VENTA KVM mit Office Schnittstelle

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1 VENTA KVM mit Office Schnittstelle Stand: Version: VENTA Verfasser: Jan Koska 1. Funktionsumfang der Office Schnittstelle Die in VENTA KVM integrierte Office Schnittstelle bietet zahlreiche Möglichkeiten Sie bei Ihren Arbeitsprozessen zu unterstützen. Funktionsumfang Termin und Aufgaben Synchronisation Synchronisation / Archivierung 2. Technischer Rahmen Die Verbindung zwischen VENTA KVM und Microsoft Office wird durch den Einsatz der JAVA Technologie (JRE) realisiert. Hierfür wird beim Start von VENTA KVM zusätzlich eine Applikation Groupware Connector gestartet, welcher die Kommunikation zwischen ihrer Office Installation und der Web Applikation VENTA KVM organisiert. Der Einsatz der JAVA Technologie ermöglicht den Betrieb des Groupware Connector auf allen Windows Betriebssystemen. Systemvoraussetzungen Microsoft Windows Betriebssystem am Windows XP Microsoft Office ab Version 2003 Aktuelle JAVA Version JRE Aktuellen Browser (Opera ohne Groupware Funktionen)

2 3. VENTA mit Outlook starten Der Start von VENTA KVM mit der Outlook Synchronisation wird durch die rechte Startschaltfläche ausgeführt. Diese injiziert den Start des Kundenverwaltungsprogramms sowie des Groupware Connector. 1. Mit der Schaltfläche Groupware Connector starten/laden wird eine zusätzliches JAVA Programm gestartet welches die Kommunikation mit Outlook ermöglicht. 2. Sobald die Schaltfläche Groupware Connector starten/laden betätigt wurde, wird ein Systemdialog angezeigt, welcher den Start der Datei client.jnlp anzeigt und zugleich eine kompatible Anwendung JAVA(TM) Web Start Launcher automatisch auswählt, sodass der Start des Groupware Connector mit der Schaltfläche OK bestätigt werden kann. Sobald der Startprozess vollständig ausgeführt wurde, erhalten wir in der Taskleiste ein neues Symbol, welches den erfolgreichen Start anzeigt. 3. Mit dem aktiven Groupware Connector kann nun die Verbindung zum VENTA KVM aufgebaut werden. Hierzu betätigen wir die Schaltfläche Erneut versuchen.

3 4. Termine und Aufgaben VENTA KVM ermöglicht in Verbindung mit der Outlook Schnittstelle eine effiziente Termin und Aufgaben Organisation. Im Cockpit wird eine schnelle Übersicht über alle in VENTA KVM erfassten Kundentermine und Aufgaben ermöglicht. Zusätzlich befinden sich im Cockpit, Funktionen zur Synchronisation der Termine und Aufgaben mit Microsoft Outlook. Terminkalender Die Funktion Terminkalender öffnet bei Betätigung den Outlook Kalender und stellt das aktuelle Datum als Standardansicht. Termin Synchronisation Die Termin Synchronisation gleicht die im VENTA und Outlook vorhanden Termin ab. In Outlook vorgenommene Änderungen an Terminen und Aufgaben werden als Aktualisierung in VENTA KVM eingespielt. Aufgaben Synchronisation Die Aufgaben Synchronisation gleicht, analog zur Termin Synchronisation, in VENTA KVM angelegte Aufgaben mit Outlook ab.

4 Die Anlage eines Termins erfolgt in VENTA KVM über ein einfach zu befüllendes Formular und wird über die Schaltfläche Termin anlegen im Cockpit gestartet. Diese beinhaltet die für einen Termin notwendigen Standardfelder wie z.b. Thema und Zeit, als auch VENTA spezifische Zusatzfelder, welche die erweiterten Funktionen Steuern. Wird ein Termin neu angelegt so ist diesem immer ein Kundendatensatz zuzuordnen. Das Feld Bearbeiter bietet die Möglichkeit Termine und Aufgaben direkt einem Benutzer zuzuordnen. Dabei werden ausschließlich die Termine Synchronisiert, welche den eingeloggten Benutzer als Bearbeiter hinterlegt haben. Wird der Speichervorgang mit der Schaltfläche Speichern injiziert, so wird bei aktiver Verbindung mit dem Groupware Connector der Termin sofort an den Outlook Kalender übertragen. 4.1 Termin Synchronisation Die Termin Synchronisation gleicht alle in VENTA KVM angelegten Termine mit ihrem Outlook Kalender ab. Dabei werden nicht synchronisierte Termine an Outlook übertragen und Terminaktualisierungen aus Outlook an VENTA KVM übermittelt und in einer Übersicht dargestellt. Hier erhalten Sie die Möglichkeit, die Synchronisationsrichtig für einzelne Aktualisierungen, zu definieren. Bsp. Der Temin Synchronisation (Termin wurde in Outlook geändert) Information die aus VENTA KVM bei der Terminanlage an Outlook übertragen wurde. Termin Synchronisation stellte eine Änderung bei Beginn und Ende fest. Hier wurde der Termin in Outlook angepasst.

5 4.2 Aufgaben Synchronisation Die Synchronisation der Aufgaben erfolgt analog zur Termin Synchronisation (siehe Punkt 4.1) 4.3 E Mail Synchronisation VENTA KVM bietet eine einfache Möglichkeit, über das lokal installierte Outlook empfangene und versendete E Mails inkl. der Dateianhänge, in VENTA KVM zu Archivieren. Dabei werden die in Outlook vorliegenden Absender und Empfänger Adressen mit den in VENTA KVM hinterlegten E Mail Adressen (Kunde Kommunikationsdaten) abgeglichen und bei Übereinstimmung in VENTA KVM importiert und dem entsprechen Kundendatensatz zugeordnet. Die archivierten E Mails können jederzeit im Kontaktmanagement Reiter: Dokumente/Korrespondenz aufgerufen werden. Die E Mail Synchronisation kann in VENTA KVM im Cockpit als auch im Kundenkontext (Kundenmanagement) durchgeführt werden. Dabei werden für die Übernahme der vorliegenden E Mails, verschiedene Kriterien herangezogen. Ausführung im Cockpit: Wird die E Mail Synchronisation aus dem Cockpit heraus gestartet, so werden ausschließlich ungelesene E Mails berücksichtigt. Es werden alle im VENTA KVM hinterlegten Kunden für den Abgleich herangezogen. Ausführung im Kontaktmanagement: Wird die E Mail Syncronisation im Kontaktmanagement gestartet, so werden alle E Mails des aktiven Kundendatensatzes berücksichtigt. Es werden ausschließlich die E Mail Adressen herangezogen welche diesem Kundendatensatz zugeordnet sind. Unabhängig vom Kontext auf welchem die E Mail Synchronisation aufgerufen wurde, kann die Synchronisation in 3 einfachen Schritten durchgeführt werden. E Mail Synchronisation in 3 Schritten 1. Synchronisation starten Der Import der in Outlook liegenden E Mails, wird mit der Schaltfläche E Mail Synchronisation imitiert. 2. E Mails markieren Markieren Sie im 2. Schritt diejenigen E Mails, welche in VENTA KVM übernommen werden sollen, durch Setzen der Häkchen. 3. Markierte E Mail Übernehmen Sobald die zur Übernahme vorgesehenen Elemente markiert wurden, können diese abschließen mit der Schaltfläche Markierte Einträge übernehmen im Kontaktmanagement abgelegt werden.

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