5 wichtige Berichte zum Start mit Ihrem PPM-System

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1 5 wichtige Berichte zum Start mit Ihrem PPM-System Bewährte Vorlagen für bessere Entscheidungen und maximalen Nutzen Beim Einführen von Lösungen für Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM) wird das Thema Berichtswesen oft zu spät betrachtet. Optimal wäre, wenn Sie Berichte ganz an den Anfang stellen. Das PPM-System sollte dann um die Berichte und deren Nutzer herum geplant werden. Der Grund dafür liegt auf der Hand: Sie wollen nicht nur Daten eingeben, sondern das PPM-System soll am Ende Informationen bereitstellen. Berichte lassen Sie erkennen, was gerade läuft und worüber entschieden werden muss. Starten Sie mit dem passenden Berichtswesen. Dann fokussieren Sie auf das Wesentliche. Somit erreichen Sie den maximalen Nutzen Ihres PPM-Systems. Folgend finden Sie fünf Berichte, die wir für den erfolgreichen Start in ein PPM-System als wesentlich empfehlen. Die Inhalte der einzelnen Berichte sind nur Vorschläge, die natürlich an Ihre individuellen Bedürfnisse angepasst werden können. Eine Checkliste mit den 12 wichtigsten Fragen zum Einführen und Anpassen Ihrer Berichte finden Sie am Ende dieses Dokuments. TPG Fachartikel Mehr von TPG The Project Group zu verschiedenen Themen des Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagements finden Sie unter /fachartikel bzw. auf dem Blog Oder abonnieren Sie doch gleich den monatlichen TPG Newsletter unter 1 Das Portfolio-Dashboard Bild 1: Skizze eines Portfolio-Dashboards Das Portfolio Dashboard dient dem Unternehmensmanagement und den Entscheidungsgremien als Instrument für die Überwachung und das Controlling des Projektportfolios. Anhand wichtiger KPIs wird der Zustand des Portfolios übersichtlich dargestellt. Wichtige Bestandteile dieses Dashboards sollten sein: Gesamtstatus des Portfolios, Anteil der Projekte nach Zustand, Zeitplaneinhaltung, Budget/Kosten, Ressourcenauslastung, Qualität, etc. Die Historisierung der Daten ermöglicht den Vergleich mit früheren Zuständen und macht die Entwicklung sichtbar.

2 2 Die Projekt-Pipeline Bild 2: Skizze eines Projekt-Pipeline Berichts Der Bericht zur Projekt-Pipeline stellt alle Projekte über deren Phase im Lebenszyklus dar. Damit ist der Fortschritt der Projekte auf einen Blick erkennbar. Eine zu geringe oder auch zu hohe Anzahl an neuen Projekten oder kritische Häufungen in bestimmten Phasen machen den Handlungsbedarf gut sichtbar. 3 Der Projektstatus Bericht Bild 3: Skizze eines Projektstatus Berichts Der Projektstatus Bericht zeigt den Zustand des betroffenen Projekts. Wichtige Bestandteile sind beispielsweise: Projektkopfdaten (Projektname, Nummer, Manager, Sponsor, Projektart, etc.), zeitlicher Projektstand (Projektphase, Übersicht der Timeline), Projektzustand ( Projektgesundheit, Projektstatusampeln, Indizes für Termine und Kosten), Vergleich des Basisplans mit geplant und Ist-Werten (Termine, Arbeit, Kosten). Auch ein Kommentar für die Beschreibung der aktuellen Projektsituation in einem Freitextfeld ist dringend anzuraten. Zudem machen eine Übersicht wichtiger Meilensteine sowie von Risiken und Change Requests Sinn.

3 4 Die Ressourcenauslastung im Team Bild 4: Statischer Bericht zur Ressourcenauslastung (aus Microsoft Project Online). Der Projektleiter benötigt häufig die Unterstützung aus der Linie. Dafür stellt er Anfragen an den Teamleiter. Damit der Teamleiter eine verlässliche Zusicherung an den Projektleiter geben kann, braucht er eine vollständige Übersicht der Auslastung seiner Teammitglieder. Nur so kann er sehen, was neben den Abwesenheitszeiten und Linientätigkeiten noch an Zeit für Projekte zur Verfügung steht. So hat er eine fundierte Basis für seine Zusicherung. Wenn eine statische Auswertung der Ressourcenplanung auf Berichtsbasis des Project Servers ausreichend ist, so können Sie sich entweder mit Bordmitteln oder einem angepassten Bericht Klarheit verschaffen. Bild 5: Beispiel eines Berichts zur Ressourcenauslastung pro Abteilung und Ressourcen innerhalb der Abteilungen (aus Microsoft Project Online). Möchten Sie sowohl die Auswertung als auch die Planungsmöglichkeit Ihrer Ressourcen im Team dynamisch in einer Oberfläche sehen und bearbeiten, dann nutzen Sie am besten speziell hierfür entwickelte Tools.

4 Beispielsweise können Sie als Teamleiter mit der TPG TeamManager App für SharePoint nicht nur Projektanfragen zusichern, sondern auch alle Tätigkeiten außerhalb von Projekten sehr einfach planen. Dadurch erhalten Sie in kürzester Zeit eine vollständige Übersicht der Ressourcensituation in Ihrem Team. Bild 6: Verfügbarkeit der Mitarbeiter, Projektzugehörigkeit und Projektverfügbarkeit in einer Übersicht (TPG TeamManager App für SharePoint) 5 Die Ressourcensituation und Roadmap Bild 7: Laufende und geplante Projekte mit aggregiertem Ressourcenhistogramm zur Ermittlung der optimalen Ressourcenauslastung (TPG PortfolioPlanner) Sollen neue Projekte in ein Portfolio eingebracht werden, so ist die Ressourcensituation oft der limitierende Faktor. Ein hochaggregiertes Ressourcenhistogramm mit der Auslastung in Abhängigkeit der Projektlage schafft Klarheit, ob und wann in welchen Teams Überlastungen drohen. So lässt sich entscheiden, wann neue Projekte frühestens starten können. Speziell für diesen Zweck entwickelte Tools zeigen Ihnen die aktuelle Situation aus laufenden

5 Projekten, überlagert von den Ressourcenanforderungen durch neue Projekte. So erkennen Sie sofort drohende Überlastungen und können Projekte im Zeithorizont bequem per Maus verschieben. Alternativ deaktivieren Sie diese oder Sie passen die Ressourcenkapazität in verschiedenen Szenarien an, die sich vorab simulieren lassen. Auf diese Art und Weise ermitteln Sie eine für Ihre Organisation verkraftbare Anzahl an gleichzeitig laufenden Projekten und deren jeweils idealen Startzeitpunkt. Ein genau für diesen Zweck entwickeltes Werkzeug ist z.b. der TPG PortfolioPlanner. Checkliste: Die 12 wichtigsten Fragen vor dem Einführen von Berichten 1. Welchen Zweck erfüllt der Bericht? 2. Für welche Zielgruppe ist er gedacht? 3. Welche Entscheidungsgrundlagen sollen darin aufbereitet werden? 4. Wer soll welche Berechtigung haben? 5. Wie häufig sollen die Berichte ausgegeben werden? 6. Müssen die Berichte online oder offline zur Verfügung stehen? 7. Brauchen Sie ad-hoc Auswertungen? 8. Müssen die Berichte gedruckt werden? 9. Sollen Berichte kommentiert werden können? 10. Müssen die Daten historisiert werden? 11. Müssen Berichte archiviert werden? 12. Wollen Sie Berichte selbst ändern können? Ein Tipp zum Schluss Wenn Sie lernen möchten, wie Sie selbst Berichte für Microsoft Project Server erstellen ohne Programmieren, dann sehen Sie sich den Inhalt dieses Seminars von TPG The Project Group an: Berichte für Microsoft Project Server selbst erstellen Projektmanager, PMO Mitarbeiter, Controller und Admins lernen in diesem praxisbezogenen Berichte-Seminar, welche Business Intelligence Werkzeuge wofür optimal sind. Das Seminar gibt Ihnen in detaillierten Übungen die notwendige Sicherheit beim Anbinden der Datenquellen an das jeweilige Berichts-Werkzeug. Sie lernen die einschlägigen, klassischen Reports des Projekt- und Projektportfolio-Managements kennen. Diese zählen mittlerweile zum Pflichtprogramm einer jeden Project Server Einführung.

6 Die Experten für internationales Projektmanagement Kompetente Beratung und intelligente Lösungen für Ihren höheren PM-Reifegrad TPG The Project Group bietet als international tätiger Fullservice-Anbieter Beratung und Lösungen für unternehmensweites Projektmanagement. Schwerpunkt sind Technologien von Microsoft sowie die Integration mit SAP und beliebigen anderen Systemen. Besonders für international aktive Kunden steht TPG als Microsoft Gold Certified Partner für kompetente Beratung, flexible Umsetzung, intelligente PM-Lösungen und die Erhöhung des PM-Reifegrades als Beitrag zum Unternehmenserfolg. Praxisbezogene Seminare zu Microsoft Project und Projektmanagement- Methodik runden das Leistungsspektrum ab. Warum Your Project Experts? -- Sehr umfangreiche Erfahrung im Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement sowie in Microsoft Technologie schon seit fast 20 Jahren -- Microsoft Gold Certified Partner und weltweit eine der ersten Adressen zu integrierten PPM- Lösungen mit Microsoft Technologien wie Project Server und SharePoint -- Weltweit führendes Portfolio an Produkten, die Microsoft Lösungen clever erweitern, Systeme integrieren und so das Arbeiten im Projektmanagement spürbar erleichtern Die Kundenversteher Wer verstehen will muss richtig zuhören können. TPG Berater erfüllen diese Voraussetzung. Gemeinsam mit Ihnen als Kunde entwickeln sie den richtigen Weg zum gewünschten Ziel. Bei der Auswahl geeigneter Methoden, Standards und Werkzeuge für Projektmanagement schöpfen unsere Experten aus langer Erfahrung in allen Branchen. Ihre vorhandene IT-Infrastruktur wird ebenso berücksichtigt, wie mögliche künftige Entwicklungen. Sicher richtig ankommen Gebündelt ist unsere langjährige Erfahrung in der TPG 5-Phasen Methode. Das ist der rote Faden beim Planen und Umsetzen jedes Projekts. Schritt für Schritt, zielgenau und schnell entsteht nach dieser Methode die Projektmanagement-Umgebung, die Ihnen künftig die Arbeit erleichtert und den PM-Reifegrad in Ihrem Unternehmen erhöht. Das gilt auch für Migrationen. Global verfügbar Mit mehreren Niederlassungen in Europa, USA und Afrika sowie einem weltweiten Netzwerk autorisierter Partner bietet TPG ein Leistungsportfolio für große und mittlere Unternehmen aller Branchen, die Projektmanagement in internationaler Größenordnung betreiben. Werterhalt in der Zukunft Regelmäßige Wartung, erfahrenes Coaching der Mitarbeiter und jederzeit ein zuverlässiger Support sichern die Akzeptanz und den Betrieb Ihrer Investition langfristig. Dass das auch in Zukunft so bleibt, dafür sprechen unser international anerkanntes Know-how, ein weltweit führendes Produktportfolio und die seit Jahren sehr enge Beziehung zu Microsoft. Mehr finden Sie unter