Handbuch Debit Direct

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1 Handbuch Debit Direct de (pf.ch/dok.pf) PF Handbuch Debit Direct Version Oktober /27

2 Kundenbetreuung Debit Direct Beratung und Verkauf Telefon (ab Festnetz CHF 0.08/Min.) Kontaktcenter Telefon Telefax postfinance.ch Rückzugsbegehren PostFinance AG Zahlungsbearbeitung Engehaldenstrasse Bern Telefon Telefax Nachforschungen PostFinance AG Nachforschungen Nationaler ZV, EZAG Engehaldenstrasse Bern Telefon Telefax Handbuch Debit Direct Version Oktober /27

3 Inhaltsverzeichnis 1. Allgemeine Informationen Anwendbare Bestimmungen und Handbücher Transaktionsarten 5 a. Datenanlieferung 5 b. Datenauslieferung Datenmedien Test Preise und Konditionen 6 2. Dienstleistungsbeschrieb Auftragserteilung 7 a. Identifikation des Kunden 7 b. Gutschriftskonto 7 c. Absenderangabe 7 d. Richtigkeit 7 e. Sammelauftrags-Identifikation 7 f. Totalrecord 7 g. Gruppierung der Aufträge 8 h. Datenrekonstruktion durch den Kunden 8 i. Zugelassene Zeichen 8 j. Annullation von fehlerhaften Debit-Direct-Aufträgen durch PostFinance AG 8 k. Annullation von fehlerhaften Transaktionen durch PostFinance AG 8 l. Schriftliche Belastungsermächtigung Fälligkeitsdatum 10 a. Definition des Fälligkeitsdatums 10 b. Postwerktag 10 c. Freigabefrist 10 d. Mehrfachbelastungsversuch 10 e. Verspätet eintreffende Daten Anlieferungszeiten 10 a. E-Finance und Filetransfer 11 b. Express-Aufträge Freigabe E-Finance und Filetransfer Rückzüge/Mutationen 11 a. Durch Kunden 11 b. Durch PostFinance AG 12 c. Rückzüge bei Option Mehrfachbelastungsversuch Auftragserledigung 12 a. Gutschrift 12 b. Widerspruch 12 c. Rückbuchungen Dokumentangebot 13 a. Auftragsbestätigung Debit Direct (DD) (Muster Anhang 4) 13 b. Ausführungsbestätigung Debit Direct (DD) (Muster Anhang 5) 13 c. Verarbeitungsmeldung Debit Direct (DD) (Muster Anhang 6/7) 13 d. Rückbuchungsliste Debit Direct (DD) (Muster Anhang 8) 14 Handbuch Debit Direct Version Oktober /27

4 2.8 Datenauslieferung 14 a. Test 15 b. Datenauslieferung 15 c. Rückweisungs- bzw. Rückbuchungscode 15 d. Recordtypen je Auslieferung 15 e. Sortierung 16 f. Auslieferungsperiodizitäten 16 g. E-Finance und Filetransfer 17 h. Kopie der ausgelieferten Daten Mutationen Nachforschungen 18 Anhänge Muster Belastungsermächtigungskarte Debit Direct Anhang 1 Muster Belastungsermächtigungskarte Debit Direct/LSV+ Anhang 2 Muster Belastungsermächtigung Debit Direct und Debit Direct/LSV+ im PDF-Format Anhang 3 Auftragsbestätigung Anhang 4 Ausführungsbestätigung Anhang 5 Verarbeitungsmeldung Anhang 6 Verarbeitungsmeldung (hoch) Anhang 7 Rückbuchungsliste Anhang 8 Preisübersicht Debit Direct Anhang 9 Handbuch Debit Direct Version Oktober /27

5 1. Allgemeine Informationen 1.1 Anwendbare Bestimmungen und Handbücher Soweit das Handbuch und seine Anhänge keine besonderen Bestimmungen enthalten, gelten die Teilnahmebedingungen Elektronische Dienstleistungen Allgemeinen Geschäfts- und Teilnahmebedingungen von PostFinance Die Teilnahmebedingungen Elektronische Dienstleistungen und das Handbuch Debit Direct stehen unter w ww.postfinance.ch/dd zur Verfügung. Die Allgemeinen Geschäfts- und Teilnahmebedingungen von PostFinance können unter w ww.postfinance.ch heruntergeladen werden. 1.2 Transaktionsarten Über Debit Direct können folgende Transaktionsarten abgewickelt werden: a. Datenanlieferung Transaktionsart Bezeichnung 47 Record für Belastungen auf ein Postkonto b. Datenauslieferung Transaktionsart Bezeichnung 81 Record für die Auslieferung der Gutschriften 84 Record für die Auslieferung der Rückweisungen/ Rückbuchungen Die «Recordstrukturen Elektronische Dienstleistungen» können unter w ww.postfinance.ch/handbuecher heruntergeladen werden. 1.3 Datenmedien Mit folgenden Medien können Debit-Direct-Aufträge angeliefert bzw. abgeholt werden: E-Finance Filetransfer für Geschäftskunden Direkter Netzanschluss (FDS = File Delivery Services) Partnernetz (FDS) H-Net Telebanking Server SWIFT FileAct (betrifft nur Datenauslieferung) 1.4 Test Der Test dient der Kontrolle der Recordstruktur und des Arbeitsablaufes einer Debit-Direct-Verarbeitung und ist empfehlenswert. Es sind nur Aufträge bis zu einer Grösse von maximal 100 Transaktionen anzuliefern. Falls Sie Testdaten anliefern oder abholen wollen, nehmen Sie bitte mit dem Kontaktcenter Kontakt auf, Telefon Handbuch Debit Direct Version Oktober /27

6 1.5 Preise und Konditionen Die aktuell gültigen Preise sind unter aufgeführt oder werden auf Anfrage vom Kundenberater mitgeteilt. Die Preise für genutzte Dienstleistungen von PostFinance werden jeweils per Ende Monat verrechnet. Der Kunde sorgt deshalb dafür, dass auf dem entsprechenden Gebührenkonto genügend Deckung vorhanden ist. Handbuch Debit Direct Version Oktober /27

7 2. Dienstleistungsbeschrieb 2.1 Auftragserteilung a. Identifikation des Kunden Für die elektronische Bearbeitung der Aufträge wird dem Kunden eine 6-stellige Debit-Direct-Kundennummer zugeteilt (5-stellige Kundennummer plus Prüfziffer). b. Gutschriftskonto Der Debit-Direct-Auftrag kann in CHF oder EUR eingereicht werden. Die Teilnahme an der Dienstleistung Debit Direct setzt voraus, dass der Zahlungsempfänger ein Postkonto in CHF oder EUR besitzt. Die Gutschriften aus Debit Direct müssen für den Kontoinhaber des Gutschriftskontos bestimmt sein. Der Auftrag ist währungsrein anzuliefern und muss auf die Währung des Gutschriftskontos Debit Direct lauten. Dem Gutschriftskonto werden die Debit-Direct-Aufträge gutgeschrieben sowie allfällige Rückbuchungen belastet. Die Gutschriften von Aufträgen können nur auf dem Postkonto des Debit-Direct-Kunden erfolgen, da dessen Bezeichnung gleichzeitig als Absenderangabe dient. Je Gutschriftskonto wird nur eine Kundennummer zugeteilt. Dies bewirkt, dass bei einer Änderung des Gutschriftskontos auch eine neue Kundennummer vergeben wird. Dies bedingt organisatorische Vorkehrungen bei PostFinance. Daher muss der Kunde vorgängig seinen Kundenbetreuer kontaktieren. c. Absenderangabe Die Bezeichnung des Gutschriftskontos dient als Absenderangabe. Diese erscheint, unterteilt in maximal 4 30 Positionen, auf der Belastungs anzeige. Enthält der Anlieferungsrecord Werte in den Feldern «Auftrag geber», werden dem Schuldner anstelle der Kontobezeichnung diese An gaben als Absenderbezeichnung angezeigt. d. Richtigkeit Der Kunde ist für die Richtigkeit der von ihm gelieferten Daten verantwortlich. Massgebendes Verbuchungsmerkmal für die Belastung ist die Postkontonummer (im Postkontoformat oder im IBAN-Format). e. Sammelauftrags-Identifikation Ein Debit-Direct-Auftrag identifiziert sich durch folgende Angaben: Debit-Direct-Kundennummer Fälligkeitsdatum Auftragsnummer Mehrere Aufträge mit derselben Identifikation können nicht automatisch verarbeitet werden. Solche Aufträge werden durch PostFinance nachbearbeitet und im Zweifelsfall annulliert (Doppeleinlesekontrolle). f. Totalrecord Der Auftrag ist währungsrein anzuliefern und muss auf die Währung des Gutschriftskontos Debit Direct lauten. Für die angelieferten Transaktionen ist anzahl- und betragsmässig eine Summe zu bilden. Ergeben sich bei der Kontrolladdition durch PostFinance Differenzen gegenüber den im Totalrecord enthaltenen Informationen, wird der Auftrag aus Sicherheitsgründen zurückgewiesen. Handbuch Debit Direct Version Oktober /27

8 g. Gruppierung der Aufträge Eine Datenanlieferung via E-Finance oder Filetransfer kann mehrere Aufträge enthalten. Diese können alle vom selben oder von verschiedenen Debit-Direct-Kunden stammen. h. Datenrekonstruktion durch den Kunden Der Kunde muss in der Lage sein, eine Kopie der an PostFinance gelieferten Daten erstellen zu können, bis er die Gewissheit hat, dass die Aufträge korrekt eingelesen und verarbeitet werden konnten. i. Zugelassene Zeichen PostFinance verwendet den Zeichensatz ISO Andere Zeichensätze werden mit diesem Zeichensatz konvertiert, nicht interpretierbare Werte werden in SPACES umgewandelt, damit die interne Verarbeitung nicht beeinträchtigt wird. j. Annullation von fehlerhaften Debit-Direct-Aufträgen durch PostFinance AG Ganze Sammelaufträge werden annulliert, wenn der Kopfrecord fehlt im Kontrollbereich des Kopfrecords Fehler vorhanden sind ein ungültiger Währungscode im Totalrecord verwendet wird der Währungscode im Totalrecord nicht dem Gutschriftskonto entspricht die Totalisierung der Anzahl Transaktionen und/oder des Betrages nicht stimmt Ein Auftrags-File kann mehrere Sammelaufträge enthalten. Jeder Sammelauftrag beginnt mit einem Kopfrecord und endet mit einem Totalrecord. Korrekt strukturierte Sammelaufträge gelangen in die Verarbeitung, fehlerhafte werden annulliert. Daher ist es möglich, dass von einem Auftrags- File nicht alle Sammelaufträge verarbeitet werden. Sammelaufträge, welche fehlerhaft sind, werden auf der Verarbeitungsmeldung avisiert (siehe Kapitel Dokumentangebot). k. Annullation von fehlerhaften Transaktionen durch PostFinance AG Einzelne Transaktionen werden annulliert, wenn ihr Aufbau nicht der festgelegten Norm entspricht der Kontrollbereich nicht mit demjenigen des Kopfrecords übereinstimmt die Minimalangaben (obligatorische Felder) unvollständig sind Transaktionen, welche fehlerhafte Felder aufweisen, werden auf der Verarbeitungsmeldung avisiert (siehe Kapitel Dokumentangebot). Die strukturellen Anforderungen von Debit Direct können in den «Recordstrukturen Elektronische Dienstleistungen» unter w ww.postfinance.ch/ handbuecher nachgeschlagen werden. l. Schriftliche Belastungsermächtigung Textvorgabe Der verwendete Wortlaut gemäss Muster in den Anhängen 1 bis 3 darf nicht geändert werden. Einzig anstelle des Wortes «Zahlungsempfänger» kann dessen Name eingesetzt werden. Die Mehrsprachigkeit ist fakultativ. Ein Hinweis auf die Adresse des Gläubigers für den Rückversand der Belastungsermächtigung wird empfohlen. Handbuch Debit Direct Version Oktober /27

9 Eigenkreationen von Belastungsermächtigungen sowie bei abweichender Gestaltung der Belastungsermächtigung bezüglich dem vorgegebenem Wortlaut ist das Formular dem Kundenbetreuer zur Prüfung zu übergeben. Der Text für die Belastungsermächtigung Debit Direct darf nicht mit dem Text der Belastungsermächtigung für das Lastschriftverfahren der Schweizer Banken «LSV+» gemischt werden. Die Texte der Lastschriftverfahren Debit Direct und LSV+ sind eigenständig darzustellen. Formularangebot Folgende Formulare sind im Angebot: Belastungsermächtigung Debit Direct Belastungsermächtigung Debit Direct/LSV+ Formulare in Karten-Form: Der Kunde kann die Belastungsermächtigungskarte bei seinem Kundenbetreuer beziehen (siehe Anhänge 1 und 2). Nebst den Blanko-Karten sind ab 100 Exemplaren auch Karten mit individuellem Bedruck möglich. Preis auf Anfrage beim Kundenberater. Formulare im PDF-Format: Auf w ww.postfinance.ch/dd steht eine beschreibbare Version der Formulare im PDF-Format zur Verfügung (siehe Anhang 3). Das Firmenlogo kann mit dem Adobe Acrobat Professional eingefügt werden. Ablauf der Belastungsermächtigung Der Gläubiger muss im Besitz einer schriftlich erteilten Belastungs - ermächtigung des Schuldners sein. 1 Der Gläubiger stellt dem Schuldner die Belastungsermächtigung zur Verfügung. Die Belastungsermächtigung kann in physischer Form oder auch elektronisch (auf dem Internet oder per ) zur Verfügung gestellt werden. Die Belastungsermächtigung darf nicht auf elektronischem Weg einverlangt werden. 2 Der Schuldner erhält das Formular und bei elektronischem Erhalt druckt er dieses aus und sendet das Formular handschriftlich unterschrieben und ausgefüllt auf dem Postweg an den Gläubiger. Zahlungsempfänger (Gläubiger) 1 Kunde (Schuldner) 2 Einforderung von Belastungsermächtigungen durch PostFinance AG PostFinance behält sich das Recht vor, Belastungsermächtigungen beim Gläubiger einzufordern und zu überprüfen. Der Kunde ist auf Verlangen verpflichtet, Belastungsermächtigungen zu einem angelieferten Auftrag an PostFinance zur Kontrolle innerhalb der vorgegebenen Frist zu unterbreiten. Die einverlangten Belastungsermächtigungen müssen vor der Auftrags ausführung PostFinance zur Kontrolle vorliegen. Bei fehlenden oder fehlerhaften Belastungsermächtigungen kann der entsprechende Debit-Direct-Auftrag eine Verzögerung der Auftragsausführung erfahren oder direkt durch PostFinance annulliert werden. Nachweispflicht von Belastungsermächtigungen durch Kunden Der Gläubiger ist verpflichtet, die vom Schuldner unterzeichneten Belastungsermächtigungen aufzubewahren und auf Verlagen vorzuzeigen (bis mindestens 14 Monate nach der letzten Belastung). Handbuch Debit Direct Version Oktober /27

10 2.2 Fälligkeitsdatum a. Definition des Fälligkeitsdatums Das Fälligkeitsdatum muss ein Postwerktag sein. Am Fälligkeitsdatum erfolgt die Belastung auf dem Postkonto des Schuldners die Gutschrift der belastbaren Beträge auf dem Konto des Debit-Direct- Teilnehmers Aufträge dürfen höchstens zwei Jahre im Voraus angeliefert werden. Davon ausgeschlossen sind jedoch Grossaufträge, welche mehr als 1000 Transaktionen enthalten diese dürfen maximal 90 Tage vor dem Fälligkeitsdatum an PostFinance übergeben werden. b. Postwerktag Als Postwerktag gelten die Wochentage Montag bis Freitag, Ausnahmen bilden die allgemeinen Feiertage. Auch als Postwerktag gilt der letzte Kalendertag eines Monats. Fällt der letzte Kalendertag auf einen allgemeinen Feiertag, wird der Debit-Direct-Auftrag dennoch ausgeführt. Entspricht das vom Kunden eingesetzte Fälligkeitsdatum nicht einem Postwerktag und handelt es sich nicht um den Monatsletzten, wird der Debit-Direct-Auftrag am nächstfolgenden Postwerktag ausgeführt. c. Freigabefrist Am vorgesehenen Ausführungstag nicht oder nur teilweise freigegebene Aufträge bleiben noch während fünf weiteren Postwerktagen pendent. Während dieser Zeit kann der Auftrag noch freigegeben werden, ansonsten wird er annulliert. d. Mehrfachbelastungsversuch Diese kostenpflichtige Zusatzdienstleistung ermöglicht es, dass mit den nicht belastbaren Transaktionen weitere Belastungsversuche durchgeführt werden. Folgende Möglichkeiten stehen dabei zur Auswahl: 3 Tage nach Fälligkeit und/oder 5 Tage nach Fälligkeit und/oder 10 Tage nach Fälligkeit Die als «Express» übermittelten Belastungsaufträge gelangen nicht in die Mehrfachbelastungsversuche, sondern werden sogleich verarbeitet und abgeschlossen. e. Verspätet eintreffende Daten Treffen Daten via E-Finance oder Filetransfer zu spät bei PostFinance ein, werden sie dem nächstmöglichen Verarbeitungszyklus zugeführt, falls das Fälligkeitsdatum nicht mehr als 90 Kalendertage in der Vergangenheit liegt. Ältere Aufträge können nicht mehr verarbeitet werden. Das neue Ausführungsdatum wird dem Kunden auf der Verarbeitungs meldung bekannt gegeben. Für allfällige Nachforschungen ist immer das ursprüng liche Fälligkeitsdatum des Auftrages anzugeben. 2.3 Anlieferungszeiten PostFinance empfiehlt, die Daten möglichst frühzeitig anzuliefern, damit für die Behandlung signalisierter Fehler Zeit bleibt und die fehlerhaften Transaktionen noch auf die gewünschte Fälligkeit hin neu angeliefert werden können. Handbuch Debit Direct Version Oktober /27

11 a. E-Finance und Filetransfer Die Übermittlung via E-Finance und Filetransfer inkl. Freigabe muss bis spätestens am Tag vor Fälligkeit bis 24 Uhr abgeschlossen sein. b. Express-Aufträge Aufträge können via E-Finance sowie SWIFT FileAct an Postwerktagen von Montag bis Freitag als Express- Auftrag angeliefert werden. Diese kostenpflichtige Zusatzdienstleistung ermöglicht es, dass ein Belastungsversuch unmittelbar durchgeführt wird und die daraus resultierende Gutschrift sogleich dem Konto des Debit-Direct-Kunden gutgeschrieben wird. Folgende mengen- und zeitmässigen Einschränkungen gilt es dabei zu beachten: Maximale Anzahl Transaktionen pro Auftrag Uhr Uhr Uhr Spätester Anlieferungs- und Freigabezeitpunkt Spezielles: Express-Aufträge gelangen nicht in den Mehrfachbelastungsversuch, sondern werden sogleich verarbeitet und abgeschlossen. 2.4 Freigabe E-Finance und Filetransfer Bei der Auftragserteilung via E-Finance und Filetransfer bestehen unterschiedliche Bestimmungen: E-Finance: Die Aufträge sind nach der Übermittlung noch freizugeben. Ausnahme: Der von einem User mit Einzelunterschrift angelieferte Auftrag gilt als unterzeichnet und fliesst direkt in die Verarbeitung. Direkter Netzanschluss FDS, Partnernetz FDS, H-Net : Die Aufträge sind nach der Über mittlung noch via E-Finance freizugeben. Telebanking Server: Keine Freigabe nötig, Sicherheitselemente werden bereits im Bereich der Übermittlung geprüft. SWIFT FileAct: Wahlweise mit oder ohne Freigabe via E-Finance. 2.5 Rückzüge/Mutationen a. Durch Kunden Bei Herkunft E-Finance und Filetransfer für Geschäftskunden (nur wenn Kunde zusätzlich E-Finance-Anschluss besitzt) sind folgende Rückzugsmöglichkeiten und Mutationen bis einen Tag vor Fälligkeit, spätestens 24 Uhr, durch den User möglich: ganze Aufträge sowie einzelne Belastungen löschen Mutation des Fälligkeitsdatums eines Auftrages Handbuch Debit Direct Version Oktober /27

12 b. Durch PostFinance AG Der Kunde hat die Möglichkeit, bis einen Postwerktag vor dem Fälligkeitsdatum, spätestens 22 Uhr, ganze Aufträge oder einzelne Transaktionen zurückzurufen. Rückzugsbegehren sind schriftlich an Zahlungsbearbeitung zu richten. Wurde eine entsprechende Vereinbarung hinterlegt, werden auch per Telefon oder Fax übermittelte Begehren anerkannt. Für ganze Aufträge sind folgende Angaben zu liefern: Debit-Direct-Kundennummer Fälligkeitsdatum Auftragsnummer Für einzelne Transaktionen ist zusätzlich die Transaktionslaufnummer notwendig. Kann aufgrund dieser Daten ein Auftrag oder eine Transaktion nicht ermittelt werden, wird das Rückzugsbegehren nicht ausgeführt. c. Rückzüge bei Option Mehrfachbelastungsversuch Wurde die Option Mehrfachbelastungsversuch in den Stammdaten aktiviert, ist es auch nach Ablauf des Fälligkeitsdatums noch möglich, alle noch nicht belasteten Transaktionen gesamthaft oder einzelne noch nicht ausgeführte Belastungen zurückzuziehen. 2.6 Auftragserledigung a. Gutschrift Dem Kunden wird der Totalbetrag aller ausgeführten Transaktionen seines Debit-Direct-Auftrages am Tag der Belastung des Schuldnerkontos gutgeschrieben. Im Normalfall entspricht dies dem Fälligkeitsdatum. Falls die Belastung durch die Option Mehrfachbelastungsversuch z. B. erst im dritten Anlauf erfolgreich ist, erfolgt die Gutschrift dieser Transaktionen ebenfalls entsprechend zeitverschoben. b. Widerspruch Bei der Dienstleistung Debit Direct sind nur Belastungsermächtigungen mit Wider spruchsrecht möglich. Ist ein Schuldner mit einer Belastung nicht einverstanden, so kann er innert 30 Tagen eine Rückbuchung verlangen. Den Widerspruch hat der Schuldner schriftlich und nach Möglichkeit unter Beilage der Lastschriftsanzeige bei seinem Verarbeitungszentrum einzureichen. Nach Ablauf von 30 Tagen, ab Versand des Kontodokuments, muss der Schuldner direkt mit dem Gläubiger verhandeln. c. Rückbuchungen Der Kunde ist vorbehaltlos damit einverstanden, dass bereits gutgeschriebene Beträge seinem Gutschriftskonto valutagerecht rückbelastet werden. Handbuch Debit Direct Version Oktober /27

13 2.7 Dokumentangebot Alle Dokumente werden elektronisch via E-Finance, Filetransfer oder in Papierform zur Ver fügung gestellt. Für Mutationen kontaktieren Sie bitte das Kontaktcenter. a. Auftragsbestätigung Debit Direct (DD) (Muster Anhang 4) Der Empfang des Auftrages wird mit einer Auftragsbestätigung angezeigt, sofern das Ausführungsdatum mindestens zweieinhalb Tage in der Zukunft liegt. Ist der Auftrag sogleich fällig, wird der Erhalt direkt auf der Ausführungsbestätigung ausgewiesen. Die Auftragsbestätigung enthält eine Zusammenstellung der ange lieferten Transaktionen. Weiter ist darauf ersichtlich, wie viele Transaktionen übernommen werden konnten und ob allenfalls fehlerhafte/gelöschte Zahlungen zurückgewiesen werden mussten. Diese werden auf einer separaten Verarbeitungsmeldung angezeigt. Das Dokument kann auf Kundenwunsch unterdrückt werden. Die elektronische Auslieferung des Dokuments ist kostenlos; in Papierform ist es kostenpflichtig. b. Ausführungsbestätigung Debit Direct (DD) (Muster Anhang 5) Der Kunde erhält beim Abschluss des Debit-Direct-Auftrages eine Ausführungsbestätigung. Diese Zusammenstellung weist die Anzahl der verarbeiteten Records pro Tag sowie den Totalbetrag aus. Werden bei diesem Verarbeitungsschritt noch fehlerhafte Transaktionen festgestellt oder wurden Transaktionen gelöscht, werden diese auf einer separaten Verarbeitungsmeldung angezeigt. Das Total des Tages entspricht dem Betrag, welcher dem Gutschriftskonto des Kunden gutgeschrieben wird. Ebenfalls ersichtlich ist das Total der angefallenen Gebühren. Das Dokument kann auf Kundenwunsch unterdrückt werden. Die elektronische Auslieferung des Dokuments ist kostenlos; in Papierform ist es kostenpflichtig. c. Verarbeitungsmeldung Debit Direct (DD) (Muster Anhang 6/7) Aufträge, welche fehlerhaft sind, bzw. Transaktionen, welche fehlerhafte Felder aufweisen, werden auf der Verarbeitungsmeldung aus gewiesen. Eine Korrektur der zurückgewiesenen Transaktionen ist nicht möglich, sie sind neu anzuliefern. Die Verarbeitungsmeldung ist kostenlos (elektronisch/papier) und kann nicht unterdrückt werden, fest gestellte Fehler werden immer avisiert. Ob der Kunde auf die Auftrags- und die Ausführungsbestätigung verzichtet hat, ist im Bereich der Fehleravisierung daher nicht von Bedeutung. Falls der Auftrag fehlerhafte Transaktionen aufweist und mindestens zwei Tage vor dem Fälligkeitsdatum angeliefert wurde, wird die Verarbeitungsmeldung sogleich erstellt und versandt. Bei Auftragsausführung werden die bereits gemeldeten Fehler zusammen mit eventuell noch weiteren gesamthaft auf einer Verarbeitungsmeldung ausgewiesen. Dabei sind die bereits gemeldeten Transaktionen mit einem Stern gekennzeichnet. Auf Kundenwunsch ist es möglich, dass bereits gemeldete Fehler auf der Verarbeitungsmeldung bei Ausführung nicht ein zweites Mal avisiert werden. Handbuch Debit Direct Version Oktober /27

14 Bei fehlerhaften Transaktionen wird die Verarbeitungsmeldung wie folgt unterteilt: 1. Ausgeführte Transaktionen mit Unregelmässigkeiten 2. Nicht ausgeführte Transaktionen 3. Gelöschte Transaktionen 4. Rückweisungen Auf der Liste wird das Total der Anzahl nicht ausgeführter und/oder gelöschter Transaktionen ausgewiesen. Für die Rückweisungen ist nebst der Anzahl Transaktionen auch der Totalbetrag ersichtlich. Bei Rückweisungen kann der Kunde wählen, ob die Detailinformationen zu den nicht erfolgreichen Belastungen auf der Verarbeitungsmeldung erscheinen sollen und/oder ob er diese elektronisch beziehen will. Zu einer Rückweisung einer Belastung kann z.b. eine ungenügende Deckung des Schuldnerkontos oder die Sperrung des Schuldnerkontos führen. Um die Identifikation der Belastung zu erleichtern, werden nebst der Trans aktionslaufnummer folgende Informationen in teilweise geraffter Form wieder gegeben: Lastschriftskonto, Schuldner, Zusatzinformationen, Währung und Aufgabebetrag. Rechts des fehlerhaften Datenfeldes wird die Fehlermeldung ausgegeben. Enthält ein Datenfeld mehr als einen Fehler, wird nur die erste Abweichung ausgewiesen. d. Rückbuchungsliste Debit Direct (DD) (Muster Anhang 8) Akzeptiert ein Schuldner die Belastung nicht, erhebt er innert 30 Tagen Widerspruch. Dies führt zu einer sogenannten Rückbuchung. Wünscht der Debit-Direct-Kunde, diese nicht akzeptierten Lastschriften auf Papier oder via ausgeliefert zu erhalten, wird ihm die Rückbuchungsliste zugestellt. Diese weist pro Debit-Direct-Auftrag alle Belastungen aus, welche seit der letzten Aus lieferung der Rückbuchungen widerrufen worden sind. Nebst der Transaktions laufnummer sind ebenfalls die Lastschriftskontonummer, der Name des Schuldners, die Zusatzinformationen, das Datum der Rück buchung, die Währung und der Betrag ersichtlich. 2.8 Datenauslieferung Der Kunde kann die Informationen über Gutschriften, Rückweisungen und Rückbuchungen via E-Finance oder Filetransfer beziehen. Als Formate stehen das Debit-Direct- oder Debit-Direct-ESR-Recordformat zur Verfügung. Handbuch Debit Direct Version Oktober /27

15 a. Test Wünscht der Kunde einen Auslieferungstest durchzuführen, stellt ihm das Kontaktcenter ein Testfile kostenlos zur Verfügung. Die Records enthalten die Daten des Anlieferungstests. Um auch den Fehlerfall prüfen zu können, wird jede fünfte Transaktion als Rückweisung gekennzeichnet. Die letzten fünf Belastungen des Auftrages werden zudem dupliziert und als Rückbuchungen markiert. b. Datenauslieferung Eine Auslieferung via E-Finance oder Filetransfer kann Rückbuchungen mehrerer Debit-Direct-Aufträge enthalten. Der Kunde kann unter folgenden Auslieferungsvarianten auswählen: Gutschriften elektronisch Rückweisungen elektronisch Rückbuchungen (elektronisch und/oder Papier) elektronisch: Datei mit Transaktionsart 84 und/oder Rückbuchungsliste via Papier: Rückbuchungsliste via Postversand Fehlerhafte Transaktionen werden annulliert und nicht als Rückweisungen ausgeliefert (siehe Kapitel Auftragserteilung, Annullation von fehlerhaften Transaktionen durch PostFinance). c. Rückweisungs- bzw. Rückbuchungscode Bei elektronischer Auslieferung mit Transaktionsart 84 werden Rückweisungen und Rückbuchungen mit folgenden Codewerten angezeigt: Rückweisungscode Rückweisungsgrund 03 Grund nicht angegeben Rückbuchungscode Rückbuchungsgrund 02 Widerspruch durch Schuldner d. Recordtypen je Auslieferung Transaktionsart Bezeichnung 81 Auslieferungsrecord für Gutschriften 84 Auslieferungsrecord für Rückweisungen und Rückbuchungen 97 Totalrecord Der Aufbau der Recordarten ist im Handbuch «Recordstrukturen Elektronische Dienstleistungen» beschrieben. Handbuch Debit Direct Version Oktober /27

16 e. Sortierung Die Daten gruppiert innerhalb einer Debit-Direct-Kundennummer nach Gutschriften/Rückweisungen und Rückbuchungen werden nach folgendem Muster ausgeliefert: Auslieferungsnummer Debit-Direct-Kundennummer Fälligkeitsdatum Auftragsnummer Debit Direct Transaktionsart 81 Gutschriften Transaktionslaufnummern Transaktionsart 84 Rückweisungen Transaktionslaufnummern Transaktionsart 97 Totalrecord Fälligkeitsdatum Auftragsnummer Debit Direct Transaktionsart 84 Rückbuchungen Transaktionslaufnummern Transaktionsart 97 Totalrecord aufsteigend absteigend aufsteigend aufsteigend aufsteigend absteigend aufsteigend aufsteigend Schema wiederholt sich innerhalb der Auslieferungsnummer pro Debit-Direct- Kundennummer. f. Auslieferungsperiodizitäten Die Gutschriften sowie die Rückweisungen werden jeweils bei Abschluss des Auftrages ausgeliefert. Dies bedeutet im Normalfall = am Fälligkeitstag bei Option Mehrfachbelastungsversuch = am Tag des letzten Belastungsversuchs Für allfällig eintreffende Rückbuchungen kann der Kunde zwischen folgenden Auslieferungsperiodizitäten wählen: täglich wöchentlich halbmonatlich monatlich Handbuch Debit Direct Version Oktober /27

17 g. E-Finance und Filetransfer Den Kunden, welche die Möglichkeiten der Auslieferung via E-Finance und Filetransfer nutzen, stehen die Daten in der Regel ab Uhr zur Verfügung ( am Folgetag ab 6 Uhr) und können wie folgt bezogen werden: E-Finance File steht während 15 Monaten zur Ver fügung, abgeholte Daten werden nach 30 Tagen gelöscht. Direkter Netzanschluss Partnernetz (FDS) H-Net File (ungeachtet, ob abgeholt oder nicht) steht dem Kunden während 9 Kalendertagen zur Verfügung. Es besteht die Möglichkeit, abgeholte Files zu löschen. Telebanking Server File steht dem Kunden zur Verfügung. Abgeholte Daten werden gelöscht. SWIFT FileAct File wird dem Kunden zugestellt. Die Daten des quittierten Auslieferfiles werden gelöscht. Dateien werden an die -Adresse des Empfängers gesandt. h. Kopie der ausgelieferten Daten Bestellungen für Datenkopien (Rekonstruktion) können an den Kontaktcenter gerichtet werden. Für die Bestellung sind möglichst genaue Angaben der ursprünglichen Auslieferung anzugeben. Dass es sich bei der ausgelieferten Datei um eine Rekonstruktion handelt, ist wie folgt ersichtlich: E-Finance Download-Bereich ist unterteilt zwischen «Produktion» und «Kopie» Direkter Netzanschluss (FDS) Partnernetz (FDS) H-Net SWIFT FileAct Im Filename ersichtlich Telebanking Server Nicht ersichtlich ist als «Kopie» gekennzeichnet Handbuch Debit Direct Version Oktober /27

18 2.9 Mutationen Mutationen sind dem Kontaktcenter drei Postwerktage vor Inkrafttreten bekannt zu geben. Schriftlich: Gebührenkonto Datenmediumwechsel Telefonisch: Adressänderungen Mehrfachbelastungsversuch aktivieren Mehrfachbelastungsversuch in Ausnahmefall deaktivieren 2.10 Nachforschungen Für alle Nachforschungen ist das Formular «Nachforschungsbegehren Debit Direct» zu verwenden. Der Debit-Direct-Kunde füllt das Formular aus und sendet dieses an: PostFinance AG Nachforschungen Nationaler ZV, EZAG Engehaldenstrasse Bern Die Formulare können bei Zahlungsbearbeitung nachbestellt werden. Handbuch Debit Direct Version Oktober /27

19 Anhang 1 Muster Belastungsermächtigungskarte Debit Direct Debit Direct Sparen Sie Zeit und Geld! Bezahlen Sie Ihre Rechnungen mit Debit Direct von PostFinance AG. Belastungsermächtigung mit Widerspruchsrecht für das Postkonto von PostFinance (Debit Direct) Zahlungsempfänger Debit-Direct-Teilnehmer-Nr. Zahlungspflichtiger Hiermit ermächtige ich PostFinance bis auf Widerruf, die ihr von obigem Zahlungsempfänger angegebenen fälligen Beträge folgendem Konto zu belasten. Kundenreferenz-Nr. IBAN (Postkonto) Name, Vorname Firma Strasse, Nr. PLZ, Ort Telefon privat Telefon Geschäft Ort, Datum Unterschrift/-en* * Unterschrift des Vollmachtgebers oder Bevollmächtigten auf dem Postkonto. Bei Kollektivzeichnung sind zwei Unterschriften erforderlich. Wenn mein Konto die erforderliche Deckung nicht aufweist, kann PostFinance diese mehrmals prüfen, um die Zahlung durchzuführen, ist aber nicht verpflichtet, die Belastung vorzunehmen. Die Debit-Direct-Belastungen sind für mich kostenlos. Ich habe das Recht, Belastungen innerhalb von 30 Tagen ab Versand des Kontoauszugs schriftlich bei PostFinance zu widerrufen. Bitte die vollständig ausgefüllte Belastungsermächtigung an die oben erwähnte Adresse des Zahlungsempfängers einsenden. Zahlungsempfänger 1 2 Kunde 1. Der Zahlungsempfänger stellt dem Kunden die Belastungsermächtigung zur Verfügung. 2. Der Kunde sendet die vollständig ausgefüllte Belastungsermächtigung dem Zahlungs - empfänger zurück. Handbuch Debit Direct Version Oktober /27

20 Anhang 2 Muster Belastungsermächtigungskarte Debit Direct/LSV+ Debit Direct / LSV+ Sparen Sie Zeit und Geld! Bezahlen Sie Ihre Rechnungen mit Debit Direct von PostFinance AG oder mit LSV+ der Schweizer Banken. Belastungsermächtigung mit Widerspruchsrecht für das Postkonto von PostFinance (Debit Direct) Zahlungsempfänger Debit-Direct-Teilnehmer-Nr. Zahlungspflichtiger Hiermit ermächtige ich PostFinance bis auf Widerruf, die ihr von obigem Zahlungsempfänger angegebenen fälligen Beträge folgendem Konto zu belasten. Kundenreferenz-Nr. IBAN (Postkonto) Name, Vorname Firma Strasse, Nr. PLZ, Ort Telefon privat Telefon Geschäft Belastungsermächtigung mit Widerspruchsrecht für das Bankkonto (LSV+) Zahlungsempfänger Kunde Ort, Datum Unterschrift/-en* * Unterschrift des Vollmachtgebers oder Bevollmächtigten auf dem Postkonto. Bei Kollektivzeichnung sind zwei Unterschriften erforderlich. Wenn mein Konto die erforderliche Deckung nicht aufweist, kann PostFinance diese mehrmals prüfen, um die Zahlung durchzuführen, ist aber nicht verpflichtet, die Belastung vorzunehmen. Die Debit-Direct-Belastungen sind für mich kostenlos. Ich habe das Recht, Belastungen innerhalb von 30 Tagen ab Versand des Kontoauszugs schriftlich bei PostFinance zu widerrufen. Bitte die vollständig ausgefüllte Belastungsermächtigung an die oben erwähnte Adresse des Zahlungsempfängers einsenden. LSV IDENT. Ref.-Nr. Zahlungsempfänger Hiermit ermächtige ich meine Bank bis auf Widerruf, die ihr von obigem Zahlungsempfänger vorgelegten Lastschriften meinem Konto zu belasten. Bankname 1 2 Kunde 1. Der Zahlungsempfänger stellt dem Kunden die Belastungsermächtigung zur Verfügung. 2. Der Kunde sendet die vollständig ausgefüllte Belastungsermächtigung dem Zahlungs - empfänger zurück. PLZ, Ort IBAN Wenn mein Konto die erforderliche Deckung nicht aufweist, besteht für meine Bank keine Verpflichtung zur Belastung. Jede Belastung meines Kontos wird mir avisiert. Der belastete Betrag wird mir rückvergütet, falls ich innerhalb von 30 Tagen nach Avisierungsdatum bei meiner Bank in verbindlicher Form Widerspruch einlege. Ich ermächtige meine Bank, dem Zahlungsempfänger im In- oder Ausland den Inhalt dieser Belastungsermächtigung sowie deren allfällige spätere Aufhebung mit jedem der Bank geeignet erscheinenden Kommunikationsmittel zur Kenntnis zu bringen. Ort, Datum Unterschrift Berichtigung (bitte leer lassen, wird von der Bank ausgefüllt) IBAN Datum Stempel und Visum der Bank Zahlungsempfänger 3 1 Bank 2 Kunde 1. Der Zahlungsempfänger stellt dem Kunden die Belastungs ermächtigung zur Verfügung. 2. Der Kunde sendet die vollständig ausgefüllte Belastungsermächtigung an seine Bank. 3. Nach Freischaltung der Bank erhält der Zahlungsempfänger eine Bestätigung. Handbuch Debit Direct Version Oktober /27

21 Anhang 3 Muster Belastungsermächtigung Debit Direct und Debit Direct/LSV+ im PDF-Format Belastungsermächtigung mit Widerspruchsrecht für das Postkonto von PostFinance AG (Debit Direct) Zahlungsempfänger Debit-Direct-Teilnehmer-Nr. Zahlungspflichtiger Hiermit ermächtige ich PostFinance bis auf Widerruf, die ihr von obigem Zahlungsempfänger angegebenen fälligen Beträge folgendem Konto zu belasten. Kundenreferenz-Nr. IBAN (Postkonto) Name, Vorname Firma Strasse, Nr. PLZ, Ort Telefon privat Belastungsermächtigung mit Widerspruchsrecht für das Postkonto von PostFinance AG (Debit Direct) und das Bankkonto (LSV+) Telefon GeschäftZahlungsempfänger Ort, Datum Unterschrift/-en* Debit-Direct-Teilnehmer-Nr. *Unterschrift des Vollmachtgebers oder Bevollmächtigten auf dem Postkonto. Bei Kollektivzeichnung sind zwei Unterschriften erforderlich. Zahlungspflichtiger Wenn mein Konto die erforderliche Deckung nicht aufweist, kann PostFinance diese mehrmals prüfen, um die Zahlung durchzuführen, ist aber nicht verpflichtet, die Belastung vorzunehmen. Die Debit-Direct-Belastungen sind für mich kostenlos. Kundenreferenz-Nr. Ich habe das Recht, Belastungen innerhalb von 30 Tagen ab Versand des Kontoauszugs schriftlich bei PostFinance zu widerrufen. Name Bitte die vollständig ausgefüllte Belastungsermächtigung an die oben erwähnte Adresse Strasse, des Zahlungsempfängers Nr. einsenden. Telefon privat LSV IDENT. Firma Vorname PLZ, Ort Telefon Geschäft de (pf.ch/dok.pf) PF Zahlungsempfänger 1 2 Kunde Belastung meines Postkontos (Debit Direct) 1. Der Zahlungsempfänger stellt dem Kunden die Belastungsermächtigung zur Verfügung. Hiermit ermächtige ich PostFinance bis auf Widerruf, die ihr von obigem Zahlungsempfänger angegebenen fälligen Beträge folgendem Konto zu belasten. 2. Der Kunde sendet die vollständig ausgefüllte Belastungsermächtigung dem Zahlungsempfänger IBAN (Postkonto) zurück. Wenn mein Konto die erforderliche Deckung nicht aufweist, kann PostFinance diese mehrmals prüfen, um die Zahlung durchzuführen, ist aber nicht verpflichtet, die Belastung vorzunehmen. Die Debit-Direct-Belastungen sind für mich kostenlos. Ich habe das Recht, Belastungen innerhalb von 30 Tagen ab Versand des Kontoauszugs schriftlich bei PostFinance zu widerrufen. Bitte die vollständig ausgefüllte Belastungsermächtigung Druckenan die oben erwähnte Adresse des Zahlungsempfängers einsenden. Ort, Datum Unterschrift/-en* *Unterschrift des Vollmachtgebers oder Bevollmächtigten auf dem Postkonto. Bei Kollektivzeichnung sind zwei Unterschriften erforderlich. Belastung meines Bankkontos (LSV+) Hiermit ermächtige ich meine Bank bis auf Widerruf, die ihr von obigem Zahlungsempfänger vorgelegten Lastschriften meinem Konto zu belasten. Bankname PLZ, Ort IBAN Wenn mein Konto die erforderliche Deckung nicht aufweist, besteht für meine Bank keine Verpflichtung zur Belastung. Jede Belastung meines Kontos wird mir avisiert. Der belastete Betrag wird mir rückvergütet, falls ich innerhalb von 30 Tagen nach Avisierungsdatum bei meiner Bank in verbindlicher Form Widerspruch einlege. Ich ermächtige meine Bank, dem Zahlungsempfänger im In- oder Ausland den Inhalt dieser Belastungsermächtigung sowie deren allfällige spätere Aufhebung mit jedem der Bank geeignet erscheinenden Kommunikationsmittel zur Kenntnis zu bringen. Bitte die vollständig ausgefüllte Belastungsermächtigung an die Bank senden. Ort, Datum Unterschrift de (pf.ch/dok.pf) PF Berichtigung (bitte leer lassen, wird von der Bank ausgefüllt) IBAN Datum Stempel und Visum der Bank Drucken Handbuch Debit Direct Version Oktober /27

22 Anhang 4 PostFinance AG Sie werden betreut von Sandra Tieni und Team Telefon Fax w ww.postfinance.ch P.P CH-4808 Zofingen A-Priority Robert Schneider SA Robert Schneider SA Grands magasins Ruelle du Lac 177 Biel/Bienne 2503 Biel/Bienne Auftragsbestätigung Seite 1 Debit Direct (DD) Datum: Gutschriftskonto: Fälligkeitsdatum: Gebührenkonto: Ausführungsdatum: Sammelauftrags-ID: E-Finance-Nummer: Auftragsreferenz: Auftrag Juni Übermittlung via: File Delivery Services (FDS) Auftragsnummer: 3 DD-Kundennummer: Anzahl Aufgabewährung Betrag Angelieferte Transaktionen 40 Nicht ausführbare Transaktionen 1 Gelöschte Transaktionen 1 Rückweisungen 1 Buchbare Transaktionen 37 CHF Es konnten nicht alle Transaktionen berücksichtigt werden. Bitte beachten Sie die beiliegende Verarbeitungsmeldung! Freundliche Grüsse PostFinance AG Handbuch Debit Direct Version Oktober /27

23 Anhang 5 PostFinance AG Sie werden betreut von Sandra Tieni und Team Telefon Fax w ww.postfinance.ch P.P CH-4808 Zofingen A-Priority Robert Schneider SA Robert Schneider SA Grands magasins Ruelle du Lac 177 Biel/Bienne 2503 Biel/Bienne Ausführungsbestätigung Seite 1 Debit Direct (DD) Datum: Gutschriftskonto: Fälligkeitsdatum: Gebührenkonto: Ausführungsdatum: Sammelauftrags-ID: E-Finance-Nummer: Auftragsreferenz: Auftrag Juni Übermittlung via: File Delivery Services (FDS) Auftragsnummer: 3 DD-Kundennummer: Ausführungsdatum Mehrfachbelastung Anzahl Aufgabewährung Betrag CHF Angelieferte Transaktionen 40 Nicht ausgeführte Transaktionen 1 Gelöschte Transaktionen 1 Rückweisungen 2 Gebuchte Transaktionen 36 CHF Gebühren CHF 1.00 Es konnten nicht alle Transaktionen berücksichtigt werden. Bitte beachten Sie die beiliegende Verarbeitungsmeldung! Freundliche Grüsse PostFinance AG Handbuch Debit Direct Version Oktober /27

24 Anhang 6 Verarbeitungsmeldung Debit Direct (DD) Datum: E-Finance-Nummer: DD-Kundennummer: Fälligkeitsdatum: Ausführungsdatum: Gutschriftskonto: Gebührenkonto: Robert Schneider SA Auftragsnummer: 3 Auftragsreferenz: Auftrag April Grands magasins Seite 1/2 Sammelauftrags-ID: Übermittlung via: Filetransfer online Biel/Bienne Nicht ausgeführte Transaktionen Nr. Lastschriftskonto Schuldner Zusatzinformationen Währung Aufgabebetrag CHF Datenfeld Fehler 40N Grund nicht angegeben Gelöschte Transaktionen Nr. Lastschriftskonto Schuldner Zusatzinformationen Währung Aufgabebetrag PostFinance AG Fachdienst/Support 3030 Bern CHF Hinweis Einzelauftrag durch Kunden annulliert Rückweisungen Nr. Lastschriftskonto Schuldner Zusatzinformationen Währung Aufgabebetrag CHF Hinweis Grund nicht angegeben PostFinance AG Fachdienst/Support 3030 Bern CHF Hinweis Grund nicht angegeben Handbuch Debit Direct Version Oktober /27

25 Verarbeitungsmeldung Debit Direct (DD) E-Finance-Nummer: Fälligkeitsdatum: DD-Kundennummer: Gutschriftskonto: Auftragsnummer: 3 Seite 2/2 Total nicht ausgeführte/gelöschte Transaktionen 2 Total Rückweisungen 2 CHF Freundliche Grüsse PostFinance AG Handbuch Debit Direct Version Oktober /27

26 Anhang 7 PostFinance AG Sie werden betreut von Sandra Tieni und Team Telefon Fax w ww.postfinance.ch P.P CH-4808 Zofingen A-Priority Robert Schneider SA Robert Schneider SA Grands magasins Ruelle du Lac 177 Biel/Bienne 2503 Biel/Bienne Verarbeitungsmeldung Seite 1 Debit Direct (DD) Datum: Gutschriftskonto: Fälligkeitsdatum: Gebührenkonto: Ausführungsdatum: Sammelauftrags-ID: E-Finance-Nummer: Auftragsreferenz: Auftrag Juni Übermittlung via: File Delivery Services (FDS) Auftragsnummer: 2 DD-Kundennummer: Nicht ausgeführter Auftrag Hinweis Anzahl Transaktionen Währung Totalbetrag Sammelauftrag mit gleichem Schlüsselbegriff existiert 40 CHF Freundliche Grüsse PostFinance AG Handbuch Debit Direct Version Oktober /27

27 Anhang 8 PostFinance AG Sie werden betreut von Sandra Tieni und Team Telefon Fax w ww.postfinance.ch P.P CH-4808 Zofingen A-Priority Robert Schneider SA Robert Schneider SA Grands magasins Ruelle du Lac 177 Biel/Bienne 2503 Biel/Bienne Rückbuchungsliste Seite 1 Debit Direct (DD) Datum: Gutschriftskonto: Fälligkeitsdatum: Gebührenkonto: Auslieferungsnummer: Auftragsnummer: 2 DD-Kundennummer: Nr. Lastschrifts- Widerspruch Zusatzinformationen Datum Währung Aufgabekonto Schuldner betrag Robert Schneider SA CHF Total Gebühren CHF 0.70 Total 1 zurückgebuchte Transaktionen CHF Freundliche Grüsse PostFinance AG Handbuch Debit Direct Version Oktober /27