Warum elektronische Rechnungen?

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1 Warum elektronische Rechnungen? Jürgen Schüler Kompetenzzentrum IT Sicherheit der Handwerkskammer Rheinhessen 1 Fortschritte in der bisher: Rechnung in Papierform Nachteil: Manuelle Eingabe der Daten in IT Systeme 2 1

2 Fortschritte in der Einscannen von Rechnungen Vorteile: vereinfachte Dokumentensuche auch abteilungsübergreifend beschleunigte Verarbeitung Nachteile: Zeitaufwand und Fehler beim Scannen eingescanntes Format meist Bilder Fehlerquote bei der Übertragung in Text 3 Fortschritte in der E Mail Versand der Rechnung Vorteile: kein Medienbruch kein Einscannen mehr notwendig bessere Auswertung 4 2

3 Fortschritte in der bei Großunternehmen: EDI Vorteile: IT Systeme können Daten vollständig interpretieren Zusammenhang zwischen Bestellung, Lieferschein und Rechnung herstellbar automatische Buchungsvorschläge Nachteile: und empfänger müssen sich auf eine gemeinsame Datenstruktur einigen für KMU nicht nutzbar künftig neues Format ZugFerd 5 Fortschritte in der 6 3

4 Rechtliche Rahmenbedingungen der elektronischen Vor 2011 Anforderungen an E Rechnungen höher als an Papierrechnungen Steuervereinfachungsgesetz 2011 Gleichstellung elektronischer und Papierrechnung Kein bestimmtes technisches Übermittlungsverfahren vorgeschrieben Elektronische Signatur ist nicht mehr vorgeschrieben, aber weiterhin möglich Rückgriff auf (bereits vorhandene) innerbetriebliche Kontrollverfahren Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 02. Juli 2012 Konkretisierung des Steuervereinfachungsgesetzes Rechtssicherheit bezüglich Vorsteuerabzug 14 Umsatzsteuergesetz (Merkmale von Rechnungen) 7 Internationale Marktreife für elektronische Rechnungen (B2B, B2G, G2B und B2C) Quelle:Billentis,

5 Mehr als ein Drittel der Unternehmen bevorzugen den elektronischen Rechnungsversand Welche Form der Übermittlung bevorzugt Ihr Unternehmen? Papierhaft 61 Per E Mail 27 Per Download Per elektronischem Datenaustausch (EDI) Per De Mail oder E Postbrief Per Fax Sonstiges elektronisch gesamt 35% 9 Es ist eine deutliche Zunahme des Anteils elektronischer Rechnungen zu erwarten Plant Ihr Unternehmen, zukünftig den Anteil ausgehender elektronischer Rechnungen zu verändern? Wir planen den Anteil innerhalb der nächsten 3 Jahre zu steigern Wir planen den Anteil nicht zu ändern Spalte1 Damit haben wir uns noch nicht beschäftigt Bis 2018 müssen alle staatlichen Organe elektronische Rechnungen akzeptieren 10 5

6 Was ist eigentlich eine (elektronische) Rechnung? 11 Definition Elektronische Rechnung Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. ( 14 Abs. 1 Satz 8 UStG) Laut dieser Definition unterliegen elektronische Rechnungen allen Bestimmungen welche auch für Papierrechnungen gelten ( 14 Abs. 1 UStG). Elektronische Formate (Beispiele): Bilddatei, Textdatei, PDF, PDF/A 3, XML, ZUGFeRD Elektronische Übermittlung: E Mail, De Mail, Computer Fax, Faxserver, Web Download, EDI Standard Telefax an Standard Telefax gilt als Papierrechnung Welches Format kann in 10 Jahren noch gelesen werden? 12 6

7 14 Abs. 1 Nr. 4 UStG Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten: 1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, 2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, 3. das Ausstellungsdatum, 4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer), 5. die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung, 6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung; in den Fällen des Absatzes 5 Satz 1 den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt, 7. das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung ( 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist, 8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt, 9. in den Fällen des 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers und 10. in den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten gemäß Absatz 2 Satz 2 die Angabe Gutschrift. 13 Wie sieht der Prozess der elektronischen aus? 14 7

8 Rechnung schreiben, z.b. in Büroanwendung, Buchhaltungssoftware, Warenwirtschafts oder ERP System Erstellung einer Rechnungsdatei (z.b. als PDF Dokument) 15 Optional: qualifizierte elektronische Signatur der Rechnung Seit 2011 nicht mehr verpflichtend 16 8

9 Elektronische Archivierung der Ausgangsrechnung nach GoBD* (unveränderbar, nachvollziehbar, wieder auffindbar etc.), mindestens 10 Jahre lang *Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff 17 z.b. per E Mail, als Download oder auf einer Website, De Mail, Computer Fax, Faxserver, EDI zahlt der Empfänger die elektronische Rechnung hat er dem Verfahren konkludent zugestimmt 18 9

10 Prüfung der Echtheit der Herkunft und der Unversehrtheit der Daten durch Prüfung der qualifizierten elektronischen Signatur oder auf Basis eines dokumentierten Prüfpfades Erstellung eines Prüfprotokolls (nur bei qualifizierter elektronischer Signatur) 19 Elektronische Archivierung der Eingangsrechnung (und des Prüfprotokolls) nach GoBD (unveränderbar, nachvollziehbar, wieder auffindbar etc.) mindestens 10 Jahre lang Kommentare an E Rechnungen müssen separat archiviert werden 20 10

11 Erfassen (auslesen bzw. Abtippen) der Rechnungsdaten zur weiteren Bearbeitung (Freigabe, Zahlung etc.) 21 Innerbetriebliches Kontrollverfahren Stammt die Rechnung vom leistenden Unternehmen? Entspricht die Leistungsbeschreibung der tatsächlich erbrachten Leistung? Stimmen Umfang und Höhe der Leistung? Ist das Datum korrekt? Wurde die USt. ordnungsgemäß ausgewiesen? Sind alle notwendigen Rechnungsangaben enthalten? 22 11

12 Das Verfahren, nach dem die Rechnungen geprüft werden, ist zu dokumentieren (innerbetriebliches Kontrollverfahren). Die Dokumentation beinhaltet den Nachweis, dass ein solches Prüfverfahren existiert und wie dies aussieht. Die entstandenen Dokumentation ist während des Aufbewahrungszeitraums aufzubewahren. 23 ZUGFeRD 24 12

13 Aktuelle für die elektronische relevante Entwicklungen ZUGFeRD Der Zentrale User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland ist ein gemeinsames übergreifendes Format für elektronische Rechnungen, welches vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (ZUGFeRD) unter dem Dach der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung (AWV) entwickelt wurde. Die finale Version 1.0 wurde am 25.Juli 2014 veröffentlicht. Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungserstellung bei öffentlichen Aufträgen (in Kraft seit 26. Mai 2014) Die EU Norm muss von den Verwaltungen zu dem in der Richtlinie festgelegten Zeitpunkt verbindlich unterstützt werden, spätestens 54 Monate nach Inkrafttreten der Richtlinie, also bis GoBD (veröffentlicht am 14. November 2014; in Kraft seit 01. Januar 2015) Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff ersetzt die Grundsätze ordnungsgemäßer DV gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und die Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). 25 Die E Rechnung bringt für alle beteiligten Parteien Vorteile (öffentliche Hand, Unternehmen): Reduzierte Kosten (u.a. Papier, Porto) Durchgängigkeit der Abläufe, Einbindung in ERP Systeme Reduzierung der Bearbeitungszeiten bei Automatisierung Verringerung der Suchzeiten durch elektronisches Archiv Möglichkeit zu betriebswirtschaftlichen Auswertungen Schonung der Umwelt (öffentliche Hand, Unternehmen): Zusätzlich zu den genannten Vorteilen: Nutzung von Skonti Fiskus: Vollumfängliche Prüfungen Erhöhung der Transparenz Gegebenenfalls steigende Steuereinnahmen 26 13

14 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Jürgen Schüler Projektleiter Kompetenzzentrum IT-Sicherheit und Signatur der HWK Rheinhessen Dagobertstraße Mainz Telefon Telefax Fragen? 14

15 Weitere Informationen rechnungsabwicklung.de 29 15

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