Die Lösung: windream Exchange! Ab sofort werden s einschließlich der Anhänge in dem skalierbaren und

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1 Ausgabe 06/2002 Exchange die Entlastung für Ihren MS Exchange Server Mailboxen laufen über, der MS Exchange Server quittiert seinen Dienst, ein paar weitem überschreiten und in kurzer Zeit den Exchange Store überfordern. Mails zu viel und nichts geht mehr. Mit dieser Situation sind wohl schon viele Anwender und Exchange Administratoren konfrontiert worden. Grund hierfür: viele Die Lösung: Exchange! Ab sofort werden s einschließlich der Anhänge in dem skalierbaren und Mails enthalten ein oder mehrere technologisch führendem Dokumentenmanagement- Anhänge, die die Megabyte-Grenze bei und Archivierungssystem DocView die Preview Funktion als leistungsstarke Ergänzung zur Recherche abgelegt, das als unternehmensweites Repository jedem Anwender zur Verfügung steht. In dem MS Exchange Server werden nur noch Referenzdatensätze gespeichert, die auf die ausgelagerten Mails verweisen und wenig Platz beanspruchen. Das entscheidende hierbei, der Anwender öffnet wie bisher seine Mails in seiner gewohnten Umgebung, dem Outlook Client. Weiter auf Seite 2 Viele von Ihnen nutzen bereits und sind überzeugt von den Vorzügen dieses Systems. Sie finden in einem riesigen Dokumentenbestand die für die Geschäftsprozesse so wichtigen Dokumente in kürzester Zeit. Was jetzt fehlt, ist eine Preview-Funktion, die jedes Dokument sofort beim Browsen in der Ergebnisliste anzeigt DocView. Damit läßt sich das entscheidende Dokument noch schneller finden. DocView ist in der Lage, zu über 250 Dateiformaten eine Vorschau anzuzeigen, basierend auf der Technologie von Inso/Stellent -Kunden, die sich schnell entscheiden, erhalten während unserer Juli-Aktionswochen dieses extrem nützliche Add On zu Ihrem System mit einem Preisvorteil von 15% gegenüber dem Listenpreis. Dazu werden wir in Kürze mit einer Mailingaktion alle -Kunden informieren. Weitere Informationen zu DocView gibt Ihnen: Herr Thomas Bischoff Telefon: Fax: vertrieb@.com INDEX Seite Exchange - die Entlastung für Ihren MS Exchange Server...1 DocView - die Preview-Funktion...1 Travel for - Demoversion zum Download...3 Tipps & Tricks: Clipboard Indexing...4 Imaging mit TiffCapture Impressum...5

2 Seite 2 Exchange die Entlastung für Ihren MS Exchange Server Fortsetzung von Seite 2 Nur ein kleines -Auge neben der Mail signalisiert ihm, das diese Mail in dem leistungsstarken Archiv gespeichert ist. Dabei wird jede Mail einschließlich der Anhänge durch einen server-seitigen Prozeß in einem eigenen - Ordner abgelegt. Der Mail-Body liegt als Text- oder HTML-Datei vor, die Anhänge in ihrem ursprünglichen Format. Über einen entsprechenden Ordnertyp wird der Ordner mit Eigenschaften wie Absender, Subjekt und Datum der Mail indiziert. Body und Anhänge werden zusätzlich durch den Server volltextindiziert. Ein -Service extrahiert aus über 250 Technische Highlights Unterstützt Exchange 2000 und 5.5. gängigen Formaten den Textanteil. Die Zuordnung der Postordner zu dem -Ordner ist einfach konfigurierbar, entweder durch den Administrator oder den Anwender. Die Einstellungen werden zentral auf einem Server gespeichert. Egal, an welchem Client sich der Anwender anmeldet, ihm stehen immer seine persönlichen Einstellungen zurverfügung. Speicherung der Mails einschließlich Anhänge mit auf beliebige Speichersysteme, angefangen bei einer normalen Server-Festplatte über RAID-Systeme bis hin zu optischen Medien wie DVD oderworm. Unterstützung der revisionssicheren Ablage aller relevanten Dokumente aus den Geschäftsprozessen einschließlich der s. Erschließung der s aller Mitarbeiter für das unternehmensweite Knowledge-Management. Einfache Installation undadministration. 15% Preisvorteil i m J u l i Der entscheidende Vorteil ist, dass die E- Mails jetzt nicht nur über den Outlook- Client sondern auch mit der leistungsstarken -Suche recherchiert werden können und zwar mit dem normalen Client sowie dem Web-Portal. Über können so auch Mails und Anhänge eingesehen und bearbeitet werden, ohne den Einsatz von Outlook und MS Exchange, einfach durch Doppelklick im Explorer. Einführungswochen im Juli mit großem Preisvorteil Im Juli bieten wir schnellentschlossenen Exchange zum Einführungspreis mit einem Rabatt von 15% auf den Listenpreis an. Dazu werden wir in Kürze mit einer Mailingaktion alle - Kunden informieren. Weitere Informationen zum Archiv fur MS-Exchange gibt Ihnen: Herr Thomas Bischoff Telefon: Fax: vertrieb@.com

3 Seite 3 Travel for - Demoversion Ab sofort können sich alle - Version umfaßt alle Funktionen von Travel richtet und die Software heruntergeladen Kunden und -Interessenten unter die neueste Travel for - Version zum Testen herunterladen. Diese for, lediglich die Anzahl der hiermit zu verwaltenden Dokumente ist beschränkt. Im Download Center muß hierzu ein kostenloser Account einge- werden. Für Interessenten, die momentan nicht installiert haben, werden vordefinierte Dokumenttypen mitgeliefert. Folgendes steht für Sie bereit: Travel for Travel for ist speziell für den mobilen Einsatz entwickelt worden. Die Software stellt Anwendern beliebige Dokumente, die stationär im DMS gespeichert sind, auf einem transportablen Rechner zur Verfügung. Die Verwaltung der Dokumente erfolgt genau so wie in der bekannten bzw. Windows-Umgebung und orientiert sich exakt an dem look and feel" des Windows Explorers. DMS Reader for Der DMS Reader for gestattet es, in Travel for gespeicherte Dokumente an externe Anwender zu verteilen, die keinen Zugriff auf das DMS haben. Die Software wird kostenlos zur Verfügung gestellt. Der Reader ist ab Windows 98 und Internet Explorer 5.5 unter allen Windows-Plattformen lauffähig. Er liest Dateien im WPD- Speicher. Benutzer, die den DMS Reader for auf ihrem Windows- System installiert haben, können beliebige Dokumente dieses Formats lesen und an weitere Anwender verteilen. Dokumenttypen Um Travel for -Dokumente verschlagworten zu können, benötigen Sie so genannte Dokumenttypen (verschiedene Eingabemasken, mit denen Sie Ihre Dokumente verschlagworten können). Wir bieten Ihnen eine Auswahl von verschiedenen Dokumenttypen zum Download an, falls Sie nicht über DMS verfügen, um eigene Dokumenttypen zu erstellen. Diese Dokumenttypen können von Ihnen frei, für den internen Gebrauch, verwendet werden. Der Verkauf dieser Dokumenttypen ist nicht gestattet. Systemvoraussetzungen (für die Demoversion) Windows NT 4 mit Servicepack 6a oder Windows 2000 oder Windows XP Internet Explorer ab Version 5.0

4 Seite 4 Indizierung von Dokumenten über die Zwischenablage (Clipboard Indexing) ermöglicht die schnelle und einfache Indizierung von Dokumenten über die Zwischenablage. Dabei werden markierte Stellen eines Dokuments, das in der Originalanwendung geöffnet wird, in die Zwischenablage kopiert und anschließend in ein ausgewähltes Feld der Registerkarte Indexe (im Eigenschaftendialog eines Dokuments) eingefügt. Diese Funktion macht die manuelle Eingabe von Indexkriterien überflüssig, da die Indexwerte einfach durch Kopieren und Einfügen übernommen werden. Beim Kopieren von Dokumentinhalten in die Zwischenablage wird ein Kontextmenü mit den zur Verfügung stehenden Indexfeldern angezeigt. Die Indizierung erfolgt über die Auswahl eines Indexfeldes in diesem Kontextmenü. Um das Clipboard Indexing nutzen zu können, muß die Funktion zunächst aktiviert werden. Dazu öffnen Sie den Eigenschaftendialog eines in gespeicherten Dokuments und aktivieren die Registerkarte Indexe. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen freien Bereich der Karte und wählen Sie den Menüpunkt ClipboardIndexing aktivieren. So führen Sie eine Indizierung über die Zwischenablage durch 1. Öffnen Sie zunächst ein in gespeichertes Dokument mit der entsprechenden Originalanwendung. 2. Öffnen Sie anschließend den Eigenschaften-Dialog des Dokuments aus dem Windows Explorer und aktivieren Sie die Registerkarte Indexe. 3. Wählen Sie hier einen Dokumenttyp aus der Dropdown-Liste Objekttyp, der diesem Dokument zugeordnet werden soll. 4. Wechseln Sie in die Originalanwendung und markieren Sie im geöffneten Dokument den Inhalt, der als Wert in ein Indexfeld der Registerkarte Indexe übernommen werden soll. 5. Kopieren Sie den markierten Dokumentinhalt in die Zwischenablage (Befehl Bearbeiten>Kopieren oder über die Schaltfläche in der Menüleiste). 6. Aktivieren Sie im eingeblendeten Auswahlmenü das Indexfeld, in das der Inhalt der Zwischenablage übernommen werden soll. Wiederholen Sie die beschriebenen Schritte, um weitere Indexfelder mit Werten zu füllen. Der jeweilige Inhalt der Zwischenablage wird in das ausgewählte Indexfeld übernommen. Beachten Sie aber, daß ein bereits bestehender Indexeintrag in einem Feld durch Einfügung aus der Zwischenablage überschrieben wird. Zum Abschluß speichern Sie die Index-Einträge mit einem Klick auf OK Beispiele Die Indizierung über die Zwischenablage ist vielfältig einsetzbar. So kann sie sehr gut dazu genutzt werden, um beispielsweise in Geschäftskorrespondenzen Datumsangaben, Empfänger- und Absendernamen, Telefonnummern, Betreffzeilen, Lieferschein- und Rechnungsnummern oder auch Rechnungsbeträge in Indexfelder zu übernehmen. Durch die Nutzung des Clipboard Indexing vermeiden Anwender auch mögliche Eingabefehler, die bei der manuellen Eingabe von Indexwerten über die Tastatur auftreten können.

5 Seite 5 Imaging mit TiffCapture 2000 Die Mikromatic hat ihre Scannererfassungssoftware TIFFCapture um eine Schnittstelle an das Dokumenten- Management- und Archiv-System erweitert. Mit der daraus entstehenden Lösung werden Papierdokumente eingescannt, indexiert und archiviert. Unternehmen und Organisationen können in kürzerer Zeit ihre Papierdokumente digitalisieren und mit elektronisch verwalten und archivieren. Da sich komplett in das Windows-Betriebssystem integriert, ist für den geübten Windows-Anwender der Einarbeitungsaufwand in das Dokumenten-Management- und Archiv-System gering. Sind in dem Archiv besonders sensible Daten enthalten, so können diese mit einem hohen Zugriffschutz versehen werden. Anwender, die auf den Dokumenten-Bestand zugreifen wollen, müssen sich mit ihrer elektronischen Unterschrift auf dem Unterschriftenpad graphire legitimieren. Die dahinterliegende Verifizierungs-Software Penflow prüft an Hand von Schreibdruck und -geschwindigkeit, ob die Unterschrift korrekt ist oder gefälscht wurde. Kontakt Frau Petra Greiffenhagen info@mikromatic.de Telefon: Telefax: Über Mikromatic Die Mikromatic gilt seit Unternehmensgründung im Jahr 1979 als zuverlässiger Dienstleister im Bereich Dokumenten-Management. Seit Mai 2000 ist sie Integrationspartner. Neben der Eigenentwicklung der TIFFCapture Scannererfassungssoftware hat sich die Mikromatic auf Komplettlösungen im Bereich des digitalen Dokumenten-Management und des digitalen Publishing spezialisiert. Systemintegration, Softwareentwicklungen, das Auslesen und automatische Indexieren per ICR/OCR, Beratung bei Outsourcing-Projekten und das Facility-Management zählen neben Consulting und der Installation von Soft- und Hardware zum Leistungsangebot der Mikromatic. Dazu integriert Mikromatic Produkte verschiedener Hersteller zu einer funktionierenden Gesamtlösung. Die Mikromatic beschäftigt zur Zeit 40 Mitarbeiter und gehört seit 1999 zu der ebenfalls in Waldbronn ansässigen Taller-Gruppe. Die Taller-Gruppe zählt weltweit zu den führenden Herstellern von Steckerbrücken und beschäftigt rund 250 Mitarbeiter. IMPRESSUM Herausgeber Wasserstraße Bochum Redaktion Sabine Schönewald, Mechthild Stehling, Dr. Michael Duhme, Edwin Sembritzki, Thomas Klewe. Kontakt Newsletter@.com Alle Artikel sind Urheberrechtlich geschützt. Übersetzung, Nachdruck, Vervielfältigung ist nur mit Nennung der als Verfasser gestattet.