Personalabrechnung Januar PTF 2016 Version 3 Release 07

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1 Personalabrechnung Januar PTF 2016 Version 3 Release 07 Januar 2016 Hinweise zur Januarabrechnung 2016 copyright Infoniqa Payroll GmbH Hanns-Klemm-Straße Böblingen

2 Diese Unterlagen sind urheberrechtlich geschützt. Kein Teil darf in irgendeiner Form (durch Fotokopie, Overheadfolie, etc.) ohne vorherige schriftliche Genehmigung reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme gespeichert, verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Dies gilt insbesondere für die Erstellung von Kurs- und Schulungsunterlagen. In diesem Dokument werden Hinweise gegeben, die unbedingt vor der Januarabrechnung beachtet werden müssen. Ohne Installation dieses Januar PTFs ist keine Abrechnung in 2016 möglich. Ausführliche Informationen zu gesetzlichen Änderungen für den Zeitraum ab können der Leistungsbeschreibung des Änderungsdienst/Versionswechsels Version 3 Release 07 entnommen werden. Installationstermin Dieses Januar PTF muss unbedingt zur Abrechnungsperiode Januar 2016 installiert werden. Wichtige Hinweise Beachten Sie bitte unbedingt die Hinweise in Kapitel 1 Installation. Mit der Installation dieses Januar PTFs wird die Abrechnungsperiode Februar 2016 gesperrt. Hotline Nutzen Sie bitte die komfortable Online-Ticket-Erfassung. Wählen Sie dazu in der Grafischen Oberfläche unter Extras den Punkt Ticketerfassung. Selbstverständlich kann die Ticketerfassung auch weiterhin über unsere Homepage aufgerufen werden. Infoniqa Payroll GmbH 2

3 Inhaltsverzeichnis 1 Download und Installation Allgemeine Informationen Inhalt Wertedatenbank / Rechengrößen Krankenkassenbeitragssätze UV-/GT-/BV-Stammdaten Bankleitzahlen Lohnsteuerroutine Lohnsteuerbescheinigungen Jahresentgeltgrenzen Bestandsfehler Rückmeldungen (DBBF) EEL-Bescheinigung Kind krank IPR-Desktop Bescheinigungen Kurzarbeitergeld (Kug) Abschlussarbeiten für das Jahr Übermittlung UV-Jahresmeldung Übermittlung Lohnsteuerbescheinigungen Schwerbehindertenmeldungen Meldungen, Lohnnachweis Jahreslohnkonto drucken Stichwortverzeichnis Schlussbemerkungen Infoniqa Payroll GmbH 3

4 Wichtiger Hinweis Vor jeder Abrechnung wird geprüft, ob die aktuellsten Krankenkassenbeitragssätze geladen wurden; ansonsten wird die Abrechnung gesperrt! 1 Download und Installation Über den Infoniqa Payroll Installer wird das Januar-PTF aus dem Downloadbereich heruntergeladen und automatisch installiert. Nach dem Herunterladen und der automatischen Installation dieses Januar PTFs muss ein Programm gestartet werden, das die Installation abschließt: Stellen Sie sicher, dass kein Lohnanwender und keine Lohnjobs aktiv sind! Bitte melden Sie sich als LOHNINST an. Geben Sie den Direktaufruf LCMD ein. Mit der Eingabe von CALL CLGI2016 wird das Programm aufgerufen. Verlassen (F3) Sie den Eingabeschirm und melden Sie sich als LOHNINST ab (Auswahl 90). Mit der Installation des Januar-PTFs werden alle notwendigen Programm- und Dateiänderungen für Infoniqa Payroll installiert. Durch den einmaligen Aufruf des Programms CLGI2016 werden Ergänzungen für die Abrechnungen ab Januar 2016 durchgeführt. Sollte der Aufruf dieses Programms unterbleiben, wird bei jedem Aufruf einer Infoniqa Payroll Funktion die nachfolgende Meldung angezeigt. Um die Durchführung der Abrechnungen ab Januar 2016 zu ermöglichen, müssen unbedingt die Anweisungen befolgt werden. Beachten Sie bitte auch die neuesten Updates für den IPR-Desktop, die Ihnen zum Herunterladen bereitgestellt werden. Infoniqa Payroll GmbH 4

5 2 Allgemeine Informationen Bitte beachten Sie unbedingt, in Fällen von Wiedereintritten/Reaktivierung von Personalstammdaten/Festen Be- /Abzügen/Vermögensbildung/Pfändungen und Zahlungen nach Austritt, alle Werte (insbesondere die Bankverbindung und die Abrechnungsmerkmale) des Mitarbeiters sorgfältig zu prüfen. 3 Inhalt 3.1 Wertedatenbank / Rechengrößen Mit Installation des Januar PTFs werden alle Rechengrößen für die Abrechnung mit den Werten für 2016 aktualisiert. 3.2 Krankenkassenbeitragssätze Mit Installation des Januar PTFs werden die Krankenkassenbeitragssätze ausgetauscht. Die Installation der Krankenkassenbeiträge erfolgt weiterhin ebenfalls mit der Installation aller zukünftigen PTFs. Die notwendigen Arbeiten unter dem LOHNADMIN/LOHNADxx müssen vom Anwender durchgeführt werden. Wurden die notwendigen Arbeiten unter dem LOHNADMIN/LOHNADxx nicht durchgeführt, wird folgende Information angezeigt: In den Spooldateien wird vor dem Bruttolauf zusätzlich auf das Problem hingewiesen: 3.3 UV-/GT-/BV-Stammdaten Mit Installation des Januar PTFs werden die UV-/GT-/BV-Stammdaten automatisch aktualisiert. 3.4 Bankleitzahlen Mit Installation des Januar PTFs werden die Bankleitzahlen bei Bedarf (sofern das aktuellste Verzeichnis vom nicht installiert ist) automatisch ausgetauscht. Die notwendigen Arbeiten unter dem LOHNAD- MIN/LOHNADxx müssen vom Anwender durchgeführt werden. Infoniqa Payroll GmbH 5

6 3.5 Lohnsteuerroutine 2016 Die Steuerroutine wird mit Installation des Januar PTFs ausgeliefert. 3.6 Lohnsteuerbescheinigungen Die in der Leistungsbeschreibung V3R07 aufgeführten Änderungen (u.a. Stornoverfahren) sind nach der Installation des Januar-PTFs verfügbar. Über den IPR-Desktop können diese Bescheinigungen übertragen und nach erfolgreicher Bestätigung gedruckt werden. 3.7 Jahresentgeltgrenzen Die Jahresentgeltgrenzen für die Analyse der JAE Grenzen wurden an die aktuellen Werte angepasst. Im Menu Auswertungen und Berichte kann über den Aufruf Analyse JAE Grenzen die Liste erstellt werden. 3.8 Bestandsfehler Rückmeldungen (DBBF) Entgegen der Ankündigung werden in absehbarer Zeit keine Rückmeldungen aufgrund von Bestandprüfungen (DBBF) bei den Krankenkassen erfolgen. Das Verfahren wurde am vom BMAS (Bundesministerium für Arbeit und Soziales) ausgesetzt. 3.9 EEL-Bescheinigung Kind krank Ab Januar 2016 sind die Abgabegründe 02 und 23 im EEL-Dialog wieder auswählbar, da das Ersatzverfahren ab dem beendet ist. Ab diesem Zeitpunkt ist der Abgabegrund 80 Kinderpfl.-Krankengeld/ Verletztengeld hinfällig. Auch für Bescheinigungen, die nach dem für einen Zeitraum in 2015 erstellt werden, sind die Abgabegründe 02 und 23 wieder zu verwenden. Fehlerhafte oder nicht zu erstellende Bescheinigungen aus dem Ersatzverfahren sind bei den Krankenkassen schriftlich zu stornieren. Infoniqa Payroll GmbH 6

7 4 IPR-Desktop 4.1 Bescheinigungen Die nachfolgenden Bescheinigungen wurden an die gesetzlichen Vorgaben angepasst Kurzarbeitergeld (Kug) Die Formulare Kug 107 und Kug 108 wurden an die gesetzlichen Vorgaben angepasst. Infoniqa Payroll GmbH 7

8 5 Abschlussarbeiten für das Jahr Übermittlung UV-Jahresmeldung Termin: spätestens Die Ermittlung der UV-Jahresmeldungen läuft automatisch bei der Januar Abrechnung. Hinweis: Der Zeitaufwand für die Abrechnung kann erheblich größer sein. Mit dem IPR-Desktop können die Meldungen maschinell übermittelt werden. 5.2 Übermittlung Lohnsteuerbescheinigungen Termin: spätestens Schwerbehindertenmeldungen Termin: spätestens Mit dem IPR-Desktop können die Schwerbehindertenmeldungen über REHADAT maschinell übermittelt werden. Die Vorgehensweise hierfür ist in der Funktionsbeschreibung Vierteljährliche Verdiensterhebung und Schwerbehindertenauswertung beschrieben. Die Funktionsbeschreibung kann über den Kundenbereich heruntergeladen werden. 5.4 Meldungen, Lohnnachweis Termin: , spätestens Der Lohnnachweis 2015 für die Berufsgenossenschaft muss weiterhin in Papierform übermittelt werden. Die Berufsgenossenschaftsliste wird wie folgt abgerufen: Direktaufruf LWDHDRU oder 4. Auswertungen und Berichte Abrufen Auswertungen Listenart BG_Liste mit 1 (=Auswählen) 5.5 Jahreslohnkonto drucken Die Jahreslohnkonten 2015 müssen ausgedruckt und archiviert werden. Der Zeitpunkt für das Drucken wird durch mögliche Korrekturen auf 2015 bzw. durch mögliche Märzklausel-Fälle bestimmt. Direktaufruf LDRUJKT oder 5. Abschlussarbeiten Jahreslohnkonto drucken Infoniqa Payroll GmbH 8

9 Stichwortverzeichnis A Abschlussarbeiten B Bankleitzahlen...5 Berufsgenossenschaftsliste...8 Bescheinigungen...7 Bestandprüfungen...6 C CLGI K Krankenkassenbeitragsdaten... 5 Kug... 7 L Lohnnachweis... 8 Lohnsteuerbescheinigungen... 8 Lohnsteuerroutine... 6 R Rechengrößen... 5 I Installation...4 IPR-Desktop...4 J Jahresentgeltgrenzen...6 Jahreslohnkonten...8 S Schwerbehindertenmeldungen... 8 U UV-/GT-/BV-Stammdaten... 5 UV-Jahresmeldungen... 8 Infoniqa Payroll GmbH 9

10 6 Schlussbemerkungen Diese Unterlagen sind urheberrechtlich geschützt. Kein Teil darf in irgendeiner Form (durch Fotokopie, Overheadfolie, etc.) ohne vorherige schriftliche Genehmigung reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme gespeichert, verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Dies gilt insbesondere für die Erstellung von Kurs- und Schulungsunterlagen. Bundesdatenschutzgesetz Für den Schutz und die Sicherheit von personenbezogenen Daten sind im Bundesdatenschutzgesetz umfangreiche Vorschriften erlassen worden. Als Lizenznehmer sind Sie für deren Einhaltung verantwortlich. Zuständigkeit für die Dokumentation Zuständig für sachliche Auskünfte zum Inhalt: Infoniqa Payroll GmbH Hanns-Klemm-Str Böblingen Infoniqa Payroll GmbH 10