erstellen Inhalt Word 2010 Dokumentvorlagen Dokumente Formatvorlagen Format Zeichen

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1 Dokumentvorlagen Dokumente Formatvorlagen Format Zeichen Format Absatz Datei Neu... Datei öffnen Datei schließen Beenden Suchen Suchen & Ersetzen Verknüpfungen Optionen Einfügen Inhalte einfügen Format Spalten Tabelle einfügen Tabelle zeichnen Spalte einfügen Zeile einfügen Grafik einfügen Textfeld einfügen Format Zeichen Dokument-vorlagen Dokumente Formatvorlagen Format Absatz Datei Neu... Datei öffnen Datei schließen Beenden Suchen Suchen & Ersetzen Verknüpfungen Optionen Einfügen Inhalte einfügen Format Spalten Tabelle einfügen Tabelle zeichnen Spalte einfügen Zeile Dokumentvorlagen Dokumente Formatvorlagen Format Zeichen Format Absatz Datei Neu... Datei öffnen Datei schließen Beenden Suchen Suchen & Ersetzen Verknüpfungen Optionen Einfügen Inhalte einfügen Format Spalten Tabelle einfügen Tabelle zeichnen Spalte einfügen Zeile einfügen Grafik einfügen Textfeld einfügen Format Zeichen Dokument-vorlagen Dokumente Formatvorlagen Format Absatz Datei Neu... Datei öffnen Datei schließen Beenden Suchen Suchen & Ersetzen Verknüpfungen Optionen Einfügen Inhalte einfügen Format Spalten Tabelle einfügen Tabelle zeichnen Spalte einfügen Zeile einfügen Grafik einfügen Textfeld einfügen Dokumentvorlagen Dokumente Formatvorlagen Format Zeichen Format Absatz Datei Neu... Datei öffnen Datei schließen Beenden Suchen Suchen & Ersetzen Verknüpfungen Optionen Einfügen Inhalte einfügen Format Spalten Tabelle einfügen Tabelle zeichnen Spalte einfügen Zeile einfügen Grafik einfügen Textfeld einfügen Format Zeichen Dokument-vorlagen Dokumente Formatvorlagen Format Absatz Datei Neu... Datei öffnen Datei schließen Beenden Suchen Suchen & Ersetzen Verknüpfungen Optionen Einfügen Inhalte einfügen Format Spalten Tabelle einfügen Tabelle zeichnen Spalte einfügen Zeile einfügen Grafik einfügen Textfeld einfügen Dokumentvorlagen Dokumente Formatvorlagen Format Zeichen Format Absatz Datei Neu... Datei öffnen Datei schließen Beenden Suchen Suchen & Ersetzen Verknüpfungen Optionen Einfügen Inhalte einfügen Format Spalten Tabelle einfügen Tabelle zeichnen Spalte Word 00 Formatvorlagen erstellen Inhalt Allgemeines... Vorhandene Formatvorlagen... Neue Formatvorlage... Absätze formatieren... Aus Absätzen Formatvorlagen erstellen... 4 Normale Absätze... 4 Überschriften... 5 Gliederungen einrichten... 6 Gliederungsebenen den Formatvorlagen zuweisen... 6 Gliederung. Ebene... 7 Gliederung. Ebene... 8 Gliederung. Ebene... 9 Anzeige der Formatvorlagen... 0 Aufgabenbereich Formatvorlagen... 0

2 Allgemeines Allgemeines Tja, "was sind denn eigentlich Formatvorlagen" werden Sie sich vielleicht fragen... Wir versuchen einmal, es zu erklären. Sie sollen für Ihren Chef enen Text in Word schrei ben und formatieren diesen nach Ihrem Geschmack. Den Standardabsatz mit Blocksatz, die wörtliche Rede mit dem Schriftschnitt kursiv, die Überschriften in 4pt und fett, die Zitate in Kapitälchen. Nun sind Sie fertig und legen das gute Stück Ihrem Chef vor. Der findet es an sich auch gut, hätte aber gerne, daß die wörtliche Rede nicht in kursiv, sondern in der Schriftfarbe blau und die Zitate nicht in Kapitälchen, sondern in der Schriftfarbe grün ist. Nun ist guter Rat teuer. Natürlich kann man mittels der Suchen- und Ersetzenfunktion in Word auch nach Formaten suchen und diese ersetzen. Aber Sie haben vielleicht noch einzelne Worte in kursiv, die auch so bleiben sollen... Dann nämlich ist Handarbeit angesagt, was bei vielen Seiten schon einmal zum abendfüllenden Programm werden kann... Da sind dann Formatvorlagen Ihre Rettung. Haben Sie nämlich damit gearbeitet, dann kostet es Sie maximal zwei Minuten von kursiv auf blaue Schrift umzustellen. Neugierig geworden? Dann lesen Sie weiter... Vorhandene Formatvorlagen Es gibt eine Unmenge an vorgefertigten Formatvorlagen, wenn Sie ein neues Dokument in Word erstellen. Die sollten Sie allerdings in Frieden ruhen lassen, und immer Ihre eigenen Formatvorlagen erstellen. Dabei ist es egal, ob Sie dazu auch eine eigene Dokumentvorlage verwenden, oder aber, sich welche in der Standardvorlage Normal.dot(x,m) anlegen. Besser ist natürlich immer eine separate Dokumentvorlage für die unterschiedlichsten Aufgaben. Da es immer etwas mühsam ist, für das Zuweisen von Formatvorlagen den gesamten Katalog zu öffnen, können Sie auch auf den kleinen Gruppenpfeil neben dem Gruppennamen "Formatvorlagen" klicken, um eine tabellarische Übersicht zu erhalten. Wie Sie die Ansicht in diesem Fenster auf Ihre Bedürfnisse anpassen, wird in einem späteren Kapitel besprochen. Jetzt wollen wir uns erst einmal um das Erstellen von neuen Formatvorlagen kümmen. Und daß das kein Hexenwerk ist, sehen Sie auf den nächsten Seiten. Vorhandene Formatvorlagen Seite

3 Neue Formatvorlage Neue Formatvorlage Absätze formatieren Drücken Sie einige Male die Returntaste, um ein paar leere Absätze für die Formatierung zur Verfügung zu haben. Platzieren Sie den Cursor in den ersten Absatz auf der Seite, schreiben U, markieren den gesamten Absatz inklusive des Absatzendezeichens und weisen nachstehende Formate zu: Zeichenformat Schriftart Arial Schriftgröße 0 pt Schriftschnitt fett Absatzformat Absatzausrichtung linksbündig Abstand vor 4 pt Abstand nach pt Zeilenabstand Einfach Setzen Sie für das Absatzformat in der Registerkarte "Zeilen- und Seitenumbruch" noch die Haken bei "Nicht vom nächsten Absatz trennen" (damit nicht die Überschrift auf einer und der dazugehörige Text auf der nächsten Seite steht) sowie bei "Diesen Absatz zusammenhalten" (damit eine mehrzeilige Überschrift nicht durch einen Seitenumbruch getrennt wird). Stellen Sie das bitte bei allen Überschriftsformatvorlagen ein. Platzieren Sie den Cursor in den zweiten Absatz, schreiben U, markieren den gesamten Absatz inklusive des Absatzendezeicchens und weisen diesem nachstehende Formate zu: Zeichenformat Schriftart Arial Schriftgröße 8 pt Schriftschnitt fett Absatzformat Absatzausrichtung linksbündig Abstand vor 4 pt Abstand nach pt Zeilenabstand Einfach Platzieren Sie den Cursor in den dritten Absatz, schreiben U, markieren den gesamten Absatz inklusive des Absatzendezeicchens und weisen diesem nachstehende Formate zu: Zeichenformat Schriftart Arial Schriftgröße 6 pt Schriftschnitt fett Absatzformat Absatzausrichtung linksbündig Abstand vor 4 pt Abstand nach pt Zeilenabstand Einfach Hiermit wollen wir es mit den Überschriftformaten bewenden lassen und kümmern uns jetzt um den Fließtext. Dazu platzieren Sie den Cursor im vierten Absatz, schreiben das Wort Fließtext, markieren den gesamten Absatz inklusive des Absatzendezeichens und weisen nachstehende Formate zu: Zeichenformat Schriftart Times New Roman Schriftgröße pt Schriftschnitt Standard Absatzformat Absatzausrichtung Blocksatz Abstand vor 0 pt Abstand nach pt Zeilenabstand,5 Zeilen Absätze formatieren Seite

4 Aus Absätzen Formatvorlagen erstellen Aus Absätzen Formatvorlagen erstellen Normale Absätze Platzieren Sie den Cursor im vierten Absatz, lassen sich - sofern noch nicht geschehen - den Aufgabenbereich mit den Formatvorlagen anzeigen, indem Sie auf den kleinen Gruppenpfeil neben dem Gruppennamen "Formatvorlagen" klicken. Am unteren Ende sehen Sie drei Schaltflächen. Klicken Sie auf die linke, um das Dialogfenster zum Erstellen von Formatvorlagen anzeigen zu lassen. Die für diesen Absatz vorgenommene Formatierung wird übernommen. Sie müssen nur noch ein paar wenige Angaben bei den Eigenschaften einfügen, die wir nachfolgend näher erläutern: Als Name haben wir für den normalen Text "Fließtext" gewählt. Der Formatvorlagentyp ist "Absatz" Bei "Formatvorlage für folgenden Absatz" haben wir die gleiche Formatvorlage gewählt, was zwar hier wenig Sinn macht, aber bei den Überschriften eine Arbeitserleichterung bedeutet. Falls Sie den Schnellformatvorlagenkatalog nicht benutzen wollen, nehmen Sie das Häckchen bei "Zur Liste der Schnellformatvorlagen hinzufügen" raus. Ich selbst arbeite lieber mit dem Arbeitsbereich oder aber sogar einem Tastenkürzel, weil das im Endeffekt doch schneller geht. In gar keinem Fall sollten Sie den Haken bei "Automatisch aktualisieren" setzen, da ansonsten, falls Sie innerhalb eines Absatzes mit der Formatvorlage Fließtext ein einziges Wort fett formatieren, ihr gesamter Text, der auf dieser Formatvorlage basiert, auch fett formatiert wird. 4 Bei "Formatvorlage basiert auf" haben wir "(Keine Formatvorlage)" ausgewählt, voreingestellt ist immer "Standard". Das sollten Sie generell ändern, da es hier nach dem Mutter-Kind-Prinzip geht. Ändern Sie z.b. an der Formatvorlage "Standard" etwas, wird das auch in Ihrer Formatvorlage, die darauf basiert, geändert. Manchmal ist es gewollt, zum Beispiel können Überschriften der verschiedensten Ordnungen aufeinander basieren, damit man einfach für alle den Schrifttyp ändern kann, aber man sollte sich eine solche "Verschachtelung" gut überlegen. Wenn man sich nicht sicher ist, sollte man lieber keine aufeinander basierenden Formatvorlagen erstellen. Wichtig ist, daß Sie "Neue auf dieser Vorlage basierende Dokumente" aktivieren, damit Ihnen diese Formatvorlagen auch bei einem neuen Dokument, welches anhand der zugrunde liegenden Vorlage erstellt wird, die neu hinzugefügte Formatvorlage beinhaltet. Sonst steht diese nämlich nur im momentan aktiven Dokument zur Verfügung. Normale Absätze Seite 4

5 Aus Absätzen Formatvorlagen erstellen Überschriften Für die Übernahme des Absatzformates in eine Formatvorlage platzieren Sie den Cursor im ersten Absatz (U) und rufen "Neue Formatvorlage" über den Aufgabenbereich auf, indem Sie auf die gleichnamige Schaltfläche klicken. Der Vorteil dieser Vorgehensweise: Alle eingestellten Formate werden übernommen und man muß nicht im "Blindflug" arbeiten, weil man vorher bei der Schrift- und Absatzformatierung gleich die Ergebnisse gesehen hat. Nun nur noch die Eigenschaften einstellen: 4 Als Name haben wir für die erste Überschrift "U" gewählt. Der Formatvorlagentyp ist "Absatz" Bei "Formatvorlage basiert auf" haben wir auch hier wieder "(Keine Formatvorlage)" ausgewählt. Warum haben wir auf der vorhergehenden Seite erläutert. Bei "Formatvorlage für folgenden Absatz" haben wir "Fließtext" aus dem Auswahlfeld gewählt, weil Word dann direkt beim Drücken der Return-Taste dieses Format gleich dem nächsten Absatz zuweist. Analog zu der obigen Beschreibung haben wir auch die Formatvorlagen für U und U erstellt. Überschriften Seite 5

6 Gliederungen einrichten Gliederungen einrichten Gliederungsebenen den Formatvorlagen zuweisen Nun wollen wir zeigen, wie aus ganz normalen Überschriften Gliederungen erstellt werden, die dann auch 00%ig funktionieren. Platzieren Sie den Cursor im ersten Absatz - es sollte hier die Formatvorlage U zugewiesen sein - und klicken auf die Schaltfläche "Liste mit mehreren Ebenen". Wählen Sie hier zuerst einmal eine Gliederung aus der "Listenbibliothek", die der, die Sie erstellen wollen, am nächsten kommt. Sehen Sie hier die von uns ausgewählte. Nun aus demselben Katalog nochmals den Eintrag "Neue Liste mit mehreren Ebenen definieren..." durch Anklicken auswählen. Der hier gezeigte Dialog wird geöffnet, in dem Sie die weiteren Einstellungen vornehmen müssen. Allerdings erscheint erst einmal nur die einfache Variante des Dialogs. Durch Klicken auf die Schaltfläche "Erweitert" hat man alle benötigten Möglichkeiten zur Auswahl. Gliederungsebenen den Formatvorlagen zuweisen Seite 6

7 Gliederungen einrichten Gliederung. Ebene Haben Sie das Dialogfenster erweitert, sehen Sie die hier abgebildeten Möglichkeiten für die Einstellungen. Normalerweise sollte beim Anzeigen des Dialogs die erste Ebene () schon ausgewählt sein.. Weisen Sie hier aus der Liste die Formatvorlage "U" zu. Achten Sie darauf, daß hier die richtige Ebene ausgewählt ist. Für U muß das Ebene sein.. Der Vorteil, wenn man vorher schon ein Gliederungsformat zuweist, ist hier die richtige Formatierung für die Zahl. Stellen Sie den Texteinzug auf das Maß ein, welches Sie verwenden wollen. Wir haben, damit der Text der Überschrift immer an der gleichen Stelle beginnt, cm eingestellt. Setzen Sie den Haken bei "Tabstopp hinzufügen bei:" und stellen dann das gleiche wie unter ausgewählte Maß ein.! Achtung: Lassen Sie dieses Dialogfenster so lange geöffnet, bis Sie alle Gliederungsebenen einer Formatvorlage zugewiesen haben. Also nicht jetzt auf OK klicken. Erst dann, wenn auch U einer Ebene zugewiesen wurde Gliederung. Ebene Seite 7

8 Gliederungen einrichten Gliederung. Ebene Haben Sie das Dialogfenster erweitert, sehen Sie die hier abgebildeten Möglichkeiten für die Einstellungen. Klicken Sie jetzt auf die Ziffer, um die zweite Ebene auszuwählen.. Weisen Sie aus der Liste die Formatvorlage "U" zu. Achten Sie darauf, daß die richtige Ebene ausgewählt ist. Für U muß das Ebene sein.. Der Vorteil, wenn man vorher schon ein Gliederungsformat zuweist, ist die richtige Formatierung für die Zahl. Stellen Sie den Texteinzug auf das Maß ein, welches Sie verwenden wollen. Wir haben, damit der Text der Überschrift immer an der gleichen Stelle beginnt, cm eingestellt. Setzen Sie den Haken bei "Tabstopp hinzufügen bei:" und stellen dann das gleiche wie unter ausgewählte Maß ein.! Achtung: Lassen Sie dieses Dialogfenster so lange geöffnet, bis Sie alle Gliederungsebenen einer Formatvorlage zugewiesen haben. Also nicht jetzt auf OK klicken. Erst dann, wenn auch U einer Ebene zugewiesen wurde Gliederung. Ebene Seite 8

9 Gliederungen einrichten Gliederung. Ebene Haben Sie das Dialogfenster erweitert, sehen Sie die hier abgebildeten Möglichkeiten für die Einstellungen. Klicken Sie jetzt auf die Ziffer, um die dritte Ebene auszuwählen.. Weisen Sie aus der Liste die Formatvorlage "U" zu. Achten Sie darauf, daß die richtige Ebene ausgewählt ist. Für U muß das Ebene sein.. Der Vorteil, wenn man vorher schon ein Gliederungsformat zuweist, ist die richtige Formatierung für die Zahl. Stellen Sie den Texteinzug auf das Maß ein, welches Sie verwenden wollen. Wir haben, damit der Text der Überschrift immer an der gleichen Stelle beginnt, cm eingestellt. Setzen Sie den Haken bei "Tabstopp hinzufügen bei:" und stellen dann das gleiche wie unter ausgewählte Maß ein. Wenn Sie nur drei Gliederungsebenen haben, so wie wir hier im Beispiel, können Sie das Dialogfenster mit Klick auf OK schließen. Haben Sie mehr Ebenen, müssen Sie diese erst nacheinander allen Formatvorlagen zuweisen, bevor Sie das Fenster schließen So sehen dann die Überschriften mit den zugewiesenen Formatvorlagen aus. Sie sehen also, daß die Gliederungen in Word so funktionieren, wie sie sollen - wenn man sie richtig anlegt. Gliederung. Ebene Seite 9

10 Anzeige der Formatvorlagen Anzeige der Formatvorlagen Aufgabenbereich Formatvorlagen Klicken Sie auf den Gruppenpfeil neben dem Gruppennamen "Formatvorlagen", erhalten Sie ein kleines, frei verschiebbares Fenster, welches man in den Vorgängerversionen "Aufgabenbereich" genannt hat, weshalb wir hier auch bei diesem Namen bleiben. Beim ersten Öffnen werden Sie sämtliche Formatvorlagen sehen, die für das aktive Dokument zur Verfügung stehen. Also auch die internen Formatvorlagen von Microsoft. Klicken Sie auf den Link "Optionen", können Sie unter "Anzuzeigende Formatvorlagen auswählen" den Eintrag "Verwendet" wählen, um nur die in Ihrem Dokument verwendete FFs anzeigen zu lassen. In dieser Ansicht haben wir den Haken bei "Vorschau anzeigen" gesetzt, und Sie haben eine kleine Vorschau, wie Text, der mit den einzelnen Formatvorlagen versehen wird, im Original aussieht. Aufgabenbereich Formatvorlagen Seite 0

11 Zu beziehen unter Ein klein wenig Werbung... Zitierstile Zu beziehen unter Die mitgelieferten Zitierstile können nur mittels XML-Programmierkenntnissen angepaßt werden. Mit dem Zitierstil-Creator können Sie eigene anlegen bzw. die vorhanden anpassen... AutoText-Verwaltung in Kategorien anlegen, zwischen Vorlagen kopieren und/oder verschieben Add-Ins Vorlagen Tipps & Tricks Tutorials z.b.: Word-Optionen einstellen, Ereignisse "vor Drucken" und/oder vor Schließen abfangen, etc., etc. z.b. Rechnungen, Angebote, Etiketten, Flyer - zum Teil mit Datenübernahme aus Excel, bequem aus einem Auswahlfeld - u.v.m. Diverse Tipps & Tricks - von "A" wie "Adressetiketten mit AutoText" bis "T" wie "Tabellen"... Tutorials als pdf für die Tools sowie Basics in Word und Video-Tutorials zu Word 007 Ein klein wenig Werbung... Seite