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1 Administratoranleitung GoToMeeting GoToWebinar GoToTraining OpenVoice Citrix Online, UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten.

2 Inhalte Erste Schritte mit dem Mehrbenutzer Admin Center... 1 Benutzer hinzufügen... 2 Hinzufügen von Benutzern zu Ihrem Konto... 2 Erstellen einer neuen Vorlage für die Begrüßungs Benutzer verwalten... 4 Sitze verwalten... 4 Benutzer löschen... 5 Benutzerinformationen... 6 Meetings neu zuweisen... 7 Berichte erstellen... 9 Berichte erstellen... 9 Konto-bezogene Berichte GoToMeeting-Berichte GoToWebinar-Berichte GoToTraining-Berichte Citrix Online, UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. i

3 Erste Schritte mit dem Mehrbenutzer Admin Center Im Mehrbenutzer Admin Center können Mehrbenutzer-Administratoren Benutzer hinzufügen und verwalten und Berichte erstellen. Als Administrator für GoToMeeting, GoToWebinar, GoToTraining und/oder OpenVoice mit mehreren Sitzen (Mehrbenutzer) können Sie sich anmelden, um Organisatoren einzuladen und zu verwalten Citrix Online, UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 1

4 Benutzer hinzufügen Sie können zu Ihrem Konto Benutzer hinzufügen und ihnen Organisatorrollen zuweisen. Vor- und Nachname eines Benutzers dürfen nicht mehr als 32 Zeichen umfassen. Eine -Adresse darf nicht mehr als 128 Zeichen umfassen. Hinzufügen von Benutzern zu Ihrem Konto 1. Melden Sie sich beim Admin Center an. 2. Wählen Sie in der linken Navigationsleiste Benutzer hinzufügen. 3. Geben Sie auf der Seite "Benutzer hinzufügen" den Vor- und Nachnamen sowie die - Adresse des Benutzers ein. Jeder Benutzer meldet sich mit der von Ihnen bereitgestellten - Adresse bei GoToMeeting/GoToWebinar/GoToTraining/OpenVoice an. Klicken Sie auf Weiteren Benutzer hinzufügen (Add Another User), um weitere Benutzer hinzuzufügen. Wenn Sie mehrere Benutzer auf einmal hinzufügen möchten, klicken Sie auf Mehrere Benutzer hinzufügen und geben die Vornamen, Nachnamen und -Adressen der Benutzer in das Textfeld ein. Sie müssen jeden Benutzer mit einen Komma oder Semikolon trennen oder auf Ihrer Tastatur die Eingabe-/Return-Taste drücken. 4. Wählen für den oder die Benutzer eine Rolle aus. Sie müssen dem Benutzer mindestens eine Rolle zuweisen, bevor Sie ihn hinzufügen können. 5. Neue Benutzer erhalten die vordefinierte Begrüßungs- , aber Sie können auch eine neue Vorlage erstellen und zur späteren Wiederverwendung speichern. 6. Wählen Sie für den Benutzer eine primäre Sprache. Die Begrüßungs- wird dem Benutzer in der von Ihnen gewählten Sprache gesendet Citrix Online, UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 2

5 Erstellen einer neuen Vorlage für die Begrüßungs- Alle neu hinzugefügten Benutzer erhalten die Standardbegrüßungs- . Sie können jedoch auch benutzerdefinierte Begrüßungs- s erstellen und als Vorlage für eine spätere Wiederverwendung speichern. 1. Melden Sie sich beim Admin Center an. 2. Wählen Sie in der linken Navigationsleiste Benutzer hinzufügen. 3. Auf der Seite "Benutzer hinzufügen" wählen Sie im Drop-Down-Menü "Diese senden:" Neue -Vorlage erstellen (Create New Template). 4. In dem Feld "Neue Vorlage erstellen" geben Sie den Namen und den Betreff für Ihre Begrüßungs- -Vorlage ein und anschließend den angepassten -Text. 5. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern (Save). 6. Wenn Sie zur Seite "Benutzer hinzufügen" zurückkehren, können Sie die gespeicherte Vorlage im Drop-Down-Menü "Diese senden:" auswählen. Sie können neben der Vorlage, die Sie im Dropdownmenü auswählen, auf Vorschau, Bearbeiten oder Löschen klicken Citrix Online, UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 3

6 Benutzer verwalten Auf der Seite "Benutzer verwalten" können Sie nach Benutzern suchen, indem Sie einen Teil ihres Namens oder ihrer -Adresse eingeben oder im "Filtern nach"-dropdownmenü Benutzer und GoToMeeting-/GoToWebinar-/GoToTraining-/OpenVoice- Sitze in Ihrem Konto filtern. Sie können außerdem Benutzerinformationen exportieren, Benutzer löschen und Sitze verwalten. Als Administrator für mehrere Sitze können Sie bis zu 39 Sitze hinzufügen und Ihr Abonnement auf der Seite "Mein Konto" ändern. Wenn Sie mehr als 39 Sitze hinzufügen möchten, können Sie sich an den Vertrieb wenden, um Ihr Konto auf ein Corporate-Konto zu erweitern, das weitere Funktionen enthält, wie z.b. Gruppen, Einstellungen und Branding. Sitze verwalten Die Produktspalte zeigt an, ob ein Benutzer für GoToMeeting, GoToWebinar, GoToTraining oder OpenVoice aktiviert oder gesperrt wurde. Aktivierte Organisatoren können Sitzungen durchführen, wohingegen gesperrten Organisatoren diese Möglichkeit nicht zur Verfügung steht. 1. Melden Sie sich beim Admin Center an. 2. Wählen Sie in der linken Navigationsleiste Benutzer verwalten (Manage Users). 3. Setzen Sie auf der Seite "Benutzer verwalten", neben dem Namen des Benutzers ein Häkchen. 4. Klicken Sie auf das Drop-Down-Menü Sitze verwalten (Manage Seats). Wählen Sie eine der Optionen unter Sitz ändern zu (Change Seat to). 5. Nachdem Sie eine Option gewählt haben, klicken Sie auf Änderungen übernehmen (Apply Changes). Auf der Seite "Benutzer verwalten" können Sie die Begrüßungs- (Standard- oder benutzerdefiniert) durch Klicken auf Erneut einladen erneut senden. Wenn Sie Alle Sitze entfernen gewählt haben, werden Sie alle Produktrollen für den Benutzer entfernen, sobald Sie auf Änderungen übernehmen klicken. Wenn der Benutzer über geplante Sitzungen verfügt, können Sie auf neu zuweisen klicken, um diese Sitzungen anderen Organisatoren zuzuweisen (optional). Wenn Sie die geplanten 2013 Citrix Online, UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 4

7 Sitzungen des Benutzers nicht neu zuweisen und nur den Sitz entfernen, wird die Chronik des Organisators für ein Jahr gespeichert und für den Fall, dass Sie sich zu einem späteren Zeitpunkt dazu entschließen, den gesperrten Benutzer wieder zu aktivieren, wird seine Sitzungschronik aufbewahrt. Benutzer löschen Auf der Seite "Benutzer verwalten" können Sie Benutzer aus Ihrem Konto löschen. Wenn Sie einen Benutzer löschen, müssen Sie ihm eine neue Einladung senden, wenn Sie ihm wieder ermöglichen möchten, Sitzungen durchzuführen. Wenn ein Benutzer über geplante Sitzungen verfügt, können Sie seine Sitzungen einem anderen Organisator neu zuweisen. Wenn Sie einen Benutzer löschen, wird seine Sitzungschronik nicht aufbewahrt. Wenn Sie die Sitzungschronik eines Benutzers beibehalten möchten, können Sie den Sitz entfernen und den Benutzer sperren, somit werden seine Daten für bis zu einem Jahr lang gespeichert, für den Fall, dass Sie Benutzer und Sitz später wieder reaktivieren möchten. 1. Melden Sie sich beim Admin Center an. 2. Wählen Sie in der linken Navigationsleiste Benutzer verwalten (Manage Users). 3. Setzen Sie auf der Seite "Benutzer verwalten", neben dem Namen des Benutzers ein Häkchen Citrix Online, UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 5

8 4. Wählen Sie anschließend Benutzer löschen (Delete Users). Wenn ein Benutzer über geplante Sitzungen verfügt, können Sie auf zuweisen (reassign their sessions) klicken, um sie einem anderen Organisator zuzuweisen. 5. Wählen Sie auf der Seite "Meetings neu zuweisen" im Drop-Down-Menü "Neu zuweisen zu" (Reassign to) einen anderen Organisator. Weitere Informationen finden Sie unter Meetings neu zuweisen. 6. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern (Speichern). Wenn Sie gelöschte Benutzer wieder zu Ihrem Konto hinzufügen möchten, müssen Sie diese als neue Benutzer einladen. Benutzerinformationen Sie können Benutzerinformationen einsehen und einen Organisator zuweisen für jeden Benutzer in Ihrem Konto. Ein Benutzer kann die Rolle Konto-Administrator innehaben, ohne ein aktiver Organisator zu sein. Benutzer können einen der folgenden Status innehaben: Aktiviert (Enabled) Benutzer, die durch Erstellen eines Passworts ihr Konto aktiviert haben. Gesperrt Benutzer, die zuvor einen aktiven Sitz und/oder eine Administratorrolle hatten und deren Sitz und/oder Administratorrolle entzogen wurden. Eingeladen (Invited) Benutzer, die dem Konto hinzugefügt wurden aber noch kein Passwort erstellt haben. 1. Melden Sie sich beim Admin Center an. 2. Wählen Sie im linken Navigationsmenü Benutzer verwalten (Manage Users) und klicken Sie auf den Namen eines Benutzers. 3. Auf der Seite "Benutzerinformationen" können Sie den Namen des Benutzers bearbeiten und die -Adresse und Verwendungsinformationen (letzte Sitzung, nächste geplante Sitzung, geplante wiederkehrende Sitzungen) einsehen. Sie können auch die Rolle auf der Seite "Benutzerinformationen" ändern Citrix Online, UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 6

9 4. Klicken Sie auf Speichern (Save), wenn Sie Änderungen vorgenommen haben. Meetings neu zuweisen Sie können die Meetings eines Benutzers jederzeit einem anderen aktiven Benutzer in Ihrem Konto zuweisen, wenn ein Benutzer nicht länger aktiv ist oder gelöscht oder gesperrt werden soll. Sie können zwar keine Webinar-oder Schulungssitzung neu zuweisen, aber ein Co-Organisator kann diese starten. 1. Melden Sie sich beim Admin Center an. 2. Wählen Sie im linken Navigationsmenü Benutzer verwalten (Manage Users) und klicken Sie auf den Namen eines Benutzers. 3. Klicken Sie auf der Seite "Benutzerinformationen" auf Meetings neu zuweisen (Reassign Meetings). 4. Auf der Seite "Meetings neu zuweisen" wählen Sie im Drop-Down-Menü "Neu zuweisen zu" einen neuen Organisator. Wiederholen Sie diesen Vorgang für jedes Meeting, das Sie einem anderen Organisator zuweisen möchten Citrix Online, UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 7

10 5. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern (Save) Citrix Online, UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 8

11 Berichte erstellen Erstellen Sie Berichte, um Daten über Ihre Organisatoren und vergangene Sitzungen einzusehen (Daten werden ab dem Starttermin des Meetings für ein Jahr gespeichert). Wenn ein Organisator eine Sitzung beendet hat, kann es bis zu 15 Minuten dauern, bis sie in Ihren Berichten erscheint. Berichte erstellen 1. Melden Sie sich beim Admin Center an. 2. Wählen Sie in der linken Navigationsleiste Berichte erstellen (Create Reports). 3. Wählen Sie auf der Seite "Berichte erstellen" einen der folgenden Berichtstypen aus: 2013 Citrix Online, UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 9

12 Konto-bezogene Berichte Aktivitätsbericht (Activity Report) zeigt eine Übersicht der Produktverwendung der einzelnen Organisatoren an. Benutzerstatusbericht (User Status Report) zeigt die aktuelle(n) Rolle(n) jedes Benutzers in Ihrem Konto an. GoToMeeting-Berichte Meeting-Chronikbericht (Meeting History Report) zeigt Details zu den Meetings und Teilnehmern der einzelnen Organisatoren an Citrix Online, UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 10

13 Bericht zu geplanten Meetings (Scheduled Meeting Report) zeigt die geplanten Meetings jedes Organisators in Ihrem Konto an Citrix Online, UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 11

14 Teilnehmerbericht (Attendee Report) zeigt Informationen zu den Teilnehmern an den Meetings Ihrer Organisatoren an. GoToWebinar-Berichte Webinar-Interessentenbericht Zeigt Informationen zu Interessenten und Teilnehmern der Webinare Ihrer Organisatoren an Citrix Online, UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 12

15 Webinar-Aufzeichnung - Interessentenbericht Zeigt Informationen zu Interessenten für die Aufzeichnungen Ihres Organisators an. GoToTraining-Berichte Bericht zu geplanten Schulungen Zeigt die geplanten Schulungen der Organisatoren in Ihrem Konto an Citrix Online, UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 13

16 Schulungschronik und Teilnehmerbericht Zeigt Informationen zu Schulungssitzungen und -teilnehmern der einzelnen Organisatoren an. OpenVoice-Berichte Bericht zum Abrechnungsverlauf Schlüsselt die Verwendung von OpenVoice nach Anruftyp auf Citrix Online, UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 14

17 Abrechnungssätze- und Telefonnummernbericht Zeigt Abrechnungssätze und Telefonnummern nach Anruftyp an. Nutzungsbericht Zeigt Details zur Nutzung von OpenVoice in den Konferenzen des Organisators an Citrix Online, UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 15

18 Konferenzraumbericht Zeigt Informationen zu OpenVoice-Konferenzräumen und Organisatoren an. 4. Wählen Sie einen vorgegebenen Zeitraum innerhalb des letzten Jahres oder einen benutzerdefinierten Zeitraum über die "Von" und "Bis" Datumsfelder Citrix Online, UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 16

19 5. Wählen Sie Benutzer oder Gruppen. Sie können nach den folgenden Kriterien filtern: Alle Benutzer, einzelne Benutzer oder mehre Benutzer Alle Administratoren, einzelne Administratoren oder mehrere Administratoren Alle Verwalter, einzelne Verwalter oder mehrere Verwalter Sitze 6. Klicken Sie anschließend auf Excel oder HTML, um sich Informationen zu Ihrem Konto und zu Benutzern anzeigen zu lassen Citrix Online, UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 17

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