Crossqualifizierung Projektmanagement und Microsoft Office Project. 3 Tage, jeweils 09:00 16:00 Uhr

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1 SEMINARBESCHREIBUNG Crssqualifizierung Prjektmanagement und Micrsft Office Prject Seminarziele: Zielgruppe: Wer Prjekte plant und steuert, benötigt hierfür ein prfessinelles IT- Tl wie Prject. Prjektmanagement-Sftware lässt sich jedch schwierig hne Methdenkenntnisse des Prjektmanagements anwenden. Und zusätzlich zu dem Methdenwissen ist das Handlungswissen wichtig. Beispiel: Als Prjektleiter muss man nicht nur wissen, wie freier und gesamter Puffer definiert sind und deren Bedeutung kennen, sndern auch, w man die dazugehörigen Werte in Prject schnell ablesen kann. Nutzvll für das Prjekt wird dieses Wissen erst, wenn man zudem hieraus die ntwendige Handlung ableitet, z.b. freier Puffer kleiner 0 bedeutet, Teammitglieder sind über mögliche Verschiebung der Flgeaufgaben umgehend zu infrmieren. Daher ist es sinnvll, Prjektmanagement-Methden und Prject- Funktinen swie Handlungswissen gleichzeitig zu betrachten. Dieses Seminar schließt diese Lücke, da swhl Methdeneinsatz als auch Werkzeugeinsatz gleichzeitig vermittelt werden. Dies erspart dem Teilnehmer, den Wissenstransfer vn Methde und Tl alleine durchführen zu müssen. Die Teilnehmer lernen den Lebenszyklus eines Prjektes kennen und erfahren, aus welchen Phasen er besteht. Zu jeder Phase (Statin des Lebenszyklus) erfahren Sie, welche Methden des Prjektmanagements hierauf anzuwenden sind und wie Sie das IT-Tl Micrsft Prject hierbei nutzbringend einsetzen können. Das Seminar schließt smit eine Lücke, da swhl Methdeneinsatz als auch Werkzeugeinsatz gleichzeitig vermittelt werden. Dieses erspart dem Teilnehmer, den Wissenstransfer vn Methde und Tl alleine durchführen zu müssen. S wird der Lernprzess beschleunigt und der erflgreiche Einsatz bei knkreten beruflichen Aufgaben erhöht. (Angehende) Prjektleiter swie Teilprjektleiter Dauer: Methde: Besndere Merkmale: 3 Tage, jeweils 09:00 16:00 Uhr Vrstellung der Inhalte an Fallbeispielen aus der Praxis und hher Übungsanteil Die Teilnehmer erhalten kursspezifische Unterlagen. BEWIELU, Technlgiezentrum am Eurpaplatz, Dennewartstr , Aachen Tel.: 0241 / ;

2 Prjektstatin / Phase PROJEKTIDEE Aufgaben und Vrhaben am Arbeitsplatz sind zu unterscheiden in Rutineaufgaben, die nach definierten Przessabläufen erledigt werden, swie Prjekten, die einer besnderen Planung und temprären Organisatin bedürfen. Weiter ist wichtig zu wissen, wie Prjekte entstehen, z.b. - Umsetzen Strategien - Prjektidee - Reagieren auf ein Prblem Prjektmanagement-Methden Verständnis vn Planung als durchdachtes und strukturiertes Vrgehen Definitin und Merkmale Przesse und Prjekte Strukturierte Vrgehensweise in der Prjektvrphase Erflgsfaktren eines Prjektes Magisches Prjekt-Dreieck Prjektklassifizierung Stakehlderanalyse Dkumentatin der Prjektidee Funktinen in Micrsft Office Prject Möglichkeiten vn Prject zur Prjektunterstützung Anlage eines Vrhabens / Prjektidee in Prject Arbeitsweise vn Micrsft Prject Bildschirmaufbau /Ansichten Erfassen vn Prjekteigenschaften - Grundinfrmatinen - Prjektinf - Prjekteigenschaften Vrgänge erfassen (Prjektphasen) Ergebnisdkument: i. a. Prtklle DEFINITION DES PROJEKTZIELES Zur Bewältigung neuer Aufgaben (z.b. Vrstellung eines neuen Prduktes auf der Messe) werden Ideen zur Realisierung entwickelt. Sbald die Ideen knkreter werden, sind hieraus sukzessive Prjektziel und Teilziele zu entwickeln. Ergebnisdkument: Definitin Prjektziel Definitin des Prjektzieles (Haupt- und Nebenziele, Nichtziele) Abgleich der Prjektziele mit den Unternehmenszielen bzw. strategischen Prjektzielen Aus Prjektzielen erfrderliche Einzelaktivitäten und Arbeitspakete ableiten Strukturierung der Prjektaufgaben (Prjektstrukturplan) Erfassen und Strukturieren der Prjektaufgaben / Vrgänge Vrgänge verwalten Vrgangsntizen erstellen Vrgänge verknüpfen (Abbilden sachlgischer Zusammenhänge der Aufgaben) Vrgangsdauer schätzen Zeiteinheit (Dauern) bestimmen (Mnate, Wchen, Tage, Minuten) BEWIELU, Technlgiezentrum am Eurpaplatz, Dennewartstr , Aachen Tel.: 0241 / ;

3 Lernziele Crssqualifizierung Prjektmanagement und Micrsft Office Prject Prjektstatin / Phase ANFORDERUNGSDEFINITION (LASTENHEFT) Das Prjektziel / die Anfrderungen werden präzisiert swie auf Vllständigkeit und Knsistenz geprüft. Nebenbedingungen swie Einschränkungen sind zu erfassen. Ergebnisdkument: Anfrderungsdefinitin / Lastenheft Prjektmanagement-Methden Anfrderungsdefinitin / Sllprzesse Definitin Lastenheft Entwicklung Lastenheft Nutzen eines Lastenhefts Anfrderungen an ein Lastenheft Einbindung / Planung Kernressurcen Funktinen in Micrsft Office Prject Meilensteine definieren Vrgänge nachträglich ergänzen bzw.vrgänge einfügen Terminknflikte Stichtage definieren Prjektressurcen anlegen / Ressurcenpl Ressurcenarten Vrgangsarten kennen und anwenden MACHBARKEITSANALYSE Die möglichen Risiken bei dem neuen Prjekt werden untersucht und swie deren Behebung bzw. Minimierung. Ergebnisdkument: Risikdarstellung Machbarkeitsstudie Risikanalyse Hindernisse, Prbleme, Störungen identifizieren Risik als Prdukt aus Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadenshöhe Machbarkeitsanalyse Aufgaben Durchführung Netzplan analysieren Autfilter anwenden Kapazitätsabgleich anwenden Pufferzeiten berücksichtigen Einsatz benutzerdefinierter Felder für Kennzahlen Zwischen Ansichten wechseln Übersichtsberichte analysieren PROJEKTAUFTRAG / PFLICHTENHEFT Über das Prjekt erflgt eine Entscheidung, b und wie dies umgesetzt werden sll. Ergebnisdkument: Prjektauftrag / Pflichtenheft. Pflichtenheft als Frtführung des Lastenheftes Bedeutung Pflichtenheft: - Vertragsgrundlage - Arbeitsgrundlage - Detaillierungsgrad Aufwandschätzung Erstellen der Auftragsdkumente Prjektverträge Basisplan des Prjektes speichern Unterschiede Basis- und Zwischenpläne kennen Übertragung Prjektaufgaben festhalten ( -Anfragen vn Prjektaufgaben) BEWIELU, Technlgiezentrum am Eurpaplatz, Dennewartstr , Aachen Tel.: 0241 / ;

4 Lernziele Crssqualifizierung Prjektmanagement und Micrsft Office Prject Prjektstatin / Phase Prjektmanagement-Methden Funktinen in Micrsft Office Prject ZUSAMMENSTELLEN PROJEKTTEAM Für die einzelnen Aufgaben werden die Anfrderungen an die Prjektbeteiligten knkretisiert. Für das erweiterte Prjektteam und Prjektrllen erflgt eine Zurdnung, wer welche Aufgaben übernimmt. Ergebnisdkument: Prjektplan / Einsatzplan Prjektrllen und deren Bedeutung Aufgaben Prjektsteuerungsgremium Prjekteinsatzplan Aufgaben Prjektleiter / - manager Typische Aufgaben vn Prjektmitarbeiter Prjektrganigramm Entscheidungsstruktur festlegen Berichtsstruktur Kmmunikatinsstruktur definieren Frtsetzung Ressurcenmanagement Möglichkeiten Unternehmensressurcenpl abzubilden Definitin generische Ressurcen und Übertragung auf natürliche Ressurcen Ressurcen für Prjektrllen zurdnen PROJEKTINITIALISIERUNG Das Prjekt wird kmmuniziert. Vn Lieferanten werden Angebte eingehlt. Definitin und Bedeutung Prjektinitialisierung Prjektplanung im Web kmmunizieren Einrichten vn Arbeitsgruppen Senden vn Prject-Aufgaben über Web Ergebnisdkumente: Einzelaufträge (Lieferanten) Zielvereinbarung MA KICK-OFF / PROJEKTSTART Den Prjektmitarbeitern wird in einer gemeinsamen Veranstaltung das Prjekt, deren Ziele und Meilensteine erläutert. Infrmatin der Mitarbeiter Mtivatin des Prjektteams Veröffentlichung der Prjektplanung Kmmunikatin und Berichtswesen über Prject Ergebnisdkument: Prjektplan mit Meilensteinen BEWIELU, Technlgiezentrum am Eurpaplatz, Dennewartstr , Aachen Tel.: 0241 / ;

5 Lernziele Crssqualifizierung Prjektmanagement und Micrsft Office Prject Prjektstatin / Phase Prjektmanagement-Methden Funktinen in Micrsft Office Prject PROJEKTDURCHFÜHRUNG und PROJEKTSTEUERUNG (PROJEKTCONTROLLING) - durch den Prjektleiter - im Prjektteam - im Prjektsteuerungsgremium Ergebnisdkument: Statusberichte Prjekttracking Prjektstatus (Plan + Ist) Ermitteln Planerfüllung (Fertigstellungsgrad) Abweichungsanalysen Sll-Ist-Vergleich Kennzahlen des Prjektcntrllings Earned Value Management Prjektdkumentatin Berichtswesen Changemanagement Istzeiten /Aufwände Zeitlicher Fertigstellungsgrad / physikalischer Fertigstellungsgrad Prjektinfrmatinen eingeben Vergleich mit Basisplan und/der Zwischenpläne Überwachungsfunktinen Frtschrittsanalyse Statusberichte vn Teammitgliedern anfrdern Berichtsanfrderung an Teammitglieder senden Kennzahlen über benutzerdefinierte Felder ermitteln und viusalisieren PROJEKTABNAHME Ergebnisdkument: Abnahmeprtkll Abnahmeerklärung Merkmale der Prjektabnahme Check der drei entscheidenden Größen: - Termin - Ksten (Budget) - Qualität Exprt vn Prjektdaten Vergleich Basisplan mit aktuellem Plan (Ist-Plan) PROJEKTABSCHLUSSMEETING / PROJEKTÜBERGABE Infrmatinssammlung Lessns Learned Prjekt vr weiteren Eingaben sperren Ergebnisdkument: Prjektbericht LESSONS LEARNED / REVIEW Ergebnisdkument: Zusammenfassung und Verbesserungsvrschläge Auswertung der Prjektdaten Qualitätskntrlle Entwicklung vn Verbesserungsvrschlägen und Methden für künftige Prjekte OLAP-Cubes nutzen (für Zusammenfassung und Auswertung der Prjektinfrmatinen) BEWIELU, Technlgiezentrum am Eurpaplatz, Dennewartstr , Aachen Tel.: 0241 / ;

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