NÜTZLICHE TIPPS ZUR ANFERTIGUNG

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1 NÜTZLICHE TIPPS ZUR ANFERTIGUNG WISSENSCHAFTLICHER ARBEITEN MIT MICROSOFT OFFICE WORD (Seminar-, Bachelor- und Masterarbeiten) Fachbereich Sozial- und Wirtschaftswissenschaften Kapitelgasse Salzburg

2 Tipps für Seminararbeiten II Bei der Anfertigung einer wissenschaftlichen Arbeit sind Formatierungsvorgaben einzuhalten. Hier finden Sie eine Hilfestellung für die Umsetzung der Vorgaben im Textverarbeitungsprogramm Microsoft Office Word Vorgaben zur Formatierung Layout Kopfzeile Formatvorlagen Beschriftung von Abbildungen und Tabellen Verzeichnisse Inhaltsverzeichnis Abbildungsverzeichnis (bei Bedarf) Tabellenverzeichnis (bei Bedarf) Abbildungs-, Tabellen und Literaturverzeichnis im Inhaltsverzeichnis Aktualisieren der Verzeichnisse Bearbeiten der Verzeichnisse Gliederung der Arbeit in Abschnitte Querverweise Shortcuts (Tastenkombinationen) Zu beachten bei Teamarbeiten Weitere Tipps... 7 Mit der Formatierung nach Fertigstellung der Arbeit wird meist wichtige Zeit vergeudet die Umsetzung der Vorgaben ist daher vor Beginn des Schreibens zu empfehlen!

3 Tipps für Seminararbeiten 1 1. Vorgaben zur Formatierung Deckblatt Musterdeckblatt zum Downloaden verwenden! Format Seitenformat DIN A4, einseitige Beschriftung Seitenränder links: 2,5 cm; rechts: 2,5 cm Ausrichtung Blocksatz Zeilenabstand 1½-zeilig Schriftgröße 12 Aufbau Vorspann: - Titelseite - Inhaltsverzeichnis - Abbildungsverzeichnis (bei Bedarf) - Tabellenverzeichnis (bei Bedarf) - Abkürzungsverzeichnis Text-Teil: - Einleitung - Hauptteil - Schluss Nachspann: - Literaturverzeichnis - Anhang (bei Bedarf) Kopfzeile Schriftgröße 10 links Thema der Arbeit rechts Seitenzählung Abgrenzung zum Text Fußnotentext Schriftgröße 10 Ausrichtung Blocksatz Zeilenabstand 1 Einzug 0,7 cm, hängend - Vorspann: römische Ziffern (beginnend mit II, Deckblatt ohne Seitenzählung) - Textteil: arabische Ziffern - Nachspann: fortlaufend mit Text-Teil durchgehende Linie

4 Tipps für Seminararbeiten 2 2. Layout Registerkarte Seitenlayout Seitenränder, Ausrichtung, Größe etc 3. Kopfzeile Titel links in Kopfzeile einfügen Registerkarte Einfügen Kopfzeile leer Seitenzahl rechts in Kopfzeile einfügen Registerkarte Entwurf (erscheint automatisch, wenn man sich in der Kopfzeile befindet) Cursor durch Doppelklick auf die rechte Seite stellen Seitenzahl Seitenzahlen Einfache Zahl Seitenzahl in römischen Ziffern Rechtsklick auf die zuvor eingefügte Seitenzahl Seitenzahl formatieren Bei Zahlenformat römische Ziffern auswählen Trennlinie einfügen Rubrik Absatz Rahmenlinie unten auswählen 4. Formatvorlagen Die Verwendung von Formatvorlagen führt zu einer einheitlichen und zeitsparenden Formatierung. Rubrik Formatvorlagen Standard Rechtsklick auf Standard Ändern Schriftgröße 12, Blocksatz, Zeilenabstand 1½

5 Tipps für Seminararbeiten 3 Überschrift 1 Rechtsklick auf Überschrift 1 Ändern Gewünschte Schriftgröße, fett, Die erste Überschrift mit der Formatvorlage Überschrift 1 formatieren und diese Überschrift markieren Rubrik Absatz Liste mit mehreren Ebenen Liste 1.Überschrift 1; 1.1.Überschrift 2; Überschrift 3 auswählen Überschrift 2 und 3 Durch die oben angeführten Schritte zur Formatierung von Überschrift 1, wird die Formatierung der Überschriften der unteren Ebenen automatisch angepasst. Vorteil: Die Gliederung der Arbeit erfolgt nun automatisch. Die Überschriften erhalten die richtige fortlaufende Nummerierung. Fußnotentext Fußnote einfügen durch STRG + ALT + f Rechtsklick neben die Fußnote Formatvorlagen Ändern Blocksatz, Schriftgröße 10, Zeilenabstand 1 Format Absatz Sondereinzug: hängend, um 0,7 cm Vorteil: Jede weitere Fußnote wird nach diesen Vorgaben formatiert. Für weitere Fußnoten: STRG + ALT + F und anschließend 1x Tab. Grundregel: Jede Fußnote beginnt mit einem Großbuchstaben und endet mit einem Punkt! 5. Beschriftung von Abbildungen und Tabellen Einfügen Diese Vorgehensweise ist notwendig, um ein Abbildungs- oder Tabellenverzeichnis wie unter 1.1 erklärt herstellen zu können. Cursor auf die gewünschte Position des Verweises stellen Beschriftung einfügen Jetzt kann Abbildung 1 um die Bezeichnung der Abbildung/Tabelle ergänzt werden. Formatieren ALT + STRG + Umschalt + s Pfeil neben Beschriftung anklicken

6 Tipps für Seminararbeiten 4 6. Verzeichnisse 6.1. Inhaltsverzeichnis Ändern Gewünschte Formatierung durchführen Inhaltsverzeichnis gewünschte Tabelle auswählen Vorteil: Das Inhaltsverzeichnis kann einfach erstellt und laufend aktualisiert werden die Seitenzahlen werden automatisch richtig erfasst. Achtung: Funktioniert nur bei richtiger Formatierung der Überschriften! 6.2. Abbildungsverzeichnis (bei Bedarf) im laufenden Text unter einer Abbildung Beschriftung einfügen Bei Bezeichnung Abbildung auswählen um Verzeichnis zu erstellen Abbildungsverzeichnis einfügen Bei Beschriftungskategorie Abbildung auswählen 6.3. Tabellenverzeichnis (bei Bedarf) im laufenden Text unter einer Abbildung Beschriftung einfügen Bei Bezeichnung Tabelle auswählen um Verzeichnis zu erstellen Abbildungsverzeichnis einfügen Bei Beschriftungskategorie Tabelle auswählen 6.4. Abbildungs-, Tabellen- und Literaturverzeichnis im Inhaltsverzeichnis Sämtliche Verzeichnisse und der Anhang (bei Bedarf) sollen im Inhaltsverzeichnis enthalten sein, und zwar auf derselben Ebene wie 1., 2., usw. Daher müssen deren Überschriften als Überschrift 1 formatiert werden (ALT + 1). Die Nummerierung ist in diesem Fall nicht erwünscht und muss daher entfernt werden: Cursor hinter die Nummerierung der Überschrift stellen (z.b. 10. Literaturverzeichnis ) Nummerierung mit der Backspace-Taste löschen

7 Tipps für Seminararbeiten Aktualisieren der Verzeichnisse Drücken der Tastenkombination: STRG + A, anschließend F9 Alle Verzeichnisse und Verweise (siehe Punkt 8) werden aktualisiert! Einzelne Verzeichnisse aktualisieren: Cursor auf Verzeichnis richten Rechte Maustaste Felder aktualisieren Gesamtes Verzeichnis aktualisieren 6.6. Bearbeiten der Verzeichnisse Die Formatierung der Verzeichnisse kann verändert werden: Cursor auf Verzeichnis richten Rechte Maustaste Feld bearbeiten Kategorie: Index und Verzeichnisse Feldname: TOC Inhaltsverzeichnis 7. Gliederung der Arbeit in Abschnitte Die Gliederung in zwei Abschnitte ist notwendig, um die Seitenzahlen des Vorspanns anders formatieren zu können wie jene des Text-Teils. Cursor unter das Inhalts- bzw. Abkürzungsverzeichnis stellen Registerkarte Seitenlayout Umbrüche nächste Seite Abschnitt 1 Doppelklick in die Kopfzeile im Abschnitt 1 Sie befinden sich nun in der Registerkarte Entwurf Erste Seite anders das Deckblatt ist somit ohne Kopfzeile Abschnitt 2 Doppelklick auf Kopfzeile im Abschnitt 2 Rechtklick auf Seitenzahl Seitenzahlen formatieren Zahlenformat ändern auf arabische Ziffern Beginnen mit 1 OK

8 Tipps für Seminararbeiten 6 8. Querverweise Verweisen auf ein anderes Kapitel der Arbeit (z.b. siehe Kapitel 2.3): Cursor auf die gewünschte Position des Verweises stellen Querverweis Verweistyp auswählen: z.b. Nummeriertes Element/Absatznummer (vollständiger Kontext) oder Fußnote/-nummer Einfügen Wichtig: Regelmäßig Aktualisierung durchführen! 9. Shortcuts (Tastenkombinationen) Durch den Einsatz von Shortcuts kann wichtige Zeit gespart werden! Die wichtigsten Tastenkombinationen in Microsoft Office Word 2010: STRG + ALT + F Fußnote einfügen ALT + 1 Überschrift 1 ALT + 2 Überschrift 2 ALT + 3 Überschrift 3 markieren, STRG + C markieren, STRG + X STRG + V STRG + A STRG + A, F9 STRG + Z STRG + F7 10. Zu beachten bei Teamarbeiten kopieren ausschneiden kopiertes Element einfügen alles markieren sämtliche Verzeichnisse, Querverweise aktualisieren letzte Eingabe rückgängig machen Silbentrennung (Abtrennung nur wenn nötig) Rechtschreibprüfung Absprechen: Bei wissenschaftlichen Arbeiten, die im Team angefertigt werden, ist es notwendig, sich mit dem Partner genau abzusprechen! Sämtliche Formatierungen (Überschriften, Beschriftung usw.) müssen im gesamten Dokument einheitlich sein. Auch Aufzählungszeichen sollten einheitlich verwendet werden. Zusammenfügen der Arbeiten: Zwei Dokumente, mit den gleichen Formatierungen, können auch problemlos zusammengefügt werden. Eines der beiden sollte als Hauptdokument bestimmt werden. Das Deckblatt wird in dieses Dokument eingefügt und die Verzeichnisse werden von diesem Dokument übernommen. Vom zweiten Dokument wird alles andere kopiert und an der passenden Stelle eingefügt oder angehängt. Die Überschriften, Seitenzahlen, Nummerierungen, etc. werden in diesem Fall automatisch angepasst. Die Verzeichnisse müssen wie unter 0 erklärt aktualisiert werden. Das Absprechen dauert 5 Minuten, das Zusammenfügen eine Minute i.u. dazu ist die einzelne Anpassung der Überschriften, Abstände usw. eine überflüssige, mühevolle und zeitaufwendige Arbeit!

9 Tipps für Seminararbeiten Weitere Tipps Rechtschreibprüfung: Aktivieren, um Tippfehler zu vermeiden. Registerkarte Überprüfen Rechtschreibung und Grammatik Optionen Rechtschreibung während der Eingabe prüfen Grammatikfehler während der Eingabe markieren OK Um die rot unterwellten Wörter einzeln zu kontrollieren F7 drücken. Überflüssige Leerzeichen oder Absätze können eher verhindert werden, wenn während des Schreibens die Funktion Alle anzeigen aktiviert ist: ( STRG + * ) oder Klick auf das Symbol Silbentrennung: Durch den Blocksatz kann es bei langen Wörtern zu optisch nicht idealen Verteilungen in einer Zeile kommen. Um das zu verhindern kann ein Bindestrich als Silbentrennung eingefügt werden. Ratsam ist es, dieses Zeichen mit STRG + Bindestrich einzufügen dann ist er nicht mehr sichtbar, falls es durch Änderungen im Text zu Verschiebungen kommt. Verhinderung des Zeilenwechsels: Gewisse Symbole oder Zeichen sollten nicht durch einen Zeilenwechsel voneinander getrennt werden, zb 4 EStG. Verwenden Sie hierfür zwischen und der Ziffer kein normales Leerzeichen, sondern die Tastenkombination Shift + Strg + Leerzeichen. Absatzkontrolle: Verhindern, dass der erste Satz eines neuen Absatzes verloren am Ende einer Seite steht: Klick auf den kleinen Pfeil rechts unten in der Rubrik Absatz Zeilen- und Seitenumbruch Absatzkontrolle OK Aktualisieren: Vor Abgabe der Arbeit das Aktualisieren nicht vergessen! Literatur zum Thema wissenschaftliches Arbeiten: Karmasin/Ribinig, Die Gestaltung wissenschaftlicher Arbeiten, WUV Facultas Wien 2014 Kerschner, Wissenschaftliche Arbeitstechnik und Methodenlehre für Juristen: Leitfaden für juristische Seminar-, Diplom-, Master- und Bachelorarbeiten, 6. völlig neu bearbeitete Auflage, WUV Facultas Wien 2014 Für eine weiterführende und detaillierte Anleitung zur Formatierung wissenschaftlicher Arbeiten in Microsoft Word 2010:

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