Uniarchiv. Rechnungsverarbeitung Workflow Dokumentenmanagement Archivierung

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1 Uniarchiv Rechnungsverarbeitung Workflow Dokumentenmanagement Archivierung

2 2 Dokumentenmanagement mit Uniarchiv Modernes Dokumentenmanagement ist mehr als nur das Scannen und die digitale Ablage von Papier. Im Idealfall sorgt es für eine frühzeitige Transparenz des Dokumentenbestands, optimiert den Weg der zu verarbeitenden Dokumente durch das Unternehmen und stellt Informationen für externe Anwendungen bereit. Das Uniarchiv-System bietet diesen Doppelnutzen: Neben einer zeitgemäßen Dokumentenverwaltung mit Uniarchiv extrahieren die Erfassungsclients Unides (automatisierte Rechnungsverarbeitung) und Unicapture (allgemeine Dokumentenerfassung) je nach Bedarf Daten für externe Produktivsysteme wie Finanzbuchhaltung oder ERP. Der WorkflowServer bindet die beteiligten Mitarbeiter in den Prozessablauf ein und sorgt für eine abteilungsübergreifende Steuerung des Geschäftsvorfalls. Die Dokumente gelangen so gezielt an die jeweils zuständigen Mitarbeiter, Bearbeitungszeiten werden verkürzt, Transport- und Liegezeiten entfallen fast vollständig. Der Webclient UniWeb ermöglicht dabei einen browserbasierten Onlinezugriff über die Grenzen des Unternehmensnetzwerks hinaus. Ein Produktivitätsgewinn entsteht dadurch nicht erst bei der Recherche im elektronischen Archiv, sondern bereits während der Bearbeitung der Dokumente und ihrem Weg durch das Unternehmen. Fibu ERP Dokumentenmanagement mit Uniarchiv bedeutet für Sie: Zeitersparnis Archivierte Dokumente können simultan und ortsunabhängig eingesehen werden. Uniarchiv vereint verschiedene Typen von Dokumenten und Dateien unter einer intuitiv bedienbaren Oberfläche und vermeidet Medienbrüche zwischen physischen und digitalen Dokumenten. Im Gegensatz zur traditionellen Ablage lassen sich Informationen in Sekundenschnelle recherchieren. Kostenreduktion Der Platz für das herkömmliche Papierarchiv kann reduziert bzw. anderweitig genutzt werden. Zudem verringern sich die Kosten für Regale, Ordner, Papier und Kopien. Mobilität Via UniWeb haben Sie weltweit Zugriff auf die Dokumente und Workflowprozesse. Selbsttragende Archivauszüge ermöglichen zudem eine lizenzunabhängige externe Dokumentenrecherche.

3 3 Aufbau des Uniarchiv-Systems Das Uniarchiv-System besteht aus den Erfassungsclients Unicapture und Unides sowie Uniview zur Recherche bzw. dem Bearbeiten archivierter Dokumente. Die Clients kommunizieren mit dem Uniarchiv-Server und der zugehörigen Datenbank. Der JobServer dient dazu, die technische Vorverarbeitung (Texterkennung, Dokumentenanalyse) speziell bei der Massendatenverarbeitung zu optimieren und ressourcenintensive Verarbeitungsschritte aus dem jeweiligen Erfassungsclient herauszulösen. Zudem ermöglicht er die Anbindung externer Scanclients via Internet. Der WorkflowServer stellt Uniarchiv / Unides eine leistungsfähige Workflow-Komponente zur Unterstützung aller dokumentbasierten Geschäftsprozesse zur Verfügung. Flexibles Dokumenten-Routing, unterschiedliche Workflowtypen, automatisierte Aktivitäten und Entscheidungen sowie umfangreiche Modellierungs- und Monitoring-Funktionalitäten zählen zu den wesentlichen Merkmalen. Uniarchiv WorkflowServer UniWeb Unicapture Unides Uniview JobCharger JobServer Administration von Uniarchiv Mit dem Archiv-Manager erstellen und verwalten Sie den individuellen Archivaufbau. Dazu können Sie branchen- bzw. anwendungsspezifische Archivstrukturen importieren. Über den Benutzer- und Feld- Manager verwalten Sie die verschiedenen Archivnutzer bzw. Gruppen und weisen diesen die gewünschten Rechte wie bspw. Schreib- / Lese- und Exportrechte für die Nutzung der einzelnen Archivbereiche zu.

4 4 Dokumentenerfassung mit Unicapture Allgemeine Dokumente erfassen Sie mit Unicapture. Sie werden als TIF-Bilddatei, PDF oder im Originalformat mit Suchbegriffen (Indexwerten) und optional durchsuchbarem Volltext gespeichert. Über den virtuellen Uniarchivdrucker kann aus jeder windowsbasierten Anwendung nach Unicapture oder über die Indexierungsmaske direkt ins Uniarchiv gedruckt werden. Durch Verwendung des TIF- Bildformats lässt sich die Originalansicht eines Dokuments jederzeit herstellen, ohne auf zwischenzeitliche Applikationswechsel oder unterschiedliche Softwareversionen Rücksicht nehmen zu müssen. Add-Ins für Word, Excel und Outlook ermöglichen eine direkte Archivierung aus den jeweiligen Microsoft Office Anwendungen. Wiederkehrende Dokumente können nach Definition ihres Layouts klassifiziert und im Rahmen der Stapelverarbeitung automatisiert verschlagwortet werden. Unlimitierte optische Zeichenerkennung (OCR-Texterkennung) Komfortable Indexierung mit der Maus auf Basis der OCR-Ergebnisse Layoutbasierte Dokumentenklassifikation und automatisierte Indexierung Anbringen digitaler Anmerkungen (Haftnotizen, Stempel, Markierungen) Office Add-Ins zur Direktarchivierung Virtueller Uniarchivdrucker

5 5 Rechnungsverarbeitung mit Unides Gerade die Erfassung von Eingangsrechnungen ist oftmals mit sehr zeitintensiven manuellen Eingabearbeiten verbunden. Abhilfe schafft der Ersatz der manuellen Datenerfassung und Kontierung durch die automatisierte Rechnungsverarbeitung mit Unides. Das mandantenfähige Unides generiert aus gescannten Rechnungen weitgehend automatisiert Buchungsvorschläge für die zugrundeliegenden Geschäftsvorfälle. Eine Konformitätsprüfung im Sinne des 14 UStG analysiert das Beleggut zudem hinsichtlich formeller Fehler, die den Vorsteuerabzug gefährden könnten. Die Buchungsvorschläge werden übersichtlich in einem Journal dargestellt. Korrekturen oder Aufteilungen des Rechnungsbetrags auf verschiedene Konten bzw. Kostenstellen können mit der Maus durch direkte Übernahme aus dem Belegbild erfolgen. Die Belege können nach der Kontrolle durch den fachkundigen Sachbearbeiter zur Zahlungsfreigabe an den optionalen WorkflowServer übergeben werden. Anschließend werden die Buchungssätze über eine Schnittstelle an die externe Finanzbuchhaltungssoftware übertragen und zusammen mit den Rechnungsbildern in Uniarchiv abgelegt. Das Ergebnis ist eine mehrfache Zeitersparnis: Sowohl bei der eigentlichen Belegerfassung als auch bei der Freigabe und späteren Recherche. Automatisierte Rechnungsverarbeitung auf Basis einer Freiformerkennung Weitgehender Verzicht auf die manuelle Datenerfassung Konformitätsprüfung im Sinne des 14 UStG (Recht zum Vorsteuerabzug) Webbasierte Freigabeworkflows durch Anbindung des WorkflowServers Verknüpfung von Buchungssatz und Beleg / Aufruf aus externen Anwendungen Flexible Ex- und Importschnittstellen für Buchungsdaten und Belege Für Softwarepartner:.NET-SDK zur Integration in eigene Anwendungen

6 6 Dokumentenrecherche mit Uniview Die Recherche in Uniarchiv erfolgt über Uniview. Je nach archiviertem Dokumententyp können Sie über die Indexdaten, den Volltext oder eine Kombination recherchieren. Wiederkehrende Suchen lassen sich als Abfragen speichern, mit Hilfe der Kettensuche können Suchergebnisse weiterverfolgt werden. Über eine Tastenkombination lässt sich die Recherche direkt aus Fremdanwendungen starten. Die Suchergebnisse werden übersichtlich in einer Trefferliste dargestellt, die sich ebenso wie der gesamte Uniview-Arbeitsbereich an individuelle Bedürfnisse anpassen lässt. Archivierte Dokumente können direkt in Uniview bearbeitet werden. Dabei werden automatisch Revisionen des ursprünglichen Dokuments erzeugt, die im Rahmen einer Dokumentenhistorie eingesehen werden können. Neben dem Druck und dem Versand per können Dokumente in selbsttragende Archivauszüge auf externe Datenträger exportiert werden. Dies ermöglicht eine lizenzunabhängige Recherche außerhalb des Archivsystems, bspw. zur Weitergabe an Kunden oder Mandanten. Der Auszug kann die archivierten Dokumente eines Ordners, eines Zeitintervalls, einer Trefferliste oder Einzeldokumente enthalten. Kombinierte Index- und Volltextrecherche Direkte Archivrecherche aus Fremdanwendungen Direktes Bearbeiten archivierter Dokumente Automatische Versionierung Flexible Exportoptionen Online-Recherche via Webclient UniWeb Selbsttragende Archivauszüge zur lizenzunabhängigen Recherche Für Softwarepartner:.NET-SDK zur Integration in eigene Anwendungen

7 7 Prozesse optimieren: WorkflowServer und UniWeb In der papierbasierten Verarbeitung benötigt die sachliche Prüfung und Freigabe einer Eingangsrechnung häufig mehr Zeit, als der Lieferant für eine Skonto-Gewährung zulässt. Neben langen Liegeund Bearbeitungszeiten ist der aktuelle Genehmigungsstand oftmals nicht bekannt. Auch die typische Doppelhaltung von Rechnungsoriginal und Umlaufkopien trägt nicht zur Transparenz des Dokumentenbestands bei. Workflowgesteuerte Geschäftsprozesse sorgen dagegen für eine automatisierte Dokumentenverteilung und ermöglichen eine standortunabhängige und durchgängig digitale Vorgangsbearbeitung. Ein schnellerer Dokumentendurchlauf sowie eine verbesserte Termin- und Prozesskontrolle sind entscheidende Vorteile, zudem können Druck-, Kopier- und Versandkosten deutlich gemindert werden. Der WorkflowServer stellt Uniarchiv / Unides eine leistungsfähige Workflow-Kom ponente zur Unterstützung dokumentbasierter Geschäftsprozesse zur Verfügung. Flexibles Dokumenten-Routing, unterschiedliche Workflowtypen, automatisierte Aktivitäten und Entscheidungen sowie umfangreiche Modellierungs- und Monitoring-Funktionalitäten zählen zu den wesentlichen Merkmalen. Mit Hilfe des grafischen Workflow-Managers können auch komplexe Szenarien abgebildet werden. Der WorkflowServer bindet die zugewiesenen Benutzer bzw. Gruppen in den Prozessablauf ein und sorgt für eine abteilungsübergreifende Steuerung des Geschäftsvorfalls. Die Dokumente gelangen so gezielt an die jeweils zuständigen Mitarbeiter. Die Workflow-Teilnehmer arbeiten browserbasiert mit dem Webclient UniWeb, der auch eine mobile Bearbeitung außerhalb des Unternehmensnetzwerks ermöglicht. Benachrichtigungs- und Eskalationsmechanismen informieren die Teilnehmer bzw. den Prozessverantwortlichen, wenn definierte Ablaufzeiten überschritten werden. In Abwesenheitsfällen greifen Stellvertreterregelungen. Der Workflow-Monitor gibt jederzeit Auskunft über die im System aktiven Prozesse und ihren aktuellen Bearbeitungsstand.

8 8 UniWeb: Weltweiter Zugriff Neben der standortunabhängigen Workflowbearbeitung bietet UniWeb die Möglichkeit, über die Viewer- Komponente online in Uniarchiv zu recherchieren. Die Capture-Komponenten ermöglichen zudem die webbasierte Neuerfassung allgemeiner Dokumente und Rechnungen sowie die Weiterbearbeitung bereits in den Erfassungsclients Unicapture bzw. Unides befindlicher Dokumente. Standortübergreifende Prozessoptimierung durch digitale Vorgangsbearbeitung Verbesserte Terminüberwachung und Prozesskontrolle Verbesserte Zusammenarbeit der teilnehmenden Sachbearbeiter Verringerte Prozesskosten, Transport- und Liegezeiten Online Recherche im Dokumentenarchiv Online Dokumentenerfassung und Rechnungsverarbeitung

9 9 JobServer: Flexibilität in der Stapelverarbeitung Der JobServer erweitert Uniarchiv / Unides um zusätzliche Funktionen zur Dokumenten-Vorverarbeitung. Das Toolkit beinhaltet den Job-Manager, den JobServer Dienst sowie eine Lizenz des Scanclients JobCharger. Darüber hinaus sind Sonderlösungen zur Scannerintegration erhältlich. Im grafischen Job-Manager werden die einzelnen technischen Prozessschritte und Abläufe definiert. Aktivitäten, wie bspw. die Texterkennung (OCR), die Dokumentenanalyse sowie die Ablage im Erfassungsclient des Sachbearbeiters werden miteinander verkettet und als Job gespeichert. Durch das Auslagern ressourcenintensiver technischer Prozesse vom Erfassungsclient auf den JobServer kann gerade in belegintensiven Szenarien eine Verteilung der Serverlast erzielt werden, die in der Regel zu einer optimierten Verarbeitungsgeschwindigkeit führt. Der JobServer lässt sich aus Unicapture, Unides, Uniview, über den JobCharger und aus Microsoft Outlook ansprechen. Zudem können Verzeichnisse im Filesystem (wie bspw. das Zielverzeichnis eines Digitalkopierers) überwacht und eingehende Dokumente automatisch dem JobServer zugeführt werden. Mit dem JobCharger steht ein leistungsfähiger Scanclient als externes Eingangsmodul zur Verfügung, der via TWAIN angeschlossene Dokumentenscanner unterstützt. Die Dokumente können mit individuellen Anmerkungen versehen und anschließend als Stapel via Internet an den JobServer gesendet werden. Der JobCharger eignet sich daher vor allem zur Anbindung von Niederlassungen oder Mandanten. Erweiterung für Unides / Uniarchiv Serverbasierte Vorverarbeitung von Dokumenten Optimierte Serverauslastung durch Verteilung technischer Prozesse Hardwareintegrationen Outlook-Anbindung / Überwachung von Verzeichnissen Anbindung externer Standorte und Mandanten

10 10 Direkte Hardwareanbindung Als besonders komfortables Frontend kann KODAKs netzwerkfähige Scan Station 520EX verwendet werden, die optional mit einer für den JobServer angepassten Softwarekonfiguration verfügbar ist. Dabei befindet sich der Scanclient JobCharger 520EX direkt auf dem Scanner, so dass kein zusätzlicher Arbeitsplatzrechner erforderlich ist. Die Benutzer authentifizieren sich über personalisierte USB-Sticks, die Auswahl von Mandant und gewünschtem Verarbeitungsjob erfolgt über den Touchscreen der Scan Station. Die Desktop-Version des JobChargers beinhaltet eine direkte Einbindung der sceyex Dokumentenkamera und ermöglicht ebenfalls ein nahtloses Zusammenspiel von Hard- und Software.

11 Lösungen nach Maß: Skalierbarkeit & verteilte Systeme 11 Von der Einzelplatz- zur verteilten Serverinstallation, von der reinen Inhouse-Lösung zum standortübergreifenden Web-DMS, von einfacher Erfassung und Archivierung bis zur weitgehenden Prozessautomatisierung durch Workflowdienste, Hardwareintegration und Anbindung externer Systeme: Uniarchiv wächst ganz nach Ihren individuellen Bedürfnissen. sceyex + JobCharger Dokumentenscanner + JobCharger UniWeb Internet JobServer Anwendungsserver WorkflowServer Scan Station 520EX + JobCharger 520EX Überwachung Digitalkopierer Archivserver

12 Uniarchiv Uniarchiv und Unides kommen von BDV. Seit über 30 Jahren entwickeln, liefern und betreuen wir Software für spezielle Branchen. Wir wissen, wie wichtig Service ist. Damit meinen wir nicht nur die Schulung bei der Systemeinführung oder die telefonische Beratung während der langjährigen Arbeit mit dem System, sondern auch die Anpassung und Weiterentwicklung der Software an neue Bestimmungen und Technologien. Sprechen Sie mit uns! BDV Branchen-Daten-Verarbeitung GmbH Ziegelstraße Holzwickede Tel / Fax / uniarchiv@bdv.com Unicapture und Unides sind eingetragene Warenzeichen der BDV GmbH. Nachdruck, auch auszugsweise, nur mit Genehmigung von BDV. Änderungen der Software vorbehalten. Stand 01/2013.