl im Menübereich Adressen, Kundenmaske, Registerkarte Vorgang, Maske Vorgang Hier können Optionen für den Funktionsbereich eines Kunden-Ansprechpartners hinterlegt werden. Spalte Funktionsbereich Textfeld Beispiel: V-Funktion Auswahl im Menübereich Adressen, Kunden- Ansprechpartnermaske, Registerkarte Vertrieb Hier werden Kontakt-Anlässe eingetragen, die einem Eingehenden Kontakt zugeordnet werden können. Spalte Kontakt-Anlaß Textfeld Beispiele: Projektkoordination, Terminabsprache Auswahl im Menübereich Kontakte in der Maske Eingehender Kontakt Hier werden Optionen für die Mitarbeiterzahl eines Unternehmens eingetragen, die einem Kunden zugeordnet werden können. Spalte Mitarbeiterzahl Textfeld Beispiel: über 100 Auswahl im Menübereich Adressen, in der Kundenmaske, Registerkarte Vertrieb Hier werden Rollenbezeichnungen hinterlegt, die einem Kundenansprechpartner zugeordnet werden können. Spalte Position Textfeld

23 Einstellungen Sales Cycle Stand Status Vertriebs- Kontaktarten Vorgangsarten Wahrscheinlichkeit Beispiele: Bereichsleiter, Geschäftsführer Auswahl im Menübereich Adressen in der Kunden- Ansprechpartnermaske, Registerkarte Vertrieb Hier können Optionen für die Zuordnung eines Verkaufszyklus von eingehenden Kontakten hinterlegt werden. Spalte Bezeichnung Beispiele: wöchentlich, monatlich Auswahl im Menübereich Kontakte in der Maske Eingehender Kontakt Hier können Bezeichnungen für den Stand eines Vorgangs hinterlegt werden. Spalte Stand Textfeld Beispiele: geplant, abgeschlossen Auswahl im Menübereich Adressen, in der Kundenmaske, Registerkarte Vorgang, Maske Vorgang Hier werden Statusoptionen hinterlegt, die einem Kunden- bzw. Ansprechpartnerprofil zugeordnet werden können. Spalte Status Textfeld Beispiele: interessiert, kritisch Auswahl im Menübereich Adressen, in der Kundenbzw. Ansprechpartnermaske, Registerkarte Vertrieb Hier können neben den Standart-Kontaktarten Brief, Telefonat und Termin weitere Optionen für die Auswahl einer Kontaktart bei eingehenden Kontakten hinterlegt werden. Spalte V-Kontaktarten Beispiele: , Persönlich Auswahl im Menübereich Kontakte in der Maske Eingehender Kontakt Hier können Sie Optionen für Vorgangsarten hinterlegen. Spalte Vorgangsart Textfeld Beispiele: Installation, Update Auswahl im Menübereich Adressen, Kundenmaske, Registerkarte Vorgang, Maske Vorgang Hier können Sie Optionen für die Wahrscheinlichkeit zu einem Vorgang hinterlegen. Spalte Wahrscheinlichkeit Textfeld Beispiele: gesichert, ungesichert Auswahl im Menübereich Adressen, Kundenmaske, Registerkarte Vorgang, Maske Vorgang Doc-To-Help Standard Template Einstellungen 23