toms spotlight Inhalt Profil Sept./Okt. 2007

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1 toms spotlight Sept./Okt Elegante Modelle bringen Teamwork neu in Mode Inhalt 3 Klartext Modernen Kommunikationsmitteln fehlt die Verbindung 4 Fakten Maßarbeit aus vielen Teilen 5 Lösungen Eine harmonische Kollektion 6 Wirkung Da kommt was zusammen 7 Referenz Echtzeitkommunikation bei Kabel Deutschland 8 Partner Vor der Präsentation wollen Sie das Angebot noch schnell mit Ihrem Team abstimmen. Also ein paarmal telefonieren, die Mailboxen verfluchen, Einladungen per verschicken und hoffen, dass die Videokonferenzräume verfügbar sind. Dann müssen Sie sie nur noch alle aufsuchen und ein bisschen mit der Technik kämpfen, bevor Sie Ihre Flipcharts vollschreiben können. Wenn Ihnen das zu kompliziert ist, klicken Sie stattdessen auf die rechte Maustaste. >>> Profil Computacenter ist Europas führender herstellerübergreifender Dienstleister für Informationstechnologie. Kundennähe bedeutet für uns, Geschäftsanforderungen zu verstehen und präzise darauf einzugehen. Auf dieser Basis entwickeln, implementieren und betreiben wir für unsere Kunden maßgeschneiderte IT-Lösungen. Wir bewerten den Nutzen neuer Technologien und integrieren diese schnell und professionell in vorhandene IT-Umgebungen. Unsere Finanzstärke und Marktpräsenz bieten Kunden und Partnern langfristige Stabilität und Sicherheit. toms spotlight Sept./Okt. 2007

2 2 tom ist ein Programm, mit dem Computacenter alle zwei Monate ein bedeutendes Thema der Informationstechnologie beleuchtet und seine herausragende Kompetenz darin unterstreicht. Impressum Herausgeber Computacenter AG & Co. ohg Europaring Kerpen Tel. +49 (0) 2273/ Fax +49 (0) 2273/ Sitz der Gesellschaft: Kerpen Handelsregistereintrag: Amtsgericht Köln HRA Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: DE Redaktion Matthias Vogel Tel. +49 (0) 2102/ >>> Wow! Da machen Anwender meist große Augen, wenn sie das erste Mal an einem Arbeitsplatz mit einer integrierten Kommunikationslösung sitzen. Doch nicht allein wegen der attraktiven Merkmale der neuen Technologie. Sie erkennen die einfachere Art der Zusammenarbeit und blicken schon nach kurzer Vorbereitung strahlend in die Kamera. Mitunter fragen sie ihren Chef allerdings ganz ungeschminkt, warum er darauf nicht schon früher gekommen ist. >>> Gestaltung design blaues Wunder, Köln Druck johnen-druck GmbH & Co. KG, Bernkastel-Kues toms spotlight Sept./Okt

3 Klartext 3 Guido Thater Product Manager Unified Communications, Computacenter Besonders in Unternehmen mit vielen Niederlassungen oder intensivem Projektgeschäft sind sie längst eine Selbstverständlichkeit: verteilte oder auch als virtuell bezeichnete Teams. Virtuell deshalb, weil man für die Zusammenarbeit eben nicht mehr unbedingt an einer Schreibtischgruppe oder im selben Büro sitzen muss. Oftmals arbeiten die Mitglieder solcher Teams in verschiedenen Fachbereichen und bilden lediglich eine projektbezogene Arbeitsgruppe. Ebenso können Partner oder Dienstleister des Unternehmens einem virtuellen Team angehören, wenn alle ein gemeinsames Geschäftsinteresse verfolgen. Moderne Kommunikationsmittel machen dies möglich. Die Angehörigen eines Teams können über große Entfernungen und physische Barrieren hinweg miteinander kommunizieren und arbeiten. Dafür gibt es E- Mail und Instant Messenger, Festnetztelefonie und Mobilfunk, Videokonferenzsysteme und solche zum gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten. Nur mit welchem dieser Mittel erreicht ein Mitarbeiter in einer konkreten Arbeitssituation am schnellsten seinen Gesprächspartner und sein Arbeitsziel? Wie kann beispielsweise der Ingenieur am effektivsten klären, warum die Juristin die Abgrenzungen eines gemeinsam bearbeiteten Angebotes geändert hat, ob der Verkäufer damit einverstanden ist und welchen Einfluss diese Modifikation auf die Preise nimmt? Zeitraubende Anruf-Mailbox-Rückruf- Schleifen, gefolgt von Terminabstimmungen per -System und persönlichen oder elektronischen Meetings stellen das übliche Vorgehen dar. Dabei sitzt der Ingenieur doch sehr wahrscheinlich vor einem vernetzten Computer! Sollte er dann nicht einfach erkennen können, welchen seiner Kollegen er über welches Kommunikationsmittel erreichen kann? Ob seine Kollegen gerade online sind, ihre Telefone eingeschaltet haben oder sich momentan in Besprechungen befinden: das alles erfasst irgendein elektronisches System doch bereits. Nur eben nicht das gleiche System. Den vielzähligen Kommunikationskanälen fehlt die gemeinsame Verwaltungsstelle. Am häufigsten entsteht der spontane Wunsch zur Zusammenarbeit beim Arbeiten mit gängigen Büroanwendungen; sie sollten folglich auch den medialen Ausgangspunkt für eine vereinte Kommunikationsinfrastruktur bilden. Dass man damit nicht nur Zeit und Nerven, sondern auch richtig Geld sparen kann, liegt auf der Hand. Faktoren wie Telefonie- und Reisekosten fallen verantwortlichen Managern in diesem Zusammenhang ebenso schnell ein wie Produktivität, Leistungsqualität und Kundenzufriedenheit. Warum das so ist und wie eine solche Lösung aussehen kann, das lesen Sie in dieser Ausgabe von toms spotlight. toms spotlight Sept./Okt. 2007

4 4 Fakten Maßarbeit aus vielen Teilen Unified Communications ist kein singuläres Produkt, dessen Funktionen Anwender bereits durch eine einfache Installation nutzen könnten. Vielmehr ist es ein Zustand, den Unternehmen durch die Integration verschiedener Kommunikationsmittel und Technologien erreichen. Dazu gehören Büroanwendungen und Netzwerktechnologien ebenso wie das Identity Management oder Securityfunktionen. Wer seine klassische TK-Anlage beispielsweise durch eine IP-Telefonie- Lösung (vgl. toms spotlight Ausgabe Nov./ Dez. 2005) ersetzt, wird daran die gleichen hohen Sicherheitsanforderungen stellen. Und mit der Verzahnung der Systeme werden Verzeichnisdienste, Provisioning- Verfahren und ein Single-Sign-On (vgl. toms spotlight Ausgabe März/April 2006) zunehmend an Bedeutung gewinnen. Selbstverständlich ist die Integrationsfähigkeit vorhandener Systeme nicht zuletzt unter kaufmännischen Gesichtspunkten ein wichtiges Kriterium für die Entscheidung, eine Unified-Communications- Infrastruktur einzurichten. Allerdings kann gerade auch die notwendige Modernisierung eines Mediums dessen Akzeptanz beim Benutzer steigern und sich genau dadurch bezahlt machen. Ein gutes Beispiel dafür sind die meist wenig genutzten, klassischen Videokonferenzräume, die sich schwerlich in eine elektronische Kommunikationsinfrastruktur integrieren lassen. Die Möglichkeit, mit einem einfachen Mausklick Videokonferenzen direkt vom PC-Arbeitsplatz starten zu können, wird die Nutzungshäufigkeit dieses Mediums sicher steigern und somit den Aufwand für die Terminplanung und persönliche Meetings sowie die Reisekosten reduzieren. Entsprechende Technologien wie in Bildschirmen integrierte oder darauf aufgesetzte Kameras sind den Benutzern häufig schon durch den privaten Gebrauch bekannt. Immer mehr Hersteller bieten dieses Ausstattungsmerkmal inzwischen auch in ihren Laptop-Computern an. Eine wichtige Voraussetzung für die schnelle Kommunikation ist das Präsenzmanagement. Es zeigt dem Benutzer zuverlässig an, über welche Medien seine Kollegen gerade erreichbar sind. An sich ist die elektronische Registrierung solcher Informationen nichts Neues, denn auch an das Netzwerk oder ein IP-Telefon müssen sich Mitarbeiter in der Regel anmelden. Trotzdem sollten Unternehmen ihre Mitarbeitervertretungen und Betriebsräte frühzeitig in die Planung des Präsenzmanagementsystems einbeziehen. Verpflichtende Richtlinien für die Verwendung und den Funktionsumfang der Technik stellen sicher, dass benutzerbezogene Informationen hinreichend geschützt sind. Ebenso gilt es, die Herausforderungen des täglichen Betriebs genau zu kennen und dieses Verständnis in das Design einfließen zu lassen. Entscheidend ist, Unified Communications als einen Service für den Anwender und nicht als eine Menge von Systemen und Funktionen zu verstehen. Erfahrene Integrationspartner wissen die Technologien so zu verbinden, dass sie sich als hilfreich für die Arbeit des Benutzers erweisen und gleichzeitig einen effizienten IT-Betrieb ermöglichen. Telefone Instant Messenger... Mobile Endgeräte Telearbeitsplätze und angeschlossene Unternehmen Öffentliches Telefonnetz Internet WAN/VPN Cisco CallManager Zugangskontrolle Gatew toms spotlight Sept./Okt

5 Lösungen 5 ay Eine harmonische Kollektion Von wegen nur Show! Mit fortschrittlichen Produkten vereinigt Computacenter Telefonie-, Messaging- und Konferenzsysteme und integriert sie in Ihre Infrastruktur. Unser Modell für Unified Communications können Sie sich sogar jederzeit ansehen in einem Showcase. Office Communications Server 2007 Mit dem Nachfolger des Live Communications Server 2005 vereint Microsoft erstmalig Präsenzmanagement, Instant Messaging, ein Konferenzsystem und sogar IP- Telefonie in nur einem Produkt. Eine leistungsfähige Infrastruktur von Computacenter vorausgesetzt, können Ihre Benutzer damit von verschiedenen Orten aus gemeinsam auf Dokumente zugreifen, Kurznachrichten über eine verschlüsselte Verbindung senden und den Verlauf ihrer Meetings aufzeichnen. Selbst Videokonferenzen können User direkt aus der Office- Anwendung heraus starten und dabei wahlweise vor der Webcam ihres eigenen PCs oder einem raumbasierten Videokonferenzsystem sitzen. PC mit Videofunktion Cisco IP-Telefon PC mit Office Communicator Ob ein gewünschter Gesprächspartner erreichbar ist, zeigen grafische Symbole an, die neben dem Namen jedes angemeldeten Mitarbeiters erscheinen. Benutzer können über ein Kontextmenü auswählen, wie sie mit dem Kollegen in Kontakt treten wollen. Nach zusätzlichen Informationen wie Telefonnummern oder E- Mail-Adressen müssen sie dafür nicht mehr in anderen Programmen suchen: Das Präsenzmanagement bietet sie dem Anwender direkt zur Auswahl an, denn es bezieht diese Daten aus dem Active Directory Sollten Sie noch kein Active Directory nutzen, richten wir es gerne für Sie ein. Denn als bedeutender Partner von Cisco und Microsoft verfügt Computacenter nicht nur über sämtliches Know-how zur Errichtung eines Unified-Communications-Systems. Auch Ihre Verzeichnisdienste sollten Sie uns unbedingt anvertrauen. Eine eventuell notwendige Erweiterung der Schemata um neue Attribute ist unseren Identity-Management-Experten nämlich ebenso vertraut wie der Aufbau eines Meta Directory. Solch eine übergreifende Datenbasis gewährleistet die Konsistenz zwischen den Daten der für die vereinte Kommunikation benötigten Verzeichnisse. Zum Beispiel zwischen denen für Netzwerk und Telefonie Eignet sich Ihr Netz überhaupt für IP-Telefonie? Mit welchen Kapazitäten müssen Sie planen und wie sollten Sie die Lasten verteilen? Plus: Wie bindet man die Perimeternetze sicher an? Gewiss, das sind keine leichten Fragen. Deshalb werden Sie bestimmt froh sein, dass Sie ihre Beantwortung vertrauensvoll unseren Netzwerkspezialisten überlassen können. Auch sprechen unsere Experten eine individuelle Empfehlung aus, ob Sie beispielsweise besser einen vorhandenen CallManager integrieren oder zukünftig die Telefonanlage nutzen sollten, die im Office Communications Server 2007 enthalten ist. Selbstverständlich kümmern sich unsere Consultants auch um die Anwendungsintegration, konfigurieren die Dienstgüte (Quality of Service) und beraten Sie gerne, welche Telefongeräte und Softphones für Ihre Zwecke am besten geeignet sind. Und damit Sie Ihre Sprachnachrichten zukünftig an selber Stelle finden wie Ihre s und Faxe, implementiert Computacenter eine Unified-Messaging-Lösung Auch wenn Sie gerade unterwegs sind, können Sie bequem durch Menüs navigieren, sich jede Nachricht vorlesen lassen und sogar Termine verschieben: Die automatische Spracherkennung des Systems macht dies möglich. Computacenter plant mit Ihnen die Anforderungen an das neue Messaging-Konzept, führt gegebenenfalls die Migration nach Exchange 2007 durch und konfiguriert die Sprachsteuerung. System für Unified Messaging Office Communications Server 2007 Konferenzsystem Active Directory Infrastrukturbeispiel toms spotlight Sept./Okt. 2007

6 6 Wirkung Da kommt was zusammen Von Unified Communications profitieren Unternehmen und ihre Belegschaften gleichermaßen. Während sich für die einen durch die Möglichkeiten zusammenwirkender Medien die Zahlen günstig ändern, schöpfen die anderen daraus neue Arbeitskraft. Erst die Integration der verschiedenen Kommunikationsmittel bringt spürbare Vorteile. Einzeln sind Messenger und Co. eventuell hilfreich, schöpfen ihr Potenzial zur Produktivitätssteigerung und Kostensenkung aber nicht aus. So nutzen Anwender die Kurznachrichten zum Beispiel häufig nur, um ihre Gesprächspartner zu fragen, über welchen Apparat diese gerade erreichbar sind. Oder um eine Nachricht mit der Bitte um einen Rückruf zu hinterlassen. Auch hat sich in Ermangelung eines echten Konferenzsystems mitunter eine Art Parallelkommunikation etabliert: Mitarbeiter schicken sich s mit Dateianhängen und tauschen ihre Beiträge zu dem Dokument über den Instant Messenger aus. Dabei hat diese Technologie als Bestandteil einer Unified-Communications- Lösung das Zeug zu einem echten Kostenminderer, denn ein erheblicher Anteil des elektronischen Nachrichtenversandes ist beispielsweise schlicht nicht speicherwürdig. Unternehmen, die eine Enterprise- Lösung für Instant Messaging einsetzen, sparen durch die Reduzierung des - Aufkommens viel Speicherplatz sowie den Aufwand für das Backup und die Archivierung von s. Allerdings nur dann, wenn Anwender diese Lösung auch akzeptieren, weil sie professionelle Leistungsmerkmale bietet. Dazu gehören eine verschlüsselte Übertragung, die Einbindung von externen Partnern über öffentliche Instant Messenger und der Schutz vor unerbetenen Nachrichten aus dem Internet. Auch Arbeitsprozesse lassen sich mit Unified Communications optimieren. Es entfällt zum Beispiel das bisher übliche Übertragen von Informationen aus einem Dokument in eine , um sie mit der Bitte um Weiterbearbeitung an einen Kollegen zu schicken, dessen Bemühungen dann retour wieder Eingang in das Dokument finden. In dieser Form ist Zusammenarbeit nicht nur mühselig, sondern vor allem unnötig zeitraubend und fehleranfällig. Zudem verteilen sich die Informationen so über zahlreiche Medien und Systeme, deren Datenspeicherung für Unternehmen eine teure, aber rechtlich zwingende Notwendigkeit ist. Unified Communications ermöglichen hingegen das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten über ein einziges Medium sowie die anschließende Ablage des Arbeitsergebnisses und -verlaufs an einem zentralen Ort. Dennoch werden Unternehmen nur in seltenen Fällen mit einem Schlag alle Unified-Communications-Funktionen einsetzen. Meist sind sie besser beraten, zunächst mit überschaubaren Projekten zu beginnen und damit die ersten technischen und sozialen Erfahrungen zu sammeln. Denn auch die Anwender müssen sich erst einmal an die neue Art zu kommunizieren gewöhnen und lernen, sie zweckmäßig einzusetzen. Letztlich werden sie es sein, die mit ihrem Arbeitsverhalten über Erfolg und Misserfolg der technologischen Neuerung entscheiden. toms spotlight Sept./Okt

7 Referenz 7 Echtzeitkommunikation bei Kabel Deutschland Seinen Kunden bietet der Triple-Play-Anbieter bewegte Bilder, Telefonie und Informationen über einen einzigen Anschluss. Seinen Mitarbeitern jetzt auch. Thomas Böttger Kabel Deutschland tom sprach mit Thomas Böttger, IT- Systemarchitekt bei Kabel Deutschland, über die Einführung von Unified Communications mit Computacenter. tom: Herr Böttger, für die Besitzer von Satellitenanlagen: Was macht Kabel Deutschland? Böttger: Kabel Deutschland ist der größte Kabelnetzbetreiber in Deutschland. Wir haben ca. 10 Mio. Kunden, Mitarbeiter und versorgen Deutschlands Haushalte mit Kabelfernsehen. Zudem sind in den letzten Jahren auch Pay-TV sowie Internet und Telefonie dazugekommen. D. h. High-Speed-Internet als Konkurrenzprodukt zum DSL-Anschluss, wo wir derzeit stark steigende Kundenzahlen haben. tom: Welche Anforderungen haben Sie an Ihre Kommunikationsmittel? Böttger: Bei Kabel Deutschland laufen sehr viele Projekte. Damit wir up to date sind und unseren Kunden immer wieder neue Produkte liefern können, müssen wir sehr schnell kommunizieren. Gerade im Bereich des Projektmanagements ist es erforderlich, sehr schnell mit anderen Abteilungen und Fachbereichen sowie innerhalb der IT zwischen IT-Operations und dem Rechenzentrumsbetrieb zu kommunizieren. tom: Wie kam es zu der Entscheidung, Unified Communications einzuführen? Böttger: Der konkrete Grund war, dass wir ein größeres Migrationsprojekt mit Computacenter durchgeführt haben. Und zwar ging es darum, das Active Directory, ein Exchange-System sowie eine neue Clientmanagement-Struktur aufzubauen und einen größeren Rollout durchzuführen. Dazu gehörte auch, dass wir eine Alternative für das bisherige NetMeeting von Microsoft gesucht haben, das die Funktionen für Kommunikation, Remote Control usw. zur Verfügung gestellt hatte. Und da war es dann eigentlich nur noch eine kleine Erweiterung innerhalb dieses großen Migrationsprojektes, dass wir auch noch Live Communications in einer Pilotumgebung eingeführt haben. tom: NetMeeting bietet doch bereits gute Möglichkeiten für die Zusammenarbeit. Böttger: Wir haben aber festgestellt, dass es gerade im IT-Bereich, wo wir diese schnellen Vorgänge der Projektstruktur haben, sehr angenehm ist, wenn man Präsenzinformationen von Kollegen sieht und weiß: Aha, ich brauche jetzt einem Kollegen nicht hinterherzutelefonieren, weil ich sehe, er ist gerade in einem Meeting oder nicht erreichbar. Oder ich sehe sofort, wo er erreichbar ist. Ich muss ihn nicht auf dem Festnetztelefon anrufen, ich kann ihn direkt mobil oder über den Communicator am PC erwischen. tom: Wie wollen Sie weiter vorgehen? Böttger: Unser nächstes Ziel ist, das Pilotsystem, das noch auf dem Live Communications Server 2005 basiert, bis Oktober auf den Office Communications Server 2007 zu migrieren. Vor allem, weil uns dieses System auch eine Meeting-Plattform bietet, die wir derzeit noch an zahlreiche Provider ausgelagert haben. Der Vorteil ist, dass sich die vorhandenen Videokonferenz- Systeme bei uns im Hause komplett integrieren lassen. D. h. ein Anwender, der vielleicht nicht an einem Meeting-Standort ist, kann von seinem Desktop aus in eine größere Runde dazugeholt werden. Des Weiteren sind bei Kabel Deutschland derzeit zwei IP-Telefonie-Systeme im Einsatz. Auch dafür wird ein größeres Projekt aufgesetzt, mit dem wir eine einheitliche IP- Telefonie unternehmensweit ausrollen. Beide Produkte lassen sich einwandfrei in den Office Communications Server integrieren, sodass wir eine gemeinsame Oberfläche für alle Anwender anbieten können. tom: Das hört sich komplex an. Böttger: Insgesamt ist für so ein Projekt doch sehr viel Know-how aus verschiedenen Bereichen erforderlich. Zum einen muss man die Microsoft-Produktplattformen kennen und wissen, wie man Live Communications darin integriert. Außerdem sind technischen Anforderungen der Voiceover-IP-Telefonanlagen sowie der LANund WAN-Infrastrukturen zu berücksichtigen. Und da ist es wichtig, dass man einen Partner wie Computacenter hat, der alle diese Bereiche gleichzeitig abdecken kann. tom: Was schätzen Sie an der Zusammenarbeit mit Computacenter am meisten? Böttger: Die Mitarbeiter von Computacenter sind mit sehr hoher Kompetenz ausgestattet, sodass es wenig Rückfragen gibt. Wenn wir Vorgaben erstellen, setzt Computacenter sie sehr schnell und zügig um. toms spotlight Sept./Okt. 2007

8 8 Partner Computacenter pflegt qualifizierte Partnerschaften mit allen führenden Herstellern zum Nutzen seiner Kunden. Die in diesem Heft beschriebenen Lösungen realisieren wir insbesondere in Zusammenarbeit mit Computacenter AG & Co. ohg Europaring Kerpen Tel. +49 (0) 22 73/ Fax +49 (0) 22 73/