Persönliches Wissensmanagement

Transkript

1 1 von :42 Persönliches Wissensmanagement 09. November 2004 von Gerald Lembke Dieser Artikel soll einen Einblick in Ansätze und Hilfestellungen für ein persönliches Wissensmanagement leisten. Welche Möglichkeiten, Ansätze und Denkanstöße fördern eine effiziente Wissensmanagements am Arbeitsplatz und bieten damit Potential für die Effektivitätssteigerung von Unternehmen? 1. Persönliches Wissensmanagement in Unternehmen Wissensmanagement wird in der Wirtschaftspraxis nach wie vor intensiv diskutiert. Viele Unternehmen haben sich in den letzten Jahren mit der Frage eines Managements von Wissen in vielen unterschiedlichen Projekten beschäftigt. Die Notwendigkeit der Thematisierung und tieferen Auseinandersetzung mit der Wissensarbeit in Unternehmen bleibt. Nicht nur, um Wissensarbeit in Unternehmen nicht als Mode in Vergessenheit geraten zu lassen sondern viel mehr auf die bewusst gewordenen Bedürfnisse der Anwender anpassen zu können. Diese Bedürfnisse werden gestaltet von in dieser Zeit besonders erlebbaren Entwicklungen ökonomischen Wirtschaftens. So dürfen weniger Menschen mehr Arbeit in zudem meist kürzeren Zeiten verrichten. Die Effizienz der persönlichen Arbeitsorganisation wird jeden Tag auf ein Neues geprüft. Ein existierendes "Wissens-System" kann Effizienzsteigerungen unterstützen und für die Zukunft fördern. So gut und ausgefeilt viele Systeme mittlerweile sind, so unpersönlich werden sie schließlich von Mitarbeitern angenommen: Web-Formulare ausfüllen, komplexe Erfassungsmasken bedienen, Kennen von Erfassungssyntaxen sind beispielsweise nicht zwingend Maßnahmen zur Effizienzsteigerung. Schließlich nutzen Mitarbeiter ihre etablierten oder bewährten Arbeitsmittel, die seit Jahren existieren oder von Vorgänger am Arbeitsplatz übernommen wurden. Eine einfache Exceltabelle für die Verschlagwortung seiner arbeitsplatzrelevanten Projektdokumentationen scheint für Manchen effizienter als das (Ein-) Pflegen von komplexen bedienungsunwürdigen DV-Systemen. 2. Verständnis eines "Persönlichen Wissensmanagements" Wissens- und Informationsverarbeitung in Unternehmen werden wie die meisten operativen Aktivitäten der Effektivitätssteigerung untergeordnet. Schnelle Ergebnisse sind gefordert. Doch gerade bei der Gewinnung von arbeitsplatzbezogen relevanten Informationen als Ansatz persönlichen Wissensmanagements ist eine Erfolgsmessung nicht trivial. Ein grundsätzliches Verständnis trägt dazu bei, die Falle zu umgehen. Ausgangspunkt ist stets, individuelle Denkweisen und Handlungen in seinem persönlichen Arbeitsbereich zu reflektieren, die zu Verbesserungen der eigenen Effizienz und der partizipierenden Kolleginnen und Kollegen führen können. Diese müssen z. B. darin bestehen, sich mit den arbeitsplatzbezogenen (weil individuellen) Zielen zu beschäftigen. Voraussetzung ist die Kenntnis und Wahrnehmung arbeitsplatzfördernder Zielformulierungen und die Kenntnis und Identifizierung der Ziele der Unternehmung. Beide stehen in engem Zusammenhang, bestimmen schließlich strategische Unternehmensziele, welche operativen Arbeiten in welchem Umfang mit welchen Ressourcen organisiert werden. Die Betrachtung der persönlichen Ziele steht hier im Vordergrund, ohne diesen Zusammenhang jedoch damit aufzulösen. Auf der Suche nach einem allgemeingültigen Verständnis "persönlichen Wissensmanagements" als Teil eines Wissensmanagement-Systems wird der Sucher enttäuscht. Auf eine Darstellung der einzelnen definitorischen Ansätze - vorwiegend aus wissenschaftlichen Perspektiven - soll an dieser Stelle verzichtet werden. Ein Beispiel einer unternehmensbezogen definitorischen Annäherung liefert der "European Guide to Good Practice in Knowledge Management". Hier wird unter einem persönlichen Wissensmanagement verstanden: "Ein Bündel von Konzepten,

2 2 von :42 Hier wird unter einem persönlichen Wissensmanagement verstanden: Ein Bündel von Konzepten, Methoden und Instrumenten zur Strukturierung und Ordnung von individuellen Wissensbeständen, welche es den Mitarbeitern ermöglicht, Verantwortung dafür zu übernehmen, was sie wissen und wen sie kennen." (Q1) Es wird deutlich, dass persönliches Wissensmanagement nicht von oben strategisch mit einem umfassenden großen System erfolgreich oktroyiert werden kann, sondern das diese auf allen Hierarchieebenen des Unternehmens von den Ambitionen und dem Ausmaß der Eigenverantwortung abhängt. Im Folgenden werden persönliche Wissensfähigkeiten und Ansätze aufgeführt, die aus Praxisprojekten und einem anhaltenden Diskus des persönlichen Wissensmanagements zur Verbesserung der Arbeitsorganisation und der Wissensarbeit in Wissensorganisationen führen können. Dazu gehören: (a) Fähigkeiten, (b) Verhaltensweisen, (c) Methoden, Instrumente und Techniken und (d) Beziehungswissen. 3. Aktuelle Ansätze persönlicher Wissensmanagements (a) Fähigkeiten für persönliches Wissensmanagement Die Fähigkeiten, die ein Mitarbeiter benötigt, um die Aktivitäten der Kernwissensprozesse effizient auszuführen, werden oft übersehen. Zu diesen persönlichen Fähigkeiten zählen unter anderem: Die Fähigkeit, aus implizitem Wissen explizites Wissen zu generieren, zum Beispiel durch die Methode des "Story Tellings". Das Fördern der Wissensteilung, indem die individuellen Fähigkeiten des aktiven Zuhörens entwickelt werden, z.b. in eigenen Worten die Worte eines Kollegen wiederzugeben, um herauszufinden, ob man seine Aussage richtig verstanden hat. Die effektive Vermittlung von Wissen an andere. Hier sind quasi journalistische Fähigkeiten angesprochen, komplexe Sachverhalte in Kürze auf den Punkt bringen zu können. Das Strukturieren von Wissen in Dokumenten in einer leserfreundlichen Art und Weise, zum Beispiel mit Hilfe von Mikro-Artikeln. Das Definieren effektiver Suchtstrategien, die adäquate Deutung der Abfrageergebnisse und die sofortige Integration in einen Arbeitsprozess. Die Selektion und Nutzung von externem Wissen (z.b. Informationen von Dritten). Diese persönlichen Fähigkeiten könnten in "Wissensfähigkeitstests" evaluiert werden und durch Training und "Learning by Doing" verbessert werden. Wenn diese Fähigkeiten aktiv geschult und gefördert werden, dann sollte mit der Zeit ein bewussterer Umgang mit Wissen erkennbar werden, sowohl beim Einzelnen als auch im Gesamtunternehmen. (b) Verhalten Da Wissen personengebunden ist, hängt das effektive Entwickeln, Bewahren, Teilen und Anwenden von Wissen davon ab, ob die Mitarbeiter in der Lage und auch willens sind, dies zu tun. Das bedeutet, dass ihnen die Relevanz ihres Wissens bewusst sein muss, und sie mit den verschiedenen Prozessen und den verfügbaren Instrumenten vertraut sein müssen. Die Organisation sollte daher geeignete wissensbezogene Verhaltensweisen fördern. Solches Verhalten kann u. U. durch verschiedene externe Maßnahmen beeinflusst werden, wie z.b. durch Anreizsysteme, Belohnungen und Beförderungen und vor allem durch einfache Verhaltensanwendung wie das Aussprechen von Anerkennung oder Feedback. Viel wichtiger ist der interne, persönliche Antrieb. Die Mitarbeiter sollten größtes Interesse daran haben, intellektuelle Vermögenswerte zu entwickeln und an Ihrem Arbeitsplatz wirksam werden zu lassen. Allein das Stellen von simplen Fragen wie...

3 3 von :42 Gibt es sonst noch jemanden, der mir mit seinem Wissen hier weiterhelfen könnte? Was haben wir aus diesem Projekt gelernt? Wem sollten wir das Gelernte mitteilen? Was werde ich das nächste Mal besser machen?... könnte entscheidenden Einfluss darauf haben, wie am Arbeitsplatz und im Unternehmen Wissen entwickelt, geteilt und genutzt wird. Zum Beispiel kann das einfache Fragen nach Hilfe ein sehr förderliches Verhaltensprinzip für Wissensteilung sein: es ermöglicht einer anderen Person, seine /ihre Lösung oder Methode zu verbessern und in der Organisation zu verankern. Mitarbeitern muss dabei geholfen werden, kulturelle Barrieren zu überwinden, die sie daran hindern, um Hilfe zu bitten. Weitere Faktoren, die das Verhalten beeinflussen sind: Wertvorstellungen und Überzeugungen der Mitarbeiter sowie das Ausmaß an Kontrolle und autoritärer Strukturen innerhalb von Organisationen im Gegensatz zu individueller Entscheidungsfreiheit und Aktionsspielraum. (c) Methoden, Werkzeuge und Techniken Wenn Wissen effektiv geteilt oder bestehendes Wissen genutzt werden soll, so werden häufig Werkzeuge benötigt, um diesen Prozess zu ermöglichen. Für explizites Wissen gibt es mehr und mehr Informations- und Kommunikationssoftware-Tools, wie Internet, Intranets, Suchsoftware, Datenbanken, Expertenverzeichnisse, Workflow-Systeme etc. Unternehmen sollten auch verschiedenste nicht-technische Instrumente berücksichtigen, wie z.b. individuelles Coaching von Führungskräften und Mitarbeitern, Workshops, Wissensgemeinschaften, Expertentreffen und Veranstaltungen mit sozialem Charakter. Die Auswahl eines Werkzeugs sollte sehr sorgsam getroffen werden: es solle sich so nahtlos wie möglich in die natürliche Arbeitsweise der Mitarbeiter und der gesamten Organisation einfügen. (d) Beziehungswissen Unter Beziehungswissen wird das Wissen über und das Wissen von Personen und Wissensträgern verstanden. Der Austausch von Informationen, Wissen und Erfahrungen in (Klein-) Gruppen führt häufig zu unerwarteten und teilweise unbewussten Lernergebnissen. Eine Information muss dazu zwischen Sender und Empfänger verständlich aufgebaut gestaltet werden. Für die Praxis bedeutet dies, eine Information in einen Sprachcode zu exportieren, den der Empfänger aufgrund seiner Erfahrungen und seines Wissens aufnehmen kann. Bestes Beispiel dazu ist das Erlernen einer Fremdsprache, die Umcodierung von Informationen in einen neuen kognitiven Kontext. Für ein persönliches Wissensmanagement bedeutet dies für den Mitarbeiter die Überprüfung seiner bisherigen Wissensziele und der Beschreibung der Vorgehensweisen des Codierungsprozesses. Begleitet werden diese von den Erwartungen, die der Manager, die Führungskraft oder die Organisation an seine Mitgliedern stellt. 4. Ausgewählte und aktuelle Angebote zur Förderung Persönlichen Wissensmanagements Im Folgenden werden einige aktuell recherchierte Angebote zur Förderung eines persönlichen Wissensmanagements vorgestellt und kurz skizziert. Bei Internet-Recherchen ist aufgefallen, dass die meisten der Angebote in zwei Kategorien zusammen zu fassen sind. Die erste Kategorie (A) zeigt zahlreiche Angebote zur Aus- und Weiterbildung eines "Persönlichen Wissensmanagements" und können den ersten beiden obigen Ansätzen zur Kompetenzentwicklung und Verhaltenserweiterung zugeordnet werden. Dabei haben sich vor allem Weiterbildungsangebote etabliert, die durch Wissensvermitllung, Training oder Online-Coachings Hilfestellungen für die Organisation des eigenen Arbeitsplatzes und Tipps für die Organisation der eigenen Person leisten.

4 4 von :42 Die zweite Kategorie (B) kann den "Methoden, Werkzeugen und Techniken"zugeordnet werden. Dabei handelt es sich vorwiegend um Software-Lösungen für Stand-Alone-Arbeitsplätze oder Netzwerke (Intranets). Auffällig sind hier der hohe Entwicklungsstandard von Softwarelösungen und die (teilweisen) günstigen Angebote im Shareware- und Freewarebereich. Es muss also nicht immer IBM oder Siemens sein. (A) Förderung: Individuelle Fähigkeiten und Verhaltensweisen Die Universität Dortmund bietet einen Workshop an mit dem Titel "Wissensmanagement und Selbstorganisation". Die Veranstaltung richtet sich primär an (Nachwuchs-) Wissenschaftler aller Fachrichtungen und Wirtschaftsvertreter, die Elemente von Selbst- und Zeitmanagement, der Umgang mit Stressoren und die Routinierung von Arbeitstechniken kennen lernen möchten. Außerdem gibt es Hinweise auf geeignete Software und kognitive Werkzeuge. (Q2) Die LearnAct! GmbH mit Hauptsitz in Wiesbaden bietet ein zweitägiges Training zum Selbst- und Zeitmanagement an. Das Training richtet sich gezielt an Fach- und Führungskräfte der Wirtschaft und öffentlichen Verwaltung. Hier werden vor allem Kommunikations-Module zur Aus- und Weiterbildung von Verhaltensweisen zur Wissens(ver-)teilung und Arbeitstechniken zur Wissensarbeit am Arbeitsplatz vermittelt und eingeübt. Individuelles Coaching und Gruppensupervisionen garantieren einen hohen Transfer in die Teilnehmerpraxis nach dem Seminar. (Q3) Das Institut für Kommunikation und Zeitdesign in Bonn bietet seit Jahren Seminare zur Verbesserung individueller Lesetechniken und Informationsverarbeitung an. Angaben zur Zielgruppe können dem Internetangebot nicht entnommen werden. Das Kompetenzdesign des Seminars bietet sowohl inhaltliche Informationen als auch Methoden des Flächenlesens in zahlreichen intensivere Übungen an. Der berufliche Lesebezug wird intensiver in den Vordergrund gerückt (einschließlich dem wissenschaftlichen Lesen), das Lesen am Bildschirm gewürdigt und schließlich zahlreiche Praxissimulation unter den Teilnehmern abschließende Sicherheit geben. (Q4) Das Narrata Consulting Beratungsnetzwerk bietet Seminare, Workshops und Coachings für die Anwendung narrativer Methoden in Unternehmen an und ergänzen die gängigen Management- Ansätze um diesen systematischen Einsatz. Dabei wird mit fiktiven Geschichten, Märchen, Bildern, Analogien und vor allem mit den Erzählungen Ihrer Mitarbeiter gearbeitet, um das ungenutzte implizite Wissenspotential ans Tageslicht zu bringen. (Q5) (B) Integration: Werkzeuge und Networking Outlook Helpdesk unterstützt Ihr Arbeitsteam, gemeinsame Projekte und Fragen effizient zu bearbeiten und zu verwalten. Auftretende Probleme und Anfragen werden in Outlook Helpdesk gesammelt, geordnet und auf die zuständigen Mitarbeiter verteilt. Das Software-Tool ist als Shareware online zu beziehen. (Q6)

5 5 von :42 synergy ist eine Groupware- und Kommunikationslösung für den Aufbau eines Intranets oder zur Integration in ein bestehendes Intranet. Die Software umfasst unter anderem -Postfächer, Faxanzeige und -versand, Abruf von Sprachnachrichten, Adressbücher, Termin- und Aufgabenverwaltung und eine Fotodatenbank. Mit Hilfe eines beliebigen Webbrowsers können sich die Benutzer bei synergy anmelden und auf alle Funktionen zugreifen. Selbstverständlich können die Benutzer, bei einer bestehenden Internetverbindung auch außerhalb des Intranets, über das Internet auf synergy zugreifen. Durch die umfangreiche Benutzerverwaltung ist es möglich, den einzelnen Benutzern verschiedene Rechte zuzuweisen und Daten, wie z. B. Adressen, Termine oder Aufgaben, untereinander auszutauschen. synergy bietet eine komfortable Funktion zum Import Ihrer bestehenden Daten. Die Software ist für bis zu einschließlich 10 Benutzern Freeware ohne Einschränkung der Funktionalität. (Q7) Die Organisation von Wissen bedarf Zeit. Häufig kann persönliche Wissensarbeit auf Grund mangelnder Zeit nicht (hinreichend) realisiert werden. Ein Online-Test zum Umgang mit der individuellen Zeitplanung sowie ein (Schnupper-) Online-Seminar zum Thema Zeitmanagement leisten Hilfestellungen und geben im Seminar individuelle Tipps. (Q8) Eine Internet-Plattform unterstützt das Kennen lernen von Menschen aus unterschiedlichen Regionen mit unterschiedlichen Wissensbeständen. "openbc" ist eine der führenden europäischen Online Networking-Plattformen für professionelles und sicheres Kontaktmanagement. openbc ist branchenübergreifend und weltweit aufgestellt. Die innovativen Networking und Kommunikations- Technologien werden in den Sprachen Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch, Portugiesisch, Russisch und Chinesisch angeboten. Eine Registrierung ist kostenlos. In der freien Mitgliedschaft stehen alle Grundfunktionen von openbc zur Verfügung: eine Kontaktseite mit Gästebuch zur Selbstdarstellung, Möglichkeiten Kontakte einzuladen und zu verwalten, Termine zu organisieren sowie private Nachrichten zu empfangen.(q9) 5. Ausblick: Entwicklungsbedarf Die Verbesserung persönlichen Wissensmanagements ist nicht nur eine strategische Management- Aufgabe, sondern besonders anhängig vom Entwicklungsengagement der Mitarbeiter einerseits und der Führungskräfte andererseits. Probleme in diesen Bereichen lassen sich häufig in den Ursachen fehlender Motivation, mangelnden Kompetenzen oder einem nicht förderlichen Vorleben beobachten. In sofern ist es weniger erforderlich, konkrete Systeme in Bezug auf ihre Funktionsfähigkeiten zu optimieren, sondern zwei Schritte zurückzugehen und die Informationsverarbeitungsmethoden von Mitarbeitern zu identifizieren, zu beobachten und zu beschreiben, um Verbesserungsalternativen zu erarbeiten und umzusetzen (Stichwort Wissens- und Lernziele). Die meisten Mitarbeiter arbeiten meist schon mit einem individuellen Methodensystem, mit welchem sie partiell erfolgreich Informationen und Personen gebundenes Wissen bisweilen organisieren konnten. Es gilt, existierende Qualifizierungsansätze auf diese Bedürfnisse auszurichten. Offene Veranstaltungen können da nur einen kleinen Beitrag leisten. Effektiver sind unternehmensinterne auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter und Führungskräfte ausgerichtet Maßnahmen mit konsequenter Evaluierung.

6 ersönliches Wissensmanagement von :42 Die Bedeutung für den Einzelnen Die Herausforderung jedes Einzelnen und insbesondere der Führungskräfte liegt in der Bereitstellung von Hilfen im Rahmen der Verbesserung des persönlichen Wissensmanagements. Für den Mitarbeiter kommt es darauf an, gegebenenfalls über Schulungs- und Trainingsmaßnahmen stets aktuelle Verarbeitungs-, Organisations- und Strukturierungsmethoden kennen zu lernen und Verhaltensweisen im Hinblick von Wissensarbeit vermittelt und trainiert zu bekommen. Redaktionelle Schreibtrainings im Rahmen der Dokumentationstechniken, redaktionelle Workshops im Hinblick auf die Identifizierung, Beobachtung, Beschreibung und Verbesserung der eigenen Informations- und Wissensarbeit im Arbeitsalltag liefern weitere konkrete methodische Ansätze. Die Bedeutung für das Unternehmen Für die Organisationsführung sind diese individuellen Perspektiven in ein ganzheitliches Konzept zu integrieren um die notwendige Flexibilisierung und Dynamisierung der Organisationsstruktur im Hinblick sich wandelnder Kunden- und Marktsegmente vorzubereiten und zu optimieren. Dazu können gezielte individuelle Maßnahmen einerseits bezogen auf Mitarbeiter als auch kurz orientierte Maßnahmen im Hinblick der Verbesserung der Kommunikationsstruktur und Kultur andererseits hilfreich sein. Die Entwicklung einzelner Mitarbeiter hat auch kurzfristig positive Effekte auf das Unternehmen. Hier sind besonders effektive Evaluierungsmaßnahmen gefragt, die diese Effektivitätssteigerungen transparent machen. 6. Quellen: (Q1) European Guide to Good Practice in Knowledge Management: /businessdomains/businessdomains/isss/cwa/ knowledge+management.asp (Download am: , 11:45 Uhr) (Q2) Universität Dortmund: Workshop Wissensmanagement und Selbstorganisation: (Download: , 10:19 Uhr) (Q3) LearnAct! GmbH: Seminar "Selbst- und Zeitmanagement" GmbH.de/seminar.php (Download: , 10:19 Uhr) (Q4) AlphaReading: Seminar zur Verbesserung von Lesetechniken und Informationsverarbeitung , 10:19 Uhr) (Q5) Narrative Methoden (z. B.: Story Telling) für Unternehmen /manage01.htm (Download: , 22:19 Uhr) (Q6) Groupware für Outlook, unterstützt den Wissensaustausch in Arbeitsgruppen (Download: , 09:02 Uhr) (Q7) Groupware- und Kommunikationslösung für Intranets /Office,Business/Organizer,Kalender/sYnergy html (Download: , 09:14 Uhr) (Q8) Günstiges Online-Seminar zum Zeitmanagement business-wissen.e-ffectivity.biz/b-wise.asp und einem Online-Selbsttest: business-wissen.e-ffectivity.biz/effectivity_scan/umfragen /Um1/welcome.asp (Download: , 08:00 Uhr) (Q9) Internetplattform zur Unterstützung sozialen Networkings (Download: , 09:12 Uhr)