Strategien und Konzepte des Facility Management Sourcing fmpro Fachtagung, 22.April 2015

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1 Strategien und Konzepte des Facility Sourcing fmpro Fachtagung, 22.April 2015 Institut für Facility an der ZHAW Ronald Schlegel 1

2 Facility in erfolgreichen Unternehmen Erfolgreiche Unternehmen sind in den unterstützenden Prozesse ebenso effektiv und effizient wie in den Kernprozessen. Facility umfasst alle unterstützenden Prozesse, die mit einer Facility im Zusammenhang stehen. Das Sourcing des Facility und vor allem, der darin enthaltenen Facility Services ist deshalb von strategischer Bedeutung für den Erfolg eines Unternehmens. Dabei spielt es keine Rolle, welche Leistungen inhouse erbracht werden oder von ausserhalb des Unternehmens beschafft werden. Die Bedeutung hängt vom Beitrag des Facility s an der Wertschöpfung des Unternehmens ab. 2

3 Folgende Fragen stehen im Zentrum der Strategien und Konzepte des FM Sourcing Was soll Inhouse erbracht werden, was soll beschafft werden? Wie soll beschafft werden? Welche Rollen und Verantwortungen hat der Auftraggeber, welche der Auftragnehmer? Am Anfang des Prozesses steht aber die Frage, welche Leistungen durch das Facility überhaupt erbracht werden sollen. Die Spezifikationen dieser Leistungen sind, unabhängig von der Art der Erbringung, Voraussetzung für das Sourcing. 3

4 Unternehmensstrategie und Facility Damit Facility einen Beitrag in der Wertschöpfungskette des Unternehmens leisten kann, muss FM in den Strategieprozess integriert sein. Marketing Strategie HR Strategie Unternehmensstrategie IT Strategie Produktionsstrategie Immobilien Strategie FM Strategie 4

5 Aus der Unternehmensstrategie ergeben sich die Grundlagen für das Facility Standorte Sicherheitsanforderungen Verfügbarkeitsanforderungen Arbeitsplatzkonzepte Facility Anforderungen an die Infrastruktur Behördliche Anforderungen. Anforderungen der Produktion 5

6 Wert für das Kerngeschäft Welche Services sollen outgesourced werden? Die «make or buy» Entscheidung für die einzelnen Prozesse hängt von verschiedenen Faktoren ab. Wichtige Aspekte sind einerseits der Beitrag des Services an die Wertschöpfung des Gesamtunternehmens und anderseits der Grad des Zusammenwirkens des Kernprozesses mit dem entsprechenden Service Beispiele 1 Reinigung 2 Unterhalt der Anlagen 3 Stromversorgung Safety and Security Grad des Zusammenwirkens 4

7 Basis für ein erfolgreiches Sourcing Ein erfolgreicher Sourcing Prozess basiert auf einer soliden Basis in allen wesentlichen Bereichen. Die Dokumente und Unterlagen müssen entsprechend sorgfältig erarbeitet werden. Vertragskonzept Service Level (SL) Spezifikationen Betriebskonzept Konzept zur Leistungsmessung (KPI Konzept) Anforderungen an das Reporting Aktuelle Gebäude- und System-, bzw. Anlagendaten Konzept für die Übernahme der Daten zu Beginn des Outsourcing Vertrages und am Ende der Vertragslaufzeit Die FM Strategie, die bestehende FM Organisation, die eigenen Ressourcen sowie die Sourcing Strategie entscheiden darüber, wie diese Basis erarbeitet wird. 7

8 Sourcing Strategie und Konzepte Es gibt im Wesentlichen 3 unterschiedliche Outsourcing Modelle mit den entsprechenden Vor- und Nachteilen wird durch einen spezialisierten FM - Anbieter übernommen bleibt beim Auftraggeber wird durch einen der Service-Anbieter übernommen Auftraggeber Auftraggeber Auftraggeber Facility Services Facility Services Facility Services 8

9 Vergleich der drei Outsourcing Modelle Auftraggeber Auftraggeber Auftraggeber Führung und Einflussnahme durch den Auftraggeber nimmt mit zunehmender Distanz zum Leistungserbringer ab Möglichkeit des Auftraggebers von Verbesserungen und Kostenreduktionen zu profitieren Erfolgsfaktoren aus Sicht Auftraggeber gross klein mittel gross klein klein Commitment des Unternehmens zur FM Strategie Starke FM Organisation und Fähigkeiten Fähigkeiten Services zu beschaffen Führung von Serviceanbietern Klarer Vertrag mit entsprechenden Interventions-punkten Striktes Reporting Datenhoheit muss klar geregelt sein Bonus/ Malus System Auftraggeber braucht kompetentes Provider Klarer Vertrag mit entsprechenden Interventions-punkten Striktes Reporting Datenhoheit muss klar geregelt sein Bonus/ Malus System Auftraggeber braucht kompetentes Provider 9

10 Beschaffungsprozess Es gibt grundsätzlich zwei Arten FM Leistungen zu beschaffen 1. Funktionale Ausschreibung (Greenfield) In diesem Prozess erhält der Anbieter nur Basisinformationen: Qualitätsstandards und Qualitätsanforderungen Leistungs- und generelle Service Anforderungen Grundsätze zum Betriebsmodell Daten der Gebäude, Systeme und Anlagen Angaben zu den Schnittstellen zu den Prozessen und Systemen ausserhalb des Lieferumfangs Anforderungen an das Reporting Der Anbieter muss dann im Rahmen seines Angebotes die Detailkonzepte erarbeiten und vorschlagen: Detailliertes FM Betriebskonzept Detailliertes Datenmanagement-Konzept mit den Schnittstellen zu den anderen Unternehmensprozessen Detaillierte Service Levels Konzept zur Leistungsmessung (KPI Konzept) Reporting Konzept Implementierungsprozess Falls Personalübernahmen stattfinden, detailliertes Transferkonzept Etc. 10

11 Beschaffungsprozess (Fortsetzung) 2. Detaillierte, spezifikationsbasierte Ausschreibung In diesem Prozess werden den Anbietern neben den Basis Anforderungen die detaillierten Spezifikationen zur Verfügung gestellt. Diese sind im Angebot zu erfüllen. Änderungen, bzw. Verbesserungsvorschläge sind als Varianten zugelassen. Qualitäts-Standards und Anforderungen Leistungsanforderungen Konzept für die Leistungsmessung (KPI Konzept) Detaillierte Service Levels Daten der Gebäude, Systeme und Anlagen Angaben zu den Schnittstellen zu den Prozessen und Systemen ausserhalb des Lieferumfangs Detailliertes FM Betriebskonzept Detailliertes Datenmanagement-Konzept mit den Schnittstellen zu den anderen Unternehmensprozessen Reporting Konzept Implementierungsprozess aus Sicht Auftraggeber Falls Personalübernahmen stattfinden, Transferkonzept aus Sicht Auftraggeber Etc. 11

12 Vergleich der beiden Arten Aufwand des Auftraggebers für die Ausschreibung Aufwand des Anbieters für die Ausschreibung Funktionale Ausschreibung Beschreibung der Basisanforderungen Aufbereitung der Daten. Dies ist oft bereits ein grosser Aufwand, da die Daten meistens nicht aktuell und vollständig sind. Der Anbieter erhält die Möglichkeit seine Lösungsvorschläge anzubieten. Die Anbieter müssen die Detailkonzepte selbst ausarbeiten und vorschlagen. Dies ist ein bedeutender Aufwand für die Anbieter, entsprechenden Ressourcen müssen zur Verfügung stehen. Detaillierte Ausschreibung Erarbeiten der Service Levels, Betriebskonzepte und der anderen Unterlagen. Diese müssen innerhalb der Unternehmung verabschiedet werden Die FM Organisation braucht die entsprechenden Fähigkeiten und Ressourcen. Der Aufwand der Anbieter ist kleiner und sie können sich auf Verbesserungsvorschläge konzentrieren. 12

13 Vergleich der beiden Arten (Fortsetzung) Aufwand für den Auftraggeber, nach dem die Angebote eingegangen sind, Verhandlungen und Evaluation der Angebote Funktionale Ausschreibung Alle Angebote werden sehr unterschiedlich sein Die Konzepte und Service Levels sowie die Prise sind nur schwer vergleichbar Es braucht sehr viel Klärung, da auch geklärt werden muss, ob die Anforderungen auch tatsächlich erfüllt werden. Der Evaluationsprozess ist aufwändig und lang Detaillierte Ausschreibung Die Angebote sind vergleichbar und es braucht meistens nur einige Klärungen Die Alternativen und Verbesserungsvorschläge können separat beurteilt werden Der Aufwand für den Auftraggeber ist in dieser Phase wesentlich geringer als bei der funktionalen Ausschreibung 13

14 Vergleich der beiden Arten (Fortsetzung) Beurteilung der beiden Methoden Funktionale Ausschreibung In diesem Prozess sind die Anbieter eher in der führenden Rolle. Die echten Bedürfnisse des Kunden werden eigentlich erst nach Abgabe des Angebotes erarbeitet. Das benötigt sehr viele Diskussionen und führt zu vielen Änderungen und Anpassungen. Durch die Offenheit des Prozesses kann das Know-How der Anbieter unter Umständen besser genutzt werden. Die Risiken für den Auftraggeber sind im Vergleich zum detaillierten, spezifikations-basierten Prozess eher grösser. Detaillierte Ausschreibung Dieser Prozess wird durch die FM Organisation des Auftraggebers geführt. Der Prozess ist sehr transparent Die Risiken für den Auftraggeber sind kleiner als bei einer funktionalen Ausschreibung 14

15 Vertragsmodelle Neben dem Entscheid für das Vertragsmodell gibt einige weitere Themen, die für den Vertrag wesentlich sind: Leistungs- oder Doing basiert Kontinuierliche Verbesserungen werden nur in Leistungsmodellen erreicht. Langfristige Zusammenarbeit oder kurzfristiges Lieferantenverhältnis Eine starke Integration des Providers in das Kerngeschäft bedingt eine längerfristige Partnerschaft. Die Bedingungen am Ende des Vertrages müssen bei der Unterzeichnung klar sein. Datenhoheit und die Form, in der die Daten am Ende des Vertrages an den Auftraggeber übergeben werden, müssen klar geregelt sein. Die Möglichkeiten und Bedingungen unter denen der Vertrag gekündigt werden kann, müssen klar geregelt sein 15

16 Die 5 wichtigsten Punkte für ein erfolgreiches FM Sourcing Das Facility ist in die Unternehmensstrategie integriert und es besteht eine entsprechende FM Strategie. Anforderungen, Leistungs- und Servicelevels sind auf der massgebenden Ebene verabschiedet. Es gibt eine ausgebildete Besteller Kompetenz beim Auftraggeber. Es gibt eine kompetente FM Führungsmannschaft und dem Outsourcing Modell angepasste Strukturen beim Auftraggeber. Es gibt aktuelle und komplette Daten zu Gebäuden, Systemen und Anlagen. 16

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