xft personnel file Digitale Personalakte und Vorgangssteuerung für SAP HCM

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1 xft personnel file Digitale Personalakte und Vorgangssteuerung für SAP HCM xft personnel file setzt den Standard für elektronische Personalakten in SAP: perfekt integriert, übersichtlich und leistungsstark. Die digitale Personalakte sorgt für Transparenz und Überblick; zusätzlich bieten umfangreiche Workflow-Funktionen beste Unterstützung für das Personalprozessmanagement. Integrating your business processes

2 Highlights Dokumentenmanagement plus Prozesssteuerung xft personnel file sammelt nicht einfach Personaldokumente, sondern erschließt mit ihnen die dazugehörigen HR-Prozesse. Im System hinterlegte Standardprozesse erhöhen die Transparenz und Effizienz der Prozesse und stellen sicher, dass nichts Wichtiges verloren geht. Und da in der digitalen Personalakte jeder Prozess und jede Veränderung dokumentiert werden, sind Sie auch rechtlich stets auf der sicheren Seite. Bester Schutz von Daten und Informationen Die Nutzung des rollenbasierten Berechtigungssystems des SAP-HCM-Systems stellt sicher, dass bei aller Transparenz vertrauliche Informationen auch vertraulich bleiben. HR- Sachbearbeiter erhalten Zugriff auf die Akte entsprechend ihrer SAP-HCM-Berechtigungen, Gelegenheitsbenutzer entsprechend ihrer SAP- Benutzerrolle. Zeitgesteuerte Prozesse, z. B. zum automatischen Löschen von Abmahnungen, sorgen dafür, dass die Personalakte die gesetzlichen Vorgaben erfüllt, und vordefinierte Vier-Augen-Workflows bringen die notwendige Kontrolle. Vollständig in SAP integriert xft personnel file basiert zu 100 % auf SAP und wird nahtlos in das bestehende SAP-HCM-System eingepasst. Damit lässt sich das SAP-Berechtigungswesen ebenso nutzen wie sämtliche SAP-Standardszenarien, von SAP-Transaktionen bis zu Portalanwendungen wie MSS/ESS. Außerdem arbeitet xft personnel file direkt auf dem SAP-Datenbestand und nicht mit separaten Schattensystemen und Datenduplikaten. So sind alle benötigten Informationen nicht nur leicht zugänglich, sondern auch immer aktuell. Schlank und flexibel Alle xft-produkte sind konsequent modular programmiert, nach dem Prinzip der Service-orientierten Architektur (SOA); die Kommunikation mit dem SAP-HCM-System erfolgt über klar definierte Schnittstellen (Service Provider). Damit können mehrere separate SAP-HCM-Systeme an die digitale Personalakte angeschlossen werden, selbst wenn auf ihnen unterschiedliche Releasestände oder Eigenentwicklungen laufen. Außerdem arbeitet xft personnel file über die SAP-ArchiveLink-Schnittstelle problemlos mit nahezu allen gängigen Scan- und Archivlösungen zusammen.

3 Die digitale Personalakte mit xft personnel file Revisionssichere Datenspeicherung statt überquellender Papierordner, Übersichtlichkeit statt Dokumentenflut, Finden statt Suchen xft personnel file bringt Transparenz und Effizienz in das Personalmanagement. In der Akte findet jedes Dokument, vom Bewerbungsschreiben bis zur Zielvereinbarung, seinen Platz und kann jederzeit und von überall aus wiedergefunden werden. Die übersichtliche Ordnerstruktur, die integrierte Dokumentenvorschau und umfangreiche Such- und Navigationsfunktionen machen das Arbeiten mit der digitalen Personalakte einfach und komfortabel. 1. Personalstammdaten auf einen Blick 2. Übersichtliche Ordnerstruktur für Dokumente und Informationen 3. Navigation per Dokumentenvorschau 4. Dokumentenviewer 5. Direktzugriff auf SAP- Transaktionen 6. Integration von MS Office, s und Filesystem Arbeitsoberfläche für HR-Sachbearbeiter im SAP-GUI Web-Akte im Browser zur Einsicht für Gelegenheitsbenutzer

4 HR-Vorgangssteuerung mit xft personnel file Mit der leistungsstarken Aufgaben- und Workflow-Verwaltung von xft personnel file wird die digitale Aktenführung zur Drehscheibe des Personalprozessmanagements. Mit einem Mausklick können Benutzer direkt aus der Akte heraus einen Workflow starten entweder einen im System als Template hinterlegten Standardprozess oder eigene Ad-hoc-Workflows. Vier-Augen-Workflows sind ebenso möglich wie automatisch startende Prozesse, z. B. um Dokumente nach einer gewissen Zeit aus der Akte zu löschen. 1. Strukturierte Anzeige der Prozessschritte 2. Notizen zum Prozessschritt 3. Statusanzeige und Terminüberwachung 4. Bearbeiterzuordnung Alle laufenden Workflows werden sowohl im Eingangskorb des SAP Business Workplace als auch bei Bedarf in der Mail Inbox des Bearbeiters angezeigt. Die Statusanzeige bietet schnellen Überblick über den Stand aller Prozesse; die Terminüberwachung erinnert an fällige und überfällige Aufgaben. So gewährleistet xft personnel file Transparenz über alle HR-Prozesse ebenso wie die effiziente Bearbeitung. Checkliste für den internen Wechsel

5 Funktionen Alles an einem Platz Zentraler, standortunabhängiger Zugriff Integriert sich vollständig in das bestehende SAP-HCM-System Arbeitet auf original SAP-Datenbestand, dadurch stets aktuell, auch ohne Datensynchronisierung und -replikation Alle wesentlichen SAP-Transaktionen direkt aus der Personalakte erreichbar Jeder sieht nur, was er sehen darf Verschiedene Sichten für verschiedene Benutzergruppen definierbar (HR-Sachbearbeiter und Gelegenheitsbenutzer) Sicht für HR-Sachbearbeiter wird über HCM-Berechtigungen gesteuert (Infotypen, strukturelle Berechtigungen) Sicht für Gelegenheitsbenutzer wird über SAP-Benutzerrollen gesteuert Berechtigungs- bzw. rollenabhängiger Zugriff auf Akten, Aktenregister/-ordner, Dokumente und verfügbare Funktionen Zeitlich befristete Ausleihe mit eingeschränktem Zugriff möglich (Ausleihprozess) Fortlaufende Protokollierung aller Aktenzugriffe und -aktionen (konfigurierbar) Zugriff überall, jederzeit Personalakte direkt aus SAP HCM erreichbar Services (ESS/MSS) Web-Akte für Browserzugriff per Link (z. B. Intranet, ) Integration mit dem SAP-Portal und Employee-/Manager-Self- Höchster Bedienkomfort Lesezeichenfunktion Übersichtliche, strukturierte Dokumentenablage Einfache Navigation per Dokumentenvorschau Funktionsleiste für Aktenfunktionen Kontextmenüs für Funktionen auf Aktenordner und Dokumente Notizfunktion für fortlaufende Akten- und Dokumentennotizen Integration von MS Office, MS Outlook, Lotus Notes, Desktop und Windows Filesystem (mit xft document connector) Einfaches Einstellen von Dokumenten aus MS Outlook und dem Filesystem per Drag&Drop

6 Funktionen Alles im Griff Wiedervorlage von Akten und Dokumenten Vordefinierte Genehmigungs- und Freigabeszenarien für Aktenausleihe, Löschen und Umhängen von Dokumenten (u. a. mit Vier-Augen-Prinzip) Checklisten und Standardworkflows für eigene HR-Prozesse konfigurierbar Ad-hoc-Workflows für individuelle, situative Prozesse (z. B. Freigabeumläufe) Automatisches Starten von Workflows unter vordefinierten Bedingungen Auf der sicheren Seite Vollständige Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Prozessen und Ergebnissen Automatische Überwachung des Aktenbestands Automatisches Starten von Prozessen zur Löschung temporärer Dokumente (z. B. Abmahnungen) Laufende und abgeschlossene Workflows vollständig protokolliert und nachvollziehbar Hohe Prozesssicherheit und Compliance Alles im Blick Zugriff auf Workflows aus der Akte möglich Zustellung von Aufgaben per SAP-Workflow und Terminüberwachung und Statusanzeige für alle Aufgaben/ Workitems Finale Dokumente werden automatisch in die Personalakte eingestellt; Arbeitsversionen über Workflow bzw. Checkliste erreichbar

7 Über xft xft GmbH SAP Partner-Port Altrottstr Walldorf Tel Fax info@xft.com Wer sind wir? Die xft GmbH ist ein stetig wachsendes SAP- Partnerunternehmen, das auf die Optimierung und Integration von Geschäftsprozessen in SAP spezialisiert ist. Ziel ist es, alle in einem Prozess anfallenden Informationen, seien es Dokumente, s oder elektronische Belege, an einer zentralen Stelle zugänglich zu machen und in den Prozesskontext einzubinden. Dazu entwickeln wir eigene Softwareprodukte auf Basis von SAP NetWeaver und erweitern diese um individuelle kundenspezifische Anwendungen. Was tun wir? Unsere Produkte beinhalten unterschiedlichste Lösungen für ein integriertes Dokumenten- und Geschäftsprozessmanagement, von der digitalen Personalakte über die Rechnungs- und Vertragsverwaltung bis hin zum Projekt- und Änderungs management in der Fertigung. Im Hintergrund sorgen xft-basisprodukte für die Steuerung der Geschäftsprozesse und die An- bindung an andere Systeme. Weil in unseren Produkten nicht nur exzellentes SAP-Knowhow steckt, sondern auch eine gehörige Portion solider Fach- und Branchenkenntnis, gehören zu unseren Kunden Mittelständler ebenso wie weltweit agierende DAX- Unternehmen aus nahezu allen Wirtschaftszweigen. Was zeichnet uns aus? xft ist geprägt von großer Nähe zur SAP, inhaltlich wie räumlich und personell. Die xft-unternehmensgründer haben zuvor lange Jahre in zentralen Bereichen der Technologie-Entwicklung des Walldorfer Software-Anbieters gearbeitet. Als offizieller SAP-Partner können wir unsere Lösungen direkt im SAP-Kontext anbieten und führen bei Bedarf Projekte gemeinsam mit der SAP durch. Außerdem setzen etliche renommierte Vertriebs- und Implementierungspartner mittlerweile in ihrem Lösungsportfolio auf xft-produkte.