ANLEITUNG. Dienstplan im Excel - Schema

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1 ANLEITUNG Dienstplan im Excel - Schema Copyright by F&B Support, 2012 F&B Support Postfach Willich info@f-bsupport.de

2 1. Hinweise und Kurzanleitung Das Schema Dienstplan wurde im Programm Excel erstellt und kann nur genutzt werden, wenn das Programm Excel auf dem PC installiert ist. Um das Schema nutzen zu können sind Excel- und PC-Grundkenntnisse erforderlich. Diese Anleitung dient dazu, die notwendigen Schritte durchzuführen, um einen Dienstplan für die Abteilung F&B, Küche/ Service erstellen zu können. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass die Beschreibung keine Anleitung für Excel ist. Der Dienstplan kann generell auf Ihre Gegebenheiten angepasst werden. Alle Formeln sind veränderbar und es ist möglich, Zeilen und Spalten einzufügen. Wenn Zeilen oder Spalten im Bereich der Stundeneinteilung eingefügt werden, muss das Makro löschen angepasst werden. WICHTIG: Bitte achten Sie bei der Eingabe von Text und Werten darauf, dass Sie keine Formeln überschreiben! Achtung: Nutzen Sie nur das Makro löschen um die Stunden im Dienstplan zu löschen. Ein komplettes markieren der Stundenfelder mit anschließendem Löschvorgang löscht auch alle Formeln in den Spalten zwischen den einzelnen Wochentagen. Wenn Sie weitere Zeilen in den Dienstplan einfügen, muss das Löschen Makro geändert werden. Informationen zu den Makros und Schaltflächen: In den Exceltabellen sind einige Funktionen automatisiert. Um diese auszulösen klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche. Achtung! Es ist nicht möglich, Makrobefehle rückgängig zu machen. PK pro Stunde ausblenden Hier wird die Spalte B mit den Personalkosten pro Stunde ausgeblendet. Um die Spalte für Änderungen wieder einzublenden, ist es notwendig die Spalte A und C anzuklicken und dann mit der rechten Maustaste [Befehl einblenden]wieder sichtbar machen. Löschen Es werden alle eingegebenen Stunden unwiderruflich gelöscht. Öffnen Mit diesem Befehl werden alle ausgeblendeten Spalten der Berechnung Stunden und PK Gesamt sichtbar gemacht. Umsatz Prognose löschen Hiermit werden die Umsatzprognosen gelöscht. IST Umsatz löschen Es werden die eingegeben IST Umsätze gelöscht. F&B Support Postfach Willich Seite 2 von 5

3 Bitte gehen Sie nun in folgender Reihenfolge vor: 1. Öffnen Sie die Datei Dienstplan (Version Excel Format). 2. Nachdem Sie die Datei geöffnet haben, speichern Sie diese bitte auf Ihrer Festplatte unter einem beliebigen Namen ab. 3. In der Tabelle enthalten sind 3 Tabellenblätter o Dienstplan Vorlage einzeln 2. Dienstplanung für Restaurant mit Küche & Service gemeinsam inklusive Auswertung für jede Abteilung und Gesamt. o Dienstplan Küche (verknüpft) o Dienstplan Service (verknüpft) o Auswertung F&B Gesamt aus Küche und Service (verknüpft) 4. Entscheiden Sie vorher, ob Sie die Dienstplanung in der einzelnen Vorlage oder die verknüpfte Variante verwenden. 5. Nun füllen Sie bitte erst folgende Felder aus: o Datum für den 1. Tag der Woche im Feld C2. Alle restlichen Tage werden automatisch mit dem Datum aktualisiert. o Vorname und Nachname der Mitarbeiter (ab Feld A8). o Personalkosten pro Mitarbeiterstunde inkl. Lohnnebenkosten und freiwilligen Leistungen des Unternehmens (ab Feld B8). Für diese Berechnung ist es möglich, eine Excelvorlage für die Berechnung der Arbeitsgruppenkosten zu erhalten. Nun für die Dienstplangestaltung die folgenden Werte eingeben: o Soll Umsatz pro Mitarbeiterstunde für die Abteilung (Feld B39) o Soll Umsatz bei Vorgabe der Personalkosten in Prozent (Feld B38) o Prognose des Umsatzes für die jeweilige Abteilung im F&B (Feld C64) für jeden Tag o Verhältnis F&B für die jeweilige Abteilung für die der Dienstplan verwendet wird (Felder ab C40 für jeden Tag). Bei der Tabelle Dienstplan Küche und Service ist diese bereits mit dem Service verknüpft. Wenn Sie beim Anteil Speisen z.b. 70% eingeben, wird automatisch 30% Anteil für Getränkeumsatz gerechnet o Hier bitte die Mindeststunden pro Tag die eingeteilt werden sollen (Feld B34) eingeben. Bei zu wenig eingeteilten Stunden ist das Feld rot hinterlegt. Sobald mehr Stunden eingeteilt sind, wird das Feld grün. Alle Formatierungen können Grundsätzlich von Ihnen geändert werden o Nun für jeden Mitarbeiter den Arbeitsbeginn und das Arbeitsende eingeben Die Zellen für Beginn- und Ende Arbeitszeit sind im Uhrzeitformat (00:00) formatiert. Wenn ein Mitarbeiter über die 24 Uhr Grenze hinaus Arbeitet zum Beispiel bis 1:30, bitte 25:30 eingeben. Den Rest erledigt Excel von selbst. Mit dieser Eingabe ist gewährleistet, dass die Stunden richtig gerechnet werden. o In der Summenformel für die Stunden ist hinterlegt, dass automatisch 30 Minuten für Pause abgezogen wird. Bei Bedarf kann dies in der Formel geändert werden o Bitte nur Zahlen in den Exceldienstplan eingeben. Bitte für weitere Hinweise (Urlaub, Schule, Krank usw.)bei der Dienstplangestaltung unterschiedliche Farben benutzen. Bei Teildiensten ggf. 2 Zeilen pro Mitarbeiter verwenden o Am Ende des Tages ggf. die tatsächlichen geleisteten Stunden eingeben und den tatsächlichen IST Umsatz in das Feld C41 für jeden Tag F&B Support Postfach Willich Seite 3 von 5

4 Folgende Werte werden in jedem Dienstplan und der Gesamtauswertung errechnet: o Gesamtstunden pro Tag (abzüglich Pausenzeiten) und für die komplette Dienstplanwoche o Umsatz Prognose und IST Umsatz Gesamt, pro Tag und der Woche o Personalkosten gesamt täglich und für die ganze Woche o Durchschnittliche Personalkosten pro Stunde in der Woche o Anzahl der Stunden gesamt täglich und in der Woche o Personalkosten in % Prognose o Umsatz pro MA Stunde täglich und der Wochen Prognose o Vorgabewerte Umsatz laut der Vorgabe Kennzahl Personalkosten in % o IST Personalkosten in Prozent o IST Umsatz pro Mitarbeiterstunde o Bei Abweichungen von den Vorgabewerten werden diese durch die Farbe Grün (+) und Rot (-) gekennzeichnet o Hinweis Urlaubstage eintragen Die Berücksichtigung der Urlaubstage erfolgt durch farbliche Markierung. Im Dienstplan werden dann bei der Arbeitszeit 0 Werte eingeben. Generell sollte ein Urlaubsplan parallel geführt werden! Wir sind für Sie da Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Umsetzung des Dienstplanes in Excel es lohnt sich. Sie erreichen uns wie folgt: F&B-Support Postfach Willich Telefon info@f-bsupport.de o Bei der Umsetzung sind wir Ihnen gerne persönlich behilflich. o Gerne erklären wir Ihnen das Schema auch Online mit dem Programm F&B Support Postfach Willich Seite 4 von 5

5 Checkliste Reihenfolge Dienstplangestaltung 1. Mal Aufgabe Erledigt 1. Anfangsdatum 1. Tag der Woche eingeben 2. Vor-Nachname der Mitarbeiter eintragen 3. Personalkosten pro Mitarbeiterstunde inkl. Lohnnebenkosten und freiwilligen Leistungen des Unternehmens eingeben (ausgeblendete Spalte) 4. Soll Umsatz pro Mitarbeiterstunde für die Abteilung eingeben 5. Soll Umsatz bei Vorgabe der Personalkosten in Prozent eingeben 6. Prognose des Umsatzes für die jeweilige Abteilung im F&B eintragen 7. Verhältnis F&B für die jeweilige Abteilung für die der Dienstplan verwendet wird 8. Mindeststunden die pro Tag eingeteilt werden sollen 9. SOLL Dienstzeiten der Mitarbeiter eingeben 10. Dienstplan aushängen oder ggf. per Mail an Mitarbeiter versenden 11. IST Zeiten der Mitarbeiter eingeben 12. IST Umsatz pro Tag eingeben 13. Überprüfen der Vorgaben mit dem tatsächlichen Ergebnis. Bei Abweichungen ggf. Dienstplanänderungen durchführen 14. Folgende Kennzahlen für den Tag und die Woche kontrollieren: o Umsatz pro Mitarbeiterstunde (UPMH) o Personalkosten in % o Umsatzprognose o SOLL Umsatz Erreichung 15. Erkenntnisse aus der Dienstplanberechnung für die nächsten Dienstpläne berücksichtigen F&B Support Postfach Willich Seite 5 von 5