Zielorientierte Steuerung Transparenz und Effizienz in der öffentlichen Verwaltung. Geht das überhaupt?

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1 Bundesverwaltungsamt - Der zentrale Dienstleister des Bundes Zielorientierte Steuerung Transparenz und Effizienz in der öffentlichen Verwaltung. Geht das überhaupt? Christoph Verenkotte MEMO-Tagung 2014 Münster, den 02.Juni 2014

2 Das BVA im Überblick rund 4000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: Im Rahmen der Aufgabenübertragung der Bundeswehr wird das BVA derzeit von Beschäftigten unterstützt. BVA-Haushalt ca. 247 Millionen pro Jahr Verwaltung von Haushaltsmitteln für andere Institutionen in Höhe von ca. 8 Milliarden (2013) Seite: 2

3 Bund[t]es-Aufgabenspektrum Kompetenzvielfalt durch Aufgabenvielfalt Das BVA - Aufgabenschwerpunkte im Überblick Zuwendungsmanagement Öffentliche Sicherheit Zentralisierung von Personalkosten und Personalnebenkosten Zentralisierung weiterer Personalaufgaben (u. a. Personalgewinnung, elektronische Zeiterfassung) IT-Dienstleistungszentrum des Bundes Deutsche Auslandsschularbeit BAföG und Bildungskredit Verwaltungsmodernisierung (z. B. Organisationsberatung) Ausbildungsbehörde Vielfältige Fachaufgaben aus allen Bundesressorts Zukunftsprojekte (z.b. zur Umsetzung egov-gesetz) Seite: 3

4 Herausforderungen Warum Steuerung & Controlling im BVA? Aufgabenwahrnehmung für alle Bundesressorts Häufig wechselndes und sehr heterogenes Aufgabenportfolio Ad hoc-übernahmen von Aufgaben Flexibilität bewahren Notwendigkeit zur Aufgabenpriorisierung und Aufgabenkritik Notwendigkeit von Ressourcenallokation im Spannungsfeld stetiger Ressourcenreduktion Seite: 4

5 Steuerungssystem Personalentwicklungskonzept BVA-Strategie 10-Punkte-Plan Prozessoptimierung z.b. Beschaffungsprozess Befähiger Ergebnisse Strategie und Planung Mitarbeiterbezogene Ergebnisse Führungsleitlinien Führung Leistungsergebnisse der Organisation Personalmanagement Prozesse Kundenbezogene Ergebnisse Controlling Balanced-Score- Card Ressourcen Gesellschaftsbezogene Ergebnisse Innovation und Lernen Finanzcontrolling Seite: 5

6 Strategie und Planung BVA Strategie Unser Ziel Unser Weg Umsetzungsplanung 10-Punkte-Plan Bestandteil eines integralen Leit- und Führungssystems im BVA Definition mittelfristiger und langfristiger strategische Ziele Ableitung von Teilstrategien und Zielsysteme aus der Strategie Ableitung eines konkreten 10-Punkte- Plan zu verschiedenen strategischen Handlungsfeldern Regelmäßige Strategie-Klausuren zur Festlegung/Anpassung der obersten Strategieebene Steuern über Zielvereinbarung zwischen den verschiedenen Hierarchieebenen Festlegen der Jahresplanmaßnahmen zur Erreichung der Ziele Ausarbeitung von Umsetzungsmaßnahmen durch Arbeitsgruppen Evaluation und Ergebnissicherung von umgesetzten Maßnahmen durch regelmäßiges Berichtswesen, Kennzahlensysteme Seite: 6

7 Controlling Umfassendes Controllingsystem zur Ergebnissicherung Controlling verknüpft die operative und die strategische Zielebene Die Inhalte der Zielvereinbarungen werden mit Kennzahlen gemessen und sichtbar gemacht Die Kennzahlen werden an vier Dimensionen ausgerichtet (Balanced Score Card) Qualität Wirtschaftlichkeit Mitarbeiterzufriedenheit Kundenzufriedenheit Kennzahlen ermöglichen die reduzierte Darstellung von relevanten Informationen für die Führungsebene Das Controlling bereitet die gesammelten Informationen auf, stellt diese der Führungseben zur Verfügung und gibt wichtige Steuerungsimpulse Seite: 7

8 Controlling Berichtswesen Regelmäßige, standardisierte Berichtserstattung durch zentrale Stelle Monats-/ Quartalsbericht für die Führungskräfte, Zeitnahe Informationen für Entscheidungsträger, operative Steuerungsmöglichkeiten Jahresbericht für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Umfassende Informationen zur Ergebniskontrolle, strategische Steuerungsmöglichkeiten! Regelmäßige Feedbackgespräche um! Steuerungsempfehlungen zu geben Seite: 8

9 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Seite: 9