SEPA: Der einheitliche Euro-Zahlungsverkehrsraum kommt. SEPA-Informationsveranstaltung für Vereine Kreissparkasse Esslingen-Nürtingen

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1 SEPA: Der einheitliche Euro-Zahlungsverkehrsraum kommt SEPA-Informationsveranstaltung für Vereine Kreissparkasse Esslingen-Nürtingen

2 Agenda

3 Der Vortrag im Überblick Die SEPA-Migrations- Verordnung Die SEPA-Verfahren im Überblick Was ist konkret zu tun? Fazit

4 Die SEPA- Migrationsverordnung

5 SEPA Single Euro Payments Area: Einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum in Europa Information Definition Ziele SEPA, ist der der einheitliche Euro- Zahlungsverkehrsraum, in umfasst dem mit Deutschland inländische und 32 Teilnehmerstaaten. grenzüberschreitende Zahlungen in Euro nach Den gleichen Staaten Regeln Schweiz behandelt und Monaco werden. fallen Sonderrollen zu. SEPA ermöglicht grenzenloses Bezahlen in ganz Europa durch die Nutzung einheitlicher Zahlungsverkehrsinstrumente und Standards. Bargeldlose Zahlungen sollen damit in 32 Staaten Europas so einfach, sicher und effizient getätigt werden wie bereits die heutigen Inlandszahlungen.

6 Konsequenzen der Verordnung: Spätestens ab 1. Februar 2014 Nutzung der SEPA-Überweisung und der SEPA-Lastschrift Abschaltung der von der Verordnung erfassten nationalen ZV-Verfahren Einsatz eines auf internationalen Normen basierenden Datenformats (XML, ISO20022) Abschaltung des DTA- Verfahrens für Überweisungen und Lastschriften Nutzung der IBAN zur Kontoidentifikation

7 SEPA betrifft nicht nur den Zahlungsverkehr, sondern auch weitere Bereiche Überweisung Lastschrift Mitgliederverwaltung Abrechnungen, Umlagen Briefbögen, Mitgliedsanträge, Flyer,

8 und es gibt viel zu tun:

9 Die SEPA-Verfahren im Überblick

10 Die SEPA-Überweisung für den Geldtransfer in Deutschland und Europa Zusammenfassung der Leistungsmerkmale: Nutzbar für inländische und grenzüberschreitende Zahlungen in Euro innerhalb des SEPA-Raums Ausführung auf Basis IBAN und BIC des Begünstigten bzw. des Auftraggebers Gutschrift des Überweisungsbetrag auf dem Konto des Zahlungsempfängers am Geschäftstag nach Zugang der Überweisung bei der Sparkasse. Bei beleghafter Auftragserteilung verlängert sich die Ausführungsfrist um einen Tag. Keine Betragsbegrenzung bei grenzüberschreitenden Überweisungen: Beachtung der Meldepflichten gemäß Außenwirtschaftsverordnung.

11 Das neue SEPA-Lastschriftverfahren das europaweit einheitliche Verfahren für Lastschrifteinzüge Fälligkeitsdatum löst Einlösung bei Sicht ab. Neue komplexere Zeitzyklen erfordern neue Logiken und Prozesse in der Abwicklung. Das neue SEPA-Mandat ermächtigt den Zahlungsempfänger und den Zahlungsdienstleister des Zahlers zur Durchführung der Lastschrift und zur Abbuchung des Einzugsbetrags. SEPA-Mustermandate liegen vor. Vorhandene Einzugsermächtigungen können in SEPA-Mandate umgedeutet werden. Voraussetzung: Die Einzugsermächtigung wurde wirksam (=schriftlich) eingeholt. Erweiterung des Datensatzes um mandatsbezogene Daten. Einzug einer SEPA-Lastschrift nur mit neuer, eindeutiger Identifizierungsnummer (Gläubiger-Id) des Einreichers.

12 Allgemeine Informationen: SEPA-Lastschrift Vor einem geplanten Einzug ist eine schriftliche Vorabinformation des Zahlungsempfängers an den Zahlungspflichtigen erforderlich (z. B. durch einen Vertrag oder eine Rechnung). Festgelegte Einreichungsfristen müssen bei der Einreichung der Lastschrift beachtet werden (i.d.r. 6 Geschäftstage bei Erst-/ Einmal- und 3 Geschäftstage bei Folgelastschriften). Ein Erstattungsrecht des Zahlungspflichtigen ohne Angabe von Gründen besteht innerhalb von 8 Wochen nach Belastung. Erfolgt eine Belastung ohne gültiges SEPA-Lastschriftmandat, beträgt der Erstattungsanspruch des Zahlungspflichtigen bis zu 13 Monate nach der Belastungsbuchung.

13 Allgemeine Informationen: SEPA-Lastschriftmandat Das SEPA-Lastschriftmandat gilt grundsätzlich unbefristet, es sei denn: der Zahlungspflichtige widerruft das Mandat oder das Mandat verfällt 36 Monate nach erstem bzw. letztem Einzug bei Nichtnutzung ist im Original durch den Zahlungsempfänger mindestens 14 Monate nach dem letzten Einzug in der gesetzlich vorgeschrieben Form aufzubewahren Abbildung: SEPA-Basis-Lastschriftmandat

14 Was ist konkret zu tun?

15 Es gibt viel zu tun Beispielhafte Checkliste 1/2 1. Den Zahlern IBAN (und BIC) der eigenen Kontoverbindungen mitteilen Briefe, Vordrucke, Werbemittel, 2. Gespeicherte Bankverbindungen auf IBAN (und BIC) umstellen 3. Einreichungswege überprüfen 4. Die SEPA-Überweisung nutzen

16 Es gibt viel zu tun Beispielhafte Checkliste 2/2 5. Die Voraussetzungen für die Einführung der SEPA-Lastschrift schaffen Gläubiger-ID beantragen Inkassovereinbarung für die SEPA-Lastschrift abschließen Schema zur Mandatsreferenzierung klären Verfahren zur Vorabinformation des Zahlers festlegen Zahler über die Umstellung des Lastschriftverfahrens informieren 6. Die SEPA-Lastschrift einsetzen

17 1. Dem Zahler IBAN (und BIC) der Kontoverbindungen mitteilen Hintergrund: Artikel 5 Absatz 4 der EU-VO 260/2012: Zusätzlich zu den in Absatz 1 genannten Anforderungen teilt der Zahlungsempfänger, der Überweisungen annimmt, den Zahlern bei jedem Überweisungsverlangen seinen [ ] Identifikator für Zahlungskonten mit. Zu überprüfen sind: Vordrucke, Briefe, Werbemittel, Mitgliedsanträge Foto: Pixelio

18 1. Dem Zahler IBAN (und BIC) der Kontoverbindungen mitteilen IBAN International Bank Account Number/ Internationale Bankkontonummer Besteht in Deutschland aus dem Länder-kennzeichen, der Prüfziffer, der Bankleitzahl sowie der Kontonummer und hat 22 Stellen Beispiel: Länderkennzeichen DE Prüfziffer 2-stellig 21 Bankleitzahl 8-stelllig Kontonummer des Kunden 10-stelllig (ggf. mit Vornullen) BIC Business Identifier Code/Internationale Bankleitzahl Besteht aus 8 oder 11 Stellen. Enthält in Kurzform den Institutsnamen, das Land, den Ort und ggf. die Filiale/das angeschlossene Institut BIC der Kreissparkasse Esslingen-Nürtingen: ESSLDE66XXX i! Elektronische IBAN und BIC sind Darstellung: auf den Kontoauszügen, DE im Online-Banking Gedruckte und zukünftig Darstellung: auch auf neuen SparkassenCards DE zu finden Foto: Pixelio

19 2. Gespeicherte Bankverbindungen auf IBAN (und BIC) umstellen Ab 1. Februar 2014 dürfen Überweisungen und Lastschriften nur noch mit IBAN (und ggf. BIC) ausgeführt werden. Übergangsregelungen zur Weiternutzung von Kontonummer / BLZ bis 1. Februar 2016 gelten nur für Verbraucher. Falls Ihr Vereinsverwaltungsprogramm keine Umrechnungsmöglichkeit zur Verfügung stellt, können Sie den SEPA Account Converter der Sparkassen-Finanzgruppe nutzen (Download steht unter zur Verfügung). Foto: Pixelio

20 3. Einreichungswege anpassen Ist Handlungsbedarf notwendig? Beleghafte Lastschriftaufträge bzw. beleghafte Sammelüberweisungsaufträge sind nicht mehr möglich. SEPA-Zahlungen auf Datenträgern (CD, Diskette, ) werden nicht entgegen genommen. Für die Einreichungen stehen jedoch komfortable elektronische Verfahren zur Verfügung: Nutzung einer Electronic Banking-Software / Vereinsverwaltungs-SW Upload-Möglichkeit in der Internet-Filiale der Sparkasse (ab Mitte 2013) Die Mitgliederverwaltung / das für den Zahlungsverkehr genutzte Programm ist auf den aktuellen Versionsstand zu bringen. Die Beauftragung von Euro-Zahlungen innerhalb des EWR mit dem für den Auslandszahlungsverkehr genutzten Datenformat (DTAZV) ist nicht mehr zulässig.

21 4. SEPA-Überweisung nutzen Die SEPA-Überweisung ist funktional identisch mit der inländischen Überweisung. Die Länge des Verwendungszwecks ist auf 140 Zeichen beschränkt. Der Zweck der Zahlung kann mittels Purpose Codes verschlüsselt werden (Überweisung, Lohn- und Gehaltszahlung).

22 5. SEPA-Lastschrift vorbereiten - Gläubiger-Identifikationsnummer beantragen Adresse:

23 5. SEPA-Lastschrift vorbereiten - Gläubiger-Identifikationsnummer beantragen Antrag unter bigerid.bundes bank.de Dateneingabe: Angaben zur Person/Firma, Registernummer und Ort (z.b. Handels-, Genossenschafts-, vereinsregister) Ausweisnummer ausstellende Behörde und Ort benötigt mit der Aufforderung zur Freischaltung des Antrages von der Deutschen Bundesbank Freischaltung des Antrags durch den Antragsteller Mitteilungsschreiben mit Gläubiger-ID per von der Deutschen Bundesbank

24 5. SEPA-Lastschrift vorbereiten - Gläubiger-Identifikationsnummer beantragen Beantragung auf den Seiten der Deutschen Bundesbank Aufbau: ZZZ : individuelle Belegung möglich, aber nicht empfohlen! Ein Ausdruck des Bestätigungsschreibens der Gläubiger-ID muss der Inkassovereinbarung beigefügt werden.

25 5. SEPA-Lastschrift vorbereiten - Inkassovereinbarung abschließen Die für den Einzug von Lastschriften im nationalen Verfahren mit der Sparkasse abgeschlossenen Inkassovereinbarungen sind für SEPA-Lastschrifteinzüge nicht mehr gültig. Neue Inkassovereinbarungen müssen rechtzeitig vor dem erstmaligen Einzug von SEPA-Lastschriften abgeschlossen werden. Die Inkassovereinbarungen regeln die Modalitäten, die bei Nutzung der SEPA-Lastschrift zu beachten sind Einholung von Mandaten Einreichungsfristen Aufbewahrungsfristen

26 5. SEPA-Lastschrift vorbereiten - Schema zur Mandatsreferenzierung klären Gläubiger-Id und Mandatsreferenz identifizieren ein Mandat eindeutig. Wie soll die Mandatsreferenz aufgebaut werden? je Vertrag (Einzelmandat)? je Zahler (Rahmen-/ Globalmandat)? Auswirkungen bei Sperren / Mandatswiderrufen durch den Zahler sind zu beachten. Die Mandatsreferenz ist bei den Mitgliederdaten zu hinterlegen. Lösungsmöglichkeit: Nutzung der Mitgliedsnummer (zzgl. einer lfd. Nummer)

27 6. SEPA-Lastschrift vorbereiten - Verfahren zur Vorabinformation festlegen (1/2) Die SEPA-Inkassovereinbarung verpflichtet den Zahlungsempfänger, den Zahler vor dem Einzug der Lastschrift über Termin und Betrag des Einzugs zu informieren. Durch die Information soll der Zahler die Möglichkeit haben, für ausreichende Kontodeckung zu sorgen. Die Vorabinformation kann Bestandteil eines Geschäftsdokuments sein (Rechnung, Vertrag, ) bzw. kann gesammelt für mehrere Einzugstermine erfolgen. Sofern nichts anderes vereinbart wurde, muss die Information spätestens 14 Kalendertage vor einem Lastschrifteinzug erfolgen. Die Vereinbarung einer kürzeren Frist ist möglich, nicht jedoch der generelle Verzicht auf die Vorabinformation. Versäumnisse bei der Vorabinformation gehen zu Lasten des Einreichers; die Gültigkeit des Mandats ist davon aber unberührt. Foto: Pixelio

28 5. SEPA-Lastschrift vorbereiten - Verfahren zur Vorabinformation festlegen (2/2) Die Vorabinformation enthält folgende Daten: die Gläubiger-Identifikationsnummer die jeweilige Mandatsreferenz den Fälligkeitstermin (die Fälligkeitstermine) den genauen Einzugsbetrag (anonymisierte IBAN (und BIC) des Zahlerkontos) Foto: Pixelio

29 5. SEPA-Lastschrift vorbereiten - Anmerkungen zur Vorabinformation Es ist zu unterscheiden zwischen Regeleinzügen (Mitgliedsbeiträge) Erfüllung der Vorabinformation in der (Beitrags-) Satzung oder regelmäßig im Rahmen der Mitgliederversammlung (Beschlussfassung), sofern die Mandatsreferenz allgemeingültig angegeben werden kann. Ansonsten Erfüllung der Vorabinformation durch individuelle Ansprache (Anschreiben, , ). ggf. Verkürzung der Vorabinformation in der (Beitrags-) Satzung verankern Spontaneinzügen (z.b. Verkauf von Vereinskleidung) Die Vorabinformation erfolgt im Rahmen des Verkaufs, ggf. in Verbindung mit Ausstellung eines Einzelmandats für eine Einmallastschrift.

30 6. SEPA-Lastschrift vorbereiten - Nutzung der SEPA-Basis-Lastschrift mit Neukunden Einmalige Aktion Einmalige oder wiederkehrende Aktion Einmalige oder wiederkehrende Aktion SEPA- Basis-Lastschrift- Mandat einholen Vorabinformation Lastschrifteinzug durchführen

31 6. SEPA-Lastschrift vorbereiten - Überführung von Bestandskunden in die SEPA-Welt Einmalige Aktion Einmalige oder wiederkehrende Aktion Einmalige oder wiederkehrende Aktion Lastschrifteinzug durchführen Vorab- Information Mitglied über die Verfahrensumstellung informieren

32 5. SEPA-Lastschrift vorbereiten - Zahler über die Verfahrensumstellung informieren Aufgrund der Änderung der Lastschriftbedingungen zum 9. Juli 2012 können wirksam erteilte Einzugsermächtigungen in SEPA- Mandate im SEPA Basis- Lastschriftverfahren umgedeutet werden. Wirksam erteilt = schriftlich erteilt Die Nutzung sog. Kombimandate ist nicht mehr zwingend notwendig.

33 5. SEPA-Lastschrift vorbereiten - Zahler über die Verfahrensumstellung informieren Vor Wechsel vom Einzugsermächtigungsverfahren zum SEPA Basis-Lastschriftverfahren sind dem Zahler die Gläubiger-Id die eindeutige Mandatsreferenz mitzuteilen. Als Datum der Unterzeichnung des Mandats wird das Datum der Zahlerinformation angenommen (ist auch Bestandteil des SEPA-Lastschrift-Datensatzes und muss in der Mitgliederverwaltung hinterlegt werden) Die erste SEPA-Lastschrift auf Basis der umgedeuteten Einzugsermächtigung erfolgt als Erstlastschrift (FRST) mit der entsprechenden Einreichungsfrist.

34 5. SEPA-Lastschrift vorbereiten - Anmerkungen zur Verfahrensumstellung (1/2) Sichere Lösungen zur Mitteilung der notwendigen Daten (Gläubiger- Identifikationsnummer und Mandats-Referenz): Einzugsermächtigung liegt schriftlich vor: persönliches Anschreiben an die Mitglieder Übermittlung der Daten im Rahmen des letzten Lastschrifteinzugs im DTA-Verfahren Einzugsermächtigung liegt nicht schriftlich vor: ein neues SEPA-Mandat einholen

35 5. SEPA-Lastschrift vorbereiten - Anmerkungen zur Verfahrensumstellung (2/2) Weitere denkbare Lösung: Unterrichtung der Mitglieder über die Verfahrensumstellung im Rahmen der Mitgliederversammlung (Beschlussfassung): Protokollierung der Gläubiger-Identifikationsnummer Information, dass die Mitgliedsnummer als Mandatsreferenz verwendet wird (ggf. ergänzt um eine lfd. Nummer) Voraussetzung: Einzugsermächtigungen wurden schriftlich erteilt die Mitgliedsnummer (zzgl. lfd. Nummer) wird als Mandatsreferenz verwendet

36 6. Die SEPA-Lastschrift nutzen Verein (Zahlungsempfänger) 1 Unterschriebenes Mandat 2 Vorabinformation (z. B. D-14 KT) Mitglied (Zahler ) 0 Inkassovereinbarung 7 Gutschrift (D) KSK Essl.-Nürtingen (1. Inkassostelle) 3 Initiierung Lastschrift (D-14 KT bis D-6 TD bzw. D-3 TD) 4 Initiierung Lastschrift Vorlage D-5 TD bzw. D-2 TD bei Zahlstelle 5 Zahlungsverrechnung (D) 0 Kundenbedingungen Lastschrift 6 Kontobelastung Zahler (D) Kreditinst. d. Mitglieds (Zahlstelle) Prozessschritt Transport Mandatsinformation im Lastschriftdatensatz D = Vereinbartes Fälligkeitsdatum der SEPA-Lastschrift ( Due Date ) KT = Kalendertage / TD = TARGET Days = Geschäftstage

37 SEPA-Lastschrift zeitliche Vorgaben Rulebook Version 6.0 Benachrichtigung des Zahlers spätestens* Frühest mögliche Auflieferung von Lastschriften SEPA- Basislastschrift 14 Kalendertage vor Fälligkeit 14 Kalendertage vor Fälligkeit Optional: SEPA-Basislastschrift mit verkürzter Vorlagefrist** 14 Kalendertage vor Fälligkeit 14 Kalendertage vor Fälligkeit Spätest mögliche Auflieferung von Erstlastschr. 6 TARGET-Tage vor Fälligkeit 2 TARGET-Tage vor Fälligkeit Spätest mögliche Auflieferung von Folgelastschr. Erstattungsverlangen bis 3 TARGET-Tage vor Fälligkeit 8 Wochen nach Fälligkeit 2 TARGET-Tage vor Fälligkeit 8 Wochen nach Fälligkeit TARGET-Tage = (i.d.r) Geschäftstage * sofern nichts anderes vereinbart ** konkrete Nutzungsvoraussetzungen werden derzeit in der Kreditwirtschaft abgestimmt

38 Fazit

39 Fazit Die Ablösung der nationalen Zahlungsverkehrsverfahren ist seit dem 31. März 2012 Gewissheit. SEPA-Verfahren werden ab 1. Februar 2014 das Bild des Zahlungsverkehrs in Deutschland und den Euro-Staaten prägen. Alle Zahlungsdienstnutzer müssen sich den Herausforderungen stellen. Für Vereine ist insbesondere die Umstellung auf das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren ein anspruchsvolles Projekt.

40 Ihre Ansprechpartner bei der Kreissparkasse Esslingen-Nürtingen Für Fragen rund um SEPA steht Ihnen Ihr persönlicher Berater gerne zur Verfügung. Zusätzlich haben wir für Sie eine SEPA-Hotline eingerichtet. Diese steht Ihnen Montag bis Samstag von 08:00 Uhr bis 20:00 Uhr zur Verfügung:

41 Viel Erfolg bei der SEPA-Umsetzung!