Abbuchung starten: Starten Sie [KS-Fitness] und klicken Sie auf [Zusatzprogramme] [Mitgliedsbeiträge buchen].

Transkript

1 Abbuchung mit SEPA Letzte Aktualisierung dieses Dokumentes: Der Einzug der Mitgliedsbeiträge unterscheidet sich grundsätzlich vom herkömmlichen Lastschriftverfahren. Bis zum Start der KS-Fibu sind die Schritte identisch, trotzdem erfolgt an dieser Stelle eine Beschreibung des kompletten Prozesses. Abbuchung starten: Starten Sie [KS-Fitness] und klicken Sie auf [Zusatzprogramme] [Mitgliedsbeiträge buchen]. Wählen Sie nun den Zeitraum aus und starten Sie die Abbuchung wie gewohnt. Sie werden nun gefragt, ob Sie eine herkömmliche [DTAUS-Datei] erstellen möchten oder eine [SEPA-Datei].

2 Wichtiger Hinweis: Wenn Sie einmal eine SEPA-Datei erstellt haben, können Sie keine DTAUS-Datei mehr erstellen. Dieses ist technisch aufgrund der speziellen SEPA-Vorschriften nicht möglich. Als erstes erhalten Sie nun einen Dialog, in diesem Sie verschiedene Grundeinstellungen vornehmen können. Es ist im Prinzip der gleiche Dialog wie bisher, nur die Darstellung ist unterschiedlich. Offene Posten: Sie können hier wählen, ob Sie nur Beiträge oder auch andere Positionen wie Aufnahmegebühren abbuchen müssen. Rücklastschriften: Wie bisher können Sie entscheiden, ob Sie die Rücklastschriften noch einmal einziehen möchten. Vor der Abbuchung zusammenfassen: Angenommen, Sie möchten beim Kunden mehrere Positionen abbuchen. Gehen wir von einem Beitrag, einer Lastschrift und einer Mahngebühr aus. Sie könnten nun vom Kunden diese 3 Positionen abbuchen. Sofern der Kunde aber keine Deckung hat,

3 erhalten Sie auch 3x eine Rücklastschrift inkl. der Gebühren. Damit Sie nur einmal die Kosten haben, können Sie die Abbuchung zusammenfassen. Der Zusammenfassung aber stehen 2 Nachteile gegenüber: Informationspflicht 14 Tage vor dem Einzug Laut unseren Informationen müssen Sie dem Kunden 14 Tage im Vorfeld informieren. Angenommen, der Kunde konsumiert nun 5 Tage vor der Abbuchung ein Getränk, dürfen Sie dieses eigentlich nicht abbuchen. Bitte besprechen Sie mit Ihrer Hausbank, wie Sie hier vorgehen müssen. Unklarer Buchungstext Beim Lastschriftlauf steht nur eine begrenzte Anzahl von 140 Zeichen zur Verfügung. Falls die Buchungstexte der einzelnen Rechnungen weniger als 140 Zeichen belegen, werden diese ohne Anpassung übergeben, sollten sie mehr als 140 Zeichen belegen, wird ein Sammel-Buchungstext übergeben. Nachdem Sie auf [Weiter] geklickt haben, erhalten Sie eine Maske mit der Anzeige sämtlicher offenen Posten (wie zuvor in der Maske ausgewählt). Klicken Sie hier auf [F4 - Weiter], um zum nächsten Schritt zu gelangen. Das Programm prüft, ob sämtliche für SEPA erforderlichen Daten vorhanden sind. Ist das nicht der Fall, erscheint die folgende Maske:

4 Sie können nun die [Fehlenden Informationen eingehen], in diesem Fall beendet sich der Abbuchungslauf und Sie können in [KS-Fitness] in der [Mitgliederverwaltung] die fehlenden Daten ergänzen. Wichtiger Hinweis: Wenn Sie die fehlenden Daten ergänzt haben, brauchen Sie nicht in KS-Fitness den Abbuchungslauf komplett wiederholen. Starten Sie direkt [KS-Fibu] und klicken Sie dann auf [F5 - Übersicht]. Unter [DTAUS / XML-Dateien erstellen] kommen Sie wieder auf die Abbuchungsmaske. Wenn Sie sich dazu entschließen, die SEPA Datei trotzdem zu erstellen, klicken Sie auf [Sepa-Datei ohne die unvollständigen Datensätze erstellen].

5 Wie bisher erhalten Sie einen Dialog, wo mehrfache Abbuchungen angezeigt werden. Prüfen Sie die Datensätze auf Fehler und klicken Sie dann auf [Weiter].

6 Das Programm fragt nun nach, welche Arten von Dateien erstellt werden sollen :

7 Erst-Lastschriften : Wenn von einer Bankverbindung (nicht von einem Kunden) das erste mal mit SEPA per Lastschrift abgebucht wird (Lastschrift kann der Kunde innerhalb 8 Wochen stornieren). Folge-Lastschriften : Wenn von einer Bankverbindung (nicht von einem Kunden) nochmals mit SEPA per Lastschrift abgebucht wird. Sollte die letzte Abbuchung mehr als 36 Monate zurückliegen, muss ein neues Lastschriftmandat ausgefüllt werden und die Forderung wird wieder als Erst-Lastschrift abgebucht. Erst-Abbuchungen : Wenn von einer Bankverbindung (nicht von einem Kunden) das erste mal mit Sepa per Abbuchungsauftrag abgebucht wird. (Kann vom Kunden nicht storniert werden). Folge-Abbuchungen : Wenn von einer Bankverbindung (nicht von einem Kunden) nochmals mit Sepa per Abbuchungsauftrag abgebucht wird. Sollte die letzte Abbuchung mehr als 36 Monate zurückliegen, muss ein neues Lastschriftmandat ausgefüllt werden und die Forderung wird wieder als Erst-Abbuchung abgebucht. Klicken Sie nun auf [weiter >>] Es erscheint folgende Maske :

8 Hier können Sie auswählen, welche Ausdrucke gemacht werden sollen. Normalerweise brauchen Sie keine Steuerliste, da Sie die Buchungen über eine Datev-Schnittstelle an den Steuerberater abgeben können. Klicken Sie nun auf [weiter >>] Suchen Sie sich das passende Formular aus. Normalerweise das Hochformat "AbbListe.lst" und klicken Sie danach auf den Button [Öffnen]

9 Überprüfen Sie, ob der richtige Drucker ausgewählt ist und klicken Sie dann auf den Button [Starten] Nach dem Ausdruck fragt das Programm, ob die Ausdrucke in Ordnung sind. Manchmal hat der Drucker kein Papier oder die Tinte ist leer, deshalb kommt es vor, dass die Ausdrucke nochmals gemacht werden müssen. Wenn Sie mit dem Button [Ja] bestätigen, werden die Forderungen als bezahlt gebucht, damit die Kunden keine Mahnungen über diese Forderungen bekommen. Falls Sie mit [Nein] bestätigen, bleiben die Forderungen offen. Speicherpfad der Dateien: Die SEPA-Dateien werden direkt auf der Festplatte gespeichert, gehen Sie hierzu mit dem Window-Explorer in das folgende Verzeichnis: Speicherpfad von KS-Fitness (In der Regel ist das C:\KS-Fitnes) Gehen Sie dann in den Ordner...:\KS-Fitness\Mandant.001\SEPA Hier finden Sie die aktuelle Datei, welche Sie direkt in Ihr (hoffentlich SEPA-fähiges) Bankprogramm importieren können.

10 KS-Fitness legt übrigens automatisch immer eine Sicherungskopie an, diese befindet sich unter...:\ks-fitness\mandant.001\sepa-kopien