DocuWare 4.5. Dokumenten-Management für User

Transkript

1 DocuWare 4.5 Dokumenten-Management für User DocuWare 4 ist die Basissoftware für Dokumenten- Management und elektronische Archivierung von kaufmännischen Belegen, Korrespondenz, s, Dokumentationen, Zeichnungen und allen sonstigen Dokumenten. Vollständiger Funktionsumfang, einfache Administration und Bedienung, hohe Integrationsfähigkeit und absolute Sicherheit zeichnen DocuWare aus. Erfassen, Indexieren und Archivieren Dokumente, die in Papierform vorliegen, wie eingehende Briefe oder Rechnungen, werden per Scanner oder Digitalkopierer erfasst. Dabei gelangen sie zunächst in den elektronischen Briefkorb, wo sie sortiert und geheftet werden. Zum Vergeben von Ordnungs- und Suchkriterien, den sogenannten Indexbegriffen, bietet DocuWare komfortable Funktionen, die das anschließende schnelle Ablegen im elektronischen Archiv erlauben. Aus Word, Excel und PowerPoint werden Dateien auf Knopfdruck direkt in DocuWare-Archive abgelegt. s indexiert DocuWare automatisch und legt sie im Archiv ab. Mit TIFFMAKER werden Dokumente beim Drucken aus beliebigen Windows-Anwendungen im Hintergrund mit Indexbegriffen versehen und automatisch archiviert. Formulare und Briefbögen, die beim Drucken verwendet werden, können dabei elektronisch hinterlegt werden. Nach der Archivierung stehen sämtliche Dokumente allen berechtigten Benutzern sofort im Netzwerk zur Verfügung. Recherche und Bearbeitung Das Finden von Dokumenten im Archiv erfolgt in Sekundenschnelle. Dabei kann immer nach dem vom System automatisch vergebenen Ablagedatum, nach jedem der vergebenen Indexbegriffe sowie im Volltext nach beliebigen Wörtern oder Zahlen aus dem Text der Dokumente recherchiert werden. Da der Zugriff auf archivierte Dokumente von mehreren Arbeitsplätzen aus gleichzeitig möglich ist, wird nie ein Dokument vergriffen sein. Auch können Dokumente nicht wieder falsch eingeordnet werden. Der DocuWare-Viewer zeigt gescannte Farb- und Schwarz-Weiß-Dokumente sowie die gängigsten PC-Dateien an. Die Suchbegriffe werden dabei als Fundstellen im Text markiert. Im Viewer können in gescannten Dokumenten beliebige Bereiche markiert und über die Zwischenablage als Grafik oder Text in andere Windows- Programme übernommen werden. Highlights Für alle Dokumentarten: Briefe, Faxe, Belege, s, Zeichnungen,... Einfachste Installation, Administration und Bedienung Integrierte Volltext-Suche Automatische Archivierung mit TIFFMAKER, universell für jede Windows-Anwendung Revisionssichere Dokumentenechtheit Sekundenschneller Zugriff auf alle Dokumente Integrierte Client-Server Datenbank auf Basis des Microsoft SQL-Servers DocuWare 4.5 Seite 1

2 Eingehende Faxe Eingehende Faxe werden von einem Faxmodem empfangen, ausgedruckt und im elektronischen Fax-Archiv abgelegt. Ergänzend oder alternativ zum Ausdruck sendet DocuWare die Faxe zur Poststelle, von wo sie per an die jeweiligen Empfänger verteilt werden. Dokumentenbearbeitung und Stempelfunktionen Dokumente können mit farbigen Markierungen, Zeichenelementen, Texten sowie Unterstreichungen versehen werden. So kann z.b. ein eingegangenes Fax direkt am PC kommentiert und vom PC aus zurückgefaxt werden. Auch können individuell erstellbare Stempel angebracht werden. Anmerkungen und Stempel befinden sich auf ein- und ausblendbaren Overlays in fünf Ebenen, wodurch das Dokument selbst unverändert bleibt. Stempel können so eingerichtet werden, dass beim Anbrin- gen automatisch bis zu drei Feldeinträge in der Datenbank mit frei wählbaren Einträgen überschrieben werden. Der Nutzen: Ein Bearbeiter stempelt ein Dokument, Datenbankeinträge werden dadurch automatisch aktualisiert, relevante Arbeitsschritte an dem Dokument sind automatisch dokumentiert. Elektronische Signatur Die Elektronische Signatur dient der Abzeichnung, Genehmigung oder Freigabe eines Dokuments in DocuWare so wie eine handschriftliche Unterschrift auf einem Papierdokument. Die Elektronische Signatur ist in Form eines Signaturstempels realisiert und wird im Viewer angebracht. Nach dem Anbringen der Elektronischen Signatur kann das Dokument nicht mehr verändert werden, es können keine Anmerkungen und außer Signaturstempeln keine weiteren Stempel mehr angebracht werden. Dokumentenechtheit Dokumente können mit DocuWare fälschungssicher archiviert werden. Realisiert wird dies durch eine verschlüsselte Dokumenten-Checksumme. DocuWare wird hiermit zum idealen Aufbewahrungsort für Urkunden, Verträge und alles, was revisionssicher aufbewahrt werden muss. DocuWare-Hauptfenster, Ergebnisliste und Dokumentanzeige im Viewer -Korrespondenz Sämtliche Dokumente, Nachrichten und auch gesprochene Informationen lassen sich mit DocuWare im Netzwerk versenden. Durch die integrierte MAPI- Schnittstelle werden Schriftstücke per versendet und empfangen, selbst wenn der DocuWare 4.5 Seite 2

3 DocuWare-Arbeitsplatz Mail-Partner nicht DocuWare einsetzt. s, die über Microsoft Outlook empfangen oder versendet werden, archiviert DocuWare automatisch. Als Indexkriterien werden dafür frei definierbare Begriffe wie Mail-Eingang und Objekteigenschaften der wie Absenderadresse und Betreff übernommen. Der vollständige Absender- oder Empfängername kann anhand der -Adresse über die bereits in DocuWare abgelegten s automatisch ermittelt und ergänzt werden. Administration DocuWare zeichnet sich durch eine besonders einfache und intuitiv zu bedienende Administration aus. Zu jeder Funktion steht zudem eine leicht verständliche Erklärung in der Online-Hilfe zur Verfügung. Die als PDF-Datei beiliegende Technische Dokumentation bietet darüber hinaus stets aktuelle und umfassende Hintergrundinformationen. Benutzerkonten und -gruppen kann DocuWare automatisch vom Windows Netzwerk-Betriebssystem übernehmen, wodurch keine doppelte Benutzerverwaltung nötig ist. Beim Start am Client- PC übernimmt DocuWare die Anmeldekennung des aktuellen Benutzers. Leistungsfähige und einfach zu bedienende Werkzeuge ermöglichen die schnelle Umorganisation von Archiven oder Teilen daraus auf andere Datenträger, Server oder Jukeboxen. DocuWare setzt dabei ausschließlich auf Standard-Schnittstellen der gängigen Netzwerk-Betriebssysteme auf. Zum schnellen Finden von Dokumenten verwaltet DocuWare die Indexbegriffe und den Volltextindex im integrierten Microsoft SQL-Server. Für Einzelplatzanwendungen, z.b. auf Notebooks oder für Archive auf CD, ist eine sehr schnelle dateibasierte Datenbank integriert. Über ODBC werden weitere Datenbanksysteme unterstützt. DocuWare speichert alle Datenbankinformationen zusätzlich mit den Dokumentdateien selbst ab. Dadurch kann es bei Datenbankdefekten und sogar bei Totalausfall die Datenbank wieder vollständig herstellen. Maximale Dokument- und Datensicherheit ist also gewährleistet. Integrierbarkeit DocuWare kann alle Anwendungen, die Dokumente erzeugen oder abfragen, integrieren. Neben dem TIFFMAKER, der beliebige Windows Druckausgaben archiviert, werden mit den nachfolgend beschriebenen Zusatzmodulen COLD/READ und ACTIVE IMPORT alle übrigen Dokumente automatisch übernommen. Die Anzeige archivierter Dokumente direkt aus anderen Anwendungen ist mit DocuWare LINK oder durch Programmierung auf Basis des DocuWare TOOLKITs möglich. Archive auf CD und DVD Mit DocuWare kann jederzeit ein Archiv oder ein Teil daraus auf CD oder DVD kopiert oder verschoben werden. Dabei wird das Archiv und optional dazu die Recherchedatenbank sowie die Abfragesoftware DocuWare CDREQUEST auf CD oder DVD übertragen. Von dieser CD/DVD aus können die Dokumente mit einem beliebigen Windows-PC, auf dem Docu- Ware nicht installiert zu sein braucht, komfortabel recherchiert werden ( selbsttragendes Archiv ). DocuWare 4.5 Seite 3

4 Das DocuWare-System: Die richtige Lösung für jede Aufgabe Die Anforderungen an modernes Dokumenten- eigenen Dateien, sondern Management sind vielfältig, da jedes Unternehmen Verknüpfungen zu den Originalseine spezifischen Rahmenbedingungen hat. Dokumenten im Archiv. Werden DocuWare trägt dieser Tatsache Rechnung, indem Dokumente im Archiv geändert es einerseits als Standardsoftware fungiert, andererseits eine Vielzahl von Erweiterungsmodulen des jeweiligen Benutzers stets aktuell. Damit wird oder ergänzt, ist auch die Mappe bereitstellt. Diese erlauben es jederzeit, das System sowohl der schnelle direkte Zugriff auf ausgewählte individuellen Bedürfnissen anzupassen. Dokumente als auch die gezielte Verteilung von Eine Übersicht über diese Zusatzmodule bietet die Informationen besonders einfach. folgende Zusammenfassung. Detaillierte Datenblätter stehen stets aktuell im Internet unter DocuWare RECOGNITION zur Verfügung. Barcodes und Texte von Dokumenten werden automatisch gelesen und als Suchbegriffe dem DocuWare DOCUMENT-SERVER Archiv übergeben. Eine kaufmännische Belegnummer, z.b. als Barcode auf eine beliebige Stelle eines Der DOCUMENT-SERVER erhöht die Sicherheit für abgelegte Dokumente auf ein Maximum, reduziert Dokuments geklebt, lässt sich nach dem Einscannen mit absoluter Sicherheit erkennen. Bei Texten den Administrationsaufwand und ermöglicht den Remote-Zugriff für DocuWare-Clients über das erfolgt dies mittels OCR, sofern sie sich an festen Intranet und Internet. Die Clients Stellen und in guter Druckqualität befinden. kommunizieren über HTTP/HTTPS mit dem DOCUMENT-SERVER. DocuWare COLD/READ Dieser legt Dokumente im Dateisystem ab und stellt sie bei Recherdaten - Rechnungen, Lieferscheine, Mit der eigenen EDV erstellte Massenchen wieder zur Verfügung. Die Kontenblätter und Journale zum Beispiel Zugriffsrechte werden dabei über die DocuWare - lassen sich mit DocuWare COLD/READ Archivrechte gesteuert. DocuWare Anwender, die automatisch archivieren. Dabei werden die Spoolim Home Office oder unterwegs mit DocuWare Daten, die beim Drucken der Belege entstehen, arbeiten, können mit dem Windows Client von importiert. Suchbegriffe werden für die spätere DocuWare auf Archive in der Firma, die vom Recherche herausgefiltert und die Daten so konvertiert, dass die Belege, z.b. gemeinsam mit gescann- DOCUMENT-SERVER verwaltet werden, zugreifen. ten Dokumenten, im DocuWare Archiv gesucht, DocuWare CONTENT-FOLDER angezeigt und ausgedruckt werden können. Mit dem Zusatzmodul stellt der Anwender eine beliebige Auswahl der in DocuWare archivierten DocuWare TOOLKIT Dokumente zu einer virtuellen Mappe zusammen. Über leistungsfähige API-Schnittstellen oder Diese Mappen können auf dem Windows-Desktop OLE-Automation lassen sich wesentliche abgelegt, zur Wiedervorlage in Outlook gesetzt, per DocuWare-Funktionen von außen, d.h. aus anderen versendet oder an einem beliebigen Ort Anwendungen heraus, ansteuern. Integration ist gespeichert werden. Die Mappen enthalten keine damit einfach realisierbar. DocuWare 4.5 Seite 4

5 DocuWare LINK Aus bestehenden Windows-Anwendungen heraus zeigt DocuWare LINK zugehörige, bereits archivierte Dokumente auf Tastendruck an oder übergibt Suchbegriffe an DocuWare - ganz ohne Programmierung. DocuWare AUTOINDEX Irgendwo in der EDV, z.b. in der Finanzbuchhaltung, haben gescannte Dokumente bereits Nummern, Werte oder Namen erhalten. DocuWare AUTO- INDEX übernimmt diese und übergibt sie dem Archiv als Suchbegriffe für die jeweiligen Dokumente. Voraussetzung dafür ist, dass im DocuWare- Archiv bereits ein eindeutiges Suchkriterium, wie ein Barcode oder eine Belegnummer, existiert. DocuWare INTERNET-SERVER DocuWare Archive lassen sich im Intranet und/oder Internet zur Verfügung stellen. Berechtigte Personen können von jedem Ort der Welt aus in den Archiven recherchieren und Dokumente ablegen. Einzige Voraussetzung ist ein handelsüblicher Web-Browser. Das Design der Benutzeroberfläche kann über Style Sheets dem individuellen Web-Auftritt vollständig angepasst werden. DocuWare ACTIVE IMPORT Ordner des Datei- oder Mailsystems werden überwacht und Dateien und s, die dort gespeichert werden, sofort an DocuWare übergeben. Ergänzend zu den hierfür in DocuWare 4 bereits enthalten Funktionen bietet das Zusatzmodul die Einbindung von Datei-Konvertern, automatische Indexübernahme aus externen Dateien und Datenbanken, Funktionen zur Dokumentenklassifizierung und den zeitgesteuerten Betrieb im Server-Modus. DocuWare CONNECT to NOTES s und Dokumente aus Lotus Notes archiviert DocuWare automatisch. Der Domino-Server wird entlastet und die Notes-Dokumente werden gemeinsam mit anderen Schriftstücken, Dateien und Belegen eines Projekts oder Kunden abgelegt. Umgekehrt werden gescannte Dokumente von DocuWare zur Weiterverarbeitung an Lotus Notes übergeben. DocuWare CONNECT to SharePoint Anwender von Microsofts Unternehmensportal SharePoint Portal Server haben direkten Zugriff auf alle DocuWare-Archive. Der Anwendungsbereich von SharePoint erweitert sich auf maßgebliche Informationen wie kaufmännische Belege, allgemeine Korrespondenz, technische Dokumente, eingehende Faxe, archivierte s anderer Mtarbeiter und auf alle sonstigen papiergebundenen Schriftstücke. Das im DocuWare-Dokumenten-Pool gespeicherte Wissen kann von jeden SharePoint- Arbeitsplatz aus genutzt werden. DocuWare CONNECT to R/3 Über die von SAP zertifizierte Schnittstelle wird DocuWare zum Archiv für R/3, und zwar für sämtliche Module und alle Versionen von R/3 einschließlich mysap.com. Alle Dokumenttypen und Archivierungsmethoden werden unterstützt. DocuWare kann für das Archiv dasselbe Datenbank-System wie R/3 verwenden und bietet wertvolle Zusatzfunktionen wie den Archivzugriff auch ohne R/3 sowie die einfache Einbindung externer Scandienstleister. DocuWare 4.5 Seite 5

6 Funktionen und technische Daten von DocuWare 4.5 Dokumente erfassen Scannen von Papiervorlagen von A7 bis A0 und größer, s/w oder farbig Standard-Dateiformat der Bilddateien: TIFF, JPEG Speicherbedarf gescannte A4-Seite: ca. 50 KB (s/w) Add-In für MS Office zur direkten Ablage aus Word, Excel, Power-Point Import von Dokumenten per Drag&Drop aus Anwendungen wie z.b. dem Explorer Import beliebiger PC- Dateien mit automatischer oder manueller Zuweisung des Anzeige- und Bearbeitungsprogramms Überwachung von Dateiordnern für automatischen Import dort gespeicherter Dateien Automatische Archivierung von s TIFFMAKER Windows-Druckertreiber zur Konvertierung von Dokumenten aus Windows-Anwendungen in DocuWare-TIFF-Dateien oder farbige JPEG-Dateien Kann vorhandenen Druckertreibern zwischengeschaltet werden, dadurch automatische Archivierung auch während des normalen Druck- oder Faxvorgangs Hinterlegung eines gescannten Briefbogens, Rechnungsformulars etc. Direktes Ablegen in DocuWare-Archive Automatisches Auslesen von Suchbegriffen aus definierten Zonen des Dokuments Dokumente bearbeiten Markieren und Kommentieren von gescannten Dokumenten mit Overlay- Technik Textmarker-Funktion mit freier Farbwahl, transparent oder abdeckend Notizen an beliebigen Stellen positionierbar - Schriftart, -grad und -farbe wählbar Individuell gestaltbare Stempel (pro Benutzer 9 persönliche und zusätzlich im Netzwerk 9 öffentliche), z.b. mit eingescannter Unterschrift, auch mit Stempeldatum und Benutzer-ID des Anbringers; automatische Änderung von bis zu drei frei wählbaren Indexeinträgen eines Dokuments durch Anbringen eines Stempels Elektronische Signatur für Abzeichnung, Genehmigung oder Freigabe eines Dokuments Fünf Overlay-Ebenen (einzeln ein-/ausblendbar) Overlays wahlweise mit ausdruckbar Gescanntes Dokument selbst bleibt dokumentenecht, also unverändert Anmerkungen können mit dem Dokument verschmolzen werden Anfügen von gesprochenem Text Versionsmanagement: Check-out-Button mit Dokumentensperre im Archiv Direktes Bearbeiten von Dokumenten im Archiv Organisation von Dokumenten im Briefkorb Elektronische Briefkörbe zur Aufnahme von Dokumenten nach dem Scannen oder Importieren Vorsortieren der Dokumente durch Verschieben und Kopieren per Maus Heften zu mehrseitigen Dokumenten Darstellung der Dokumente als Liste oder Miniatur- Vorschau ( Thumbnail ) Briefkorbfarbe wählbar Auto-Rotate: Ausrichtung quer- oder kopfstehend gescannter Dokumente Dokumente anzeigen Anzeigeoptimierung gescannter s/w-dokumente mit Scale-to Gray Sehr schnelles Blättern mit Tastatur oder Maus: 4 Seiten/Sek.(s/w) Anzeige von EDV-Dateien mit DocuWare-Viewer oder Originalprogramm bzw. Viewer nach Wahl Unterstützte Formate des DocuWare-Viewers: BMP, PCX, JPEG, Excel, Word, PDF u.v.m. Drei Anzeigefenster gleichzeitig darstellbar Anzeigefenster frei positionierbar Druck direkt aus der Anzeige, auch von markierten Ausschnitten Kopieren markierter Ausschnitte in die Windows- Zwischenablage als Bild oder Text (mit integrierter OCR) und Übergabe an andere Anwendungen Konvertieren gescannter Dokumente in andere Bildformate, z.b. BMP Dokumente archivieren Beliebig viele Archive pro System Dokumentenverwaltung wahlweise über integrierte Client-Server Datenbank auf Basis MS SQL oder externe Datenbanken mit kompatiblem ODBC Interface (z.b. SQL- Server, Oracle, Sybase) Datenbanktypen können für jedes Archiv individuell gewählt und innerhalb einer DocuWare- Installation beliebig kombiniert werden DocuWare 4.5 Seite 6

7 Menügeführte Übertragung der Archive von Festplatte auf CD-ROM oder DVD mit Datenbank und Recherchemodul DocuWare CDREQUEST Nur Abbild der zu brennenden Dateien erzeugen für späteres Brennen mit beliebigem Programm Vergabe von Indexbegriffen über komfortable Ablagemaske Bis zu 16,3 Mio. Dokumente pro Archiv Anzahl der Seiten pro Dokument maximal: 999 Anzahl der Datenbankfelder (Text, Numerisch oder Datum) je Archiv: 24 Pro Archiv ein Memofeld mit 64 KB Speicherplatz und ein Stichwortfeld mit max. 64 Einträgen Archivierung von EDV- Dateien: Archivieren von Referenzen statt kopieren der Dateien möglich Erzeugen von Datenbankeinträgen ohne Dokument Schnelle Suchbegriffvergabe durch Vorindexieren der Dokumente im Briefkorb Suchbegriffübernahme aus bereits archivierten Dokumenten beim Ablagevorgang ( manuelles AUTOINDEX ) Auswahlliste der bereits vergebenen Begriffe für jedes Feld der Ablagemaske Feste Vorgabe von Begriffen für definierte Felder zur eindeutigen Klassifizierung Automatisches Ablegen vorindexierter Dokumente im Batch-Betrieb Gescannte Dokumente, COLD-Massendaten, PC- Dateien und s können in gemeinsamen Archiven verwaltet werden Gescannte A4-Seiten pro CD: ca DVD: ca Volltext-Indexierung Automatische Volltext- Indexierung eines Archivs durch den Service des Indexierungs-Programms Auslesen des Textes aus gescannten Dokumenten mit leistungsfähiger OCR und aus Text- und gängigen PC-Dateien mit integriertem Textfilter Finden von Dokumenten über einzelne Begriffe aus dem Dokumenttext Fundstellenmarkierung, d.h. Hervorhebung der Suchbegriffe bei Dokumentanzeige im Viewer - auch bei gescannten Dokumenten Finden von archivierten Dokumenten Suche über die Indexbegriffe Hierarchische Suche in Explorer-Ansicht Volltextrecherche über Suchbegriffe, Memofelder, COLD-Daten, Dokument-Text Suche mit Platzhaltern UND/ODER-Verknüpfung innerhalb eines Feldes oder zwischen Feldern Auswahlbox für jedes Suchfeld Suche in einem Archiv oder über mehrere Archive Anzeige der gefundenen Dokumente mit den zugehörigen Indexbegriffen in der Ergebnisliste Fenstergröße, Spaltenbreite, Symbolleiste und Schaltflächen der Ergebnisliste individuell einstellbar Individuelle Gestaltung von Suchmaske, Ablagemaske und Ergebnisliste für einzelne Benutzer oder -gruppen Export der gefundenen Dokumente in anderes Archiv, Briefkorb Export der gefundenen Datenbank-Einträge in dbase- oder TXT-Datei Drucken, Faxen und Versenden der gefundenen Dokumente Fundstellenmarkierung des Suchbegriffs in der Dokumentanzeige bei gescannten, COLD- und anderen CI-Dokumenten / Fax Senden und Empfangen von beliebigen Dokumenten per direkt in DocuWare Parallele Nutzung von DocuWar und MAPI-kompatiblem Mail- System (MS-Mail, Internet etc.) Integrierter, vollwertiger -Client mit direkter Archivierungsfunktion DocuWare 4.5 Seite 7

8 Automatisches Archivieren ein- und ausgehender s aus MS Outlook über integrierte Basisversion von ACTIVE IMPORT Übernahme von Mail- Attributen wie Absender, Empfänger, Datum, Betreff als Ordnungskriterien oder Suchbegriffen im Archiv Automatische Zuordnung von Ordnungskriterien bereits archivierter s anhand eines ausgewählten Matchcodes, z.b. der -Adresse Faxversand direkt aus DocuWare mit üblichen Windows-Faxprogrammen Archiv- und Systemverwaltung Archive auf Festplatte, CD, DVD, WORM, MO, Jukebox Kopieren zwischen Archiven Passwortschutz Hierarchisches Speichermanagement: Automatische Migration älterer Dokumente von Festplatte auf optische Speicher bzw. Kopieren/Verschieben älterer Dokumente (per Zeitplan möglich) Komfortable Benutzerund Gruppenverwaltung: Übernahme und Abgleich von NT/2000-Benutzern und -Benutzergruppen mit denen in DocuWare Rechtevergabe für Archive benutzer- und gruppenweise Feldinhaltsabhängige Rechtevergabe: Ausgewählte Benutzer erhalten nur dann Zugriff auf ein Dokument, wenn ein Datenbankfeld einen bestimmten Eintrag hat Funktionsumfang für Benutzergruppen frei definierbar, z. B. für Scannen, Ablegen, Suchen, Drucken, etc. Protokollierung der Archivzugriffe, z.b. für Abrechnungszwecke in Textoder dbase-datei Urheberschutz Kennzeichnen gescannter Dokumente in der Datenbank als urheberrechtlich geschützt Verhinderung des Simultanzugriffs auf urheberrechtlich geschützte Dokumente Beschränkung des Ausdrucks urheberrechtlich geschützter Dokumente auf einzelne Seiten Sicherheit Doppelte Datenhaltung: Zusätzliche Speicherung der Datenbankeinträge mit der Dokumentdatei Automatische Wiederherstellung defekter Datenbanken durch die Dokumentdateien Manipulationsschutz von archivierten Dokumenten mittels verschlüsselter Checksumme Sicherung mit üblichen Backup-Werkzeugen Systemvoraussetzungen Netzwerk-Arbeitsplatz: mind. PC Pentium mit 32MB RAM für Windows 98, Millennium, 64 MB für Windows NT, 2000 oder 128 MB für Windows XP Netzwerk-Server für Programmdateien und Dokumente: Novell, Windows NT/2000, Linux Datenbankserver: Die Voraussetzungen sind abhängig von der Anzahl der DocuWare-Benutzer und vom Datenaufkommen der Dokumente. Mindestvoraussetzungen für den integrierten Microsoft SQL-Server sind: Pentium 200 Mhz, 256 MB RAM, mind. 10 GB Festplatte, Windows NT Server plus Service Pack 5+ oder Windows 2000 Server, MS Internet- Explorer 5.0+ Speicherbedarf Programmdateien: ca. 95 MB (ca. 100 MB bei Installation der Zusatzmodule) auf dem Netzwerk-Server und ca. 5 MB lokal. Bei einer Installation mit lokaler Kopie werden lokal ca. 65 MB benötigt (ca. 70 MB bei Installation der Zusatzmodule). Die Einzelplatzinstallation benötigt 75 MB Speicherbedarf Dokumente: Durchschnittlich ca. 50 KB pro s/w A4-Seite. Dementsprechend ist Speicherplatz für Archive am Server sowie für Briefkörbe am lokalen Arbeitsplatz zu disponieren Voraussetzungen für die Volltext-Indexierung Für Archive auf dem in DocuWare integrierten MS SQL-Server Der Index-Service benötigt einen Windows NT/2000/XP-Arbeitsplatzoder Server-Rechner Zusätzlich auf dem Server benötigter Arbeitsspeicher: 128 MB RAM Empfohlene Prozessorleistung: mind. 400 MHz, Pentium 3 Zusätzlicher Festplattenspeicher auf dem Datenbankserver: Je nach Dokumentart und -größe verschieden; pro A4-Seite: ca. 5 KB Läuft der Index-Service nicht auf dem Datenbankserver, wird eine zusätzliche SQL-Server-Lizenz benötigt DocuWare 4.5 Seite 8 MKT DS DW4 d