Projekthandbuch standard projekthandbuch 001

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1 Projekthandbuch Version 0.1 Projektleiter/in: Vorname Nachname Datum: Seite 1/34

2 Inhalt 1 Checkliste: Problemanalyse Checkliste: Ursachenanalyse Beispielhafte Gliederung eines Lastenhefts Beispielhafte Gliederung eines Pflichtenhefts Projektpläne Projektauftrag Projektzieleplan Beschreibung Vorprojekt- und Nachprojektphase Projektumwelt-Analyse Beziehungen zu anderen Projekten und Zusammenhang mit den Unternehmenszielen (sachlicher Kontext) Projektorganigramm Betrachtungsobjekteplan Projektstrukturplan Arbeitspaket-Spezifikationen Projektfunktionendiagramm Projektmeilensteinplan Projektbalkenplan Projektpersonaleinsatzplan Projektkostenplan Projektkommunikationsstrukturen Projekt- Spielregeln Projektrisikoanalyse Projektdokumentation Projektstart Protokolle Projektstart Projektkoordination Abnahme Arbeitspakete Protokolle Projektkoordination Projektcontrolling Aktueller Projektfortschrittsbericht Weitere Projektfortschrittsberichte Protokolle Projektcontrolling Seite 2/34

3 9 Projektabschluss Projektabschlussbericht Protokolle Projektabschluss Seite 3/34

4 Änderungsverzeichnis Versionsnummer Datum Änderung Ersteller Seite 4/34

5 Ansprechpartner Name Organisationseinheit Rolle im Projekt Telefon (Büro, Mobil, Privat, ) Seite 5/34

6 Seite 1/34

7 1 Checkliste: Problemanalyse 1. Was ist der Projektanlass? 2. Wer hat die Projektidee aufgebracht? 3. Wer ist Auftraggeber des Projekts? 4. Welche Ziele verfolgt das Projekt? 5. Welche Mittel stehen zur Verfügung? Seite 7/34

8 2 Checkliste: Ursachenanalyse 6. Wie konnte es zu der Abweichung zwischen dem Ist und dem Soll kommen? 7. Liegen die Ursachen bei den verantwortlichen Personen? 8. Liegen die Ursachen in den verwendeten Sachmitteln und Materialien? 9. Sind Veränderungen im Umfeld für das Problem verantwortlich? 10. Sind die Veränderungen im Einsatz der Methoden zu suchen? 11. Können die Ursachen in der Technik liegen? 12. Könnten die Ursachen in einem anderen Unternehmensbereich liegen? Seite 1/34

9 3 Beispielhafte Gliederung eines Lastenhefts 1. Überblick über das Projekt 1.1 Veranlassung (kurze Beschreibung zu Ausgangslage und Projektanlass) 1.2 Zielsetzung (Beschreibung der Ziele, die durch z.b. das Softwaresystem erreicht werden sollen) 1.3 Eckdaten des Projekts (Angaben zum Auftraggeber, kurzer Zeitplan, gewünschte Mitarbeiter und Arbeitsverteilung) 2. Einsatzbereich 2.1 Anwendungsbereiche (Beschreibung der vorgesehenen Anwendungsbereiche z.b. des Softwaresystems) 2.2 Zielgruppen (Festlegung der Benutzer-Zielgruppe) 2.3 Betriebsbedingungen (kurze Beschreibung der gewünschten organisatorischen und technischen Zusammenhänge) 3. Ist-Situation (zusammenfassende Darstellung der technischen Ist-Situation) 3.1 Vorhandene Softwaresysteme 3.2 Vorhandene Hardware (ggf. sind Performance-Überlegungen erforderlich) 3.3 Produktschnittstellen (Schnittstellen zu bestehenden Systemen, die weiterhin genutzt werden) 4. Funktionalität (Beschreibung der gewünschten Hauptfunktionen des Softwaresystems) 4.1 Benutzer-Funktionalitäten 4.2 Funktionalitäten Administratoren 5. Produktdaten (Beschreibung und Mengengerüst der zentralen Daten/Datenbestände, die von dem Softwaresystem benötigt oder bereitgestellt werden sollen) 6. Entwicklungsumgebung (z.b. grafische Darstellung der Einbettung des Softwareprodukts in seiner Zielumgebung, z.b. Benennung des Entwicklungspakets (Java, C++, o.ä.), Beschreibung zentraler Systemkomponenten und der vorhandenen Komponenten, mit denen das Softwaresystem interagiert) 7. Leistungen (kurze Beschreibung qualitativer und quantitativer Leistungsanforderungen an Hauptfunktionen und daten, Eingabe / Ausgabe-Funktionalitäten) 8. Anforderungen an die Qualität (Beschreibung der gewünschten Qualitätsmerkmale, Qualitätssicherung, Qualitätsnachweis) 9. Testszenarien (Beschreibung, wie und an welcher Stelle z.b. Softwaresystem getestet werden soll) 10. Randbedingungen (Beschreibung zusätzlich zu beachtender Anforderungen an die Erstellung des Softwaresystems, z.b. Projektkoordination, Entwicklunsumgebung) Seite 1/34

10 4 Beispielhafte Gliederung eines Pflichtenhefts 1. Ausgangssituation 1.1 Zielsetzung (Zielbeschreibung des Projekts) 1.2 Projekt-Eckdaten (Projektleiter, Auftraggeber, Mitarbeiter, Arbeitsverteilung, Terminübersicht) 1.3 Ist-Analyse (Skizze des aktuellen Zustands, Datenhaltung, Systemarchitektur & Workflow) 1.4 Soll-Analyse (Zusammenstellung der im Lastenheft beschriebenen Anforderungen) 2. Machbarkeits-Analyse Zeit- / Kostenanalyse. Sind Ziele erreichbar? Mit welchem Aufwand? 3. Spezifizierung 3.1 Organisatorische Abläufe (Prozessorientierte Darstellung der organisatorischen Abläufe) Grobablauf Teilablauf A Teilablauf B 3.2 Technische Abläufe (Beschreibung z.b. der zu entwickelnden Software) Menüpunkte Masken Vorgänge Belege Dateien Hardware 4. Implementierung (Beschreibung der technischen Umsetzung) 4.1 Datenmodell 4.2 Funktionsstruktur 4.3 Schnittstellendefinition 5. Test und Abnahme 5.1 Testkonzept 5.2 Testvorbereitung, Durchführung 6. Qualitätssicherung 6.1 Bedienbarkeit 6.2 Effizienz 6.3 Portierbarkeit 7. Projektkalkulation 9.1 Kosten 9.2 Investitionen 9.3 Unteraufträge 7. Zeitplanung / Meilensteine 8. Personalplanung Seite 1/34

11 5 Projektpläne 5.1 Projektauftrag Projektstartereignis: Projektendereignis: Formal / Inhaltlich: Projektziele: Hauptaufgaben (Projektphasen): PROJEKT- AUFTRAG Projektstarttermin: Projektendtermin: Nicht-Projektziele: Projektressourcen und kosten*: Ressourcen-/Kostenart Mengeneinheit Kosten (in Euro) ProjektauftraggeberIn: ProjektleiterIn: Projektteam: Vorname Nachname, (ProjektauftraggeberIn) Vorname Nachname, (ProjektleiterIn) * Kategorien für das Budget des gesamten Projektes möglich: Kategorie A: bis 0,3 Mio Kategorie B: bis 1 Mio Kategorie C: bis 10 Mio Kategorie D: über 10 Mio Seite 11/34

12 5.2 Projektzieleplan PROJEKTZIELE- PLAN Zielart Projektziele Adaptierte Projektziele per... Ziele: Hauptziele Zusatzziele Nicht-Ziele Seite 12/34

13 5.3 Beschreibung Vorprojekt- und Nachprojektphase BESCHREIBUNG VORPROJEKT- UND NACHPROJEKTPHASE 1) Beschreibung von Ergebnissen der Vorprojektphase Das Projekt betreffende Entscheidungen/Ereignisse. Wie ist es zu dem Projekt gekommen? Für das Projekt relevante Dokumente (zb Protokoll mit..., Besprechung mit, Inhalt der Dokumente ist hier nicht gefragt, NUR die Dokumente!) Erfahrungen aus ähnlichen Projekten 2) Beschreibung von Ergebnissen der Nachprojektphase Was wird nach dem Projekt passieren (Folgeaktivitäten, -projekte, etc.)? Seite 13/34

14 5.4 Projektumwelt-Analyse PROJEKTUMWELTEN- GRAPHIK PROJEKTUMWELTEN- BEZIEHUNGEN Umwelten Beziehung (Potential/Konflikt) Maßnahmen PSP - Code Seite 14/34

15 5.5 Beziehungen zu anderen Projekten und Zusammenhang mit den Unternehmenszielen (sachlicher Kontext) BEZIEHUNGEN ZU ANDEREN PROJEKTEN Programme/ Projekte/ Kleinprojekte Beziehung (Potential/Konflikt) Maßnahmen PSP - Code ZUSAMMENHANG ZU DEN UNTERNEHMENSZIELEN Unternehmensziele Beschreibung des Zusammenhangs Seite 15/34

16 5.6 Projektorganigramm PROJEKT- ORGANISATION Projektrolle Aufgabenbereiche/Skills Name ProjektauftraggeberIn ProjektleiterIn ProjektteammitgliederInnen ProjektmitarbeiterInnen Seite 16/34

17 5.7 Betrachtungsobjekteplan BETRACHTUNGSOBJEKTE- PLAN Seite 17/34

18 5.8 Projektstrukturplan Seite 18/34

19 5.9 Arbeitspaket-Spezifikationen ARBEITSPAKET- SPEZIFIKATIONEN PSP-Code, AP-Bezeichnung AP-Inhalt (Was soll getan werden?) AP-Nicht-Inhalte (Was soll nicht getan werden?) AP-Ergebnisse (Was liegt nach Beendigung des Arbeitspaketes vor?) AP-Leistungsfortschrittsmessung (Wie wird der Fortschritt gemessen?) Seite 19/34

20 5.10 Projektfunktionendiagramm PROJEKT- FUNKTIONEN- DIAGRAMM PSP-Code AP-Bezeichnung Rollen und Umwelten Externer AuftraggeberIn ProjektauftraggeberIn ProjektleiterIn ProjektassistentIn Projektteammitglied 1 Projektteammitglied 2 Projektteammitglied 3 Projektteammitglied 4 Projektteammitglied 5 ProjektmitarbeiterIn 1 ProjektmitarbeiterIn 2 ProjektmitarbeiterIn 3 Projektcoach 1.1 Projektmanagement Phase Phase Funktionen D.Durchführung M.Mitarbeit I..Information Seite 20/34

21 5.11 Projektmeilensteinplan PROJEKT- MEILENSTEINPLAN PSP- Code Meilenstein Basistermine Aktuelle Plantermine Ist Termine *Termine chronologisch nach Planterminen reihen! Seite 21/34

22 5.12 Projektbalkenplan Seite 22/34

23 5.13 Projektpersonaleinsatzplan PROJEKT- PERSONALEINSATZPLAN PSP- Code Phase/Arbeitspaket Ressourcenart Planmenge in PT Adaptierte Planmenge in PT Istmenge in PT Abweichung in PT Seite 23/34

24 5.14 Projektkostenplan PROJEKT- KOSTENPLAN PSP-Code, AP- Bezeichnung Kostenart Plankosten Adaptierte Plankosten per... Personal Istkosten Kostenabweichung Material Fremdleistungen Sonstige Gesamt Personal Material Fremdleistungen Sonstige Gesamt Personal Material Fremdleistungen Sonstige Gesamt Projektkosten Seite 24/34

25 5.15 Projektkommunikationsstrukturen PROJEKT- KOMMUNIKATION Bezeichnung Ziele, Inhalte Teilnehmer Termine Ort ProjektauftraggeberIn- Sitzung Projektcontrolling- Sitzung Diskussion Projektstatus, Abweichungen im Projekt Entscheidungsfindung auf Basis der Projektcontrolling-Sitzung Freigabe Projektfortschrittsbericht Projektstatus Controlling Leistungsfortschritt, Termine und Ressourcen, Kosten Controlling der Umweltbeziehungen Soziales Projektcontrolling Diskussion übergeordneter Problemstellungen Entscheidungsaufbereitung für Projektauftraggeber-Sitzung Planung WVW Projektauftraggeber- In, ProjektleiterIn (ev. SubteamleiterIn) ProjektleiterIn, Projektteam, Projektcoach Subteam-Sitzung Koordination des Subteams Diskussion inhaltlicher Problemstellungen Planung WVW Subteam Seite 25/34

26 5.16 Projekt- Spielregeln Seite 26/34

27 5.17 Projektrisikoanalyse PROJEKT-RISIKOANALYSE PSP- Code Arbeispaketbezeichnung Risikobeschreibung, Ursache Priorität Risikokosten Eintrittswahrscheinlichkeit Risikobudget Verzögerung Präventive und korrektive Maßnahmen Risikominimierungskosten (Code) (Text) (Text) (Auswahl) (Euro) (Prozent) (Euro) (Wochen) (Text) (Euro) Summe Projekt Seite 27/34

28 5.18 Projektdokumentation Bereich Ablage Beschreibung Zugriffsberechtigung Namenskonvention Spielregeln Seite 28/34

29 6 Projektstart 6.1 Protokolle Projektstart Projektstart-Workshop Follow-up-Workshop Projektauftraggeber-Sitzung Seite 29/34

30 7 Projektkoordination 7.1 Abnahme Arbeitspakete ABNAHME ARBEITSPAKETE PSP- Code Arbeitspaket AP-Verantw. Datum Abnahme durch Unterschrift 7.2 Protokolle Projektkoordination Seite 30/34

31 8 Projektcontrolling 8.1 Aktueller Projektfortschrittsbericht Projektkrise Projekt in Schwierigkeiten PROJEKT- FORTSCHRITTSBERICHT per... 1) Gesamtstatus Projekt planmäßig 2) Status Ziele Maßnahmen: 3) Status Leistungsfortschritt Maßnahmen: 4) Status Termine Maßnahmen: 5) Status Ressourcen/Kosten Maßnahmen: 6) Status Kontext Maßnahmen: 7) Status Organisation/Kultur Maßnahmen: Seite 31/34

32 8.2 Weitere Projektfortschrittsberichte 8.3 Protokolle Projektcontrolling Projektcontrolling-Sitzungen Projektauftraggeber-Sitzungen Seite 32/34

33 9 Projektabschluss 9.1 Projektabschlussbericht PROJEKT- ABSCHLUSSBERICHT 1) Gesamteindruck 2) Reflexion: Zielereichung 3) Reflexion: Leistungen/Termine 4) Reflexion: Ressourcen/Kosten 5) Reflexion: Interne Organisation/ Umweltbeziehungen 6) Leistungsbeurteilung (ProjektauftraggeberIn, ProjektleiterIn, ProjektmitarbeiterIn) 7) Lessons learned (Zusammenfassende Erfahrungen und Verbesserungsvorschläge) 8) Planung Nachprojektphase, Restaufgaben To-Do Zuständigkeit Termin 9) Projektabnahme Vorname Nachname, (ProjektauftraggeberIn) Vorname Nachname, (ProjektleiterIn) Seite 33/34

34 9.2 Protokolle Projektabschluss Projektabschluss-Workshop Seite 34/34

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